Kotkan kaupungin 994 SÄÄDÖSKOKOELMA Nro 27

Transkriptio

1 Kotkan kaupungin 994 SÄÄDÖSKOKOELMA 2001 Nro 27 SAATAVIEN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET (Hyväksytty valtuustossa ) YLEISPERIAATTEET 1. Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti. Laskutuksessa ja perinnässä on noudatettava lakeja sekä Kotkan kaupungin taloussääntöä. Lisäksi on otettava huomioon Kotkan kaupunkia sitovat sopimukset, nämä laskutus- ja perintäohjeet sekä hyvä kauppatapa, hyvä perintätapa ja hyvän asiakaspalvelun vaatimukset. 2. Näitä ohjeita noudatetaan soveltuvin osin myös julkisoikeudellisten sekä eri lakeihin perustuvien maksujen laskutuksessa ja perinnässä. Nämä ohjeet on myös otettava huomioon sisäisessä laskutuksessa lukuun ottamatta maksun suorittamista ja viivästymistä koskevia määräyksiä. LASKUTUS 3. Laskutus on suoritettava vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten perusteella. Laskutuksesta vastaa se virasto, toimisto tai laitos, joka on luovuttanut hyödykkeen, suorittanut työn tai jonka toimesta muu laskutusperuste on syntynyt, ellei laskutusta ole määrätty jonkun muun viranomaisen tehtäväksi. 4. Laskutuksen perusteena olevat asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät selkeästi laskutuksessa tarvittavat tiedot. Sopimuksissa, tilausvahvistuksissa ja tilauksissa on mainittava maksuehdot, maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset sekä laskutuksesta vastaavan yksikön yhteystiedot. 5. Laskutus on toimitettava viipymättä ja viimeistään kahden viikon kuluessa laskutusperusteen syntymisestä. Jos veloitusperuste muodostuu kuukautta pidemmän ajan kuluessa, ennen lopullisen laskun lähettämistä on lähetettävä osalaskuja, ellei saatavan vähäisyydestä muuta johdu. On pyrittävä siihen, että laskutettava määrä vastaa sen hetkistä kaupungin saatavaa. Ennakko-, arvio- tai osalaskutuksessa on tasauslasku laadittava vähintään kerran vuodessa. Sopimuksien laadinnassa on huomioitava mahdollisuus periä ennakkomaksuja. Ennakkomaksuehdot eivät saa olla kohtuuttomia. 6. Laskutuksessa käytetään rahatoimiston hyväksymiä laskulomakkeita, viitemerkintää ja pankkiviivakoodia, mikäli laskutusjärjestelmä sen tuottaa.

2 2 (7) Laskutusta ja perintää varten on selvitettävä seuraavat tiedot: - tilaajan nimi ja yhteystiedot - maksajan nimi, jos eri kuin tilaaja, ja yhteystiedot - maksajayrityksen kauppa- tai muuhun rekisteriin merkitty toiminimi - maksajan yritystunnus tai henkilötunnus - laskutusosoite - yhtymän osalta on selvitettävä yhtymän osakkaat sekä asioita hoitavan henkilön nimi, syntymäaika ja yhteystiedot (Yhtymä on esim. rekisteröimätön osakeyhtiö tai yhdistys, kuolinpesä tms.) Laskusta tulee ilmetä: 1. Kotkan kaupungin nimen lisäksi laskuttavan viraston, toimiston tai laitoksen nimi. 2. Velallisen nimi ja osoite sekä laskutusosoite. 3. Laskun päiväys; laskut päivätään postituspäivän mukaisesti. 4. Laskun numero. Laskujen numerointi on järjestettävä sellaiseksi, että laskut voidaan yksilöidä ja laskutuksen hoitoa valvoa. Laskun eräpäivä ja maksuaika. Yleensä käytetään kahden viikon maksuaikaa. 5. Laskutuksen perusteet, kuten kohde, määrä ja aika riittävästi yksilöityinä. 6. Maksettava rahamäärä. 7. Alv-merkintä. Laskuissa on eriteltävä arvonlisäveron määrä sekä mainittava alv-%, vaikka alv olisi 0 %. 8. Määräaika muistutuksen tekemiseen. Huomautusaika on kahdeksan (8) päivää, jollei muuta ole sovittu tai määrätty. 9. Maksun myöhästymisestä aiheutuva viivästyskorko ja perimispalkkio. Viivästyskorkoprosentti on mainittava laskussa. 10. Maksupaikat ja pankkiyhteydet tilinumeroineen. 11. Keneltä asiakas voi saada laskuun liittyviä lisätietoja. 12. Kirjanpidon tulotili, johon lasku kirjataan, mikäli laskussa ei ole viitettä. 7. Eräpäivää määriteltäessä on otettava huomioon postinkulkuun kuluva aika, jota ei lueta maksuaikaan kuuluvaksi.

3 3 (7) Mikäli laskutus siirtyy vuoden vaihteen yli ja lasku on päivättävä , on laskuun merkittävä eräpäivä, joka on määritelty laskun lähettämispäivästä. 8. Liikaa laskutettu määrä korjataan hyvityslaskulla ja laskuun on selkeästi merkittävä sana hyvityslasku. 9. Pienerien kohdalla on suositeltavinta käyttää käteisperintää tai kerättävä useampia saatavia yhteen laskuun, jolloin ne voidaan laskuttaa yhdessä. MAKSUN SUORITUS JA VIIVÄSTYSSEURAAMUKSET 10. Lasku on maksettava Kotkan kaupungin tilille rahalaitoksiin tai rahatoimiston tai Karhulan palvelukonttorin kassaan. 11. Maksuajan pidennyksestä enintään 6 kuukauden ajaksi päättää laskuttanut viranomainen. Rahatoimistolla on oikeus sopia aravalainaasiakkaiden kanssa velkakirjan ehdoista poikkeavasta sekä yli 6 kuukauden maksuajasta asiakkaan taloudellisen tilanteen perusteella. Maksuajan pidennyksen myöntävän viranomaisen on tarvittaessa vaadittava vakuus velan maksamiselle. 12. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästysajalta perittävä laskussa ilmoitettu viivästyskorko. Viivästyskorko laskutetaan erikseen, liitetään seuraavaan laskuun tai peritään käteissuorituksen yhteydessä. 13. Erääntyneestä ja maksamattomasta saatavasta on lähetettävä maksumuistutus viimeistään 30 päivän kuluessa eräpäivästä. Maksumuistutuksessa on oltava ainakin seuraavat tiedot: - Kotkan kaupungin nimi ja yhteystiedot - saatavan peruste - laskun erittely ja laskun kokonaissumma - perimispalkkio - maksuosoite ja aikataulu - tieto siitä, kenelle huomautukset saatavasta ja perintäkuluista pitää esittää ja missä ajassa Velalliselle on varattava maksamiseen ja huomautusten esittämiseen aikaa vähintään 14 päivää laskettuna siitä, kun velallisen voidaan olettaa vastaanottaneen maksumuistutuksen. Maksumuistutuksia lähetetään 1-2 kappaletta. Viimeistään jälkimmäisessä muistutuksessa on velalliselle ilmoitettava viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset, esim. saatavan siirto perintätoimiston perittäväksi tai kaupungin oman oikeudellisen perinnän aloittaminen. Muiden kuin julkisoikeudellisten saatavien maksumuistutuksista peritään perimispalkkio.

4 4 (7) 14. Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää tai käyttää muita keinoja kaupungin vahingon pienentämiseksi. Tällöin on kuitenkin otettava huomioon lainsäädännön mahdollisesti asettamat vaatimukset toimitusten tai palvelusten tarjoamisen jatkamiselle. 15. Mikäli velallista on haettu konkurssiin tai velallinen on hakenut julkista haastetta, pitää virastojen ja laitosten ilmoittaa saatavistaan keskusviraston lainopilliselle osastolle valvontaa varten. 16. Kuittausoikeutta on käytettävä aina silloin kun se on mahdollista. Sopimuksiin on tarvittaessa lisättävä kuittauslauseke. Pakkokuittausta käytetään molemmin puolin erääntyneisiin saataviin. Kuittauksesta on aina lähetettävä kuittausilmoitus, jonka tulee sisältää ilmoitus kuitattavista saatavista erittelyineen (pääoma, korko, viivästyskorko). 17. Maksun liikasuoritus on palautettava viipymättä, ellei sitä käytetä erääntyneen saatavan kuittaukseen. Toistuvissa laskutuserissä liikasuoritus voidaan velallisen suostuessa käsitellä vastaisten erien ennakkomaksuna. Liikasuorituksia, joiden palautuskustannukset ovat suuremmat kuin suoritus, ei palauteta. 18. Vapaaehtoisessa perinnässä on mahdollista käyttää Kotkan kaupungin kanssa sopimuksen tehneen perintätoimiston tarjoamaa maksumuistutuspalvelua. SAATAVIEN OIKEUDELLINEN PERINTÄ 19. Saatavien oikeudellinen perintä on käynnistettävä välittömästi saatavan vapaaehtoisen perinnän epäonnistuttua. Perintää hoitavalle viranomaiselle, asiamiehelle tai perintätoimistolle on annettava asian hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot ja asiakirjat. 20. Lain tai asetuksen nojalla ilman tuomiota tai päätöstä suoraan ulosottokelpoiset saatavat lähetetään perittäväksi ulosottoviranomaiselle. Saatavat voidaan lähettää sitä ennen perintätoimistoon vapaaehtoiseen perintään. Yksityisoikeudelliset saatavat lähetetään ensisijaisesti kaupungin kanssa sopimuksen tehneen perintätoimiston perittäväksi. Epäselvissä ja mutkikkaissa asioissa on kuitenkin syytä neuvotella tilanteesta keskusviraston lainopillisen osaston kanssa, joka voi myös huolehtia perintätoimenpiteistä. 21. Keskusviraston on tarvittaessa annettava asianomaiselle toimintayksikölle selostus hoitamistaan perintäasioista ja niissä käytetyistä toimenpiteistä sekä perinnän tuloksettomuudesta. 22. Eräpäivän jälkeen tehty maksusuoritus on otettava vastaan, vaikka saatava on jo perinnässä. Tällöin peritään lisäksi viivästyskorko, perimispalkkio ja asian hoidosta aiheutuneet kulut. Saatavan osasuoritus katsotaan

5 5 (7) ensisijaisesti kulujen, viivästyskoron, koron ja pääoman suoritukseksi edellä mainitussa järjestyksessä. 23. Keskusviraston lainopillisella osastolla ja perintätoimistolla, sen hoidettavana olevissa velkomuksissa, on oikeus tehdä perittävänä olevia saatavia koskevia maksusuunnitelmia. 24. Saatavan perintää ei saa kohdistaa alaikäiseen eikä vajaavaltaiseen. Mahdollisen oikeustoimen tekemiseen on saatava vanhempien tai edunvalvojan suostumus. Myöskään vanhentunutta tai perusteettomaksi osoittautunutta saatavaa ei saa periä. KIRJANPITO Perinnän on oltava hienotunteista ja ulkopuolisilta huomaamatonta eikä perintä saa aiheuttaa velalliselle kohtuutonta haittaa. Perinnässä on huomioitava kuluttaja-asiamiehen ohjeet hyvästä perintätavasta. 25. Laskutukset kirjataan suoriteperusteisesti kirjanpitoon tuloiksi ja saataviksi. 26. Kirjanpito ja saatavareskontra on järjestettävä niin, että saatavien kertymistä voidaan jatkuvasti seurata. 27. Saataviksi kirjatut virheelliset laskut korjataan tilivuoden aikana hyvitys- tai lisälaskulla. 28. Kirjanpitolain mukaan saatavat, joista ei todennäköisesti enää kerry suorituksia, on poistettava kirjanpidon saatavatileiltä. Laskuttavan viranomaisen pitää huolehtia siitä, että vanhat saatavat, joita ei ilmeisesti saada perittyä, poistetaan kirjanpidosta. Pääsääntöisesti kirjanpidossa seurataan saatavia vain kolmelta viimeiseltä tilivuodelta. 29. Saatavien kirjaamatta jättämisestä ja tileistä poistamisesta päättää asianomainen lautakunta tai johtokunta, ellei johtosäännössä toisin määrätä, ja keskusviraston ja rahatoimiston osalta kaupunginhallitus. 30. Kirjanpidosta poistettujen saatavien perintää pitää jatkaa omalla tai perintätoimiston suorittamalla jälkiperinnällä, ellei ole ilmeistä, ettei saatava enää kerry. On huolehdittava siitä, että suurehkojen saatavien vanheneminen estetään. KÄTEISPERINTÄ 31. Kotkan kaupungille tuleva maksu on ensisijaisesti perittävä käteisellä silloin, kun maksu on määrältään vähäinen. Käteisperintää suorittavista toimipisteistä rahatoimiston pitää laatia luettelo. Toimialan määräämä viranhaltija suorittaa käteiskassan tarkastuksen. 32. Sen lisäksi, mitä Kotkan kaupungin taloussäännössä on määrätty käteisperinnästä, noudatetaan asiassa seuraavia yleisohjeita:

6 6 (7) 1. Kuittilomakkeiden, lippujen ja lipukkeiden painatuksen hoitaa materiaalikeskus. 2. Kuittien jakelusta ja käytön seurannasta vastaa rahatoimiston laskentaosasto tai sen luvalla muu toimintayksikkö, jolloin kuittien hankintalaskujäljennös pitää toimittaa laskentaosastolle. 3. Käteiskuitteihin on eriteltävä arvonlisäveron määrä sekä mainittava alv-%, vaikka alv olisi 0 %. 4. Kertyneet maksut tilitetään rahatoimiston kanssa sovittavin määräajoin rahatoimiston ilmoittamalle pankkitilille tai rahatoimiston tai Karhulan palvelukonttorin kassaan. 5. Toimintayksiköissä säilytettävät kuittikannat ja rahatoimiston laskentaosastolla säilytettävät tilityskuitit järjestetään ja arkistoidaan siten, että maksujen kanto sekä niiden tilitys on välittömästi tarkistettavissa. 6. Muutoin noudatetaan kaupunginhallituksen ja rahatoimiston antamia ohjeita. 33. Maksu voidaan suorittaa myös pankkikortilla. ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ Pankkikorttikoneen tai maksupäätteen käyttöoikeuden myöntää rahatoimisto. Mikäli maksu ylittää 50 euroa, on maksunsaajan tarkistettava maksajan henkilöllisyys. Maksulomakkeeseen lisätään henkilötunnuksen tunnusosa sekä mistä asiakirjasta henkilöllisyys on todettu. Mikäli maksu ylittää 150 euroa, eikä maksupäätejärjestelmä varmenna tapahtumaa automaattisesti, varmennus on tehtävä pankkien varmennuspalvelunumerosta. 34. Rahatoimistolla on oikeus antaa tarvittaessa näihin ohjeisiin perustuvia ja näitä täydentäviä laskutusta, perintää ja tilinpitoa koskevia ohjeita. Toimialoilla on oikeus antaa em. asioista sisäisiä ohjeita. Toimialojen sisäiset ohjeet on saatettava tiedoksi rahatoimistolle ja tarkastustoimistolle. 35. Kaupunginhallitus antaa näiden ohjeiden liitteessä erityisohjeita erikseen laskutettavan viivästyskoron ja perimispalkkion suuruudesta sekä perinnästä luopumisesta. VOIMAANTULO Kaupunginhallitus voi yksittäistapauksessa antaa näistä ohjeista poikkeavia määräyksiä. 36. Nämä ohjeet tulevat voimaan

7 7 (7) Samalla kumotaan kaupunginvaltuuston hyväksymät saatavien laskutus- ja perintäohjeet. Hyväksytty kaupunginvaltuustossa LIITE Kaupunginhallituksen erityisohjeet (kohta 35.)

8 1 LIITE KAUPUNGINHALLITUKSEN ERITYISOHJEET Kotkan kaupunginhallituksen laskutus- ja perintäohjeiden liite kohtaan Viivästyskorko 2. Maksumuistutukset 3. Perimispalkkio 4. Palautus 5. Perintä 6. Pankkikortilla maksaminen Viivästyskorkona käytetään korkolain, jonkin muun lain tai sopimusten perusteella määrättyä viivästyskorkoa. Korkolain mukainen viivästyskorko on alkaen 11 %. Valtiovarainministeriö ilmoittaa vuosittain joulukuussa seuraavan vuoden viivästyskoron määrän. Pienin erikseen laskutettava viivästyskorko on 16 euroa. Maksumuistutuksia lähetetään velalliselle yksi tai erityisessä tapauksessa kaksi. Ensimmäinen maksumuistutus lähetetään viimeistään 30 päivän kuluessa ja toinen muistutus viimeistään 60 päivän kuluessa laskun eräpäivästä. Maksun laiminlyönnistä johtuvasta maksumuistutuksesta peritään 5 euron suuruinen perimispalkkio. Perimispalkkio lisätään laskuun vain kerran riippumatta muistutusten määrästä. Jos asiakas on maksanut liikaa, ei 2 euroa pienempää summaa palauteta. Maksumuistutusten jälkeinen perintä voidaan jättää käynnistämättä, jos saatava on alle 25 euroa tai mikäli periminen aiheuttaa kaupungille saatavaa suuremmat kustannukset. Perintä on kuitenkin aloitettava, jos saatavia on lukuisia ja summa ylittää 25 euroa tai jos perintään on muuten erityistä aihetta. Pankkikortilla suoritettavan maksun tulee olla vähintään 5 euroa. Pankkien varmennuspalvelun puhelinnumero on H:\Tyot\KEVI\Asianhallintayksikko\Saadokset\994LIITE.DOC