Pk-yritysten toiminnallisen tehokkuuden kasvattaminen (TOTE)

Transkriptio

1 Pk-yritysten toiminnallisen tehokkuuden kasvattaminen (TOTE)

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Työkalun tarkoitus... 3 Toiminnanohjausjärjestelmä... 3 Historiaa... 3 Työkalu - manuaalivaihe... 4 ERP-järjestelmän valinta... 6 Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa huomioitavaa... 6 ERP-järjestelmiä... 7 Avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmiä... 7 OpenERP/Odoo... 9 PUPESOFT Toteutuksen kuvaus Sivu 2 / 14

3 Työkalun tarkoitus Tarkoituksena tällä manuaalivaiheen työkalulla on helpottaa toiminnanohjauksen käyttöönottoa. Työkalun tarkoituksena on olla apuna yritykselle sen miettiessä toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista omaan yritykseen sekä miten valmistautua sen käyttöönottoon. Toiminnanohjausjärjestelmä (Lähde: ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. ERPajattelumalli on laajennettu MRP II:sta (Manufacturing Resource Planning), joka puolestaan on MRP:n (Material Requirements Planning) seuraaja. ERP-järjestelmään voi sisältyä erilaisia osioita, esimerkiksi palkanlaskenta, kirjanpito, reskontra, varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä materiaalin, projektien, huollon, resurssien ja omaisuuden hallinta. Tyypillistä on että nykyaikaisissa järjestelmissä osiot ovat siis erillisiä moduleita, joita voidaan ostaa ja ottaa käyttöön vaiheittain. Historiaa (Lähde: luku: o toiminnanohjausjärjestelmien (ERP, Enterprise Resource Planning) kehitys alkoi varastonhallinnasta o aluksi yrityksen tarpeisiin räätälöityjä 1970-luku: o materiaalitarvesuunnittelun ja -laskennan MRP, Materials Requirement Planning) järjestelmien yleistyminen o kaupallisten standardiohjelmistojen valmistuksen lisääntyminen 1980-luku: o järjestelmät kehittyivät o järjestelmiin liitettiin varaston-, tuotannon- ja jakelunhallinta 1990-luku: o tuotannonohjaus korostui o järjestelmiin liitettiin projektin-, talous- ja henkilöstönhallinta sekä sähköinen kaupankäynti 2000-luku (alku): o e-liiketoiminta ja toimitusketjuverkoston ohjaus korostui o kehityksen eteneminen kohti suunnittelu- ja aikataulutusjärjestelmää (APS, Advanced Planning and Scheduling) Sivu 3 / 14

4 Työkalu - manuaalivaihe Seuraava listaus on laadittu avuksi yritykselle sen miettiessä toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyviä asioita, mm. mitä toimintoja ja ominaisuuksia hankittavan järjestelmän tulisi sisältää. Oheista listaa hyödyntämällä yritys voi kartoittaa ja koota yhteen niitä ominaisuuksia, joita toiminnanohjausjärjestelmän tulisi sisältää yrityksen toiminnan kannalta. On tärkeää, että alla olevasta listasta valitaan vain ne modulit, jotka ovat tärkeitä yrityksen toiminnan kannalta. Lista ei sisällä kaikkia mahdollisuuksia, mitä järjestelmät tarjoavat, vaan lista tarjoaa työkalun yritykselle mahdollisuuksien kartoittamisessa. Taloushallinto Laskutus, myyntireskontra Ostoreskontra Laskut Kirjanpito Verkkolaskujen vastaanotto Laskujen sähköinen kierrätys Vero-objektien tiliöinnit Projektit Projektin resurssit Kustannuslaskenta Kustannusseuranta Henkilöstö Palkkalaskenta Matkalaskut Työajat, seuranta Työtehtävät Asiakkuudet (CRM) Tarjoukset Markkinointi Kontaktien hallinta Johto Raportointi Budjetointi Sopimukset... Tuoterakenteet ja dokumentointi Osavalmisteet Piirustukset Työohjeet Käyttöohjeet Toimintaohjeet Laatujärjestelmä Materiaalit Varasto Lähetys Vastaanotto Osto Myynti Inventointilistat Tuotteiden automaattinen varastoon vienti Rahtikirjat Osoitelaput Tuotanto Ohjaus Suunnittelu Valmistus varastoon Valmistus asiakkaalle Työvaiheet / reititys Tuoterakenne Resurssit (koneet / henkilöt) Työkortit Myynti.. Extranet / Intranet Huolto / kunnossapito Sivu 4 / 14

5 Seuraavaan taulukkoon kerätään ne ominaisuudet/modulit, jotka yritys on katsonut olevan tarpeellisia oman toimintansa kannalta. Yritys voi tarpeen mukaan listata myös muita yrityksen toiminnan kannalta tarpeellisia ominaisuuksia. Järjestelmältä vaadittavat kriittiset ominaisuudet Seuraavaan taulukkoon yritys voi kirjata niitä ominaisuuksia, mitä yritys mahdollisesti tulee lähitulevaisuudessa järjestelmältä tarvitsemaan vastatakseen tulevaisuuden haasteisiin. Nämä ominaisuudet eivät välttämättä ole tässä vaiheessa yrityksen toiminnan kannalta tarpeellisia. Järjestelmän vaihtoehtoisia ominaisuuksia Sivu 5 / 14

6 ERP-järjestelmän valinta Alla on listattuna vaihtoehtoisia mahdollisuuksia järjestelmän valintaan. a) Yritys voi valita kaupallisen vaihtoehdon, jolloin järjestelmätoimittaja toimittaa koko järjestelmän käyttöönottoprojekteineen. b) Yritys valitsee avoimen lähdekoodin järjestelmän ja toteuttaa käyttöönottoprojektin itse. Tämä edellyttää, että yrityksellä on tietojärjestelmäosaamista. Avoimen lähdekoodin järjestelmän hyvänä puolena on edullisuus. c) Yritys valitsee avoimen lähdekoodin järjestelmän ja ostaa käyttöönottoprojektin ulkopuoliselta toimittajalta. Kun yritys on listannut toimintansa kannalta tarvittavat modulit, sen jälkeen yritys etsii sopivia järjestelmiä, joissa on kyseiset ominaisuudet. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa huomioitavaa Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprojektin onnistumiselle on tärkeää, että yritys ymmärtää mihin tarpeeseen järjestelmää ollaan hankkimassa ja millaisia liiketaloudellisia hyötyjä järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. Järjestelmäprojektin kokonaiskustannuksista, aikataulusta ja tarvittavista resursseista olisi hyvä laatia todellisuuteen pohjautuva arvio. Yleensä pk-yrityksessä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti kestää 4-12 kuukautta. Järjestelmän hankintakustannus on usein vain % kokonaiskustannuksista. Lisää kustannuksia syntyy mm. seuraavista kohteista: ohjelmiston käyttöönotto, lisenssimaksut, käyttökoulutus, ohjelmiston räätälöinnit, omat henkilöstökulut, mahdolliset laitteistokulut. Ensisijaisesti yrityksen kannattaa etsiä sellaista järjestelmää, joka soveltuu yrityksen käyttöön ilman räätälöintiä. Mikäli valmista järjestelmää ei löydy, kannattaa harkita räätälöidäänkö yritykselle soveltuva järjestelmä vai olisiko edullisempaa muuttaa yrityksen toimintoja sellaisiksi, että voitaisiin valita jokin valmiista järjestelmistä. Nykypäivän yrityksessä tiedon tarve on kasvanut, jolloin toiminnanohjausjärjestelmän edut tulevat esiin. Kaikki informaatio kannattaa siirtää sähköisesti eikä paperimuodossa kuten aikaisemmin on totuttu toimimaan. Toiminnanohjausjärjestelmässä kaikki tieto tallennetaan keskitetysti tietokantaan, josta se voidaan jakaa eri yksiköille. Onnistuneen käyttöönoton jälkeen, järjestelmän hyödyt näkyvät yritykselle mm. rutiinitoimenpiteiden nopeampana toteutuksena. Esimerkkinä myyntitapahtuma: asiakkaalle tehdään tarjous toiminnanohjausjärjestelmässä, asiakkaan hyväksyttyä tarjouksen se muutetaan järjestelmässä tilaukseksi, tilauksen tuotteet siirretään toimitukseen ja järjestelmästä saadaan valmis lasku asiakkaalle. Lisäksi järjestelmän automaatio siirtää tiedot myyntireskontraan ja kirjanpitoon sekä korjaa varaston saldomuutokset. Sivu 6 / 14

7 ERP-järjestelmiä Seuraavan listaan on koottuna ERP-järjestelmiä: Digia Enterprise (Rapid) Visma Business (Standard / Design) + Adjutant Lemonsoft Lean System Epicor 9 Oscar Pro Matfox C9000 Tomax Microsoft Dynamics Nav 2009 SAP Business One Jeeves Selected / Universal (Manufacturing) DL Prime 2000 Opiferus toiminnanohjaus WISE V10 Efigen E1 Microsoft Dynamics NAV Severa Avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmiä Seuraavaan listaan on koottuna avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmiä: Adempiere 5 Compiere 5 ERP5 1 Fisterra 5 GNU Enterprise 3 JFire 4 beta LedgerSMB 5 OFBiz 1,4,5 OpenBlueLab 4 beta Openbravo 5 Opentaps 5 Postbooks 5 SQL-Ledger 5 Sugarcrm 6 WebERP 5,6 Pupesoft Odoo Sivu 7 / 14

8 Seuraavaan taulukkoon yritys listaa ne ohjelmistot/järjestelmät, joiden ominaisuudet vastaavat yrityksen tarpeita. Nämä ohjelmistot ovat sellaisia, joita yritys voi harkita hankittavaksi. Sivu 8 / 14

9 OpenERP/Odoo Odoo on avoimen lähdekoodin ohjelmisto, joten lisenssi on ilmainen. Järjestelmä voidaan asentaa Windows ympäristöön. Järjestelmän asennus on nopeaa ja vähän resursseja kuluttavaa. Seuraavassa on esitetty Odoo ohjelmiston toimintamoduleita. CRM o liidit, mahdollisuudet, puhelut Sosiaalinen verkko o keskustelut, postituslistat, uutiset Online Billing o lähetä laskut ja seuraa maksut Projektinhallinta o projektit, tehtävät Issue Tracking o tuki, vikaseuranta, käyttötuki Myyntipiste o kosketusnäytöille tarkoitettu käyttöliittymä kaupoille Muistiinpanot o muistilaput, yhteistyö, muistiot Kirjanpito ja talous o liike- ja analyyttinen kirjanpito Kysely o Create Surveys, Collect Answers and Print Statistics Myynti o tarjoukset, myyntitilaukset, laskutus Varastonhallinta o varastokirjanpito, logistiikka, varastonhallinta Tuotannonohjaus o valmistustilaus, osaluettelo, vaiheistus Työntekijähakemisto o työt, osastot, työntekijätiedot Rekrytointiprosessi o Jobs, Recruitment, Applications, Job Interviews, Surveys Expence Tracker o kulujen vahvistus, laskutus Kalenteri o henkilökohtainen ja jaettu kalenteri Gamification Odoo Live Support o Chat with the Odoo collaborators Instant Messaging o OpenERP Chat Ostojen hallinta o ostotilaukset, kuitit, toimittajien laskut Tuntikortit o tuntikortit, läsnäolot, toiminnot Poissaolojen hallinta o loma-, varaus- ja poissaolopyynnöt Työntekijän arviointi o säännöllinen arviointi, kehityskeskustelut, kyselyt Osoitekirja o yhteystiedot, henkilöt ja yritykset Live Chat o live Chat with visitors/customers Lounastilaukset o lounastilaus, ateriat, ruoka Website Bullder o Build Your Enterprise Website Online Events o Schedule, Promote and Sell Events Blogs o Forum o News, Blogs, Announces, Discussions Forum, FAQ, Q&A ecommerce o Sell Your Products Online Kalustonhallinta o ajoneuvo, liisaus, vakuutus, kulu Sivu 9 / 14

10 Kuva 1. Odoo / ohjelmiston moduleita Kuva 2. Odoo / esimerkki varastonhallinta Sivu 10 / 14

11 Kuva 3. Odoo / esimerkki myyntitilauksesta Kuva 4. Odoo / manufacturing, osaluettelon komponentit Sivu 11 / 14

12 PUPESOFT Pupesoft on Suomessa kehitetty ilmainen avoimen lähdekoodin ohjelmisto. Ohjelmisto on alun perin suunniteltu tukkukaupan tarpeisiin. Ohjelmisto on Linux pohjainen, joten itse asennettuna vaatii asentajalta enemmän tietojärjestelmäosaamista. Ohjelmiston kehittäjältä on saatavana tukipalvelut järjestelmän käyttöönottoon, käyttöön ja ylläpitoon. Seuraavassa on esitetty Pupesoft ohjelmiston ominaisuuksia. Yleistä Ostoreskontra CRM Myynti Valmistus Intranet Ostot Varaston hallinta Raportointi Myyntireskontra Kirjanpito Extranet Kuva 5. Pupesoft / käyttäjänäkymä sisään kirjautuessa Sivu 12 / 14

13 Kuva 6. Pupesoft / näkymä CRM, asiakaslistaus Kuva 7. Pupesoft / näkymä matkalasku, matkalaskukäyttäjät Sivu 13 / 14

14 Toteutuksen kuvaus Manuaalivaiheen toteutus Alla on kuvattuna kaaviokuvan muodossa yrityksen tekemää kartoitusta toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksista, joita yritys järjestelmältä haluaa. Esiselvitysvaihe: Esiselvitysvaiheessa yritys listaa kriittiset ja vaihtoehtoiset modulit. Millaiseen tarpeeseen toiminnanohjausjärjestelmällä haetaan ratkaisua ja mitä mahdollisuuksia se luo yrityksen toimintaa ajatellen. Kartoitusvaihe: Kartoitusvaiheessa yritys kartoittaa ohjelmistoja, joissa on yrityksen kannalta tarpeelliset ominaisuudet. Mitä ominaisuuksia ja toimintoja yritys tarvitsee järjestelmältä. Millaisia hyötynäkökulmia järjestelmän hankkimisessa on ja mitä haasteita käyttöönottoprosessissa saattaa esiintyä. Yhteenvetovaihe: Yhteenvetovaiheessa yritys tekee valinnan järjestelmän toimittajista, joilta mahdollisesti pyydetään tarjous. Esiselvitys Kartoitus Yhteenveto Listataan kriittiset modulit Listataan vaihtoehtoiset modulit Kartoitetaan ohjelmistoja, joissa on tarpeelliset ominaisuudet Tehdään valinta toimittajista, joilta mahdollisesti pyydetään tarjous Manuaalivaiheen toteutus Sivu 14 / 14