Hattulan seurakunta Kirkkovaltuusto KOKOUS N:o 2-2015 AIKA 18.05.2015 kello 19.00 20.35 kahvit kello 18.30 alkaen PAIKKA Parolan seurakuntatalo Valtuutetut Läsnä Poissa Kirkkoneuvosto Läsnä Poissa Ahola Mirka Järvinen Virpi Aitola Nina Lilja Lasse J Heikkilä Taina Ahonen Arto Hyyrynen Piia Keto Anne Juottonen Mauno Pietilä Pentti Keto Anne Suomaa Jussi Kopra Erja Ylitalo Leila Lilja Lasse J Lokinperä Pirkko Lotti Eija Pöytäkirjanpitäjä Mäenpää Tuula Nieminen Leena Mäkelä Ilpo Pakarinen Kari Varajäsenet Perkiö Marjatta Pelkonen Sari, lista I Pietilä Pentti (Lotti Eija) Pulli Veikko Herranen Pete, lista I Purhonen Pekka (Ylitalo Leila) Suomaa Jussi Kujanpää Sari, lista III Tast Olle (Suomaa Jussi) Viitala Jaakko Virtanen Kari Visala Eeva-Liisa Ylitalo Leila Läsnä yhteensä 23 valtuutettua 15 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on postitettu valtuutetuille ja kirkkoneuvoston jäsenille 11.05.2015 ja asetettu nähtäväksi kirkkoherranviraston ilmoitustaululle samana päivänä. 1. Todetaan läsnä- ja poissaolijat. 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 1. Todettiin läsnä- ja poissaolijat. Paikalla oli 20 varsinaista ja kolme varavaltuutettua, yhteensä 23 valtuutettua. Lista on sivulla yksi. 2. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 16 Pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat Pöytäkirja tarkastetaan kirkkoherranvirastossa 20.05.2015. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa 21.05. 20.06.2015 virastoaikana. Kirkkovaltuusto valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat myös ääntenlaskijoina.
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Taina Heikkilä ja Piia Hyyrynen. 17 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. 18 Tilinpäätös vuodelta 2014 Kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n mukaan kirkkoneuvoston on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava luettelo seurakunnan jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu sekä toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Tilinpäätöstä varmentamaan laaditaan kirjanpitolain 3 luvun 13 :n mukaan lisäksi taseerittelyt ja liitetietojen erittelyt, jotka ovat seurakunnan sisäisiä, ei julkistettavia tilinpäätösasiakirjoja. Allekirjoitukset merkitään tasekirjaan tilinpäätöslaskelmien ja liitetietojen jälkeen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Tasekirja ja muu tilinpäätösaineisto on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä merkitään tasekirjaan allekirjoitusten jälkeen. Tilintarkastuskertomus esitetään kirkkovaltuustolle tilinpäätöksen hyväksymistä koskevan ehdotuksen liitteenä. Tilikauden tuloksella tarkoitetaan seurakunnan tuloslaskelman tulosta ennen varauksia ja rahastosiirtoja. Tuloksen käsittely voi tarkoittaa vapaaehtoista varausta (yleisimmin investointivaraus), poistoeron tai rahaston lisäystä tai yli-/alijäämän siirtämistä taseen omaan pääomaan. Tilinpäätössiirtojen aiheuttamat kirjaukset tehdään ennen kuin tilinpäätös esitetään kirkkovaltuustolle. Mikäli valtuusto ei hyväksy tilinpäätöstä sellaisenaan vaan siihen tehdään muutoksia, tehdään tarvittavat kirjaukset tilinpäätöstä muuttaen. Kirkkoneuvostossa vastaavat viranhaltijat esittelevät toimialansa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen. Kirkolliset vaalit, kirkonkirjojen pito, kirkkoherranvirasto, yleishallinnon tekstiosa, jumalanpalveluselämä, hautaan siunaaminen, muut kirkolliset toimitukset, sairaalasielunhoitotyö, palveleva puhelin, sielunhoitotyö ja muu seurakuntatyö sekä aikuistyö, muut seurakuntatilaisuudet, tiedotus ja lähetystyö: Virpi Järvinen. Musiikkitoiminta: Karo Suopuro. Päiväkerho- ja pyhäkoulutyö sekä lapsityö: Miikka Anttila. Rippikoulutyö: Tiina Heino. Varhaisnuoriso- ja koulutyö: Carita Rosberg. Nuorisotyö: Salla Yrjälä. Kansainvälinen diakonia: Sari Airola. Yleishallinnon talousarvio-osa, hautatoimi, kiinteistötoimi, investoinnit, tuloslaskelma ja rahoituslaskelma: Leena Nieminen LIITE NO 1. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto vahvistaa tilinpäätöksen vuodelta 2014. Tilikauden tulos on 37.901,62 ylijäämäinen ja se kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille.
KJ 15:9 :n mukaan tilintarkastuksesta on annettava kirkkovaltuustolle kultakin tilikaudelta tarkastuskertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja myöntää tilivelvollisille vastuuvapaus. Jos tilintarkastuksessa havaitaan, että hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin säännöksiä tai asianomaisen toimielimen tai viranhaltijan päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, on tarkastuskertomuksessa tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa kirkkovaltuuston jäseniin. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös sekä tilintarkastuskertomus ja siihen liittyvät asianomaisilta muistutuksen johdosta pyydetyt vastineet ja oma lausuntonsa kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuskertomus ja siitä tehdyt muistutukset antavat aihetta. Tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä päätetään myös vastuuvapaudesta tilivelvollisille. Tilintarkastuskertomus vuodelta 2014 LIITE NO 2. 1. Kirkkovaltuusto vahvistaa tilinpäätöksen vuodelta 2014. Tilikauden tulos on 37.901,62 ylijäämäinen ja se kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. 2. Kirkkovaltuusto merkitsee tilintarkastuskertomuksen tilikaudelta 2014 tiedoksi ja päättää, voidaanko tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus tilikaudelta 2014. 1. Kirkkovaltuusto vahvisti tilinpäätöksen vuodelta 2014. Tilikauden tulos 37.901,62 kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. 2. Tilintarkastuskertomus merkittiin tiedoksi. Kirkkovaltuusto myönsi vastuuvapauden seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 01.01.-31.12.2014. 19 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2015-2018 Eduskunnalle on marraskuussa 2014 annettu esitys uudeksi tilintarkastuslaiksi ja laiksi julkishallinnon ja talouden tilintarkastuksesta. Lakien on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2016 alusta. Ehdotetut säädösmuutokset tarkoittaisivat sitä, että seurakuntataloudessa tulisi 01.01.2016 lukien olla tilintarkastuslaissa tarkoitettu JHTT-tilintarkastaja tai JHTTtilintarkastusyhteisö. Voimassa olevien säännösten mukaiset HTM- ja KHT-tilintarkastajat tai HTM- ja KHT-yhteisöt eivät voisi jatkaa 01.01.2016 jälkeen seurakunnan tilintarkastajina. Seurakuntatalouksissa tuleva muutos voidaan ennakoida valitsemalla valtuustokauden 2015-2018 tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja tai yhteisö. Tarkastuspalvelulla tarkoitetaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 7-9 pykälien mukaista lakisääteistä tilintarkastusta. Hattulan seurakunta kuuluu sopimuspohjaiseen seurakuntien Tampereen seurakuntayhtymän hallinnoimaan IT-yhteistyöalueeseen, missä isäntäseurakuntana toimii Tampereen srky. Isäntäseurakunta lähettää tiedot tietoturvallisuuden tarkastamisesta vuosittain yhteistyöseurakunnille. Vuoden 2017 alusta lukien seurakunnan kirjanpito ja palkanlaskenta hoidetaan sopimuksen perusteella Kirkon palvelukeskuksessa (Kipa). Kirkon palvelukeskus sisältää osto- ja myyntilaskujen sekä käyttöomaisuus- ja pääkirjanpidon prosessit, ja lisäksi palkkahallinnon sekä maksuliikenteen prosessin. Taloussääntömallin mukaan seurakunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Esimerkiksi kiinteän ja irtaimen omaisuuden tarkastukset sekä rahavarojen ja arvopaperien tarkastukset hoidetaan osana sisäistä valvontaa ja tilintarkastaja tarkastaa ne tarpeelliseksi katsomallaan tavalla hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa.
Tarjouspyynnöt on lähetetty neljälle tilintarkastusyhteisölle. Seurakunnan arvio tilintarkastukseen tarvittavasta ajasta on kolme tarkastuspäivää tilintarkastusvuotta kohti. Laskutus tehdään tehdyn työn perusteella. Hankinnassa noudatetaan hankintalaissa määriteltyjä hyviä hankintakäytäntöjä. Hankintaa ei ole kilpailutettu hankintalain mukaan, koska hankinnan arvo neljän vuoden aikana jää alle kansallisen kynnysarvon. Tarjouspyynnössä määriteltiin tärkeysjärjestyksessä ne valintakriteerit, joita noudatetaan tehtäessä päätöstä tarkastuspalvelun hankinnasta. Määräaikaan mennessä on saatu kaksi tarjousta, joista on liitteenä yhteenveto tarjousten valintaperusteista ja arviointikriteereistä. LIITE NO 3. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee KMPG Julkishallinnon Palvelut Oy tilintarkastusyhteisön seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle 2015-2018. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi on nimetty Mari Säynätjoki, JHTT, KHT. Kirkkovaltuusto valitsi KMPG Julkishallinnon Palvelut Oy tilintarkastusyhteisön seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle 2015-2018. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi nimetty JHTT, KHT Mari Säynätjoki merkittiin tiedoksi. 20 Hattulan hautausmaan osasto 9 hautausmaakaava ja käyttösuunnitelma Kirkkovaltuusto hyväksyy jokaista hautausmaata varten hautausmaakaavan ja hautausmaan käyttösuunnitelman, jotka on alistettava tuomiokapitulin vahvistettaviksi. Kirkkojärjestyksessä säädetään niistä asioista, joista hautausmaakaavassa ja hautausmaan käyttösuunnitelmassa on määrättävä. Hautausmaakaava on yleiskartta, joka osoittaa hautausmaan rajat, sen liikenteen järjestelyt, eri toimintojen sijoitukset sekä jakaa hauta-alueet sopiviin yksiköihin. Hautausmaakaava laaditaan siten, että hautausmaaksi varattu alue tulee maaston luonne, kauneusnäkökohdat ja seurakunnan taloudellinen kantokyky huomioon ottaen käytetyksi tarkoituksenmukaisesti. Kaavaan sisältyy myös hautausmaa-alueen kuivatus- ja vesihuoltosuunnitelma, jätehuollon järjestäminen sekä käytävien, hauta-alueiden ja rakennusten sijainti. Hautausmaan käyttösuunnitelma sisältää hautausmaakaavan sanallisen selityksen, joka selventää ne hautausmaakaavan yksityiskohdat, jotka eivät ilmene piirustuksista. Suunnitelmasta ilmenee lisäksi, onko hautausmaalla tai sen osalla käytössä syvähautaus ja missä järjestyksessä hautaosastot otetaan käyttöön. Käyttösuunnitelmassa otetaan huomioon myös eri aikoina perustettujen hautausmaanosien ominaispiirteet sekä esitetään hautausmaan käytön erityiset rajoitukset. Oheisena hautausmaakaava LIITE NO 4, hautakartta LIITE NO 5 ja käyttösuunnitelma LIITE NO 6. Hattulan hautausmaa-alueesta. Osasto 9 sijaitsee Srk:n hautausmaa 9:1 itäosassa. Lisäksi hautakirjanpitoon kuuluvat erilliset hauta- ja vainajaluettelot. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto käsittelee ja hyväksyy Hattulan hautausmaan osasto 9:n hautausmaakaavan, hautakartan ja käyttösuunnitelman ja alistaa ne Tampereen tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Kirkkovaltuusto hyväksyi Hattulan hautausmaan osasto 9:n hautausmaakaavan, hautakartan ja käyttösuunnitelman ja alistaa ne Tampereen tuomiokapitulin vahvistettavaksi.
21 Suoritetaan Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan Sairaalasielunhoitotyön yhteisjohtokunnan varsinaisen ja varajäsenen vaali vuosiksi 2015-2016 Hattulan kirkkovaltuusto on 12 /1995 hyväksynyt sopimuksen ja johtosäännön yhteistoiminnasta sairaalasielunhoitotyön hoitamiseksi KL 12:1 :ssä tarkoitetulla tavalla. Sopimuksen 2 :n mukaan mainittua työtä johtaa ja valvoo Hämeenlinna-Vanajan hallinnossa kirkkolain 12. luvun 1 :ssä tarkoitettu sairaalasielunhoitotyön yhteisjohtokunta, johon Hämeenlinna-Vanajan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto valitsee kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan yhden (1) jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen. Tämän lisäksi aakkosjärjestyksen mukaisesti kuuden muun sopijaseurakunnan kirkkovaltuutetut valitsevat kukin vuorollaan yhden jäsenen ja tälle henkilökohtaisen varajäsenen samasta seurakunnasta kaksivuotiskaudeksi. Kolmen ensin mainitun sopijaseurakunnan valitsemat jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet ovat kerrallaan erovuorossa. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan lisäksi muut sopijaseurakunnat ja seurakuntayhtymät ovat: Forssan ev.lut. seurakunnat, Hattula, Hauho, Hausjärvi, Humppila, Janakkala, Jokioinen, Kalvola, Lammi, Loppi, Riihimäki, Tammela, Tuulos ja Ypäjä (15). Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee Hämeenlinna- Vanajan seurakunnan sairaalasielunhoitotyön yhteisjohtokuntaan Taina Heikkilän varsinaiseksi ja Leila Ylitalon henkilökohtaiseksi varajäseneksi vuosiksi 2015-2016. Kirkkovaltuusto valitsi Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan sairaalasielunhoitotyön yhteisjohtokuntaan Taina Heikkilän varsinaiseksi ja Leila Ylitalon henkilökohtaiseksi varajäseneksi vuosiksi 2015-2016. 22 Muut asiat Muita asioita ei ollut. 23 Ilmoitusasiat 1. Kirkkoneuvoston pöytäkirjanpitäjäksi vuosiksi 2015-2016 on valittu talouspäällikkö Leena Nieminen. 2. Jussi Suomaa nimitettiin läsnäolovelvolliseksi kirkkovaltuuston kokouksissa vuosina 2015-2016, mikäli kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja molemmat ovat estyneet olemaan läsnä. 3. Lomakoti Ilonpisaran vuosikokousedustajaksi vuosiksi 2015-2016 valittiin Leila Ylitalo ja varajäseneksi Taina Heikkilä. 4. Hattulan Vanhustentukiyhdistyksen vuosikokousedustajaksi vuosiksi 2015-2016 valittiin Jussi Suomaa ja varajäseneksi Arto Ahonen. 5. Hattulan Nuorten asuintaloyhdistyksen vuosikokousedustajaksi vuosiksi 2015-2016 valittiin Arto Ahonen ja varajäseneksi Lasse J Lilja. 6. Henkilöstöasia 7. Henkilöstöasia 8. Henkilöstöasia 9. Virastotalon ja seurakuntatalon sisäilmakorjauksen suunnittelijat on valittu; arkkitehtisuunnittelijaksi Arkkitehtisuunnittelu Mikko Uotila Oy, rakennesuunnittelijaksi Tähtiranta Oy ja lvi-suunnittelijaksi Granlund, Riihimäki Oy. 10. Piispantarkastukseen keväällä 2016 liittyvä piispan visitaatio Hattulassa sunnuntaina 30.08.2015. Messu Pyhän Ristin kirkossa ja uutispuuro Hattula-Pirtissä. 11. Vuosilomat lomakaudella 02.05.-30.09.2015. LIITE NO 7.
12. Kirkkoneuvoston päätettävissä olevat kolehtien kohteet 03.05.-27.09.2015. LIITE NO 8. 13. Henkilöstöasia 14. Kesä- joulukuun 2015 jumalanpalvelussuunnitelma. LIITE NO 9. 15. Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaan on perustettu kirkon henkisen huollon (HeHu) valmiusryhmä, johon on kutsuttu viranhaltijoita seurakuntayhtymän muista seurakunnista ja Hattulan seurakunnasta. Kirkkoneuvosto on hyväksynyt Hattulan seurakunnan tehtävään ilmoittautuneiden työntekijöiden osallistumisen kyseiseen toimintaan osana heidän virkatehtäviään ja merkinnyt Kirkon Henkisen huollon ohjeiston tiedoksi. Kirkkoneuvosto on hyväksynyt sen, että HeHu-toimintaa johtaa Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvoston alainen sairaalasielunhoidon yhteisjohtokunta ja että toiminnasta vastaa johtava sairaalapastori sekä velvoittanut sairaalasielunhoidon yhteisjohtokunnan pitämään mukana olevat seurakunnat ajan tasalla HeHu-toiminnassa. 16. Rakennustoimikunnan pöytäkirjat 13.03.2015 LIITE NO 10, 27.03.2015 LIITE NO 11 ja 20.04.2015 LIITE NO 12. Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. 24 Valitusosoitus Annettiin valitusosoitus. Virsi 600