Suunnitteluprosessi (Sales and Operations Planning)

Transkriptio

1 Suunnitteluprosessi (Sales and Operations Planning) 23/1/2013 Michael Falck, RELEX Phone:

2 Tyypillisiä haasteita Selkeä SOP-prosessi Vastuut ihmisten ja yksiköiden välillä eivät ole selviä Tiedonkulussa yrityksen sisällä on puutteita Myynnin, tuotannon ja hankinnan aikataulujen huomioimista tulee kehitää päätöksenteossa Myynnin ja markkinoinnin toimenpidesuunnitelma ei ole muiden tiedossa Erikoistilanteet: Uutuudet, kampanjat, valikoimamuutokset ja lopetettavat tuotteet ovat haasteellisia ja aikaavieviä IT-järjestelmät eivät tue työtä tarpeeksi hyvin Toimintaa ja prosessia tukevat työvälineet

3 Sales and Operations Planning (S&OP) - prosessi Myynti: Myymme ehkä 200kpl Rahoitus: Budjetissa on 300kpl Markkinointi Rahoitus Kysynnän ennustaminen Ostot One Plan Tuotehallinta Myynti Asiakaspalvelu Tuotanto: Valmistamme 150kpl Markkinointi: Kampanjassa myymme 400kpl Tuotanto Yhtenäiset tavoitteet koko organisaatiolle

4 SOP-prosessin tausta ja käsitteet SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin?

5 Suunnitteluprosessi tärkeimmät elementit Kokonaismäärä (Volume) Kuinka paljon? Kokonaiskuva Tuoteperheet Kuukausitaso 18 kk + Kysyntä Tarjonta Mitkä? Yksityiskohtaiset suunnitelmat Yksittäiset SKUt Päivä- viikkotaso, 3 kk Nimikekohtainen (Mix)

6 Suunniteeluprosessin tavoitteena saavutta tasapaino kysynnän ja tarjonnan välillä Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling)

7 Suunnitteluprosessin haasteet q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 Tuotanto- ja jakelukapasiteetti ei vastaa kausittaista tai muuttuvaa kysyntää Make-To-Stock ja ennustepohjainen prosessi korkeilla varastotasoilla, tai Make-To-Order matalilla varastotasoilla mutta korkeammilla tuotantokustannuksilla

8 Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Myynnin / ennustaminen Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Kysynnän ennustaminen Asiakaskysynnän ennustaminen Myynnin Proaktiivinen myynnin, esim. kampanjat ja hinnoittelu, myyntitavoitteet ja organisaatio

9 Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Ennustamisen perusoletukset Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Ennuste on aina epävarma Ennuste ei ole yksi luku vaan jakauma Mitä pidemmälle tulevaisuuteen ennustetaan, sitä huonompi ennuste Seuraavan viikon ennuste on helpompi kuin saman viikon ensi vuonna Kokonaistasolla ennusteet ovat tarkempia On helpompi ennustaa tarkemmin kuukausitason kuin viikkotason myyntiä, koko tuotteen kuin yksittäisen asiakkaan myyntiä, tai koko tuoteryhmän kuin tuotteen myyntiä

10 Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Mitä pitäisi ennustaa? Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Yritys Liiketoiminta yksikkö Markkinasegmentti Tuoteryhmä Tuotteen alaryhmä Brändi/Malli Väri/pakkauskoko SKU SKU ja asiakas Liian karkea taso Parhaat SOPtasot Liian tarkka SOP:n taso SKU, asiakas ja lokaatio

11 Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Mikä on tarvittava ennustehorisontti? Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Erilaiset ennustetarpeet Tuotannon Kapasiteetin ja hankinnat Varastonohjaus Yksityiskohtaiset suunnitelmat tarvitaan tyypillisesti seuraaville viikoille Tuote-taso tai tuote-asiakas taso Päivätaso tai viikkotaso Pidemmälle tulevaisuuteen kannattaa yleensä ennustaa aggregaattitasoilla Tuoteryhmätaso Viikko-, kuukausi- tai kvartaalitaso

12 Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Kapasiteetin ja resurssi Kapasiteetin Nimikekohtainen (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Voimmeko toteuttaa myyntisuunnitelman? Tuotanto, ostot, logistiikka... Suunnitteluprosessin perusperiaatteet ovat samat riippumatta tuotantostrategiasta Jousto tuotannossa (Chase Strategy) Jousto varastoissa (Level Strategy)

13 SOP-prosessin tausta ja käsitteet SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin?

14 Kuukausittainen SOP-prosessi 1 Tiedonkeruu 2 Myynnin 3 Kapasiteetin Laskennalliset ennusteet Johdon/Muokatut ennusteet 4 Pre-SOP, (myynnin ja tarjonnan tasapaino) Kapasiteettirajoitukset 5 Executive SOP (Johdon SOP) Suositukset Pääköset ja pelisuunnitelma

15 1. Tiedonkeruu 1 Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma Lukujen päivittäminen viimeisimmän toteuman perusteella Myynti Tuotanto Varastotasot Jne. Lukujen jakaminen asianmukaisille ihmisille Oleellista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten käytettävissä heti kuukauden ensimmäisinä päivinä!

16 2. Myynnin 1 Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma SOP-prosessin tehokkuus (ja koko yrityksen ) määritetään pitkälti ennusteiden perusteella! Make-to-order Teolliset asiakkaat Pienempi määrä asiakkaita Laskennallisesta ennustamisesta hyötyä, näkemys ja asiakastieto kuitenkin olennaista Make-to-stock Kuluttaja- / retail -asiakkaat Suurempi määrä asiakkaita Valtaosa ennusteista laskennallisesti Kysynnän ennustaminen vs. myynnin Kampanjat, uudet tuotteet, uudet asiakkaat, hinnoittelu

17 2. Myynnin 1 Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma Myynti ja markkinointi tyypillisesti vastuussa ennusteista Edellisen jakson (kuukausien) ennusteiden, ennustetarkkuuden ja syyseuraus suhteiden läpikäynti Laskennallisten ennusteiden arviointi ja muokkaaminen tarvittaessa Uusien tuotteiden, kampanjoiden, lopetettavien tuotteiden ja valikoimamuutosten läpikäynti Oletusten ja riskien dokumentointi

18 3. Kapasiteetin 1 Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma Tuotanto ja hankinta tyypillisesti vastuussa kapasiteetin sta Alustavan tuotanto- ja hankintasuunnitelman muodostaminen myyntisuunnitelman perusteella Kapasiteettirajoitteiden tarkastaminen avainresursseille Poikkeuksien ratkaiseminen, mikäli mahdollista Poikkuesten määrittäminen johdolle

19 1 4. Myynnin ja tarjonnan tasapaino (Pre-SOP) Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma SOP-vastaava ja useita henkilöitä myynnin sta ja kapasiteettista Päätökset myynnin ja tarjonnan tasapainottamiseksi Dokumentoi tehdyt päätökset Dokumentoi ratkaisemattomat ongelmat Konvertoi suunnitelmat taloudellisiksi yksiköiksi johtoa varten Valmistele agenda johdon SOP-palaveria varten

20 5. Executive SOP 1 Tiedonkeruu 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin Kapasiteettirajoitukset 2 Myynnin Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Pääköset ja pelisuunnitelma Kuukausittaisen SOP-prosessin päätös, tavoitteena Käydä läpi ja hyväksyä tai muokata SOP-tiimin tekemiä päätöksiä Tehdä päätökset, joita ei ole voitu tehdä aiemmissa prosessin vaiheissa Määrittää prosessin tavoitteet Mukana tyypillisesti johtajat myynnistä, markkinoinnista, toimitusketjusta, tuotannosta, jne.

21 Tietojärjestelmät prosessin tukena Hyvät uutiset: Lähes kaikki osaavat käyttää Exceliä! Excelilläkin voi pilotoida, ja pääosassa kuitenkin prosessi, ei järjestelmä Huonot uutiset: Suuri osa potentiaalista menetetään, mikäli huono järjestelmätuki häiritsee työtä Olennaista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten käytettävissä heti kuukauden ensimmäisinä päivinä! Ilman mahdollisuutta pureutua ylätason lukuihin, sop-prosessita voi tulla pelkkää byrokratiaa Toiminnanohjausjärjestelmä, sen lisämoduulit ja dedikoidut ohjelmistot Nimikemäärän kasvaessa laskennalliset ennusteet ehtona tehokkaalle prosessille Useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä jonkinlainen tuki laskennalliselle ennustamiselle, mutta käytännössä erittäin harvat yritykset pystyneet hyödyntämään

22 SOP-prosessi SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin?

23 SOP on matka ei määränpää Aloita perusasioista Tarkenna prosessia Pilotoi, opi tekemällä ja paranna

24 1. Aloita perusasioista Tehtävä# Kuvaus 1 Järjestä tiedotustilaisuus 2 Määritä SOP -tiimijäsenet - Myynnin / Kysynnän ennustaminen (myynti, markkinointi) - Kapasiteetti ja tarjonta (tuotanto, logistiikka) - IT, järjestelmätuki - jne. 3 Aseta seuraavien SOP-palaverien päivämäärät 4 Määritä ryhmät ja horisontit 5 Valitse SOP:n KPI:t - Myyntiennuste vs. toteuma (ennustetarkkuus) - Tuotantosuunnitelma vs. toteuma - Toteutunut vs. suunniteltu varastotaso/kierto - Asiakaspalvelu (esim. toimitusvarmuus) - Taloudelliset mittarit - jne. 6 Määritä SOP-palaverin agenda - Edellisen jakson toteumat (ennusteet, tuotanto...) - Seuraavan jakson suunnitelmat - Kampanjatuotteet, uudet tuotteet... - Päätöksiä vaativat asiat

25 2. Tarkenna prosessia Prosessin kalenterilinkitys Päivitä toteumaluvut - Tarkista ja korjaa tarvittaessa Tilastollinen kysyntäennuste Myynnin kommentit Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset Myyntisuunnitelman DL Tuotantosuunnitelman päivitys Tuotantosuunnitelman DL Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset SOP-kokous (poikkeukset ratkaistu) - Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset Johdon SOP-palaveri Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset

26 3. Pilotoi, opi tekemällä ja paranna Seuraa KPI-mittariden kehitystä ja osumatarkkuutta, tee muutoksia prosessiin tarvittaessa Kokonaisprosessi Asiakastyytyväisyys (esim. toimitusvarmuus) Myynnin kehitys Markkinaosuus Myynnin Ennustetarkkuus Myyntisuunnitelmat asiakasryhmittäin Uusien tuotteiden lanseeraus Eräpäivät, virstanpylväät Time to market Tuotannon ja tarjonnan Suunniteltu vs. toteutunut tuotantomäärä Toimitusvarmuus Vaihtokustannukset, dumpit

27 Opetukset ja kokemukset Ennusteet ohjaavat koko prosessia Prosessin ja toiminna tehokkuus on suuressa määrin riippuvainen ennusteprosessin toimivuudesta Tiedon oikeellisuus, oikea-aikaisuus ja saatavuus ennakkoehtoina toimivalle prosessille Mahdollisuus lisätä tehokkuuttaa paremman tiedon avulla

28 SOP-prosessin ymmärtäminen on helppoa, haasteena on muutoshallinta

29 Kiitos! Kysymyksiä?