Rahoitushaku prosessien automatisointiin Tuottavuutta edistetään robotiikan, tekoälyn tai muiden nousevien teknologioiden avulla Syksy 2018
Taustaa Valtion virastoja kannustetaan yksinkertaistamaan ja automatisoimaan prosessejaan. Valtiovarainministeriö käynnistää syksyllä 2018 kehittämistyön tueksi erityisrahoitushaun, jossa ministeriöillä, virastoilla ja laitoksilla on mahdollisuus hakea erityisrahoitusta tuottavuutta edistäviin hankkeisiin. Erityisrahoitushaulla rahoitetaan kahdenlaisia hankkeita: 1. Valmiiksi suunnitellut ja heti toimeenpantavat hankkeet, joissa keskitetty rahoitusosuus on enintään 1 miljoonaa euroa. 2. Uuden toimintamallin tai teknologiaratkaisun toiminnan todentamiseen tähtäävät hankkeet, joissa keskitetty rahoitusosuus on enintään 50 000 euroa. Hanke voi olla esimerkiksi: kokeilu idean edelleenkehittäminen PoC: proof-of-concept 2
Hakuohje Valmiiksi suunnitellut ja heti toimeenpantavat hankkeet
Rahoituksen hakeminen Rahoituksen hakija kuvaa hankkeen arviointikehikkoon ja liittää mukaan hyötyjen realisointisuunnitelman (pakollinen liite) sekä prosessikuvaukset, mikäli viittaa niihin. Rahoituksen hakija toimittaa täytetyn arviointikehikon ja tarvittavat liitteet ohjaavalle ministeriölleen, joka käsiteltyään toimittaa ne valtiovarainministeriöön sähköisesti osoitteeseen valtiovarainministerio@vm.fi viimeistään 15.11.2018 klo 14:00. Hakemuksia käsitellään kuukausittain ja määrärahaa jaetaan kuitenkin enintään niin kauan kuin sitä on käytettävissä. 4
Arviointikehikon täyttöohje Arviointikehikosta täytetään välilehdet 1a 5. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu automaattisesti yhteenveto hankkeesta. 1a. Perustiedot Kuvaa lomakkeelle sinisiin kenttiin hankkeen perustiedot lyhyesti. 1b. Hankkeen lisätiedot Kuvaa lomakkeelle sinisiin kenttiin hankkeen lisätiedot lyhyesti. Liitä mukaan hyötyjen realisointisuunnitelma, josta tulee osa rahoitussopimusta ja josta selviää, miten tavoitellut taloudelliset hyödyt toteutuvat euromääräisinä säästöinä. Jos esimerkiksi esitetään HTV-säästöjä, pitää esittää suunnitelma, mistä henkilöstöresursseista luovutaan tai miten uusrekrytointia vähennetään ja millä aikataululla. Vastaavasti esitettäessä tilasäästöjä tai järjestelmäsäästöjä, tulee konkretisoida, mistä tiloista tai järjestelmistä luovutaan ja millä aikataululla. Huomioi, että esimerkiksi henkilöresurssien vähentyessä yleiskustannukset eivät välttämättä vähene samassa suhteessa. 5
Arviointikehikon täyttöohje Arviointikehikosta täytetään välilehdet 1a 5. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu automaattisesti yhteenveto hankkeesta. 2. Laadulliset hyödyt Kuvaa lomakkeelle sinisiin kenttiin sarakkeessa Hyödyn toteutuminen, minkälaisia laadullisia hyötyjä hanke konkreettisesti tuottaa. Kuvaa lisäksi sarakkeen Hyödyn mittarit kenttiin, miten kuvatun hyödyn toteutumista mitataan. Arvioi sarakkeessa Hyödyn arviointi, mikä on kuvatun hyödyn merkittävyys, toteutumisen nopeus ja toteutumisen todennäköisyys valitsemalla kullekin arvon väliltä 1-3. Arvojen tarkemman määritelmän saat aktivoimalla kyseisen solun. Huom. Kaikki hankkeet eivät välttämättä tuota kaikkia tässä lomakkeessa kuvattuja hyötyjä - jätä tässä tapauksessa kyseisen rivin kohdalla kaikki täytettävät kohdat tyhjäksi. 6
Arviointikehikon täyttöohje Arviointikehikosta täytetään välilehdet 1a 5. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu automaattisesti yhteenveto hankkeesta. 3. Taloudelliset hyödyt Erittele hankkeen tuottamat säästöt ja lisääntyneet hyödyt koko sen elinkaaren ajalta (tarkastelujakson kuitenkin ollessa korkeintaan 10 vuotta). Taloudellisesta hyötyä laskettaessa huomioidaan hankkeesta saatavat säästöt vähennettynä hankkeen aiheuttamilla kehitys-, käyttö- ja ylläpitokustannuksilla. Taloudellinen hyöty voi olla myös hyötyä vaihtoehtoiseen toteuttamistapaan nähden esimerkiksi uusrekrytoinnin välttäminen. Huomioi myös muille julkisen hallinnon organisaatioille aiheutuvat kustannukset ja hyödyt. Kuvaa sarakkeen Säästö/ tuotto riveille, mistä säästöstä tai tuotosta on kysymys. Muokkaa tarvittaessa esitäytettyjä rivejä. Kuvaa sarakkeen Kuvaus/ perustelu riveille, miten säästö/ tuotto konkreettisesti syntyy. Kuvaa sarakkeiden Vuosi 2018-2027 soluihin kunkin säästön/tuoton euromääräinen suuruus vuositasolla. Erittele erikseen, jos säästöjä perusteella vaihtoehtoisella toteuttamistavalla, esimerkiksi säästöinä lisähenkilöstön palkkaamisesta. Kuvaa erikseen säästöt/ tuotot omalle ja mahdollisille muille julkisen hallinnon organisaatiolle. Merkitse mille muulle organisaatiolle säästöt/tuotot kohdistuvat. 7
Arviointikehikon täyttöohje Arviointikehikosta täytetään välilehdet 1a 5. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu automaattisesti yhteenveto hankkeesta. 4. Kustannukset Kuvaa hankkeen kaikki kustannukset koko sen elinkaaren ajalta kustannuslajeittain. (tarkastelujakson kuitenkin ollessa korkeintaan 10 vuotta). Huomioi myös muilla julkisen hallinnon organisaatiolle aiheutuvat kustannukset. Kuvaa sarakkeen Kustannus riveille, mistä kustannuksesta on kysymys. Muokkaa tarvittaessa esitäytettyjä rivejä. Kuvaa sarakkeen Kuvaus/ perustelu riveille, miten kustannus konkreettisesti syntyy. Kuvaa sarakkeiden Vuosi 2018-2027 soluihin kunkin kustannuksen euromääräinen suuruus vuositasolla. Kuvaa erikseen kustannukset omalle ja mahdollisille muille julkisen hallinnon organisaatiolle. Merkitse mille julkisen hallinnon organisaatiolle säästöt/ tuotot kohdistuvat. 8
Arviointikehikon täyttöohje Arviointikehikosta täytetään välilehdet 1a 5. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu automaattisesti yhteenveto hankkeesta. 5. Riskit Lomakkeella on kuvattu hankkeisiin mahdollisesti sisältyviä erilaisia riskejä. Kuvaa lomakkeelle sinisiin kenttiin sarakkeessa Riskiin varautuminen, miten tässä hankkeessa on varauduttu kuhunkin riskiin. Arvioi sarakkeessa Riskin arviointi, mikä on kunkin kuvatun riskin merkittävyys ja toteutumisen todennäköisyys valitsemalla kummallekin arvon väliltä 1-3. Arvon tarkemman määritelmän saat aktivoimalla kyseisen solun. Arviointikehikon välilehdelle 6 muodostuu yhteenveto hankkeesta. Se täyttyy automaattisesti, kun täytät muut välilehdet. 9
Hakuohje Uuden toimintamallin tai teknologiaratkaisun toiminnan todentamiseen tähtäävät hankkeet
Rahoituksen hakeminen Rahoituksen hakija kuvaa hankkeen kuvauspohjalle. Kuvauspohjasta täytetään kaikki kohdat. Rahoituksen hakija toimittaa täytetyn kuvauspohjan ohjaavalle ministeriölleen, joka käsiteltyään toimittaa ne valtiovarainministeriöön sähköisesti osoitteeseen valtiovarainministerio@vm.fi viimeistään 15.11.2018 klo 14:00. Hakemuksia käsitellään kuukausittain ja määrärahaa jaetaan kuitenkin enintään niin kauan kuin sitä on käytettävissä. 11
Hakemusten käsittely ja aikataulut
Hakemusten käsittely Hallitus on päättänyt toimintasuunnitelmassaan vuosille 2017-2019 vahvistaa digitalisaatiohankkeiden ohjausta. Valtiovarainministeriö on valmistellut digiinvestointien ohjausmallia, jota pilotoidaan tämän rahoitushaun hankkeiden käsittelyssä. Ministeri Vehviläisen asetti 15.6.2018 määräaikaisen investointijohtoryhmän ja sille sihteeristön. Investointijohtoryhmä käsittelee tulleet hakemukset kuukausittain sihteeristön valmistelemina. Sihteeristö voi tarvittaessa pyytää tarkennuksia tai lisäselvityksiä hakemukseen, jolloin alla oleva aikataulu ei välttämättä toteudu. Valtiovarainministeriö tekee rahoituspäätökset kuultuaan investointijohtoryhmää. Hankkeiden rahoitushakemukset käsitellään 15.12.2018 mennessä. 13
Lisätietoa
Lisätietoa löytyy haun omilta sivuilta vm.fi/robohaku2018 Hakukirje Hakuasiakirjat Arviointikehikko - Valmiiksi suunnitellut ja heti toimeenpantavat hankkeet Kuvauspohja - Uuden toimintamallin tai teknologiaratkaisun toiminnan todentamiseen tähtäävät hankkeet Hakuohje ja ohjevideo Usein kysyttyihin kysymyksiin vastaukset Rahoitushakemukset ja -päätökset. 15
Mari Fallström Erityisasiantuntija Puh. +358295530498 Valtiovarainministeriön viestintä vm-viestinta@vm.fi Mediapalvelunumero (arkisin 8 16) 02955 30500 Marjut Siintola Erityisasiantuntija Puh. +358295530482 Lisätieto: etunimi.sukunimi@vm.fi www.vm.fi