Matti Antila, Jarkko Hautala, Vappu Kuivamäki ja Juho Raumanni

Transkriptio

1 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 1 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo Paikka: Virastotalon kokoushuone Läsnä: Kari Mantere, pj Henry Hautala Heikki Lintala Maija-Liisa Mäki-Kahma Kirsti Yli-Ojanperä Sanna Ålander Jaakko Hautamäki, varajäsen Irma Petäjävirta, varajäsen Eija Röyskö, varajäsen Niina Hietaniemi-Virtanen, varajäsen Ahti Ranto, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Ulla Pirilä, kirkkovaltuuston vpj. Antti Viita, talousjohtaja, sihteeri Janne Haapala, kiinteistötyöntekijä, 82 ajan Jussi-Pekka Viianen, työnjohtaja, 82 ajan Poissa Matti Antila, Jarkko Hautala, Vappu Kuivamäki ja Juho Raumanni PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS Kari Mantere puheenjohtaja Antti Viita sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu kirkkoherranvirastossa Jaakko Hautamäki Henry Hautala Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa ja nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu saman ajan kirkkoherranviraston ilmoitustaululla osoitteessa Kirkkotie 37, Ilmajoki. Todistaa viran puolesta Ilmoitustaulun hoitaja

2 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 2 78 KOKOUKSEN AVAUS SEKÄ ALKUHARTAUS JA NIMENHUUTO Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. Nimenhuudossa todettiin, että kirkkoneuvoston varsinaisista jäsenistä poissa olivat Matti Antila, Jarkko Hautala, Vappu Kuivamäki ja Juho Raumanni. Varajäseninä paikalle kutsuttuina olivat Jaakko Hautamäki, Eija Röyskö, Niina Hietaniemi-Virtanen ja Irma Petäjävirta. 79 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kahdeksan (8) jäsentä ja se on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä (KL 7 luku 4)on saapuvilla. Kutsu kirkkoneuvoston jäsenille on toimitettava viimeistään kolme (3) päivää ennen kokousta. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 80 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 81 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA SEKÄ PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄ- MINEN JA SIITÄ ILMOITTAMINEN Toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa (KJ 7 luku 6 ). Kirkkoneuvostonohjesäännön 2 luvun 6 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Pöytäkirjantarkastajina ovat käytetyn vuorojärjestyksen mukaan jäsenet Matti Antila ja Henry Hautala. Pöytäkirja tarkastetaan kirkkoherranvirastossa perjantaina Kirkkolain 25 luvun 3 :n mukaan kirkkoneuvoston päätökset on saatettava seurakunnan jäsenille yleisesti tiedoksi panemalla päätökset tai ilmoitus niistä julkisesti seurakunnan ilmoitustaululle, ellei niitä kirkkolain tai järjestyksen mukaan ole pidettävä salassa. Pöytäkirja tai ilmoitus siitä on oltava nähtävillä vähintään 14 päivän ajan. Tämän kokouksen pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikana

3 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 3 Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Henry Hautala ja Jaakko Hautamäki. 82 VUODEN 2015 HAUTAUSMAAKATSELMUS Kirkkoneuvosto suorittaa kokouksen alussa hautausmaan vuosikatselmuksen. Katselmuksen sihteeriksi on kutsuttu hautausmaatyöntekijöiden edustaja. Katselmuksesta laaditaan pöytäkirja. Samassa yhteydessä käydään läpi vuoden 2014 katselmuksessa esille nousseet asiat. Kirkkoneuvostolle esitellään myös valmistelussa olevaa hautausmaan käyttösuunnitelmaa, joka on tarkoitus saattaa kirkkovaltuuston käsiteltäväksi vielä vuoden 2015 aikana. Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelija arvioi, että päätöksen kohteena oleva asiakokonaisuus ei merkittävästi vaikuta lasten ja nuorten asemaan. Kirkkoneuvosto käsittelee katselmuksessa esille tulleet asiat ja tarkastuksesta valmistuva kertomus käsitellään myöhemmin kirkkoneuvostossa. Kirkkoneuvosto suoritti hautausmaan vuosikatselmuksen kokouksen aluksi. Päätösehdotus hyväksyttiin Kokouksessa olivat kutsuttuna läsnä 82 käsittelyn ajan kiinteistötyöntekijä Janne Haapala ja työnjohtaja Jussi-Pekka Viianen klo KAAVAMUUTOKSEN HAKEMINEN HERRALAN ENTISEN PAPPILAN ALUEELLE Kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan Herralan entisen pappilan myynnistä Tuomas ja Raimo Lähdesmäelle.

4 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 4 Kaupan ehtoihin kuuluu se, että seurakunta hakee kaavamuutosta alueelle siten, että asuntojen rakentaminen on mahdollista. Kaavamuutosta haetaan suorakaiteen muotoiselle alueelle, jolla nykyinen rakennus sijaitsee. Alueen pinta-ala on noin 1 hehtaari. Lapuan hiippakunnan tuomiokapituli on lausunnossaan kirkkohallitukselle esittänyt kaupan vahvistamista. Asian käsittely kirkkohallituksessa on kesken. Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelija arvioi, että päätöksen kohteena oleva asiakokonaisuus ei merkittävästi vaikuta lasten ja nuorten asemaan. Kirkkoneuvosto päättää hakea kauppaehtoihin liittyvää kaavamuutosta Herralan entisen pappilan alueelle. Kaavamuutoksella alue pyydetään kaavoittamaan asuntorakentamista varten. Päätösehdotus hyväksyttiin. 84 TONTIN VARAAMINEN JA KAAVAMUUTOKSEN HAKEMINEN AHONKYLÄN VIHTA- KALLION ALUEELTA Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan , että Ahonkylän toimitilan uusimiseksi käydään kunnan kanssa neuvotteluja Ahonradin hankkimisesta kokonaan seurakunnan omistukseen ja uuden toimitilan rakentamisesta Ahonradin tontille. Neuvotteluja on käyty Ilmajoen kunnan kanssa hyvässä hengessä. Asuntoyhtiön arvon määrittämiseksi tontilla sijaitsevasta nykyisestä rakennuksesta on pyydetty purkutarjouksia. Tarjouksien jättöaika päättyy Asian valmistelun yhteydessä on esiin noussut myös uusi vaihtoehto toimitilan sijoittamisesta. Kunnan viranhaltijataso on ollut valmis esittämään kaavamuutoksen toteuttamista Ahonkylässä olevalle asuintaloalueelle. Aikataulullisesti muutoksen toteuttaminen voisi onnistua jo kesäksi Ahonrati sijaitsee Koulutien varressa Ahonkylän ns. vanhalla alueella. Tämän alueen voidaan arvioida palvelevan hyvin diakoniapiirejä ja Jumalanpalveluselämää. Valtaosa seurakunnan Ahonkylässä järjestämästä toiminnasta on kuitenkin suunnattu lapsille ja perheille. Tämän toiminnan kannalta keskeinen sijainti olisi toimivampi ratkaisu. Ahonkylän asuntotonttitarjonta on tällä hetkellä rajoitettua. Vihtakallion uudella alueella olisi vapaana seurakunnan tarkoitukseen soveltuvat kaksi vierekkäistä puistoon rajautuvaa tonttia (liitekartta). Kaksi tonttia mahdollistaisi turvallisen pysäköinnin ja leikkialueen perustamisen uuden rakennuksen yhteyteen. Alueeseen on tutustuttu myös varhaiskasvatuksen ohjaajan kanssa.

5 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 5 Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelijat arvioivat, että valmistelun kohteena oleva asiakokonaisuus vaikuttaa merkittävästi lasten ja nuorten asemaan erityisesti Ilmajoen seurakunnan alueella. Lapsi- ja nuorisotyöhön on kyettävä osoittamaan tilat sellaiselta alueelta, että seurakunta voisi edelleen luontevasti kutsua heitä yhteyteensä. Lasten ja nuorten asema on otettava huomioon uuden toimitilan sijoituspaikkaa valittaessa. Kirkkoneuvosto päättää 1) varata kaksi liitekartan mukaista tonttia Ahonkylästä uuden toimitilan rakentamista varten 2) hakea tonteille kaavamuutosta julkisten palvelujen ja hallinnon alueeksi Päätösehdotus hyväksyttiin. 85 SISÄISEN VALVONNAN OHJE Seurakunnan sisäisen valvonnan ohje on ollut käytössä vuodesta 2008 lähtien. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien siirtyminen osittain Kirkon palvelukeskuksen hoidettaviksi aiheuttaa tarvetta tarkastella ohjetta uudelleen. Kirkkohallitus on yleiskirjeellään 30/2004 kehottanut seurakuntia kiinnittämään huomiota sisäiseen valvontaan ja hyviin johtamis- ja hallintotapoihin. Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa kohtuullisella varmuudella, että seurakunnan toiminta ja hallinto hoidetaan asianmukaisesti, laadukkaasti ja lainmukaisesti. Tavoitteena on joustava, avoin ja tuloksellinen toiminta. Sisäinen valvonta on osa seurakunnan operatiivista johtamista. Seurakunnan sisäisen valvonnan kehittämiseksi ja yhtenäistämiseksi olemassa olevaa ohjeistusta on selkiytetty ja yhdenmukaistettu. Ohjeistuksessa on käyty läpi säännöt ja toimintaohjeet ja tarkasteltu niiden valvontamalleja. Käytännöt on koottu yhteiseksi sisäisen valvonnan ohjeeksi. Suurimmat ohjeeseen tehdyt päivitykset koskevat seurakunnan sisäisten prosessien kuvausta ja niihin liittyviä vastuunjakoja. Sisäisen valvonnan ohje liitteenä. lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensim-

6 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 6 mäisenä. Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelija arvioi, että päätöksen kohteena oleva asiakokonaisuus ei merkittävästi vaikuta lasten ja nuorten asemaan. Kirkkoneuvosto hyväksyy sisäisen valvonnan ohjeen käyttöön esityksen mukaisena. Päätösehdotus hyväksyttiin. 86 YHTEISEN TIEDOTUSSIHTEERIN TOIMEN PERUSTAMINEN KURIKAN SEURAKUN- NAN KANSSA Seurakunnan tiedotustoiminnan vaatimustaso nousee koko ajan. Tiedotuksen on oltava ajantasaista ja oikeasisältöistä. Seurakunnassa tällä hetkellä käytössä olevan mallin mukaisesti jokainen työntekijä on vastuussa tiedottamisesta sekä sisäisesti että ulkoisesti oman tehtäväalueensa osalta. Lisäksi yksi pappi on toiminut tiedotuksesta vastaavana. Kasvavan vaatimustason mukana tiedottamista olisi tehotettava nykyisestä. Kurikan seurakunnan kanssa on käyty neuvotteluja yhteisen tiedotussihteerin toimen perustamisesta. Tiedotuksen tarpeet ovat jatkuvasti kasvaneet, mutta täysiaikaiseen toimeen tiedotuksessa ei edelleenkään ole tarvetta. Tästä syystä malli yhteisestä tiedotussihteeristä on nähty hyvänä vaihtoehtona. Seurakunnan toimistopuolen työntekijöiden määrä on tällä hetkellä sellaisella tasolla, että kenenkään toimenkuvaan ei ole mahdollista sisällyttää tiedotussihteerin osa-aikaista tehtävää. Tiedotussihteerin tärkeimmät tehtävät Ilmajoen seurakunnassa liittyvät ulkoiseen ja sisäiseen tiedotukseen. Ulkoisessa tiedotuksessa keskeistä ovat nettisivut, sosiaalinen media, tiedotteet ja mainokset. Sisäisessä tiedotuksessa avainasemassa ovat tiedotuksen tietojärjestelmien hyödyntäminen ja sisäiset tiedotteet. Toimen koulutusvaatimus on AMK-tasoinen viestintäalan koulutus. Toimen palkkaus on vaativuusryhmän 502 peruspalkan mukainen. Palkkaa korotetaan kahden seurakunnan vaativuudella. Toimi perustetaan alkaen. Toimen täytössä noudatetaan neljän kuukauden koeaikaa. Kurikan seurakunnan kirkkoneuvosto käsittelee sopimusta kokouksessaan Sopimusluonnos yhteisen toimen perustamisesta liitteenä. Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelija arvioi, että tiedotussihteerin toimi parantaa lapsille ja nuorille suunnattavan tiedotustoiminnan laatua ja sitä kautta edistää tietoisuutta seurakunnan lapsille ja nuorille tarjoamasta toiminnasta.

7 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 7 Kirkkoneuvosto päättää solmia sopimuksen Kurikan seurakunnan kanssa yhteisestä tiedotussihteerin toimesta liitteenä olevan sopimuksen mukaisesti. Ilmajoen seurakunnan puolesta sopimuksen allekirjoittaa kirkkoherra. Haastatteluryhmässä Ilmajoen seurakuntaa edustavat kirkkoherra ja kirkkoneuvoston keskuudestaan valitsema edustaja. Päätösehdotus hyväksyttiin. Kirkkoneuvosto valitsi edustajakseen haastatteluryhmään Heikki Lintalan. 87 HENKILÖSTÖASIA 88 TARJOUSPYYNTÖ URKUJEN KUNNOSTUKSESTA Vuoden 2015 talousarviossa on varauduttu urkujen kunnostuksen suunnitteluun. Suunnittelutyö on tehty ja asiakirjat ovat valmiina tarjouspyyntöjen lähettämistä varten. Taloussuunnitelman mukaisesti urkujen kunnostus on ollut tarkoituksena toteuttaa vuoden 2016 aikana. Pyytämällä tarjoukset tässä vaiheessa saadaan talousarvion valmistelua varten täsmällistä tietoa hankkeen kustannuksista. Korjaussuunnitelman on laatinut Pentti Pelto, jolla pitkäaikainen kokemus sekä urkujen korjauksesta että rakentamisesta. Tarjouspyyntö valmistellaan Pentti Pellon tekemän luonnoksen pohjalta seurakunnassa. Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Lisäksi tarjoajan on täytettävä asetut kriteerit lakisääteisten velvoitteiden ja referenssien osalta. Liitteenä suunnitelma urkujen kunnostamisesta ja nykyistä tilasta. Lapsella tarkoitetaan alle 18-vuotiasta. Tämän pykälän valmistelija arvioi, että päätöksen kohteena oleva asiakokonaisuus ei merkittävästi vaikuta lasten ja nuorten asemaan. Kirkkoneuvosto päättää, että urkujen kunnostamisesta pyydetään tarjoukset liitteenä olevan työsuunnitelman mukaisesti. Päätösehdotus hyväksyttiin.

8 KIRKKONEUVOSTO 6/2015 Sivu 8 89 TIEDOKSI SAATETTAVAT ASIAT 1. Henkilöstöasia 2. Verotulojen kertyminen syyskuun loppuun mennessä 3. Kirkolliskokousedustajien vaalin ehdokasasettelu- tiedote 1. Asia merkittiin tiedoksi saatetuksi pöytäkirjaan. 2. Asia merkittiin tiedoksi saatetuksi pöytäkirjaan. 3. Asia merkittiin tiedoksi saatetuksi pöytäkirjaan. 90 MUUT MAHDOLLISET ASIAT Ei ollut 91 KOKOUKSEN PÄÄTÖS JA OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen.