Tietojärjestelmän hankinta pilvitodellisuudessa

Transkriptio

1 Hannu Puhakka Tietojärjestelmän hankinta pilvitodellisuudessa Miten saadaan omalle organisaatiolle paras tietojärjestelmäratkaisu monimutkaistuvassa ja kaiken aikaa liikkuvassa it- ja business ympäristössä?

2 Perinteinen ideaali hankintaprosessi Ostaja Päätös hankinnasta Prosessien tarkistus Määritys Tarjousten vertailu Toimittajan valinta Testaus Käyttöönotto Käyttö ja ylläpito Tarjouspyyntö Tarjoukset Sopimus Valmis sovellus Hyväksyminen Tukipalvelu Uusi versio Toimittajat Prosessikonsultti Määrityskonsultti Ohjelmistotalot Ratkaisuehdotukset Tekninen suunnittelu Toteutus, räätälöinti Käyttötuki Kehitys

3 Määritys Tärkein onnistumisen avain Mitä määritys pitää sisällään Tavoitteet ja perustelut mihin pyritään, miten järjestelmä parantaa toimintaa, perustelu Prosessin kuvaus työvaiheet, mihin systeemi liittyy Käsiteanalyysi mallintaminen: asiat ja niiden väliset riippuvuudet Käyttäjäanalyysi kuka tarvitsee mitäkin Vaatimusmääritys mitä toiminnallisia ominaisuuksia järjestelmältä odotetaan Sovellukset millaisia kokonaisuuksia, kenelle

4 Kuvaa omat prosessit => Toimittajille ja tarjoajille ymmärrys kokonaisuudesta! Kuka tekee Miten kulkee Mistä tieto syntyy Kuka tietoa tarvitsee ja mihin Tilaus Lasketaan materiaalitarve Tilataan raaka-aineet Vastaanotetaan aineet Kokoonpano Jälkikäsittely Pakkaus ja lähetys Laskutus Jälkilaskenta

5 Mallintaminen Käsitteet, joista puhumme Asioiden väliset suhteet Tuote Tuotekoodi Tuotenimi Hinta Varastosaldo Riittääkö yksinkertainen Tuote Tuotekoodi Tuotenimi Hinta Tarvitsemmeko komplisoidun? Saldo Paikkanumero Määrä hyllyssä Avoimia tilauksia Varasto Varastotunnus Osoite Puhelin

6 Vaatimukset Järjestelmältä odotettavat ominaisuudet Perustuu prosesseihin käyttäjien odotuksiin käsitelogiikkaan käyttöympäristöön Priorisoitava must-ominaisuudet tärkeät toivottavat Järjestelmällä tulee voida valvoa pilaantuvien tuotteiden viimeistä myyntipäivää ja estää vanhentuneen tuotteen myynti

7 Rakennanko itse vai ostanko valmista? Osaavat ihmiset, excel-taito, sähköposti ja puhelin Räätälöidään: Määritellään, Ostetaan suunnittelua, ohjelmointia, testataan Ostetaan valmiita ohjelmia ntegroidaan jos tarpeen Ostetaan toiminnaohjauspaketti Sovitetaan omiin tarpeisiin Ostetaan prosessi ja järjestelmä Sovitetaan oma prosessi järjestelmän mukaan

8 Keskitetty määräys vai osastoittain vastuu? Keskitetty ratkaisu Yhdenmukainen arkkitehtuuri Tieto helpommin kaikkien käyttöön Jäykkä Vaikeasti muutettavissa Osasto / yksikkökohtainen vastuu Huomio liiketoiminnan johtamiseen ei järjestelmiin Kustannusvastuu toteutuu paremmin Enemmän vaihtoehtoja, paremmat ohjelmat

9 Lisenssit vai vuokrataan Lisenssi Kokonaishinta paremmin tiedossa Stabiilimpi, hintamuutokset ja portaat pienmmät Vuokraus Tulevaisuuden hinta vähemmän tiedossa Volyymin noustessa tuppaa kallistumaan

10 Tuttu toimittaja ja vai uusi haastaja Tuttu Tuntee prosessit, ihmiset, toimintakulttuurin Riskinä leipääntyminen, byrokratisoituminen Ei pakkoa tuoreisiin ratkaisuihin Onko hinta liian korkea? Haastaja Uutta intoa Uusin silmin uusia vaihtoehtoja Riskejä: kohtaako kulttuuri, osaako kuitenkaan Onko hinta alussa liian halpa?

11 Konesalissa vai pilvessä Serverit pilvessä Omat virtuaaliserverit, omat sovellukset Toimittajan pilvisovellukset Käytetään vain toimittajan ohjelmia toimittajien palvelimelta Omat koneet toimittajan konesalissa Virtuaaliset koneet Omat fyysiset koneet Omat koneet omissa konesaleissa Oma huolto Ostettu ylläpitopalvelu

12 Pioneeri vai perässähiihtäjä Uusinta teknologiaa Pysytään kehityksen kärjessä Kärsitään lastentaudit Joudutaan poukkoilemaan ei toiminutkaan Kokeilu maksaa, mutta uusi voi olla halvempaa Vain koettuja ratkaisuja Satsataan vanhenevaan teknologiaan Vakaampi eteneminen Vanhaa voi saada halvemmalla Tai sitten maine maksaa enemmän

13 Suunnitelmallisuus <> Ketteryys Suunnitelmallinen Aikataulut, vaiheet, tavoitteet, projektin seuranta Tarkka määritysten dokumentointi käsitemallit, tietokannat, käyttötapaukset Tavoitteiden saavuttamisen raportointi, testaukset, hyväksynnät Ketterä Tavoitteet visioita, tarinoita Tekijöiden ja käyttäjien vuorovaikutus Tehdään pieniä paloja, heti käyttöön

14 Oma sovellus vai osa toimittajan pilvimallia? Oma sovellus Asennan itse, varmuuskopioin Vaihdan versiot Toimittajan pilvimalli Multitenant ympäristö toimittajalla yksi kanta, jossa oma tiedot vain omalla tilillä Toimittaja huolehtii varmuuskopiot ja versiomuutokset

15 ntegroitu vai erillissovellukset Erillissovellukset crm, osto, myynti, tuotanto, talous, kuhunkin tarkoitukseen markkinoiden parhaat ohjelmat Tupla tietoja eri järjestelmissä Tietojen siirtoja järjestelmien välillä ntegroitu so toiminnanohjausjärjestelmä automaattisesti integroitu tullaanko toimittajan / järjestelmän orjiksi liian iso vaihdettavaksi

16 solta vai pieneltä toimittajalta so toimittaja Resursseja riittää Paljon referenssejä Henkilökunta voi silti olla noviiseja virkamiehiä apteekin hinnat Pieni toimittaja - tai useita pieniä toimittajia Joustavaa, kokemusta, intoa Edullista Osia helpompi vaihtaa Skaalautuvuus ongelma Projektijohtamiseen ja koordinointiin on satsattava

17 Monopolisoiko monimutkaistuminen? Järjestelmät kasvavat monimutkaisemmiksi Uskallamme luottaa vain isoihin toimijoihin soista toimittajista kasvaa oligarkia Kynnys markkinoille pääsyyn kasvaa

18 Valuuko tieto globaaleihin myllyihin? Käytämme Google:n ja Microsoft:in ohjelmia Etänä, älypuhelimella, automaattisesti helposti Kaikki tieto pilvissä Katkaiseeko boikotti piuhoja? Tarvitseeko varautua? Pääseekö joku luvaton kuitenkin lukemaan?

19 Muistilistaa Kuvaa omat prosessisi kunnolla Ylläpidä prosessikuvauksia, suunnittele muutos ensin proseseihin ja kuvauksiin Rakenna ja ylläpidä oma käsitemalli Käydä deadlineja hyväksi projektien etenemiseen Varmista silti aina jokaisen järjestelmän osan jatkuvuus pitkälle yli välttämättömän Varo yhden toimittajan monopolia

20 Muistilistaa Kokeile ensin pienillä jutuilla uusia asioita Kuvaa oman järjestelmäsi toiminta ja erityispiirteet => niin että toinenkin toimittaja pystyy tekemään saman => niin että hallitset tehtävät muutokset ja tiedät mitä tulee Rakenna ja ylläpidä testitapaukset case-esimerkit ja kokonaisprosessin kulku niiden avulla => niin että testaus sen avulla on helppoa => niin että testitapaus määrittelee, mitä on tehtävä

21 Aikatauluta Karkea tulevaisuuden visio Tänä vuonna, ensi vuonna, 3 vuoden päästä Nykyinen ja seuraava step Siirrä seuraavaan, ota seuraavasta Vaihda helpommin sisältöä kuin aikataulua

22 deaali Järjestelmät rakennetaan pienistä moduuleista Keskenään helposti integroitavia Jokainen moduuli itsenäisesti vaihdettavissa Jokaiselle moduulille löytyy vaihtoehtoisia toimittajia