Kiinteistöliitto. Taloyhtiö tilaajana

Transkriptio

1 Taloyhtiö tilaajana

2 Sisältö Korjaushankkeen osapuolet ja roolien määrittäminen Tarpeesta toteutukseen Taloyhtiö tilaajana Kumppaneiden valinta ja kilpailuttaminen Sopimusvapaus ja urakkasopimuksen synty Korjaushankkeen läpivienti päätöksenteon näkökulmasta Urakanaikaisia/takuuaikaisia huomioita

3 Korjaushankkeen osapuolet ja roolien määrittäminen

4 Taloyhtiön johdon tärkein tehtävä korjaushankkeessa Rakennushankkeeseen ryhtyvällä huolehtimisvelvollisuus (MRL 119 ) Voi täyttää hankkimalla riittävän asiantuntemuksen työja konsulttisopimuksin Korjaushankkeissa huolellisesti toimiva johto valitsee asiantuntevat henkilöt projektipäälliköksi, suunnittelijaksi ja valvojaksi Riski vahingonkorvausvastuusta kasvaa, mikäli lähdetään omalla porukalla vetämään vaativaa projektia, laatimaan suunnitelmia tai valvomaan urakkaa

5 Mikä on kunkin korjaushankkeen osapuolen tehtävä? Taloyhtiön johdon (hallitus, isännöitsijä) tehtävänä on valvoa sopimusosapuolten (projektipäällikkö, suunnittelija, valvoja) toimintaa huolehtia tarvittavien päätösten oikea-aikaisesta tekemisestä yhtiössä (riittävät valtuudet hallitukselle) sekä järjestää hankkeenaikainen tiedottaminen / viestintä Mitä tapahtuu ja milloin Kuka tekee ja mitä (mm. yhtiön edustaminen)

6 Mikä on kunkin korjaushankkeen osapuolen tehtävä? Projektipäällikkö vastaa rakennuttamistehtävien suorittamisesta ja päätösten valmistelusta taloyhtiölle, joka tekee lopulliset päätökset - vastuu perustuu konsulttisopimukseen Rakennuttamistehtäviä ovat mm. Aikataulutus ja raportointi Hankkeen organisointi ja resursointi yhdessä hallituksen kanssa Yhteydenpito korjaushankeen eri osapuoliin, viestintä Kilpailuttaminen, sopimusten laatiminen Maksuliikenteen kontrollointi jne.

7 Mikä on kunkin korjaushankkeen osapuolen tehtävä? Suunnittelija ja valvoja vastaa konsulttisopimuksen perusteella tilaajalle oman työsuorituksensa asianmukaisuudesta Mikä KSE? Yleiset sopimusehdot, nykyiset vuodelta 2013 ei laki Yleisiin sopimusehtoihin viitattava Mahdollista viitata myös vanhoihin KSE 1995 sopimusehtoihin Ehdot on laadittu suunnitteluun, mutta soveltuvat myös valvonta- ja rakennuttajakonsulttipalveluihin. poikkeamistarpeet mietittävä

8 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty Suunnittelusta ei taloyhtiön korjaushankkeessa kannata säästää Laadukkaaseen suunnitteluun panostaminen on taloyhtiön etujen mukaista, koska urakoitsijat voivat antaa parempia urakkatarjouksia, mikä tarkoittaa, että työnaikaisten lisätöiden ja potentiaalisten erimielisyystilanteiden määrä vähennee oleellisesti hyvällä suunnittelulla säästää aikaa ja rahaa!

9 Ammattitaitoa valvontaan Taloyhtiön pitää palkata hankkeelle pätevä ammattivalvoja mielellään jo suunnitteluvaiheessa Tehtävistä sovittava Valvojan tehtävänä varmistaa, että korjaustyön toteutus vastaa teknisesti, laadullisesti ja kustannuksiltaan urakkasopimuksessa sovittua Samalla valvoja voi seurata myös työturvallisuutta koskevien menettelyjen noudattamista (turvallisuuskoordinaattorina toimiminen) Valvoja voi hoitaa myös maksuliikenteen seurantaa (maksupostien hyväksyminen): raha ei liiku ennen kuin työt on sovitusti tehty!

10 Mikä on kunkin korjaushankkeen osapuolen tehtävä? Suurin osa taloyhtiöiden korjaushankkeista tehdään kokonaisurakkana Pääurakoitsija kokonaisurakassa vastaa urakkasopimuksen mukaisen työsuorituksen aikaansaamisesta sovitussa ajassa tilaajalle vastuu perustuu urakkasopimukseen vastaa täysin aliurakoitsijoiden toimista suhteessa tilaajaan

11 Mikä YSE? Yleiset sopimusehdot, nykyiset vuodelta 1998 ei laki Laadittu uudisrakentamiseen, soveltuvat myös korjausrakentamiseen Vaikkei sovellettaisikaan, vaikuttavat alan kauppatapana Kaikista urakan kannalta tärkeistä asioista osattava sopia, koska ei olemassa mitään urakkalakia

12 Miksi turvallisuuskoordinaattori? Kiinteistöliitto

13 Mikä turvallisuuskoordinaattori? Taloyhtiön on nimettävä turvallisuuskoordinaattori hankkeeseen Käytännössä turvallisuuskoordinaattoriksi valitaan rakennuttajan projektipäällikkö tai valvoja, EI URAKOITSIJAN EDUSTAJA Turvallisuuskoordinaattori huolehtii niin työmiesten kuin asukkaiden turvallisuudesta Turvallisuuskoordinaattorin tehtävä on huomioida keskeiset turvallisuustehtävät jo tarjouspyynnössä niin selkeästi, että suunnittelija/urakoitsija voi ottaa ne huomioon tarjousta laatiessaan Ei vähennä urakoitsijan/suunnittelijan vastuuta Taloyhtiön valvottava, että koordinaattori hoitaa tehtävänsä ja että tällä on riittävät toimivaltuudet

14 Ohje 1: Roolipeli Taloyhtiön johdon selvitettävä itselleen, kuka johtaa/vetää projektia (esim. rakennuttajakonsultti, isännöitsijä, hallitus), mikä hankkeessa on hallituksen ja isännöitsijän vastuualuetta ja mikä taas suunnittelijan tai valvojan työsarkaa Hallituksella ja isännöitsijällä oltava näkemys hankkeen eri vaiheista ja visio hankkeen onnistuneesta maaliin saattamisesta Sopijakumppaneiden kanssa tehdään kirjallinen sopimus

15 Tarpeesta toteutukseen Kiinteistöliitto

16 Korjaushanke haltuun KIINTEISTÖNPITO / TARVESELVITYS TAKUU HANKESUUNNITTELU VASTAAN- JA KÄYTTÖÖNOTTO SUUNNITTELU RAKENTAMINEN RAKENTAMISEN VALMISTELU

17 Rakentamisen johtaminen? Rakennuttaminen Taustaselvitykset (lähtötilanne + omistajan tahtotila) Organisointi (kuka tekee mitäkin ja millä valtuuksilla) Rakennuttamistehtävät hankkeen eri vaiheissa Rakentaminen Varsinainen korjaustyönaikainen toiminta

18 TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU Lähtötilanteen arviointi ainakin teknisen kunnon ja talouden osalta Tuloksena laaditaan korjausohjelma tms. josta osakkaat näkevät korjausten ajankohdat ja niiden vaikutukset asumiskustannuksiin

19 TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU Tarveselvityksessä perustellaan muutostarpeet ja hankkeiden tarpeellisuus. Yhtiökokouksessa taloyhtiön hallitus saa valtuudet käsillä olevan hankkeen valmisteluun, eli hankesuunnittelun aloittamiseen.

20 Hankesuunnittelu tärkein vaihe Organisointi Pätevän projektipäällikön valinta Rakennuttamistehtävien hoitaminen Hankesuunnittelu / hankeselvitys Asettaa hankkeelle ajalliset, laadulliset, taloudelliset ja laajuutta koskevat tavoitteet. Vertaillaan soveltuvia korjausvaihtoehtoja Arvioidaan hankkeeseen liittyviä riskejä ja vastatoimia Laaditaan hankkeen viestintäsuunnitelma INFOTILAISUUS Yhtiökokous Hyväksytty hankesuunnitelma (projektiohjelma ja hankeohjelma) ja investointipäätös

21 Ensimmäiseksi valitaan projektipäällikkö eli rakennuttamisesta vastaava Taloyhtiön hallitus valitsee hankkeelle pätevän projektipäällikön yleensä isännöitsijän esityksestä. Projektipäällikkö vastaa rakennuttamistehtävien suorittamisesta ja päätösten valmistelusta tilaajalle, joka tekee AINA lopulliset päätökset. TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

22 Soveltuvista korjausvaihtoehdoista esitellään yhtiökokoukselle käsittelyä ja valintaa varten seuraavat seikat: Hankekustannusarviot Käyttöikäarvio Tekniset ominaisuudet Viranomaisvaatimusten täyttyminen Riskianalyysi ja vastatoimet Toteutustapa ja -aikataulu Työnaikainen turvallisuus ja terveellisyys Rakentamisenaikaiset asumisjärjestelyt Rahoitussuunnitelma sekä vaikutus yhtiövastikkeeseen. TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

23 Ison korjaushankkeen toteutus on pitkä prosessi, jonka läpivientiin on varattava riittävästi aikaa. HANKKEEN VALMISTELU HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN 2 4 kk 3 6 kk 3 6 kk 5 9 kk 8 12 kk Korjaushankkeen urakkamuoto määräytyy yleensä sen perusteella, siirtääkö tilaaja hankkeen tehtävien suoritusvastuun urakoitsijalle hankesuunnittelun (HS) vai toteutussuunnittelun (TS) jälkeen ja missä laajuudessa. Korjaushankkeen hankesuunnittelu on yleensä tilaajan vastuulla urakkamuodosta riippumatta. TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

24 Kokonaishintaisen korjaushankkeen vaiheistus HYVÄT SUUNNITELMAT VÄHEMMÄN LISÄTÖITÄ RIITTÄVÄT LÄHTÖTIEDOT HYVÄT SUUNNITELMAT LAADUKAS TARJOUS Korjaus- tai muutostarve Suunnittelu Urakoitsijan valinta Korjaaminen Takuuaika Suunnittelu- ja valvontasopimus Urakkasopimus SOPIMUKSISSA HUOMIOON?

25 Miksi hankeohjelma laaditaan? Hankeohjelmasta suunnittelija saa käsityksen siitä, mikä on tilaajan tahtotila Ilman hankeohjelmaa suunnittelu ohjautuu suunnittelijan oman näkemyksen mukaan Hyvän hankeohjelman laadintaan on varattava riittävästi aikaa jotta osakkaiden tahtotila saadaan selville! TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

26 Kun yhtiökokouksessa on päätetty korjausvaihtoehdoista ja suunnitteluvaiheen aloittamisesta, projektipäällikkö kokoaa hankesuunnittelun päätökset hankeohjelmaksi, jossa esitetään esim: Korjausvaihtoehdot yksilöitynä Hankekustannusarviot Käyttöikäarvio Toteutusaikataulu ja toteutustapa (urakkamuoto) Suunnittelussa ja urakkalaskennassa huomioitavat osakkaiden valintamahdollisuudet ja omat hankinnat Rahoitussuunnitelma Hankeohjelma on taloyhtiön yhtiökokouksen investointipäätös, joskin vasta urakkakilpailun jälkeen pidettävässä yhtiökokouksessa päätetään lopullisesti hankkeen käynnistämisestä, eli tekee rakentamispäätöksen. TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

27 Suunnittelu tärkeä! Organisointi (valmisteluvaihe) Tarjouspyynnön liitteenä hankesuunnitelma ja suunnitteluohjeet Valitaan pätevät suunnittelijat ja valvojat Sopimukset (tarjouspyyntö tarjous neuvottelu sopimus) Suunnittelun ohjaus Laadukas hankeohjelma johtaa asetettuihin tavoitteisiin tuotetaan tarvittavat asiakirjat

28 Suunnittelun ohjausvaiheen tehtäviä: Suunnittelukokousten järjestäminen ja dokumentointi Suorittaa rakennuttajan turvallisuuskoordinaattorin tehtävät Viranomaislupiin liittyvien toimien valvonta Suunnittelun valvonta Korjaustyönaikaisen asumisen huomioon ottaminen Ratkaisuvaihtoehtojen vertailu TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

29 Riskinarviointi suunnitteluvaiheessa Pätevä suunnittelija osaa (tilaaja edellyttää!) laatia arvion suunnittelun ja rakentamisen aikaisista riskeistä ja vastatoimista Riskeihin voidaan varautua jo suunnitteluvaiheessa ottamalla nämä asiat esille tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tilaaja esittää vaatimukset ja suunnittelijat määrittävät soveltuvat laadunvarmistustoimet. Erityisesti vastatoimien analysointi on riskienhallinnan keskeisimpiä elementtejä.

30 Suunnittelusopimus RT Suunnittelupalvelun tarjouspyyntö. Laatiminen RT Konsulttisopimuksen laadinta RT Konsulttitoimeksiannon tilaus / tilausvahvistus / sopimus RT Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE

31 Varsinainen suunnittelu jakautuu kahteen osaan Tekninen suunnittelu, jossa määritellään korjaushankkeen laatu ja laajuus. Kaupallinen suunnittelu, jossa laaditaan korjaushankkeen toteuttamisen raamit ja urakoitsijan ohjausvälineet. TARVESELVITYS HANKE- SUUNNITTELU SUUNNITTELU RAKENTAMISEN VALMISTELU RAKENTAMINEN VASTAANOTTO JA TAKUU

32 Rakentamisen valmistelu Tarjouspyyntöasiakirjat Urakoitsijoiden kartoitus Valitse kokenut ja osaava urakoitsija Referenssejä (taloyhtiökokemus!) RALA-pätevyys tai muuten tunnettu luotettava kumppani. Urakkaneuvottelut Yleensä 2-3 urakoitsijaa Osakkaiden lisä- ja muutostyöt jne. INFOTILAISUUS Yhtiökokous Urakkasopimuksen allekirjoitus

33 Hankekohtaiset asiakirjat A. Tekniset asiakirjat Sopimuspiirustukset Työselostukset Selostukset Turvallisuus- ja terveellisyysselvitykset Purku- ja suojauspiirustukset Laatuvaatimukset Tekniset asiakirjat (piirustukset, työselostukset ym.) B. Kaupalliset asiakirjat Sopimus YSE 1998 Urakkaohjelma Urakkarajaliite Tarjouspyyntökirje Tarjouslomake Turvallisuusasiakirja Yksikköhintaluettelo (lisä- ja muutostöiden varalle)

34 Urakka-asiakirjojen rakenne Kiinteistöliitto

35 Rakentamisen valmistelu, osa2 Purkutöiden, suojausten ja käytönaikaisen asumisen huomioon ottaminen tarjouspyyntöasiakirjoissa Urakkaneuvotteluiden käyminen ja dokumentointi Osakkaiden lisä- ja muutostyöt Maksuerätaulukoiden, vakuutusten yms. tarkastaminen Tarjouspyyntö taloudellisesti vakaille ja riittävän liikevaihdon omaaville yrityksille Pyri valitsemaan pääurakoitsijaksi rakennusliike

36 Rakentamisen valmistelu, osa3 Viestintäsuunnitelman tarkistus rakentamisvaiheen osalta Kulkuluvat ja kulkulupaluettelo sekä veronumerot Lisä- ja muutostöiden hallinta (kuka päättää ja miten tehdään) Työmaan yleisistä toimintatavoista sopiminen (urakkaohjelma) Projektipäällikkö laatii rakentamispäätösesityksen, josta muistio yhtiökokouskutsun liitteenä. Yhtiökokous päättää rakentamisen aloittamisesta.

37 Valvonta korjaushankkeessa Hyvän lopputuloksen varmistamiseksi tulee jokaiseen korjaushankkeeseen luoda toimiva valvontaorganisaatio. Valvontasuunnitelmaan ja dokumenttien hallintaan tulee kiinnittää erityistä huomiota Valvojien valinta tehdään yleensä suunnitteluvaiheessa. Valvojan valinta/kutsuminen (hallitus hyväksyy) Valvojan valtuuksista päättäminen (hallitus päättää) Valvojan sopimuksen laatiminen

38 Urakkasopimus Urakoitsijan kanssa tehdään aina kirjallinen sopimus RT Rakennusurakkasopimuksen laatiminen RT Pienurakkasopimuksen laatiminen, talonrakennustyöt

39 Valvontasopimus RT Valvontasopimuksen laatiminen RT Talonrakennustyön työmaavalvonnan tehtäväluettelo RT Talotekniikkatöiden valvonnan tehtäväluettelo RT Rakennustyön valvontasopimus RT Talotekniikkatöiden valvontasopimus

40 Rakentaminen Aloituskatselmus/kokous Luovutetaan rakennusalue urakoitsijalle Varmistetaan aloitusedellytykset Sovitaan käytännön järjestelyistä Todetaan avoimien asioiden tila Rakennusvalvonnan aloituskokous Vastaava työnjohtaja (VTJ) kutsuu kokoon Laadunvarmistusasiat Ketkä edustavat taloyhtiötä jne. Työmaakokoukset Osapuolien tärkein edunvalvontakokous! Valvoja valvoo taloyhtiön etuja Loppukatselmus

41 Vastaan- ja käyttöönotto Aikataulutus Ennakko-, vastaanotto- ja jälkitarkastus Taloudellinen loppuselvitys Käyttöönoton opastus Hankeselvitys osakkaille Takuuajan jälkeisten korjausten vastuuttaminen

42 Takuu (YSE 74 ) Rakennusurakan yleisten sopimusehtojen (YSE 1998) mukaan urakoitsija vastaa niistä virheistä ja puutteista, jotka tulevat ilmi takuuaikana ja ovat sellaisia, että ne voidaan katsoa urakoitsijan vastattaviksi virheiksi ja puutteiksi. Takuuaika kestää 2 vuotta.

43 Tilaajan / rakennuttajan velvollisuuksia Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998) Tiedonantovelvollisuus Sopimusosapuolten on voitava luottaa toisen osapuolen antamiin tietoihin (urakoitsijoilla vastaavasti selonottovelvollisuus) Myötävaikutusvelvollisuus Luvat, suunnitelmat, hankinnat, katselmukset jne. Maksuvelvollisuus (päävelvollisuus) Valvoja tarkistaa laskun sopimuksenmukaisuuden ja tehdyn työn, mutta laskun hyväksyy tilaaja tai tämän valtuuttama edustaja Muut YSEssä täsmennetyt velvollisuudet, kuten valvonta-, laadunvarmistus-, työmaanjohto- ja vakuudenantovelvollisuus

44 Yhteenveto Panosta lähtötilanteen selvittämiseen Aina hankkeen organisointi Pätevän henkilöstön hankinta (MRL 119 ) Toimeksiannon selkeys ja yksiselitteisyys Sopimusten sisältöön kiinnitettävä huomiota Hankesuunnitteluvaiheessa kannattaa vertailla soveltuvia vaihtoehtoja Suunnittelun ohjaukseen kannattaa panostaa Panosta asukasviestintään ja valvontaan Huoltokirja käyttöön!

45 Taloyhtiö tilaajana Kiinteistöliitto

46 Metsään meni Millaisia vahinkoja taloyhtiöille on sattunut? Valittu väärä urakoitsija Urakkaa ei ole valvottu Hyväksytty väärä hinta -> lisätyö Korjauksissa viivytelty Remonttitarjouksia ei ole pyydetty tai pyydetty vääriltä urakoitsijoilta Avustuksia ei ole haettu Lähde: Colemont

47 Kumppaneiden valinta ja kilpailuttaminen

48 Kilpailuttamisessa huomioitava Reilun pelin pelisääntöjä noudatettava Urakoitsijoita kohdeltava tasapuolisesti ja noudatettava tarjouspyynnössä ilmoitettuja valintaperusteita Tinkimiskierros ei kuulu reiluun rakennuttamiseen Yleisiä taloyhtiöiden valintakriteerejä ovat urakan hinta, urakoitsijan pätevyys, referenssit, toimituskyky sekä resurssit Syytä selvittää myös urakoitsijoiden luottotiedot Taloyhtiön ei kuitenkaan pidä sitoutua noudattamaan rakennusalan urakkakilpailun periaatteita (RT ) Periaatteet mm. velvoittavat valitsemaan halvimman tarjouksen ja kieltävät tinkimisen

49 Kilpailuttamisessa huomioitava KKO 1999:48: kun tarjouspyynnössä oli sitouduttu noudattamaan rakennusalan urakkakilpailun periaatteita, johti hintaneuvottelukierros vahingonkorvausvastuuseen Jos halutaan muutoin noudattaa em. periaatteita, mutta valita työhön taloyhtiön mielestä parhaiten sopiva urakoitsija, tulee tarjouspyyntöön yhtiön edun nimissä selkeästi kirjata, että Tilaaja pidättää oikeuden valita kokonaistaloudellisesti parhaan / edullisimman urakoitsijan.

50 Ohje 2: Ei iltalypsyä Ns. tinkimiskierros ei ole reilun pelin hengen mukaista rakennuttamista ja johtaa vain siihen, että urakoitsija keksii korjauksen aikana kaikenlaista urakkaan kuulumatonta ja pyrkii laskuttamaan näistä töistä taloyhtiötä lisätöinä

51 Urakkakilpailutuksen järjestäminen Hallitus tekee tarjouspyynnöt riittävälle määrälle (yleensä 3-5) päteviä ja sopivia urakoitsijoita Hallitus yhdessä projektipäällikön kanssa päättää keneltä tarjoukset pyydetään, käytännössä projektipäällikkö kokoaa tarjouspyyntöasiakirjat ja hallitus hyväksyy ne Tarjouspyynnössä asetetaan määräaika tarjousten antamiseen Tarjouspyynnössä määritettävä myös riittävän pitkä tarjousten voimassaoloaika, jotta urakkaneuvottelut ehditään käydä ja valinta tehdä tarjousten voimassa ollessa

52 Urakkakilpailutuksen järjestäminen Tarjouspyyntöön otetaan maininta YSE 1998 soveltamisesta kirjataan mahdolliset YSE-ehdoista poikkeamiset, jotta urakoitsijat voivat huomioida ne tarjouksessaan Tarjouspyynnössä pyydetään yksikköhinnat ajatellen osakkaiden mahdollisesti teettämiä omia lisä- ja muutostöitä (eivät kuulu yhtiön urakkaan) velvoitetaan urakoitsija käymään työmaalla ennen tarjouksen antamista otetaan huomioon mm. työturvallisuussäännökset ja rakennusalan tiedonantovelvollisuutta ( ) koskevat säännökset urakoitsija määritettävä päätoteuttajaksi maininta, jos sitovan sopimuksen halutaan syntyvän vasta urakkasopimuksen allekirjoituksella

53 Urakkakilpailutuksen järjestäminen Neuvottelut käydään yleensä 2-3 parhaiten tarjouskriteerit täyttäneen urakoitsijan kanssa Neuvotteluissa on varmistettava, että urakoitsija on ymmärtänyt tarjouspyyntöasiakirjojen sisällön Jos esimerkiksi halvimman ja toiseksi halvimman tarjouksen ero on yli 20 %, on tarkkaan selvitettävä, pitääkö tarjous varmasti sisällään kaikki yhtiön tarjouspyynnössä määrittämät asiat Jos valintakriteerinä halvin hinta, neuvottelut yhden kanssa kerrallaan

54 Ohje 3: Marssijärjestys urakoitsijan valinnassa A) Yhtiökokous valtuuttaa hallituksen käymään neuvottelut ja tekemään päätöksen urakoitsijan valinnasta tai B) Hallituksella valtuudet käydä neuvottelut, mutta lopullinen päätös urakoitsijan valinnasta tapahtuu yhtiökokouksessa

55 Kilpailutus ja tilaajavastuulaki Tilaajalla (esim. taloyhtiö) velvollisuus selvittää, onko urakoitsija täyttänyt yhteiskunnalliset velvoitteensa Poikkeus: jos sopimussuhteen arvo alle euroa (alviton hinta) Selvitykset saa ilmaiseksi esim. tilaajavastuu.fi palvelusta Pyydettävä sopimuskumppanilta jo ennen sopimuksen tekemistä selvitykset saavat olla max 3 kk vanhoja jos sopimus voimassa yli 12 kk, pyydettävä todistukset veroista ja eläkemaksuista aina 12 kk:n välein selvitykset säilytettävä 2 vuotta urakan päättymisestä Laiminlyöntimaksu rakennustoiminnassa euroa

56 Ohje 4: Luotettava kumppani? Taloyhtiö edellyttää tarjouksenantajilta tilaajavastuulain mukaisia tietoja jo kirjallisessa tarjouspyynnössä Taloyhtiö valikoi urakkaneuvotteluihin vain sellaiset tarjouksentekijät, joiden tilaajavastuutiedot ovat kunnossa Urakkasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä tarkistetaan vielä tilaajavastuutiedot sekä liitetään tilaajavastuuraportti urakkasopimukseen Pitkäkestoisessa sopimuksessa muistettava tarkastaa vuoden välein eläkevakuutus- ja verotiedot Säilytetään asiakirjoja 2 vuotta urakan päättymisestä

57 Sopimusvapaus vallitsee Miten urakkasopimus syntyy?

58 Tarjouspyyntö tarjous sopimus Tarjoukseen saadaan hyväksyvä vastaus = sitova urakkasopimus Yhtiön edun mukaista sopia, että sitova sopimus syntyy vasta urakkasopimuksen allekirjoittamisella (maininta tarjouspyynnössä) Antamalla tarjouksen urakoitsija sitoutuu suorittamaan tarjouspyynnössä määritellyn työn ilmoittamallaan hinnalla Huolella laaditut suunnitelmat -> myöhemmin vähemmän lisätöitä Jos tarjouspyynnössä varattu määräaika tarjousten jättämiselle, sitovuus alkaa määräajan päätyttyä Tämän jälkeen tarjouksen peruuttaminen ei enää mahdollista

59 Tarjouspyyntö tarjous sopimus Valitettavan tyypillistä, että urakoitsija poikkeaa tarjouksessaan tarjouspyynnössä määritetyistä ehdoista Tarjoukset saatava vertailukelpoisiksi (neuvottelut) Taloyhtiön kannalta tärkeää selvittää poikkeamat urakkaneuvotteluissa Virheellinen tarjous sitoo tarjouksen tekijää, jollei tilaaja ole huomannut / ei olisi pitänytkään huomata virhettä Taloyhtiöllä tiedonantovelvollisuus, urakoitsijalla selonottovelvollisuus

60 KKO 2007:5: Epäselvät tarjouspyyntöasiakirjat Urakoitsija oli urakkatarjousta tehdessään valinnut tilaajan rakennusselostuksessa mainituista kahdesta vaihtoehdosta halvemman Rakennuttaja oli tarkoittanut kalliimpaa Suunnitteluasiakirjojen ja niihin liittyvän urakkaneuvottelun perusteella urakoitsija oli tarjousta tehdessään voinut perustellusti lähteä liikkeelle siitä, että kaksi vaihtoehtoa Urakoitsijalla oikeus korvaukseen kalliimman vaihtoehdon toteuttamisesta = lisätyö, jonka urakoitsija sai laskuttaa tarjouspyyntöasiakirjat oltava selkeät ja yksiselitteiset

61 Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus Urakkatiedot Rakentamispalvelun tilaajan (taloyhtiön) velvollisuutena ilmoittaa Tehtävä voidaan sopimuksin siirtää esim. rakennuttajakonsultille Rakennustyömaan urakkatietoina annetaan tietoja ilmoittajasta, urakoitsijasta ja urakasta Muun muassa työmaatiedot ja urakkaa koskevat tiedot (laskutettava määrä, ennakkomaksu, urakkasumma, urakan alku- ja loppupäivä) Ilmoitettava kuukausittain Työntekijätiedot Ilmoitusvelvollisuus päätoteuttajalla, pääasiallista määräysvaltaa käyttävällä työnantajalla tai näiden puuttuessa rakennuttajalla Urakkasopimuksessa urakoitsija on syytä nimetä päätoteuttajaksi Ilmoitettava kuukausittain Ilmoitusvelvollisuutta ei, jos sopimuksen arvo (ilman arvonlisäveroa) on tai alle

62 Ohje 5: Pilkkua saa ja pitää viilata Kaikista urakan kannalta tärkeistä asioista osattava sopia Projektipäällikön osaamista kysytään: Osaava vetäjä korjaushankkeen ruorissa on välttämättömyys

63 Korjaushankkeen läpivienti päätöksenteon näkökulmasta Asia, jonka hoitamiseen ei voi palkata ammattilaista!

64 Toimivalta hallituksen ja yhtiökokouksen välillä Hallitus valmistelee asiat yhtiökokoukselle, hoitaa kilpailutukset ja urakkaneuvottelut yhtiökokousten valtuutuksien rajoissa sekä panee täytäntöön yhtiökokouksen päätökset Yhtiökokous tekee kaikki isot päätökset: päättää hankesuunnittelun ja suunnittelun aloittamisesta, varsinaisesta toteutukseen ryhtymisestä ja asettaa raamit ja periaatteet hankkeelle sekä sen sisällölle Enemmistöpäätös pääsääntönä

65 Kustannusten jakautuminen osakkaiden kesken Pääsääntö: kaikki osakkaat osallistuvat yhtiöjärjestyksen vastikeperusteen mukaisesti sekä kunnossapitoon että uudistuksiin Katetaanko hoito- vai pääomavastikkeella? Mitä YJ sanoo? Onko peruste sama vai eri? Onko kertoimia? Poismaksuoikeus? AOYL:n olettamasäännös siitä, mitä pääomavastikkeella katetaan Hankesuunnittelusta lähtien kustannukset menee samalla vastikkeella! Maksuvelvollisuuden muuttaminen saattaa tulla sovellettavaksi (esim. hyvitys, tasajako)

66 Tärkeä huomioida jo hankkeen alussa Onko huoneistoissa tehty kunnossapito- tai muutostöitä, joiden takia osakkaita pitää AOYL:n mukaan hyvittää joudutaan poistamaan tai palauttamaan osakkaan lisärakenteita tai sisustuksellisia lisäyksiä Vain perustaso ennallistetaan yhtiön kustannuksella, muutostyötaso osakkaan kustannuksella Kuinka moni osakas aikoo teettää lisä- ja muutostöitä korjaushankkeen yhteydessä Urakkaan sisällytetään vain sellaisia töitä, jotka tehdään kaikille samantasoisina yksikköhinnat selvitettävä tarjouspyynnössä yksilöllisten pinnoite- ja kalusteratkaisujen käsittely Laadun nostamisesta kukin osakas sopii suoraan urakoitsijan kanssa

67 Päätökset yhtiökokouksissa 1. Yhtiökokous: Päätös hankesuunnittelusta + rahoitus Mitä tehdään, mitkä tavoitteet 2. Yhtiökokous: Päätös hankeohjelman hyväksynnästä (korjausvaihtoehdot), toteutussuunnitteluvaiheen aloittamisesta + rahoitus Miten tavoitteet toteutetaan 3. Yhtiökokous: Päätös hankkeen toteuttamisesta (rakentamispäätös) + rahoitus (+ urakoitsijan valinta) Mahdolliset hyvitysperiaatteet Huoneistokohtaisten lisä- ja muutostöiden toteuttamisperiaatteet 4. Yhtiökokous: Taloudellinen loppuselvitys Infotilaisuus ennen yhtiökokousta: asian esittely sulattelu päättäminen

68 Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen (päätös hankkeen toteuttamisesta) Asunto Oy Mallitalo Mallikatu Mallila KUTSU YLIMÄÄRÄISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN Aika: Keskiviikko kello Paikka: Taloyhtiön saunaosasto Mallikatu 5, Mallila Kokouksessa käsitellään: 1) Päätetään yhtiön kylpyhuoneiden saneeraamisesta. Hallitus esittää, että päätetään kylpyhuoneiden saneeraamisesta infotilaisuudessa ja tämä kokouskutsun liitteessä (liite 1) esitetyllä tavalla. Hankkeen toteutusta varten päätetään antaa hallitukselle valtuudet ottaa enintään euron laina sekä hakea ja pantata riittävä määrä panttikirjoja em. lainan vakuudeksi. Päätetään osakkaiden vastikeosuuksista, jotka määräytyvät yhtiöjärjestyksen mukaan. Laskettuna eurolla vastikeosuus on 90 euroa/m² ja pääomavastikkeen suuruus on 0,75 euroa/m²/kk. Lainaosuuksien poismaksuoikeus on yhtiöjärjestyksessä esitetyllä tavalla ja lainaosuus on mahdollista maksaa pois hallituksen määräämänä ajankohtana sen jälkeen, kun hanke on saatettu loppuun ja kustannusosuudet varmistuneet. Päätetään valtuuttaa hallitus kilpailuttamaan ja valitsemaan urakoitsija, tekemään tarvittavat urakka- ja muut sopimukset. 2) Päätetään lainanlyhennysrahaston perustamisesta Päätetään perustaa lainanlyhennysrahasto ja rahastoida enintään tilikauden aikana tapahtuneet lainanlyhennykset lainanlyhennysrahastoon. Valtuutetaan hallitus päättämään täsmällinen rahastoitavien lainanlyhennysten määrä. ASUNTO OY MALLILA Hallitus

69 Ohje 6: Päätökset kertaheitolla pakettiin 1. Varsinaisen kunnossapitotoimen/uudistuksen toteuttamispäätös (+ urakoitsijan valinta) 2. Hankkeen rahoituspäätös Lainanottovaltuudet hallitukselle (enintään xxxx euroa) Vakuudet pankille (kiinnitysten hakeminen, panttaussuostumus) 3. Päätös vastikeosuuksista ja kertasuorituksista Millä tavalla osakkeenomistajat ovat velvollisia maksamaan vastiketta päätetyn kunnossapitotoimen/uudistuksen rahoittamiseksi Milloin osakkaat voivat maksaa huoneistokohtaisen osuuden pois (hankeosuus vai lainaosuus) 4. Päätös hallituksen valtuuttamisesta jatkotoimiin tarvittavassa laajuudessa 5. Päätös tarvittavien rahastojen perustamisesta 6. Muuta?

70 Urakanaikaisia/ takuuaikaisia huomioita

71 Urakanaikaisia/takuuaikaisia huomioita Korjaushankkeen aikainen vakuutusturva kuntoon Työmiehiä ei näy työmaalla -tilanteen estäminen riittävillä viivästyssakoilla -> otetaan sopimuksessa huomioon Maksuposti sovittava takapainotteisesti Viimeinen maksuposti maksetaan ja rakennusajan vakuus vapautetaan vasta sen jälkeen kun kaikki sovitut työt ja korjaukset on hyväksytysti tehty Hallitus tekee yhtiökokoukselle lopputilityksen hankkeesta Viimeistään päätetään osakkaiden vastikeosuuksista ja kertasuorituksista

72 Urakanaikaisia/takuuaikaisia huomioita Reklamointi (= virheilmoitus) viivytyksettä ja aina kirjallisesti Pääurakoitsija vastaa aliurakoitsijasta (kokonaisurakka) Takuuajan vakuuden vapautuminen pitää estää, jos taloyhtiöllä vaatimuksia urakoitsijalle Takuuaikana virheen korjaamista koskevien vaatimusten esittäminen helppoa takuuajan jälkeen erittäin haasteellista Näyttötaakan jakautuminen takuuaikana ja takuuajan jälkeen erilainen Asiantuntijan puoleen kääntyminen ajoissa

73 Ohje 7: Pidä puolesi taloyhtiö Vastaanotto- ja takuutarkastuksissa kirjattava virheet pöytäkirjaan sekä sovittava Kuka tekee? Mitä tekee? Milloin tekee? Miten tsekataan, että sovitut asiat tehty?

74 Metsään meni mutta ei mene enää Miten alussa mainitut vahingot olisi voitu välttää? Valittu väärä urakoitsija Taloyhtiöllä oltava selvät valintaperusteet, ei tuijoteta pelkkää hintaa Selvitetään urakoitsijan referenssit ja taustat, mm. luottotiedot, huolella Urakkaa ei ole valvottu Hankitaan ammattilainen valvojaksi Ei valvota itse vahinkoriski kasvaa merkittävästi

75 Metsään meni mutta ei mene enää Miten alussa mainitut vahingot olisi voitu välttää? Hyväksytty väärä hinta -> lisätyö Hyvät suunnitelmat paremmat tarjoukset ennakoitava hinta ja vähemmän riitoja Korjauksissa viivytelty Yhtiön vastuun selvittäminen yksittäisissä korjauksissa ajoissa Suunnitelmalliseen kiinteistönpitoon panostaminen

76 Metsään meni mutta ei mene enää! Miten alussa mainitut vahingot olisi voitu välttää? Remonttitarjouksia ei pyydetty tai pyydetty vääriltä urakoitsijoilta Kilpailutetaan urakka Kohdennetaan tarjouspyynnöt vain päteville ja sopiville urakoitsijoille Hallitus paneutuu myös itse potentiaalisten urakoitsijoiden kartoittamiseen Avustuksia ei ole haettu Ennakoidaan - selvitetään ja haetaan avustukset Hallituksen hyvä varmistaa, että avustukset todella haettu

77 Kiitos!