2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Transkriptio

1 Kosmos Buran ry Hallituksen kokous 3/2016 Pöytäkirja Aika: Torstai klo 16:00 Paikka: Ainejärjestötilat Läsnä: Hilma Sormunen, Jenna Kasvi, Satu Jarkko, Liina Tamminen, Antti Eteläaho, Erkka Lehtoranta, Jarno Vartiainen, Otto Ikävalko, Bigga Konola, Mirka Mokko, Juho Keränen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa 16: Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen järjestäytyminen Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Bigga Konola ja Erkka Lehtoranta. 4. Asialistan hyväksyminen Lisätään kohdaksi 12 Toivo Salosen lahja, myöhemmät kohdat siirtyvät yhdellä pykälällä eteenpäin. Palattu kohdasta 8. Lisätään kohdaksi 9 Erkan korvaus Helsingin ekskursiosta. Myöhemmät kohdat siirtyvät yhdellä pykälällä eteenpäin. 5. Ilmoitusasiat A) Hallitus vieraili eilen 3.2. Half Moonissa ja keskustelivat ravintoloitsijoiden kanssa ainejärjestön ja ravintolan välisestä yhteistyöstä. Hallitus ruokaili ravintola Pancho Villassa ja nautti juomia ravintola Copper Millissä. Yrittäjät toivottavat hallituksen edustajat tervetulleeksi keskustelemaan ja pyytävät ideoita ja palautetta. Elastinen tulee maaliskuun alussa esiintymään.

2 B) Yhteiskunta- alan korkeakoulutetut Ry ei myönnä tukea ainejärjestön vuosijuhlaan. Tähän syynä on yhdistyksen muuttunut tukikäytäntö. C) Lapin yliopiston ylioppilaskunnan perusavustusten haku on auennut. Puheenjohtaja hakee avustusta mennessä. D) Lyy:n laskiaistapahtuma 9.2. Kosmos Buranin lumifutisjoukkueisiin kaivataan jäseniä. FC Oma maali on jo ilmoitettu turnaukseen. Toiveen mukaan tämä joukkue pääsisi osallistumaan samaan lohkoon Kosmos Buranin miesten joukkueen kanssa. E) Kosmos Branin rahatilanne on hyvä. 6. Edustajiston ja tiedekuntaneuvoston kuulumiset A) LYY LYY:n hallitusohjelma on hyväksytty tiistaina. Kosmos Buranin hallitusta kehotetaan tutustumaan ohjelmaan kokonaisuudessaan. AJ- tilat tullaan uusimaan. Tähän on mahdollisesti tulossa rahoitusta yliopistolta. Uudistus toteutetaan yhteistyössä ainejärjestöjen kanssa. Entisen Eilan puodin tila pyritään saamaan opiskelijoiden käyttöön. Yliopisto tahtoo vuokrata tilan ulkopuoliselle yrittäjälle. Jaostot alkavat kokoontumaan tarkemmin kohdealueittensa mukaan. Vapaa- ajanjaosto, liikunta- ja hyvinvointijaosto, kv- kehy- ympäristöjaosto ja kulttuurijaosto kokoontuvat omina kokonaisuuksinaan. Opintopistekampanjassa pyritään lisäämään 55 opintopisteen suorittajien määrää. Yliopisto lähtee kampanjaan mukaan. Toteuttajina toimivat kuitenkin ainejärjestöt. Yliopisto rahoittaa kampanjan järjestämistä. Ainejärjestöillä on mahdollisuus saada rahaa omista opiskelijoistaan, jotka suorittavat lukuvuoden aikana vähintään 55 opintopistettä. Kampanjan alussa ainejärjestöille on myös luvassa aloitusraha.

3 KV- asiat on nostettu hallitusohjelmaan. Riemupiirakassa järjestetään kv- työpaja. Tavoitteet ovat vielä epäselviä. On keskusteltu järjestöoppaan tarpeesta. Oppaaseen koottaisiin muun muassa avustusohjeita, jaostoja ja yhteystietoja. LYY:n hallitus aikoo tuoda mukaan hallituksen opiskelijaedustajat, eli hallopedit. Edustajisto jakaantui työryhmiin kokouksessa 2.2. Edustajistoon saa olla yhteydessä, etenkin puheenjohtajiin. Edustajiston kokouksiin kutsutaan opiskelijoita mukaan, sillä kokouksissa saa äänensä kuulumaan. Juho Keränen saapui kokoukseen klo 16:25. B) L2- hanke: LYY aikoo ottaa hankkeeseen kantaa Lapin Kansassa. Lapin yliopisto haluaa ostaa enemmistön Lapin ammattikorkeakoulusta. Yliopisto on hyväksynyt esisopimuksen osakkeiden ostosta. Lapin yliopisto, LYY ja edustajisto suhtautuvat hankkeeseen varovaisen optimistisesti. Kandidaatintutkinnon uudistus tulee olemaan rakenteellinen, ei sisällöllinen. Toinen varadekaani saattaa poistua yliopistorakenteesta. Tällöin poolien johtajille tulisi enemmän vastuuta. Tiedekuntaneuvoston jäseniin kannattaa olla yhteydessä, jos on asiaa Mirka Mokko poistui kokouksesta klo 16:33.

4 7. Jaostojen kuulumiset A) Vapaa- aika: Tipattoman kaatajaisten kävijämäärästä ei ole vielä saatu tietoa, sillä ravintolan yhteyshenkilö ei ole ollut töissä. Lisätietoa odotetaan saatavan tulevalla viikolla. Yhteydenpidosta vastaa Lastu. Yleisesti ottaen tapahtuma sujui hyvin. Lastun ja Kosmos Buranin yhteiset etkot sujuivat hyvin. Osallistujia oli paljon, ja tila saatiin tyhjennettyä ajoissa. Vapaa- ajanjaoston on kokoustanut viime keskiviikkona. Laskiainen on tulossa, jaostossa käyty läpi sen ohjelmaa. Ohjelmassa on luvassa muun muassa lumiukkokilpailu, pulkkamäki ja DJ. Tapahtumassa on mahdollisuus maksulliseen avantouintiin ja saunaan, hintana 5. Ravintola Valdemari on tapahtuman aikaan auki. Pihasta voi ostaa makkaraa ja muita ravintolatuotteita. Valdemarista on huomautettu, että alueella ei saa juoda omia juomia. Tapahtuman jatkot pidetään ravintola Bull Bar & Grillissä. Vapusta on käyty alustavia keskusteluita. Tarkoitus on tehdä yhteistyötä Lapin ammattikorkeakoulun kanssa. Aloituspäiväksi valikoitunee joko 23. tai Suunnittelupalaveria ei ole vielä pidetty. Poronkusema järjestetään LYY järjestää kivi- paperi- sakset turnauksen 1.4. LYY:n vuosijuhla pidetään B) Urheilu: Urheiluvastaavat ovat kokoustaneet viime torstaina. Kokouksessa ollaan pohdittu lisärahan tarvetta. Opiskelijoiden jääkiekon SM- kisat järjestetään Rovaniemellä huhtikuussa, ja kisoihin haetaan pelaajia. Toiveena on saada yliopiston ja ammattikorkeakoulun joukkueet samaan lohkoon. Kisojen jatkot pidetään ravintola Bull Bar & Grillissä. Kokouksessa on myös pohdittu keinoja saada ihmisiä katsomaan kisoja. Menneisyydessä yliopiston ja ammattikorkeakoulun välinen ottelu on ollut katsojamenestys

5 Kokouksessa on keskusteltu myös lajikokeilukeskiviikosta. Tämän tarkoituksena olisi esitellä uusia lajeja opiskelijoille ainejärjestöjen toimesta. Kosmos Buranin salibandyjoukkueella on tänään peli. C) Työelämä: Kosmos Buranin työelämätapahtuma järjestettiin tiistaina 26.1., ja se meni hyvin. Kiitoksia on saatu yliopiston rekrytointipalveluista. Tilaisuudessa oli noin 10 osallistujaa, joista suurin osa oli vanhempia opiskelijoita. Mukana oli myös pari toisen vuoden ja yksi ensimmäisen vuoden opiskelija. Työelämäjaostossa tapahtumasta ollaan myös oltu innoissaan. Jaostossa on ehdotettu vastaavanlaisen tapahtuman järjestämistä koko yliopiston opiskelijoille. Tämän kaltaisille tilaisuuksille on kysyntää, etenkin vanhempien opiskelijoiden keskuudessa. Ehdotuksen mukaan seuraava tapahtuma voisi olla vaikkapa työhaastattelu- teemainen. Jaostossa on keskusteltu myös rekrymessuista. Messut järjestetään jälleen syksyllä, ja suunnittelu alkaa mahdollisesti jo keväällä. Ajankohdaksi on suunnitteilla jo lokakuun alku, toisin kuin edellisvuonna, jolloin tapahtuma pidettiin marraskuun lopussa. Ehdotuksen mukaan yritysesittelyistä voitaisiin messuilla luopua. Myös jonkinlaisen sisäänheittopuhujan hankkiminen on noussut esille. Paneelikeskusteluun voisi jokainen tiedekunta hankkia oman puhujan. L2- hankkeeseen liittyen pidetään kaupunginvaltuuston kokous Jaostossa on keskusteltu myös TYYLI- hankkeesta. Kyseessä on jonkinlainen työelämätaitoihin keskittyvä hanke. Myöhemmin hankkeesta tullaan saamaan lisätietoa. C) Varainhankinta: Vuosijuhla- sponsorointi on ajankohtaista, ei muuta raportoitavaa.

6 D) Edunvalvonta: Edunvalvontavastaavat alkavat järjestää Remburssin kanssa dekaanikahveja. Keskustelua on käyty tutkintorakenneuudistuksesta ja L2- hankkeesta. Kasvatustieteen aikuiskoulutus loppuu. LYY:n häirintäyhdyshenkilön olemassa olosta pitää tiedottaa opiskelijoille. Kesällä järjestettävät kieliopinnot ovat opiskelijoille ilmaisia. Opintopistetalkoita on mietitty. Voucher- asian tiimoilta on tapaaminen 5.2. Tulevana keskiviikkona järjestetään YTK:n palautepöytä. Edunvalvonta- kysely järjestetään sitten, kun LYY hankkii uudet Webropol- tunnukset vanhentuneiden tunnusten tilalle. D) Kansainväliset asiat: Kommunikaatiota LYY:n, ESN:n, ainejärjestöjen ja kv- tuutoreiden välillä on kehitettävä. Riemupiirakassa asioita tullaan käsittelemään kv- työpajassa. ESN järjestää ystävänpäiväbileet Kahvila Titossa. KV- toimistossa on tapahtunut henkilöstömuutoksia. YTK:n vaihto- opiskelijoista on lista Bigga Konolalla. Vaihto- opiskelijoiden pääaineet saattavat olla epäselvästi verrattavissa Lapin yliopiston pääaineisiin nähden. Tapahtumiin kutsuminen on täten hankalaa. 8. Tilinkäyttö- ja nettipankkioikeudet Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja ovat vierailleet onnistuneesti pankissa. Kokouksessa on päätettävä oikeuksien myöntämisestä. Ehdotetaan tilinkäyttöoikeuden myöntämistä puheenjohtaja Hilma Sormuselle sekä rahastonhoitaja Erkka Lehtorannalle. Ehdotusta kannatetaan. Myönnetään tilinkäyttöoikeus Hilma Sormuselle ja Erkka Lehtorannalle.

7 Ehdotetaan nettipankin käyttöoikeuden myöntämistä rahastonhoitaja Erkka Lehtorannalle. Ehdotusta kannatetaan. Myönnetään nettipankin käyttöoikeus Erkka Lehtorannalle. Esille nousee edellisen hallituksen tilinkäyttöoikeuksien lakkauttaminen. Ehdotetaan tilinkäyttöoikeuksien lakkauttamista Tuuli Ritolalta, Mirka Mokolta ja Juho Keräseltä. Ehdotusta kannatetaan. Lakkautetaan tilinkäyttöoikeudet Tuuli Ritolalta, Mirka Mokolta ja Juho Keräseltä. Ehdotetaan tilinkäyttöoikeuksien lakkauttamista edellä mainittujen henkilöiden lisäksi myös kaikilta muilta mahdollisilta tilinkäyttäjiltä siten, että oikeudet ovat ainoastaan nykyisen hallituksen Hilma Sormusella ja Erkka Lehtorannalla. Kannatetaan ehdotusta. Lakkautetaan tilinkäyttöoikeudet kaikilta muilta, paitsi Hilma Sormuselta ja Erkka Lehtorannalta. Rahastonhoitaja haluaa ottaa käyttöön Kosmos Buranin tilinhoitoa varten tunnuslukusovelluksen. Rahastonhoitaja esittelee sovelluksen toimintaa. Herää keskustelua sovelluksen käyttöönotosta mahdollisesti aiheutuvista ongelmista. Päätetään jättää asia sikseen, kunnes asiaa on tutkittu tarkemmin. Erkka Lehtoranta ei ole saanut korvausta Helsingin ekskursiosta edellisellä tilikaudella. Päätetään palata kohtaan 4, Asialistan hyväksyminen. 9. Erkan korvaus Helsingin ekskursiosta Erkka Lehtorannalle ei viime tilikaudella tilitetty yliopiston myöntämää avustusta Helsingin ekskursiota varten. Ehdotetaan korvattavaksi 90 matkakuluja Erkalle. Ehdotusta kannatetaan. Päätetään korvata Erkalle Nettisivut Käydään keskustelua Kosmos Buranin nettisivujen uudistuksen budjetista. Hankkeeseen on budjetoitu 200. Pohditaan järjestön taloutta ja sitä, kuinka paljon nettisivuihin halutaan investoida. Tulevat vuosijuhlat sekä mahdollinen laulukirjan tilaus ovat tulevia menoeriä.

8 Asiasta ollaan oltu yhteydessä TAO:n puheenjohtajaan. Toimeksiannon voisi ilmoittaa TAO:n osaajapankkiin. Ilmoitukseen tulisi sisällyttää työnkuva sekä tieto palkkiosta. Päätetään, että nettisivutyöryhmä kirjaa työnkuvan ja suunnittelee sivujen sisältöä. Sovitaan, että projektin takaraja on kesään mennessä. Keskustelussa tullaan siihen tulokseen, että asian kanssa ei kannata kiirehtiä turhaan, sillä hyvin suunniteltu kotisivu myös kestää aikaa paremmin. Ehdotetaan pitää hankkeen enimmäisbudjettina 200. Ehdotusta kannatetaan. Päätetään nettisivuhankkeen enimmäisbudjetiksi KB:n edustajien vuosijuhlakorvaukset Jenni Juulia Tikka on menossa edustamaan Kosmos Burania Lyhty Ry:n vuosijuhlaan. Aiemmin hänelle on päätetty korvata 19,5 edustuskuluja, illalliskortin hinnan ollessa 39. Hän on kuitenkin ilmoittanut haluavansa alkoholillisen tarjoilun, hinnaltaan 45. Ehdotetaan korvattavaksi hänelle tästä summasta puolet, 22,5. Ehdotusta kannatetaan. Päätetään korvata Jenni Juulia Tikalle 22,5 edustuskuluja. 12. KB:n vuosijuhlat Ravintola Valdemarin tarjouksen mukaan vuosijuhlien hinta olisi 53 / hlö. Tähän hintaan sisältyy ruokatarjoilu, alkumalja, kaksi lasia viiniä, kahvi ja narikka. Lappia- talolta on saatu virallinen tarjous. Sen mukaan tilavuokra vahtimestareineen on 815,92. Jos talon puolesta halutaan tapahtumaan tekniikkaa tai bändi, sille hintaa tulee 41 / tunti. Hallitus toteaa, että näille ei ole tarvetta. Ruokatarjoilusta on edellisessä kokouksessa esitetty tarjous Cafe & Bar 21:ltä. Ravintolalta on tiedusteltu alkoholitarjouksia. Juomapaketti sisältäen yhden alkumaljan ja kaksi lasia viiniä on hinnaltaan 14,5 / hlö.

9 Hallitus pohtii vaihtoehtoja ja toteaa, että on myös mahdollista etsiä tarjouksia muista paikoista. Todetaan, että juhla tulee olemaan kalliimpi kuin viime vuonna. Kuitenkin muistutetaan, että esimerkiksi Lappia- talo sekä ruokatarjoilu Cafe & Bar 21:n toimesta saattavat toimia vetonauloina. Mietitään mahdollisia yhteistyökuvioita Cafe & Bar 21:n kanssa. Pohditaan rahoitusväylänä esimerkiksi Kosmos Buran tarraa, jonka hankkimalla saisi alennuksia tietyistä rovaniemeläisistä yrityksistä. Tätä päätetään harkita. Lappia- talo saa kokouksessa kannatusta juhlapaikkana. Päätetään varata Lappia- talon Saivo- sali juhlaa varten. Hallitus jatkaa asian käsittelyä hallituksen iltakoulussa parin viikon sisällä. Vuosijuhlatoimikuntaan ei ole saatu jäseniä, joten suunnitteluvastuu on hallituksella. Yöravintola Half Moon on ilmoittanut halukkuutensa toimia vuosijuhlan jatkopaikkana. Pohditaan mahdollista sponsorointia ravintolan toimesta. 13. Toivo Salosen lahja Ehdotetaan budjetoitavaksi lahjaan 10. Ehdotusta kannatetaan. Päätetään sijoittaa lahjaan META Vapaa- ajanvastaavat voisivat tehdä tiivistelmän ystävänpäiväviikon tapahtumista. Kysytään onko hallituksen jäsenillä tullut uusia ideoita ravintolapäivän suhteen. Ideoita ei löydy. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ajassa 17:42

10 Hilma Sormunen, puheenjohtaja Jarno Vartiainen, sihteeri Bigga Konola, pöytäkirjan tarkastaja Erkka Lehtoranta, pöytäkirjan tarkastaja