TYÖRETRIITTI MITEN JÄRJESTÄÄ OPTIMAAALINEN TILA KESKITTYMISELLE JOONAS TÄHTINEN & TANJA KORVENMAA 1

Transkriptio

1 TYÖRETRIITTI MITEN JÄRJESTÄÄ OPTIMAAALINEN TILA KESKITTYMISELLE JOONAS TÄHTINEN & TANJA KORVENMAA 1

2 Esipuhe Sisältö MIKÄ ON TYÖRETRIITTI? Työretriitti on sosiaalinen yksinpuurtamistilaisuus, missä ryhmä ajatustyötä tekeviä ihmisiä kerääntyy yhteen keskittymään yhdessä jokainen omaan työhönsä. Työretriitti on otollinen paikka keskittymiseen, syventymiseen ja suorittavaa työtä varten, mikä ei vaadi jatkuvaa vuorovaikuttamista muiden ihmisten kanssa. Puhumista, soittelua tai ihmisten kanssa kasvotusten neuvottelua vaativa työ ei useinkaan sovi työretriitille. SIRPALOITUNEEN TYÖN PELASTUS Työretriittimetodia kehittäessäni lähdin parista monelle yleisestä ongelmasta. Työaikani oli erittäin sirpaloitunutta, minulla oli yleensä päivän aikana monia yksittäisiä toisiinsa liittymättömiä tapaamisia tai tehtäviä. Koska olen jatkuvasti saavutettavissa, olen samalla jatkuvasti keskeytettävissä. Koin, että minulta puuttui mahdollisuus keskittyä häiriöttömässä tilassa moneksi tunniksi johonkin tehtävään tai projektiin ulkoisten häiriötekijöiden takia. Toisaalta vaikka pystyinkin varaamaan jotain tehtävää varten kokonaisen päivän ja vetäydyin yksikseni tekemään tehtävää, huomasin että parin tunnin jälkeen aloin kokea oloni levottomaksi, halusin tehdä jotain sosiaalista ja olin haluton olemaan yksin. Työskentely flow keskeytyi sisäisen häiriötekijän takia. Työretriitti oli näiden kahden ongelman ratkaisu. Vetäydyin pois ulkoisten häiriötekijöiden saavuttamattomiin muiden ihmisten kanssa, mutta sovimme yhteisestä työrytmistä, jolloin keskittyminen mahdollistui. Lyhyet yhteiset tauot pitivät myös sisäisen levottomuuden pois. Tämän lisäksi työretriitistä oli monia muita yllättäviä hyötyjä. Kun olin muiden työhönsä keskittyvien ihmisten ympäröimänä huomasin oman keskittymiseni syventyvän. Samalla pystyin tauolla juttelemaan muille osallistujille työssäni kohtaamista ongelmista ja saamaan uusia ideoita. Tapasin uusia ihmisiä ja epämiellyttävienkin töiden tekemisestä tuli yllättäen miellyttävää. Hyvän ratkaisun tunnistaa siitä, että se ratkaisee monta muutakin ongelmaa kuin sen minkä takia ratkaisua alunperin alettiin etsimään. Tämä kirjanen on tarkoitettu ohjeena ja inspiraationa sinulle, joka haluat itse järjestää työretriitin ja integroida sen osaksi omaa tai organisaatiosi arkea. TYÖRETRIITIN KEHITTÄJÄ JOONAS TÄHTINEN Version Joulukuu 2015 OSA I TYÖSKENTELYN UUSI METODI OSA II RETRIITIN JÄRJESTÄMINEN ESIPUHE Mikä on työretriitti ja Metodin synty. TYÖRETRIITIN ELEMENTIT Vetäytyminen arjesta Yhdessä tekeminen Yhteinen rytmi Työskentelyn fasilitointi TUTKITTUA TIETOA JA ERILAISTEN TYÖPÄIVIEN VERTAILUA Työterveyslaitoksen tutkittua tietoa työretriitistä ja vertailua tavalliseen toimistopäivään. POMODORO JA KESKITTYMINEN Tomaatin historia ja miten sitä käytetään. TYÖRETRIITIN SÄÄNNÖT Milloin työretriitillä tehdään töitä ja milloin se on kiellettyä. PAIKAN VALINTA Paikan soveltuvuus työretriitille ja huomioitavia asoita. PÄIVÄN OHJELMA Miten päivä alkaa ja loppuu. Montako pomodoroa voi päivässä tehdä? Muita huomioitavia asioita. TYÖRETRIITIN FASILITOINTI Mihin fasilitoijaa tarvitaan? Mitä on fasilitoijan tehtävät? Kuka voi fasilitoida? JULKAISTU ATTRIBUTION + SHAREALIKE CREATIVE COMMONS LISENSSILLÄ GRAAFINEN ULKOASU: JOONAS TÄHTINEN 04 TYÖRETRIITIN FASILITOIJAN CHECKLIST Muistilista työretriitin fasilitoijan avuksi, jotta mikään tärkeä ei unohdu matkalla

3 Työretriitin Elementit VETÄYTYMINEN Työretriitti on vetäytymistä pois häiriötekijöiden luota. Paikka mihin vetäydytään voi olla hyvin lähelläkin normaalia työympäristöä ja tapahtua vain vaikka puhelinta sulkemalla. Toisaalta voi vetäytyä uudenlaiseen ympäristöön. Uusi ympäristö voi olla kahvila, kirjasto tai kokoustila ja toisaalta miksei myös vaikka kaukainen ranta. YHDESSÄ TEKEMINEN Työretriitillä muiden läsnäolo on tärkeä elementti oman keskittymisen vahvistamiseen. Sillä vaikuttaa, että ihmiset ovat siinä suhteessa laumaeläimiä, että muiden keskittyvien ihmisten seurassa oma keskittyminen on huomattavasti helpompaa. Ympäröivät ihmiset luovat myös positiivisen sosiaalisen paineen pitää huomio edessä olevassa tehtävässä. OSA I TYÖSKENTELYN UUSI METODI YHTEINEN RYTMI Yhdessä tekemisessä haaste on siinä, että ympärillä olevat ihmiset eivät sellaisenaan useinkaan auta keskittymistä, vaan haittaavat sitä. Tämä johtuu siitä, että muut ihmiset aiheuttavat keskeytyksiä. Tästä syystä työskennellään yhteisellä rytmillä, jotta keskeytykset tapahtuvat tauoilla ja työskentelyaikoina työrauha on keskeyttämätön. Työretriitillä käytetään pomodoro tekniikkaa työskentelyn rytmittämiseksi. kts. Seuraava kappale. TYÖSKENTELYN FASILITOINTI Yhteisen rytmin ylläpitämiseen tarvitaan fasilitoija, jonka tehtävänä on lempeästi mutta tiukasti valvoa yhteistä työskentelyrytmiä.fasilitoijan tehtäviin kuuluu muun muassa auttaa ihmisiä selkeyttämään omia tehtäviään ja innostaa ihmisiä jaloittelemaan ja rentoutumaan tauoilla. Ilman fasilitoijaa työrytmistä lähes aina luistetaan ennemmin tai myöhemmin päivän aikana

4 TUTKITTUA TIETOA TYÖRETRIITTIKOKEILU, SUOMENLINNA AIKAJÄRJESTYS ASIANTUNTIJATYÖSSÄ -HANKE KYSELYTUTKIMUS, TYÖTERVEYSLAITOS 2015 ERILAISTEN TYÖPÄIVIEN VERTAILUA TYÖRETRIITTI PÄIVÄ ON YHTENÄINEN Mahdollisuus syventymiselle Ei keskeytyksiä TEHOKAS SAMALLA SOSIAALINEN MUIDEN LÄSNÄOLO AUTTAA KESKITTYMÄÄN VAIKEAT TEHTÄVÄT OVAT HAASTEITA ALOITAT TEKEMÄÄN TEHTÄVIÄ JOITA OLET VÄLTELLYT TIEDÄT MILLOIN ON SEURAAVA TAUKO Työskentelet tehokkaasti siihen asti KOKEMUS & VERKOSTOITUMISTA TOIMISTOPÄIVÄ PÄIVÄ ON SIRPALOITUNUT Tapaamisia, kokouksia, puheluita, asiakkaita, spontaania reagointia TEHOKAS TAI SOSIAALINEN MUIDEN LÄSNÄOLO AIHEUTTAA KESKEYTYKSIÄ VAIKEAT TEHTÄVÄT AIHEUTTAVAT STRESSIÄ VÄLTTELET VAIKEITA JA EPÄMÄÄRÄISIÄ TEHTÄVIÄ ET TIEDÄ MILLOIN PITÄÄ TAUKOA Joten olet vähän väliä tekemässä jotain muuta, kuin työtä TAVALLINEN PÄIVÄ TÖISSÄ

5 POMODORO- TEKNIIKKA Työretriitillä työskentelyä Pomodoro tekniikalla, jonka tapa on rytmittää työskentelyä. Pomodoro on ennalta määritetty aika, jonka aikana valitaan yksi selkeärajainen tehtävä, minkä parissa työskennellään. Pomodoron jälkeen pidetään pieni tauko. Tässä kohtaa fasilitoija usein kannustaa hieman jaloittelemaan tai tekemään jotain työtehtävään liittymätöntä. Ennalta määritetty keskittymisaika ja tieto tulevasta tauosta auttaa mieltä pitämään huomion tehtävässä. Siinä missä vetäytyminen pois tavanomaisesta työympäristö auttaa minimoimaan ulkoiset keskeytykset, auttaa pomodoro tekniikka minimoimaan sisäiset itsestä lähtöiset impulssimaiset keskeytykset. Niille on varattu aika pomodorojen välissä tauoilla. Pomodoro toimii myös ajattelun työkaluna tehtäviin kuluvan ajan hahmottamiseen. Pomodoro sana tarkoittaa tomaattia ja se on peräisin tekniikan kehittäjän Italialaisen Francesco Cirillon käyttämästä tomaatin muotoisesta keittiöajastimesta, jota hän käytti tekniikkaa kehittäessään. POMODORON VIISI VAIHETTA SELKEYTÄ ITSELLESI MITÄ AIOT SEURAAVAKSI TEHDÄ 01 KÄYNNISTÄ AJASTIN JA TYÖSKENTELE 25 MIN 02 TYÖSKENTELE KUNNES AIKA PÄÄTTYY 03 PIDÄ LYHYT TAUKO 5 MIN 04 NELJÄN POMODORON JÄLKEEN PIDEMPI TAUKO Pomodoron ja taukojen pituutta voi muuttaa itselleen sopivaksi

6 TYÖRETRIITIN SÄÄNNÖT POMODORON AIKANA SALLITAAN MUILLE TYÖRAUHA 01 Työretriitillä on nippu sääntöjä, joiden mukaan toimitaan. Säännöt ovat kuitenkin nimestään huolimatta ennemminkin ohjeistuksia siitä miten hyvä työympäristö pystytään yhdessä ylläpitämään. Sääntöjen noudattamisesta vastaavat kaikki, mutta ensisijaisesti työretriitin fasilitoija, sillä jos kaksi tai enemmän ihmistä on vastuussa jostain asiasta, usein kukaan ei ole vastuussa. POMODORON ALUSSA SELVENNÄ ITSELLESI MITÄ TARKALLEEN OLET AIKEISSA TEHDÄ 02 POMODORON AIKANA ÄLÄ TEE MITÄÄN MUUTA 03 ei ylimääräistä sähköpostien vilkuilua, ei sosiaalista mediaa, ei blogien lueskelua, ei uutisten selailua, ellei nämä ole osa työtä mitä päätit pomodoron alussa tehdä. Pomodoron aikana voi tarvittaessa käydä esim. vessassa, mutta pyri välttämään liikkuminen tilassa. TAUOLLA TEE JOTAIN MUUTA, KUIN TYÖSKENTELET 04 Voit tehdä kaikkea sitä mitä pomodoron aikana kiellettiin. Erityisesti muiden kanssa juttelu ja sosialisointi ovat hyvää taukotoimintaa. ONGELMATILANTEESSA OTA YHTEYTTÄ FASILITOIJAAN 05 Muista, että nämä ovat ennemmin ohjeita hyvän työskentelyilmapiirin luomiseen, kuin tarkkoja sääntöjä

7 OSA II Paikan Valinta TYÖRETRIITIN JÄRJESTÄMINEN Kun työretriitin pitopaikkaa valitaan pitää tasapainoilla parin tekijän kanssa. Paikka on hyvä olla jokseenkin etäinen, poikkeuksellinen tavallisesta työympäristöstä. Luonnon läheisyys auttaa keskittymisessä ja historiallinen kerrostuneisuus tuo tiettyä arvokkuutta työskentelyyn, mikä hyvinkin voi auttaa keskittymiseen. Paikka tosin ei voi olla liian etäinen, sillä jos työretriitti kestää vain yhden päivän saattaa siirtymiset viedä suuren osan työajasta. On hyvä muistaa, että onnistunut työretriitti on parhaimmillaan tehokkaan työpäivän lisäksi myös sosiaalinen ja elävöittämä kokemus. HUOMIOITAVIA ASIOITA TYÖRETRIITIN PAIKASTA Yleinen viihtyisyys ja siisteys Lämmin ja vetämätön tila Riittävä ilmastointi Riittävästi työskentelypisteitä Riittävästi sähköpistokkeita työpisteiden läheisyydessä Toimintavarma ja riittävä kaistalevyksinen internetyhteys Kahvinkeitto mahdollisuus Mahdollisuus häiriöttömään keskittymiseen työjaksojen aikana Mahdollisuus sosialisoinnille taukojen aikana, joko samassa tilassa tai välittömässä läheisyydessä Mahdollisuus päästä helposti ulos taukojen aikana Mahdollisuus ruokailuun ravintolassa tai ruokalassa lounastauon aikana MAHDOLLISIA TYÖRETRIIN PITOPAIKKOJA Kokoustilat Kirjastojen yleiset työskentelytilat Huomioiden muut tilan käyttäjät Kahvilat Lehtien lukusalit Maatilamatkailutilat Kerhohuoneet Leirikeskukset Hotellit Hiekkarannat Vuoristoluostarit Avaruusasemat

8 PÄIVÄN OHJELMA Työretriitin ohjelma voi olla lähes millainen vain. Retriitti voi alkaa aamulla tai keskipäivällä, kestää pari tuntia tai koko päivän. Päivän alusta pitää varata aikaa matkustamiselle ja työskentelytilaan asettumiselle, jos paikka on uusi. Työpisteiden valitseminen, sähköjen pistokkeiden jako ja nettiyhteyden löytäminen osallistujien tietokoneisiin saattaa viedä aikansa. Puolessa välissä on hyvä varata aikaa pidemmälle tauolle ja ruokailulle. Työretriitin lopussa on hyvä varata aikaa myös yhteiselle pohdiskelulle päivän onnistumisesta ja työn etenemiselle. Myös matkustaminen pois työretriitistä voi viedä aikansa. Työretriitti muodostuu yleensä yhdestä tai kahdesta työjaksosta. Työjakso on työskentelylle varattu aika, jonka aikana tehdään pomodoroja. Yleisesti hyväksi havaittu tapa on pitää pomodoron pituutena 25 minuuttia ja pomodoron välissä pitää 5 minuutin tauko. Neljän pomodoron jälkeen on hyvä pitää pidempi tauko, esim. 15min. Pidempiä taukoja voi toki tiputella väliin tarvittaessa enemmänkin tai rytmittää niitä eri tavoin. Päivän aikana suoritettavien pomodorojen määrä on käytännössä paljon rajallisempi, kuin mitä päivän aikana teoriassa ehtisi tehdä. Noin 10:nnen pomodoron kohdalla alkaa mieli olla käyttänyt kaiken keskittymiskykynsä päivän osalta ja keskittyminen muuttuu joka pomodorosta vaikeammaksi ja ajatus alkaa hidastumaan. Silloin on hyvä lopetella työnteko päivän osalta ja siirtyä mieluummin reflektoimaan päivän työn tulosta ja juhlistamaan omaa tehokkuuttaan. ESIMERKKI PÄIVÄN OHJELMASTA PÄIVÄ ALKAA Kohdataan sovitussa tapaamispaikassa ja siirrytään yhdessä työskentelytiloihin. Samalla retriitin osallistujat tutustuvat toisiinsa. ORIENTAATIO Osallistujat perehdytetään työretriitin metodiin ja päivän rytmiin. Sovitaan säännöistä, joita noudatetaan päivän aikana työrauhan saavuttamiseksi ENSIMMÄINEN TYÖJAKSO Kahden ja puolen tunnin työjakson aikana työtä tehdään rupeamissa, joiden välissä on viiden minuutin tauot. Retriitin valmentajat pitävät huolta yhteisen rytmin pysymisestä ja auttavat osallistujia keskittymään työhönsä. LOUNAS Siirrytään yhdessä lounaalle läheiseen ravintolaan, missä osallistujille on tarjolla maittava lounas TOINEN TYÖJAKSO Toinen kolmen ja puolen tunnin työjakso toteutetaan kuten aiempikin. Valmentajat ovat käytettävissä tarvittaessa myös henkilökohtaiseen valmennukseen. TYÖRETRIITIN PÄÄTÖS Päivä päätetään yhdessä. Osallistujat voivat jakaa kokemuksiaan päivän työskentelystä ja hehkuttaa onnistumisiaan

9 Työretriitin fasilitointi Fasilitoija mahdollistaa työretriitin, organisoimalla työskentely-ympäristön työretriittiä varten ja ohjaamalla yhteistä työrytmiä työretriittipäivän aikana. Ilman fasilitoijaa yhteinen rytmi ennemmin tai myöhemmin hajoaa ja keskittyminen heikkenee. Ulkoistamalla kurinpito yhdelle henkilölle voivat osallistujat helpommin keskittyä varsinaiseen työhönsä, eikä käyttää energiaansa itsensä valvomiseen. Tässä saatta piillä yksi iso syy työretriitin tehokkuudelle. Työrytmiä on parasta ylläpitää hyväntuulisella talkoohenkisellä asenteella. Kaikki on paikalla vapaaehtoisesti, eikä palkkaa vastaan, joten käskyttäminen on pois suljettua. Kannustaminen ja inspiraatio sen sijaan ovat hyviä tapoja fasilitoida. Yksi fasilitoijan tärkeimpiä tehtäviä on varmistaa, että kahvi ei vain lopu. Moni uskoo tarvitsevansa kahvia keskittymiseen ja ilman sitä keskittyminen on mahdotonta. Fasilitoijan tehtävät ORGANISOIDA TILA Fasilitoija varaa tilan ja varmistaa, että tila on soveltuva työretriitin pitoa varten. ORIENTOIDA UUDET OSALLISTUJAT Fasilitoijan tehtävä on kertoa uusille kävijoille, että miten työretriitillä toimitaan ja mitkä on työretriitin säännöt. PITÄÄ KIINNI PÄIVÄN OHJELMASTA Päivän ohjelma voidaan sopia yhdessä, mutta fasilitoija on vastuussa ohjelman noudattamisesta. ALOITTAA JA LOPETTAA POMODOROT Fasilitoija kerää ihmsiet työn ääreen lempeän käskevästi ja muistuttaa ihmisiä pitämään taukoa. OLLA ONGELMANRATKAISIJA Jos osallistujilla on jokin pulma (esim. toimimaton nettiyhteys) on fasilitoija ensimmäisenä auttamassa. YLLÄPITÄÄ HYVÄÄ TUNNELMAA Miten fasilitoija puhuu ja miten hän ylläpitää kuria vaikuttaa suuresti työretriitin tunnelmaan. VASTUUSSA KAHVINKEITOSTA Kahvin keitto on tärkeä toimenpide kapinan välttämiseksi

10 TYÖRETRIITIN CHECKLIST Nyt olet valmis järjestämään työretriitin. Tässä sinulle checklist retriitin järjestämiseksi. Ensimmäisen työretriitin voit järjestää pienellä porukalla vaikka omassa asunnossasi tai viereisessä kahvilassa. Voit myös järjestää retriitin työpaikallasi parin tai useamman kollegan kanssa. Miksei myös vetäytyminen pienellä porukalla metsän keskelle tai järven rantaan mökille, jos vain netti seuraa perässä. Mahdollisuuksia on NYT OLET VALMIS JÄRJESTÄMÄÄN TYÖRETRIITIN KERÄÄ OSALLISTUJALISTA TYÖRETRIITILLE 01 SOVI MAHDOLLINEN TYÖRETRIITIN PITOPÄIVÄ OSALLISTUJIEN KANSSA ETSI SOVELTUVA PAIKKA JA VARAA SE JOS TARPEEN VARMISTA PAIKAN SOVELTUVUUS KESKITTYMISEEN JA TYÖSKENTELYYN VARMISTA, ETTÄ PAIKASSA ON TARVITTAVA MÄÄRÄ SÄHKÖPISTOKKEITA VARMISTA, ETTÄ PAIKASSA ON TOIMIVA JA RIITTÄVÄ KAISTAINEN NETTIYHTEYS VARMISTA, ETTÄ PAIKAN PÄÄLLÄ ON KAHVIMAHDOLLISUUS LYÖ PAIKKA, AIKA JA OSALLISTUJAMÄÄRÄ LUKKOON OHJEISTA ENSIKERTALAISIA TYÖRETRIITIN SÄÄNNÖISTÄ JA PÄIVÄN OHJELMASTA ALOITA ENSIMMÄINEN POMODORO VIIMEISEN POMODORON JÄLKEEN KYSY OSALLISTUJILTA PALAUTETTA LOPUKSI VARMISTA, ETTÄ OSALLISTUJILTA EI JÄÄNYT PAIKAN PÄÄLLE MITÄÄN SIISTI PAIKAT ENNEN LÄHTÖÄ LAITA OSALLISTUJALISTA TALTEEN,JOTTA VOIT JÄRJESTÄÄ RETRIITIN UUDESTAAN Kuten huomaat työretriitin järjestäminen ei ole monimutkaista, mutta siitä on huomattavaa hyötyä. Jos kuitenkin ensin haluat osallistua työretriitille tai et itse halua organisoida työretriittiä, niin käy sivulla: Järjestämme säännöllisesti työretriittejä keskittymiselle ja syventymiselle otollisissa paikoissa, joihin jokainen voi osallistua. TERVETULOA MUKAAN! TERVEISIN Joonas Tähtinen Työretriittikonseptin kehittäjä

11 LISÄTIETOA JA JÄRJESTETTYJÄ TYÖRETRIITTEJÄ Version Joulukuu 2015 JULKAISTU ATTRIBUTION + SHAREALIKE CREATIVE COMMONS LISENSSILLÄ 20