Raportoinnin kehittäminen tietovaraston avulla Kari Natunen, WM-data Novo Joensuun yliopiston tietojärjestelmäpäivä 5.5.2004 / Joensuu
Raportoinnin ja suunnittelun nykytila (usein) App App ;-( App @#&!? $$ ;-( App??!?#! App #&@! App Tietojärjestelmäympäristö yrityksissä ja organisaatioissa on hajautunut. Tiedonsiirto (prosessien sisällä) edellyttää manuaalista työtä. Raportointi edellyttää manuaalista työtä. Näistä aiheutuu syöttövirheitä, tietojen yhteismitallisuuteen liittyviä virheitä, turhaa samojen asioiden toistoa, turhautumista. 2
Business Intelligence ( BI ) tuottaa yrityksen tietoja yrityksen eri tasojen johtamisen ja suunnittelun tueksi 3
Tietovarasto ( data warehouse, DW ) tallentaa ( ETL ) yrityksen operatiivisista järjestelmistä yrityksen ohjaamiseen tarvittavan informaation yksiselitteisesti, luotettavasti ja tarvittaessa ajantasaisestikin. ERP 1 ERP 2 ERP 3 ERP 4 ERP 5 ERP 6 ERP 7 Finland Europa USA Asia OLAP BI Services Accessories Hands Free Sets Q1 Q2 Q3 Q4 Mobile Phones Time Dimension ETL DW 4
Tietovarasto-järjestelmän hyödyntämistekniikkoja Johdon tietojärjestelmien rakentaminen (EIS) Moniuloitteisten tietojen analysointi (OLAP) Porautuminen tiedon sisälle (Data Mining) Normaali raportointi Tiedon analysoiminen maantieteellisen sijainnin perusteella (Spatial Data) Suodatetun informaation tuottaminen (Information Filtering) Liiketoiminnan mallintaminen (BPM) Tilastollisten analyysien tekeminen (Statistic Analysis) Päätöksentekosovellusten käyttäminen (Decision Analysis) 5
Mitä saavutetaan: hyödyt ja edut yksi totuus tiedosta (one truth) selkeyttä päätöksentekoon ja tilastointiin oikeaa ja vertailtavaa tietoa (suodatus, muokkaus, siistiminen) toimenpiteet perustuvat oikeisiin tietoihin aikasarjojen huomiointi mahdollisia (päivä, viikko, kuukausi, vuosi) päätökset voidaan suhteuttaa joustavuus: käyttäjien ad hoc kyselyt mahdollisia tietohallinnon kuormaa todellisiin tarpeisiin saadaan myös tavallisia määrämuotoisia tilastoja perustarpeet saadaan tyydytettyä yksinkertaisesti ja tehokkaasti mahdollistaa tietojen analysoinnin ja resurssien kohdistamisen jatkossa tarpeiden mukaisesti (data mining) sisältää summatason tietoja, mutta myös porautumistasoja tarkempien tietojen tarkistamista varten tiedon uskottavuuden tarkistus, ongelmatilanteiden selvittely vaatii tarkempia tietoja summien lisäksi organisaatiorajat ylittävää tietoa eri sektoreiden välillä johdon laaja-alainen näkemys mahdollinen tietojen läpinäkyvyys halutuilta osin prosessin/keskustelujen tulokset paranevat tiedot oikeaan aikaan oikeassa paikassa ylimääräisen työn/tietokuorman välttäminen 6
Miksi tehdä (prosessilähtöisiä) BIDWratkaisuja? Toimintojen tehostaminen raportointi, pullonkaulat toiminnassa, hallinto, rekrytointi 5/25 25/5 Faktoihin perustuvan päätöksenteon mahdollistaminen kaikilla tasoilla: yliopisto, tiedekunnat, laitokset, hallinto Uusien mahdollisuuksien etsiminen ja löytäminen trendit, suunnat, läpimenoajat Vaikuttaminen eri tahoihin konkreettisilla tiedoilla mutun asemasta muut yliopistot, oppilaitokset, OPM, muut rahoittajat, yritykset 7
Informaatiohierarkia Mitkä muut asiat voisivat olla tärkeitä? Data Mining Käyttäjät N klikkausta Mitä tapahtunee huomenna? Miksi se tapahtui eilen? Mitä tapahtui eilen? OLAP Ad Hoc kyselyt Operatiivinen raportointi Kolme klikkausta Kaksi klikkausta Yksi klikkaus Vaativuus (käyttäjät) Tieto 8
Tietojen tutkimisen ominaispiirteitä ulkoinen heräte tiedon tarve jonkun syyn vuoksi (ongelma, ratkaisun etsiminen, tilaston tuottaminen tiettyyn tarpeeseen) lähtee liikkeelle yleensä yksinkertaisesta kysymyksestä Montako?, Paljonko?, Missä?. Kun käyttäjä saa vastauksen ensimmäiseen kysymykseen, siitä aiheutuu toinen jne. Kysymykset eivät ole etukäteen ennakoitavissa. Vaatii vuorovaikutusta tiedon kanssa - ei valmiiden purkitettujen raporttien kanssa prosessin tulisi mahdollistaa käyttäjän työskentelemisen reaaliaikaisesti eli lyhyet syklit, kysymys-vastaus-kysymys-mallilla 9
Teknologia vain yhtenä osana ratkaisuissa Strategia, Visio asiakasstrategia partnerit/verkostot toimitusketju rahoitus palvelut / tuotteet tuotanto Prosessit Johtamisprosessit Asiakasprosessit Partnerit ja verkostot Toimitusketju Operatiiviset prosessit Palvelu/tuotekehitys Tukiprosessit Teknologia Portaaliratkaisut, mobiiliratkaisut Miten ja millä tekniikoilla jaella tieto/palvelut tehokkaasti käyttäjille? Työryhmäohjelmistot Miten hallita (toimisto)työn perusprosesseja? Tiedon hakeminen/dm Tiedon analysointi/bi Miten löytää olennainen tieto Miten saada tukea päätöksentekoon suuren tietomassan seasta?? Sisällönhallinta/CM Miten hallita (digitaalisia) sisältöjä ja dokumentteja? Tietovarastot/DW Miten ja mihin kerätä tiedot? Tietokannat Liiketoimintasovellukset Dokumentit Sähköposti Ihmiset www-sivustot Datan säilytyspaikka Alkuperäiset tiedon/datan lähteet ja muoto? Datan alkuperä? Sähköposti, tiedostopalvelimet, Internet/Intranet palvelut Miten turvata tietoteknisen ympäristön palvelujen käytettävyys ja tietoturva? 10
OPM:N JA YLIOPISTON TULOSNEUVOTTELUPROSESSI TILASTOKESKUS: JoY:stä valmistuneiden työllistyminen Edellisten vuosien päätöksen teon tueksi Edellisten vuosien päätöksen teon tueksi analysointi Päätökset rekrytointitilaisuuksista, joihin osallistutaan Esitys aloituspaikoista ja valintaperusteista ( * Poikkeuksia: kotitalous-, käsityön-, luokan- ja lastentarhaopettajien koulutus 25.4, kauppatieteellinen 30.5, mat ja sov.mat. 2. hakukierros 6.8, fys. 2. hakuk ierros 28.11, yhteiskuntamaant iede tietyt haut 31.1, 30.5 ja 29.8 Tulostavoitteet: Maisteri ja tohtorimäärät Hakuaikojen koordinointi hakijatietojen tuottaminen Opiskelijarekrytointitilaisuudet VUOSI N - 1 Päätös aloituspaikoista ja valintaperusteista Opiskelijavalintaoppaan tietojen valmistelu (Yovalintaopas-sovellus) Opiskelijarekrytointitilaisuudet Aloituspaikkojen hyväksyntä Valintaopastietojen Yo-opas-sovellus Valintaopastietojen julkaisu (web, julkaisu) 31.12 Opiskelijarekrytointitilaisuudet Laadi pääsykoekysymykset Opiskelijarekrytointitilaisuudet Opiskelijarekrytointitilaisuudet (yksittäisiä lukioita tässä vaiheessa) Tutustu valintaperusteisiin Järjestä pääsykokeet Hakuaika päättyy (* päätyttyä Arvostele pääsykokeet koordinointi Valintojen päätyttyä päätyttyä Tietojen tilaus ja haku (hakeneet) HAREKista Ei osallistu pääsykokeeseen tuotettavat tiedot tiedotusvälineille - Yliopistoon hakeneet Yliopistoon hakeneet Yliopistoon hakeneet Yliopistoon hakeneet Valinta-ajojen raja-arvojen arviointi OPM Yliopiston hallitus Rehtori / yliopiston johto Tiedekunta / Tiedekunnan johto / Dekaani Opiskelijapalvelut, ura-ja rekrytointipalvelut Laitos / Laitoksen johto / Tiedekunta Esitys valintapäätöksistä Opiskelija Valinta-ajojen ajaminen Dekaani: Valintapäätös Atk-keskus Viestintäyksikkö lehdistö VUOSI N Tulosta/toimita hyväksymiskirje, paikan vastaanotto ja muu materiaali Tuota listat rajojen mukaan valituista opiskeljoista perjantai) Tietojen tilaus ja haku (hyväksytyt) HAREKista vastaanotto Opiskelupaikan vastaanotto Valintojen tulosten siirto valintajärjestelmistä HAREKiin Opiskelupaikan vastaanottoaika päättyy (elokuun 1. perjantai) tuotettavat tiedot - opiskelupaikkojen Hyväksytyt ja vastaanottamisen päätyttyä Opiskelupaikan vastaanottaneet vastaanottamisen päätyttyä Hyväksytyt ja Opiskelupaikan vastaanottaneet vastaanottamisen päätyttyä Hyväksytyt ja Opiskelupaikan vastaanottaneet Tietojen tilaus ja haku Viedään opiskelupai kan vastaanottaneiden tiedot opiskelijatietojärjestelmään Opiskelupaikan vastaanottaneiden tietojen vienti Harekiin Kirjoittautuminen yliopistoon tuotettavat tiedot vastaanottaneet 1. perjantai) Viedään kirjoittautumistiedot Harekiin tuotettavat tiedot - Kirjoittautumisajan päätyttyä tuotettavat tiedot - Kirjoittautumisajan päätyttyä Tietojen tilaus ja haku (kirjoittautuneet) HAREKista 31.12 vaihteessa vaihtees sa vaihteess a OPISKELUPROSESSI VUOSI N+1 Lukuvuosi päättyy Koko lukuvuoden tilanne Koko lukuvuoden tilanne Koko lukuvuoden tilanne hakijatietojen tuottaminen johdon tuotettavat tiedot - hakuajan tuotettavat tiedot - vuoden Lukuvuoden valintaerien päättyessä tuotettavat tiedot, Hakuaikojen koordinointi tuotettavat tiedot - hakuajan tuotettavat tiedot - opiskelupaikkojen tuotettavat tiedot - vuoden Lukuvuoden valintaerien päättyessä tuotettavat tiedot, Hakuprosessi hakijatietojen tuottaminen j ohdon Rekrytointien ohjaukseen ja seurantaan tarvittavien tietojen Kuluvan vuoden hakijatietojen tuottaminen seuraavan vuoden valintaopasta varten ko ostaminen (si s. Myös tilastoja ja hakulomakkeet) - tuotettavat tiedot - hakuajan Valintojen aikataulujen Opiskelupaikan vastaanottoil moitusten tuotettavat tiedot - opiskelupaikkojen (Opiskelupaikan vastaanottaneet) HAREKista Merkitään valintaerä päättyneeksi Harekiin tuotettavat tiedot - Kirjoittautumisajan päätyttyä tuotettavat tiedot - vuoden Lukuvuoden valintaerien päättyessä tuotettavat tiedot, Hae opiskelijaksi Osallistu pääsykokeeseen Materiaalin vastaanotto aikataulujen koordinointi Tietojen tilaus ja haku (hakeneet) HAREKista Hakijatietojen vienti valintajärjestelmiin OPM- ja KOTAtilastointiajankohta (syyskuun 3. perjantai) tiedotusvälineille- Opiskelupaikan Joensuun yliopisto / JoYDW tietojen hyödyntämisprosessi/ Hakijat 28.04.2004 Vali ntapäätökset kunnossa (heinäkuun 3. Ilmoittautumisaika päättyy (syyskuun 11
Käyttäjäryhmät ja vaatimukset Osaamiseen pohjautuva tarve Ei tekninen käyttäjä Enterprise User - Prosessin johdonmukaisuus - Raportit dokumentaationa - Yksinkertaisuus tärkeää Satunnaiskäyttäjä Casual User - Navigointimahdollisuus - Poikkeuksien löytäminen ja ymmärtäminen - Syy-seuraussuhteiden ymmärtäminen Työkäyttäjä Business User - Ainutlaatuisia kysymyksiä ja vastauksia - Tulosten uudelleenkäyttö epätodennäköistä - Nopeus ja käytön helppous tärkeää Työkäyttäjä Business User/Excel - Mitä jos -kyselyt - Data-aineiston manipulointi - Säännölliset poiminnat analyysitarkoituksiin Tehokäyttäjä Power User - Ainutlaatuisia kysymyksiä ja vastauksia - Tulosten uudelleenkäyttö epätodennäköistä - Analysointitehon maksimoiminen Suunnittelun lähtökohta Kiinteä formaatti, linkit Parametriohjattu, porautumalla yksityiskohtiin Web-pohjaisia adhoc kyselyjä Dynaaminen taulukkolaskenta OLAP kuutio ja ad-hoc raportit Työkalut Web-raportit Raporttitulosteet pdf Mukautuvat raportit Kyselyt Taulukkolaskenta Analytiikka Esimerkki Mittaristot Laskut Tiliote Prosessiseuranta Myyntiraportti Kyselyt johdon portaalista Sisäinen talousraportointi Poimintojen tekeminen datasta Tilastollinen mallintaminen Kausaali-analyysit Tiedon louhinta 12
Portaali www selain oracle portal HTML JoYDW Tietovaraston ylläpitäjä/ Tietovaraston omistaja Tietovaraston omistaja Tilastoija Käyttäjäryhmät Tilastonkäyttäjä www selain owb HTML www selain hallintasovellus HTML / JSP www selain discoverer plus Java-applet www selain discoverer viewer HTML Opinto/Oodi Henkilöstö Oracle Warehouse Builder Staging Area Oracle Warehouse Builder Hallintavälineet Sovellusarkkitehtuuri Talous Data Extract Process Muunnos ja lataus Hakijat/HAREK Keskitetty Metadata Tutkimus/CRIS xxx 13
Esimerkkejä projekteista Yliopistot JoYDW TKK resurssikirja (unel-dw) OodiDW Oracle-välineillä TeliaSonera Dallas-kiinteän verkon raportointi Oracle raportointivälineselvitys (Cognos, BO) Helsingin kaupungin sosiaalivirasto mm. päivähoito, kotihoidon tuki latausvälineselvitys Informatica, BusinessObjects Rajavartiolaitos palkkakustannusten analysointi Oracle, Cognos PowerPlay Suomen Pankki maksutaseen laadintajärjestelmä SQL Server, Cognos Nokian renkaat taloushallinnon järjestelmät Oracle, Cognos PowerPlay, Finance 14
Lisätietoa http://www.databasejournal.com/features/ mssql/article.php/1457031 http://www.olapreport.com/fasmi.htm http://demo.visualmining.com/index.jsp Kari Natunen, Business Manager Kari.Natunen@novogroup.com WM-data Novo, Asiakaskohtaiset ratkaisut Puh. +358 20 566 7503, GSM +358 40 836 9962 15