ORGANISAATIO- RAKENNE

Transkriptio

1 ORGANISAATIO- RAKENNE

2 TIETOJA TEKIJÖISTÄ ovat Managing Urban Europe-25 -projektin tuote. Projektia rahoitti osittain Euroopan komission ympäristöasioiden pääosasto. Projektia koordinoi Itämeren kaupunkien liiton (UBC) ympäristön ja kestävän kehityksen sihteeristö ja se on osa UBC:n Itämeren alueen kaupunkien kestävää kehitystä käsittelevää Agenda 21 - toimintaohjelmaa, "UBC Agenda 21 Action Programme Roadmap for Sustainable Baltic Cities". Projektin johtoryhmään kuuluivat kansainvälinen ICLEI Local Governments for Sustainability -järjestö, UNEP/Grid-Arendalympäristöjärjestö, Bodensee Stiftung (Saksa) ja University of West of England (Iso-Britannia). Tämä julkaisu heijastelee kunkin kirjoittajan omia näkemyksiä eikä sitä voi missään olosuhteissa pitää Euroopan komission kannanottona. Toimituskunta: Annika Claesson, Linda Talve, Kasia Bogucka, Christina Garzillo, Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela Paas, Andrea Philipp ja Holger Robrecht. Itämeren kaupunkien liiton ympäristökomissio (EnvCom). Kaikki oikeudet pidätetään. Mitään tämän julkaisun osaa ei saa jäljentää eikä kopioida kaupalliseen käyttöön missään muodossa tai millään välineillä ilman MUE-25-projektin osallistujia edustavan UBC:n ympäristökomission kirjallista lupaa. Kuvitus: Itämeren kaupunkien liiton ympäristökomissio (EnvCom). Sivu 2/36

3 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO ORGANISAATIORAKENNE KOORDINOINTIRYHMÄ OHJAUSRYHMÄ YLIN JOHTO (KAUPUNGINJOHTAJA TAI APULAISKAUPUNGINJOHTAJA) PAIKALLINEN POLIITTINEN ELIN (VALTUUSTO) KANSALAISFOORUMI SISÄINEN AUDITOIJA ULKOINEN AUDITOIJA JOHTAMISTA KOSKEVAT OHJEISTUKSET JA MENETTELYTAPAOHJEET RAPORTOINTI, DOKUMENTOINTI JA VIESTINTÄ OSAAMISEN KEHITTÄMINEN JA MOTIVOIMINEN ORGANISAATIORAKENTEEN HYVÄKSYMINEN TARKISTUSLISTA LIITTEET Sivu 3/36

4 1. JOHDANTO Integroitu johtaminen ei toimi ilman systemaattista prosessia eli järjestelmää. Toisaalta järjestelmä ei myöskään toimi ilman ihmisiä. Integroitu johtamisjärjestelmä edellyttää henkilöitä, jotka tuntevat omat vastuualueensa ja tekevät yhteistyötä yhteisten päämäärien saavuttamiseksi tietyn suunnitelman mukaisesti. Monissa kaupungeissa on jo käytössä ympäristöjohtamisjärjestelmän elementtejä tai vakiintuneita menettelytapoja, jotka mahdollistavat lainsäädännöllisten vaatimusten täyttymisen. Sellaiset organisaatiorakenteet, joissa paikallishallinnon kaikki suorat vastuualueet ja epäsuorat näkökohdat yhdistyvät suhteessa ympäristöön tai kestävään kehitykseen, ovat kuitenkin harvinaisia. Integroidun johtamisjärjestelmän pitäisi hyödyntää kunnallishallinnon nykyisiä rakenteita ei päinvastoin. Organisaatiorakenteen tärkeimpiä osia ovat koordinaattori ja hänen johtamansa poikkihallinnollinen koordinointiryhmä sekä ohjausryhmä, johon voi kuulua myös luottamushenkilöitä. Koordinaattori kannattaa sijoittaa keskushallintoon. Ohjausryhmä vastaa koko integroidun johtamisjärjestelmän valvomisesta, koordinaatioryhmä strategisen ohjelman toimeenpanosta. Kestävä kehitys on haastava ja monimutkainen tavoite, joka edellyttää erityisiä ja ajan tasalla olevia tietoja. Tästä syystä henkilökunnan osaamisen kehittäminen on tärkeä organisaatiorakenteen näkökohta. Sivu 4/36

5 2. ORGANISAATIORAKENNE Hyvin koordinoitu ja johdonmukainen johtaminen ratkaisee ristiriitoja ja mahdollistaa sektorikohtaisen politiikan vahvistamisen. Tästä syystä on tärkeää arvioida nykyinen järjestelmä (systeemianalyysi), jotta saadaan mahdollisimman laaja kuva lähtökohdista. Järjestelmän arvioinnin yhteydessä nykyiset johtamisvälineet, roolit ja vastuualueet, raportointirutiinit, osallistuvat sidosryhmät jne. analysoidaan perusteellisesti. Järjestelmän arvioinnin pitäisi olla osa peruskartoitusta. Lisätietoja tästä on peruskartoitusta koskevassa osiossa. Ihanteellisella organisaatiorakenteella on muun muassa seuraavat ominaisuudet: - Matala hierarkia - Läpinäkyvä ja aktiivinen tiedotuspolitiikka suhteessa yleisöön (asiakkaiden palveleminen on tärkeämpää kuin byrokraattisten sääntöjen noudattaminen) - Johtamistyyli on yhteistyöpainotteinen ja kaikkien osastojen henkilökunnalla on selkeät tavoitteet. Esimiehet ovat positiivisia esimerkkejä sitoutumisen, luovuuden ja motivaation suhteen - Työntekijöitä rohkaistaan, motivoidaan ja heidän omille aloitteilleen ja päätöksilleen annetaan tilaa. Tehtävät ovat kullekin työntekijälle sopivia: ketään ei kuormiteta liikaa ja tehtävät ovat sopivan haastavia - Työntekijät samaistuvat hallintoon (yhteinen identiteetti) - Viestintä on selkeää ja läpinäkyvää, eikä se riipu hierarkioista. Suullinen viestintä on yhtä tärkeää kuin kirjallinen viestintä - Tulosten ja hyväksyttyjen tavoitteiden säännöllinen ja objektiivinen hallitseminen mahdollistaa sen, että mahdollisiin muutoksiin ja uusiin haasteisiin pystytään reagoimaan ajoissa - Arviointien perusteella tehdyistä muutoksista viestitään, jotta vältytään väärinymmärryksiltä Integroidun johtamisjärjestelmän organisaatiorakenteen on oltava sellainen, että järjestelmää pystytään ylläpitämään, että kaikkien asianmukaisten toimijoiden kanssa pystytään viestimään ja että se tukee poliittisia strategioita ja päätöksentekoa. Paikallishallintoa pidetään ainoana elimenä, joka pystyy takaamaan kaikki kolme näkökohtaa. Tällä koordinointitehtävällä on keskeinen asema strategisessa lähestymistavassa. Alla kuvattu rakenne perustuu muiden integroitua johtamisjärjestelmää käyttäneiden kaupunkien kokemuksiin, ja sitä voidaan käyttää apuna kaupungin organisaatiorakennetta laadittaessa. Integroidun johtamisjärjestelmän tärkeimmät organisaatioelimet ovat koordinointiryhmä, ohjausryhmä, ylin johto, valtuusto ja kansalaisfoorumi. Sivu 5/36

6 Tämä luettelo ei kata kaikkia kysymyksiä, mutta korostaa sitä, että kaikissa johtamisjärjestelmän elementteihin liittyvissä toimenpiteissä tarvitaan dokumentointia ja viestintää. Johtamisjärjestelmän tärkeimpiä näkökohtia ovat: - Valtuuston ja ylimmän johdon hyväksyntä ja tuki heidän täytyy sitoutua työhön. - Eri osastojen ja muiden osallistujien välisen yhteistyön selkeys ja yksiselitteisyys. Lisätietoja: Integroidun johtamisjärjestelmän vastuualueiden yleiskatsaus (liite 8) Lisätietoja: Organisaatiorakenteen EMAS II- ja ISO vaatimukset (liite 1) Lisätietoja: Integroidun johtamisjärjestelmän elementtien ja organisaatiorakenteen väliset suhteet (liite 6) Esimerkki: Organisaatiorakenne Lewesin aluevaltuustossa (liite 5) Esimerkki: Organisaatiorakenne Leedsissä (liite 9) 2.1. KOORDINOINTIRYHMÄ Koordinointiryhmän tehtävä on koordinoida integroitua johtamisjärjestelmää, ja se on keskeinen toimija, joka vastaa ympäristöä tai kestävää kehitystä koskevan ohjelman ja raportin laatimisesta ja toimeenpanosta. Tämä ryhmä voi olla poikkihallinnollinen tai sen tehtävät voidaan antaa jollekin olemassa olevalle osastolle tai erityisesti tätä tehtävää varten perustetulle osastolle: ryhmä koostuu todennäköisesti muutamista henkilöistä riippuen hallittavien tavoitteiden määrästä ja kaupungin koosta. Ryhmää johtaa integroidun johtamisjärjestelmän koordinaattori OHJAUSRYHMÄ Ohjausryhmä vastaa koko integroidun johtamisjärjestelmän valvomisesta. Parhaassa tapauksessa ohjausryhmä koostuu noin 10 15:stä korkean tason paikallisesta poliitikosta ja johtajasta. Jäsenten lukumäärä riippuu kuitenkin hallinnon koosta (ja se laajenee vähitellen järjestelmän kattavuuden ja sisällön kasvaessa). Ohjausryhmässä tulisi olla jäseniä kaikilta sellaisilta osastoilta, jotka ovat resurssien (luonnonvarojen, henkilöstöresurssien tai taloudellisten resurssien) johtamisen kannalta tärkeitä. Jäsenet voivat olla esimerkiksi liikkumisesta, julkisista laitoksista, energiantuotannosta, Paikallisagendasta, kulttuurisista ja sosiaalisista ongelmista vastaavilta osastoilta. Joka tapauksessa mukana on syytä olla jäsen taloushallinnosta. Myös kaupunginjohtaja on hyvä saada mukaan. Mukana pitäisi olla edustajia myös kaikista tavoitteiden kannalta olennaisista kunnan yhtiöistä ja liikelaitoksista sekä sidosryhmistä. Sivu 6/36

7 2.3. YLIN JOHTO (KAUPUNGINJOHTAJA TAI APULAISKAUPUNGINJOHTAJA) Ylin johto antaa ohjeet strategisen ohjelman laatimiseksi ja toimeenpanemiseksi ja on tästä vastuussa valtuustolle. Näillä henkilöillä on johtava rooli integroidussa johtamisjärjestelmässä, koska he esittelevät valtuustolle suunnitelmaa koskevan ehdotuksen ja järjestävät sen toimeenpanon. On tärkeää, että ylin johto ja koordinointiryhmä tekevät tiivistä yhteistyötä. Ylimmällä johdolla on myös poliittinen vastuu integroidun johtamisjärjestelmän edistymisestä PAIKALLINEN POLIITTINEN ELIN (VALTUUSTO) Alussa paikallisen hallintoelimen (kaupunginosavaltuuston, kaupunginvaltuuston, valtuuston kokousten), josta käytetään tässä yhteydessä nimitystä "valtuusto", tehtävä on ratifioida integroidun johtamisjärjestelmän toimeenpano kaupungissa ja tehdä prosessista sitova. Tämä ratifiointi käynnistää ensimmäisen ympäristöä tai kestävää kehitystä koskevan ohjelman. Se korostaa valtuuston valmiutta käyttää järjestelmää johtamisvälineenä, kohdentaa tarvittavat taloudelliset resurssit hallinnollisille yksiköille ja tekee valmistelluista organisaatiota koskevista ohjesäännöistä lainvoimaisia. Valtuuston asema integroidussa johtamisjärjestelmässä on tavoitteiden suhteen täysivaltainen. Toisin sanoen valtuustossa keskustellaan strategisen ohjelman tavoitteista ja hyväksytään ne. Valtuusto valvoo strategisen ohjelman toimeenpanoa paikallishallinnon avulla ja tarkkailee kolmansien osapuolten (kunnan yhtiöiden, teollisuuden, yksityisten kotitalouksien ja naapureiden) osallistumista sovittujen tavoitteiden saavuttamiseen. Valtuusto vastaanottaa vuoden/valtuustokauden lopussa raportin, tarkistaa sen, keskustelee tuloksista ja tekee asiaa koskevat tarpeelliset päätökset KANSALAISFOORUMI Johtaminen edellyttää yhteyksiä yksittäisiin suuriin toimijoihin (teollisuusyrityksiin, valtion omistamiin palveluihin kuten yliopistoihin jne.), järjestäytyneisiin eturyhmiin (yhdistyksiin) sekä yleisöön. Yhteyksien ylläpitämistä helpottaa yhteisesti sovitut avoimet keskustelukanavat. Kansalaisfoorumi voi toimia yhtenä kanavana. Kansalaisfoorumi (esim. Paikallisagenda 21:n, sidosryhmäfoorumin sekä temaattisten työryhmien) on keino tukea kaupungin ympäristö- tai kestävän kehityksen johtamista ja tiedottaa siitä. Kansalaisfoorumia tulisi käyttää seuraavissa vaiheissa: Sivu 7/36

8 1. Peruskartoituksen valmistelemiseen ja päivittämiseen liittyvä keskustelu. 2. Strategisen ohjelman valmistelu: indikaattoreista ja tavoitteista ilmoittaminen tai sopiminen, kolmansien osapuolten (muiden kuin paikallishallinnon toimijoiden) roolin tunnistaminen ja vapaaehtoinen sitoutuminen tavoitteiden saavuttamiseen sekä heidän velvollisuuksistaan neuvotteleminen 3. Strategista ohjelmaa koskeva julkinen keskustelu: suunnitelmista keskusteleminen, ehdotuksista ja ehdoista sopiminen. 4. Strategisen ohjelman toimeenpano: ristiriitojen ratkaiseminen tai sovitteleminen esimerkiksi silloin, jos toimijat eivät noudata vapaaehtoisia tavoitteita tai sovittuja kulutusrajoituksia. 5. Arviointiraportista keskusteleminen. (Lisätietoja osallistavista prosesseista on osiossa Viestintä ja osallistuminen) 2.6. SISÄINEN AUDITOIJA Sisäisen auditoijan on oltava henkilö, jolla on riittävä tietämys paikallishallinnon rakenteesta ja toimivallasta ja joka on riippumaton koordinointiryhmästä. Tämä henkilö voi olla paikallishallinnon strategiselta osastolta, aluehallinnosta tai toisesta kaupungista (vertaisarviointi). Vuosittaisessa prosessissa sisäinen auditoija toimii johtoprosessin ja saavutusten arvioijana seuraavan syklin valmistelemiseksi ULKOINEN AUDITOIJA Jos kaupungille päätetään hankkia ISO sertifiointi ja/tai EMAS-rekisteröinti, ulkoinen auditoija suorittaa järjestelmän arvioinnin EMAS- ja/tai ISO vaatimusten mukaisesti soveltaen IMS-minimikriteeristöä. Lisätietoja tästä on osiossa Arviointi ja raportoiminen. Sivu 8/36

9 3. JOHTAMISTA KOSKEVAT OHJEISTUKSET JA MENETTELYTAPAOHJEET Integroidun johtamisjärjestelmän toimeenpano ei ole ainoastaan koordinaattorin tai koordinointiryhmän vastuulla, vaan kaikkien kaupungin kehittämiseen osallistuvien osastojen ja kunnallisten yritysten vastuulla. Jotta yhteistyöprosessin toimivalta-alueet olisivat sitovia, hallinnollisen organisaation johtajan eli kaupunginjohtajan ja/tai muiden ylimmän johdon edustajien on määritettävä kuhunkin tehtävään liittyvät menettelytapaohjeet tai sopimusehdot, jotka kuvaavat jokaisen integroidussa johtamisjärjestelmässä mukana olevan henkilön tai osaston vastuualueita ja toimivaltaa. Esimerkki: EMAS-esimerkki: ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaavien henkilöiden vastuualueiden kuvaus (liite 2) Esimerkki: ECOLUP-esimerkki menettelysäännöistä (liite 3) 3.1. RAPORTOINTI, DOKUMENTOINTI JA VIESTINTÄ On tärkeää dokumentoida suoritetut vaiheet ja tehdyt päätökset, jotta suoritetut toimenpiteet, tehdyt päätökset ja sopimukset voidaan toistaa ja jotta ne voidaan osoittaa ulkopuolisille tarkkailijoille, että ne todella tapahtuivat (esim. henkilökunnan koulutukset). Integroidussa johtamisjärjestelmässä on käytettävä menettelytapoja, jotka takaavat toimivan sisäisen viestinnän johtamisjärjestelmässä mukana olevien osastojen välillä. Kestävän kehityksen johtamisjärjestelmä toimii hyvin ainoastaan silloin, kun kaikki integroidun johtamisjärjestelmän eri aloilla toimivat tahot saavat tarvitsemansa tiedot sen tavoitteiden toteuttamiseksi. Paikallishallinnon sisäisen viestinnän lisäksi myös hallinnon ulkopuolisille tahoille viestiminen on tärkeää. Tämä tarkoittaa sekä kiinnostuneiden osapuolten kysymyksiin vastaamista että tuloksista ja edistymisestä viestimistä yleisölle. Yleisön kysymysten kartoittaminen on jo nyt osa paikallisviranomaisten päivittäistä toimintaa. Sivu 9/36

10 On ratkaisevaa, miten esimerkiksi seuraavia ulkoisia kysymyksiä käsitellään: - Mitä tapahtuu, kun kunnallishallinto saa ympäristöä tai kestävää kehitystä koskevan tiedustelun organisaation ulkopuoliselta taholta? - Miten tämä tiedustelu välitetään eteenpäin organisaation sisällä? - Mitkä ovat yleiset tiedonkulkureitit? - Miten tiedot liittyvät yleisöön? - Mitä tietoja ulkopuolisille lähteille annetaan? Sivu 10/36

11 4. OSAAMISEN KEHITTÄMINEN JA MOTIVOIMINEN Jokaisen työntekijän ammattitaito on erittäin tärkeä osa johtamisjärjestelmää. Työntekijöiden osaamista on kehitettävä jatkuvasti erityisesti heidän työtehtäviään ja työkokemustaan täydentävien koulutuskurssien avulla. Tästä syystä koulutus, tietoisuus asioista ja osaaminen ovat tärkeitä näkökohtia ympäristö- ja kestävän johtamisen toimeenpanon ja onnistumisen kannalta. Tärkeintä on henkilökunnan jäsenten motivoiminen. Ratkaistaviin haasteisiin liittyvän ymmärryksen parantaminen kasvattaa motivaatiota ja lisää halua osallistua. Kunnan vastuut organisaationa: - tiedostaa ympäristöongelmiin liittyvän jatkuvan tiedottamisen ja lisäkoulutuksen tärkeys - varautua myös ylimmän johdon koulutustarpeisiin - järjestää koulutusta kaikille työntekijöille, joiden toiminta vaikuttaa ympäristöön ja/tai kestävään kehitykseen - lisätä tietoisuutta kaikilla tasoilla: o kestävän kehityksen periaatteiden ja johtamisjärjestelmän noudattamisen merkitys o työntekijöiden toiminnan todelliset ja mahdolliset vaikutukset ympäristöön ja/tai kestävään kehitykseen o työntekijöiden tehtävien ja velvollisuuksien merkitys johtamisjärjestelmän kestävän kehityksen periaatteiden, menettelytapojen ja ehtojen toimeenpanon onnistumisen kannalta o sovituista menettelytavoista poikkeamisen merkitys o koulutusten dokumentoiminen - integroi kestävää kehitystä koskevat käsitteet ja periaatteet ympäristösektorin lisäksi myös kaikilla muilla kunnan toiminta-alueilla Työtehtäviin liittyvien koulutuskurssien lisäksi työntekijöille on tiedotettava säännöllisesti kestävän kehityksen mukaisesta johtamisesta ja sen edistymisestä organisaatiossa. Viraston tai osaston johtajan on koordinoitava työtä henkilökunnan koulutustarpeiden määrittämiseksi. Tällä tavalla työntekijöiden pyytämät kurssiaiheet voidaan integroida koulutussuunnitelmaan, ja laaja kurssitarjonta pysyy koordinointiryhmän hallinnassa. Henkilökunnan koulutuksista antamaa palautetta voidaan käyttää laadukkaiden kurssien mainostamiseen muille työntekijöille ja kun kurssien sisällöstä halutaan tiedottaa laajemmalle yleisölle. Kestävän kehityksen johtamisen onnistuminen edellyttää henkilökunnan osallistumista kaikilla tasoilla prosessin alusta loppuun. Jatkuvuutta voidaan tukea heti alusta lähtien Sivu 11/36

12 perustamalla jatkuvasti ylläpidetty ja eri osastot yhdistävä intranet-sivusto. Tämän välineen avulla voidaan tarjota ajan tasalla olevia linkkejä ja tietoja uudesta lainsäädännöstä, menettelytavoista ja ideoista, antaa esimerkkejä sekä viestiä henkilökunnalle uusimmista aikatauluista ja henkilöstöasioista yksittäisissä hallintoyksiköissä. Tämän lisäksi on hyvä järjestää säännöllisesti tapaamisia tilanteen päivittämiseksi eri osastoilla ja virastoissa. 5. ORGANISAATIORAKENTEEN HYVÄKSYMINEN Vaikka organisaatiorakenteen hyväksyminen ei ole pakollista, on suositeltavaa, että organisaatiorakenteelle hankitaan kaupunginvaltuuston hyväksyntä, jotta vastuualueet koetaan oikeutetuiksi ja ne saavat tiettyä painoarvoa. Hyväksyntä voidaan hankkia tavoitteiden ja toimintasuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Sivu 12/36

13 6. TARKISTUSLISTA Tavoite Toimenpiteiden tarkistus- ja korjauskäytännöt ovat olennainen osa mitä tahansa johtamisjärjestelmää ja tämä koskee myös integroitua johtamisjärjestelmää. Yksi vähimmäisvaatimuksista on vuosittainen sisäinen auditointi, jonka tekee joko koordinaattori tai koordinointiryhmä yhdessä sisäisen auditoijan kanssa. Sisäisen auditoijan on oltava riippumaton koordinointiryhmästä. Lisäksi hänen on tultava joltakin toiselta strategiselta osastolta, naapurikunnasta tai oltava ulkopuolinen konsultti tai todentaja. On tärkeää, että auditoijalla tai auditointiryhmällä on riittävät perustiedot integroidun johtamisjärjestelmän, kestävyyden eri osa-alueiden ja ilmastonmuutoksen arvioimiseksi. Sisäisessä auditoinnissa: - määritellään, ovatko ympäristöön, kestävään kehitykseen ja ilmastonmuutokseen suoraan ja epäsuorasti liittyvät seikat ja niiden arviointi ajan tasalla - arvioidaan, onko strateginen ohjelma ajan tasalla - vertaillaan tämänhetkistä tilannetta toimintasuunnitelman tai -suunnitelmien toteuttamiseen ja toimeenpanoon - vertaillaan tämänhetkistä tilannetta siihen, miten hyvin ympäristöön, kestävään kehitykseen sekä ilmastonmuutoksen hillitsemisen ja siihen sopeutumiseen liittyvät tavoitteet on saavutettu - tarkistetaan, ovatko ympäristöön, kestävään kehitykseen ja ilmastonmuutokseen liittyvät lait ja säädökset muuttuneet ja noudatetaanko niitä - tarkistetaan johtamisjärjestelmän toiminta (organisaatio, asiakirjat, sisäinen ja ulkoinen viestintä, valvonta ja raportointi) - tarkistetaan henkilökunnan koulutusohjelman ajantasaisuus, noudattaminen ja toteuttaminen Oheisessa tarkistuslistassa keskitytään ensimmäiseen sisäiseen auditointiin ja siihen sisältyy myös sellaisia integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönottoon liittyviä seikkoja, joilla ei ole merkitystä enää siinä vaiheessa, kun ensimmäinen sykli on käyty läpi. Sivu 13/36

14 Ehdot, joiden on täytyttävä Sisäisen arvioinnin tila 1 Valtuusto tai ylin johto on antanut hallinnolle ohjeet kaupungin integroidun johtamisjärjestelmän toimeenpanoon, organisaatiorakenteen laatimiseen ja johtamiseen 2 Nykyiset suunnitteluun ja ohjelmiin liittyvät johtamisrakenteet on tunnistettu ja analysoitu. 3 Nykyiset suunnitelmien ja ohjelmien seurantaan ja raportointiin liittyvät rakenteet on tunnistettu ja analysoitu. 4 Aukot on tunnistettu ja asianmukaisesta organisaatiorakenteesta puuttuvat elementit on lisätty. 5 Kaupungin tärkeimmät päättäjät (kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtaja) ovat osallistuneet organisaatiorakenteen suunnittelemiseen (esim. epävirallinen alustus). 6 Integroidussa johtamisjärjestelmässä on: koordinaattori, jolla on asianmukainen tehtävän kuvaus ja toimivalta. Sivu 14/36

15 Ehdot, joiden on täytyttävä Sisäisen arvioinnin tila 7 Integroidussa johtamisjärjestelmässä on: koordinointiryhmä, jossa on mukana edustajia kaikilta asianmukaisilta kaupungin osastoilta, ulkoisista organisaatioista tai instituutioista ja sidosryhmistä 8 ja jolla on asianmukainen tehtävän kuvaus, vastuualueet tai johtamista koskeva ohjeistus Integroidussa johtamisjärjestelmässä on: muita asianmukaisia elimiä (esim. kansalaisfoorumi, Agenda 21), joilla on asianmukaiset tehtävien kuvaukset ja vastuualueet 9 Virallisesta ja epävirallisesta yhteistyöstä kaikkien muiden asianmukaisten toimijoiden kanssa on sovittu. 10 Yhteistyöstä sekä siihen liittyvistä linkeistä tai puitteista muiden hallintotasojen (eli paikallisen, kansallisen ja Euroopan tason) kanssa on sovittu. 11 Virallisesta ja epävirallisesta yhteistyöstä naapurikuntien kanssa on sovittu. Sivu 15/36

16 Ehdot, joiden on täytyttävä Sisäisen arvioinnin tila 12 Integroidussa johtamisjärjestelmässä mukana olevia osastoja ja elimiä koskeva organisaatiokaavio on laadittu ja siitä on tiedotettu. 13 Taloudelliset budjettivaatimukset ja -rutiinit on huomioitu. 14 Selkeistä valvonta- ja raportointirakenteista ja -säännöistä on sovittu. Valvonta- ja raportointirakenteita koskeva organisaatiokaavio on laadittu. 15 Tarkistuslista ja/tai standardoitu tietojen keräys- ja tulkintamuoto on valittu strategiseen ohjelmaan valittujen indikaattoreiden mukaan. 16 Sisäistä ja ulkoista viestintää koskevat rakenteet ja säännöt ovat selviä. 17 Tieto-taitojen kehittämisvaatimukset on arvioitu. Sivu 16/36

17 Ehdot, joiden on täytyttävä Sisäisen arvioinnin tila Koulutussuunnitelma on laadittu ja hyväksytty Henkilökunnalle ja mukana oleville sidosryhmille on toimitettu kaikki asianmukaiset integroitua johtamisjärjestelmää koskevat asiakirjat. 20 Ympäristöä, kestävää kehitystä tai ilmastonmuutosta koskeva raportti on julkaistu, ja se sisältää tietoja peruskartoituksen tuloksista, strategisesta ohjelmasta ja organisaatiorakenteesta. 21 Sisäisen auditoinnin tarkistuslista on laadittu ja sisäinen auditoija on nimetty (kaupunginhallinnon asiantuntija, joka ei ole suoraan mukana toiminnassa, toisen kaupungin asiantuntija, aluehallinnon edustaja, ulkoinen asiantuntija). 22 Integroidun johtamisjärjestelmän asianmukaiseen toimeenpanoon liittyvät taloudelliset resurssit on määritetty Sivu 17/36

18 Ehdot, joiden on täytyttävä Sisäisen arvioinnin tila 23 Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt organisaatiorakenteen ja riittävät taloudelliset resurssit. Sivu 18/36

19 SISÄINEN AUDITOINTIRAPORTTI: ORGANISAATIORAKENNE Yleisarviointi: Vahvuudet: Heikkoudet: Parannusehdotukset: Sivu 19/36

20 LIITTEET LIITE 1: ORGANISAATIORAKENTEEN EMAS II- JA ISO VAATIMUKSET LIITE 2: EMAS-ESIMERKKI: YMPÄRISTÖJOHTAMISJÄRJESTELMÄSTÄ VASTAAVIEN HENKILÖIDEN VASTUUALUEIDEN KUVAUS LIITE 3: ECOLUP-ESIMERKKI MENETTELYSÄÄNNÖISTÄ LIITE 4: ECOLUP MENETTELYTAPOJA KUVAAVA ESIMERKKI STRATEGISEN OHJELMAN TAVOITTEIDEN SISÄLLYTTÄMISESTÄ MAANKÄYTÖN SUUNNITTELUUN LIITTYVIIN LAINSÄÄDÄNNÖLLISIIN PROSESSEIHIN LIITE 5: ORGANISAATIORAKENNE ISON-BRITANNIAN LEWESISSÄ LIITE 6: INTEGROIDUN JOHTAMISJÄRJESTELMÄN ELEMENTTIEN JA ORGANISAATIORAKENTEEN VÄLISET SUHTEET LIITE 7: MUE-25:N INTEGROIDUN JOHTAMISJÄRJESTELMÄN, EMAS II:N JA ISO 14001:N VERTAILU LIITE 8: INTEGROIDUN JOHTAMISJÄRJESTELMÄN TOIMEENPANOON LIITTYVIEN VASTUUALUEIDEN YLEISKATSAUS Sivu 20/36

21 Liite 1: Organisaatiorakenteen EMAS II- ja ISO vaatimukset Mitä standardeja järjestelmän on noudatettava? Organisaation on varmistettava, että: - sillä on aina ajan tasalla olevat tiedot toiminnan ympäristövaikutuksista. - kaikki lainsäädäntö ja erityisesti ympäristölainsäädäntö on huomioitu. - ympäristön kannalta asianmukaiset yleiset ja erityiset tavoitteet on valittu ja dokumentoitu organisaation kaikkia toimintoja ja tasoja varten. - vastuualueet, tehtävät ja toimivallan sekä toimeenpanoon liittyvät toimenpiteet ja aikataulun kattava ympäristöohjelma on hyväksytty ja sitä päivitetään säännöllisesti. - tärkeimmät organisaation edustajat ympäristöjohtamisprosessiin integroiva ympäristöryhmä on muodostettu. - ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaava henkilö on määritetty. Kyseisen henkilön täytyy pystyä vaikuttamaan muihin osastoihin ympäristönsuojeluasioihin ja ympäristöauditointeihin liittyvissä asioissa. - kaikista ympäristöön liittyvistä menettelytavoista ja toimista ja kaikkien virastojen ja osastojen välisistä menettelytavoista ja dokumentoinnista on olemassa selkeät ohjesäännöt. - kaikille sellaisille työntekijöille, joiden toiminnalla on merkittäviä ympäristövaikutuksia, järjestetään koulutuskursseja. - sisäinen viestintä eri organisaatiotasojen sekä kysymyksiä kartoittavien ja organisaation ulkopuolelta tulevia tietoja välittävien työntekijöiden ja yleisön (ympäristökoulutus) kanssa toimii. Sivu 21/36

22 Liite 2: EMAS-esimerkki: ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaavien henkilöiden vastuualueiden kuvaus Ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaava henkilö huolehtii ympäristöjohtamisjärjestelmän sisäisten arviointien koordinoimisesta ja suorittamisesta. Alla on yksityiskohtainen kuvaus kyseisen henkilön vastuualueista: - ympäristöryhmän koordinoiminen: valmistelu, kokousten järjestäminen ja johtaminen, pöytäkirjojen toimittaminen - ympäristöjohtamisjärjestelmässä käytettyjen viitetietojen koordinoiminen: tietojen pyytäminen erityisosastoilta, tilastotietojen päivittämisen tarkistaminen, ympäristöohjelman tavoitteisiin vertaileminen, julkaiseminen - ympäristöjohtamisjärjestelmän edistymisestä viestiminen työntekijöille säännöllisin väliajoin - järjestelmän esitteleminen uusille työntekijöille - ympäristöön liittyvien työtehtävien kuvausten pitäminen ajan tasalla - ympäristöjohtamisjärjestelmään liittyvien ulospäin viestittyjen tietojen (raporttien, verkkosivuston, ympäristöraportin) pitäminen ajan tasalla - vuosittaisen sisäisen auditoinnin suorittaminen organisaation ympäristöarviointiohjelman mukaan - ympäristöjohtamisjärjestelmän edistymisestä, ympäristöohjelman tilasta, saavutetuista tavoitteista jne. raportoiminen päättäjille (kaupunginvaltuustolle ja kaupunginjohtajalle) säännöllisin väliajoin - ympäristöön liittyvien ohjeiden pitäminen ajan tasalla - ympäristötodentajan suorittaman EMAS-hyväksynnän tai -uudelleenhyväksynnän valmisteleminen Sivu 22/36

23 Liite 3: ECOLUP-esimerkki menettelysäännöistä Julkisten alueiden osaston, kuntasuunnitteluviraston, rakennusviraston, rakennuslupaosaston, kiinteistöviraston, teknisen osaston jne. menettelysäännöt. Vuonna 2004 xy:n kunnan maankäytön suunnittelussa otettiin käyttöön EU:n ympäristöauditointisäännösten (EMAS II:n) mukainen ympäristöjohtamisjärjestelmä. Ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaava xy on vastuussa ympäristöjohtamisjärjestelmän koordinoimisesta. Kaikki ympäristöohjelmaan ja ympäristöjohtamisjärjestelmän rakenteeseen liittyvät tiedot löytyvät ympäristöjohtamisjärjestelmää koskevista ohjeista, jotka ovat xy:n toimistossa ja intranetissä/internetissä kohdassa Ympäristöjohtaminen onnistuu vain siinä tapauksessa, että kaikki työntekijät ja osastot tekevät yhteistyötä ja hoitavat oman osuutensa sovittujen ympäristötavoitteiden saavuttamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Seuraavat ohjeet koskevat kaikkia erityisosastoja ja -virastoja: henkilökunnalle on tiedotettava ympäristöjohtamisjärjestelmän ja ympäristöohjelman edistymisestä säännöllisin väliajoin (vähintään kaksi kertaa vuodessa) henkilökuntaa on rohkaistava kertomaan ympäristötavoitteiden saavuttamiseen liittyviä ideoita ympäristöohjelman mukaiset viitetiedot on kerättävä, analysoitava ja nämä tiedot on välitettävä ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaavalle henkilölle ympäristötiimin kokouksiin on osallistuttava sovitut ympäristöön liittyvät toimenpiteet on suoritettava ajallaan ja kunkin osaston vastuualueen mukaisessa laajuudessa, ja niistä on raportoitava säännöllisesti ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaavalle henkilölle ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaavaa henkilöä on tarvittaessa autettava sisäisen auditoinnin suorittamisessa Päivämäärä Kaupunginjohtaja XY Sivu 23/36

24 Liite 4: ECOLUP menettelytapoja kuvaava esimerkki strategisen ohjelman tavoitteiden sisällyttämisestä maankäytön suunnitteluun liittyviin lainsäädännöllisiin prosesseihin Taulukko maankäyttösuunnitelman laatimiseen liittyvistä menettelytavoista. Überlingenin kunta Menettelyvaihe Toteuttajat Vastuuhenkilö Muita EMAS/ECOLUP-elementtejä Maankäyttösuunnitelman laatimista koskeva päätös Paikallisten suunnitteluyksiköiden osallistuminen Alustavan maankäyttösuunnitelman laatiminen Kaupunginvaltuusto Kaupunginvaltuusto huomioi ympäristöön liittyviin periaatteisiin ja ympäristöohjelmaan liittyvät tavoitteet Aluehallinnon viranomaiset Kaupunkisuunnitteluosasto Johtaja Alustava aluesuunnitelma hyväksytään ympäristöön liittyvien periaatteiden ja ympäristöohjelman hyväksymisen yhteydessä Yleisön osallistuminen suunnitteluvaiheisiin Yleisö Tavoitteita ja toimenpiteitä yleisön osallistumisen parantamiseksi otetaan mukaan ohjelmaan Julkisten eturyhmien osallistuminen Julkiset eturyhmät Julkiset eturyhmät on pidettävä ajan tasalla: ympäristöön liittyvät periaatteet, ympäristöohjelma ja alustava aluesuunnitelma arvioidaan tämän perusteella Naapurikuntien hyväksyntä alustaville suunnitelmille Alustavan maankäyttösuunnitelman työstäminen edelleen (etuuksien arvioiminen) Kaupunkisuunnitteluosasto Johtaja Ympäristöön liittyvistä periaatteista ja ympäristöohjelmasta ilmoitetaan naapurikunnille Kaupunkisuunnitteluosasto Johtaja Tarkistakaa, onko suunnitelma yhdenmukainen ympäristöön liittyvien periaatteiden ja ympäristöohjelman tavoitteiden kanssa. Etukäteen määritettyjen viitetietojen kerääminen Aluesuunnitelman julkistaminen Yleisö Yleisön osallistumisen lisäämiseen liittyvien tavoitteiden ja toimenpiteiden integroiminen Ehdotusten käsitteleminen Kaupunkisuunnitteluosasto Johtaja Julkisille eturyhmille tiedottaminen Julkiset eturyhmät Aluesuunnitelmaa koskeva päätös Kaupunginvaltuusto Tarkistakaa, onko suunnitelma yhdenmukainen ympäristöön liittyvien periaatteiden ja ympäristöohjelman tavoitteiden kanssa. Aluesuunnitelman hyväksyminen Julkistaminen, aluesuunnitelman toimeenpano Korkeamman tason hallintoviranomaiset Kunnallishallinto Ympäristölausunnon tiedot