Klaus Nyblin TYÖELÄMÄN SÄHKÖPOSTI

Transkriptio

1 Klaus Nyblin TYÖELÄMÄN SÄHKÖPOSTI TALENTUM Helsinki 2009

2 3., uudistettu painos Copyright 2009 Talentum Media Oy ja tekijä ISBN Kansi: Outi Pallari Sivun valmistus: NotePad Ay Kariston Kirjapaino Oy, 2009

3 ESIPUHE Sähköisen viestinnän tietosuojalain uudet säännökset tulevat voimaan Uusien säännösten pohjalta työnantajilla on oikeus käsitellä työntekijöiden sähköisen viestinnän tunnistamistietoja eräiden väärinkäytösten, kuten yrityssalaisuuksien luvattomien paljastamisten, ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi. Uudet säännökset asettavat työnantajille laajoja ja yksityiskohtaisia menettelyvelvoitteita. Niistä ei ole mahdollista suoriutua ilman uusien säännösten perusteellista ymmärtämistä ja jäsentämistä. Sähköisen viestinnän tietosuojalain uudistamistyö aikaansai alkuvuonna 2009 ennennäkemättömän laajan ja myös kiivaan julkisen keskustelun siitä, millainen yksityisyys työntekijällä tulisi suhteessa työnantajaansa olla. Julkisuudessa käydyn keskustelun perusteella itse säännösten sisältö saattoi kuitenkin jäädä monille vieraaksi siinä määrin paljon keskustelu painottui erilaisiin mielikuviin ja myös ilmeisiin väärinkäsityksiin tulossa olevan sääntelyn sisällöstä. Niillä työpaikoilla, joissa uusien säännösten mukaiset tunnistamistietojen käsittelyoikeudet väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi otetaan käyttöön, työntekijöihin kohdistuva valvonta väistämättä lisääntyy. Viestintään kohdistuvan valvonnan kasvaminen ei kuitenkaan ole kovin laajalle ulottuvaa. Muunlaisen valvonnan lisääntymisessä saatetaan sitä vastoin ottaa monta askelta

4 VI ESIPUHE pidemmälle. Työnantajien täytyy nimittäin ottaa ensin muut kuin viestintään kohdistuvat valvontakeinot mahdollisimman tehokkaasti käyttöön, jotta viestintää saisi alkaa valvoa. Tämä seikka olisi ansainnut tulla julkisen keskustelun piiriin. Tämän kirjan edellinen painos on vuodelta 2004, jolloin työelämän tietosuojalain säännökset työntekijän työasioita koskevien sähkö postien selvittelystä poissaolotilanteissa tulivat voimaan. Nyt kun käyttökokemusta työelämän tietosuojalain säännöksistä on ehtinyt kertyä jo vajaan viiden vuoden ajalta, on mahdollista sanoa jotakin siitä, miten säännökset ovat käytännössä toimineet. Menettely, josta laissa säädetään, on osoittautunut raskaaksi ja ohjannut työnantajat erikseen sopimaan työntekijöiden kanssa siitä, miten sähköpostia koskevat asiat saadaan sujuvasti hoidetuiksi ilman, että joudutaan turvautumaan laissa säädettyyn menettelyyn. Tämä on sinänsä ollut hyvä kehityssuunta. Asian toinen puoli on kuitenkin se, että työelämän tietosuojalain säännökset on työyhteisöissä koettu kovin etäisiksi suhteessa siihen, miten asioiden käytännössä toivottaisiin järjestyvän. Työelämän sähköisen viestinnän tietosuojaa koskevassa lainvalmistelussa on toistuvasti painotettu, että jokaisen työnantajan ja työntekijän tulisi voida itse, ilman lainopillista apua, selvittää säännöksistä omat oikeutensa ja velvollisuutensa. Tämä tavoite ei ole toteutunut säännökset ovat erittäin monipolvisia ja vaikeita juristeillekin. Yksi vaikeaselkoisuutta lisäävä tekijä on se, että säännökset ovat kovin kasuistisia ja vapaammalle intressipunninnalle ei ole juurikaan tilaa. Yritystoiminta ja erilaiset verkostot ovat entistä enemmän valtioiden väliset rajat ylittäviä. Tämä koskee korostuneesti sähköistä viestintää sekä tällaisen viestinnän järjestämiseen käytettäviä järjestelmiä ja niiden hallinnoimista. Kansallisen lainsäätäjän mahdollisuudet ohjata sähköisen viestinnän ja sen hallinnoimisen käytäntöjä ovat erittäin rajalliset. Tämä lähtökohta tulisi aikaisempaa selkeämmin tiedostaa. Oletukseni on, että kun Suomessa seuraavan kerran uudistetaan yritystoimintaan ja työelämään vaikuttavaa sähköisen viestinnän lainsäädäntöä, nämä kysymykset joudutaan väistämättä kohtaamaan.

5 ESIPUHE VII Kuten tämän teoksen kahden aikaisemmankin painoksen kohdalla, Tieto Oyj:n Corporate Safety Manager Heidi Alhon asiantuntevat kommentit ovat olleet minulle kirjoitustyössä korvaamaton apu. Heidin kyky jäsentää oikeudellisia tulkintoja käytännön toimintaympäristöjä vasten on erittäin korkeatasoista, ja minulla on ollut ilo saada tätä Heidin osaamista usealle kirjani sivulle. Lisäksi haluan kiittää TeliaSonera Finland Oyj:n Senior Legal Counsel Krister Kaipiota hyödyllisistä keskusteluista useammastakin sähköisen viestinnän tietosuojan kannalta kiinnostavasta kysymyksestä. Krister on antanut arvokkaita kommentteja myös kirjani käsikirjoituksesta. Talentum Media Oy:n kustannustoimittaja, oik. yo. Iida Huhtanen on ammattitaitoisesti ohjannut käsikirjoitukseni kieliasun viimeistelemisessä. Hammarström Puhakka Partnersin Teknologiaryhmässä olen voinut käydä avartavia keskusteluja teoksessa käsiteltävistä tulkintakysymyksistä ja saanut niihin kollegoiltani useita hyödyllisiä virikkeitä. Asianajaja Terho Nevasalo ja lakimies Jaakko Lindgren, jotka tuntevat paitsi IT-juridiikan myös ymmärtävät käytännön toimintaympäristöjä ja tekniikkaa, ovat olleet minulle tässä suureksi avuksi. Lakimies Taru Härkönen on kartoittanut työelämän sähköiseen viestintään liittyvää viime vuosien oikeuskäytäntöä. Helsingissä pääsiäisen alla 2009 Klaus Nyblin