Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat.

Transkriptio

1 Muistio 3/ (3) PoSoTe ICT tietohallinto ja tietojärjestelmä työryhmä / 2. kokous Aika torstai klo Paikka Osallistujat Poissa 1 Kokouksen avaus Lync-Meeting Työryhmän pj: Mika Sivula (P-vesi), kunnanjohtaja Työryhmän muut jäsenet: Eira Isoniemi (Ysavo), asianhalllintapäällikkö Mika Ålander (Ysavo), tietohallintapäällikkö Pauli Kuosmanen, asiantuntilääkäri, Kuopio Sanna Kaskivirta (Vrk), tietojärjestelmäasiantuntija Sari Korhonen (Kuo), tietohallintopäällikkö (ma) Tuomo Pekkarinen (KYS), tietohallintojohtaja Antero Lehmuskoski (ISO), kehittämispäällikkö Petri Kettunen (R-vaara), ICT-asiantuntija Mika Kauppinen (JHL) Vesa Lötjönen Toni Auvinen Jarmo Heinonen Jukka Simola Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. 2 Nykytilanteen kartoituksen tulokset Edellisessä kokouksessa nimetty pienryhmä kokoontui Lync-yhteyden välityksellä kolme kertaa ja jakoi työtehtävät eri osa-alueisiin. Mika Ålanderin ja Jarmo Heinosen tehtävänä oli selvittää tulevaisuuden tietojärjestelmiin liittyviä vaihtoehtoja sekä ratkaisumalleja. Tuomo Pekkarinen tarkensi Istekin tuottamaa nykytilanteen kartoitusta ja lähetti kuntiin kyselyn, jossa pyydettiin tietoa organisaatiossa/alueella mahdollisesti tehdyistä ICT-selvityksistä vuosilta Tästä syntyvä aineisto on vielä koostettavana. Kokonaisinfran kuvausta on työstänyt Jukka Simola. Pienryhmä päätyi keskustelujen perusteella siihen, että ICT-palveluita tuleekin tarkastella hieman toisella tavalla. Koko POSOTEn näkökulmasta tulee ratkaista malli, jolla ICT-palveluita tullaan tulevaisuudessa toteuttamaan. Sotella on käytössään omia kunnasta riippumattomia tietojärjestelmä ratkaisuja, mutta yhteisiäkin ratkaisuja on. Nykytilakartoitus, iso kuva Ratkaistava ICT-palveluiden tuottamismalli POSOTEn osalta Kuntien osalta Vai sittenkin molempien osalta yhdessä? Ratkaistava hallinto- ja tukipalveluiden järjestämismalli Rakennamme maakunnan menestystä Pohjois-Savon liitto Y-tunnus pohjois-savo.fi Sepänkatu 1, PL 247 Puhelin Kuopio, Suomi kirjaamo@pohjois-savo.fi

2 Muistio 3/ (3) POSOTEn osalta Kuntien osalta Vai sittenkin molempien osalta yhdessä? Pienryhmän esityksen jälkeen ryhmässä keskusteltiin resursseista, joilla nykytilankartoitusta voidaan jatkaa. Istekin tuottamaa nykytilan kartoitusta pidettiin hyvänä, mutta ei vielä riittävän laajana. Istekki olisi toimijana sellainen, jonka resursseja voitaisiin kartoituksen jatkamiseen käyttää. Kartoitukseen voisi olla mahdollista käyttää PSSHP:n aluetietojärjestelmärahoitusta (ATJ-rahoitus). Päädytään siihen, että Tuomo Pekkarinen esittää hallintoylilääkäri Martti Kansaselle ATJ-rahoituksen myöntämistä Istekille, joka jatkaisi nykytilan kartoituksen toteuttamista. Ryhmässä käytiin läpi pienryhmän tuottamaa powerpoint- materiaalia, joka on muistion liitteenä. 3 Sosiaalipalveluiden integraatio ja kokonaisarkkitehtuurityö Kehittämispäällikkö Antero Lehmuskoski esitteli materiaalia sosiaalipalveluiden integraatio ja kokonaisarkkitehtuurin tilanteesta. Tavoite kansallisen sote-kokonaisarkkitehtuurin valmistumiselle on vuosi POSOTEn on nyt oman kokonaisarkkitehtuurin laatimisen ohella tärkeää seurata kansallisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyötä ja olla myös vaikuttamassa siihen. Toimintamallien ja strategian suunnittelun tulee olla osa KA-työtä. Asiakasasiakirjalaki astuu voimaan huhtikuussa 2015 ja tuo mukanaan määrämuotoisen kirjaamisen. Tämän myötä on käynnistymässä valtakunnallinen hankesuunnittelu, johon toivotaan mukaan pilottiorganisaatioita eri kunnista. Istekki on jo ilmoittanut halukkuutensa olla mukana pilotti-ryhmässä. Työryhmässä käytiin keskustelua halukkuudesta osallistua pilotti-hankkeeseen ja päädyttiin siihen, että halukkuutta löytyy. Antero Lehmuskoski vie työryhmän päätöksestä tiedon omalle hankeryhmälleen. Antero Lehmuskoski käytti esityksessään koostamaansa materiaalia. Hankesuunnittelun osalta materiaalissa on kyse luonnostelusta. Materiaali on muistion liitteenä. Työryhmästä nousi esille KanTa ja KanSa- palveluiden roolin selvittämisen tarve. Mihin palveluita ollaan tulevaisuudessa viemässä, mikä on visio? 4 Seuraavat kokoukset klo klo Kokouskutsun lähettää puheenjohtaja Mika Sivula. 5 Muut asiat Mika Ålander lähettää koostamansa powerpoint-esityksen ICT-työryhmän sihteerille, joka jakaa sen ryhmän jäsenille. Ryhmän jäsenten tulee kommentoida koostetta mennessä ja lähettää kommentit sihteerille ja kopiona puheenjohtaja Mika Sivulalle. Powerpointista koostettu ICT-työryhmän väliraportti tulee olla tehtynä mennessä. Väliraportin työstävät Mika Sivula ja sihteeri saatujen kommenttien perusteella. Rakennamme maakunnan menestystä Pohjois-Savon liitto Y-tunnus pohjois-savo.fi Sepänkatu 1, PL 247 Puhelin Kuopio, Suomi kirjaamo@pohjois-savo.fi

3 Muistio 3/ (3) Seuraavaan kokoukseen kutsutaan mukaan Istekistä Juha Rannanheimo 6 Kokouksen päätös Kokous päättyi klo Mika Sivula puheenjohtaja Sanna Kaskivirta sihteeri Rakennamme maakunnan menestystä Pohjois-Savon liitto Y-tunnus pohjois-savo.fi Sepänkatu 1, PL 247 Puhelin Kuopio, Suomi kirjaamo@pohjois-savo.fi

4 Pohjois-Savon SOTE ICT-palveluiden nykytila ja siitä tehdyt huomiot

5 Nykytilakartoitus Ajatuksena oli tarkentaa Istekin tuottaman tietojärjestelmäselvityksen sisältöä ja ottaa mukaan myös tietotekniikka Tehtiin jako kahteen Sovelluskartoitus (Jarmo Heinonen, Mika Ålander) Tekniikkakartoitus (Jukka Simola, Tuomo Pekkarinen) Käsittelyn yhteydessä todettiin tarve lähestyä asiaa hieman toisin.

6 Nykytilakartoitus, iso kuva Ratkaistava ICT-palveluiden tuottamismalli POSOTEn osalta Kuntien osalta Vai sittenkin molempien osalta yhdessä? Ratkaistava hallinto- ja tukipalveluiden järjestämismalli POSOTEn osalta Kuntien osalta Vai sittenkin molempien osalta yhdessä? ICT:n (erityisesti järjestelmät) vaiheistus osaksi Roadmapia

7 Nykytilakartoitus ICT Istekki suorittasi kartoituksen PSSHP:n aluetietojärjestelmärahoituksella (ATJ-rahoitus) Kartoitus suoritettaisiin osana Kokonaisarkkitehtuurityötä ja vähimmäistasolla sen mukaisesti. Näin myös kunnat hyötyisivät selvityksestä suoraan. Tietojärjestelmätiedot kunnilta tarvitaan mm. hallinto- ja tukipalvelujärjestelmien osalta, jotta saadaan käsitys ja mahdolliset kustannustiedot tietojen konvertoimisesta POSOTEn tai sille palveluita tuottavien yhtiöiden järjestelmiin.

8 ICT-volyymin muutokset kunnille Kunnilta siirtyy erilasia volyymejä % POSOTElle Työasemia ja muita käyttölaitteita Henkilöstöä Euroja Jne. Sovelluksista siirtyy vain sote-sovellukset Muut jäävät kunnille, koska tarvitsevat niitä jäljelle jäävässä toiminnassa Kuntien ICT-kustannukset eivät laske kaikissa tapauksissa volyymin muutoksen suhteessa Sopimuksissa on usein hankintahintaan perustuvia ylläpitokustannuksia, jotka eivät muutu käyttövolyymin mukaisesti -> sopimusten uudelleen neuvottelu tai kohteen kilpailutus

9 Järjestelmien siirto POSOTElle Kunta Taloushallinto Asianhallinta Sosiaali Henkilöstöhallinto Terveys Asianhallinta Taloushallinto Sosiaali POSOTE Terveys Henkilöstöhallinto

10 ICT-palveluntuottaja Nykytila erittäin hajanainen Istekki Ylä-Savon ICT-palvelut Kuntien omat Tiera Kaupallisia toimijoita Jne. Ja näitä tuottajia samalla tilaajalla jopa samoissa toiminnoissa kaksi tai enemmän Aiheuttaa (piilo)kustannuksia Palvelukyky ja -sisältö vaihtelee (huom. mm. ICT-päivystys)

11 ICT-palveluntuottaja Lähtökohtaisesti POSOTElle yksi palveluntuottaja Sisäinen? Erillinen julkisomisteinen ICT-yhtiö? Kaupallinen yhtiö? Vai Synnytetäänkö maakunnallinen ICT-palveluntuottaja Pohjois-Karjalan tavoin? Istekki + muut vastaavat alueen yhtiöt ja kuntien ICT viedään osaksi (uutta) yhtiötä. Tietohallinto jää kuntiin

12 ICT-palveluntuottaja, Istekki? Äänivaltaisten osakkeiden ongelma PSSHP osaksi POSOTEa Kuopion sote osaksi POSOTEa -> Miten äänivaltaiset osakkeet ratkaistaan/jaetaan? Nähdään ongelmallisena, kun äänivalta ja siten ohjaus keskittyy. Ohjausvallan ja omistajuuden maakunnallistaminen Vaatii kuntien äänivaltaisen omistuspohjan uusjakoa/laajentamista Tarvitseeko liiketoimintasuunnitelma tarkastelua?

13 Hallinto- ja tukipalvelut Näitä järjestelmiä tarvitaan heti alussa Asianhallinta Taloushallinto Henkilöstöhallinto Ei voida siirtää POSOTElle kuin korkeintaan PSSHP:n osalta Ratkaistava Hoitaako POSOTE itse talous- ja henkilöstöhallinnon? Ulkoistetaanko palveluntuottajalle? Jos ulkoistus Palveluntuottaja hankkii itse käytettävät järjestelmät

14 Tietojärjestelmien valinta Onko ICT-ryhmässä riittävä osaaminen tekemään esitystä valittavista järjestelmistä? Myös muissa ryhmissä pohditaan järjestelmävalintoja ICT-ryhmä osallistumaan muiden ryhmien toimintaan. Vaatimusmäärittely tehdään niissä ryhmissä ja ICT-ryhmä toimii ryhmissä ja vaatimusmäärittelyssä osaltaan. KYSin erityistoiminta huomioon ottaen valintoja katsottava myös KYS ERVA tasolta

15 Tietojärjestelmät, järjestely POSOTE omistaa järjestelmät itse ja hankkii niille tarvittavat konesalipalvelut ICT-yhtiöltä: POSOTE omistaa järjestelmät itse ja järjestää konesalipalvelut itse (sisäinen ICT-palvelutuottaja) ICT-yhtiö omistaa järjestelmät ja myy palveluna POSOTElle. Omistamiseen liittyy myös rahoitusvastuu eli omistajataho rahoittaa tarvittavat hankinnat ja kehittämistoimet (siis hoitaa investoinnit).

16 Perustietotekniikkajärjestely POSOTE järjestää tietotekniikan itse (sisäinen ICTpalvelutuottaja) POSOTE vuokraa tietotekniikan osaomistamaltaan kunnalliselta yhtiöltä POSOTE vuokraa tietotekniikan yksityiseltä palveluntuottajalta Järjestämisvastuuseen liittyy myös rahoitusvastuu eli palvelun järjestäjä rahoittaa tarvittavat hankinnat ja kehittämistoimet (siis hoitaa investoinnit).

17 Microsoft Voi liittyä merkittävä kustannuseriä sekä vaikutuksia, kun ympäristö siirretään POSOTElle CAL-lisenssien tilanne, onko siirrettävissä uudelle toimijalle? Toimialueiden looginen järjestely Istekki selvittää nämä asiat osana nykytilakartotusta.

18 Kysymyksiä ICT-ryhmälle (+ muille) Kuka tekee päätökset mahdollisista valinnoista tai linjauksista? ICTryhmä varmaankin ainakin esittää. Missä mitassa huomioimme kuntien ICT- ja järjestelmätilanteen? Katsotaanko televiestintä (puhelimet, puhelinjärjestelmät jne.) kuuluvan ICT-selvitykseen? Missä mitassa on tahtotila lähteä kilpailuttamaan tietojärjestelmien hankintaa perustamisvaiheen yhteydessä ja miltä osin? Pitäisikö olla edustus muissa ryhmissä?

19 Kysymykset muihin ryhmiin Ratkaistava taloushallinnon järjestäminen Ratkaistava henkilöstöhallinnon järjestäminen Ratkaistava tukipalveluiden järjestäminen (Ruokapalvelut, sairaalatekninen huolto, tekninen huolto, kiinteistöhuolto, laitoshuolto jne.) Näissä yhteinen nimittäjä on, että niiden ICT- ja tietojärjestelmäpalveluiden ratkaisutapa muuttuu sen mukaan, ovatko POSOTEn omaa toimintaa vai ulkoistettua. Ja missä mitassa kyseiset kohdat on toteutettavissa yhdessä kuntien vastaavien palveluiden kanssa, myös ICT-tasolla.

20 Sosiaalipalvelujen integraa1o ja kokonaisarkkitehtuurityö Posote: ICT, 1etohallinto ja 1etojärjestelmät - työryhmä Antero Lehmuskoski kehihämispäällikkö, ISO

21 Esityksen poin1t 1. Kansallinen sote- kokonaisarkkitehtuuri Posote- suunnihelun lähtökohdaksi? 2. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista tulee voimaan. Toimeenpanoon suunnitellaan valtakunnallista hankeha. Posote pilo1ksi? 3. Sosiaalihuollon 1edonhallinnan alueellinen yhteistyö (nyky1la ja kehihämistarpeet Pohjois- savossa) raporq tarjoaa tarhumapintaa kehihämiseen

22 1 SOTE- KOKONAISARKKITEHTUURI

23 Yhteentoimivuuden viitekehys (EIF)

24 JHKA kohdealueet

25 Kansa-KA: tasot ja näkökulmat vihreä = QPR:ssä tumma vihreä = Excel Mikko Huovila 2014

26 Sote-integraatio: palvelutehtävät Mikko Huovila 2014

27 Sosiaali- ja terveydenhuollon erot (Huovila 2014)

28 Kansa- palvelut käyhöön 2020 Kansa- KA Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Sosiaalihuollon asiakas1etojen käsihely ja valtakunnalliset 1etojärjestelmäpalvelut, tavoite1la 2020 luonnoksen lausuntokierros päähynyt Kansa- hankesuunnitelma Sosiaalihuollon valtakunnallisten 1etojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke luonnoksen lausuntokierros päähynyt kokonaissuunnitelma valmistautumisesta Kansan käyhöönohoon

29 Kansa- hankesuunnitelma

30 Aikataulua

31 Vastuut ja osallistuminen

32 Kansa- osahankkeet

33 Val1onavustus 2015 Sote- 1etojärjestelmäkokonaisuuden paikallisen ja alueellisen infrastruktuurin selkiyhämiseen ja tehostamiseen vuosina asiakasprosessien sujuvuuden edistäminen ja toiminnalliset muutokset Kevään hakuaika päähyy painopiste sosiaalihuollon 1edonhallinnan kehihämisessä toiminta- ja 1etomääritysten pilotoin1 sosiaalipalveluja tuohavissa organisaa1oissa Hakuopas löytyy täältä

34 2 ASIAKASASIAKIRJALAKI JA SEN TOIMEENPANO

35 Asiakasasiakirjalaki Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista tulee voimaan huh1kuussa Sosiaali- ja terveysvaliokunnan mie1ntö valmistunut Valiokunta toteaa, ehä asiakas1etojärjestelmän kehihäminen edellyhää mihavaa käytännön toimijoiden ohjausta ja koulutusta, joista tulee toimeenpanossa huoleh1a

36 Asiakirjalain toimeenpano Sosiaalialan osaamiskeskusten, sote- toimijoiden ja järjestelmätoimihajien yhteistyönä

37 HankesuunniHelu käynnistynyt Valtakunnallinen hanke ToteuHajina sosiaalialan osaamiskeskukset yhteistyössä kun1en ja kuntayhtymien kanssa Hallinnoijana sosiaalialan osaamiskeskus Verso (Päijät- Häme ja Itä- Uusimaa) Hyödynnetään osaamiskeskusten kehihämisverkostoja ja alueellisia työryhmiä Ydin asiakasasiakirjalain toimeenpanossa

38 Sosiaalialan 1edonhallinnan aluekehihämisverkosto (Stake)

39 Hankkeen kehihämiskokonaisuudet 1) Toiminta- ja 1etomääritysten toimeenpano asiakas1etojärjestelmiin a. TyöpakeQ 1 Palvelutehtäväluokitus b. TyöpakeQ 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen c. TyöpakeQ 3 Asiakasasiakirjojen sisältö 2) Henkilöstön kirjaamisosaamisen kehihäminen d. TyöpakeQ 4 Kirjaamisvalmennuksen oppimateriaali e. TyöpakeQ 5 Kirjaamisvalmentajien koulutus f. TyöpakeQ 6 Kirjaamisvalmennuksen toteutus

40 Henkilöstömäärä

41 Hankkeen aikataulu ja resurssit Hankeaika 8/ /2017 Hankejohtaja ja puolipäiväinen hankesihteeri HankekoordinaaHorit viidellä suuralueella (=ERVA- alueet) Hankkeen kokonaistalousarvio 1,2 miljoonaa Omarahoitusosuus 25 % ( ) P- Savon osuus noin koko hankeajalle

42 3 SELVITYS TIEDONHALLINNAN NYKYTILASTA JA KEHITTÄMISTARPEISTA POHJOIS- SAVOSSA

43 Selvitystyö 2014 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan alueellinen yhteistyö Nykytila ja kehittämistarpeet Pohjois-Savossa Antero Lehmuskoski Tiina Linna Pohjois- Savon sosiaalijohdon toimeksiannosta Pohjustukseksi maakunnalliselle yhteistyölle Lähtökohtana sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri 1etojohtaminen kuva: morguefile

44 Selvitystyön tavoiheet miten sosiaalipalvelut on nykyisin luokiteltu, tuoheistehu ja kuvahu sosiaalihuollon 1etojärjestelmissä ja palvelujäsennyksissä mitä raporheja ja 1lastoja nykyisin säännönmukaises1 kootaan sosiaalipalveluista, mistä näissä tarvihavat 1edot saadaan ja miten ne kootaan mitä sosiaalipalvelujen johtamisessa tarvihavia 1etoja ei saada nykyisistä järjestelmistä mitä 1etoa on käytehävissä väestön sosiaaliseen hyvinvoinnista ja mitä lisäksi kaivataan miten sosiaalihuollon organisaa1oissa järjestehävät yhdistetyt sote- palvelut nykyisin dokumentoidaan mitä 1etojärjestelmiä kunnissa on hankintalistalla, minkä verran hankinnoissa tehdään yhteistyötä ja mitkä järjestelmät olisi jatkossa mielekästä hankkia maakunnallisena tai koko sote- alueen yhteistyönä

45 Kokonaisarkkitehtuurityö

46 PeriaaHeellisen tason KA Sisältää säädökset, strategiat, periaaheet, toiminnan ja 1edonhallinnan kehihämisvaa1mukset ja tavoiheet sekä noudatehavat standardit

47 Sosiaalipalvelujen luokihelu Sosiaalipalvelujen luokituksen hyödyntäminen Pohjois- Savossa

48 Palveluprosessit Sosiaalipalvelujen prosessien kuvaamisen 1lanne Pohjois- Savossa

49 Sosiaalipalvelujen tuoheistus Palvelujen tuoheistaminen on välhämätöntä uudessa palvelurakenteessa TilaHavien palvelujen yksilöin1, arvon määritys, laadun varmistus ja läpinäkyvyys

50 Asiakas1etojen hyödyntäminen

51 Rakenteinen kirjaaminen ja 1etomalli

52 Tilastot johtamisen tueksi Tilastojen tuohamisesta vastaava taho Tilastojen saaminen säännöllises1 johtamisen tueksi Tilasto1etojen toimitusmuoto

53 Tietojohtamisen kehihäminen

54 Tiedot valtakunnallisiin 1lastoihin

55 Tilastojen korjaustarpeet Tarve korjata 1lastoihin koohuja 1etoja Tietojen mahdolliset virhelähteet

56 Tilastoinnin kehihämistarpeet Valtakunnalliset ja paikalliset 1lasto1etojen sisällöt yhtenäisiksi Virheiden eliminoin1 ohjelmallises1

57 Hyvinvoin11eto johtamisessa

58 Tietoarkkitehtuurin kehihämiskohteet KäsiHeiden yhtenäistäminen Sosiaalihuollon asiakas1etomallin käyhöönoho Alueellisen hyvinvoin11edon tuotanto Sosiaalisen hyvinvoinnin tunnuslukujen määrihely Strategisen 1edon tunnistaminen Toiminta- ja talous1edon yhtenäistäminen EriHäin tärkeä Melko tärkeä Ei kovin tärkeä Ei tärkeä En osaa sanoa Kiireellisin Toiseksi kiireellisin Kolmanneksi kiireellisin

59 Asiakas1etojärjestelmät

60 Asiakas1etojärjestelmien kehihäminen

61 Sähköiset sosiaalipalvelut Sähköisiä palveluja lähinnä toimeentulotuen ja vammais- ja kuljetuspalvelujen hakemiseen Sähköinen ajanvaraus? Tulossa lastensuojeluilmoitus

62 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin kehihämiskohteet SOTE- intergraa1o 1etojärjestelmissä ATJ- hankintayhteistyö Alueellinen ATJ Valmistautuminen sähköiseen arkistoin1in Tietojohtamisen työvälineet Sähköinen asioin1 Asianhallinnan järjestelmät Asiakkuudenhallinta EriHäin tärkeä Melko tärkeä Ei kovin tärkeä Ei tärkeä Kiireellisin Toiseksi kiireellisin Kolmanneksi kiireellisin

63 Sähköisen arkistoinnin kehihäminen

64 Tekniikan kehihämistarpeet Infrastruktuurin ja vies1nvälitysratkaisujen rakentamisen tärkeys Tietotekniikan ajantasaisuus

65 Mobiiliteknologian hyödyntäminen Mobiiliteknologiaa hyödynnetään toistaiseksi vain ko1hoidossa Suunnitelmat käyhöönotosta liihyvät myös ko1hoitoon

66 Kiitos mielenkiinnostasi Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Antero Lehmuskoski kehihämispäällikkö Puhelin LinkedIn fi.linkedin.com/in/anterolehmuskoski