OHJE SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMISTÄ VARTEN

Transkriptio

1 OHJE SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMISTÄ VARTEN

2 SISÄLLYSLUETTELO Senaattilan käyttäjäksi rekisteröityminen sivut 3-25 Sähköpostiosoitteella rekisteröityminen sivut 7-14 Virtu-tunnistautumisella rekisteröityminen sivut Jos rekisteröinti epäonnistuu sivu 25 Senaattila-palveluun kirjautuminen sivut Omien tietojen hallinta sivut Palvelun etusivu: Käyttäjätuki Sähköposti Puhelin (09) , palveluaika klo

3 SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMINEN

4 SENAATTILAN KÄYTTÄJÄKSI REKISTERÖITYMINEN Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan sivulla Aloita rekisteröitymällä Senaattilan käyttäjäksi valitsemalla Luo tunnus 4

5 REKISTERÖITYMINEN Kaikkien käyttäjien on rekisteröidyttävä Senaattila-palvelun käyttäjäksi Vanhat Senaattila-käyttäjätunnukset eivät kelpaa uudessa palvelussa Rekisteröinti vaatii Työsähköpostiosoitteen, jonka toimivuus varmistetaan vahvistusviestin avulla Virkamiehen tunnistamisen Virtu-luottamusverkostoon kuuluvien organisaatioiden työntekijät voivat rekisteröityä käyttäen oman kotiorganisaation tunnistamista. Tämä mahdollistaa palvelujen käytön kertakirjautumisen avulla. Rekisteröinti Senaatin asiakasorganisaation käyttäjäksi Käyttäjä liitetään Senaatin asiakasorganisaatioon työsähköpostiosoitteen tai Virtukotiorganisaatiotiedon perusteella Käyttäjän on tarpeen tarkentaa, mitä organisaatiota hän edustaa, jos samaa sähköposti-domainia käyttää useampi Senaatin asiakasorganisaatio Käyttäjälle toimitetaan vahvistus rekisteröitymisen onnistumisesta sähköpostiin Henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan sähköpostilla Senaatin turvapostin kautta Mikäli käyttäjän asiakasorganisaatiota ei voida päätellä annetuista tiedoista, menee rekisteröintipyyntö Senaatille käsiteltäväksi ja Senaatti ottaa yhteyttä käyttäjään 5

6 REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse haluatko rekisteröityä Virtutunnistusta käyttäen vai työsähköpostiosoitetta käyttäen. Virtu-tunnistaminen tarjoaa sinulle mahdollisuuden kirjautua palveluun oman organisaatiosi käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jolloin sinun ei tarvitse muistaa uusia tunnuksia. 6

7 SÄHKÖPOSTI- OSOITTEELLA REKISTERÖITYMINEN

8 REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse rekisteröinti työsähköpostiosoitetta käyttäen. 8

9 REKISTERÖITYMINEN SÄHKÖPOSTIOSOITTEELLA Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt palvelun käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan etusivulla Syötä omat tietosi. Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. Syötä työsähköpostiosoitteesi, joka on toimiva ja käytössäsi, koska siihen toimitetaan rekisteröinnin vahvistusviesti Organisaatio, jota edustat kentän tietoa käytetään hyväksi epäselvien rekisteröintipyyntöjen selvityksessä 9

10 VAHVISTUSPYYNNÖN TOIMITTAMINEN Näet yhteenvedon ilmoittamistasi tiedoista Ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen lähetetään rekisteröitymisen vahvistuspyyntö 10

11 SÄHKÖPOSTIREKISTERÖINNIN VAHVISTAMINEN Vahvista rekisteröityminen klikkaamalla sähköpostiisi saapuneen vahvistuspyynnön sisältämää linkkiä. 11

12 EDUSTAMASI ORGANISAATION VALITSEMINEN Valitse edustamasi asiakasorganisaatio. Tämä määrittely tarvitaan, jotta voit käyttää Palvelupyynnöt sovellusta. Valittavana on sähköpostiosoitteesi perusteella tunnistetut asiakasorganisaatiot Valinnan perusteella sinulle näytetään ensisijaisesti tämän asiakasorganisaation kiinteistökohteet Senaattila Palvelupyynnöt -palvelussa. Vahvista valinta klikkaaalla Valmis -painiketta. Voit tarvittaessa muuttaa valintoja myöhemmin. 12

13 VALINNAN TALLENTAMINEN Kun valinnat on tallennettu, voit sulkea ikkunan. Voit muuttaa tietoja myöhemmin. Viimeisin tekemäsi organisaatiovalinta jää voimaan. 13

14 KÄYTTÄJÄTUNNUKSEN JA SALASANAN TOIMITTAMINEN Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan sinulle sähköpostiviestissä, joka sisältää linkin Senaatin turvapostipalveluun Avaamalla linkin pääset suojatulla selainyhteydellä lukemaan viestin, jonka sisältönä on uusi käyttäjätunnus ja salasana Kirjautumistiedot on tarkoitettu vain henkilökohtaiseen käyttöön On suositeltavaa vaihtaa salasana heti 14

15 VIRTU- REKISTERÖINTI

16 REKISTERÖINTITAVAN VALINTA Valitse rekisteröinti Virtu virkamiehen tunnistamisen luottamusverkoston avulla. 16

17 VIRTU REKISTERÖINTI Rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi hyväksyt palvelun käyttöehdot, jotka ovat luettavissa Senaattilan sivulla Valitse Virtu alasvetovalikosta oma organisaatiosi ja klikkaa Valitse 17

18 VIRTU-KIRJAUTUMINEN Valittuasi Virtukirjautumisen sinut ohjataan tunnistautumaan kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun Huom. Sinulla on oltava verkkoyhteys auki kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun (esim. organisaatiosi toimistoverkon tai VPNyhteyden kautta) Jos olet jo kirjautuneena kotiorganisaatiosi verkkoon, sinun ei tarvitse erikseen tunnistautua vaan pääset tämän vaiheen ohi kertakirjautumaan suoraan palveluun Huom. Tämän sivun sisältönä on oman kotiorganisaatiosi tarjoama tunnistuspalvelu. 18

19 VIRTU-KÄYTTÄJÄN TIETOJEN TARKISTUS JA SYÖTTÖ Tarkista Virtutunnistamisen kautta saadut tiedot ja täydennä puuttuvat tiedot Organisaatio, jota edustat kentän tietoa käytetään hyväksi epäselvien rekisteröintipyyntöjen selvityksessä Lopuksi valitse Valmis. 19

20 YHTEENVETO REKISTERÖIDYISTÄ KÄYTTÄJÄTIEDOISTA Palvelu esittää yhteenvedon käyttäjätiedoista. Lopuksi valitse Sulje. 20

21 VAHVISTUSVIESTI REKISTERÖINNIN ONNISTUMISESTA Virtu-käyttäjän sähköpostiin lähetetään vahvistusviesti rekisteröinnin onnistumisesta Toimi viestin ohjeiden mukaan: Sinun tulee vielä käydä asettamassa organisaatiotiedot ennen kuin voit käyttää Palvelupyynnötpalvelua! 21

22 OMAN ORGANISAATIOTIEDON TARKENTAMINEN Virtun kautta rekisteröityneen käyttäjän on erikseen asetettava edustamansa organisaatio Valitse Senaattilan etusivulta: Hallinnoi omia tietojasi Organisaatiotiedon päivittäminen Jos sinulla on Virtukirjautuminen voimassa, niin sinut ohjataan kertakirjautumisen avulla asettamaan organisaatiovalinnat. Muussa tapauksessa sinun on ensin tunnistauduttava kotiorganisaatiosi tunnistuspalvelulle. 22

23 EDUSTAMASI ORGANISAATION VALITSEMINEN Valitse edustamasi asiakasorganisaatio. Valittavana on Virtukotiorganisaatiosi perusteella tunnistetut asiakasorganisaatiot Valinnan perusteella sinulle näytetään ensisijaisesti tämän asiakasorganisaation kiinteistökohteet Senaattila Palvelupyynnöt-palvelussa. Vahvista valinta klikkaamalla Valmis -painiketta. Voit tarvittaessa muuttaa valintoja myöhemmin. 23

24 VALINNAN TALLENTAMINEN Kun valinnat on tallennettu, voit sulkea ikkunan. Voit muuttaa tietoja myöhemmin. Viimeisin tekemäsi organisaatiovalinta jää voimaan. 24

25 JOS REKISTERÖINTI EI ONNISTU ITSEPALVELUNA Mikäli käyttäjän Senaattilaasiakasorganisaatiota ei voida päätellä annetuista tiedoista, menee rekisteröintipyyntö Senaatin käsiteltäväksi ja Senaatti ottaa yhteyttä käyttäjään Tässä tapauksessa käyttäjälle toimitetaan tieto rekisteröinnin epäonnistumisesta sähköpostilla Rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa koskevissa kysymyksissä auttava käyttäjätuki on tavoitettavissa sähköpostilla osoitteessa 25

26 SENAATTILA-PALVELUUN KIRJAUTUMINEN

27 SENAATTILAAN KIRJAUTUMINEN Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Palvelupyynnöt on ensimmäinen Senaattilan kautta käytettävä palvelu Valitse Kirjaudu 27

28 SENAATTILA-PALVELUUN KIRJAUTUMINEN Senaattila Palvelupyynnöt palvelun etusivulta on ohjaus kirjautumissivulle Kirjautumissivulla voit kirjautua joko käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai Virtutunnistuksella sen mukaan miten olet palveluun rekisteröitynyt Syötä sähköpostilla sinulle toimitettu Käyttäjätunnus ja salasana, ja paina Kirjaudu Valitse Virtu alasvetovalikosta oma organisaatiosi ja Valitse Jos olet unohtanut salasanasi, niin pääset palauttamaan sen Kirjaudu painikkeen alla olevassa valinnalla Unohditko salasanasi? 28

29 VIRTU-KIRJAUTUMINEN Valittuasi Virtukirjautumisen sinut ohjataan tunnistautumaan kotiorganisaatiosi tunnistuspalveluun Jos olet jo kirjautuneena kotiorganisaatiosi verkossa, sinun ei tarvitse erikseen tunnistautua vaan pääset tämän vaiheen ohi kertakirjautumaan suoraan Senaattila Palvelupyynnöt palvelut Huom. Tämän sivun sisältönä on oman kotiorganisaatiosi tarjoama tunnistuspalvelu. 29

30 SENAATTILA PALVELUPYYNNÖT Onnistuneen kirjautumisen jälkeen käyttäjä ohjataan Senaattila Palvelupyynnötpalveluun 30

31 OMIEN TIETOJEN HALLINTA

32 OMIEN TIETOJEN HALLINTA Senaattilan etusivulle on koottu ohjeet palvelun käyttäjäksi rekisteröitymistä, kirjautumista ja omien tietojen hallintaa varten. Valitse Hallinnoi omia tietojasi: Omien tietojen päivittäminen Organisaatiotiedon päivittäminen (viimeisin tehty valinta jää voimaan) Salasanan vaihtaminen 32

33

34 SENAATTILA USER REGISTRATION INSTRUCTIONS

35 TABLE OF CONTENTS End user registration pages registration pages 7-13 Virtu registration pages In case of failure in registration page 22 Authentication to Senaattila pages Personal information management page 27 Senaattila front page Help desk telephone (09) (office hours 8-16) 35

36 HOW TO REGISTRATE A NEW USER FOR SENAATTILA

37 SENAATTILA END USER REGISTRATION Senaattila front page contains instructions for user registration, authentication and personal information management The front page is available only in Finnish language By registration you will accept the terms of use Start with registration (Luo tunnus) 37

38 REGISTRATION INSTRUCTIONS Registration is required for all users Old Senaattila user id s are not accepted in new service To be able to registrate you will need to have address provided by your employer. address will be verified by verification message. Employees from member organisations of Virtu federation can use their identity provided by home organisation. Virtu enables single sign-on to service. Registration to customer organisation in Senaattila User id is connected to Senaatti customer organisation based on domain or Virtu home organisation information You will need to specify what organisation you represent, in case of more than one customer organisations are using same domain or Virtu identity provider You will be notified about succesful registration by Your personal user id and password will be delivered via Senaatti secure service (Turvaposti) If Senaatti customer organisation can not be identified by the information provided in registration, then registration request will be forwarded to Senaatti and they will contact You to clarify open issuess 38

39 CHOOSE REGISTRATION METHOD Choose language EN from top right corner Choose either registration or Virtu registration With Virtu you can use your home organisation user id and password for authentication to Senaattila services 39

40 REGISTRATION

41 REGISTRATION By registering you agree the terms of service Register your personal information. Mandatory information is marked with *. Use your work address, which is valid and in use. Verification message will be delivered to this address. Your organisation field is used for resolving possible unclear registration requests. 41

42 VERIFICATION REQUEST You will be presented with summary of your registered information Verification request will be sent to you by 42

43 VERIFICATION Verify registration by following the link provided in message 43

44 CHOOSING YOUR ORGANISATION Choose your primary organisation of which property management requests you would like to submit to Senaattila Palvelupyynnöt service Click Done You can change the selection later if needed 44

45 SAVING SETTINGS Save your settings and Close You can later change your settings The last saved setting will be stored and previous settings will be overrun 45

46 DELIVERY OF USER ID AND PASSWORD User id and password will be delivered to you via Senaatti secure (Turvaposti) By clicking the link in you will get secure access to you user id and password User id and password are for your personal use only We recommend you to change your password 46

47 VIRTU REGISTRATION

48 VIRTU REGISTRATION By registering you agree the terms of service Choose your home organisation to authenticate 48

49 VIRTU AUTHENTICATION Authenticate with your home organisation identity provider Note. It may be necessary to have connection open to your organisation network (e.g. via VPN) to be able to authenticate If you already are logged in to your home network, you are probably not asked for user id and password, and you will be directed to servive with Single Sign-On Note this page depends on your home organisation identity provider. 49

50 REGISTER USER INFORMATION Check and register required information Your organisation field is used for resolving possible unclear registration requests. Click Done You will get summary of registered information 50

51 CONFIRMATION MESSAGE You will receive confirmation of succesful registration by You will have to set up your organisation selection before you can use Senaattila service! 51

52 SETTING UP ORGANIZATION From Senaattila front page choose to set up organisation information If you have still an open session you will be directed directly to service In other case you will have to authenticate first 52

53 SETTING UP ORGANISATION Choose your primary organisation of which property management requests you would like to submit Click Done You can change the selection later if needed 53

54 SAVE SETTINGS Save your settings and Close You can later change your settings The last saved setting will be stored and previous settings will be overrun 54

55 IF REGISTRATION FAILS If your organisation can not be automatically connected to existing Senaatti customer, the registration request will be forwarded to Senaatti and they will contact you You will receive notification about that If you have problems with registration please contact helpdesk by 55

56 AUTHENTICATION TO SENAATTILA

57 AUTHENTICATION Authentication to Senaattila Palvelupyynnöt service is done via link Kirjaudu under Palvelupyynnöt section 57

58 SELECT AUTHENTICATION METHOD Choose user name and password or Virtu authentication Use the same authentication method that you used in registration! If you have forgotten your password, you can reset it with the link below Login button 58

59 SENAATTILA PALVELUPYYNNÖT SERVICE After successful login you will be directed to Senaattila Palvelupyynnöt service 59

60 MANAGING PERSONAL INFORMATION

61 USER INFORMATION MANAGEMENT You can manage you user information at Senaattila Hallinnoi omia tietojasi Choose Omien tietojen päivittäminen = Update personal user information Organisaatiotiedon päivittäminen = Set up organisation selection (latest setting will be stored) Salasanan vaihtaminen = change password 61

62