SOSTEN organisaatioselvitys

Transkriptio

1 SOSTEN organisaatioselvitys Tausta Organisaatioselvityksen avulla arvioidaan SOSTEn onnistumista muutoksessa. Selvityksen tarkoitus on palvella koko organisaation kehittämistä ja siinä tarkastellaan myös organisaation muutostarpeita. SOSTEn toiminnan onnistumisen arvioimiseksi ja muutostarpeiden määrittelyä varten tarkastellaan SOSTElle yhdistämissopimuksessa esiintuotua tarkoitusta ja perustehtäviä ja niiden toteuttamiseksi luotua organisoitumisen muotoa. SOSTEn tavoitteena on olla sosiaali- ja terveyspoliittinen vaikuttaja ja asiantuntija, joka rakentaa sosiaalisen hyvinvoinnin ja terveyden edellytyksiä, ihmisten osallistumismahdollisuuksia sekä oikeudenmukaista ja vastuullista yhteiskuntaa yhteistyössä jäsentensä ja muiden tahojen kanssa. Toiminnan ja talouden suuntaviivoissa määritellään yksiköiden tehtävät. Yleisenä suuntaviivana on luoda yhteistoiminnassa jäsenten kanssa SOSTEsta johtava hyvinvointipoliittinen toimija, rakentaa kaikille hyvän elämän edellytykset järjestöjen, muiden tahojen ja eri hallinnonalojen yhteistyönä, määritellä strategiatyössä yhdessä jäsenten kanssa toiminnan tarkoitus ja tavoitteet, selkeyttää osana strategiatyötä kattojärjestön ja jäsenten välinen suhde sekä kehittää hyvää hallintotapaa yhdessä muiden kattojärjestöjen kanssa. SOSTE koostuu esikunnan lisäksi neljästä henkilörakenteeltaan samantyyppisestä yksiköstä, joita ovat talous ja hallinto, sosiaali- ja terveyspolitiikka, kansalaistoiminta ja järjestöjen toimintaedellytykset sekä jäsenpalvelut. Viestintä omana yksikkönään läpileikkaa kaikki muut yksiköt. SOSTEn tavoitteiden ja toimintatapojen arviointi Selvitys toteutetaan käyttämällä CAF (Common Assessment Framework) mallia, joka on tarkoitettu organisaatioiden arviointiin ja kehittämiseen ja jonka avulla on mahdollisuus paikantaa organisaation vahvuuksia ja parantamisalueita. CAF malli sovelletaan SOSTEn tarpeisiin. Arvioitavia alueita on kahdeksan. Nämä jakautuvat 26 alakohtaan, jotka kuvaavat kullakin arviointialueella tarkasteltavia ilmiöitä. Niihin sisältyy joukko indikaattoreita (n. 50), joiden avulla on osoitettavissa kunkin alueen onnistumisen aste (kuvio 1). Kahdeksan arviointialuetta sisältävä malli kattaa kaikki organisaation toiminnan kannalta keskeisimmät osaalueet. Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat niitä organisaation toimintoja (johtajuus, henkilöstö, strategiat ja toiminnan suunnittelu, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit), joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet ja tavoitellut tulokset. Lisäksi arvioidaan henkilötuloksia, järjestö (asiakas) tuloksia ja yhteiskunnallisia tuloksia. Organisaation toiminnan kannalta keskeiset osa-alueet (arviointialueet 1-5) ovat keskinäisessä riippuvuussuhteessa. Arviointialueet 1-5 määrittelevät, mitä organisaatio tekee ja miten hyvin se suoriutuu tehtävistään. Toimintatavoilla ja tuloksilla (arviointialueet 6-8) on keskinäisiä syy- ja seuraussuhteita. Arvioinnissa tarkastellaan myös sitä, missä määrin esitetyt tulokset ovat seurausta kuvatuista toimintatavoista. Yhteyden näkemien on tarpeen. On tiedettävä, mistä prosesseista tulos synty, jotta saadun tulostiedon perusteella kyetään parantamaan toimintaa.

2 Kuvio 1. CAF malli Arviointialue 1: Johtajuus Johtajat määrittelevät organisaation toiminnan suunnan. Johtajat kehittävät, toimeenpanevat ja seuraavat organisaation toimintaa ja sen johtamisjärjestelmiä. Johtajat ovat keskeinen linkki organisaation ja poliittisten päättäjien välillä. 1. organisaation ohjaaminen kehittämällä sen mission, vision ja arvot 2. organisaation johtamisjärjestelmän kehittäminen 3. organisaation henkilöstön tukeminen ja motivoiminen sekä roolimallina toimiminen 4. huolehtiminen yhteydenpidosta poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin niin, että jaettu vastuu toteutuu

3 Arviointialue 2: Strategiat ja toiminnan suunnittelu Organisaatio toteuttaa missiotaan ja visiotaan selkeän sidosryhmäsuuntautuneen strategian kautta ottaen huomioon poliittiset linjaukset ja sidosryhmien tarpeet. Strategia muunnetaan suunnitelmiksi, tavoitteiksi ja mitattaviksi tavoitteiksi. 1. tietojen kerääminen sidosryhmien nykyisistä ja tulevista tarpeista 2. strategiaa ja suunnittelua päivitetään ottamalla huomioon olemassa olevat resurssit ja sidosryhmien tarpeet 3. strategiaa ja toiminnan suunnittelua toteutetaan koko organisaatiossa 4. uudistusten ja innovaatioiden suunnitteleminen, toimeenpano ja arviointi Arviointialue 3: Henkilöstö Henkilöstö on organisaation tärkein voimavara. Tapa, jolla työntekijät tekevät keskenään yhteistyötä ja käyttävät olemassa olevia resursseja ratkaisee organisaation menestyksen. Kunnioitus, keskustelu, voimaannuttaminen ja turvallisen ja terveellisen ympäristön tarjoaminen, ovat keskeisiä tapoja varmistaa ihmisten sitoutuminen ja osallistuminen organisaation menestymiseen. 1. henkilöstöresurssien suunnittelu, hallinnointi ja parantaminen avoimesta strategian ja suunnitelmien mukaisesti 2. henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttö niin, että voidaan yhdistää henkilökohtaiset ja organisaation tavoitteet 3. henkilöstön avoimen vuoropuhelun kehittäminen osallistamalla (tiimityöhön kannustaminen) Arviointialue 4: Kumppanuudet ja resurssit Strategian toteutumista ja prosesseja tuetaan hallitsemalla ulkoisia kumppanuuksia. Kumppanuudet ovat resursseja ja tukevat SOSTEn toiminnan onnistumista. 1. tärkeimpien kumppanuuksien kehittäminen ja hyödyntäminen (strategisten kumppanien tunnistaminen ja oikeanlaiset kumppanuudet) 2. kumppanuussuhteiden kehittäminen jäsenyhteisöjen kanssa 3. taloushallinto (strategisten tavoitteiden toteutumisen tukeminen) 4. tiedon hallinta (organisaation ulkopuolelta saatavan tiedon tehokas hyödyntäminen, strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden mukaisten järjestelmien luominen tiedon hallintaan, säilyttämiseen ja arviointiin) 5. teknologian hallinta (yhtenäinen teknologiapolitiikka ja teknologian hyödyntäminen tarkoituksenmukaisesti) 6. toimitilojen hallinta

4 Arviointialue 5: Prosessit Miten SOSTE määrittelee, hallinnoi, parantaa ja kehittää avainprosessejaan tukemaan strategiaansa ja suunnitelmiensa toteutumista. Prosessi on sarja peräkkäisiä toimintoja, jotka muuttavat panokset tuloksiksi tai tuotoksiksi ja vaikutuksiksi. Ydinprosessit ovat keskeisiä tuotteiden ja palvelujen tuottamiselle, hallintoprosessit ohjaavat organisaatiota ja tukiprosessit tarjoavat tarvittavat resurssit. Avainprosessit ovat arvioinnin kohteena. Prosessit liittyvät SOSTEn missioon. 1. prosessit tunnistetaan, niitä suunnitellaan ja parannetaan jatkuvasti mm. (ulkopuoliset sidosryhmät mukana avainprosessien suunnittelussa ja kehittämisessä, resurssien allokointi niiden tärkeyden mukaan sen perusteella, miten keskeisiä ne ovat SOSTEn strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi) 2. järjestölähtöisten palveluiden ja tuotteiden kehittäminen ja tuotanto 3. prosessien kehittäminen sidosryhmien kanssa Arviointialue 6: Järjestötulokset/asiakastulokset SOSTEn suhde jäsenyhteisöihin on monitahoinen. 1) Asiakassuhteesta on kyse silloin, kun tarjotaan palvelua. 2) Sidosryhmä- tai kumppanuussuhteesta on kyse silloin, kun SOSTE määrittelee tai toimeenpanee asioita, joilla on sosiaalisia tai taloudellisia vaikutuksia yhteiskunnan toimintaan. Tarkastellaan tuloksia, joita SOSTE on saavuttanut pyrkiessään vastaamaan järjestöjen odotuksiin. 1. järjestöjen ja rahoittajien tyytyväisyysmittauksien tulokset: - organisaation yleistä kuvaan koskevat tulokset (yleinen luottamus SOSTEen ja sen toimintaan) - osallisuutta koskevat tulokset (sidosryhmien osallisuuden laajuus tuotteiden, palvelujen suunnittelussa ja tuotannossa ja niitä koskevassa päätöksenteossa) - palveluita koskevat tulokset (palvelusitoumukset; tiedon saatavuuden, täsmällisyyden ja avoimuuden kehittämisen laajuus) Arviointialue 7: Henkilöstötulokset Henkilöstötulokset koskevat henkilöstön osaamista, motivaatiota, työtyytyväisyyttä ja suorituskykyä. Millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut vastatessaan henkilöstön tarpeisiin ja odotuksiin? 1. henkilöstön motivaation ja työtyytyväisyysmittausten tulokset: - yleistä tyytyväisyyttä koskevat tulokset (kokonaiskuva SOSTEsta ja sen suorituskyvystä suhteessa jäsenyhteisöihin ja ympäröivään yhteiskuntaan) - henkilöstön tyytyväisyys johtamiseen ja johtamisjärjestelmiin (organisaation suhtautumisen innovatiivisuuteen; käsitys ylimmän johdon ja keskijohdon johtamiskyvystä)

5 - tyytyväisyyttä työoloihin koskevat tulokset (työhyvinvoinnin tukeminen, työaikajoustot, työ- ja yksityiselämän yhteensovittaminen, tasa-arvo ja yhdenvertaisuuskysymykset) 2. henkilöstötulosten indikaattorit (suorituskyky, osaaminen, motivaatio ja osallisuus, tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämisen taso) Arviointialue 8: Yhteiskunnalliset tulokset Millaisia ympäröivään yhteisöön vaikuttavia tuloksia organisaatio on saavuttanut paikallisesti, kansallisesti tai kansainvälisesti. Tarkastellaan sellaisia SOSTEn toiminnasta seuraavia tavoiteltuja tuloksia tai tahattomia sivuvaikutuksia, jotka vaikuttavat ympäröivään yhteiskuntaan, mutta jotka eivät kuulu SOSTEn perustehtävään. Arvioidaan taloudellisia vaikutuksia, sosiaalisia vaikutuksia (esim. vajaakuntoisten työllistyminen), elämänlaatua koskevat vaikutuksia, ympäristövaikutuksia sekä yhteiskunnan demokraattisen kehityksen tukea. 1. sidosryhmien näkemykset organisaation yhteiskunnallisista tuloksista (10 indikaattoria) 2. yhteiskunnallisia tuloksia koskevat indikaattorit (9 indikaattoria) SOSTEn toiminnan onnistuminen Tuloksellisuus ilmaisee toiminnan onnistumisen astetta. Tuloksellisuus on organisaation tai sen yksikön kokonaistavoitteiden saavuttamista ilmaiseva yläkäsite. Tuloksellisuus tarkoittaa neljää pääulottuvuutta, jotka ovat vaikutukset, palvelukyky, aikaansaannoskyky sekä tuottavuus ja taloudellisuus. SOSTEn tuloksellisuuden kokonaisuus voidaan kuvata nelikenttänä, jossa vaikutukset ja palvelukyky muodostavat tuloksellisuuden ulkoiset ulottuvuudet, ja aikaansaannoskyky ja tuottavuus ja taloudellisuus kuvaavat järjestön sisäistä tuloksellisuutta (kuvio 2). Vaikutukset Ulkoinen Tuloksellisuus Palvelukyky Sisäinen Tuottavuus ja taloudellisuus Kuvio 2. SOSTEn tuloksellisuus

6 Vaikutukset kuvaavat toiminnan tavoitteiksi asetettujen yhteiskunnallisten tilojen aikaansaamisen astetta ja vaikutusta kansalaisiin, järjestöihin ja yhteiskuntaan suhteessa vaikutuksille asetettuihin tavoitteisiin. Puhutaan yhteiskunnallisesta vaikutuksesta. Palvelukyky kuvaa jäsenpalvelujen toimivuudelle ja laadulle asetettujen tavoitteiden toteutumisen astetta. Palvelukyky tarkoittaa SOSTEn toimintojen asiakasulottuvuuden ja asiakaspalvelun onnistumista Asiakkaina voivat olla kansalaiset ja järjestöt. Tuottavuus on tuotosten ja panosten suhde, kun panokset ilmaistaan tuotannontekijöinä. Tiedon kerääminen arvioinnin pohjaksi SOSTEn kokonaistuloksellisuuden (uuden organisaation käynnistymisen ja sen toiminnan onnistuminen) arvioimiseksi tietoa kerätään yhteisö- ja yksilöperusteisesti sekä yleis- ja erityisperusteisesti (kuvio 2). Yleinen 2. Dokumentit edellytykset 3. Tilastot volyymitieto Yhteisö Kokonaistuloksellisuus Yksilö Yksilö 1. Professioarviointi asiantuntijatieto 4. Käyttäjäarviointi käyttäjien/osallisten näkemykset (kokemustieto) Erityinen Kuvio 2. Tuloksellisuusarvioinnin kentät Asiantuntijatietoa kerätään sidosryhmien edustajilta (mm. media ja valtakunnalliset ja alueella toimivat poliittiset päätöksentekijät) ja kumppaneilta sekä rahoittajilta. Tätä varten järjestetään tilaisuus, johon kutsutaan noin 15 sidosryhmäedustajaa. Tilaisuudessa käydään läpi SOSTEn toimintaa ja rakenteita sekä kuvataan toiminnan toteutumista ja onnistumista suhteessa tavoitteisiin. Sen jälkeen ryhmä käy arvioivan keskustelun ja tekee ehdotuksia tulevaisuuden kehittämissuunnista. Lisäksi haastatellaan SOSTEn hallituksen jäsenet ja valtuuston puheenjohtaja.

7 Toiminnan sisältöä ja edellytyksiä käydään läpi kaikista SOSTEa koskevista dokumenteista (asiakirjoista ja hallituksen pöytäkirjoista sekä medianäkyvyydestä). Hyödynnetään vuoden 2012 aikana toteutuneet henkilöstön tekemät arvioinnit. Tilastotieto sisältää toiminnan ja taloudellisen panostuksen määrää koskevia lukuja. Arvioidaan tuotoksien määrää suhteessa SOSTEn perustehtävään ja toiminnan suunnittelussa asetettuihin tavoitteisiin. Käyttäjillä ja osallisilla tarkoitetaan järjestöjä (SOSTEn jäsenjärjestöjen edustajia ja yhteistyöjäsenedustajia, yhteistyökumppaneita sekä SOSTEn henkilöstöryhmiä). Haastatellaan noin 20 jäsenjärjestö- ja yhteistyöjäsenedustajaa. SOSTEn hankkeissa olevista yhteistyökumppaneista haastatellaan neljä (4). SOSTEn johtoryhmän edustajille (6 henkilöä) tehdään teemahaastattelu. SOSTEN päälliköt kutsutaan fokusryhmään ja muille henkilöstöön kuuluville ryhmille järjestetään tilaisuuksia, joissa on teemana Perustajajärjestöjen sulautumisen hyödyt, haitat, uhat ja mahdollisuudet. Kuinka muutoksen tuomista haasteista on selvitty? Millä tavoin kykyä muutoksen hallintaan ja sen johtamiseen voitaisiin kehittää, jotta SOSTE pystyy tulevaisuudessakin jatkuvaan muutokseen ja kuuluu edelläkävijöihin? Fokusryhmätilaisuuksia järjestetään noin neljä. Arvioinnin toteutuminen Ryhmähaastatteluissa toteutetaan paneelityyppistä konsensuskeskustelua, jossa kullekin arviointialueelle valittujen indikaattoreiden/kriteereiden täyttyminen kuvataan kuusiportaisesti: ei näyttöä tai puheen tasolla, vähän näyttöä joiltakin osin, selkeää näyttöä toiminnan kannalta keskeisistä asioista, vahvaa näyttöä lähes kaikkien oleellisten toimintojen osalta, erittäin vahvaa näyttöä kaikilta toiminta-alueilta erinomainen taso kaikilta merkityksellistä toiminta-alueilta (tavoitteisiin nähden). Jos kriteerin avulla välittynyt tieto on kielteinen, pyritään löytämään ratkaisuja ja informantit itse tuottavat kehittämisehdotuksia. Selvitys toteutetaan kevään 2013 aikana (taulukko 1) keräämällä laaja-alaisesti SOSTEa koskevaa arviointitietoa, analysoimalla se sekä tekemällä sen pohjalta johtopäätöksiä ja kehittämisehdotuksia. Selvitys valmistuu

8 Taulukko 1. Aikataulu ja tiedon keräämisen keinot kahdeksasta arvioitavasta alueesta