PERUSTURVAN TOIMIALAN RAPORTTI V SISÄISESTÄ VALVONNASTA JA RISKIENHALLINNASTA

Transkriptio

1 PERUSTURVAN TOIMIALAN RAPORTTI V SISÄISESTÄ VALVONNASTA JA RISKIENHALLINNASTA TOIMINNAN PERUSTEET Lainsäädäntö ja muu valtakunnallinen ohjaus Sosiaalihuollossa oli käynnissä mittava lainsäädännön uudistus. Perusturvan toimialan peruslaki sosiaalihuoltolaki (301/2014) uudistettiin ja laki astui pääosin voimaan Samasta ajankohdasta tulivat voimaan uusi perhehoitajalaki (263/2015) ja laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Edellä mainittujen lakimuutosten johdosta tehtiin useisiin sosiaalihuollon erityislakeihin mm. lastensuojelulakiin muutoksia. Valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus ei toteutunut, järjestämislakia ei saatu keväällä säädettyä. Uuden hallituksen ohjelman ( ) mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus toteutetaan tavoitteena terveyserojen kaventaminen ja kustannusten hillintä. Hallitus linjasi lokamarraskuussa uudistuksen valmistelua ensisijaisesti valtion rahoituksen ja 18 itsehallintoalueen sekä 15 sote-alueen pohjalta. Itsehallintoalueille / maakunnille on suunniteltu myös laajasti muita kuin sotetehtäviä. Tavoitteena on, että uudistus astuu voimaan 2019 alusta. Keuruu on ollut mukana Keski- Suomen Sote 2020 hankkeessa, missä maakunnallista uudistusta on valmisteltu. Lisäksi perusturvajohtaja on v osallistunut Keski-Suomen kuntien sopimaan työvaliokuntatyöskentelyyn. Perusturvalautakunta antoi joulukuussa kaupunginhallitukselle lausuntoesityksen itsehallintoaluekyselyyn ( ). Sosiaalihuoltoa ohjaavat ja/tai valvovat sosiaali- ja terveysministeriö (STM), terveyden ja hyvinvoinnin laitos(thl), Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontaviranomainen (VALVIRA) sekä aluehallintovirastot (AVI). Ajankohtaisia teemoja ovat sote-uudistuksen lisäksi sähköinen asiakirjahallinta eli ollaan menossa kohti Kantaa arviolta Joulukuussa julkaistiin valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon valvontaohjelma v Uusi kuntalaki( 410/2015) tuli osittain voimaan Keuruun kaupungin ohjeisto Merkittävät toimintaa ohjanneet säännöt ja asiakirjat: Keuruun kaupungin hallintosääntö Keuruun kaupungin organisaatiosääntö Keuruun kaupungin johtaminen Keuruun kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Keuruun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje Kaupungin talousarvio v ja taloussuunnitelma v Keuruun kaupungin pienhankintaohje

2 HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTELU Raportointi perusturvalautakunnalle Perusturvalautakunnalle on raportoitu neljännesvuosittain ( , , , ) perusturvan toiminnan ja talouden toteutumisesta. Raportoinnissa on käsitelty toimintaa, henkilöstöä, taloutta, tietoturvaa ja lainsäädännön muutoksia. Perusturvalautakunta on keskustellessaan kaupungin vahvistamien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeista suhteessa lautakunnan käytänteisiin edellyttänyt, että raportointiin liitetään jatkossa talouden toteumaennuste, mikä on toteutettu. Esimiestyöskentely Perusturvan toimialan esimiehet: - perusturvajohtaja vastaa koko toimialasta ja tulosalueen esimiehenä hallinnosta, perusterveydenhuollosta ja erikoissairaanhoidosta - johtava sosiaalityöntekijä vastaa sosiaalityön tulosalueesta lukuun ottamatta vammaispalveluja - kuntoutus- ja toiminnanohjaaja vastaa sosiaalityön tulosalueella vammaispalveluista ja toimii toistaiseksi Runokulman tulosyksikön esimiehenä - työllisyyspäällikkö vastaa tulosalueen esimiehenä työllisyyspalvelujen tulosalueesta ja toimii Navikka -toimintakeskuksen tulosyksikön esimiehenä - vanhustyön johtaja vastaa tulosalueen esimiehenä vanhuspalvelujen tulosalueesta ja toimii tulosyksiköiden esimiehenä lukuun ottamatta kotihoitoa, tukipalveluja ja omaishoidontukea, joista vastaavat tulosyksikön esimiehen toimivaltaa käyttävät kotihoitopäällikkö ja kaksi kotihoidon ohjaajaa tehtäväjaon mukaan. Esimiesten päätösvalta perustuu lainsäädännön lisäksi kaupungin organisaatiosääntöön ja perusturvan delegointisääntöön. Perusturvan delegointisääntö on tarkistettu perusturvalautakunnassa viimeksi Kotihoidon esimiehille on delegoitu ratkaisuvaltaa henkilöstövalinnoissa (ptj ). Työnjohdollista ratkaisuvaltaa henkilöstöasioissa on perusturvajohtaja delegoinut Palvelukeskus Lehtiniemen kolmelle vastaavalle hoitajalle (ptj ), palvelutalo Seiponrannan vastaavalle sairaanhoitajalle (ptj ) ja asumisyksikön esimiehelle Runokulmaan ( )). Perusturvan johtoryhmä - pj. perusturvajohtaja, johtava sosiaalityöntekijä, kuntoutus- ja toiminnanohjaaja, työllisyyspäällikkö, vanhustyön johtaja ja sihteerinä toimistonhoitaja - on kokoontunut v keskimäärin kaksi kertaa kuukaudessa loma-aikoja lukuun ottamatta. Kokoontumisissa on käsitelty esityslistan pohjalta ajankohtaisia asioita, toimialan yhteisiä asioita, kokousasioita ja etsitty ratkaisuja haasteisiin. Työskentelyssä on hyödynnetty tavoitteellista vuosikelloaikataulutusta. Sisäisen valvonnan ohjeistoa on käsitelty Johtavan sosiaalityöntekijän johdolla sosiaalityöntekijät, palveluohjaaja ja palvelusihteerit ovat kokoontuneet viikoittain lähinnä asiakasasioissa. Myös lapsiperhetiimi (sos.tt, perhetyöntekijät, palveluohj,) on kokoontunut säännöllisesti. Perusturvatoimiston henkilöstö on kokoontunut kahdesti kuukaudessa ns. aamupalaveriin, missä on lähinnä informoitu kokouspäätöksistä ja ajankohtaisista asioista.

3 Navikka toimintakeskuksessa on pidetty työllisyyspalvelujen yhteinen palaveri kuukausittain. Remontin vuoksi kokoontumisia oli viime vuonna harvemmin. Asiakaspalavereja pidetään Navikassa viikoittain kehitysvammaisten asioissa ja toinen kuntouttavan työtoiminnan asioissa. Sosiaalityön kanssa palaveerataan kuukausittain. Vanhustyön tulosalueella toimii vanhustyön johtajan vetämänä johtoryhmä, mikä on kokoontunut v kertaa. Tulosalueen esimiehet ovat asemansa mukaisesti vastanneet tulosalueensa toiminnasta ja taloudesta seurantoineen sekä toiminnan kehittämisestä. Hallinnon näkökulmasta käytännön haasteensa toi toimistonhoitajan vaihdos ja vanhustyön johtajan virkavapaus. Esimiehet ovat pistokokein tarkistaneet alaistensa päätöksiä ja toimintaa. Perusturvajohtaja on tarkistanut päätöksiä pistokokein mm. Runokulmaan ja vanhustyöhön liittyen. Näissä päätöksissä ei ollut huomautettavaa. Vuonna 2015 perusturvalautakunta käsitteli 14 muutoksenhakua viranhaltijapäätökseen. Yhden asian perusteella esimiestä ohjattiin kiinnittämään huomiota päätöksen perusteluihin. Perusturvajohtaja on tarkistanut vuosittain pari erikoissairaanhoidon suurta drg laskutusta varmistaen laskutuksen kautta asiakkaan kotikunnan. Yksi lääkehuollon asia on käsitelty perusturvalautakunnassa Johtava sosiaalityöntekijä on muutaman kerran vuodessa tarkistanut lastensuojelun raportteja ja päätöksiä maksuihin saakka. Toimeentulotuessa on tarkistettu lähinnä uusien työntekijöiden päätöksiä päätösten kyselyn kautta tai mikäli asiakas on siirtynyt toiselta työntekijältä. Samoin on tarkistettu maksatuslistan suuria maksuja katsomalla päätöstä. Talous Perusturvalautakunta vahvisti v perusturvan talousarvion käyttösuunnitelman Perusturvajohtaja vahvisti käyttösuunnitelmajaon T1 tasolla , muutospäätös Perusturvalautakunta teki talousarvion muutosesityksen hallitukselle Talouden toteumasta on raportoitu perusturvalautakunnalle neljännesvuosittain ja kaupunginhallitukselle puolivuosittain. Perusturvan ns. omissa käsissä olevien tulosalueiden menomäärärahat eivät ylittyneet. Tulovajaus syntyi työllisyyspalveluissa. Terveydenhuollon menojen kasvu jatkui loppuvuodesta arvioitua suurempana ja aiheutti talousarvion ylitystä. Perusterveydenhuollon osalta on mahdollista syyskuussa toteutettujen hinnankorotusten johdosta ns. ylihinnoittelu, mikä otetaan huomioon v laskutuksessa. Käyttösuunnitelmassa sekä erikoissairaanhoidon että perusterveydenhuollon asiakaspalvelujen ostojen määrärahat perustuivat asianomaisten tahojen ilmoituksiin. Talouden toteuma raportoidaan tarkemmin tilinpäätöksen yhteydessä. Perusturvalautakunta vahvisti tositteiden hyväksyjät vuodelle Päätöstä on tarkistettu ja henkilövaihdosten vuoksi. Vuodelle 2016 hyväksyjät on määrätty virkanimikkeiden mukaan. Perusturvalautakunta vahvisti Perusturvapalvelujen asiakasmaksut, taksat ja vuokrat v Päätöstä tarkistettiin kehitysvammahuollon maksujen osalta KHO:n ennakkopäätöksen perusteella. Kuljetuspalvelujen asiakasmaksuja tarkistettiin Avin ohjauksen perusteella Perusturvalautakunta teki kuljetussuunnittelijan suorittaman kilpailutuksen perusteella päätöksen ostoliikenteen hankinnasta alkaen. Perusturvajohtaja täydensi hankintaa

4 1. Kuntoutus- ja toiminnanohjaajan päätöksellä kilpailutuksen kautta hankittiin Runokulmaan irtokalusteita (TV ) ja siivous (TV ). Perusturvalautakunta käsitteli Ketvelrannan vuokravastuut Työllisyyspalveluissa on kassatoiminnot Navikka Puodissa ja Kioskilla Lehtiniemessä sekä ns. liikkuva kassa tori- ja messumyyntiä varten. Liikkuva kassa on yhteydessä Puodin kassaan ja puretaan kaupungin verkossa Puodin kassamyyntiin myyntitapahtumien jälkeen. Palvelusihteeri ja työllisyyspäällikkö vastaavat kassatoiminnoista. Työllisyyspäällikkö on tarkastanut Keuruun Työkanava hankeen ja Nuorten Navikka -hankkeiden hankerahoitukset, mitkä on todettu asianmukaisesti hoidetuksi. Palkkatukien maksatuksessa siirryttiin sähköiseen maksatushakemukseen ja kaikki v palkkatuet on maksettu kaupungin tilille tammikuussa. Kuntouttavan työtoiminnan korvausten maksatusviive KEHA keskukselta on noin 2 kk hakemuksen jättämisestä, maksatuksesta tulee kirjallinen päätös. Työllispalveluissa on kuvattu seuraavat prosessit: palkkatuki, kuntouttava työtoiminta, Navikan laskujen sekä kassojen käsittely. Vanhuspalveluissa tulosalueen esimies on tarkistanut pistokokeena Lehtiniemen asumispalveluyksiköissä asukkaiden rahavarojen säilytyksen. Rahavarojen kirjanpidot ovat täsmänneet. Yksiköiden esimiesten kanssa on käyty taloustilanne läpi neljä kertaa vuodessa. HENKILÖSTÖ Vakanssit, kelpoisuudet ja täyttöprosessit Perusturvalautakunta vahvisti perusturvan vakanssiluettelon Vuonna 2015 vapautui yhteensä 11,5 virkaa tai tointa. Runokulmaan tuli kahdeksan uutta vakanssia. Virkojen ja toimien täyttämiseen on pyydetty vakinaisten osalta perusturvalautakunnan kautta täyttölupa kaupunginhallitukselta samoin nimikkeiden muutoksiin. Alle vuoden pituisiin sijaisuuksiin on haettu täyttölupa kaupunginjohtajalta. Hakumenettelyssä käytettiin Kuntarekryä. Vakinaiseen virkaan ja toimeen valittaessa haastateltiin yleensä 3-5 hakijan joukko. Haastatteluun osallistuvat useimmiten lähiesimies, tulosalueen esimies ja perusturvajohtaja. Valinnat tehtiin organisaatiosäännön valtuuksin. Perusturvalautakunta vahvisti perusturvan virkojen ja toimien pätevyysvaatimukset. Perusturvassa on ollut vaikeuksia kelpoisuusehdot täyttävien sosiaalityöntekijöiden saatavuudessa. Toimiston kuudesta sosiaalityöntekijän virasta kolmessa on ollut määräaikaisesti sosionomikoulutuksen omaava henkilö. Tilanne vaikeutuu sosiaalihuollon ammatinharjoittamislain tullessa voimaan, laki ei anna mahdollisuutta palkata sosionomia sosiaalityöntekijän virkaa edes määräajaksi. Vaikeuksia on ollut myös kotihoitopäällikön viran täytössä, mutta syksyllä virkaan saatiin pätevä viranhaltija. Myös sairaanhoitajan toimiin oli niukasti hakijoita. Muihin virkoihin ja toimiin on ollut riittävästi kiinnostusta. Osaamisen kehittäminen Perusturvalautakunta vahvisti koulutussuunnitelman v ja arvioi edellisen vuoden koulutuksen toteutumista. Tavoitteena on ollut keskimäärin kolme koulutuspäivää vuodessa, mikä ei kokonaisuudessa kuitenkaan toteudu. Sairauslomia Perusturvalautakunta on seurannut raportoinnin yhteydessä henkilöstön sairauspoissaolojen kehitystä. Suurempia muutoksia asiassa ei ole tapahtunut. Käytössä on henkilöstöhallinnossa kehitetty työkyvyn tukemisen malli.

5 Muutoksia kotihoidossa Kotihoidossa otettiin käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä ja mobiili. Toiminnalle asetettuja tavoitteita ja kokemuksia v käsiteltiin perusturvalautakunnassa Välitön asiakastyö oli lisääntynyt arviolta 9%. Kotihoidon esimiestyötä kehitetään jatkossa suunnitelmallisesti, koska virat on saatu täytettyä ja isot toiminnalliset muutokset tehtyä. Kotihoidon henkilöstön siirtoa yleistyöaikaan valmisteltiin selvittämällä asiaa hallintojohtajan kanssa ja esimiesten koulutuksella. Henkilöstöä informoitiin ja kuultiin asiassa. Varsinainen siirto tapahtuu helmikuussa Kehityskeskustelut Kehityskeskustelujen aikavälit ovat venyneet eräissä yksiköissä, mutta v ne pyritään toteuttamaan suunnitelmallisesti. Yhteistoiminta ja -työ Perusturvajohtaja on ollut yhteistyötoimikunnassa työnantajan edustajana. Yhteistyötoimikunnassa on käsitelty työsuojelun ja työterveyshuollon toteuttamista. Perusturvassa toteutettiin v todella mittavat työterveyshuollon ja työsuojelun tarkastukset, mistä käsiteltiin yhteenveto perusturvalautakunnassa Tarkastusten perusteella tehdyistä kehotuksesta ( Lehtiniemen viilennys) ja toimenpiteistä vs. vanhustyön johtaja ja työllisyyspäällikkö ovat raportoineet v Lisäksi kaupungin johtoryhmässä on pidetty työsuojelutarkastajan johdolla palautetilaisuus. Kotihoidon Kompassitiimin työterveyshuollon selvitys tehtiin v Perusturvalautakunta on edellyttänyt, että kaikista tarkastuksista informoidaan perusturvan hallintoa. Sivutoimi-ilmoitukset Ohjeistuksen mukaisia sivu-toimi-ilmoituksia jätettiin kuusi. Sisäinen tarkastus Merkittävä sisäinen tarkastus perusturvassa tehtiin vanhuspalvelujen henkilöstön (154) palkkauksen osalta. Prosessissa vs. vanhustyön johtaja ja perusturvajohtaja kävivät läpi koko vanhuspalvelujen henkilöstön palkkauksen perusteineen, minkä jälkeen rakennettiin tehtävän vaativuuden mukaan ns. koreja ja vähennettiin erillislisien maksua. Samalla palkkoihin tehtiin pieniä tarkistuksia/korjauksia hallintojohtajan / vs. kaupunginjohtajan päätöksellä. VARSINAINEN TOIMINTA Toimintaa ohjaavat suunnitelmat Hyvinvointikertomus Lasten ja nuorten Keuruu III kehittämisohjelma Keuruun mielenterveys- ja päihdesuunnitelma Täyttä elämää Keuruulla vammaisstrategia Lähisuhdeväkivallan ehkäisy- Keuruun toimintaohjelma 2014 Keuruun suunnitelma ikääntyneen väestön tukemiseksi vuoteen 2020, päivitys valtuustossa Perusturva koordinoi Keurusseudun kotouttamisohjelman laadintaa syyskaudella. Hyvinvointikertomuksen päivittäminen siirtyi v sähköisen ohjelman uudistamisen ja aikapulan vuoksi.

6 Ohjeistukset Perusturvalautakunta vahvisti vuodelle 2015 seuraavat ohjeet: Kehitysvammaisten perhehoidon toimintaohje, tarkistus lainsäädännön vuoksi Lastensuojelun perhehoidon toimintaohje, tarkistus lainsäädännön vuoksi Omaishoidon tuen toimintaohje Palvelusetelin toimintaohje kotipalvelu/kotisairaanhoito Palvelusetelin toimintaohje vanhusten tehostettu palveluasuminen Vastaavat ohjeet vuodelle 2016 on käsitelty perusturvalautakunnassa Kuitenkin kehitysvammaisten perhehoidon toimintaohjeen sijaan hyväksyttiin Ikäihmisten, pitkäaikaissairaiden ja vammaisten perhehoidon toimintaohje. Uusi sosiaalihuoltolaki velvoitti kunnat järjestämään sosiaalihuoltolain mukaisia liikkumista tukevia palveluja. Perusturvalautakunta käsitteli asiaa ja vahvistaen kuljetuspalveluohjeen. Lapsiperheiden kotipalvelun laajempi järjestäminen resurssien puutteen vuoksi siirtyi vuodelle Lastensuojelun ja toimeentulotuen osalta toiminta on pysynyt lakisääteisissä määräajoissa. Strategiset kehittämistavoitteet Perusturvan toiminnan kannalta merkittävimmät kehittämiskohteet v olivat: - kehitysvammaisten asumisyksikkö Runokulman käyttöönotto marraskuun alussa ja - työllisyydenhoidon uuden toimintamallin kehittäminen Keuruun Työkanava hankkeessa Hankkeen loppuraportti käsiteltiin lautakunnassa Molemmissa kärkihankkeissa onnistuttiin hyvin. Laadun hallinta - Vanhuspalveluissa oli ensimmäisen koko vuoden käytössä keskussairaalan kautta hankittu HaiPro ohjelma, millä kerätään tietoa vahinko- ja vähältä piti tilanteista hoitotyössä, myös henkilöstöön kohdistuva. Ilmoituksia tehtiin 1078 kpl, joista useimmat liittyivät lääkehuoltoon tai tapaturmiin kuten kaatumisiin. - Runokulman omavalvontasuunnitelma hyväksyttiin Sosiaaliasiamiestoiminta siirrettiin lautakunnan päätöksellä Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen tehtäväksi Tilat Perusturvalautakunta käsitteli osaltaan - Navikka toimintakeskuksen kosteusvaurioiden korjausta , - Palvelukeskus Lehtiniemen asumisyksiköiden keittiöiden saneeraussuunnitelmat Turvallisuus Perusturvalautakunta käsitteli - Palvelukeskus Lehtiniemen pelastus- ja turvallisuussuunnitelman Runokulman pelastus- ja turvallisuussuunnitelman Sähkökatkoihin on varauduttu vanhuspalveluissa, selvitetty mm. turvapuhelinten toimintaa. Yksityisten sosiaalipalveluntuottajien valvonta Ohjaus-/ valvontakäynnit suoritettiin. Valvonta-asiakirjat vietiin perusturvalautakunnalle tiedoksi

7 TIETOTURVA Perusturvalautakunta hyväksyi Tietoturvaan, tietosuojaan ja tietojärjestelmien käyttöön liittyvän omavalvontasuunnitelman. Suunnitelma vaatii täydennystä ja tarkennusta. Joulukuussa oli vaikeuksia eräiden käsiarkistotietoja sisältävien tiedostojen löytymisessä/avaamisessa. RISKIEN HALLINTA Perusturvan riskien hallintaa on käsitelty mm. - valmiussuunnitelmassa ja yksiköiden turvallisuussuunnitelmissa (henkilö, toiminta, omaisuus) - työsuojelun osana (henkilöstö) Keuruun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen toteuttamiseksi tarvitaan koulutusta ja yhteistoimintaa. JOHTOPÄÄTÖKSET Perusturvan toimialan toiminta on resurssit huomioon ottaen asianmukaisesi organisoitu ja toiminta on ollut tavoitteellista ja kehittyvää suhteessa lainsäädäntöön ja ohjeistuksiin sekä asetettuihin tavoitteisiin. Perusturvalautakunnalle on raportoitu toiminnasta ja taloudesta. Vuonna 2016 kehittämiskohteita ovat: - pienhankintaohjeen soveltaminen hankinnoissa - kehityskeskustelut toteuttaminen suunnitellusti - tietoturvasuunnitelman täydentäminen - tulosaluekohtaiset kirjalliset raportit sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta koulutuksen kautta - päätöksenteon ja maksatuksen prosessien tarkistaminen