Visma Monipankki. Käyttäjän käsikirja

Transkriptio

1 Visma Monipankki Käyttäjän käsikirja

2 Oppaan päiväys: Asiakaspalvelu: Helpdesk: Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Yleiskuvaus Johdanto Ohjelman käynnistys ja sulkeminen Ohjelman toiminnot Ohjeet Välilehdet Komentovalikot Pääkäyttäjän tehtävät Käyttöönotto Johdanto Tiedonsiirtoasetukset ftp-tiedonsiirtoon FTP-ohjelma Web Services -liikennöinti ja Visma Banking Tiedonsiirtolokit Yritystiedot ja pankkitilit Yritystietojen lisääminen Yrityksen tietokantojen kytkeminen (Visma Econet Pro) Yritystietojen muutos Yritysten pankkitilit Patu- ja SEPA-tiedot Tässä kappaleessa kuvatut tiedot määrittelet valitsemalla Asetukset PATU- ja SEPA-tiedot.Pankkien asiakas- ja PATU-tunnukset Visma Monipankki SEPA-asetukset Tiliotteiden ja tapahtumaluetteloiden WS- ja ftp-noudon käyttäytymisero Yleiset asetukset Palvelujen valinta Käyttäjähallinta Uuden käyttäjän perustaminen Pääkäyttäjäoikeudet Käyttäjätietojen muutos Maksajan salasana Tiedonsiirtopaketit Uusi tiedonsiirtopaketti Tiedonsiirtopaketin ylläpito Ajastaminen Muut asetukset Noudettujen aineistojen arkistointi Finvoice-laskujen jako Lisäkopioinnit Yhteyden testaus Pankkiyhteys Johdanto Noudettavien aineistojen valinta Kertavalinnat Tiedonsiirtopakettien (jonojen) käyttö Lähtevien aineistojen valinta Erätiedot Pankkisiirrot Tiedonsiirto Sisällysluettelo - i

4 3.5 Aineistojen käsittely Noudetut aineistot Saldolista Aineistojen palautus Lokit Noutamattomat aineistot ja uusintanoudot Ulkopuoliset aineistot Visma Monipankin aineistohakemisto Aineistojen tiedostonimet Aineiston sisäänluku Maksaminen Maksut Valuuttamaksut Pankkisiirrot Erillispalkat Palkkakausi Palkkatietojen syöttö Vakiopalkat Palkkojen ylläpito Palkkalistan tulostus Varmistukset ja ylläpito Varmuuskopiointi Visma Monipankin tietokanta Avaintiedosto Varmuuskopion palautus Tietokannan huolto Kuvaustiedostojen päivitys Yleiskuvaus - 2

5 1 Yleiskuvaus Tässä osassa kuvataan sovellus ja sen toiminnot yleisellä tasolla. 1.1 Johdanto Visma Monipankki on pankkiyhteysohjelmisto, jolla voit hoitaa kaikkien pankkiryhmittymien ja usean yrityksen/tilin pankkiyhteydet. Visma Monipankkia on mahdollista käyttää itsenäisesti tai esimerkiksi Visma Econet ja Visma Nova järjestelmiin integroituna. Yrityksen ja pankin välisessä liikennöinnissä käytetään eräpohjaista FTP-tiedonsiirtoa (Internet-yhteys). Voit välittää Visma Monipankin kautta sekä SEPA-muotoisia että ei-sepa-muotoisia aineistoja. Visman SEPA-ratkaisuun sisältyy Web Services -liikennöinti sekä PKItietoturvamenettely. Web Services liikennöinti tapahtuu Visma Banking palvelua hyödyntäen OnPremises Gateway yhteydellä. Tämä edellyttää pankin kanssa etukäteen tehtäviä sopimuksia, Visma Banking palvelun käyttöönottoa sekä OnPremises Gatewayn ja Visma Update -ohjelman asentamista. SEPA-ominaisuuksien ja Visma Bankingin käyttöönotosta sekä Visma Monipankin asentamisesta on erilliset ohjeet. Visman SEPA-ratkaisusta löydät lisätietoa myös nettisivuiltamme. Suosittelemme, että tutustut niihin ensin. Tässä oppaassa käydään läpi ainoastaan Visma Monipankin käyttöönotto ja toiminnot. 1.2 Ohjelman käynnistys ja sulkeminen Käynnistä Monipankki valitsemalla Käynnistä Ohjelmat Visma Visma Monipankki. Anna ensimmäisellä käynnistyskerralla käyttäjätunnukseksi VISMA ja salasanaksi VISMA (ohjelma käyttää automaattisesti isoja kirjaimia). Vaihda ensimmäisen käyttökerran jälkeen salasana, sillä tämän yleisen salasanan tuntee tuhannet ihmiset! Kun haluat poistua ohjelmasta, paina Lopeta. Ikkunan sulkeminen oikean yläkulman rastista ei ole suositeltavaa. 1.3 Ohjelman toiminnot Ohjeet Kirjauduttuasi ohjelmaan avautuu päävalikko, jonka välilehdille ohjelman toiminnot on koottu. Eri osioihin siirryt napauttamalla välilehteä tai näppäinyhdistelmällä ALT+<välilehden nimestä alleviivattu kirjain>, esimerkiksi ALT-e, kun haluat aktivoida Asetukset-välilehden. Visma Monipankin käyttöönottotoimet tehdään Asetukset-välilehdellä ja ne on kuvattu luvussa 2. Käyttöönoton pikaopas avautuu valinnalla Käynnistä Ohjelmat Visma Monipankki Pikaopas. Pikaopas sisältää tässäkin käsikirjassa läpikäytyjen käyttöönottotoimien yhteenvedon. Yleiskuvaus - 1

6 1.3.2 Välilehdet Aineiston-välilehdellä näet kaikki ohjelmaan perustetut yritykset ja valitset käyttämäsi yrityksen. Tiedonsiirto-välilehdellä valitset nouto- ja lähetyspalvelut tiedonsiirtoon sekä käynnistät tiedonsiirtoyhteyden. Oletusarvoisesti vain valinta (Kertavalinnat) on käytettävissä. Ikkunaan tulee näkyviin kaikki myöhemmin luomasi tiedonsiirtopaketit, joihin voit määritellä erilaisia palvelupyyntökokonaisuuksia. Asetuksen-välilehdellä teet käyttöönottomääritykset sekä yrityskohtaisiin perustietoihin liittyvät valinnat. Visma Monipankin päävalikko Komentovalikot Tiedosto-valikon kautta suoritat ohjelman varmistukseen ja huoltoon liittyviä toimintoja ja Avusta-valikosta käynnistät ohjeen. 1.4 Pääkäyttäjän tehtävät Ohjelman pääkäyttäjän tulee huolehtia ohjelman käyttöönoton lisäksi seuraavista asioista: Asetusten ja määritysten ylläpito Yritysten määrittely ja yritystietojen ylläpito Käyttäjähallinta ja käyttöoikeuksien määrittely Ohjelman säännöllinen varmistus Avaintiedoston varmistus Tietokantojen huolto Uusien ohjelmaversioiden päivitys Näitä asioita on kuvattu luvuissa 2 ja 4. Pääkäyttäjä toimii myös yhteyshenkilönä Visman asiakaspalveluun kaikissa Visma Monipankkiin liittyvissä teknisissä asioissa. Ohjelmaversion, jota asiakaspalvelussa mahdollisesti tiedustellaan, voit tarkistaa infoikkunasta valinnalla Avusta Tietoja Monipankista. Yleiskuvaus - 2

7 2 Käyttöönotto Tässä luvussa käydään läpi määritykset, jotka tulee tehdä ennen ohjelman käyttöä. 2.1 Johdanto Ennen pankkiyhteyden käyttöönottoa sinun tulee tehdä sopimukset käyttämiesi pankkien kanssa, erikseen SEPA-maksujen ja mahdollisesti myös Web Service yhteyskäytännön osalta. Tee seuraavat toimenpiteet Asetukset-välilehdellä ennen ohjelman tuotantokäyttöä: Määrittele tiedonsiirron asetukset Lisää yritykset ja määrittele sopijayritys Lisää yritysten pankkitilit Määrittele pankkien asiakas- ja yhteydenottotunnukset Määrittele yleiset asetukset Testaa tietoliikenneyhteys Ohjelman käyttötavasta riippuen käyttöönottovaiheeseen voi kuulua myös seuraavia toimia: Perusta käyttäjät ja määrittele käyttöoikeudet Arkistoi aiemmin noudetut aineistot Määritä noutopalvelupaketit Määrittele Finvoice-laskujen jakoasetukset Visma Monipankin Asetukset-välilehden valinnat näkyvät vain pääkäyttäjäoikeuksin. Kustakin näistä on kerrottu omissa kappaleissaan. Asetuksiin on ylläpito-oikeus vain pääkäyttäjällä lukuun ottamatta tiedonsiirtopakettien määrityksiä ja käyttäjän oman salasanan muutosta. 2.2 Tiedonsiirtoasetukset ftp-tiedonsiirtoon Määrittele tiedonsiirron asetukset kaksoisnapauttamalla Asetukset-välilehden valintaa Tiedonsiirron asetukset. Huom. Web Services asetukset määrittelet Visma Bankingissä. Käyttöönotto - 3

8 Tiedonsiirron asetukset. Kenttä Liikennöintitapa IP-osoite Tunnukset Pass. Selite Valitse pankin kanssa käytettävä yhteystapa Liikennöintitapaalasvetovalikosta. Ohjelma antaa valintaan liittyvän IP-osoitteen automaattisesti. Voit kuitenkin syöttää IP-osoitteeksi myös jonkin muun pankin antaman osoitteen; esimerkiksi OP:lla on IP-osoite erikseen testausta varten. -painikkeen kautta voit antaa pankin FTP-käyttäjätunnukseksi ja salasanaksi tarvittaessa muuta kuin mitä oletusarvoksi on määritelty. Tätä tarvitset vain erikoistilanteissa, esimerkiksi Danske Bankin tapauksessa. Passiivinen tiedonsiirto on toteutettu pankeille, joilla se on käytössä: Nordea, OP-Pohjola, Sampo Pankki, Handelsbanken, Säästöpankki. Aktivoi asetus merkitsemällä Pass.-valintaruutu. Säästöpankin passiivisessa FTP-yhteydessä tulee käyttää FTP-yhteysosoitetta bankline.samlink.fi. Asetusta kannattaa kokeilla erityisesti seuraavissa tilanteissa: jos käytät esim. ulkopuolista palomuuripalvelua jos tiedonsiirrossa on pitkiä viiveitä pankin päässä ja siirto katkeilee käytössä on palomuuri, jossa on rajoitettu FTP-siirto. Suosituksena on sallia molempisuuntainen tietoliikenne pankkien IP-osoitteisiin FTP-ohjelma Määrittele seuraavaksi FTP-ohjelma ja aktivoi tarvittaessa tiedonsiirtoloki. Nämä toimet on kuvattu seuraavissa alakohdissa. Hyväksy lopuksi tekemäsi määritykset painamalla Tiedonsiirron asetukset ikkunassa OK, jolloin ikkuna sulkeutuu. FTP-liikennöinnissä on käytettävissä kaksi erilaista, ohjelman sisäänrakennettua ohjelmaa. Voit valita ohjelman tiedonsiirron asetusten FTP-ohj. painikkeen kautta. FTP-ohjelman valinta. Käyttöönotto - 4

9 Tiedonsiirtoon käytetään oletusarvoisesti uusissa asennuksissa viiveitä paremmin sietävää Mabry FTPX kontrollia. Myös vanhan Mpftp2.exen käyttö on haluttaessa mahdollista. Huomioi kuitenkin, että passiivinen siirto uudella Mpftp1-valinnalla ei onnistu kaikkiin pankkeihin, erityisesti Nordean kohdalla on ongelmia. Jos tarvitset passiivista siirtoa useampiin pankkeihin, käytä Mpftp2-valintaa. Hyväksy valinta painamalla OK Web Services -liikennöinti ja Visma Banking Visma Monipankki version 6.60 myötä voidaan Web Services -yhteydellä lähettää maksuaineistojen lisäksi myös muita aineistoja sekä noutaa aineistoja pankeista. Pankin kanssa on sovittava erikseen mitkä aineistot liitetään WebServices -sopimukseen. Käsiteltävien aineistojen valinta tehdään SEPA-asetukset ruudulla. (ks. kohta 2.4.2) Noudettavat aineistot -kohdassa määritellään ne aineistot jotka noudetaan Web Services - liikennöinnillä Visma Bankingin kautta. Valituille aineistoille pitää tehdä määritykset myös Visma Bankingiin tilisopimuksen asetuksiin. Visma Banking noutaa aineistot pankista aamuyöstä (pankin aikataulun mukaan). Saldo ja viimeiset tapahtumat palvelut poikkeavat muista noudettavista aineistoista. Ne noudetaan Visma Banking toteutuksessa suoraan pankista kun niitä kysytään, jolloin saadaan tuorein tieto. Huom poikkeus: Kaikkien tilien saldot -palvelua ei ole toteutettu Web Services - yhteydessä, vaan se ottaa aina yhteyden ftp:llä pankkiin Tiedonsiirtolokit Tiedonsiirtolokia käytetään tiedonsiirron liikenteen ja erikoistilanteiden tutkintaa varten. Aktivoi loki Loki-painikkeen kautta merkitsemällä tarvittava valintaruutu. Tällöin ohjelma kirjoittaa FTP ja/tai Web Services-tiedonsiirtolokia Visma Monipankin hakemistossa olevaan tiedostoon: ftp-tiedonsiirto Mpftp.log. Web Services tiedonsiirto MpWebSrv.log Kopioidut aineistot MpTied.log Tiedonsiirtolokin aktivointi. Tiedonsiirron loki -ikkunassa voit määrittää myös siirrettyjen tiedostojen lokin käyttöön merkitsemällä alemman valintaruudun. Tällöin ohjelma tallentaa sekä lähetetyt että saapuneet tiedostot Mptied.log -tiedostoon. Tiedoston avulla voidaan tutkia pankin lähettämiä tiedostoja ennen kuin Visma Monipankki on käsitellyt ne. Tiedostosta nähdään myös pankkiin menneet palvelupyynnöt ja pankin vastaukset ja kuittaukset. Käyttöönotto - 5

10 Paina lopuksi OK. Tiedonsiirron asetukset ikkunassa näkyy Loki-painikkeen vieressä vihreä pallo, kun loki on aktivoitu. Jos lokitiedosto kasvaa suureksi ( tavua), ohjelma huomauttaa asiasta. Tällöin voit joko poistaa lokitiedoston tai nimetä sen uudelleen muotoon MPxxx_vvvvkkpp (esim. Mpftp_ log). Voit poistaa lokien aktivoinnit poistamalla merkinnät valintaruuduista ja hyväksymällä toimenpiteen OK:lla. Poista-painikkeella tuhoat kaikki FTP-lokitiedostot. Tarkista ennen poistoa, että lokeista on otettu varmuuskopiot! 2.3 Yritystiedot ja pankkitilit Perusta ohjelmaan kaikki yritykset, joiden maksuliikennettä hoidat. Yritystietojen ylläpito tapahtuu valinnan Asetukset Yritykset ja tilit kautta Yritystietojen lisääminen Aloita uuden yrityksen perustaminen Uusi-painikkeella ja syötä tiedot vähintään kenttiin Nimi, Lyhenne ja Y-tunnus. Pankin kanssa voit sopia yhden yrityksen käyttämisestä muiden yritysten aineistojen välittäjänä. Merkitse ko. yritys sopija- eli pääyritykseksi. Pääyritys-määritys voi siis olla vain yhdellä yrityksellä! Sopijayritys saa pankilta kaikille yhteiset Patu- ja asiointitunnukset. Syötä myös Nordean asteritunnus (asiakastunnus) pääyritykselle. Mikäli Nordea on kuitenkin antanut sopijayrityksen tunnuksen lisäksi käsiteltävälle yritykselle yrityskohtaisen asteritunnuksen, syötä tämä tunnus kyseiselle yritykselle. Hakemisto-määritystä tarvitset halutessasi kytkeä yrityksen tietokannat Visma Econet Pro ohjelmistosta Visma Monipankkiin. Ks. kohta Yrityksen tiedot. Tallenna tiedot lopuksi OK-painikkeella Yrityksen tietokantojen kytkeminen (Visma Econet Pro) Jos käytössäsi on Access-pohjainen Visma Econet Pro, voit tarvittaessa kytkeä yrityksen tietokannan Visma Econetista Visma Monipankkiin. Kytkennän jälkeen voit valita maksun saajan toimittajarekisteristä, ladata kirjanpidon tilikartan, siirtää tilien saldotiedot Visma Käyttöönotto - 6

11 Econetin ostoreskontraan ja siirtää noudetut valuuttakurssit Visma Econet Pro - järjestelmään. 1. Avaa sen yrityksen tiedot, johon haluat tietokannat kytkeä, ja vie kohdistin Hakemisto-kenttään. 2. Poimi -painikkeella yrityksen tietokantahakemiston polku täydellisenä (esim. työasemalla <asema>:\econet Pro\cx ). Huom! Jos hakemistopolku on ilmoitettu muodossa \cx, tulkitsee ohjelma poluksi <asema>:\cx. Poista kenoviiva, jotta hakemistopolku viittaisi Visma Econet - hakemistoon (esimerkissä Econet Pro), tai syötä hakemistopolku täydellisenä. 3. Tallenna OK-painikkeella. Jos käytössäsi on SQL Server -pohjainen Visma Econet Pro, määrität yhteyden Visma Econetin tietokantoihin yleisissä asetuksissa Yritystietojen muutos Kun haluat muuttaa olemassa olevan yrityksen tietoja, valitse yritys Yritykset-listasta ja paina Muuta. Tietojen ylläpidon jälkeen tallenna painamalla OK. Yrityslista Yritysten pankkitilit Uusi pankkitili Lisää kullekin perustamallesi yritykselle pankkitilit valitsemalla yrityslistasta yritys ja painamalla Tilit. Syötä uusi tili painamalla Uusi ja täydennä tilitietolomake. Käyttöönotto - 7

12 Tilitiedot. Kenttä Järjestysnumero IBAN-tilinumero Tilinumero BIC ja pankki Valuuttalaji Kirjanpidon tili Tositelaji Val-maksun maksajat. Syötä tilinumero IBAN-muodossa, jolloin ohjelma täyttää muut tilitiedot automaattisesti. Jos haluat syöttää tilin kotimaisessa muodossa, syötä se Tilinumero-kenttään ja muodosta IBAN-numero >>IBAN painikkeella. Ohjelmassa on myös massa-ajo, jonka avulla muunnat kaikki kotimaisessa muodossa syöttämäsi pankkitilit yhdellä kertaa IBANmuotoon. SEPAmaksajatunnus Saldotiedosto siirretään Selite Ohjelma numeroi tilit automaattisesti. Tilin koko järjestysnumero, joka näkyy yrityksen tililuettelossa, muodostuu yrityksen numerosta ja tilin järjestysnumerosta (esim on ensimmäisen yrityksen kolmas tili). Määrittele valuutta enintään 3 merkillä isoja kirjaimia käyttäen. Nämä tiedot pystyt määrittämään, mikäli käytössäsi on myös Visma Econet ohjelmisto ja olet kytkenyt yrityksen tietokannat Visma Monipankkiin. Kyseisen tilin tapahtumat kirjautuvat antamallesi tositelajille kirjanpitoon. Valuuttamaksun maksajatiedon määrität sopijayritykselle pankkikohtaisesti. Vaihtoehtoisesti voit määrittää maksatiedon myös valuuttamaksujen asetuksissa, jotka käydään läpi jäljempänä tässä käsikirjassa. Aineistojen lähettäminen SEPA-muotoisena voi vaatia aineistoon yrityksen Y-tunnuksesta poikkeavan maksajatunnuksen. Syötä se tarvittaessa tähän kenttään. Tunnusta käytetään vain SEPA-muotoisessa aineistossa. Ja se menee vain konversiona muodostettuihin maksuaineistoihin. Visma Bankingin kautta meneviin maksuaineistoihin maksajatunnus tulee Visma Bankingin tilisopimuksen asetuksista. Ks. muut SEPA-asetukset kohdasta Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.. Tämä määritys edellyttää, että käytössäsi on Visma Econet ohjelmisto. Tällöin voit siirtää Visma Monipankkiin noudetut saldotiedot ostoreskontran käyttöön niille tileille, jotka on määritetty Visma Econet ohjelmiston maksutavoissa. Ohjelma tekee siirron Käyttöönotto - 8

13 Kenttä Käytetään yrityksen oletusmaksutilinä Selite automaattisesti aina kun saldotiedot Visma Monipankissa ovat muuttuneet (saldotietojen ja tiliotteen noudon jälkeen). Saldotieto siirtyy yrityksen Common.mdb -tietokantaan, mikäli Visma Monipankissa on yrityksen tiedoissa annettu hakemisto, jossa kyseisen yrityksen Common.mdb -tietokanta sijaitsee. Siirretään nostovara: kun valitset tämän, siirtyy tilin saldo + tilin luottoraja. Siirretään saldo: kun valitset tämän, siirtyy ainoastaan tilin saldo. Voit määrittää halutulle tilille, että sitä käytetään oletusmaksutilinä pankkisiirtoja tehtäessä sekä maksujen jaossa. Paina lopuksi OK Pankkitilin muutos Tililuettelo. Halutessasi muuttaa tilitietoja valitse tili listasta, joka avautuu yritysvalinnan Tilitpainikkeella, ja paina Muuta. Tällöin avautuu edellä kuvattu tilitietolomake, jossa voit ylläpitää tarvittavia tietoja. Voit esimerkiksi esimerkiksi tilinumeron kokonaan toisen pankin tilinumeroksi. Tallenna muutokset lopuksi painamalla OK Saldon nollaus Voit tarvittaessa nollata tilin saldon ja/tai nostovaran valitsemalla tilin ja napauttamalla Noll. saldo. Valitse nollattava tieto (tai molemmat): Nollataan tilin saldo: nollaa vain tilin saldon, ei luottorajaa Nollataan tilin luottoraja: nollaa vain luottorajan, ei tilin saldoa Hyväksy OK-painikkeella, ja vahvista nollaus. Tilin saldotieto ja luottoraja päivittyvät, kun noudat pankista seuraavan kerran esimerkiksi tiliotteen. Käyttöönotto - 9

14 2.4 Patu- ja SEPA-tiedot Tässä kappaleessa kuvatut tiedot määrittelet valitsemalla Asetukset PATU- ja SEPA-tiedot.Pankkien asiakas- ja PATU-tunnukset Kullekin käytettävälle pankkiryhmittymälle on syötettävä Yrityksen PATU-tunniste, jonka perusteella pankin järjestelmä tunnistaa yhteyttä ottavan yrityksen. Pankin PATU-tunniste, jonka perusteella Visma Monipankki tunnistaa oikean pankin. Siirtoavaimen osat 1 ja 2, joiden perusteella pankki toteaa yrityksen oikeuden yhteydenottoon. PATU-aineistosuojauksen asetus tarvittaessa Uusien tunnusten syöttö Syötä PATU-tiedot valitsemalla (yleinen)-kohta, ellei eri yrityksillä ole omia PATUtunnuksia. Valitse pankki napauttamalla mitä tahansa kohtaa rivillä ja paina sen jälkeen Tunnukset. Pankkikohtaisten Patu-tunnusten ylläpito. Kenttä Yrityksen tunnukset Pankin tunnukset Siirtoavain Selite Anna yrityksen tunnus pankin avaintulosteesta 1. Tarkista avaintulosteesta, käyttääkö pankki yrityksen tarkennetta. Jätä kenttä tyhjäksi, jos avaintulosteessa ei tarkennetta ole. Tarkista, että pankin tunnus on sama kuin avaintulosteessa. Ohita pankin tarkenne ja siirry syöttämään siirtoavainta. Pankki toimittaa siirtoavaimen aina kahdessa osassa. Tiedot on kuitenkin syötettävä samalla käsittelykerralla. Paina Uusi aloittaaksesi siirtoavaimen syötön. Syötä siirtoavaimen sukupolvi sekä 1. osa ja paina OK. Näet tämän jälkeen Siirtoavain-osiossa painikkeen Osa 2. Napauta sitä syöttääksesi avaimen 2. osan sukupolvi- ja tarkenne-tietoineen. Paina lopuksi OK. Käyttöönotto - 10

15 Kenttä Patuaineistosuojaus Selite Aineistosuojaus koskee pankkiin lähetettäviä maksuaineistoja, eli pankkisiirtoja, ostoreskontra-, palkka-, maksupääte ja suoraveloitusaineistoja sekä valuuttamaksuja. Käyttöönotosta on tehtävä sopimus pankin kanssa. Saatuasi pankin hyväksynnän aktivoi aineistosuojaus valitsemalla tämä ruutu. Siirtoavaimen 1. osan syöttö. Kuvassa Nordean testisiirtoavaimen tiedot. Paina lopuksi OK Käyttöavaimen nollaus Yhteys pankkiin ei onnistu, jos pankin ja yrityksen Patu-käyttöavainten sukupolvet eivät ole samat. Nollaus saattaa tällöin olla tarpeen. Katso myös kohta Nollauksesta on aina sovittava pankin kanssa. Nollaus asettaa sekä pankin että yrityksen käyttöavaimen sukupolven nollaksi (ohjelma laskee nykyisen siirtoavaimen perusteella uudelleen nollasukupolven käyttöavaimen). Jos käytät Visma Monipankkia myös toisessa koneessa, joka ei ole verkossa, huomaa että vanha avain on voimassa pankin aikataulujen mukaisesti, ellet lähetä pankkiin katkaisupyyntöä. 1. Sovi käyttöavaimen nollauksesta pankin kanssa. 2. Valitse Asetukset Patu- ja SEPA-tiedot. 3. Valitse yritys tai vaihtoehto (yleinen) ja käsiteltävä pankki, jonka Patu-käyttöavain nollataan. 4. Napauta Tunnukset-painiketta. 5. Napauta Käyttöavain-osan Nollaa-painiketta ja vahvista nollaus. 6. Tallenna muutos painamalla OK. Muista varmistaa avaintiedosto Seuraavan sukupolven avaimen syöttö Kun saat pankilta seuraavan sukupolven avaimen, avaa pankin patu-tunnusten ylläpito edellä kohdissa 2-4 kuvatulla tavalla ja syötä avain Siirtoavain-osion Uusi-painikkeella, jolloin käyttöavain säilyy. Vanhaa avainta ei poisteta Siirtoavaimen poisto Poisto-toiminnolla poistat siirtoavaimen, käyttöavaimen sekä avaintarkisteet. Patu-avainta ei saa poistaa, jos pankilta on tullut uuden sukupolven Patu-tunnukset normaalin käyttöjakson mukaisesti. Vanhan siirtoavaimen poisto on tarpeen vain, jos olet syöttänyt tunnukset tietylle yritykselle, vaikka ne olisi pitänyt syöttää yleisiksi. Siirtoavain on tällöin poistettava yritykseltä ja syötettävä sukupolven 0 siirtoavain yleiseksi. Käyttöönotto - 11

16 1. Valitse Asetukset Patu- ja SEPA-tiedot. 2. Valitse yritys, jonka Patu-avaimet poistetaan. Älä valitse yrityslistasta valintaa (yleinen). 3. Valitse käsiteltävä pankki, ja napauta Tunnukset-painiketta. 4. Napauta Siirtoavain-osan Poista-painiketta ja vahvista poisto. 5. Tallenna muutos OK-painikkeella. Voit tämän jälkeen syöttää avaintulosteista Patu-siirtoavaimen osat 1 ja 2 uudestaan Uusipainikkeella Jos pankki ei hyväksy käyttöavainta Jos pankki ei hyväksy käyttöavainta, esimerkiksi jos vanha siirtoavain on poistettu vahingossa ja uusi siirtoavain on jo syötetty, on käyttöavain avainten lisäämisen jälkeen eri sukupolvea kuin pankissa. Tilanteen korjaamiseksi toimi seuraavasti: 1. Syötä uusin siirtoavain sukupolvelle 0 (nolla), ensin osa 1 ja sitten osa 2. Tallenna avain painamalla OK. Älä käytä vanhoja siirtoavaimia syötössä. 2. Napauta Uusi-painiketta ja syötä sama siirtoavain sukupolvelle 1 (yksi). 3. Jatka saman siirtoavaimen syöttöä, kunnes sukupolvi vastaa siirtoavaimen omaa sukupolvea. 4. Kun siirtoavain syötetään uudestaan sukupolvelle nolla, niin ohjelmassa oleva käyttöavain nollautuu automaattisesti. Ilmoita tällöin pankille, että käyttöavain on nollautunut Visma Monipankki SEPA-asetukset HUOM! Ennen SEPA-maksujen käyttöä (konvertointia ja/ tai lähetystä) on oltava Tarvittavat sopimukset pankin tai pankkien kanssa koskien SEPA-maksuaineistoja Visma Banking- ratkaisun tilaus Visma Banking -ratkaisun rekisteröinti ja asiakkaan tunnusten aktivointi Ohjelmistojen asennukset/päivitykset ja asetusten määrittäminen Visma Monipankin SEPA-määritykset voivat olla joko yleisiä eli kaikkia saman pankkiryhmän yrityksiä ja tilejä koskevat tai yrityskohtaisia. Valitse Asetukset PATU- ja SEPA-tiedot SEPA-as. Määrittele SEPA-asetukset yleiselle tasolle pankkiryhmittäin ja poikkeamat yrityskohtaisesti yrityksen käyttämien pankkiryhmien osalta. Jos määrityksiä tehdään molemmille tasoille, on yrityskohtainen määritys voimakkaampi. Käyttöönotto - 12

17 SEPA-as. -painikkeen takaa avautuva määritysruutu: Jos SEPA-aineistot otetaan samalla tavalla käyttöön kaikissa pankkiryhmän yrityksissä, voidaan määritys syöttää Yrityksen "(yleinen)" alle. Muutoin valitaan yrityskohtaisesti syötettävät määritykset. Yrityksen alle kuitenkin syötetään aina asiakasvarmenne ja SEPAyritystunnus. SEPA käytössä/sepa ei käytössä: Yleinen SEPA-käyttövalinta koskee kaikkia pankkeja. Tämän avulla voidaan laittaa SEPA-käsittely pois päältä koskematta muihin asetuksiin. Yritys: Joko "(yleinen)" = voimassa kaikilla pankkiryhmän tileillä tai yrityskohtainen valinta. Pankki: Määrityksiä koskeva pankkiryhmä. SEPA-yritystunnus: Se Y-tunnus, jolla yritys on rekisteröity Visma Bankingiin. Yleiset kohdassa oleva tunnus on pääyrityksen tunnus. Näiden tietojen tulee vastata niitä jotka näkyvät Visma Banking web-sivulla Yritystiedot kohdassa. Asiakasvarmenne: Asiakasvarmenne on yrityskohtainen tieto, jota tarvitaan lähetettäessä aineistoja WebService-kanavaa pitkin pankkiin, käytännössä Visma Bankingin välittämänä. Löydät tämän tiedon Visma Bankingin web-sivulta (kohta Yritystiedot tai Tilisopimukset). Kopioi sieltä Asiakasvarmenne (OD Signature key) -merkkijono SEPApalvelut -asetusruudulle. WebService -kanavan käyttöönottoaikataulut Visma Softwaressa ovat pankkiryhmä-kohtaisia. Käyttöönotto - 13

18 SEPA-aineistoasetukset käytössä: Ohjelmalle kerrotaan ovatko Yritys-valinnan yrityksellä (tai yleinen) valitut SEPA-asetukset käytössä kyseisen pankin kohdalla. Yrityskohtaisia asetuksia kannattaa käyttää vain kun yritykselle halutaan pankille yleisiksi määritellyistä asetuksista poikkeavat asetukset. Noudettavat aineistot: Määritellään ne aineistot jotka noudetaan Web Services - liikennöinillä Visma Bankigistä. Valinta voidaan tehdä kaksoisnäpäyttämällä riviä tai valitsemalla rivi(t) ja painamalla Valitse/Peru. Kaikki rivit voidaan valita Ctrl-A näppäinyhdistelmällä. Jos noudettavia aineistoja ei määritellä tähän kohtaan noudetaan ne ftp-yhteydellä suoraan pankista. Ikkunan alaosan lähetettävät aineistot (maksut ja muut) valitaan erikseen ja samalla määritellään aineistojen liikennöintitapa. Koodaus: Valitaan pankkiryhmän vaatima merkistö. Normaalisti merkistöksi valitaan UTF-8. Koodausvalinnalla on lähinnä merkitystä kun aineisto lähetetään ftp-yhteydellä pankkiin. Poikkeukset: Säästöpankit ja Handelsbanken, joissa käytettävä koodausta ISO Gateway-as. painike: Asetuksiin annetaan osoite siihen koneeseen, johon Visma OnPremises Gateway -palvelu on asennettu (erikseen suoritettava asennus, työasema tai palvelin). Osoite annetaan muodossa palvelimennimi:portti. Portin oletusarvo on Mikäli Visma Monipankki on verkkoversiona, annetaan localhost-sanan tilalle sen palvelinkoneen IP-osoite tai palvelimen nimi, johon Visma Monipankki on asennettu (olettaen että myös Gateway on asennettu sinne). Testaa: Voidaan testata määritellyillä SEPA-asetuksilla yhteyttä Visman Banking Centeriin käyttäen suojattua Gatewayta. Avautuvaan ilmoitusikkunaan tuleva viesti kertoo palvelun tilan. Jos palvelu ei toimi, ohjelma antaa virheviestin, jossa ongelma on kuvattu tarkemmin. Virheilmoituksen sisällön mahdollisen teknisyyden vuoksi ota virheestä kuvakaappaus esimerkiksi HelpDeskpyyntöön liitettäväksi. Onnistuneesta yhteydestä ohjelma ilmoittaa: Tiliotteiden ja tapahtumaluetteloiden Web Services - ja ftp-noudon käyttäytymisero Noudettaessa tiliotteet ja tapahtumaluettelot pankista ftp-yhteydellä on pankki yhdistänyt samaan tiedostoon automaattisesti kaikkien patu-sopimukseen kuuluvien tilien vastaavat aineistot. Web Services -liikennöinnissä aineistot noudetaan pankista yksitellen tileittäin Visma Bankingiin. Noudettaessa aineistot Monipankilla Visma Bankingistä Web Services -liikennöintiä käyttäen valitaan noudettavat tiliotteet ja tapahtumaluettelot tiedonsiirrossa hieman eri periaatteella kuin aikaisemmin. Visma Monipankki noutaa kerralla aina yhden yrityksen kaikille saman pankin tileille tiliotteet ja tapahtumaluettelot. Aikaisemmin tiedonsiirron Käyttöönotto - 14

19 valinta merkittiin vain kerran per pankki, mutta jos käytetään Web Services -liikenöintiä, niin valinta tehdään kerran per yritys (per pankki). Tämän valinnan helpottamiseksi Monipankki kysyy näiden palveluiden kohdalla (kun Web Services -liikennöinti on merkittynä) että "Noudetaanko aineisto myös muille yrityksille?". Jos tähän vastataan Kyllä, Monipankki merkitsee saman valinnan kaikille yrityksille, joilla on tässä pankissa tili. Jos vastataan Ei, merkitään palvelu vain kyseisen yrityksen kohdalle. Tällöin Visma Bankingistä noudetaan valittu aineisto vain tämän yrityksen tileille. Yritykset, joille on valittu palveluita, näkyvät tiedonsiirtoruudussa tummennettuina. Valinnat voi perua tiedonsiirtoruudussa Peru val. -painikkeella. Huom: Tämän lisäksi on hyvä huomioida että Nordealla Nordea Rahoituksen viitteet eivät enää tule automaattisesti normaalin viiteaineiston mukana kuten ftp-yhteydessä, vaan ne ovat omana palvelunaan Nordeassa. Visma Banking ei tälllä hetkellä nouda rahoitusyhtiön viitteitä Nordeasta. Jos siis tarvitset Nordea rahoituksen saapuvia viitesuorituksia, niin käytä toistaiseksi fpt-yhteyttä tapahtumaluetteloiden noudossa. Huomaa, että SEPA-ominaisuuksien käyttöönottoon liittyy muitakin toimenpiteitä, mm. lisäohjelmien asennus. Näistä saat erilliset ohjeet. 2.5 Yleiset asetukset Asetukset Asetukset ja ohjaustiedot valinnalla määrität yleiset asetukset. Oletusasetukset on tehty yleisimpiin käyttötilanteisiin sopiviksi, mutta voit merkitä tai poistaa merkintöjä valintaruuduista tarpeen mukaan. Käyttöönotto - 15

20 Yleiset asetukset. Muod. IBAN painikkeella teet massa-ajon, jolla ohjelma muuntaa kotimaisessa muodossa syötetyt pankkitilit IBAN-muotoon. 2.6 Palvelujen valinta Asetukset Valittavat palvelut valinnan kautta määrittelet pankkiryhmäkohtaisesti käyttämäsi palvelut. Kunkin palvelun käyttö on mahdollista vain, mikäli pankin kanssa on tehty siitä sopimus. Valitse pankki, jonka palvelut haluat määrittää, kaksoisnapauttamalla tai aktivoimalla pankin nimi ja painamalla Valitse. Oletusarvoisesti kaikki palvelut on valittu kaikille pankeilla, mutta voit lyhentää palveluvalintalistaa poistamalla valinnat niistä, joita et käytä. Poista palvelu napauttamalla sen edessä olevaa valintaruutua siten, että merkintä poistuu. Pankkiryhmän (kuvassa Nordea) palveluvalinnat. Val.kaikki- ja Peru kaikki painikkeilla pystyt valitsemaan kaikki aineistot tai poistamaan valinnat kaikista. Nuolipainikkeilla muokkaat järjestystä, jossa palvelut näkyvät tiedonsiirron palveluvalintalistassa. Aktivoi siirrettävä palvelu ja paina jompaakumpaa nuolipainiketta siirtääksesi palvelua listalla ylös- tai alaspäin. Mikäli haluat palauttaa oletusjärjestyksen, paina Oletusjärj. 2.7 Käyttäjähallinta Mikäli ohjelmaan tarvitaan useampia käyttäjätunnuksia, niiden ja käyttöoikeuksien määritys kuuluu pääkäyttäjän tehtäviin. Käyttäjien ylläpidossa Asetukset Käyttäjät valinnan kautta määrität tarvittaessa myös maksajan salasanan. Käyttöönotto - 16

21 Käyttäjien ylläpito Uuden käyttäjän perustaminen Käyttäjätunnus Perusta käyttäjä Uusi-painikkeella. Syötä käyttäjätunnus ja määritä salasana kirjoittamalla se kahteen kertaan; käyttäjä itse voi muuttaa salasanansa myöhemmin. Salasana saa olla enintään 15 merkkiä pitkä. Voit kopioida käyttöoikeudet olemassa olevalta käyttäjältä ja muokata niitä tarvittaessa. Poimi tällöin alasvetovalikosta haluamasi käyttäjä, jolta oikeudet kopioidaan. Paina OK tallentaaksesi käyttäjätunnuksen. Uuden käyttäjätunnuksen perustaminen Käyttöoikeudet Käyttäjäoikeuksien aktivointi on yleinen toimenpide ja koskee kaikkia käyttäjiä. Aktivoinnin jälkeen ohjelma sallii oikeuksien määrityksen eri käyttäjille: voit rajata oikeuksia noutaa, lähettää tai käsitellä aineistoja yritys-, tili- ja palvelukohtaisesti. Aktivoi käyttöoikeudet valitsemalla Käyttäjän oikeudet osiosta kohta Käytössä. Vahvista käyttäjäoikeuksien tarkistuksen käyttöönotto (Kyllä). Käyttäjäkohtaisten oikeuksien ylläpitoon pääset tämän jälkeen valitsemalla haluamasi tunnuksen käyttäjälistalta ja napauttamalla painiketta Oikeudet. Näet ikkunassa vasemmasta reunasta aktivoituna olevan yrityksen tilit, ja tililuettelosta aktivoituna olevan tilin palvelut. Käyttöönotto - 17

22 Merkitse yritys, johon käyttäjä saa oikeudet, napauttamalla yritysnimen edessä olevaa valintaruutua. Oletusarvoisesti käyttäjällä on oikeudet kaikkiin yrityksen tileihin ja kaikkiin tilin palveluihin. Käyttäjän oikeudet. Jos haluat poistaa oikeudet joltain tililtä, poista valinta ko. tilin edessä olevasta ruudusta. Jos haluat rajoittaa oikeuksia palveluihin, saat poistettua tietyn palvelun osalta kaikki oikeudet poistamalla valinnan ko. palvelun edessä olevasta ruudusta. Voit määrittää kerralla oikeudet yrityksille, tileille ja palveluille merkitsemällä Oikeudet yrityksille valintaruutu ja napauttamalla Aseta. Tarvittaessa voit sen jälkeen rajoittaa tilien ja palvelujen käyttöoikeuksia yksittäin. Tallenna oikeudet käyttäjälle OKpainikkeella. Tällä menettelyllä voit myös helposti lisätä henkilön käyttöoikeudet uusiin tileihin ja uusiin palveluihin. Oikeudet tileille valintaruudun ja Aseta-painikkeen avulla voit vastaavasti antaa käyttöoikeudet kerralla kaikkiin tileihin. Tämä toiminto on hyödyllinen, jos olet poistanut käyttäjältä tileiltä oikeuksia, jotka haluat palauttaa, tai jos olet lisännyt yritykselle on lisätty, joille haluat antaa oikeudet. Voit sallia käyttäjälle myös osittaiset oikeudet palveluun eli antamalla oikeudet vain ko. tyyppisen aineiston käsittelyyn. Esimerkiksi voit mahdollistaa pankkisiirtojen syötön (K=käsittelyoikeus), mutta estää niiden lähetyksen (T=tiedonsiirto-oikeus). Aktivoi ensin rajoitettavat palvelut (rivit) hiirellä Ctrl-näppäimen ollessa alaspainettuna. Merkitse Valitut palvelut osiosta käsittely- tai molemmat oikeudet ja paina Aseta, jolloin saat oikeudet asetettua kerralla kaikille valittuna oleville riveille. Huom. Pelkkää tiedonsiirto-oikeutta ei voi myöntää (esim. ainoastaan nouto-oikeus). Jos käyttäjällä on oikeus tiedonsiirtoon, on hänellä myös oikeus aineiston käsittelyyn. Paina lopuksi OK Pääkäyttäjäoikeudet Oletuskäyttäjätunnuksella VISMA on pääkäyttäjäoikeudet. Tietoturvan kannalta on kuitenkin tärkeää, että perustat yritykseesi uuden pääkäyttäjän ja poistat oletustunnuksen sen jälkeen. Kulloinkin pääkäyttäjäksi merkitty käyttäjä voi poistaa muita Käyttöönotto - 18

23 käyttäjiä. Pääkäyttäjää ei kuitenkaan voi poistaa ennen kuin jokin muu käyttäjä on valittu pääkäyttäjäksi. Luo uusi pääkäyttäjätunnus seuraavasti: 1. Perusta uusi tunnus kohdassa kuvatulla tavalla. 2. Testaa perustamasi tunnuksen toimivuus kirjautumalla sillä ohjelmaan. 3. Kirjaudu sen jälkeen uudestaan VISMA-tunnuksella ja anna äsken perustamallesi käyttäjätunnukselle pääkäyttäjäoikeudet aktivoimalla ko. tunnus käyttäjälistasta ja painamalla As.pääk. Vahvista toiminto. 4. Kirjaudu ohjelmaan uudella pääkäyttäjätunnuksella. 5. Poista VISMA-tunnus aktivoimalla se käyttäjälistasta ja painamalla Poista. Vahvista toiminto Käyttäjätietojen muutos Muut kuin pääkäyttäjä voivat ylläpitää omissa käyttäjätiedoissaan vain salasanaa Oman salasanan vaihto Vaihda salasana valitsemalla Asetukset Käyttäjät ja syöttämällä uusi salasana (enintään 15 mrk) molempiin salasanakenttiin. Hyväksy painamalla OK. Käyttäjän salasanan ylläpito Muut ylläpitotoiminnot (pääkäyttäjä) Pääkäyttäjä voi myös ylläpitää käyttäjän salasanaa valitsemalla käyttäjälistasta tunnuksen ja painamalla Muuta. Käyttäjän nimen vaihtuessa lisää ensin uusi käyttäjä, tarkista tunnuksen toimivuus ja poista lopuksi vanha käyttäjä. Saat poistettua tunnuksen aktivoimalla sen käyttäjälistasta ja painamalla Poista. Ohjelma varmistaa toiminnon Maksajan salasana Osa pankeista edellyttää, että käytettävässä ohjelmassa on valmius maksajan salasanan syöttämiseksi maksuaineiston lähetysvaiheessa (lähetyksen hyväksyntä). Salasana voi olla kaksiosainen (esim. DDB:llä). Maksajan salasanan voi määrittää vain pääkäyttäjä. Tunnus on yleinen ja koskee kaikkia pankkeja. Käyttöönotto - 19

24 Maksajan salasanan ylläpito. Valitse Asetukset Käyttäjät Maks.salas. -painike ja tee seuraavat toimenpiteet: 1. Syötä maksajan salasana (enintään 15 merkkiä). 2. Syötä sama salasana uudelleen. 3. Napauta tarvittaessa Osa 2-painiketta (jos syötät kaksiosaista salasanaa). 4. Syötä salasanan 2-osa vastaavasti. 5. Tallenna OK-painikkeella. Maksajan salasanan voi poistaa tallentamalla tyhjän salasanan. 2.8 Tiedonsiirtopaketit Voit nopeuttaa pankkiasiointia muodostamalla tiedonsiirtopaketteja (=jonoja), joihin määrittelet kerralla haluamasi palvelupyynnöt halumiltasi tileiltä ja yrityksiltä. Pakettien lähetys pankkiin on myös mahdollista ajastaa Uusi tiedonsiirtopaketti Valitse Asetukset Tiedonsiirtopaketit ja paina Uusi luodaksesi uuden palvelupyyntöpaketin. Anna paketille nimi ja hyväksy se OK:lla. Paketin nimeäminen. Valitse seuraavaksi palvelut yritys- ja tilikohtaisesti: aktivoi yritys ja pankkitili ja merkitse sen jälkeen palvelupyynnöt, jotka haluat kyseiseen pakettiin sisällyttää. Hyväksy ohjelman ehdotus nollapäiväyksen (0000) käytöstä, jolloin haetaan aina automaattisesti noutamattomat aineistot. Käyttöönotto - 20

25 Tiedonsiirtopakettiin sisältyvien palvelupyyntöjen valinta. Kun olet valinnut ko. paketissa noudettavat palvelut kaikkien yritysten ja tilien osalta, paina OK Tiedonsiirtopaketin ylläpito Voit lisätä / poistaa palveluja olemassa olevasta tiedonsiirtopaketista valitsemalla Asetukset Tiedonsiirtopaketit, aktivoimalla ko. paketin nimen ja painamalla Muuta. Aktivoidun paketin poistaminen tapahtuu painikkeella Poista Ajastaminen Tiedonsiirtopakettien ylläpito. Kun olet perustanut tiedonsiirtopaketit, voit ajastaa ne suoritettaviksi joka päivä tai tiettynä päivänä. Pakettiin voi liittyä useita ajastusmäärityksiä, ja alla kuvatulla tavalla tehty määritys luo uuden ajastuksen. Tätä toimintoa kannattaa käyttää tilapäisiin ajastuksiin. Ajastuksia voi hallinnoida (poistaa, lisätä) valinnan Asetukset Tiedonsiirtopaketit Ajastukset -painikkeen kautta. Paina Tiedonsiirtopaketit-ikkunassa Ajastukset ja sen jälkeen Uusi. Valitse ajastettava paketti ja määritä joko päivämäärä tai valinta Joka päivä. Syötä kellonaika, jolloin paketin lähetys käynnistetään. Paina OK. Käyttöönotto - 21

26 Tiedonsiirron ajastaminen. Määritetyn ajastuksen odotus käynnistyy, kun poistut Visma Monipankista. Jos suljet Windowsin ajastuksen asetuksen jälkeen, käynnistyy ajastuksen odotus automaattisesti Windowsin uudelleenkäynnistämisen jälkeen. Päivittäistä ajastusta käytettäessä ohjelma virittää tiedonsiirron ajastuksen aina uudelleen edellisen tiedonsiirron päätyttyä. Käyttöjärjestelmästä riippuen ajastus voi käyttäytyä eri tavalla. Huom. Jos Asetukset Käyttäjät ikkunassa on merkitty Ajastuksen käynnistää vain sen virittäjä -valinta, ajastus käynnistyy vain siltä tietokoneelta, jolta se on viritetty. 2.9 Muut asetukset Noudettujen aineistojen arkistointi Voit määrittää säilytettäviksi pankista noudetut vanhat aineistot ja maksuaineistot. Jos olet valinnut säilytyksen, tallentuu edellinen aineisto arkistohakemistoon, kun noudat uuden. Arkistoinnin saat aktivoitua Asetukset Vanhat aineistot valinnan kautta valitsemalla kohdan Vanhat aineistot arkistoidaan Finvoice-laskujen jako Finvoice-laskuaineisto saapuu pankista yhtenä nippuna eikä sitä voida jakaa tilinumeron perusteella tileille, kuten muita pankkiaineistoja. Valinnan Asetukset Finvoicejakoasetukset kautta pääset määrittämään tilikohtaiset jakoehdot, jolloin Visma Monipankki jakaa saapuneet laskut tilikohtaisiin tiedostoihin siirron päätteeksi. Uusi Finvoice-jakoasetus. Voit asettaa tilille useita jakotunnuksia (1-6 kpl), esimerkiksi yrityksen verkkolaskuosoitteen ja y-tunnuksen. Lisää uusi jakoasetus painamalla Uusi, valitse yritys sekä tili ja syötä jakotunnukset kukin omalle rivilleen. Tunnuksien välilyönneillä, -viivoilla tai etunollilla ei ole merkitystä. Tallenna painamalla OK. Käyttöönotto - 22

27 2.9.3 Lisäkopioinnit Asetukset Lisäkopioinnit -määritysten avulla voit siirron yhteydessä kopioida halutut (noudetut) pankkiaineistot Visma Monipankin Data-kansiosta muuhun kansioon. Luo uusi määritys Uusi-painikkeella Yhteyden testaus Tiedonsiirtoyhteyksien toimivuus tulee testata ennen ohjelman tuotantokäyttöä. Pankeilta saat sopimusten teon yhteydessä testitunnukset ja muut tarvittavat tiedot. Kun testaus on pankin puolelta hyväksytty, saat luvan tuotantokäyttöön. Yhteyden testauksen jälkeen on suositeltavaa testata todellisten palvelujen toimivuutta. Käytettäviin pankkeihin kannattaa lähettää kaikki halutut palvelut kattava aineisto. Ilmoita pankkiin testistä oikealla aineistolla ennen sen lähettämistä. Tarkista lähetyksen jälkeen maksu- ja/tai virheloki. Palveluja testataksesi sinun tulee ensin perehtyä ohjelman toimintaperiaatteisiin, jotka on kuvattu seuraavassa luvussa. Käyttöönotto - 23

28 3 Pankkiyhteys Tässä kappaleessa käydään läpi pankkiyhteyden toiminnot. 3.1 Johdanto Kun käynnistät Visma Monipankin, oletusarvoisesti aukeaa Aineistot-välilehden yrityslistaus. Kun kaksoisnapautat yritysnimeä tai aktivoit nimen ja painat Valitse, näet ne ko. yrityksen tilit, joihin sinulla on oikeus. Tileillä ei näy saldotietoja, ennen kuin tiliote on noudettu. Tässä näkymässä selaat, käsittelet ja tulostat aineistoja sekä syötät maksuja ja erillispalkkoja. Yhteydenotto pankkeihin tapahtuu Tiedonsiirrot-välilehdellä. 3.2 Noudettavien aineistojen valinta Kertavalinnat Voit noutaa aineistoja joko tiedonsiirtopakettien eli palvelupyyntöjonojen avulla (ks. kohta 2.8) tai valitsemalla noudettavat aineistot erikseen ko. yhteydenottokerralla eli ns. kertavalinnoin. Kun haet pankista aineistoja yksittäin, valitse Tiedonsiirrot (Kertavalinnat) ja toimi seuraavasti: Tiedonsiirto kertavalinnoilla. 1. Aktivoi yritys ja tili, jolta haluat aineistoja noutaa. 2. Merkitse noudettavat palvelut valitun yrityksen ja tilin osalta. Ohjelma muodostaa oletusnoudon 0000-päiväyksellä, jolloin valitut noutopalvelut hakevat aina automaattisesti noutamattomat aineistot. Merkitse tositetiliotteen ja tapahtumaluettelon nouto vain yhdelle tilille per pankkiryhmittymä, jolloin pankki lähettää kaikkien sopimuksessa olevien tilien tositetiliotteet ja tapahtumaluettelot. Ohjelma ilmoittaa, jos palvelun aineisto on jo aikaisemmin valittu noudettavaksi ja että aineisto sisältää myös tämän tilin tiedot. Tapahtumaluettelon voit tarvittaessa määrittää jaettavaksi eri tileille Yleensä vain saldoluonteiset aineistot valitaan tilikohtaisesti. 3. Määritä tarvittaessa palvelun erätiedot (esim. uusintanoudoissa) Erätiedot-painikkeen kautta. Ks. kohta Mikäli haet aineistoja useammalta yritykseltä, valitse toinen yritys ja toista edellä mainitut toimenpiteet. 5. Kun kaikki palvelut on valittu, paina Suorita. Haun lopuksi avautuu ikkuna, jossa näet noudetut aineistot, ks. kohta 3.4. Pankkiyhteys - 24

29 3.2.2 Tiedonsiirtopakettien (jonojen) käyttö Kun käytät aineistojen noutoon valmiita tiedonsiirtopaketteja, valitse paketti Tiedonsiirrot-välilehdeltä kaksoisnapauttamalla sen nimeä tai aktivoimalla nimi ja painamalla Valitse. Avautuvassa ikkunassa määrittelet, milloin paketin suoritus käynnistyy: heti tai ajastettuna tiettynä päivänä / joka päivä. Paina määrityksen jälkeen OK. Kun ohjelma on suorittanut lähetyksen, avautuu ikkuna, jossa näet noudetut aineistot, ks. kohta 3.4. Tiedonsiirtopaketin suorituksen käynnistäminen. 3.3 Lähtevien aineistojen valinta Pankkiin lähetettävät aineistot poimit Tiedonsiirrot (Kertavalinnat) valinnalla samalla tavoin kuin edellisessä kappaleessa kuvatut kertavalinnoin noudettavat aineistotkin, ks. kohta Jos aineistoa ei kuitenkaan ole (palvelun vieressä näkyy punainen rasti), ei palvelua voi valita. Ohjelma estää lisäksi pankkisiirtojen ja ostoreskontra-aineiston lähetyksen, jos tapahtumien summa on negatiivinen Erätiedot Lähetettävien aineistojen nimen edessä näkyy vihreä nuoli, jos palvelu on valittavissa. Seuraavissa kohdissa kuvataan lähteviin aineistoihin liittyviä muita toimenpiteitä. Kun olet valinnut lähtevät aineistot ja tehnyt tarvittavat määritykset, paina Suorita käynnistääksesi tiedonsiirron. Valitessasi tilin palveluista jonkin lähtevän aineiston, ohjelma avaa lähetettävän aineiston Erätiedot-ikkunan. Siinä voit valita halutun maksupäivän lähtevälle maksuaineistolle (erillispalkat, valuuttamaksut), tai aineiston käsittelytavan (niputuksen eräpäiväseurantaan). Kotimaan maksuista ohjelma näyttää tapahtumien yhteissummat euroissa. Ulkomaan maksuista (valuuttamaksut) ohjelma näyttää tapahtumien yhteissummat valuutoittain. Pankkiyhteys - 25

30 3.3.2 Pankkisiirrot Ostoreskontra-aineiston erätiedot. Anna lähtevän aineiston erätiedot seuraavasti: 1. Syötä Aineistopäiväys-kenttään haluttu maksupäivä. Voit muuttaa päiväystä päivä kerrallaan näppäimistön nuoli ylös - ja nuoli alas -näppäimillä. 2. Valitse tarvittaessa Niputus eräpäivittäin napauttamalla ruutua. Toiminto kokoaa maksut eräpäiväkohtaisiin nippuihin (tätä ei suositella veroluonteisille maksuille). Jos pankin palveluihin kuuluu eräpäiväseuranta, ottaa pankki niput säilytykseen ja kukin nippu maksetaan nipun eräpäivänä. Jos niputusta ei valita, määräytyy aineiston maksupäivä aina aineistopäivän mukaan. Jos ohjelma havaitsee erässä eräpäiväseurantaa menevän maksu, ehdottaa se automaattisesti niputusta. 3. Anna tarvittaessa aineiston eränumero (jos lähetät aineiston uudelleen). 4. Tallenna tiedot OK-painikkeella. Huom. Visma Econet -ostoreskontra käyttää eräpäivää, mikäli valitaan eräpäiväniputus. Ulkoisten maksuaineistojen osalta eräpäiväniputus voidaan tehdä vain, jos aineistossa on rivikohtaiset eräpäivät. Pankkisiirtojen tallentaminen on kuvattu kohdassa Pankkisiirtojen lähetykseen voit käyttää joko Pankkisiirtojen lähetys palvelua (koskee valitun yrityksen ja pankin pankkisiirtoja) tai Pankin pankkisiirtojen lähetys palvelua (koskee kaikkien yrityksen ko. pankin pankkisiirtoja). Kun valitset pankkisiirtojen lähetyksen, ohjelma pyytää rajaamaan poimittavat pankkisiirrot. Poimitaan kaikki jaetut pankkisiirrot valinta kerää maksuun kaikki maksut, joilla on maksajan tili määritetty. Vaihtoehtoisesti voit rajata kerättävät maksut eräpäivän avulla. Hyväksy valinta OK:lla. Pankkisiirtojen poiminta lähetykseen. Kun Lähetettävät pankkisiirrot listaus avautuu, toimi seuraavasti: 1. Anna Aineistopäivämäärä-kenttään haluttu maksupäivä. Erääntyvät maksut saavat saman aineistopäivän, ja lähtevät seuraavassa tiedonsiirrossa pankkiin. Pankkiyhteys - 26

31 2. Merkitse valinta Niputus eräpäivittäin, jos maksut menevät eräpäiväseurantaan. Jos et valitse eräpäiväniputusta, määräytyy aineiston maksupäivä aina aineistopäivämäärän mukaan. Jos maksut on tarkoitus maksaa heti, jätä ruutu tyhjäksi. 3. Pikamaksut on erikseen hinnoiteltu palvelu maksun nopeaan käsittelyyn. 4. Tulosta tarvittaessa tiedoista raportti Tulosta-painikkeella. 5. Hyväksy eränumero ja tallenna tiedot OK-painikkeella. Ohjelma poimii kaikki ne maksut, joille on tämä tili määritetty maksajan tiliksi, ja muokkaa maksutiedot pankin edellyttämään muotoon tiedonsiirtoyhteyttä varten. Tilille kirjatut maksut poistuvat pankkisiirtojen selausikkunasta. Visma Monipankki säilyttää maksut kuitenkin järjestelmässä. Jos maksuihin halutaan vielä tehdä muutoksia, on ne ensin palautettava, ks. kohta Lähetettävät pankkisiirrot. Napautettaessa Erätiedot-painiketta Pankkisiirtojen lähetys- tai Pankin pankkisiirtojen lähetys -toiminnon kohdalla avautuu ikkuna, jossa voit tarkastella lähetettävää aineistoa. 3.4 Tiedonsiirto Kun olet käynnistänyt tiedonsiirron painamalla Suorita, voit seurata aineistojen siirron etenemistä näytölle avautuvassa ikkunassa. Noudetut aineistot. Pankkiyhteys - 27

32 Tiedonsiirron päätteeksi ohjelma näyttää siirretyt aineistot. Vihreä pallo osoittaa, että aineiston siirto onnistui. Jos haluat tulostaa tiedot, merkitse tulostettavat aineistot (Val.kaikki painikkeella saat merkittyä kaikki noutamasi aineistot) ja paina Tulosta. Aineistojen jatkokäsittely tapahtuu ohjelman Aineistot-välilehdellä. Epäonnistunut siirto näkyy punaisena pallona. Aktivoi tarkasteltava rivi, jolloin ohjelma näyttää epäonnistumisen syyn lomakkeen alalaidassa. 3.5 Aineistojen käsittely Kun valitset Aineistot-välilehdellä yrityksen ja napautat Valitse, pääset tarkastelemaan yrityksen kaikkia tilejä, niihin liittyviä aineistoja ja lokeja. Voit myös tulostaa ja jatkokäsitellä aineistoja riippuen käyttämästäsi toiminnanohjausjärjestelmästä. Kun SEPA-ominaisuudet ovat käytössä, ohjelma noutaa osan aineistoista suoraan pankista ja osan Visma Bankingin kautta. Aineistot-välilehden näkymä. Aineisto-osiossa näet aktivoidun tilin viimeisimmät noudetut aineistot ja lähettämistä odottavat aineistot. Vain ne aineistot, joihin sinulla on oikeus, näkyvät listassa. Voit tulostaa valittuna olevan aineiston Tulosta-painikkeella. Toiminto avaa ikkunan, jossa määrittelet tulostusaikavälin sekä annat tarvittaessa muita lisämäärityksiä. OKvalinnan jälkeen kysytään vielä kirjoitin, ellet ole määritellyt käyttöön oletuskirjoitinta. Pankkiyhteys - 28

33 Tulostuksen rajaaminen. Saat valitun aineiston tarkasteltavaksi näytölle painikkeella Valitse. Voit lisäksi siirtyä vanhojen aineistojen tarkasteluun Vanhat-painikkeella, mikäli olet ohjelman asetuksissa määritellyt aineistot arkistoitaviksi. Poista-painikkeella voit poistaa valittuna olevan Visma Monipankin ulkopuolelta tulevan, lähtettävän aineiston. Jos esimerkiksi palkanlaskennasta tai ostoreskontrasta on tehty aineisto, mutta et halua lähettää sitä pankkiin, voit poistaa sen Visma Monipankista. Uusimmat-painike näyttää viimeisimmällä tiedonsiirrolla haetut tai lähetetyt aineistot Noudetut aineistot Noudettavien aineistojen tarkastelu ja mahdollinen jatkokäsittely tapahtuu Aineistotvälilehdellä yrityskohtaisesti Tositetiliotteet Huomaa, että hakiessasi uuden tositetiliotteen se korvaa aiemman, mikäli et ole arkistoinut sitä. Tositetiliotteiden käsittelyikkunassa voit etsiä haluttua tapahtumaa (Etsi) siirtyä valittuna olevan tositetiliotteen kuittitapahtumien tarkasteluun ja tulostukseen (Kuitit). Kuittitapahtumat-ikkunasta tulostat valittuna olevan tapahtuman painamalla uudestaan Kuitit. Arkistoida valitut tositetiliotteet (Arkistoi) ja ladata vanhat tiliotteet arkistosta (Lataa ark.) kopioida sarakeotsikot sekä yhden tai useamman rivin leikepöydälle Ctrl+C - toiminnolla. Pankkiyhteys - 29