LÄÄKKEIDEN KONEELLISEN ANNOSPUSSIJAKELUN PALVELUJEN HANKINTA

Transkriptio

1 LIITE 1 LÄÄKKEIDEN KONEELLISEN ANNOSPUSSIJAKELUN PALVELUJEN HANKINTA 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat Sipoon, Tuusulan, Nurmijärven, Mäntsälän ja Pornaisten kuntien lääkkeiden koneellisen annospussijakelun palvelut. Kyseinen palvelu on terveydenhuoltolaissa määriteltyä sairaanhoitopalvelua. Lääkkeiden koneellisen annospussijakelun palveluja hankitaan vanhusten avopalvelujen asukkaille sekä tehostetussa palveluasumisen yksiköissä asuville asiakkaille. Sipoon kunnan kotihoito Apteekin dosettijakelun ja koneellisen annospussijakelun piirissä on tällä hetkellä noin 90 asiakasta ja tavoitteena on, että asiakasmäärä kasvaa noin 140 asiakkaaseen seuraavien neljän vuoden aikana. Sipoon kunnan tehostettu palveluasuminen Tällä hetkellä koneellisen annospussijakelun piirissä on noin 45 asiakasta. Mäntsälän kunnan kotihoito Koneellisen annospussijakelun piirissä on tällä hetkellä noin 80 asiakasta ja tavoitteena on, että asiakasmäärä kasvaa noin 140 asiakkaaseen seuraavien neljän vuoden aikana. Pornaisten kunnan kotihoito ja tehostettu palveluasuminen Tällä hetkellä koneellisen annospussijakelun piirissä on noin 20 asiakasta. Tuusulan kunnan kotihoito Apteekin dosettijakelun piirissä on tällä hetkellä noin 250 asiakasta. Tuusulan kunta tehostettu palveluasuminen Tällä hetkellä apteekin dosettijakelun piirissä on noin 110 asiakasta Nurmijärven kunnan kotihoito Tällä hetkellä annospussijakelun piirissä ei ole asiakkaita. Tavoitteena on, että asiakasmäärä on 200 asiakasta Tilaaja määrittelee aina asiakkaat, jotka kuuluvat tämän hankinnan piiriin. Palvelun piiriin kuuluvien asiakkaiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana.

2 2. Palvelukuvaus Yleistä Lääkkeiden koneellinen annospussijakelu tulee ajankohtaiseksi yleensä silloin, kun jatkuva lääkehoito käsittää useita eri lääkkeitä tai lääkehoidon toteuttamisessa tarvitaan apua. Annospussijakelun piiriin siirtyminen on perusteltua, kun asiakkaan lääkitys on vakiintunut ja lääkkeitä on kolme tai enemmän. Lääkkeiden koneellinen annospussijakelu tulee käsittää kaikki asiakkaan lääkkeiden koneelliseen annosjakeluun soveltuvat lääkkeet. Annosjakelulääkkeeksi tulee valita vaihtokelpoisista lääkkeistä edullisin. Lääkkeiden koneellinen annospussijakelu Palveluntuottaja voi tuottaa lääkkeiden koneellisen annospussijakelun palvelut yhdelle tai useammalle tarjouksessa mukana olevalle osakokonaisuudelle. Asiakas tulee palvelun piiriin sen jälkeen, kun tilaaja ja palveluntuottaja ovat arvioineet asiakkaan lääkityksen soveltuvuuden annospussijakeluun. Palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa sopimuksen lääkkeiden laskuttamisesta. Palveluntuottaja toimittaa asiakkaalle säännöllisesti ajan tasalla pidettävän lääkityskortin. Lääkityskortista tulee ilmetä asiakkaan nimi, henkilötunnus, annospussijakelun piirissä olevat lääkkeet ja muut asiakkaan lääkkeet sekä lääkkeiden annostusohjeet. Palveluntuottajalla on käytössä sähköinen tilausjärjestelmä. Palvelutuottaja vastaa kokonaisuudessaan lääkkeiden koneellisesta annosjakelusta annospusseihin sekä pakattujen lääke-erien toimituksesta kahden viikon välein tilaajan nimeämiin yksiköihin. Toimintayksiköt ovat nimetty tarjouspyynnössä. Palveluntuottaja toimittaa tarvittaessa muut lääkkeet/tuotteet, jotka eivät sovellu annospussijakeluun, ilman erillistä korvausta. Annospussit tulee toimittaa toimintayksikköön arkisin klo 8:00-12:00 välisenä aikana, mikäli erikseen ei toisin sovita. Palveluntuottaja toimittaa annospussit sekä apteekkitilauksen toimintayksiköiden sisätilaan sovittuun paikkaan. Tarkemmat jakelupäivät sekä toimituksen rytmittäminen ja aikataulut suunnitellaan yhdessä valituksi tulleen palvelutuottajan kanssa. Mikäli lääkkeiden toimituspäivä on arkipyhä, palveluntuottaja toimittaa toimintayksiköihin aikataulun tilausten toimittamisesta ja toimituspäivästä kaksi viikkoa aikaisemmin. Apteekki ei saa lisähinnoitella toimituksia, jos toimintayksikön sijainti kunnan alueella muuttuu. Sopimuskauden alussa valittu palveluntuottaja tekee siirtovaiheessa yhteistyötä nykyisten lääkejakelusta vastaavien apteekkien kanssa. Uusien asiakkaiden osalta asiakkaan käytössä olevat lääkkeet luovutetaan apteekkiin, joka jakaa ne asiakkaan dosetteihin, kunnes kaikki lääkkeet ovat koneellisen annospussijakelun piirissä. Apteekki noutaa lääkkeet ja dosetit toimintayksiköistä. Palveluntuottaja ja asiakkaat tekevät tilisopimukset sopimuskauden alussa.

3 Annospussit Asiakkaan lääkkeet tulee olla pakattuna annosjakelupusseihin. Annosjakelupussi sisältää asiakkaan yhden ottokerran lääkkeet. Pussi on vähintään toiselta puolen läpinäkyvä. Annospussissa tulee lukea asiakkaan nimi, henkilötunnuksen alkuosa, pussissa olevien lääkkeiden nimet, vahvuus ja kappalemäärät sekä lääkkeen ottoajankohta (päivämäärä, viikonpäivä ja vuorokauden aika, tarvittaessa kellon aika). Lääkkeet tulee toimittaa toimintayksikköön siten, että lääkkeet on jaoteltu pienempiin asiakaskohtaisiin ryhmiin (tiimit, asumisyksiköt jne.) tilaajan kanssa sovitulla tavalla. Yhden tiimin/yksikön lääkkeet tulee olla yhdessä laatikossa. Asiakkaille toimitetaan säilytyslaatikko ensimmäisellä annosjakelupussien toimituskerralla. Säilytyslaatikon rikkoutuessa toimitetaan asiakkaalle maksutta uusi säilytyslaatikko. Lääkkeiden annosjakelun käyttöönoton aloituspalaveri Tilaaja edellyttää, että palveluntuottaja järjestää kuntakohtaisesti yksikkökohtaiset aloituspalaverit palvelujen käynnistysvaiheessa. Palvelun aloituspalaverissa apteekin annosjakeluvastaava ja tilaajan edustajat sopivat annosjakelun käytännön järjestelyistä kuten tiedonkulusta ja siirtymävaiheen käytännöistä ja menetelmistä. Aloituspalaverissa on paikalla myös tilaajan lääkäriedustus. Palveluntuottaja perehdyttää toimintayksiköt lääkkeiden annosjakeluun ilman eri korvausta. Palveluntuottaja vastaa toimintamalliensa, yhteystietojensa jne. olevan ajan tasaisia. Palveluntuottajalla tulee olla nimetty annosjakeluvastaava ja hänellä varahenkilö. Palveluntuottaja käyttää yhtä yhteystietoa, josta annosjakeluvastaava tavoitetaan. Tilaaja nimeää vastuuhenkilöt. Toimintayksiköstä luovutetaan annosjakeluun soveltuvien uusien asiakkaiden ajan tasalla olevat lääkelistat apteekin annosjakeluvastaavalle lääkkeiden kokonaistarkastusta varten. Tilaaja kuvaa omalta osaltaan annospussijakeluprosessinsa. Tilaaja ja palveluntuottaja kuvaavat yhteistyöprosessin kulun. Reseptien kirjoitus ja uusiminen Reseptien uusintapyyntö on apteekin vastuulla. Apteekin tulee lähettää reseptien uusintapyyntö maksutta tilaajan toimesta asiakkaalle nimetylle lääkärille. Palveluntuottajan tulee käyttää e- reseptiä. Lääkkeiden tilaaminen ja annosjakelumuutokset Toimintayksiköt tilaavat lääkkeet ja tekevät lääkemuutokset apteekin kanssa yhdessä sovitun tavan mukaisesti. Apteekissa annosjakelutilaus tehdään apteekin reseptinkäsittelyohjelman kautta, jolloin annosjakeluvastaava tarkistaa aina tilauksen ennen sen lähettämistä. Tilaus siirtyy annosjakeluyksikköön sähköisesti suojattua yhteyttä pitkin. Lääkärin määräämät lääkemuutokset ilmoitetaan toimintayksiköstä sähköisesti yhdessä sovitulla tavalla. Lääkäri vahvistaa muutokset antamalla lääkemääräyksen apteekkiin. Toimintayksiköt tilaavat lääkkeet ja tekevät lääkemuutokset apteekin laatimaa tietosuojattua toimintamallia käyttäen yhdessä sovittuun ajankohtaan mennessä. Tilauksesta tulee ilmetä asiakkaan nimi ja syntymäaika sekä selvitys siitä, mitä muutoksia asiakkaan lääketilaukseen on

4 tulossa. Lääkäri vahvistaa muutokset sovitulla tavalla. Yksityiskohtaisista käytännöistä sovitaan aloituspalaverissa. Kiireettömät lääkemuutokset toteutetaan aina annosjakelujakson vaihtuessa. Tilaaja voi korvauksetta keskeyttää annospussijakelun asiakkaan joutuessa sairaalaan tai päättää annospussijakelun asiakkaan poistuessa palvelun piiristä. Jos asiakkaan lääkkeet on tilattu ja annospussit jaettu ennen apteekin saamaa tietoa keskeytyksestä, veloitetaan lääke-erä asiakkaalta ja toimitusmaksu tilaajalta. Apteekki huolehtii toimintayksikön hävitettävien lääkkeiden kuljettamisesta apteekkiin lääketoimitusten yhteydessä. Toimijoiden välinen yhteydenpito Palveluntuottajan on nimettävä annosjakelusta vastaava henkilö ja hänelle varahenkilö. Vastaava henkilö vastaa palveluiden tuottamisesta ja hänellä on riittävästi asiantuntemusta ja kokemusta lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelusta. Varahenkilöllä on oltava vähintään vastaava osaaminen ja ammattitaito kuin annosjakelusta vastaavalla henkilöllä. Vastaavan henkilön tai hänen varahenkilönsä tulee olla tilaajan tavoitettavissa jokaisena arkipäivänä virka-aikaan. Vastaava henkilö ja varahenkilö ilmoitetaan tilaajalle viimeistään ennen sopimuksen allekirjoitusta. 3. Palvelun laadunvalvonta ja raportointi Palvelun laatupoikkeamien seuranta Virheellisen toimituksen tapahtuessa ja sen johtuessa palveluntuottajasta, palveluntuottajan tulee toimittaa virheetön lääke-erä viimeistään seuraavana päivänä. Palveluntuottajalla tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä omasta toiminnastaan annospussijakelutoimintaan liittyen. Palveluntuottaja seuraa laatupoikkeamia valmistusprosessista lähtien aina asiakkaalle päätymiseen saakka. Mikäli laatupoikkeama ilmenee, ryhdytään tilanteen edellyttämiin toimenpiteisiin välittömästi. Jokainen laatupoikkeama kirjataan laatupoikkeamalomakkeelle, se arvioidaan, syy selvitetään ja ryhdytään ehkäiseviin toimenpiteisiin vastaavanlaisen poikkeaman välttämiseksi. Laatupoikkeamat kirjataan ja käsitellään prosessin jokaisessa vaiheessa myös tilaajan toimesta toimintayksikössä. Jokaisesta annospussista tulee olla annosjakeluyksikössä tallennettu tarkastuslaitteella kuva ja tarkastusdokumentti, jonka perusteella voidaan tarvittaessa vielä tarkemmin selvittää poikkeaman syy. Myös Läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan ja arvioidaan. Palveluntuottaja ylläpitää seurantaa annosjakelun laadunvalvonnasta ja sujuvuudesta. Lääketoimitusten tulee jatkua keskeytymättöminä. Ylitsepääsemättömän esteen ilmaantuessa koneellisesta annosjakelusta siirrytään väliaikaisesti manuaalijakamiseen. Yhteistyö Annosjakelun toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa, joita järjestetään vähintään kerran vuodessa palveluntuottajan toimesta. Yhteistyöpalaverissa on läsnä apteekista ja toimintayksiköstä vastuuhenkilöt ja tarvittaessa muuta henkilöstöä. Yhteistyöpalaverissä käydään

5 läpi palvelun toimivuutta ja laatua sekä kartoitetaan mahdollisia kehityskohteita puolin ja toisin. Yhteistyöpalavereista kirjoitetaan pöytäkirja ja sovittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista seurataan. Asiakastyytyväisyys Annosjakelun onnistumista seurataan asiakastyytyväisyyttä mittaavilla kyselyillä sovituin väliajoin. Asiakastyytyväisyyskyselyn järjestämisestä toimintayksiköille tulee sopia tilaajan kanssa yhteistyössä. Palveluntuottajalle voidaan antaa tehtäväksi laatia asiakaskyselyjen tulosten ja saadun palautteen perusteella kehittämissuunnitelmat, jotka voidaan käydä läpi ja joiden toteutumista voidaan seurata yhteistyöpalavereissa. Palveluntuottaja kerää säännöllisesti palautetta toiminnastaan ja tekee korjaavat toimenpiteet oma-aloitteisesti. 4. Arkistointi ja dokumentointi Toimintayksiköstä saapuneet tilaus- ja muutostiedot säilytetään apteekissa Lääkelain mukaisesti. Annosjakeluyksiköstä saapuva toimitus tarkistetaan apteekin toimesta ja varmistetaan, että toimitus vastaa tilausta. Lääkitysmuutokset käydään läpi vertaamalla muutosdokumenttia ja tilauksen mukana tullutta annostuskorttia. Tarkastus kuitataan apteekkiin jäävään annostuskorttiin. Asiakkaan lääkitystiedot säilytetään Lääkelain mukaisesti apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmässä. Asiakkaiden annostuskorttien kopiot säilytetään apteekissa Lääkelain mukaisesti. Laskutusdokumentaatio säilytetään verottajan ohjeiden mukaisesti. Palvelun kehittäminen Palvelua kehitetään tarvittaessa tilaajan ja palveluntuottajan yhteistyönä.

6 5. Vastuunjakotaulukko VASTUUALUE TOIMINTAYKSIKKÖ APTEEKKI LÄÄKÄRI ASIAKAS Lääkekustannukset Lääkehoidon tarkastus Reseptien uusinta Reseptien säilytys ja seuranta Lääkemuutoksista ilmoittaminen apteekille Annosjakelun tilaus apteekista Apteekkiin saapuneen tilauksen lääke- ja annosmuutosten tarkistus ja käsittely Lääkkeiden tilaaminen annosjakeluyksiköstä Lääkkeiden hävittäminen Annospussien vastaanottaminen ja toimittaminen tilaajalle toimintayksikköön Kuljetuksen järjestäminen apteekin ja tilaavien toimintayksikköjen välillä Toimitettujen annospussien vastaanotto ja tarkistaminen ja kuittaus Kuljetuksen vakuuttaminen