Proamk loppuraportin tiivistelmä

Transkriptio

1 Proamk loppuraportin tiivistelmä Pekka Ruuskanen Juha Hyttinen WM-data Oy LogicaCMG All rights reserved

2 Projektin tuotokset Toimintaympäristön kuvaus Käyttötapauskuvaukset valituista prosesseista (lopullinen valinta tehtiin workshopissa). Käyttäjäroolien kuvaukset sisällytettiin käyttötapausten kanssa samaan dokumenttiin. Tietojoukkokaavio Palvelujen alustava kuvaus Väli- ja loppuraportti: Toimintaympäristökuvaus Kooste ydin- ja tukiprosesseista Keskeiset linjaukset Alustava tietojoukkokaavio Käyttötapaukset liitteenä 2

3 Proamk:n keskeiset linjaukset Tietojen hallinta on oltava käyttäjäystävällistä tietoja ylläpitäville käyttäjäryhmille. Opintoja koskeva tieto on ajantasaista ja tiedoilla on kattavat eheys- ja syöttötarkistukset. Tiedonhaku on oltava intuitiivista ja nopeaa. Proamk:n käytettävyys on oltava niin hyvä, että se sopii sekä opettajan että opiskelijan päivittäiseksi työkaluksi. Proamk:n kehittämisessä hyödynnetään palveluarkkitehtuuria. Proamk:n toteutus jaetaan hallittaviin osaprojekteihin. 3

4 Proamk:n toimintatapa Proamk tarjoaa opetushenkilökunnalle kattavat työkalut koulutusohjelman, opetussuunnitelman ja opintojaksojen suunnitteluun. Proamk mahdollistaa opiskelijoille henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman, HOPSin laadinnan. Proamk tukee toiminnan suunnittelua lähtien pidemmän aikavälin koulutusohjelmista päätyen yksittäisten opintojaksojen ja opetustapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Proamk tarjoaa hyvän tuen sekä opetus- että opiskelutapahtumien toteutukselle ja seurannalle. Proamk suojataan käyttöoikeuksin, mutta pääsääntöisesti ammattikorkeakoulun koko henkilökunnalla on pääsy olennaisiin tietoihin. Opiskelijoilla on pääsy opiskelun kannalta olennaisiin tietoihin. Tietoja suojataan käyttöoikeusprofiilien avulla. Proamk rakennetaan monikieliseksi. Käyttöönottovaiheessa kielivaihtoehdot ovat vähintään suomi, ruotsi ja englanti. 4

5 Proamk:n toteutusvaihtoehdot Vaihtoehto A IT:n ehdoilla Hanke aloitetaan kokonaisuuden tietokantasuunnittelulla. Raportointipalvelut ja T&K jäävät tässä vaihtoehdossa viimeisiksi. Raportointi on hoidettava sitä ennen muilla tavoilla. Muut osuudet suositellaan tehtäväksi yhdessä projektissa. Käyttötapaukset priorisoidaan (kriittinen/eikriittinen). Vähemmän tärkeät käyttötapaukset on mahdollisesti toteutettavissa myöhemmin. Vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta osa operatiivisista tiedoista replikoidaan uuden järjestelmän tietokantaan. Sieltä ne välitetään edelleen järjestelmään kytkettävään tietovarastoon raportointia varten. Tämän ratkaisun etu on se, että tiedolla johtaminen mahdollistuu vaihtoehtoa A nopeammin. Vastaavasti järjestelmien välinen integraatio lisää kustannuksia. Vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden IT-näkökulma Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta raportointi ja tiedolla johtaminen mahdollistetaan kaikille ammattikorkeakouluille ja Proamk:lle yhteisellä DW-tietovarastoratkaisulla. Yhteisessä tietovarastossa tulisi olemaan jokaiselle ammattikorkeakoululle oma osionsa, mutta ratkaisu mahdollistaisi myös alue- ja valtakuntatason raportointiratkaisut. Tämän vaihtoehdon etu on se, että uusikin järjestelmä on integroitavissa samaan tietovarastoon, jolloin tiedolla johtamiseen ei tule katkoksia järjestelmien uusimisen yhteydessä. Lisäksi käyttöönottoaikataulu on jokaisen ammattikorkeakoulun itse päätettävissä. 5

6 Proamk toimintaympäristökuvaus Omistajaohjaus ja Viranomaiset Säätiö Osakeyhtiö Virasto (kaupunki) Kuntayhtymä Opetusministeriö Määrärahat Aloituspaikat Kela Tilastokeskus Opetushallitus Kansainväliset Toimijat Ulkomaiset korkeakoulut Raportointi Viestintä Ohjeistus Koordinointi Valvonta Strategiset kumppanit Muut ammattikorkeakulut Yliopistot Toisen asteen oppilaitokset Tutkimuslaitokset (esim. CSC) suunnittelu benchmarking tuote-/palvelukehitys Proamk ulkoistaminen pilottihankkeet tuote-/palvelukehitys suunnittelu kilpailuttaminen organisointi laskutus Markkinointi tiedotus asiakashallinta palvelukehitys Asiantuntijat ja tekniset kumppanit Ulkoiset IT-palvelujen tarjoajat Sisäiset toimijat Opiskelijat Opettajat Koulutuksen suunnittelijat Koulutuksesta vastaavat Johto Muu henkilökunta Palvelu- prosessi- Kumppanit Asiakas- Segmentit Muut ammattikorkeakoulut Yliopistot Toisen asteen oppilaitokset Virtuaaliammattikorkeakoulu Opiskelumahdollisuutta etsivät Yhteiskunta Yritykset Valtio Kunnat Julkisyhteisöt 6

7 Sisäiset toimijat Toimija Selitys Tiedon toimitus (järjestelmään) Opiskelijat Opettajat Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat kirjoilla oppilaitoksessa. Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat työsuhteessa oppilaitokseen. Lisäksi henkilöitä, jotka eivät ole työsuhteessa, kuten tutkijat ja projektilaiset. Henkilötiedot osittain, HOPS, opinnäytteet, palaute, itsearviot, opetuksen arviointi, harjoitteluraportit, harjoittelupäiväkirjat, kvsuunnitelma, ilmoittautumiset. Henkilötiedot osittain, työsuunnitelmat, opintojaksojen toteutussuunnitelmat, tutorointi, palautteet, arvioinnit (opintosuoritukset), itsearvionnit Tiedon saanti (järjestelmästä) Tiedot opintosuorituksista, tutkintotodistukset, raportteja, muita palveluita. Työsuunnitelmat, osallistujatiedot, palautteet Koulutuksen suunnittelijat Luonnollisia henkilöitä, jotka ovat työsuhteessa oppilaitokseen. Esimerkkejä: koulutusjohtajat ja koulutuksen suunnittelijat. Opettajat. (Taustalla koulutusohjelma, jonka oppilaitos suunnittelee ja viranomainen vahvistaa). Opetussuunnitelma (minkälaisia opintoja koulutussuunnitelma sisältää). Vuosisuunnitelma (opetustarjonta) ja opintojaksojen toteutussuunnitelma. Johto Ylin johto, tekee strategista suunnittelua. - Raportit. Kompetenssit, strategiat, kurssipalautteet, raportit Muu henkilökunta Tutkijat ja projektilaiset (sama hanke voi tuottaa opintopisteitä ja tutkimusta). T&K hankesuunnitelmia, seurantaa ja palautteita. 7

8 Proamk ydin- ja tukiprosessit TOIMITTAJAT Sidosryhmät AMMATTIKORKEAKOULU PALVELU- KUMPPANIT Käyttäjäpalvelut Opiskelijapalvelut Raportointipalvelut Opiskelijahaku- ja valintapalvelut Koulutusprosessipalvelut Opiskeluprosessipalvelut T&K -palvelut 8

9 Ydin- ja tukiprosessit Ydinprosessit Opiskelijahaku- ja valintapalvelut: nimensä mukaisesti kattaa tuen opiskelijoiden haku- ja valintatoimintoihin Koulutusprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää koulutuksen suunnittelun ja sen toteutuksen tuen Opiskeluprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää opiskelun suunnittelun ja sen toteutuksen tuen T&K palvelut: tärkeä osa ammattikorkeakoulujen perustehtävää Tukiprosessit Käyttäjäpalvelut: käyttäjäpalvelut sisältävät esimerkiksi käyttäjien perustietojen luonnin ja ylläpidon Opiskelijapalvelut: toiminnoiltaan vastaa käyttäjäpalveluita, mutta prosessit on kuvattu opiskelija -käyttäjäryhmän näkökulmasta Raportointipalvelut 9

10 Proamk alustava tietojoukkokaavio Hakija Koulutusohjelma Opiskelija Erillistarjonta HOPS Ilmoittautumistapahtuma Arviointi Vuosisuunnitelma Opetussuunnitelma Opinto-ohjaaja Opintojakson toteutus Tunnit Opintojakso Oppilaitos Resurssi Opetustapahtuma Opettaja 10

11 Hajautetusti ja keskitetysti tarjottavat palvelut - lukuohje Seuraavana esitettävä kaavio kuvaa alustavasti Proamk:n tarvitsemia palvelukomponentteja. Kaaviota luetaan siten, että toimiakseen järjestelmä tarvitsee komponentteja alhaalta ylöspäin. Jotta esimerkiksi Opetuksen suunnittelusovellukset toimivat, täytyy ainakin osa alempien kerrosten palveluista olla käytettävissä. Toteutusjärjestys ainakin testauksen kannalta muodostuu niin, että ensin luodaan infrastruktuuripalvelut, sitten peruspalvelut, minkä jälkeen vuorossa ovat kokoomapalvelut ja lopuksi prosessipalvelut. Kaavion rakenne tukee palveluarkkitehtuurin perusajatusta palveluiden uudelleenkäytöstä. Jako keskitettyihin ja hajautettuihin palveluihin tarkoittaa sitä, että tietyt palvelut ovat ammattikorkeakoulukohtaisia ja tietyt kaikille yhteisiä. Kaavio ei ole kattava. 11

12 Hajautetusti ja keskitetysti tarjottavat palvelut/luonnos Prosessipalvelut Ilmoittautuminen Hakusovellukset Valintasovellukset Suunnittelusovellukset Opiskeluprosessisovellukset Arviointi Kokoomapalvelut Ilmoittautumistapahtuma Opetustapahtuma Lokin katselu Lomake Peruspalvelut Arkisto/historiatieto Maksut -palvelu OPS-tieto HOPS Opintojaksotieto Palveluiden hallinta Koulutusohjelmatieto Infrastruktuuripalvelut Tunnistautuminen Loki Muunnokset Valtuutukset Käytettävyys Palveluhakemisto Integraatio Hajautettu Keskitetty 12

13 Ehdotus seuraavista vaiheista Proamk-hankkeessa on tähän mennessä päätetty tehdä seuraavat dokumentit: Prosessikuvaukset Käyttäjätarinat Toimintaympäristökuvaus Ydinprosessikartta Käyttötapaukset Tietojoukkokaavio Karkea kuvaus palvelukomponenteista Karkea toteutuksen hankesuunnitelma Sekä sovellus- että tekninen arkkitehtuurikuvaus (ei sisälly tähän dokumentaatioon) Ehdotus seuraaviksi tehtäviksi ennen toteutusta: Elementtikartat Konkretisoi käyttötapaukset ja käyttöliittymän toiminnan Mahdollistaa parhaiden käytäntöjen valinnan eri käyttötilanteisiin Tietokannan suunnittelu Tietojoukkokaavio jatkojalostetaan tietokantakuvaukseksi Käyttöoikeusprofiilien tarkka määritys 13

14 Proamk loppuraportti Projektin dokumentaatio Copyright WM-data

15 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen SISÄLLYSLUETTELO TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 1 (13) Proamk 1 JOHDANTO Projektin organisointi ja läpivienti PROAMK:N TARKOITUS JA SISÄLTÖ Tarkoitus Proamk:n kytkeytyminen ammattikorkeakoulujen perustehtävään Proamk:n kehittämisen linjaukset Kriittiset menestystekijät Proamk:n toimintatapa Proamk:n osat (tietojoukkokaavio) SIDOSRYHMÄKUVAUS Yleiskuvaus Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto TOIMINTA-/TYÖPROSESSIT Ydinprosessikaavio Proamk:n näkökulmasta Ydinprosessit Yleiskuvaus Tukiprosessit Yleiskuvaus Toteutusjärjestys: vaihtoehto A, IT:n ehdoilla Toteutusjärjestys: vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla Toteutusjärjestys: vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden ITnäkökulma KÄYTTÄJÄRYHMÄT PALVELUKOMPONENTIT Yleistä Luonnos tarjottavista palveluista KÄYTTÖTAPAUKSET EHDOTUS SEURAAVISTA TEHTÄVISTÄ Copyright WM-data

16 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 2 (13) Proamk 1 JOHDANTO Ammattikorkeakoulujen kymmenen vuoden historian aikana niiden toiminta on vakiintunut ja toimintamallit ovat hioutuneet. Toimintaa tukevia tietoteknisiä palveluja on kehitetty uusien toimintamallien tueksi monilla eri tavoilla: ostamalla valmisratkaisuja, ostamalla räätälöityjä tuotteita tai alusta alkaen ohjelmoituja ratkaisuja sekä ohjelmoimalla tuotteita itse. Pääasiassa ohjelmistoprojektit ovat olleet yhden ammattikorkeakoulun sisäisiä eikä kovin laajaa yhteistyötä ole tehty. Tosin niin WinhaProta käyttävät ammattikorkeakoulut kuin Asiota käyttävät ammattikorkeakoulut ovat ylläpitäneet asiantuntijaverkostoja, jotka ovat pyrkineet esittämään ohjelmistojen toimittajille kehitysehdotuksia. Kehittämisen keskeinen lähtökohta on toimintakulttuurien yhtenäistäminen. Ammattikorkeakoulut päättivät vuonna 2005 perustaa yhteisen hankkeen, Proamk:n. Hankkeen tavoitteena on luoda yhtenäinen toiminnanohjauskulttuuri ja tietojärjestelmä mahdollisimman monelle ammattikorkeakoululle Suomeen. Tämä tukee osaltaan koulujen välistä yhdentymiskehitystä. Proamk-hankkeessa on tehty lukuisia erilaisia selvityksiä, joiden asioita ei tässä dokumentissa toisteta. Ammattikorkeakoulut ovat omatoimisesti kuvanneet toimintaprosessejaan vuoden 2007 aikana. Laadittujen kuvausten pohjalta Proamk kilpailutti syksyllä 2007 käyttötapausten laadinnan. Kilpailutuksen voitti WMdata Oy. Hankkeessa tuotettiin raportti, joka sisältää kehittämisen keskeiset linjaukset, kuvaukset alustavista käyttäjäryhmistä, käyttötapauksista, alustavan palveluluettelon tulevan tietojärjestelmän tarjoamista palveluista, sekä alustavat hankkeistussuunnitelmavaihtoehdot. Hankkeistussuunnitelma sisältää vaihtoehtoiset ehdotukset hankkeen seuraavien vaiheiden sisällöistä ja aikatauluista. 1.1 Projektin organisointi ja läpivienti WM-datan projektipäällikkönä toimi johtava konsultti Pekka Ruuskanen ja häntä avusti johtava konsultti Juha Hyttinen. Proamk:n puolelta projektiin osallistui Tuomas Orama ja Tuukka Puumala. Projekti käynnistyi työpalaverilla ja se päättyi tunnin kestoisia työpalavereita pidettiin lähes joka viikko. Copyright WM-data

17 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 3 (13) Proamk 2 PROAMK:N TARKOITUS JA SISÄLTÖ 2.1 Tarkoitus Proamk:n tarkoitus on toimia opiskelija- ja opetushallinnon perusjärjestelmänä. 2.2 Proamk:n kytkeytyminen ammattikorkeakoulujen perustehtävään Tietojärjestelmä liittyy kiinteästi ammattikorkeakoulujen perustehtävään. Proamkhankkeen tavoitteeksi on asetettu ammattikorkeakoulujen yhteinen opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmä, joka palvelee korkeakouluja toiminnan eri tasoilla (toiminnan suunnittelu, toiminnan toteutus, toiminnan seuranta ja arviointi niin yksittäisen opiskelijan, opettajan, koulutusohjelman, koulutusalan kuin koko organisaationkin näkökulmasta). Hankkeessa on kuvattu yli 40 korkeakoulutoiminnan perusprosessia, joita tukemaan ja palvelemaan tarvitaan runsaasti uusia tietoteknisiä palveluita. 2.3 Proamk:n kehittämisen linjaukset Kriittiset menestystekijät Tietojen hallinta on oltava käyttäjäystävällistä tietoja ylläpitäville käyttäjäryhmille. Opintoja koskeva tieto on ajantasaista ja tiedoilla on kattavat eheys- ja syöttötarkistukset. Tiedonhaku on oltava intuitiivista ja nopeaa. Proamk:n käytettävyys on oltava niin hyvä, että se sopii sekä opettajan että opiskelijan päivittäiseksi työkaluksi. Proamk:n kehittämisessä hyödynnetään palveluarkkitehtuuria. Proamk:n toteutus jaetaan hallittaviin osaprojekteihin. Ehdotetut toteutusjärjestysvaihtoehdot on kuvattu kappaleissa 4.4 ja 4.6. o Toteutusjärjestys A:n kohdalla korostetaan sujuvaa ja loogista IT-projektinhallintaa sekä integrointeja edellyttävien välivaiheiden minimoimista. o Toteutusjärjestys B:n kohdalla kehittämisen priorisoinnissa korostetaan tiedolla johtamisen periaatteen mahdollistamista vaihtoehtoa A nopeammin. o Toteutusjärjestys C:n kohdalla korostetaan tiedolla johtamisen mahdollisimman nopeaa ja sujuvaa käyttöönottoa sekä sen katkeamatonta soveltamista. Tiedolla johtamisen edellytykset ja uuden järjestelmän käyttöönotto on eriytetty toisistaan tässä vaihtoehdossa. Copyright WM-data

18 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen Proamk:n toimintatapa TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 4 (13) Proamk Proamk tarjoaa opetushenkilökunnalle kattavat työkalut koulutusohjelman, opetussuunnitelman ja opintojaksojen suunnitteluun. Näiden pohjalta muodostetaan vuosisuunnitelma. Yllä mainitut järjestelmäosiot mahdollistavat opiskelijoille henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman, HOPSin laadinnan. Tämän jälkeen seuraa opetustapahtumien toteutus. Järjestelmä tukee opetustapahtumien toteutusta esimerkiksi resurssien hallinnan avulla. Proamk tukee toiminnan suunnittelua lähtien pidemmän aikavälin koulutusohjelmista päätyen yksittäisten opintojaksojen ja opetustapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Yleisen tason suunnittelua tehdään muutamia kertoja vuodessa, kun taas HOPS ja opetustapahtumien toteutus-osiot ovat päivittäisessä käytössä. Järjestelmän tulee siis tarjota hyvä tuki sekä opetus- että opiskelutapahtumien toteutukselle ja seurannalle. Proamk suojataan käyttöoikeuksin, mutta pääsääntöisesti ammattikorkeakoulun koko henkilökunnalla on pääsy olennaisiin tietoihin. Opiskelijoilla on pääsy opiskelun kannalta olennaisiin tietoihin. Tietoja suojataan käyttöoikeusprofiilien avulla. Proamk rakennetaan monikieliseksi. Käyttöönottovaiheessa kielivaihtoehdot ovat vähintään suomi, ruotsi ja englanti. 2.5 Proamk:n osat (tietojoukkokaavio) Tietojärjestelmä koostuu seuraavista käsitekokonaisuuksista: Copyright WM-data

19 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 5 (13) Proamk 3 SIDOSRYHMÄKUVAUS 3.1 Yleiskuvaus Projektissa kuvattiin ammattikorkeakoulujen toimintaympäristöä alla olevan kaavion avulla. Kehittämisen ensimmäisessä vaiheessa rajaudutaan sisäisten toimijoiden prosessien automatisointiin. Asiakkaat ja sidosryhmät on rajattu projektin ulkopuolelle. Seuraava kaavio kuvaa Proamk:n toimintaympäristöä: Kuva, toimintaympäristö. Projektissa keskityttiin pääsääntöisesti sisäisiin toimijoihin. 3.2 Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto Proamk:n keskeisin käyttäjäryhmä koostuu sisäisistä toimijoista, joita ovat opiskelijat, opettajat, koulutuksen suunnittelijat, koulutuksesta vastaavat, johto ja muu henkilökunta. Sisäisten toimijoiden kesken tapahtuva tiedonvaihto (esimerkinomaisesti): Copyright WM-data

20 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 6 (13) Proamk Copyright WM-data

21 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 7 (13) Proamk 4 TOIMINTA-/TYÖPROSESSIT 4.1 Ydinprosessikaavio Proamk:n näkökulmasta 4.2 Ydinprosessit Yleiskuvaus Kuva, Prosessikartta Opetuksen ja opiskelun suunnittelu ja toteutus koostuu erillisistä sovellustehtävistä, jotka on ryhmitelty seuraavasti: o Opiskelijahaku- ja valintapalvelut: nimensä mukaisesti kattaa tuen opiskelijoiden haku- ja valintatoimintoihin o Koulutusprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää koulutuksen suunnittelun ja sen toteutuksen tuen o Opiskeluprosessipalvelut: prosessikokonaisuus sisältää opiskelun suunnittelun ja sen toteutuksen tuen o T&K palvelut: tärkeä osa ammattikorkeakoulujen perustehtävää Copyright WM-data

22 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 8 (13) Proamk 4.3 Tukiprosessit Yleiskuvaus Copyright WM-data Tukiprosessien tarkoitus on luoda edellytykset ydinprosessien sujuvuudelle. Tukiprosessit on ryhmitelty seuraavasti: o Käyttäjäpalvelut: käyttäjäpalvelut sisältävät esimerkiksi käyttäjien perustietojen luonnin ja ylläpidon o Opiskelijapalvelut: toiminnoiltaan vastaa käyttäjäpalveluita, mutta prosessit on kuvattu opiskelija -käyttäjäryhmän näkökulmasta o Raportointipalvelut 4.4 Toteutusjärjestys: vaihtoehto A, IT:n ehdoilla Hanke aloitetaan kokonaisuuden tietokantasuunnittelulla. Raportointipalvelut ja T&K jäävät tässä vaihtoehdossa viimeisiksi. Raportointi on hoidettava sitä ennen muilla tavoilla. Muut osuudet suositellaan tehtäväksi yhdessä projektissa. Käyttötapaukset priorisoidaan (kriittinen/ei-kriittinen). Vähemmän tärkeät käyttötapaukset on mahdollisesti toteutettavissa myöhemmin. Vaihtoehdon A ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut sekä käyttäjäpalvelut. Lisäksi osa opiskelijapalveluista. 3. Koulutusprosessipalvelut ja T&K 4. Opiskeluprosessipalvelut, lisäksi loput opiskelijapalveluista 5. Raportointi ja tiedonsiirrot (esim. Amkota tieto) 4.5 Toteutusjärjestys: vaihtoehto B, Tiedolla johtamisen ehdoilla Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta osa operatiivisista tiedoista replikoidaan uuden järjestelmän tietokantaan. Sieltä ne välitetään edelleen järjestelmään kytkettävään tietovarastoon raportointia varten. Tämän ratkaisun etu on se, että tiedolla johtaminen mahdollistuu vaihtoehtoa A nopeammin. Vastaavasti järjestelmien välinen integraatio lisää kustannuksia. Vaihtoehdon B ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Integraation rakentaminen olemassa oleviin järjestelmiin

23 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen Raportointi ja tiedonsiirrot ->Ensimmäinen käyttöönotto TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 9 (13) Proamk 4. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut sekä käyttäjäpalvelut. Lisäksi osa opiskelijapalveluista. 5. Koulutusprosessipalvelut ja T&K 6. Opiskeluprosessipalvelut, lisäksi loput opiskelijapalveluista Käytännössä tämä vaihtoehto edellyttää seuraavien rekistereiden/palveluiden luomista: opiskelijarekisteri (vrt. FunetEduPerson) opetushenkilöstörekisteri (vrt. FunetEduPerson) opinto-oikeus- ja tutkintorekisteri (vrt. M0) opetussuunnitelma- ja opintojaksorekisteri (vrt. M1) opintosuoritusrekisteri (vrt. M2) tietovarasto (vrt. OhaTv) valmistumispalaute (vrt. Opala) 4.6 Toteutusjärjestys: vaihtoehto C, Tiedolla johtamisen ehdoilla, huomioiden IT-näkökulma Tässä kohdassa kuvatussa vaihtoehdossa lähdetään siitä, että nykyisten järjestelmien käyttö jatkuu, mutta raportointi ja tiedolla johtaminen mahdollistetaan kaikille ammattikorkeakouluille ja Proamk:lle yhteisellä DW-tietovarastoratkaisulla. Yhteisessä tietovarastossa tulisi olemaan jokaiselle ammattikorkeakoululle oma osionsa, mutta ratkaisu mahdollistaisi myös alue- ja valtakuntatason raportointiratkaisut. Tämän vaihtoehdon etu on se, että uusikin järjestelmä on integroitavissa samaan tietovarastoon, jolloin tiedolla johtamiseen ei tule katkoksia järjestelmien uusimisen yhteydessä. Lisäksi käyttöönottoaikataulu on jokaisen ammattikorkeakoulun itse päätettävissä. Vaihtoehdon C ehdotettu toteutusjärjestys: 1. Tietokantasuunnittelu kokonaisuudelle 2. Sekä Proamk:lle että nykyisille järjestelmille yhteisen tietovaraston suunnittelu 3. Raportointi ja tiedonsiirrot suunnittelu ja toteutus Loput vaiheet kuten kohdassa B 4-6. Copyright WM-data

24 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 10 (13) Proamk 5 KÄYTTÄJÄRYHMÄT Proamk:n käyttäjäryhmät alustavasti: o Tietohallinto (tekninen pääkäyttäjä) o Sihteeri o Koulutuksesta vastaava o Opettaja o Opiskelija o Hakija Copyright WM-data

25 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 11 (13) Proamk 6 PALVELUKOMPONENTIT 6.1 Yleistä Seuraavassa kappaleessa kaavio kuvaa alustavasti Proamk:n tarvitsemia palvelukomponentteja. Kaaviota luetaan siten, että toimiakseen järjestelmä tarvitsee komponentteja alhaalta ylöspäin. Jotta esimerkiksi Opetuksen suunnittelusovellukset toimivat, täytyy ainakin osa alempien kerrosten palveluista olla käytettävissä. Toteutusjärjestys ainakin testauksen kannalta muodostuu niin, että ensin luodaan infrastruktuuripalvelut, sitten peruspalvelut, minkä jälkeen vuorossa ovat kokoomapalvelut ja lopuksi prosessipalvelut. Kaavion rakenne tukee palveluarkkitehtuurin perusajatusta palveluiden uudelleenkäytöstä. Jako keskitettyihin ja hajautettuihin palveluihin tarkoittaa sitä, että tietyt palvelut ovat ammattikorkeakoulukohtaisia ja tietyt kaikille yhteisiä. Kaavio ei ole kattava. 6.2 Luonnos tarjottavista palveluista Copyright WM-data

26 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 12 (13) Proamk 7 KÄYTTÖTAPAUKSET Ydinprosessit: Opiskelijahaku- ja valintapalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 1 Koulutusprosessipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 2 Opiskeluprosessipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 3 T&K käyttötapaukset ovat liitteessä 4 Tukiprosessit: Käyttäjäpalveluiden käyttötapaukset ovat liitteessä 5 Opiskelijapalveluiden käyttötapaukset ovat liitteessä 6 Raportointipalvelujen käyttötapaukset ovat liitteessä 7 Copyright WM-data

27 Toiminnallinen määrittely/pekka Ruuskanen ja Juha Hyttinen TOIMINNALLINEN MÄÄRITTELY 13 (13) Proamk 8 EHDOTUS SEURAAVISTA TEHTÄVISTÄ Proamk-hankkeessa on tähän mennessä päätetty tehdä seuraavat dokumentit: 1. Prosessikuvaukset 2. Käyttäjätarinat 3. Toimintaympäristökuvaus 4. Ydinprosessikartta 5. Käyttötapaukset 6. Tietojoukkokaavio 7. Karkea kuvaus palvelukomponenteista 8. Karkea toteutuksen hankesuunnitelma 9. Sekä sovellus- että tekninen arkkitehtuurikuvaus (ei sisälly tähän dokumentaatioon) Ehdotus seuraaviksi tehtäviksi ennen toteutusta: 1. Elementtikartat Konkretisoi käyttötapaukset ja käyttöliittymän toiminnan Mahdollistaa parhaiden käytäntöjen valinnan eri käyttötilanteisiin 2. Tietokannan suunnittelu Tietojoukkokaavio jatkojalostetaan tietokantakuvaukseksi 3. Käyttöoikeusprofiilien tarkka määritys. Copyright WM-data

28 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Opiskelijahaku- ja valintapalvelut C 1.1 Koulutusohjelman aloituspaikkojen luominen Järjestelmään kirjautunut Amk:n johdon jäsen avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Amk:n johdon jäsen valitsee koulutusohjelman aloituspaikkojen päivityksen ja kirjaa koulutusohjelman aloituspaikat järjestelmään. Amk:n johdon jäsen tallentaa koulutusohjelman tiedot. Amk:n johdon jäsen tai hänen valtuuttamansa Amk:n johdon jäsen on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman aloituspaikkojen määrä on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelman aloituspaikkojen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma Koulutusohjelman haku C 1.2. Koulutusohjelman valintaperusteiden luominen Järjestelmään kirjautunut Amk:n johdon jäsen avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Amk:n johdon jäsen hakee koulutusohjelman. Amk:n johdon jäsen lisää koulutusohjelman tietoihin koulutusohjelman valintaperusteet. Jos useampi Amk:n johdon jäsen osallistuu koulutusohjelman valintaperusteiden luomiseen, tallentaa Amk:n johdon jäsen koulutusohjelman valintaperusteisiin työnkulun, jossa on määritelty työn tekijät järjestyksessä. Seuraavan työnkulussa mukana oleva Amk:n johdon jäsen saa tiedon muokkaamisesta seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan tai sähköpostilla. Amk:n johdon jäsen tallentaa koulutusohjelman valintaperustetiedot. Amk:n johdon jäsen Amk:n johdon jäsen on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman valintaperustetiedot on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelman valintaperustetietojen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma

29 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 2 Koulutusohjelman haku C 1.3 Koulutustarjonnan julkaiseminen Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman, vuosisuunnitelman ja opintojaksojen kuvaukset. Koulutuksesta vastaava kerää koulutusohjelman, vuosisuunnitelman ja opintojaksojen kuvauksista koulutustarjonnan ja tallentaa sen järjestelmään. Tämän jälkeen koulutuksesta vastaava julkaisee tarjonnan oppilaitoksen www-sivuilla. (Tämä voi tapahtua automaattisesti, jos järjestelmässä on integraatio oppilaitoksen www-julkaisujärjestelmään.) Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutustarjonta on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Vuosisuunnitelmaa ei löydy Opintojaksoa ei löydy Koulutusohjelma, Vuosisuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, vuosisuunnitelman haku, opintojakson haku Koulutustarjonnan tallennus C Hakijatietojen siirto Hakemusten käsittelijä hakee AMKYH / AMKOREK järjestelmästä tiedot oppilaitokseen hakeneista hakijoista. Tämä tieto on tiedostomuodossa (peräkkäistiedosto). Hakemusten käsittelijä kirjautuu järjestelmään Hakemusten käsittelijä hakee hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä avaa hakijoiden tietojen syötön ja tallentaa tiedostossa olevat hakijatiedot järjestelmään. toiminnot / palve- Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Hakijatiedot on tallennettu järjestelmään Hakijatietojen tallennus ei onnistu, tiedostomuoto virheellinen Hakija Hakijatiedon syöttö

30 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 3 lut C Valintakoekutsujen lähetys Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan hakijat. Hakemusten käsittelijä merkitsee hakijoille lähetettäväksi kutsukirjeen valintakokeeseen. Hakemusten käsittelijä tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Valintakoekirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Valintakoekirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintakoekirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Valintakoekirje on tulostettu Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Valintakoekirjeen tulostus, Valintakoekirjetiedoston lähetys. C Hakijamäärien raportointi Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa raportointiosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä ajaa raportin koulutusohjelmaan hakijoiden määrästä. Hakemusten käsittelijä lähettää raportin valintapäätöksen tekijälle. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Järjestelmästä ajettu raportti koulutusohjelman hakijoiden määrästä Raporttia ei voi ajaa Hakija Raportin ajaminen

31 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 4 C Hakemuksen perustaminen ja täyttö Järjestelmään hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion. Hakemusten käsittelijä perustaa uuden hakemuslomakkeen koulutusohjelmaan. Hakemuslomakkeen pohjalta luodaan järjestelmään hakija. Hakemusten käsittelijä tallentaa hakemuslomakkeen. Hakija avaa järjestelmän avoimen verkkopalvelun. Hakija avaa koulutusohjelman hakemuslomakkeen. Hakija täyttää koulutusohjelman hakemuslomakkeen ja tallentaa sen. Vaihtoehtoisesti hakija lähettää paperisen hakemuksen oppilaitoksen hakutoimistoon. Hakemuksen käsittelijä saa tiedon järjestelmään tulleesta hakemuksesta joko sähköpostilla tai kirjautumisen yhteydessä. Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä merkitsee hakemuksen vastaanotetuksi ja tarkistaa hakijan hakukelpoisuuden hakemuksen perusteella. Jos hakemus on tullut paperisena, hakemusten käsittelijä tallentaa hakemuksen tiedot käyttäen hakemuslomaketta. Hakemusten käsittelijä voi siirtää hakemukset tiedostomuotoisena AMK- OREK -järjestelmään tai siirtää AMK-OREK -järjestelmästä hakemuksia tiedostomuotoisena järjestelmään. Hakija, Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Uusi hakija on tallennettu järjestelmään Uusi hakemus on tallennettu järjestelmään Hakemusta ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tallennus, Hakemuksen tallennus C Valintakoekutsujen lähetys 2 Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot ja merkitsee hakijan saamat pisteet hakemukseen sekä lähettää tiedon pisteytyksestä valintapäätöksen tekijälle. Vaihtoehtoisesti hakemusten käsittelijä merkitsee luo järjestelmässä olevaan hakemuslomakkeeseen pisteytyksen ja järjestelmä tallentaa pisteen hakemuksen tallennuksen yhteydessä.

32 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 5 Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä päättää valintakokeeseen kutsuttavien määrän tai merkitsee järjestelmään pisterajan. Järjestelmä merkitsee pisterajan ylittäville hakijoille lähetettäväksi kutsukirjeen valintakokeeseen ja tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Valintakoekirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Valintakoekirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Hakemusten pisteytys on tallennettu järjestelmään Pisteraja on merkitty järjestelmään Valintakoekirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Valintakoekirje on tulostettu Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Valintakoekirjeen tulostus, Valintakoekirjetiedoston lähetys. C Hakemuksen täyttö Ks. C C Hakutiedon ylläpito Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot, tekee tarvittavat muutokset tietoihin. Hakemusten käsittelijä tallentaa muutokset hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä

33 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 6 Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Hakijan tiedot on tallennettu järjestelmään Hakijan tietoja ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tietojen haku, Hakemuksen tallennus C Esivalintatilanteen kirjaus Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijan tiedot. Hakemusten käsittelijä tekee hakijoiden tietojen pohjalta esivalintaluettelon ja lähettää sen valintapäätöksen tekijälle. Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä tekee päätöksen suoraan valittavista hakijoista ja merkitsee päätöksen esivalintaluetteloon. Hakemusten käsittelijä kirjaa esivalintatilanteen hakijan tietoihin ja tallentaa tiedot. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Esivalintatilanne on tallennettu hakijan tietoihin Valintakoekirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C Valintakokeiden valvontaluetteloiden tekeminen Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot. Hakemusten käsittelijä muodostaa tiedoista valintakokeen valvontaluettelon, jossa ovat kaikki valinkokeisiin kutsutut hakijat. Järjestelmä jakaa valvontaluettelot tilan mukaan sopivan kokoisin osiin Hakemusten käsittelijä lähettää tiedon valvontaluettelosta koevalvojalle ja koearvioijalle. Järjestelmään kirjautunut koevalvoja hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot.

34 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 7 Koevalvoja merkitsee valintakokeeseen osallistuneet hakijat järjestelmään ja tallentaa tiedon. Hakemusten käsittelijä, koevalvoja Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Koevalvoja on kirjautunut järjestelmään Hakijan osallistuminen valintakokeeseen on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, Osallistumistiedon tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C Valintakoetulosten tallennus Järjestelmään kirjautunut koearvioija avaa hakijaosion järjestelmästä. Koearvioija hakee koulutusohjelmaan hakijoiden tiedot. Koearvioija merkitsee valintakokeeseen osallistuneen hakijan valintakoetuloksen järjestelmään ja tallentaa tiedon. Koearvioija voi hakea valintakokeeseen osallistuneen hakijan kokeen tulokset järjestelmästä. Koearvioija Koearvioija on kirjautunut järjestelmään Hakijan valintakoetulos on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, Valintakoetuloksen tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C Valinnan tulosten kirjaus Jos esivalittuja ei ole aiemmin tallennettu järjestelmään: Hakemusten käsittelijä hakee AMK-OREK järjestelmästä tiedot oppilaitokseen esivalituista hakijoista. Tämä tieto on tiedostomuodossa XX. Hakemusten käsittelijä kirjautuu järjestelmään Hakemusten käsittelijä hakee hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä avaa hakijoiden tietojen syötön ja tallentaa tiedostossa olevat hakijatiedot järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä.

35 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 8 Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan esivalitut hakijat. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelmaan valintakokeella valitut hakijat. Hakemusten käsittelijä muodostaa edellisistä tiedoista valintaesityksen ja lähettää tiedon valintapäätöksen tekijälle. Järjestelmään kirjautunut valintapäätöksen tekijä avaa valinta esityksen, tekee päätöksen valinnasta ja tallentaa valintapäätöksen järjestelmään. Hakemusten käsittelijä kirjaa valinnan tuloksen hakijan tietoihin ja tallentaa tiedon. Valinnan tulos voi olla: 1. Hakija on hyväksytty koulutukseen 2. Hakija on varasijalla koulutukseen 3. Hakija ei ole tullut valituksi koulutukseen Tarvittaessa hakemuksen käsittelijä tallentaa tiedon valinnan tuloksesta myös AMK-OREK järjestelmään. Hakemusten käsittelijä, valintapäätöksen tekijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valintapäätöksen tekijä on kirjautunut järjestelmään Hakijan osallistuminen valintakokeeseen on tallennettu järjestelmään Hakijoiden tietojen haku ei onnistu, valinnan tuloksen tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus C Valinnan tuloksen ilmoitus Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee koulutusohjelman hakijoiden tiedot. Hakemusten käsittelijä merkitsee hakijoille lähetettäväksi kirjeen valinnan tuloksesta. Valinnan tulos voi olla: 1. Hakija on hyväksytty koulutukseen 2. Hakija on varasijalla koulutukseen 3. Hakija ei ole tullut valituksi koulutukseen Hakemusten käsittelijä tallentaa merkinnän hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Tuloskirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Tuloskirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä

36 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 9 lähettää palveluun tiedoston. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Valinnan tulos on merkitty järjestelmään Tuloskirjeen lähetystieto on tallennettu järjestelmään Tuloskirje on tulostettu Tuloskirjeen lähetystiedon tallennus ei onnistu, tulostus ei onnistu, tiedoston lähetys palveluun ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, Tuloskirjeen tulostus, Tuloskirjeen tiedoston lähetys. C Paikan vastaanoton kirjaus Hakija päättää paikan vastaanotosta Hakija kirjaa tiedon paikan vastaanotosta järjestelmään. Hakijan tulee tunnistautua käyttäen riittävää sähköistä tunnistautumista (TUPAS tai VETUMA). Vaihtoehtoisesti hakija lähettää tiedon paikan vastaanotosta hakemuksen käsittelijälle paperilla. Hakemusten käsittelijä kirjaa paikan vastaanoton hakijan tietoihin. Paikan vastaanottamisen käsittely voidaan tehdä myös AMK-OREK järjestelmässä. Hakija, Hakemuksen käsittelijä Hakemuksen käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Paikan vastaanotto on tallennettu järjestelmään Vastaanoton tallennus ei onnistu Hakija Hakijatiedon haku, Hakijatiedon tallennus, C Korvaavan kutsun tekeminen Järjestelmään kirjautunut hakemusten käsittelijä avaa hakijaosion järjestelmästä. Hakemusten käsittelijä hakee järjestelmästä tiedon hakijoista jotka ovat varasijalla koulutukseen ja tiedon kuinka monta koulutukseen hyväksynyttä on jättänyt vastaanottamatta koulutuspaikkaa. Tämän tiedon pohjalta hakemusten käsittelijä merkitsee oikean määrän varasijoilla olevia hakijoita hyväksytyiksi koulutukseen.

37 Proamk Liite 1, Opiskelijahaku- ja valintapalvelut 10 Hakemusten käsittelijä tallentaa muutokset hakijan tietoihin. Hakemusten käsittelijä valitsee järjestelmästä: 1. Tuloskirjeen tulostamisen, jolloin järjestelmä tulostaa valintakoekirjeen haluttuun tulostimeen 2. Tuloskirjeen lähetys e-kirje tms. palvelun kautta, jolloin järjestelmä lähettää palveluun tiedoston. Korvaavan kutsun tekeminen voidaan tehdä myös AMK-OREK järjestelmässä. Hakemusten käsittelijä Hakemusten käsittelijä on kirjautunut järjestelmään Paikan vastaanoton aika on mennyt umpeen Hakijan tiedot on tallennettu järjestelmään Hakijan tietoja ei voi tallentaa Hakija, Hakemus Hakijan tietojen haku, Hakemuksen tallennus

38 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Koulutusprosessipalvelut A 0.1 Koulutusohjelman luominen Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava valitsee uuden koulutusohjelman luomisen ja kirjaa koulutusohjelman perustiedot. Koulutuksesta vastaava asettaa koulutusohjelman luonnos tilaan. Koulutuksesta vastaava tallentaa koulutusohjelman. Kun koulutusohjelma on hyväksytty johtoryhmän, rehtorin, hallituksen ja OPM:n toimesta, koulutuksesta vastaava asettaa koulutusohjelma valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Uusi koulutusohjelma on luotu järjestelmään Koulutusohjelman tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 0.2 Koulutusohjelman tietojen päivitys Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman. Koulutuksesta vastaava tekee muutoksia koulutusohjelman tietoihin. Muutokset voivat koulutusohjelman perustietoihin. Koulutuksesta vastaava tallentaa koulutusohjelman tiedot. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Koulutusohjelman tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso

39 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 2 Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 0.3 Koulutusohjelman tilan muutos Järjestelmään kirjautunut koulutuksesta vastaava avaa järjestelmän koulutusohjelmaosion. Koulutuksesta vastaava hakee koulutusohjelman. Koulutuksesta vastaava muuttaa koulutusohjelma tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Koulutuksesta vastaava tallentaa tilan muutoksen. Koulutuksesta vastaava Koulutuksesta vastaava on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman tilan muutos on tallennettu järjestelmään Koulutusohjelmaa ei löydy Koulutusohjelman tilan muutoksen tallennus ei onnistu Koulutusohjelma, Opetussuunnitelma, Opintojakso Koulutusohjelman haku, opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 1.1 Opetussuunnitelman luominen Järjestelmään kirjautunut OPS vastaava avaa opetussuunnitelmaosion. OPS vastaava valitsee uuden opetussuunnitelman luomisen ja kirjaa opetussuunnitelman perustiedot. Vaihtoehtoisesti hän kopioi suunnittelun pohjaksi esimerkiksi edellisen vuoden vastaavan opetussuunnitelman. OPS vastaava liittää opetussuunnitelman koulutusohjelmaan. OPS vastaava asettaa opetussuunnitelman luonnos tilaan. OPS vastaava hakee ja määrittelee opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjä. Käyttäjiä voivat olla eri sidosryhmät, opiskelijat sekä opettajat. OPS vastaava antaa opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjille käyttöoikeudet opetussuunnitelmaan. Opetussuunnitelman suunnittelun käyttäjät määrittelevät koulutuksessa kehittyvän osaamisen. OPS vastaava tallentaa tämän tiedon osaamiskarttana osaksi opetussuunnitelmaa. OPS vastaava määrittelee opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet. OPS vastaava tallentaa määrittelyn tiedot ja lähettää opettajalle pyynnön suunnittelusta.

40 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 3 Opettaja suunnittelee opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet. Opettaja tallentaa suunnittelun tiedot ja kuittaa OPS vastaavan pyynnön tehdyksi. OPS vastaava kokoaa opetussuunnitelman opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä laajuudet että valinnaisuudet ja tallentaa ne järjestelmään. OPS vastaava lähettää OPS hyväksyjälle pyynnön opetussuunnitelman hyväksynnästä. OPS hyväksyjä asettaa opetusohjelman valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle OPS vastaava, opettaja, opiskelija, sidosryhmän edustaja (työelämän edustaja antaa lausunnon sisällöstä), OPS hyväksyjä Järjestelmään kirjautuminen Uusi opetussuunnitelman on luotu järjestelmään Opetussuunnitelman tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Opintojakso, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opintojakson haku, käyttäjien haku, käyttöoikeuksien lisääminen, A 1.2 Opetussuunnitelman tietojen päivitys Järjestelmään kirjautunut OPS vastaava avaa opetussuunnitelmaosion. OPS vastaava hakee opetussuunnitelman. OPS vastaava tekee muutoksia opetussuunnitelman tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman perustietoja 2. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman osaamiskartan tietoja 3. OPS vastaava hakee ja liittää opetussuunnitelmaan kuuluvat opintojaksot 4. OPS vastaava poistaa opetussuunnitelmaan liittyviä opintojaksoja. 5. OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman statusta, jolloin sen käyttöoikeudet voivat muuttua. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto (sitten kun viimeinen kyseisen OPS:n mukaan

41 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 4 opiskellut ja oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija on valmistunut). OPS vastaava tallentaa opetussuunnitelman tiedot ja lopuksi lukitsee Opetussuunnitelman, minkä jälkeen siihen on muilla käyttäjillä vain lukuoikeudet. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle OPS vastaava OPS vastaava on kirjautunut järjestelmään Opetussuunnitelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään. Suunnitelma on lukittu. Opetussuunnitelmaa ei löydy Opetussuunnitelman tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Opintojakso, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opintojakson haku A 1.3 Opetussuunnitelman tilan muutos Järjestelmään kirjautunut OPS hyväksyjä tai OPS vastaava avaa järjestelmän opetussuunnitelmaosion OPS hyväksyjä tai OPS vastaava hakee opetussuunnitelman. OPS hyväksyjä tai OPS vastaava muuttaa opetussuunnitelman tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Hyväksytty-tila merkitsee OPS:n lukittumista. OPS näkyy opinto-oppaassa vasta kun se on hyväksytty -tilassa. OPS hyväksyjä tai OPS vastaava tallentaa tilan muutoksen. HUOM! Opetussuunnitelman kanssa rinnakkainen objekti on Erillistarjonta, joka voidaan liittää useaan koulutusohjelmaan. Erillistarjonta-objekti tarvitaan esimerkiksi maksullisen koulutuksen hallintaan. Erillistarjonnalle voidaan tehdä kaikki samat toiminnot kuin OPS:lle toiminnot / palve- OPS hyväksyjä, OPS vastaava OPS hyväksyjä on kirjautunut järjestelmään Opetussuunnitelman tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opetussuunnitelmaa ei löydy Opetussuunnitelman tilan tallennus ei onnistu Opetussuunnitelma, Erillistarjonta Opetussuunnitelman haku, opetussuunnitelman tilan muutos

42 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 5 lut A 1.4 Opintojakson luominen Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa opintojakso-osion. Opettaja valitsee uuden opintojakson luomisen ja kirjaa järjestelmään opintojakson perustiedot ja kytkee sen opetussuunnitelmaan. Opettaja hakee järjestelmästä tarvittavat tiedot ja luo niiden pohjalta opintojakson kuvauksen. Opintojakso voi kuulua useampaan koulutusohjelmaan ja opetussuunnitelmaan. Opettaja tallentaa opintojakson luonnos tilassa Opettaja lähettää OPS hyväksyjälle pyynnön opintojakson hyväksynnästä. OPS hyväksyjä asettaa opintojakson valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. Opettaja, OPS hyväksyjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään Uusi opintojakso on luotu järjestelmään Opintojaksoa ei voi tallentaa Opintojakso Opintojakson tallennus A 1.5 Opintojakson tietojen muutos Järjestelmään kirjautunut käyttäjä avaa opintojakso-osion. Opettaja hakee opintojakson. Hän muuttaa statuksen valmis -tilaan, jolloin hän voi tehdä opintojaksoon muutoksia. Opettaja tekee muutoksia opintojakson tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. Opettaja muuttaa opintojakson perustietoja 2. Opettaja muuttaa opintojakson kuvausta 3. Opettaja voi muokata kytkentöjä. Opettaja tallentaa opetussuunnitelman tiedot. Opettaja tai muu käyttäjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään. Opetussuunnitelman muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään Opintojaksoa ei löydy Opintojakson tallennus ei onnistu

43 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 6 Opintojakso Opintojakson haku, opintojakson tallennus A 1.6 Opintojakson tilan muutos Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa järjestelmän opintojakso-osion. Opettaja hakee opintojakson Opettaja muuttaa opintojakson tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Opettaja tallentaa tilan muutoksen. Opettaja tai muu käyttäjä Opettaja on kirjautunut järjestelmään Opintojakson tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opintojaksoa ei löydy Opintojakson tilaa ei voi tallentaa Opintojakso Opintojakson haku, Opintojakson tilan tallennus A 2.1 Vuosisuunnitelman luominen Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmavastaava avaa vuosisuunnitelmaosion. Koulutusohjelmavastaava valitsee uuden vuosisuunnitelman luomisen ja kirjaa vuosisuunnitelman perustiedot. Samassa yhteydessä hän tekee tarvittavat kytkennät opintojaksoon ja opetussuunnitelmaan. Koulutusohjelmavastaava hakee järjestelmästä budjetin (liittymä taloushallintoon), yhteiset resurssit, muut reunaehdot, henkilötiedot (mm. tuntihinnat), toteutettavat opintosuunnitelmat, opiskelijoiden henkilökohtaiset opintosuunnitelmat sekä opintojaksopalautteet, joiden pohjalta hän tekee vuosisuunnitelmaan opetustarjontaluonnoksen. Opetustarjontaluonnos sisältää opintojaksot, jotka on tarkoitus toteuttaa seuraavana vuonna. Koulutusohjelmavastaava tallentaa vuosisuunnitelman, joka sisältää opetustarjontaluonnoksen luonnos tilassa ja lähettää pyynnön täydennyksestä opettajalle. Opettaja käy läpi opetustarjontaluonnoksen ja tekee siihen täydennyksenä ehdotuksen opettajista ja ajankohdista. Tämän jälkeen opettaja tallentaa muutokset. Koulutusohjelmavastaava lähettää esimiehelle pyynnön opetustarjontaluonnoksen hyväksymisestä.

44 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 7 Esimies hakee vuosisuunnitelman ja siitä opetustarjontaluonnoksen, läpikäy sen ja tarvittaessa lähettää muutospyynnön opettajalle. Esimies hyväksyy opetustarjontaluonnoksen. Koulutusohjelmavastaava määrittelee vuosisuunnitelmaan opettajat ja muut resurssit, tallentaa sen ja palauttaa sen esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimies hakee vuosisuunnitelman, läpikäy sen ja tarvittaessa lähettää muutospyynnön opettajalle. Esimies hyväksyy vuosisuunnitelman ja muuttaa vuosisuunnitelman valmis tilaan. Koulutusohjelmavastaava, opettaja, esimies Koulutusohjelmavastaava vastaava on kirjautunut järjestelmään Opettaja vastaava on kirjautunut järjestelmään Esimies vastaava on kirjautunut järjestelmään Uusi vuosisuunnitelma on luotu järjestelmään Vuosisuunnitelmaa ei löydy Vuosisuunnitelmaa ei voi tallentaa Vuosisuunnitelman tilaa ei voi tallentaa Vuosisuunnitelma Vuosisuunnitelman haku, Vuosisuunnitelman tallennus A 2.2 Vuosisuunnitelman tietojen muutos Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmavastaava avaa vuosisuunnitellunosion. Koulutusohjelmavastaava hakee vuosisuunnitelman järjestelmästä. Koulutusohjelmavastaava tekee muutoksia vuosisuunnitelman tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. Koulutusohjelmavastaava muuttaa vuosisuunnitelman perustietoja 2. Koulutusohjelmavastaava muuttaa vuosisuunnitelman opettajia tai muita resursseja 3. Koulutusohjelmavastaava lisää vuosisuunnitelman opetustarjontaan opintojaksoja 4. Koulutusohjelmavastaava poistaa vuosisuunnitelman opetustarjonnasta opintojaksoja.. Koulutusohjelmavastaava tallentaa vuosisuunnitelma tiedot. Koulutusohjelmavastaava Koulutusohjelmavastaava vastaava on kirjautunut järjestelmään Uusi koulutusohjelma on luotu järjestelmään

45 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 8 Vuosisuunnitelmaa ei löydy Vuosisuunnitelmaa ei voi tallentaa Vuosisuunnitelman tilaa ei voi tallentaa Vuosisuunnitelma Vuosisuunnitelman haku, Vuosisuunnitelman tallennus A 2.3 Vuosisuunnitelman tilan muutos Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmavastaava avaa järjestelmän vuosisuunnitelmaosion. Koulutusohjelmavastaava hakee vuosisuunnitelman. Koulutusohjelmavastaava muuttaa vuosisuunnitelman tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Koulutusohjelmavastaava tallentaa tilan muutoksen. Koulutusohjelmavastaava Koulutusohjelmavastaava on kirjautunut järjestelmään Vuosisuunnitelman tilan muutos on tallennettu järjestelmään Vuosisuunnitelmaa ei löydy Vuosisuunnitelman tilaa ei voi tallentaa Vuosisuunnitelma Vuosisuunnitelman haku, Vuosisuunnitelman tilan tallennus A 3.1 Opintojakson toteutuksen luominen Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa opintojakson toteutus-osion. Opettaja valitsee uuden opintojakson toteutuksen luomisen, valitsee opintojakson ja kirjaa järjestelmään opintojakson toteutuksen perustiedot. Opettaja hakee aiempien vastaavien opintojakson toteutusten palautteet sekä opetustarjonnan tiedot järjestelmästä. Opettaja tekee opintojakson toteutuksen suunnitelmaluonnoksen. Tähän luonnokseen hän käy hakemassa järjestelmästä sekä tallentaa järjestelmään tiedon opintojakson toteutuksen aikataulusta, oppimateriaalista, käytettävistä tiloista sekä laitteista. Haun yhteydessä järjestelmä antaa tiedon tilojen ja laitteiden saatavuudesta. Tallennettaessa järjestelmä tekee alustavan varauksen tiloista ja laitteista. Opettaja tekee opintojakson toteutukseen itsearviointi- ja palautelomakkeet. Opettaja tallentaa opintojakson toteutuksen suunnitelman luonnos -tilassa

46 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 9 ja lähettää pyynnön opetuksesta vastaavalle hyväksynnästä. Opetuksesta vastaava hakee opintojakson toteutuksen suunnitelman, läpikäy sen ja tarvittaessa lähettää muutospyynnön suunnitelmaan opettajalle. Opetuksesta vastaava hyväksyy opintojakson toteutuksen suunnitelman ja tallentaa opintojakson toteutuksen valmis -tilassa. Opintojakson toteutussuunnitelma voidaan siirtää hyväksytty-tilaan, vaikka siihen ei ole kytketty opetustapahtumien aikataulua tai käytettäviä tiloja tai laitteita. Opettaja esittelee opintojakson toteutuksen opiskelijoille ja tarvittaessa tekee muutoksia opintojakson toteutukseen opiskelijoiden kommenttien pohjalta. Opettaja tallentaa muutokset opintojakson toteutukseen. Opettaja, opetuksesta vastaava Opettaja on kirjautunut järjestelmään Uusi opetuksen toteutus luotu järjestelmään Opintojakson toteutusta ei löydy Palautetta opintojakson toteutuksista ei löydy Opintojaksoa ei löydy Opintojakso toteutuksen hyväksyntä ei onnistu Opintojakso, Opintojakson toteutus Opintojakson haku, Opintojakson toteutuksen haku, Opintojakson toteutuksen tallennus, Opintojakson toteutuksen tilan muutos A 3.2 Opintojakson toteutuksen tietojen muutos Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa opintojakson toteutus-osion. Opettaja hakee opintojakson toteutuksen järjestelmästä. Opettaja tekee muutoksia opintojakson toteutuksen tietoihin. Muutokset voivat olla: 1. Opettaja muuttaa opintojakson toteutuksen perustietoja 2. Opettaja muuttaa opintojakson toteutuksen aikataulua, oppimateriaalia, käytettäviä tiloja tai laitteita 3. Opettaja muuttaa opintojakson toteutuksen itsearviointi- tai palautelomaketta 4. Opettaja muuttaa opintojakson toteutuksen käytettävien tilojen tai laitteiden varausta. Opettaja tallentaa opintojakson toteutuksen tiedot. Opintojakson tietoja ei ole tarpeen lukita opetussuunnitelman tietojen tavoin. Kun opintojakso on päättynyt, on se kuitenkin lukittava.

47 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 10 Opettaja Opettaja on kirjautunut järjestelmään Opintojakson muuttuneet tiedot on tallennettu järjestelmään Opintojakson toteutusta ei löydy Opintojakso toteutuksen tallennus ei onnistu Opintojakson toteutus Opintojakson toteutuksen haku, Opintojakson toteutuksen tallennus A 3.3 Opintojakson toteutuksen tilan muutos Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa järjestelmän opintojakson toteutus -osion. Opettaja hakee opintojakson toteutuksen Opettaja muuttaa opintojakson toteutuksen tilan. Tila voi olla luonnos, valmis, hyväksytty tai arkisto. Hyväksytty-tila ei kuitenkaan merkitse tietojen lukittumista. Opettaja tallentaa tilan muutoksen. Avoin kysymys: Pitääkö järjestelmän ylläpitää lokitietoja opintojaksoon tehtävistä muutoksista ja tuleeko käyttäjillä olla mahdollisuus palauttaa esimerkiksi edellinen versio primääriksi? Opettaja Opettaja on kirjautunut järjestelmään Opintojakson toteutuksen tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opintojakson toteutusta ei löydy Opintojakson toteutuksen tilaa ei voi tallentaa Opintojakson toteutus Opintojakson toteutuksen haku, Opintojakson toteutuksen tilan tallennus A 3.4 Arvosanan antaminen ja oikaisu Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa järjestelmän opintojakson toteutus -osion. Opettaja hakee opintojakson toteutuksen Opettaja hakee opiskelijan suoritukset opintojakson toteutuksesta. Opettaja arvioi suoritukset, antaa arvosanan ja tallentaa arvosanan järjestelmään. Järjestelmä lähettää opiskelijalle tiedon arvosanasta sekä sähköpostilla ja ilmoittaa tiedon opiskelijan seuraavan kerran kirjautuessa järjestelmään.

48 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 11 Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opintojakson toteutus -osion. Opiskelija hakee opintojakson toteutuksen Opiskelija hakee opintojakson toteutuksen arvosanan. Opiskelija tekee järjestelmään arvosanan oikaisupyynnön sekä sen perustelut ja tallentaa sen. Järjestelmä lähettää opettajalle tiedon arvosanan oikaisupyynnöstä sekä sähköpostilla että ilmoittaa tiedon opettajan seuraavan kerran kirjautuessa järjestelmään. Opettaja tutkii arvosanan oikaisupyynnön ja tarvittaessa muuttaa arvosanan ja tallentaa sen järjestelmään. Järjestelmä lähettää opiskelijalle tiedon arvosanasta sekä sähköpostilla ja ilmoittaa tiedon opiskelijan seuraavan kerran kirjautuessa järjestelmään. Opettaja, opiskelija Käyttäjät ovat kirjautuneet järjestelmään Opintojakson toteutus Arvosana on tallennettu järjestelmään Opintojakson toteutusta ei löydy Arvosanaa ei löydy Arvosanaa ei voi tallentaa Arvosanan oikaisupyyntöä ei voi tallentaa Opintojakson toteutus Opintojakson toteutuksen haku, arvosanan tallennus, arvosanan oikaisupyynnön tallennus A 3.5 Itsearvioinnin tekeminen Järjestelmään kirjautunut opiskelija hakee opintojakson toteutuksen järjestelmästä. Opiskelija avaa itsearviointilomakkeen. Opiskelija syöttää lomakkeelle tiedot itsearvioinnista. Opiskelija tallentaa itsearviointilomakkeen tiedot. toiminnot / palve- Opiskelija F 1.4 Itsearviontilomakkeen luominen E 2.1 Ilmoittautuminen opintojakson toteutukselle Tallennettu itsearviointi Opintojakson toteutusta ei ole järjestelmässä Itsearviointilomaketta ei ole järjestelmässä Lomakkeen tallennus ei onnistu Opintojakson toteutus, itsearviointilomake Opintojakson toteutuksen haku, itsearviointilomakkeen täyttö, itsearviointilomakkeen tallennus

49 Proamk Liite 2, Koulutusprosessipalvelut 12 lut A 3.6 Palautteen antaminen opintojaksosta Järjestelmään kirjautunut opiskelija hakee opintojakson toteutuksen järjestelmästä. Opintojakson toteutuksen osana on palautelomake Opiskelija avaa palautelomakkeen. Opiskelija syöttää lomakkeelle tiedot opintojakson toteutuksen palautteesta. Opiskelija tallentaa palautelomakkeen tiedot. Opiskelija F 1.1 Palautelomakkeen luominen E 2.1 Ilmoittautuminen opintojakson toteutukselle Tallennettu opintojaksopalaute Opintojaksoa ei ole järjestelmässä Opintojaksopalautekyselyä ei ole järjestelmässä Lomakkeen tallennus ei onnistu Opintojakson toteutus, palautekysely Opintojakson toteutuksen haku, palautelomakkeen täyttö, palautelomakkeen tallennus

50 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Opiskeluprosessipalvelut E 1.1 Hyväksiluvun haku ja kirjaus Opiskelija tekee hakemuksen muualla aiemmin suoritettujen opintojen hyväksiluvusta ja kirjaamisesta suorituksiksi. Asian päättävä taho tekee päätöksen hyväksiluvusta ja ilmoittaa päätöksen HOPS prosessista vastaavalle. Järjestelmään HOPS prosessista vastaava avaa järjestelmän opiskelijaosion ja hakee opiskelija tiedot. HOPS prosessista vastaava kirjaa opiskelijan tietoihin suoritusmerkinnän ja tallentaa tiedon. HOPS prosessista vastaava HOPS prosessista vastaava on kirjautunut järjestelmään Suoritustiedot on kirjattu järjestelmään Suoritustietojen tallennus ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 1.2 HOPS:n luominen Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija valitsee uuden HOPS luomisen järjestelmästä. Opiskelija valitsee opintosuunnitelman, opintojaksot ja opintojaksojen toteutukset HOPS:n. Opiskelija tallentaa HOPS:n luonnostilassa. HOPS prosessista vastaava saa tiedon luonnostilassa olevasta opiskelijan HOPS:sta sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut HOPS prosessista vastaava hakee opiskelijan HOPS:n tarkastaa ja hyväksyy sen. HOPS prosessista vastaava tallentaa opiskelijan HOPS:n hyväksytty tilassa.

51 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 2 Opiskelija saa tiedon hyväksynnästä sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, HOPS prosessista vastaava HOPS prosessista vastaava on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Hyväksytty HOPS on tallennettu järjestelmään HOPS tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, HOPS Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, HOPS:n tietojen haku, HOPS:n tietojen tallennus E 1.3 HOPS:n ylläpito Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija HOPS ylläpidon järjestelmästä. Opiskelija tekee muutokset opintosuunnitelman, opintojaksojen ja opintojaksojen toteutuksen valintoihin HOPS:n. Opiskelija tallentaa HOPS:n luonnostilassa. HOPS prosessista vastaava saa tiedon luonnostilassa olevasta opiskelijan HOPS:sta sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut HOPS prosessista vastaava hakee opiskelijan HOPS:n tarkastaa ja hyväksyy sen. HOPS prosessista vastaava tallentaa opiskelijan HOPS:n hyväksytty tilassa. Opiskelija saa tiedon hyväksynnästä sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, HOPS prosessista vastaava HOPS prosessista vastaava on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Hyväksytty HOPS on tallennettu järjestelmään HOPS tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, HOPS Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, HOPS:n tietojen haku, HOPS:n tietojen tallennus E 1.4 Urasuunnitelman luominen

52 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 3 Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija valitsee uuden urasuunnitelman luomisen järjestelmästä. Opiskelija tekee urasuunnitelman ja tallentaa sen järjestelmään. HOPS prosessista vastaava saa tiedon opiskelijan urasuunnitelmasta sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut HOPS prosessista vastaava hakee opiskelijan urasuunnitelman ja kommentoi sen. HOPS prosessista vastaava tallentaa kommentit opiskelijan urasuunnitelmaan. Opiskelija saa tiedon kommentoinnista sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, HOPS prosessista vastaava HOPS prosessista vastaava on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Kommentoitu urasuunnitelma on tallennettu järjestelmään Urasuunnitelman tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, HOPS Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, Urasuunnitelman tietojen haku, Urasuunnitelman tietojen tallennus E 1.5 KV-suunnitelman luominen Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija valitsee uuden KV-suunnitelman luomisen järjestelmästä. Opiskelija tekee KV-suunnitelman ja tallentaa sen järjestelmään. HOPS prosessista vastaava saa tiedon opiskelijan KV-suunnitelmasta sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut HOPS prosessista vastaava hakee opiskelijan KV-suunnitelman ja kommentoi sen. HOPS prosessista vastaava tallentaa kommentit opiskelijan KV-suunnitelmaan. Opiskelija saa tiedon kommentoinnista sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, HOPS prosessista vastaava HOPS prosessista vastaava on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Kommentoitu KV-suunnitelma on tallennettu järjestelmään KV-suunnitelman tietojen tallennus ei onnistu

53 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 4 Opiskelija, HOPS Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, KV-suunnitelman tietojen haku, KV-suunnitelman tietojen tallennus E 2.1 Ilmoittautuminen opintojakson toteutukselle Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa järjestelmän opintojakson toteutusosion. Opiskelija tekee ilmoittautumisen opintojakson toteutukselle ja tallentaa ilmoittautumisen Vaihtoehtoisesti opiskelija voi lähettää tiedon ilmoittautumisesta opintosihteerille, joka järjestelmään kirjautuneena tekee ilmoittautumisen opiskelija puolesta. Opiskelija, opintosihteeri Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on ilmoittautunut opintojakson toteutukselle Ilmoittautuminen ei onnistu Opiskelija Opintojakson toteutuksen tietojen haku, Opintojakson tietojen tallennus E 2.2 Opintojakson toteutuksen hallinta Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmasta vastaava avaa järjestelmän opintojakson toteutusosion. Koulutusohjelmasta vastaava ajaa opintojakson toteutukselle ilmoittautuneista raportin, jonka perusteella hän tekee o Opintojakson toteutuksen suoritus päätöksen lisättävistä ja peruutettavista toteutuksista. Jos opintojakson toteutus päätetään peruuttaa, vaihdetaan opintojakson toteutuksen tila peruutetuksi. Peruutetun opintojakson toteutukselle ilmoittautuneet opiskelijat saavat tiedon peruutuksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri tai opettaja avaa järjestelmän opintojakson toteutusosion. Opintosihteeri tai opettaja hakee opintojakson toteutukselle ilmoittautuneet opiskelijat, hyväksyy heidät ja kirjaa heidät osallistujiksi opintojakson toteutukselle. Opiskelija saa tiedon hyväksynnästä osallistua opintojakson toteutukselle

54 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 5 sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Koulutusohjelmasta vastaava, Opintosihteeri, opiskelija Koulutusohjelmasta vastaava on kirjautunut järjestelmään Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on hyväksytty osallistumaan opintojakson toteutukselle Opintojakson toteutuksen ilmoittautuneiden haku ei onnistu Opintojakson toteutuksen tilan muutos ei onnistu Opintojakson toteutuksen ilmoittautuneiden muutos hyväksytyiksi ei onnistu Opintojakson toteutus, Opiskelija Opintojakson toteutuksen tietojen haku, Opintojakson toteutuksen tietojen tallennus E 2.3 Laskutusmääräysten tekeminen Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri tekee avaa järjestelmän opintojakson toteutusosion. Opintosihteeri hakee osallistumiset opintojaksoille. Osallistumisten pohjalta opintosihteeri tekee laskutusmääräykset taloushallinnon järjestelmään. Opintosihteeri Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Osallistumiset opintojaksojen toteutuksille on haettu järjestelmästä Osallistumisien hakeminen järjestelmästä ei onnistu Opintojakson toteutus Osallistumisien haku E 2.4 Suoritusten kirjaus Opiskelija osallistuu opintojakson toteutukselle, jota opettaja opettaa. Järjestelmään kirjautunut opettaja kirjaa opintojakson toteutuksen suorituksen järjestelmään opiskelijan tietoihin. Tieto päivittyy opiskelija HOPS:n suoritustietoihin. Opiskelija saa tiedon suoritusmerkinnästä sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opettaja Opettaja on kirjautunut järjestelmään Opintojakson toteutuksen suoritus on kirjattu järjestelmään

55 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 6 Opintojakson toteutuksen suorituksen kirjaaminen ei onnistu Opintojakson toteutus, opiskelija Opintojakson toteutuksen suorituksen tallennus E 3.1 Haku toisen korkeakoulun opintojaksolle Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tekee hakemuksen toisen korkeakoulun opintojaksolle osallistumisesta ja tallentaa sen järjestelmään. Järjestelmä lähettää hakemuksesta tiedon opiskeluoikeuden myöntäjälle, joka saa tiedon ilmoituksesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmasta vastaava päivittää järjestelmään käytettävissä olevat opintomaksut budjetiksi. Järjestelmään kirjautunut opiskeluoikeuden myöntäjä avaa järjestelmän opiskelijaosion ja sieltä opiskelijan hakemuksen Opiskeluoikeuden myöntäjä hakee opiskelijan HOPS:n tarkistaa, että opinto sopii opiskelijan HOPS:n. Lisäksi hän tarkistaa budjetin riittävyyden Opiskeluoikeuden myöntäjä tekee päätöksen hakemukseen (puolto/hylkäys) ja tallentaa sen käsitellyssä muodossa. Opiskelija saa tiedon puollosta tai hylkäyksestä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskeluoikeuden myöntäjä, opiskelija, koulutusohjelman vastuuhenkilö Opiskeluoikeuden myöntäjä on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Koulutusohjelman vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelijan hakemus on hyväksyttynä tai hylättynä tallennettu järjestelmään Hakemuksen tallennus ei onnistu Hakemuksen haku ei onnistu Budjetin tallennus ei onnistu Budjetin haku ei onnistu HOPS:n haku ei onnistu Opiskelija, hakemus, budejetti Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, Budjetin haku, Budjetin tallennus Laskutuksen seuranta E 3.2 Opiskelija ilmoittautuu toisen korkeakoulun opintojakson toteutukseen. Jos

56 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 7 opiskelija hyväksytään opintojakson toteutukselle, tulee toisen korkeakoulun järjestelmästä tieto ProAMK-järjestelmään opintojakson suorituksen aloituksesta. Järjestelmään kirjautunut opiskeluoikeuden myöntäjä avaa järjestelmän opiskelijaosion ja sieltä opiskelijan toisessa korkeakoulussa aloittaman opintojakson toteutuksen. Tiedon pohjalta opiskeluoikeuden myöntäjä hyväksyy toiselta korkeakoululta tulevat opintojakson toteutukseen liittyvät laskut. Opiskeluoikeuden myöntäjä Opiskeluoikeuden myöntäjä on kirjautunut järjestelmään Toisessa korkeakoulussa aloitettu opintojakson toteutus on haettu järjestelmästä Opintojakson aloituksen haku ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tietojen haku E 3.3 Suoritustietojen kirjaaminen Opiskelija osallistuu toisen korkeakoulun opintojakson toteutukseen ja suorittaa opintojakson toteutuksen. Toisen korkeakoulun järjestelmästä tulee tieto ProAMK-järjestelmään opintojakson suorituksesta. Järjestelmään kirjautunut opiskeluoikeuden myöntäjä avaa järjestelmän opiskelijaosion ja sieltä opiskelijoiden toisissa korkeakouluissa suorittamien opintojaksojen toteutukset. Opiskeluoikeuden myöntäjä ajaa raportin ulkopuolisista suorituksista ja toimittaa sen koulutusohjelmasta vastaavalle. Opiskeluoikeuden myöntäjä Opiskeluoikeuden myöntäjä on kirjautunut järjestelmään Toisessa korkeakoulussa suoritettujen opintojaksojen toteutusten raportti on ajettu järjestelmästä Opintojakson aloituksen haku ei onnistu Opiskelija, opintojakson toteutus Raportin ajo E 4.1 Ilmoittautuminen tenttiin Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa opintojakson toteutusosion ja ilmoittautuu koetilaisuuteen. Opiskelija voi lisätä tai poistaa ilmoittautumisensa tiettyyn määriteltyyn ajankohtaan asti.

57 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 8 Opettaja saa tiedon tenttiin ilmoittautuneesta opiskelijasta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opettaja hakee tiedon ilmoittautuneista opiskelijoista ja tarkistaa opiskelijoiden osallistumisoikeuden opiskelijan HOPS:sta. Opettaja merkitsee tiedon osallistumisoikeudesta tai osallistumisoikeuden puuttumisesta ilmoittautumisluetteloon ja tallentaa tiedot osallistujaluetteloksi järjestelmään. Jos opiskelijalla ei ole osallistumisoikeutta tenttiin järjestelmä, lähettää opiskelijalle viestin. Opiskelija saa tiedon osallistumisoikeuden puuttumisesta sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, opettaja Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opettaja on kirjautunut järjestelmään Ilmoittautuminen on tallennettu järjestelmään Osallistujaluettelo on tallennettu järjestelmään Ilmoittautumista ei voi tallentaa Opintojakson toteutus, HOPS Ilmoittautumisen tallennus, osallistujaluettelon tallennus E 4.2 Tentin valvonta- ja osallistujaluetteloiden tekeminen Järjestelmään kirjautunut koetilaisuuksien hallinnoija avaa opintojakson toteutusosion järjestelmästä. Koetilaisuuksien hallinnoija hakee tentteihin ilmoittautuneiden osallistujaluettelon. Koetilaisuuden hallinnoija varaa järjestelmästä koetilaisuudelle tilat ja koetilaisuuden valvojat ja tallentaa tiedot. Järjestelmä lähettää koetilaisuuden valvojalle tiedon koetilaisuuden ajasta ja paikasta. Koetilaisuuden valvoja saa viestin joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut koetilaisuuksien valvoja avaa opintojakson toteutusosion järjestelmästä. Koetilaisuuksien valvoja hakee tentteihin ilmoittautuneiden tilakohtaisen osallistujaluettelon. Koetilaisuuksien valvoja merkitsee kokeeseen osallistuneet opiskelijat järjestelmään ja tallentaa tiedon. Koetilaisuuden hallinnoija, koetilaisuuksien valvoja Koetilaisuuden hallinnoija on kirjautunut järjestelmään Koetilaisuuksien valvoja on kirjautunut järjestelmään Opiskelijan osallistuminen kokeeseen on tallennettu järjestelmään Osallistujaluettelon tietojen haku ei onnistu, Osallistumistiedon tallennus ei onnistu Opiskelija

58 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 9 Opiskelijatiedon haku, Opiskelijatiedon tallennus E 4.3 Tentin koetehtävien tekeminen Järjestelmään kirjautunut opettaja avaa järjestelmän opintojakson toteutusosion järjestelmästä. Opettaja laatii ja tallentaa järjestelmään koetehtävät tietyn päivän koetilaisuuteen. Järjestelmä ilmoittaa opettajalle, jos koetilaisuuteen osallistuvalle opiskelijalle ei ole järjestelmässä koetta. Opettaja saa viestin joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään Opettaja Opettaja on kirjautunut järjestelmään Koetehtävät on tallennettu järjestelmään Koetehtävien tallennus ei onnistu järjestelmään Koetehtävien haku ei onnistu järjestelmään Opintojakson toteutus Opintojakson toteutuksen tietojen haku, koetehtävien tallennus E 4.4 Suoritustietojen kirjaaminen Järjestelmään kirjautunut koetilaisuuden hallinnoija tulostaa koetehtävät järjestelmästä ja toimittaa ne koetilaisuuden valvojalle. Koetilaisuuden valvoja jakaa koetehtävät opiskelijoille. Opiskelija vastaa koetehtäviin ja palauttaa vastaukset koevalvojalle, Koevalvoja toimittaa vastaukset opettajalle. Opettaja arvioi kokeen. Järjestelmään kirjautunut opettaja kirjaa opiskelijalle suoritustiedon opiskelija tietoihin. Opettaja, koetilaisuuden hallinnoija Opettaja on kirjautunut järjestelmään Koetilaisuuden hallinnoija on kirjautunut järjestelmään Suoritustieto on tallennettu järjestelmään Suoritustiedon tallennus ei onnistu järjestelmään Opintojakson toteutus, Opiskelija Opintojakson toteutuksen tietojen haku, suoritustiedon tallennus E 5.1 Opiskelusuunnitelman tekeminen ja hyväksyminen

59 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 10 Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija valitsee Learning agreementin luomisen järjestelmästä. Opiskelija täydentää tiedot Learning agreementiin ja tallentaa sen järjestelmään luonnostilassa. Kv-vastuuhenkilö saa tiedon luonnostilassa olevasta opiskelijan Learning agreementista sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut kv-vastuuhenkilö hakee opiskelijan Learning agreementin tarkastaa ja hyväksyy sen. Kv-korkeakoulun hyväksyttyä Learning agreementin ja allekirjoitettua sopimuksen kv-vastuuhenkilö tallentaa opiskelijan Learning agreementin hyväksytty tilassa. Samalla järjestelmä päivittää sen osaksi opiskelija HOPS:ia. Kv-vastuuhenkilö kirjaa opiskelijan vaihdon tyypin tiedot järjestelmään. Opiskelija saa tiedon hyväksynnästä sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, kv-vastuuhenkilö Kv-vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Hyväksytty Learning agreement on tallennettu järjestelmään Learning agreement tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, Learning agreement, HOPS Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus, Learning agreement tietojen haku, Learning agreement tietojen tallennus HOPS:n tietojen haku, HOPS:n tietojen tallennus E 5.2 Apurahan hakeminen ja päätös Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija valitsee apurahahakemuksen tekemisen järjestelmästä. Opiskelija täydentää tiedot apurahahakemukseen ja tallentaa sen järjestelmään luonnostilassa. Kv-vastuuhenkilö saa tiedon luonnostilassa olevasta opiskelijan Learning agreementista sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Järjestelmään kirjautunut kv-vastuuhenkilö hakee opiskelijan apurahahakemuksen tarkastaa sen ja tekee päätöksen apurahan hyväksymisestä.

60 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 11 Opiskelija saa tiedon päätöksestä sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opiskelija, kv-vastuuhenkilö Kv-vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Hyväksytty apurahahakemus on tallennettu järjestelmään Apurahahakemuksen tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, apurahahakemus Opiskelijan tietojen haku, apurahahakemuksen haku, apurahahakemuksen E 5.3 Vaihtoraportin tekeminen Opiskelija laatii ja lähettää vaihtoraportin kv-vastuuhenkilölle sähköpostilla. Järjestelmään kirjautunut kv-vastuuhenkilö käsittelee ja tallentaa vaihtoraportin järjestelmään. Kv-vastuuhenkilö Kv-vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Vaihtoraportti on tallennettu järjestelmään Vaihtoraportin tietojen tallennus ei onnistu Vaihtoraportti Vaihtoraportin tallennus E 5.4 Vaihtojen raportointi Järjestelmään kirjautunut kv-vastuuhenkilö hakee järjestelmästä tiedot vaihtojen tyypeistä ja määristä. Kv-vastuuhenkilö ajaa tiedoista raportin tiedostomuodossa. Kv-vastuuhenkilö lähettää hakee tiedoston ja lähettää sen sähköpostilla CIMOon. Kv-vastuuhenkilö Kv-vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Vaihtojen tyypit ja määrät on raportoitu CIMOon Raportin tietojen tallennus ei onnistu Vaihtotiedot Raportin ajaminen

61 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 12 E 6.1 Ilmoittautuminen harjoitteluun Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija ilmoittautuu harjoitteluun järjestelmään ja tallentaa sen. Järjestelmä lähettää ilmoituksesta tiedon harjoittelun vastuuhenkilölle, joka saa tiedon ilmoituksesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut harjoittelun vastuuhenkilö avaa järjestelmän opiskelijaosion. Harjoittelun vastuuhenkilö hakee opiskelijan suoritustiedot ja tarkistaa, että opiskelija täyttää harjoittelukelpoisuuden. Harjoittelun vastuuhenkilö avaa opiskelijan ilmoituksen ja tallentaa sen käsitellyssä muodossa. Opiskelija saa tiedon käsittelystä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Harjoittelun vastuuhenkilö, opiskelija Harjoittelun vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelijan harjoitteluilmoitus on kirjattu käsiteltynä järjestelmään Harjoitteluun ilmoittautuminen ei onnistu Ilmoittautumistietojen haku ei onnistu Opiskelija, harjoittelu Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 6.2 Harjoittelutietojen kirjaus Opiskelija etsii harjoittelupaikan tai saa sote-harjoittelupaikan harjoittelun vastuuhenkilöltä. Opiskelija tekee hakemuksen työnantajalle harjoittelusta, joka sopii opiskelijan kanssa harjoittelusta ja tekee opiskelijan kanssa harjoittelusopimuksen. Työnantaja toimittaa harjoittelusopimuksen harjoittelun vastuuhenkilölle ja opiskelijalle. Harjoittelun vastuuhenkilö saa harjoittelusopimuksen ja hyväksyy harjoittelupaikan Järjestelmään kirjautunut harjoittelun vastuuhenkilö avaa järjestelmän opiskelijaosion ja kirjaa opiskelijan harjoittelutiedot. Tietoihin kuuluu harjoittelun ohjaaja Opiskelija ja harjoittelun ohjaaja saavat tiedon harjoittelutietojen muuttumisesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään.

62 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 13 Harjoittelun ohjaaja ohjaa opiskelijan harjoittelua ja kirjaa harjoittelun seurantatiedot järjestelmään. Harjoittelun vastuuhenkilö, opiskelija, harjoittelun ohjaaja Harjoittelun vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Harjoittelun ohjaaja on kirjautunut järjestelmään Harjoittelutiedot on kirjattu järjestelmään Harjoittelutietojen tallennus ei onnistu järjestelmään Harjoittelutietojen haku ei onnistu Opiskelija, Harjoittelutiedot Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 6.3 Harjoittelupalautteen antaminen Opiskelija laatii harjoitteluraportin ja toimittaa sen harjoittelun ohjaajalle ja työnantajalle. Työnantaja antaa palautetta opiskelijan harjoittelusta harjoittelun ohjaajalle. Järjestelmään kirjautunut harjoittelun ohjaaja avaa järjestelmän opiskelijaosion ja kirjaa opiskelijan harjoittelutietoihin palautteen. Opiskelija saa tiedon harjoittelutietojen muuttumisesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Harjoittelun ohjaaja kirjaa harjoittelun opiskelijan suoritustietoihin ja antaa harjoittelulle arvosanan. Harjoittelun ohjaaja, opiskelija Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Harjoittelun ohjaaja on kirjautunut järjestelmään Harjoittelutiedot on kirjattu järjestelmään Harjoittelutietojen tallennus ei onnistu järjestelmään Harjoittelutietojen haku ei onnistu Opiskelija, Harjoittelutiedot Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 7.1 Ilmoittautuminen opinnäytetyön tekijäksi Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija ilmoittautuu opinnäytetyön tekijäksi järjestelmään ja tallentaa sen. Järjestelmä lähettää ilmoituksesta tiedon koulutusohjelman opinnäytteiden

63 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 14 vastuuhenkilölle, joka saa tiedon ilmoituksesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö avaa järjestelmän opiskelijaosion. Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö hakee opiskelijan suoritustiedot ja tarkistaa, että opinnäytetyön edellytykset täyttyvät Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö avaa opiskelijan ilmoituksen ja tallentaa sen käsitellyssä muodossa. Opiskelija saa tiedon käsittelystä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö, opiskelija Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelija ilmoitus on kirjattu käsiteltynä järjestelmään Opinnäytetyön tietojen tallennus ei onnistu järjestelmään Opinnäytetyön tietojen haku ei onnistu Opiskelija, opinnäytetyö Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 7.2 Opinnäytetietojen kirjaus Opiskelija etsii opinnäytetyön toimeksiantajan ja keksii opinnäytetyön aiheen. Opiskelija kirjaa tiedot opiskelija opinnäytetyön tietoihin. Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö saa tiedon opinnäytetyön tietojen muuttumisesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö hakee opiskelijan opinnäytetyön tiedot ja hyväksyy aiheen sekä nimeää opinnäytetyön ohjaajan ja tallentaa tiedot.. Opiskelija saa tiedon hyväksynnästä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opinnäytetyön ohjaaja saa tiedon opinnäytetiedoista joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opinnäytetyön ohjaaja ohjaa opiskelijaa opinnäytetyön tekemisessä. Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö, opiskelija, opinnäytetyön ohjaaja Koulutusohjelman opinnäytteiden vastuuhenkilö on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opinnäytetyön ohjaaja on kirjautunut järjestelmään Opinnäytetyön tiedot on kirjattu järjestelmään Opinnäytetyön tietojen tallennus ei onnistu järjestelmään

64 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 15 Opinnäytetyön tietojen haku ei onnistu Opiskelija, opinnäytetyö Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 7.3 Kypsyysnäytetietojen kirjaus ja opinnäytetyön arviointi Opinnäytetyön tehnyt opiskelija kirjoittaa kypsyysnäytteen Opinnäytetyön ohjaaja arvioi kypsyysnäytteen. Järjestelmään kirjautunut opinnäytetyön ohjaaja hakee opiskelijan opinnäytetyön tiedot. Opinnäytetyön ohjaaja kirjaa kypsyysnäytetiedot osaksi opiskelijan opinnäytetietoja. Opinnäytetyön ohjaaja antaa arvion opinnäytteestä ja kirjaa sen opiskelijan suoritustietoihin. Opinnäytetyön ohjaaja Opinnäytetyön ohjaaja on kirjautunut järjestelmään Kypsyysnäytetiedot on kirjattu järjestelmään Opinnäytetyösuoritus on kirjattu järjestelmään Kypsyysnäytetietojen tietojen tallennus ei onnistu järjestelmään Opinnäytetyön suoritustietojen tallennus ei onnistu Opiskelija, opinnäytetyö Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus E 8.1 Tutkintotodistuksen hakeminen Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tekee tutkintotodistushakemuksen järjestelmään ja tallentaa sen. Järjestelmä lähettää hakemuksesta tiedon opintosihteerille ja todistuksen myöntäjälle. Kyseiset käyttäjät saavat tiedon hakemuksesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opintosihteeri hakee opiskelijan suoritustiedot ja tarkistaa suoritukset opintosuunnitelmaa vasten Opintosihteeri avaa opiskelijan hakemuksen ja tallentaa sen tarkastetussa muodossa. Järjestelmään kirjautunut todistuksen myöntäjä avaa järjestelmän opiskelijaosion.

65 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 16 Todistuksen myöntäjä hakee opiskelijan suoritustiedot ja tarkistaa tutkintovaatimusten täyttymisen. Todistuksen myöntäjä avaa opiskelijan hakemuksen ja tallentaa sen hyväksytyssä muodossa. Opintosihteeri saa tiedon hyväksymisestä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opintosihteeri hakee opiskelijan tiedot ja suoritukset järjestelmästä tutkintotodistukseen ja tulostaa sen. Opintosihteeri tekee muutoksen opiskelijan tietojen tilaan (D 1.3) Opintosihteeri, opiskelija, todistuksen myöntäjä Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Todistuksen myöntäjä on kirjautunut järjestelmään Tutkintotodistus on tulostettu järjestelmään Hakemuksen tallennus ei onnistu järjestelmään Hakemuksen haku ei onnistu Opiskelija, tutkintotodistushakemus Opiskelijoiden tietojen haku, Hakemuksen tallennus, Hakemuksen haku E 8.2 Valmistuneiden raportointi Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opintosihteeri hakee valmistuneiden opiskelijoiden tiedot ja ajaa raportin tiedostomuodossa. Opintosihteeri lähettää tiedostomuotoisen raportin eri viranomaisille (Terveydenhuollon oikeusturvakeskus, Tilastokeskus, Kela). Opintosihteeri Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Järjestelmästä on ajettu raportti valmistuneista opiskelijoista Raportin ajo ei onnistu Opiskelija Opiskelijoiden tietojen haku, Raportin ajo E 8.3 Stipendien ehdotus Järjestelmään kirjautunut todistuksen myöntäjä avaa järjestelmän opiskelijaosion. Todistuksen myöntäjä hakee valmistuneiden opiskelijoiden suoritustiedot.

66 Proamk Liite 3, Opiskeluprosessipalvelut 17 Suoritustietojen pohjalta todistusten myöntäjä esittää stipendisaajat. Todistuksen myöntäjä Todistuksen myöntäjä on kirjautunut järjestelmään Valmistuneiden opiskelijoiden suoritustiedot on haettu järjestelmästä Suoritustietojen haku ei onnistu Opiskelija Opiskelijoiden tietojen haku

67 Proamk Liite 4, T&K palvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. T&K palvelut G 3.1 Hankkeen tietojen luominen Järjestelmään kirjautunut T&K toimija avaa järjestelmän hankeosion. T&K toimija valitsee uuden hankkeen luomisen ja kirjaa hankkeen perustiedot. Näitä perustietoja ovat: 1. Hankkeen yleistiedot 2. Projektitiedot 3. Tulostiedot 4. Asiantuntijatiedot 5. Palvelutiedot 6. Laitetiedot 7. Rahoitustiedot T&K toimija asettaa hankkeen luonnos tilaan. T&K toimija tallentaa hankkeen. Kun hanke on hyväksytty, T&K toimija asettaa koulutusohjelma valmis tilaan ja tallettaa muutoksen. T&K toimija T&K toimija on kirjautunut järjestelmään Uusi hanke on luotu järjestelmään Hankkeen tallennus ei onnistu Hanke, projekti, asiantuntija, tulos, palvelu, laite, rahoitus Hankkeen tallennus G 3.2 Hankkeen tietojen ylläpito Järjestelmään kirjautunut T&K toimija avaa järjestelmän hankeosion. T&K toimija hakee olemassa olevan hankkeen ja tekee muutoksia hankkeen perustietoihin. Näitä perustietoja ovat: 1. Hankkeen yleistiedot 2. Projektitiedot 3. Tulostiedot 4. Asiantuntijatiedot 5. Palvelutiedot 6. Laitetiedot 7. Rahoitustiedot

68 Proamk Liite 4, T&K palvelut 2 T&K toimija tallentaa hankkeen. T&K toimija T&K toimija on kirjautunut järjestelmään Hankkeen tiedot on päivitetty järjestelmään Hankkeen haku ei onnistu Hankkeen tallennus ei onnistu Hanke, projekti, asiantuntija, tulos, palvelu, laite, rahoitus Hankkeen haku, Hankkeen tallennus G 3.3 Hankkeen tilan muutos Järjestelmään kirjautunut T&K toimija avaa järjestelmän hankeosion. T&K toimija hakee hankkeen T&K toimija muuttaa hankkeen tilan. Tila voi olla luonnos, hyväksytty tai arkisto. T&K toimija tallentaa tilan muutoksen. T&K toimija T&K toimija on kirjautunut järjestelmään hankkeen tilan muutos on tallennettu järjestelmään Hanketta ei löydy Hankkeen tilan muutoksen tallennus ei onnistu Hanke Hankkeen haku, Hankkeen tilan muutos G 3.4 Hankkeen tietojen haku Järjestelmään kirjautunut vierailija avaa järjestelmän hankeosion. Vierailija hakee olemassa olevan hankkeen ja tekee hakuja hankkeen perustietoihin. Näitä perustietoja ovat: 1. Hankkeen yleistiedot 2. Projektitiedot 3. Tulostiedot 4. Asiantuntijatiedot 5. Palvelutiedot 6. Laitetiedot 7. Rahoitustiedot Vierailija Vierailija on kirjautunut järjestelmään

69 Proamk Liite 4, T&K palvelut 3 Hankkeen tiedot on haettu järjestelmästä Hankkeen haku ei onnistu Hanke, projekti, asiantuntija, tulos, palvelu, laite, rahoitus Hankkeen haku

70 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Kuvauksissa käytetään yleisesti käyttäjä-termiä, paitsi kohdissa, joissa samaan käyttötapaukseen liittyy eri käyttäjille eri oikeuksia. Käyttäjäpalvelut B Opiskelija aloittaa/tunnuksen ja salasanan tulostus IT-hallinto, opettaja tai sihteeri tulostaa käyttäjätunnuksen ja arvotun salasanan paperille. Käyttäjä voi tulostaa dokumentin joko yhden kerrallaan tai hän valitsee listalta käyttäjätunnukset, joista luodaan tuloste. Käyttäjä voi opiskelijan sitä pyytäessä luoda käyttäjätunnukselle uuden arvotun salasanan ja tulostaa sen paperille yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa. IT-hallinto, sihteeri, opettaja. Käyttäjätiedot ovat järjestelmässä Valitut käyttäjätunnukset ovat valmiita ensimmäistä kirjautumista varten Käyttäjätunnus on käytössä, haluatko varmasti arpoa uuden salasanan? Käyttäjäoikeudet Salasanan arvonta käyttäjätunnukselle. Tulostus. B Opiskelija päivittää tietojaan/opiskelijatietojen luonti Opiskelija avaa järjestelmästä opiskelijan perustieto-lomakkeen ja tarkistaa siellä olevat tiedot. Tarvittaessa hän päivittää puuttuvat tai virheelliset tiedot. Lopuksi opiskelija tallentaa lomakkeen. Opiskelijan profiiliin on määritelty kentät, joita rooli voi päivittää. Tässä yhteydessä opiskelija päättää kuulumisesta opiskelijakuntaan. Tieto liittymisestä tulee välittyä opiskelijakunnan sihteerille. Opiskelija-käyttäjä Käyttäjätunnus on aktiivinen Opiskelijan perustiedot ovat ajantasaiset. Tarkista tähdellä merkityt kentät. Opiskelijan perustiedot. Perustietojen päivitys.

71 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 2 B Opiskelijatietojen statuksen muuttaminen (opiskelija lopettaa) Sihteeri avaa järjestelmän käyttäjähallinta-osion ja muuttaa opiskelijakäyttäjän käyttäjätunnuksen statuksen ei-aktiivinen -tilaan. Opiskelijan statusvaihtoehdot: - Läsnäoleva - Poissaoleva - Valmistunut o Alumni - Eronnut Tietohallinto tai sihteeri-käyttäjä Käyttäjätunnus on perustettu ja se on aktiivinen-tilassa. Opiskelija-käyttäjän käyttäjätunnus on ei-aktiivinen -tilassa - Käyttäjätiedot. Käyttäjätiedot ja käyttöoikeuksien hallinta. B Henkilökunnan jäsenen luominen 2.1 Tietohallinto tai sihteeri-käyttäjä avaa järjestelmästä toiminnon uuden käyttäjän luonti. Hän syöttää käyttäjän perustiedot ja valitsee tälle asianomaisen käyttäjäprofiilin. Lopuksi käyttäjä tulostaa uuden käyttäjätunnuksen ja arvotun salasanan paperille. Tietohallinto tai sihteeri-käyttäjä. Käyttäjällä on oikeudet luoda uusia henkilökunnan jäseniä. Uusi käyttäjä on luotu järjestelmään ja käyttäjätunnus ja salasana on tulostettu paperille. Tarkista tähdellä merkityt kentät. Käyttäjätiedot. Käyttäjätietojen luonti. Käyttöoikeuksien hallinta. B Henkilökunnan jäsenen tietojen päivitys 2.2 Henkilökunta-käyttäjä avaa järjestelmästä oman perustietolomakkeen ja

72 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 3 päivittää tietoja. Lopuksi käyttäjä tallentaa lomakkeen. Henkilökunta-käyttäjä Henkilökunta-käyttäjän tiedot on tallennettu järjestelmään ja käyttäjätunnus on aktivoitu. Käyttäjätiedot on päivitetty. Tarkista tähdellä merkityt kohdat. Käyttäjätiedot. Käyttäjätietojen hallinta. B Henkilökunnan jäsenen tietojen statuksen muuttaminen 2.3 Tietohallinto tai sihteeri-käyttäjä avaa järjestelmästä käyttäjätietotoiminnon. Mikäli henkilökuntaan kuuluvan työsuhde päättyy tiettynä päivänä, syöttää käyttäjä järjestelmään ko. käyttäjätunnuksen viimeisen voimassaolopäivän. Tietohallinto tai sihteeri-käyttäjä. Henkilökunnan jäsen on perustettu järjestelmään. Henkilökunnan jäsenen käyttäjätunnuksen viimeinen voimassaolopäivä on tallennettu järjestelmään. Käyttäjää ei löydy. Tarkista oikeinkirjoitus. Käyttäjätietojen hallinta. Käyttöoikeudet. Käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien hallinta. B Opiskelijatietojen haku (opiskelijakunta) Opiskelijakunnan edustaja hakee järjestelmästä uudet opiskelijat, joiden tulee hankkia opiskelijakortti. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä valitsee järjestelmästä uudet opiskelijakunnan jäsenet, joille lähetetään ohje opiskelijakortin maksamisesta. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä. Käyttäjän käyttäjätunnus on perustettu ja sijoitettu oikeaan profiiliin. Uudet opiskelijakunnan jäsenet on perustettu järjestelmään. Maksuohjeen saajat on valittu ja ohje lähetetty. - Käyttäjätiedot (opiskelijakunnan uudet jäsenet). Käyttäjätietojen haku.

73 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 4 B Jäsenmaksun maksu Opiskelija kirjautuu järjestelmään ja valitsee kohdan opiskelijakunnan jäsenmaksu. Käyttäjä valitsee oman pankkinsa e-maksuvaihtoehdon ja maksaa kortin. Jäsenmaksu maksetaan vuosittain, mutta opiskelijakortti saadaan opiskelujen alkaessa. Järjestelmässä tulee voida luoda uusi maksuvelvollisuus opiskelijalle, joka hukkaa korttinsa. Opiskelija-käyttäjä. Käyttäjä on perustettu järjestelmään ja hänen käyttäjätunnuksensa on aktiivinen-tilassa. Jäsenmaksu on maksettu. Tilillä ei ole katetta. Maksu epäonnistui. Jäsenmaksun maksuun liittyvät tiedot. e-maksu. B Kortin tilausstatuksen päivitys Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä avaa järjestelmästä toiminnon opiskelijakorttien tilaus. Tämän jälkeen hän hakee järjestelmästä ne uudet opiskelijat, jotka ovat maksaneet kortin. Tämän jälkeen hän tekee kyseisille henkilöille opiskelijakorttitilauksen. Tilaus saa statuksen tilattu. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä. Opiskelija on maksanut jäsenmaksun. Opiskelijakortit on tilattu. - Jäsenmaksun maksutiedot, opiskelijatiedot. Käyttäjätietojen hallinta, hakutoiminnot, korttien tilaustoiminnot. B Kortin tilausstatuksen päivitys (vastaanottaa kortit) Yksi tilaus on kytketty moneen opiskelijaan. Opiskelijakunnan sihteeri päivittää korttien tilausstatuksen tilaan saapuneet. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä. Tilaus on tehty. Opiskelijakortit ovat saapuneet. Korttien tilausstatustieto on päivitetty. -

74 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 5 Korttien tilaustiedot. Korttien tilausten hallinta. B Jäsenkortin valmistumistiedon päivitys opiskelijalle Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä valitsee viestin lähetyksen kohdejoukoksi opiskelijat, joiden kortti on saapunut. Järjestelmä valitsee tiedon lähetyskanavaksi sen, minkä opiskelija on asettanut oletusarvoksi (monikavamalli). Oletusarvona on viitetiedon välitys opiskelijan työpöydälle. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä. Korttien tilaus on tehty ja tilauksen status on päivitetty tilaan saapunut. Tieto kortin saapumisesta on lähtenyt opiskelijalle. Käyttäjätunnus on lukittu. Tarkista tunnus. Käyttäjätiedot. Käyttäjätietojen hallinta. B Jäsentietojen haku Sihteeri-käyttäjä avaa järjestelmästä pikahakuikkunan, jolla haetaan henkilöitä. Käyttäjä syöttää sukunimen alkukirjaimia ja järjestelmä palauttaa listan henkilöistä, jotka sopivat hakuun. Mukana tulee myös etunimet. Käyttäjä valitsee henkilön, jota on tarkoittanut hakea ja järjestelmä avaa kyseisen henkilötietolomakkeen. Sihteeri-käyttäjä. - Haun tulos on löytynyt ja henkilötietolomake on avattu. Yhtään henkilöä ei löydy. Tarkista oikeinkirjoitus. Pikahakutoiminto. Henkilön tiedot. Tietojen haku. B Jäsentietojen muutos Sihteeri-käyttäjä on avannut henkilötietolomakkeen. Käyttäjän profiiliin on määritelty kentät, joita hän voi muuttaa. Tässä tilanteessa pitää voida muuttaa esimerkiksi opiskelijakunnan jäsenmaksu maksettu tietoa (opiskelijalla on jatkossakin mahdollisuus maksaa jäsenmaksu käteisellä ja tämä tieto on voitava päivittää järjestelmään). Koska opiskelijakuntaan kuuluminen on vapaaehtoista, on sihteerikäyttäjällä mahdollisuus muuttaa opiskelija eronnut tilaan. Tällöin opiskelija luovuttaa opiskelijakorttinsa takaisin ja saa ehkä jäsenmaksusta

75 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 6 jotain palautusta. Opiskelijakunnan sihteeri-käyttäjä. Opiskelija on oppilaskunnan jäsen. Opiskelijan tietoja on muutettu. Henkilöä ei löydy. Tarkista oikeinkirjoitus. Henkilön perustiedot. Henkilön (käyttäjän) perustietojen päivitys. B Alumnitietojen luominen Koska opiskelijan status on muutettu valmistumisen jälkeen tilaan tutkinnon suorittanut niin alumnitiedon päivityskin on statustiedon muutos alumni. Muutoksen tekee oppilaitoksen sihteeri-käyttäjä valmistumisen yhteydessä. On olemassa irrallisia alumniyhdistyksiä, joille olisi mahdollista tarjota jäsenrekisteripalvelua. Tällöin alumnin tietojen yhteyteen merkitään tieto kuulumisesta alumniyhdistykseen ja yhdistyksen yhteyshenkilölle annetaan käyttöoikeus tietojen osajoukkoon. Yhteyshenkilölle on siis määriteltävä oma käyttöoikeusprofiili. Sihteeri-käyttäjä. Opiskelijan status on muutettu valmistunut tilaan. Opiskelijan status on muutettu. Opiskelija ei ole valmistunut. Opiskelijan perustiedot. Henkilötietojen päivitys. B Alumnitietojen päivitys Alumnitietojen päivityksen voi tehdä joko alumni suoraan sähköisenä asiointina tai sihteeri-käyttäjä alumnin palauttaman lomakkeen avulla. Sihteeri-käyttäjä tai alumni itse. Opiskelijan status on muutettu tilaan alumni. Alumnin tiedot on päivitetty. Tarkista tähdellä merkityt kentät. Alumnin tiedot. Henkilötietojen päivitys.

76 Proamk Liite 5, Käyttäjäpalvelut 7 B Kumppanitietojen luominen Kumppanitieto luodaan kuten muutkin henkilötiedot. Kumppaneiden työnantajat luodaan järjestelmän yritystietolomakkeille ja ko henkilöt kytketään työnantajaan. Yhteistyösuhteen laatua kuvataan luokittelun avulla. Sihteeri-käyttäjä. Kumppaniyritys ja mahdollinen yhteyshenkilö on luotu järjestelmään. Tarkista tähdellä merkityt kentät. Yritys- ja henkilötiedot. Yritys- ja henkilötietojen luonti. B Kumppanitietojen päivitys Kumppanitietoja käsitellään järjestelmässä vastaavasti kuin muitakin henkilöitä. Luokittelutekijä kertoo roolin. Sihteeri-käyttäjä. Kumppanitiedot on luotu järjestelmään. Kumppanitiedot on päivitetty. Yhtään yritystä/henkilöä ei löytynyt. Tarkista oikeinkirjoitus. Tarkista tähdellä merkityt kentät. Yritys- ja henkilötietojen päivitys. Yritys- ja henkilötietojen päivitys. B Salasanan vaihtaminen Käyttäjä voi muuttaa oman salasanansa. Mikäli käyttäjä on unohtanut salasanansa voi hän luoda uuden salasanan käyttämällä pankkien tarjoamaa e-tunnistautumista. Sihteeri-käyttäjä voi kuitenkin luoda pyynnöstä toiselle käyttäjälle uuden salasanan. Kaikki käyttäjäroolit. Sihteeri-käyttäjä. Käyttäjätunnus on luotu järjestelmään. Salasana on vaihdettu. Salasana on virheellinen. Tarkista ohjeet ja oikeinkirjoitus. Käyttäjätietojen hallinta. Käyttäjätietojen hallinta.

77 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Opiskelijapalvelut D 1.1 Opiskelijan perustaminen järjestelmään Järjestelmään opinto-sihteeri vastaava avaa järjestelmän hakijaosion. Opintosihteeri hakee järjestelmästä koulutuspaikan vastaanottaneet hakijat ja siirtää kyseiset hakijat järjestelmässä opiskelijoiksi. Jos koulutuspaikan vastaanottanut opiskelee jo Amk:ssa, tehdään opiskelijalle vain muutos koulutusohjelmatietoihin. Opiskelija allekirjoittaa järjestelmän käyttöoikeussopimuksen ja sitoutuu käyttösääntöihin. Halutessaan opiskelija voi tehdä käyttöoikeussopimuksen myös sähköisesti. Tällöin opiskelija avaa Amk:n julkisessa palvelussa olevan käyttöoikeussopimuspalvelun ja allekirjoittaa käyttöoikeussopimuksen käyttäen pankkitunnistusta tai muuta riittävän vahvaa tunnistusmenetelmää. Opiskelija saa järjestelmän käyttöoikeuden. Opiskelija kirjautuu järjestelmään ensimmäisen kerran. Järjestelmä pyytää opiskelijaa täydentämään mahdollisesti puuttuvat tiedot järjestelmään. Opiskelija kirjaa puuttuvat tiedot järjestelmään ja tallentaa tiedot. Kommentti: Huomioitava jo Amk:ssa opiskelevat, lisättävä sähköinen käyttöoikeussopimus Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Uusi opiskelija on luotu järjestelmään Opiskelijan tiedot on päivitetty Opiskelija tietojen tallennus ei onnistu Hakija, Opiskelija Hakijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus D 1.2 Opiskelijan tietojen päivitys Järjestelmään kirjautunut opiskelija tai opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tai opintosihteeri hakee opiskelijan tiedot. Opiskelija tai opintosihteeri tekee muutoksia opiskelijan tietoihin. Muutok-

78 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 2 set voivat olla: 1. Muutoksia opiskelijan perustietoihin (henkilötiedot) 2. Läsnäoloilmoitus 3. Muutos opiskelija opiskelutietoihin 4. Muutos opiskeluaikaan Opiskelija tai opintosihteeri tallentaa opiskelijan tiedot Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelijan tiedot on päivitetty Opiskelijan tietojen tallennus ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tietojen haku, Opiskelijan tietojen tallennus D 1.3 Opiskelijan tietojen tilan muutos Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opintosihteeri hakee opiskelijan tilatiedon. Opintosihteeri muuttaa opiskelijan tilan. Tila voi olla 1. Läsnä oleva 2. Määräajaksi erotettu 3. Poissaoleva 4. Opiskeluoikeus päättynyt 5. Valmistunut Opintosihteeri tallentaa tilan muutoksen. Opintosihteeri Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelijan tilan muutos on tallennettu järjestelmään Opiskelijan tilan tallennus ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tilatietojen haku, Opiskelijan tilatietojen tallennus D 1.4 Ilmoitus lähestyvästä opiskeluoikeuden päättymisestä Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Järjestelmä antaa muistutuksen opiskelijoista, joiden opiskeluoikeus on päättymässä. Päättymisen syy on opiskeluajan päättyminen.

79 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 3 Opintosihteeri lähettää tiedon opiskelijalle. Opiskelija saa tiedon opiskeluoikeuden lähestyvästä päättymisestä joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on saanut tiedon lähestyvästä opiskeluoikeuden päättymisestä Opiskelijan tila on väärin Opiskelija Opiskelijan tilatietojen haku D 1.5 Opiskeluoikeushakemus Järjestelmään kirjautunut opiskelija avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija saa tiedon lähestyvästä opiskeluoikeuden päättymisestä. Opiskelija tekee hakemuksen opiskeluoikeuden jatkamisesta tai palauttamisesta. Hakemukseen opiskelija voi liittää tarvittaessa oman HOPS:n. Opiskelija tallentaa hakemuksen järjestelmään. Koulutusohjelmasta vastaava saa tiedon hakemuksesta joko sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Järjestelmään kirjautunut koulutusohjelmasta vastaava hakee hakemuksen, käsittelee sen ja tekee päätöksen opiskeluoikeuden jatkamisesta tai palautuksesta. Koulutusohjelmasta vastaava tallentaa päätöksen järjestelmään Koulutusohjelmasta vastaava lähettää tiedon päätöksestä opiskelijalle. Opiskelija saa päätöksen joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Koulutusohjelmasta vastaava, opiskelija Koulutusohjelmasta vastaava on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Hakemus opiskeluoikeuden jatkamisesta tai palauttamisesta on tallennettu järjestelmään Päätös. opiskeluoikeuden jatkamisesta tai palauttamisesta on toimitettu opiskelijalle Hakemuksen tallennus ei onnistu Päätöksen tallennus ei onnistu Päätöksen lähetys ei onnistu Opiskelija, HOPS, Opiskeluoikeushakemuksen tallennus, Opiskeluoikeuspäätöksen tallennus

80 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 4 D 3.1 Opiskelutodistuksen pyyntö Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tekee tilauksen virallisesta opiskelutodistuksesta. Järjestelmä lähettää tilauksen opintosihteerille. Opiskelija voi tulostaa epävirallisen opiskelutodistuksen järjestelmästä. Epävirallisessa opiskelutodistuksessa on tunnistuskoodi, jonka avulla voi opiskelutodistuksen oikeellisuuden varmentaa verkkopalvelussa. Opintosihteeri saa tiedon tilauksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opintosihteeri hakee opiskelijan tiedot. Opintosihteeri tulostaa opiskelutodistuksen ja lähettää sen opiskelijalle. Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelutodistus on tulostettu järjestelmästä Opiskelijan tila on väärin Opiskelutodistuksen tulostus ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tietojen haku D 3.2 Opintosuoritusotteen pyyntö Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tekee tilauksen virallisesta opintosuoritusotteesta. Järjestelmä lähettää tilauksen opintosihteerille. Opiskelija voi tulostaa epävirallisen opintosuoritusotteen järjestelmästä. Epävirallisessa opintosuoritusotteessa on tunnistuskoodi, jonka avulla voi opintosuoritusotteen oikeellisuuden varmentaa verkkopalvelussa. Opintosihteeri saa tiedon tilauksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opintosihteeri hakee opiskelijan tiedot sekä opiskelijan suoritukset järjestelmästä. Opintosihteeri tulostaa opintosuoritusotteen ja lähettää sen opiskelijalle.

81 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 5 Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opintosuoritusote on tulostettu järjestelmästä Opiskelijan tila on väärin Opintosuoritusotteen tulostus ei onnistu Opiskelija Opiskelijan tietojen haku D 3.3 Palveluiden pyytäminen Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opiskelija tekee pyynnön palvelusta: Palvelu voi olla uusi avainkortti tai kulkulupa tms. Järjestelmä lähettää tilauksen opintosihteerille. Opintosihteeri saa tiedon tilauksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opintosihteeri hakee opiskelijan tiedot, opiskelijan suoritukset sekä opiskelija HOPS:n järjestelmästä. Tietojen perusteella opintosihteeri tekee päätöksen palvelun tuottamisesta. Opintosihteeri ilmoittaa palvelupäätöksen opiskelijalle. Opiskelija saa tiedon tilauksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opintosihteeri toimittaa palveluun liittyvän luvan tms. opiskelijalle. Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Palvelupäätös on toimitettu opiskelijalle Palvelu on toimitettu opiskelijalle Opiskelijan tila on väärin Opiskelijan tiedot ovat väärin Palvelupäätöstä ei voida toimittaa Opiskelija Opiskelijan tietojen haku Tapahtumiin ilmoittautuminen D 3.4 Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa tapahtumaosion. Opiskelija ilmoittautuu tapahtumaan.

82 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 6 Opintosihteeri hakee tapahtumaan ilmoittautuneiden opiskelijoiden järjestelmästä ja tulostaa niistä osallistujaluettelon tapahtumaan. Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Tapahtuman osallistujaluettelo on tulostettu järjestelmästä Ilmoittautumien tapahtumaan ei onnistu Osallistujaluettelon tulostus ei onnistu Tapahtuma Tapahtumaan osallistuvien opiskelijoiden tietojen haku D 3.5 Kohdejoukolle viestintä Työnantaja tms. lähettää opintosihteerille viestin opiskelijoille välitettäväksi. Järjestelmään kirjautunut opintosihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opintosihteeri tallentaa työnantajan viestin järjestelmään. Opintosihteeri hakee opiskelijoista halutun kohdejoukon sopivilla hakutermeillä, joita voivat olla mm: Koulutusohjelma Suoritettujen opintojen kokonaismäärä Tietty suoritettu opintojakso Etc. Opintosihteeri lähettää työnantajan tms. viestin valitulle kohdejoukolle opiskelijoita. Opiskelija saa viestin joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opintosihteeri, opiskelija Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on saanut työnantajan viestin Viestin tallennus ei onnistu järjestelmään Kohdejoukon haku ei onnistu Viestin lähetys ei onnistu Opiskelija Opiskelijoiden tietojen haku, Viestin tallennus, Viestin lähetys Opintotukihakemuksen tekeminen D 4.1 Järjestelmään kirjautunut opiskelija tekee avaa opintotukiosion

83 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 7 Opiskelija avaa opintotukihakemuslomakkeen ja täyttää sen tiedot. Opiskelija päivittää HOPS:n (E 1.3) Opintotukisihteeri saa tiedon järjestelmään tehdystä hakemuksesta sähköpostilla tai seuraavan kerran järjestelmään kirjautuessaan. Opiskelija, opintotukisihteeri Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on tehnyt hakemuksen järjestelmään Hakemuksen tallennus ei onnistu järjestelmään Opintotukihakemus, HOPS Hakemuksen tallennus D 4.2 Opintotukihakemuksen käsittely Opintotukisihteeri saa Kelalta lausuntopyynnön. Järjestelmään kirjautunut opintotukisihteeri avaa järjestelmän opintotukiosion. Opintotukisihteeri hakee opiskelija opintotukihakemuksen, tiedot opiskelijan käyttämistä tukikuukausista, tiedot opiskelija suorituksista sekä opiskelijan HOPS:n. Tarvittaessa opintotukisihteeri pyytä lisätietoja opiskelijalta sähköpostilla Opintotukisihteeri tekee tilannearvion ja päätöksen viedäänkö asia käsiteltäväksi opintotukilautakuntaan: 1. Jos lautakuntakäsittelyä ei tarvita, hakee opintotukisihteeri järjestelmästä lausuntopohjan, kirjoittaa lausunnon, tallentaa sen lausuntoarkistoon ja lähettää sen Kelalle. Tai 2. Jos lautakuntakäsittely tarvitaan, avaa opintotukisihteeri opintotukilautakunnan esityslistan järjestelmästä ja lisää tapauksen esityslistalle. Opintotukilautakunta tekee päätöksen tapauksesta ja tallettaa päätöksen järjestelmään. Opintotukisihteeri hakee järjestelmästä päätöksen, lausuntopohjan, kirjoittaa lausunnon, tallentaa sen lausuntoarkistoon ja lähettää sen Kelalle Opintosihteeri lähettää opiskelijalle tiedon lausunnosta. Opiskelija saa viestin joko sähköpostilla tai seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Opintosihteeri, piskelija, opintotukilautakunta

84 Proamk Liite 6, Opiskelijapalvelut 8 Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Opiskelija on kirjautunut järjestelmään Opintotukilautakunta Lausunto on tallennettu järjestelmään Lausunto tallennus ei onnistu järjestelmään Viestin lähetys ei onnistu Opiskelija, HOPS, esityslista, päätös, lausuntopohja, lausuntoarkisto Opiskelijoiden tietojen haku, HOPS:n haku, Lausunnon tallennus, Viestin lähetys D 4.3 Tietojen siirtäminen Kelan järjestelmiin Järjestelmään kirjautunut opintotukisihteeri avaa järjestelmän opiskelijaosion. Opintotukisihteeri hakee opiskelijoiden läsnäolotiedot järjestelmästä tiedostomuodossa ja lähettää tiedoston Kelaan. Opintotukisihteeri saa tiedon opintotuen saajista Kelalta. Tämä tieto on tiedostomuodossa. Tiedoston tiedon pohjalta opintotukisihteeri hakee tuensaajien opintopisteet tiedostomuodossa ja lähettää tiedoston Kelaan. Opintosihteeri Opintosihteeri on kirjautunut järjestelmään Järjestelmästä on tuotettu raporttitiedosto Raportin ajaminen ei onnistu Opiskelija Opiskelijoiden tietojen haku

85 Proamk Liite 7, Raportointipalvelut 1 1 Käyttötapauskuvaukset Kuvataan jokainen käyttötapaus sanallisesti siten, että kuvauksesta selviää sen tavoite / kuvaus, käyttäjäroolit, esiehdot, lopputulos, /poikkeukset, käsiteltävät tietokokonaisuudet ja tietojärjestelmän toiminnot/palvelut. Raportointipalvelut F 1.1 Palautelomakkeen luominen Toiminnasta vastaava määrittelee kyselyn tarpeen suhteessa toimintaan, laatujärjestelmään ja kohderyhmään. Järjestelmään kirjautunut kyselyn laatija avaa järjestelmästä palautelomakepohjan. Kyselyn laatija kirjoittaa palautelomakepohjaa kysymykset palautteen antamiseksi. Kyselyn laatija tallentaa palautelomakkeen tiettyyn prosessiin liittyväksi palautelomakkeeksi (esim. opintojakson toteutus). Jos kyselyn laatijoita on useampia, voi ensimmäinen kyselyn laatija antaa muille käyttäjille oikeuden muokata palautelomaketta. Kyselyn laatija Kyselyn laatija on kirjautunut järjestelmään Palautelomake on luotu järjestelmään Palautelomakkeen tallennus ei onnistu Palautelomake Palautelomake tallennus Palautteen antaminen F 1.2 Järjestelmään kirjautunut käyttäjä palautelomakkeen järjestelmästä Käyttäjä avaa palautelomakkeen. Käyttäjä syöttää lomakkeelle tiedot palautteesta. Käyttäjä tallentaa palautelomakkeen tiedot. toiminnot / palve- Käyttäjä Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään Tallennettu palaute Palautelomakkeen tallennus ei onnistu Palautekysely Palautelomakkeen täyttö, palautelomakkeen tallennus

86 Proamk Liite 7, Raportointipalvelut 2 lut Palautteen haku F 1.3 Järjestelmään kirjautunut kyselyn laatija avaa järjestelmän palauteosion. Kyselyn laatija hakee järjestelmästä palautteen tiedot. Kyselyn laatija Kyselyn laatija on kirjautunut järjestelmään Palautteen tiedot on haettu järjestelmästä Tietojen haku ei onnistu Palaute Palautteen haku F 1.4 Itsearviointilomakkeen luominen Toiminnasta vastaava määrittelee kyselyn tarpeen suhteessa toimintaan, laatujärjestelmään ja kohderyhmään. Järjestelmään kirjautunut kyselyn laatija avaa järjestelmästä itsearviointilomakepohjan. Kyselyn laatija kirjoittaa itsearviointilomakepohjaan kysymykset palautteen antamiseksi. Kyselyn laatija tallentaa itsearviontilomakkeen tiettyyn prosessiin liittyväksi itsearviointilomakkeeksi (esim. opintojakson toteutus). Jos kyselyn laatijoita on useampia, voi ensimmäinen kyselyn laatija antaa muille käyttäjille oikeuden muokata itsearviointilomaketta. Kyselyn laatija Kyselyn laatija on kirjautunut järjestelmään Itsearviointilomake on luotu järjestelmään Itsearviontilomakkeen tallennus ei onnistu Itsearviointilomake Itsearviointilomakkeen tallennus F 1.5 Itsearvioinnin tekeminen Järjestelmään kirjautunut Käyttäjä hakee opintojakson toteutuksen järjestelmästä. Käyttäjä avaa itsearviointilomakkeen.

87 Proamk Liite 7, Raportointipalvelut 3 Käyttäjä syöttää lomakkeelle tiedot itsearvioinnista. Käyttäjä tallentaa itsearviointilomakkeen tiedot. Käyttäjä Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään Tallennettu itsearviointi Itsearviointilomakkeen tallennus ei onnistu Itsearviointi Itsearviointilomakkeen täyttö, itsearviointilomakkeen tallennus Itsearvioinnin haku F 1.6 Järjestelmään kirjautunut kyselyn laatija avaa järjestelmän palauteosion. Kyselyn laatija hakee järjestelmästä itsearvioinnin tiedot. Kyselyn laatija Kyselyn laatija on kirjautunut järjestelmään Itsearvioinnin tiedot on haettu järjestelmästä Tietojen haku ei onnistu Itsearviointi Itsearvioinnin haku F 2.1 Raportin laatiminen Raportin tilaaja tilaa raportin raportin tekijältä. Järjestelmään kirjautunut raportin tekijä selvittää onko ProAMKjärjestelmässä tai ProAMK-tietovarastossa tarvittavaa raakadataa raporttiin. Jos järjestelmässä on tarvittava raakadata, laatii raportin tekijä raportin ja toimittaa sen raportin tilaajalle. Jos tarvittavaa raakadataa ei ole tuottaa raportin tekijä tarvittavan raakadatan ja tallentaa sen ProAMK-tietovarastoon. Raportin tekijä Raportin tekijä on kirjautunut järjestelmään Raportin raakadata on haettu järjestelmästä Raakadatan haku ei onnistu Kaikki

88 Proamk Liite 7, Raportointipalvelut 4 Raakadatan haku