TIEDOSTA TOIMEEN: JULKISHALLINNON TIETOJOHTAMINEN 2030

Transkriptio

1 TIEDOSTA TOIMEEN: JULKISHALLINNON TIETOJOHTAMINEN 2030 TIETOJOHTAMINEN MaTi-HANKKEESSA LOPPURAPORTTI JA TYÖRYHMÄN PUHEENVUORO Nina Salmenkaita, Peter Soinu, Tiina Soininen, Timo Hakala, Anniina Heinikangas, Riikka Järvinen

2 SISÄLLYS Lukijalle 3 Maakuntien tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus -hankkeen loppuraportti 3 1. Johdanto 3 2. Yhteenveto MAKU-tietomallityön vaiheista ja oppimiskokemuksista 8 3. Tietojohtamisen nykytilanne 24 MAKU-työryhmän puheenvuoro Tietopolitiikka suunnannäyttäjänä Ilmiöpohjaisuus ja ihmiskeskeisyys tietojohtamisen viitekehyksenä Suositukset Yhteenveto ja pohdinta Termit ja määritelmät Lähdeluettelo 68 Liitteet Kuvaluettelo 2

3 Lukijalle Maakuntien tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus -hanke (MaTi-hanke) käynnistettiin elokuussa 2018 ja se eteni suunnittelusta pilotointivaiheen kynnykselle. Hanke pysähtyi sote- ja maakuntauudistuksen raukeamiseen Vimana Oy veti hanketta ja tekemiseen osallistuivat useat eri toimijat niin maakunnista kuin valtion ministeriöistä ja virastoista. Tähän dokumenttiin on koottu oleelliset löydökset erityisesti hankkeen MAKU-työryhmän työstä. Tämä dokumentti koostuu kahdesta osiosta: Ensimmäinen osio on hankkeen loppuraportti ja toinen osio MAKU-työryhmän jäsenten puheenvuoro kansallisen tietojohtamisen edistämisen puolesta. Maakuntien tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus - hankkeen loppuraportti 1. Johdanto Tässä loppuraportissa kuvataan Maakuntien tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus -hankkeessa (MaTi-hanke) tehty tietojohtamiseen liittyvä sisällön määrittely toiminnallisista tarpeista. Kyse on maakuntajärjestäjän (MAKU) tietomallityöstä, joka sisältää muun kuin sosiaali- ja terveydenhuollon (SOTE) toimintojen käsitteistön, tietorakenteiden ja tietovarantojen kuvaamisen. Tässä dokumentissa kuvataan, miten MAKU-tietomallityössä valmisteltiin ratkaisuja järjestäjän tietotarpeisiin sekä tietojohtamisen kehittämiseksi lokakuun 2018 ja huhtikuun 2019 välisenä aikana. Loppuraportin nykytilan kuvauksessa käydään läpi tiedolla johtamista ja tiedon hyötykäyttöä etenkin nykytilanteessa havaittujen ongelmien näkökulmasta. Loppuraportin tärkein anti on siinä, että se suosittelee vaihtoehtoisia toimintamalleja tietojohtamista edistävän työn jatkamiseksi sekä nykytilanteen ongelmien ratkaisemiseksi. Yhteenvedon tausta Sote- ja maakuntauudistus raukesi pääministeri Juha Sipilän hallituksen eronpyyntöön. Tästä seurasi, että sote- ja maakuntauudistuksessa tehty valmistelu keskeytyi. Tämän jälkeen aloitettiin valtiovarainministeriön laatimien ohjeiden mukainen projektin hallittu alasajo. Uudistusta koskeva työ kohdistui maaliskuun 2019 puolivälistä eteenpäin maakuntien esivalmistelun ja ICTvalmistelun päättämiseen, tehdyn työn dokumentointiin, käytettyjen avustusten raportointiin ja muuhun uudistusta välittömästi koskevan valmistelutyön hallittuun alasajoon

4 Tässä loppuraportissa päätetään sote- ja maakuntauudistuksessa tehty MAKU-tietomallityö. Loppuraportissa kuvataan MAKU-tietomallityön vaiheet, nykytilanne, tietopolitiikka, ilmiöt ja ihmiskeskeisyys tietojohtamisen viitekehyksenä ja suositukset. Valtiovarainministeriö ohjeisti dokumentoimaan kaiken tietojohtamiseen liittyvän työn erityisen tarkasti. Raportissa on yhdistetty MAKU-tietomallityön löydöksiin tietoa useista muista samoja teemoja käsittelevistä selvityksistä ja raporteista. Tärkeimpiä taustamateriaaleja ovat olleet valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro Uudistuva, vakaa ja kestävä yhteiskunta, Valtioneuvoston selonteko tietopolitiikasta ja tekoälystä sekä Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa -väliraportti. Tavoitteena hallittu siirtymä tulosohjauksesta tiedolla johtamiseen Hyvä ja tehokas julkinen hallinto luovat edellytyksiä yhteiskunnan ja talouden kehitykselle. Meneillään oleva hallinnon digitalisointi antaa tähän hyviä eväitä. Tieto ja tiedon arvoa luova merkitys korostuvat digitalisoinnin edetessä. Oikean sekä ajantasaisen eli laadukkaan tiedon tarve nouseekin vaatimukseksi julkisen hallinnon kehittämiselle. Tätä tuetaan muun muassa tietopolitiikan keinoin yhdenmukaistamalla kerätyn tiedon tallentamistapoja sekä pyrkimällä sujuvoittamaan eri toimijoiden välistä tiedon vaihtoa, niin eri tietovarantojen kuin rekisterienkin välillä. Tiedolla johtamisen päämäärä on tukea organisaation strategian toimeenpanoa ja toteutumista. Tuloksekas tiedolla johtaminen edellyttää organisaation tietoprosessin suunnittelemista ja sen järjestelmällistä kehittämistä. Tiedolla johtamisen käsite kytkeytyy tiiviisti tiedon johtamiseen ja hallinnointiin. Tiedon johtamisella tarkoitetaan järjestelmien suunnittelemista ja rakentamista siten, että varmistetaan tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys tiedon koko elinkaaren aikana. Tiedon hallinta tarkoittaa edellä mainittujen asioiden varmistamista tietoprosessin näkökulmasta. Hallinnalle olennaisia määreitä ovat muun muassa linjaukset, työohjeet ja menetelmät. Tarkempaa tietojohtamisen käsitteistöä on avattu hyvin suomalaisessa asia- ja ontologiasanastossa

5 Yhteisten käsitteiden käyttö ja ymmärtäminen auttavatkin hyvin vuoropuhelua eri toimijoiden välillä, jolloin sekaannusten määrä vähenee oleellisesti. Valtionhallinnossa on tavoitteellisesti edistetty tiedolla johtamista vuoden 2011 hallitusohjelmasta 3 alkaen. Hallitusohjelmassa todettiin, että: Julkisen sektorin tuottavuutta lisätään hyödyntämällä nykyistä tehokkaammin tiedolla johtamista, yhteensopivia tietojärjestelmiä ja kokoamalla julkishallinnon tietohallintoa ja hankintojen rahoitusta yhteen. Lisätään julkishallinnon tietojen yhteiskäyttöä. Lisäksi Valtionvarainministeriön virkamiespuheenvuorossa 4 linjataan vahvasti tiedolla johtamisen käytänteiden tuomista pysyväksi osaksi julkista hallintoa: Tavoitetilassa tiedolla johtaminen on vakiintunut johtamis- ja toimintatapa, jota sovelletaan laajasti koko julkisessa hallinnossa. Tiedolla johtamisen tulisikin laajentua useille hallinnon eri tasoille. Nykyisin tiedolla johtaminen nähdään hyvin usein vain organisaation ylintä johtoa hyödyttävänä toiminnan ohjaamisen työkaluna. On kehitetty joko vapaaehtoisesti tai pakosta erilaisia johdon työpöytiä tai vastaavia teknisiä ratkaisuja. Joissakin hyvin edistyneissä organisaatioissa on jo päästy pidemmälle ja tiedolla johtamista on viety myös käytännön päivittäiseen toimintaan. Onkin oleellista ymmärtää, että tiedolla johtamista tapahtuu kolmella eri tasolla: strategisella, taktisella ja operatiivisella. Tiedolla johtamisen päämäärä on tukea organisaation strategian toteutumista. Monet toimintaa varjostavat riskit pienenevät, kun organisaatio tuntee sille olennaisen datan ja hallinnoi tätä kuten muitakin arvokkaimpia voimavaroja. Toiminnan sekä kustannus- että resurssitehokkuuden kehittäminen onnistuu varmimmin, kun organisaation päätöksenteko perustuu riittävän laadukkaaseen tietoon. Laadukkuus tarkoittaa, että tieto on kattavaa, oikea-aikaista, kyllin tarkkaa, oikeellista ja johdonmukaista. Tiedolla johtamisessa käytettävä tieto ei sisällä kriittisiä virheitä, kun mittariston laskennat on toteutettu oikein ja datalähteet ovat kunnossa. Tiedolla johtaminen ei siis tarkoita yksinomaan raporttien ja ennusteiden laatimista tai tällaisten hyötykäyttöä organisaation johtamisen tukena. Ei liioin riitä, että tietoa hyödynnetään päätöksiä tehtäessä, sillä tiedon on oltava käytettävissä suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa. Tuottava ja vaikuttava tiedolla johtaminen edellyttää onnistuneiden teknologiavalintojen ja riittävän tiedonhallintaosaamisen ohella toimivia liiketoimintatiedon hallinnan prosesseja sekä tehokasta vuorovaikutusta tiedon hyötykäytön ekosysteemissä. Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa on tunnistettu, missä ja miten mitattava tieto syntyy. Merkityksellistä tietoa käytetään päätöksenteon tukena. Organisaation työntekijät kaikilla organisaatiotasoilla ovat tietoisia tiedon merkityksestä. He saavat työtehtävissään tarvitsemansa tiedon vaivattomasti ja oikea-aikaisesti. Ennakoivan toiminnan ja palvelujen johtamisen tarve korostuu nykypäivänä. Tämä lisää tiedon tarvetta. Julkishallinnon on kyettävä reagoimaan ja ohjaamaan toimintaa tarvittaessa hyvinkin nopeasti. Osa asukkaille tuotettavista palveluista on hyvin herkkiä taloussuhdanteille ja

6 ennakointitiedon merkitys on esimerkiksi kasvupalveluille suuri. Julkishallinnon suunnitelmallisuutta helpottaa se, jos ennalta nähdään, mitä on tapahtumassa. Tällä hetkellä yleisempää on selvittää tapahtumakulkuja reaktiivisesti eli tutkia, miten päädyttiin johonkin tilanteeseen. Tiedon hyödyntäminen luo arvoa. Tietotalouden arvoketjujen ja asiantuntijatyöskentelyn tehostaminen tai datan kaupallinen hyödyntäminen eivät nykyisin ole mahdollista ilman laadukasta ja eheää tietoa. Tämä tarkoittaa, että tietoa käsitellään ja tallennetaan yhtenäisten periaatteiden mukaisesti päätetään esimerkiksi, ettei tietojen yhdistelyä tehdä manuaalisesti. Muotovirheistä aiheutuvat datan sisäiset ristiriidat heikentävät tiedon laatua ja sen luettavuutta. Laatuongelmat aiheuttavat herkästi väärintulkinnan mahdollisuuksia, jotka kertautuvat tietoa uudelleen käsiteltäessä. Ilman luottamusta tiedon hyödyntäminen ja arvonluonti eivät onnistu. Samassa ekosysteemissä toimivilla organisaatioilla on oltava yhteinen näkemys siitä, mikä on tiedon merkitys. Operatiivisessa toiminnassa syntyvä ja ulkoisista lähteistä kerättävä tieto on ihannetilanteessa julkishallinnon eri organisaatioiden suurin yhteinen nimittäjä. Ekosysteemin sisällä luottamus rakentuu sille perustalle, että toimijoilla on jaettu tarve onnistua poliittisissa ja strategisissa tavoitteissaan. Tiedon hyötykäyttö on järjestetty siten, että se tukee täysipainoisesti eri organisaatioiden tekemistä; saadaan yhdestä luukusta tietoa siitä, miten Suomella menee. Yhteinen näkemys tiedon merkityksestä on olennainen taustatekijä myös palvelukehitykselle ja asiakastyytyväisyyden toivotun tason saavuttamiselle. Onnistunut palvelukokemus rakennetaan julkishallinnossakin varmimmin kattavan ja oikeellisen paikka-, tuote- ja asiakastiedon päälle. Eräs MAKU-mittaristotyöpajaan osallistunut totesi: Kun asiakastyytyväisyys on hyvä ja läpimenoajat kunnossa, silloin palvelun tietää toimivan. Osa asukkaille tuotettavista palveluista reagoi herkästi taloussuhdanteisiin. Siksi ennakointitietoa on kyettävä tuottamaan päätöksenteon tueksi. Ennakointiajan pituus vaihtelee tarpeen mukaan. Esimerkiksi Työ- ja elinkeinoministeriön arvion 5 mukaan reagointiaika havaittuun laskevaan taloussuhdanteeseen on noin 6 kuukautta. Tänä aikana pitäisi varautua suhdannekääntymään ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Valtion ohjaus ei saa olla pirstaloitunutta, vaan sen pitää olla toiminnan kannalta yhteen sovitettua ja viestinnän osalta yhtenäistä. Arkinen esimerkki on kuvaava. Jos meillä on viisi ämpäriä täynnä variksenmarjoja ja mansikoita, on tiedettävä, mitkä ämpärit saa myytyä parhaimmalla hinnalla. Nämä parhaat ämpärit ja niiden sisältö synnyttävät kansantalouteen vaurautta. Tietojohtaminen ja kansallinen vertailutieto auttavat julkishallinnon organisaatioita tunnistamaan asiat, joissa kaikkien alueiden ja organisaatioiden on yhdessä onnistuttava. Valtiovarainministeriö toteaa virkamiespuheenvuorossaan 6, että tarkastelun painopiste on vaihdettava kustannusten seurannasta palveluiden vaikutusten seurantaan. Vaikuttavuuteen on päästävä kiinni mittarin tai muun keinon avulla, ajantasaisesti ja luotettavasti. Voimavarojen käytön tehokkuutta on kyettävä havainnoimaan ja todentamaan. Raportoinnissa on vähennettävä sitä, että seuraamme peruutuspeilistä, miten meillä menee. Hyödyntäjän näkökulmasta olennaista myös tiedontuotantoon liittyvien toimintojen yksinkertaistaminen. Monimutkaisuus, liittyipä se työtapoihin tai työvälineisiin, generoi herkästi virheitä ja laatuongelmia. Mittareita on oltava järkevä määrä ja 5 MAKU-tietomallihaastattelu TEM:ssä (Alitalo, Groop, Kuoppala)

7 työnteon kannalta olennaiseen tietoon on päästävä vaivattomasti käsiksi. Tietoon liittyvien käsittelyiden, julkaisemisen ja valvonnan prosessien on oltava läpinäkyviä ja mahdollisimman selkeitä. Kestävän tuottavuuden kannalta olisi hyödyllistä päästä uudelle uralle teknologiapurkkikeskustelusta, jota Suomessa mielellään käydään. Purkeista eli tietojärjestelmistä ja sovelluksista puhuttaessa tiedon hyötykäytön arkiset ongelmat jäävät sivurooliin, eikä niitä välttämättä edes huomioida täysipainoisesti teknologiavalinnoissa. 7

8 2. Yhteenveto MAKU-tietomallityön vaiheista ja oppimiskokemuksista Keväällä 2018 valmistui SOTE-tietomallityö. Tässä kuvattiin muun muassa järjestäjän tarpeita SOTE-toimialan sisällä. Sipilän hallitus kaavaili maakunnan järjestäjälle SOTE-toimialan lisäksi muitakin vastuualueita 7, kuten pelastustoimen ja ympäristönsuojelun toimialoihin kuuluvia tehtäväkokonaisuuksia. Maakunnat näkivät oleelliseksi lähteä edistämään näidenkin mallintamista ja tietotarpeiden tarkempaa ymmärtämistä. Alueet menestyvät omista vahvuuksistaan käsin ja näitä vahvuuksia on hyvä päästä vertailemaan. MAKU-tietomallityön ydinkysymys oli kyetä laajasti ymmärtämään maakuntajärjestäjän tietotarpeet eli tunnistaa toimintaan oleellisesti vaikuttavat ulottuvuudet. Näitä ovat esimerkiksi kestävä talous, asiakasymmärrys ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Suunnittelussa lähdettiin siitä, että tiedot ovat kansallisesti vertailukelpoisia. Tämä tarkoittaa, että kaikki maakunnat saavat samanlaiset tietopaketit, joita alueet voivat raportointityövälineessä tarkastella omista tietotarpeistaan käsin. Tietotarpeet itsessään ovat lähtöisin jo monen maakunnan nykytoimijan lähtökohdista, joten ne ovat haasteita jo nykyisessä maakunnan toimijakentässä. MAKU-tietomallityössä huomioitiin järjestäjänäkökulman ohella tiiviisti myös ohjauksen tarpeet. Valtionhallinto ja sen kaikki organisaatiot tarvitsevat luotettavaa kansallista vertailutietoa, jotta kokonaisuus voi toimia tieto-ohjautuvasti. Valtionhallinnon tulosohjausprosessissa kansalliseen ohjaukseen ja maakuntien johtamiseen on käytetty muun muassa tuloksellisuus- ja vaikuttavuusindikaattoreita. Tulosohjauksessa indikaattorit ilmoittivat olennaiset tuloksellisuutta osoittavat tiedot suhteessa käytettyihin resursseihin. Nykyisten mittareiden ja indikaattoreiden ongelmana on, että tieto on koostettu hyvinkin erilaisilla tavoilla, tai lähdedatan ja siitä jalostetun tiedon laaduissa on merkittäviä eroja. Maakuntauudistus olisi toteutuessaan muuttanut tulosohjauksen roolin. Uudistuksen mukaisessa tavoitetilanteessa maakunnat olisivat asettaneet itselleen pitkän aikavälin kehitystavoitteet ja tätä varten tarvittiin joukko uudenlaisia indikaattoreita. Muulla kuin sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla indikaattorikokonaisuutta kutsuttiin nimellä MAKU-VAKU 8. Maakuntastrategian suunnittelu, toimeenpano ja toteutumisen seuranta olisivat osaltaan lisänneet kansallisen vertailutiedon tarvetta merkittävästi. Valtionhallinnon ohjaustarvetta palvelutuotannossa ja tietojohtamisessa on kuvattu yhteisen tietopohjan hyödyntämisen tietoarkkitehtuurissa 9. Kuva 1: ohjaustieto palvelutuotannossa. 7 Ks. maakuntien palveluiden viitearkkitehtuuri, versio MAKU-VAKU väliraportti

9 Politiikka- ja ohjausvalmistelussa tarvittavan tiedon yhteismitallisuus on oleellista, jotta eri toimijoita pystytään arvioimaan objektiivisesti. Kärkimaakunnista muodostettiin MAKU-työryhmä MAKU-työryhmä muodostettiin lokakuussa 2018 kanavoimaan alueellinen asiantuntijuus kansallisen valmistelun tueksi. Sen muodostivat ns. kärkimaakunnat Lappi (Janne Okkonen, Tuula Uusipaavalniemi, Kalle Honka), Etelä-Pohjanmaa (Timo Takala), Kanta-Häme (Riikka Järvinen, Niina Haake), Pirkanmaa (Johanna Ahlgren-Holappa, Anniina Heinikangas), Pohjois-Karjala (Tiina Soininen) ja Uusimaa (Timo Hakala). Vimanalta työryhmätyöskentelyyn osallistuivat Peter Soinu, Nina Salmenkaita ja Sanna Kääriä. Työryhmän keskeinen tehtävä syksyllä 2018 oli kirkastaa MAKU-järjestäjän tietotarpeiden kokonaiskuva. Keskeisinä tehtävinä työryhmä määritteli itselleen tietomallityöhön liittyvän dialogin, ehdotusten kokoamisen ja jalostamisen, riippuvuuksien tunnistamisen sekä yhteisen, toimiala- ja maakuntarajat ylittävän ymmärryksen rakentamisen. Työryhmän käynnistyessä todettiin, että koordinaation tarve on suuri. Ryhmän muutosvalmiutta ja asioiden etenemistä pidettiin yllä käymällä runsaasti keskusteluja eri kanavissa sekä työpalavereissa. Työryhmän säännöllinen viikkopalaveri järjestettiin maanantaisin, lisäksi tiistaisin pidettiin Lapin maakunnan johdolla töiden etenemisen kannalta tärkeä seurantapalaveri. MAKU-työryhmä vastasi järjestetyn MaTi-yhteistilaisuuden ryhmätyön kysymyksenasettelusta ja toteuttamisesta. Työryhmä on koonnut yhteen eri puolilla Suomea meneillään olevaa maakuntavalmistelutyötä sekä tiedolla johtamisen näkökulmia MAKU-tietomallityön tueksi. Samalla työryhmä edisti tiedolla johtamisen toimijoiden verkottumista. Kirjalliset dokumentit on tallennettu yhteiskäyttöiseen Vimanan Teams-työtilaan, Järjestäjän tietojohtaminen 21:n alla olevalle kanavalle. MAKU-tietomallityöhön kytkeytyi suuri joukko sidosryhmiä Vimanan näkökulmasta tietotarpeiden kartoitusvaiheessa olennaista oli tehdä kattavasti yhteistyötä maakuntien sekä ELY-keskusten (Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus) kanssa. Työn valmisteluun osallistui laaja joukko johtajia ja asiantuntijoita etenkin ns. kärkimaakunnista. MAKUtietomallityöllä oli lisäksi tiiviit rajapinnat moniin organisaatioihin, jotka olivat mukana sote- ja maakuntauudistuksessa. Alla olevassa listauksessa luetellaan keskeiset sidosryhmät sekä aihekokonaisuus, johon yhteistyö liittyy. Evira, MAVI, Ruokavirasto sekä Maa- ja metsätalousministeriö: hallinnonalan tietotarpeet sekä tiedonhallinnointikäytännöt Liikenne- ja viestintäministeriö sekä Väylävirasto: hallinnonalan tietotarpeet sekä tiedonhallinnointikäytännöt Maakunnan vaikuttavuusmittareita (MAKU-VAKU) valmisteleva työryhmä 9

10 Työ- ja elinkeinoministeriö sekä KEHA-keskus: kasvupalvelu-uudistus sekä alueiden kehittämisen asiakokonaisuus Sisäministeriö ja Pelastuslaitos: yhteistyö PELA RTA -hankkeen (raportointi-, tilastointi- ja analytiikkahankkeen) kanssa sekä Pelastuslaitoksen tietotarpeet SoteDigi Oy: sosiaali- ja terveydenhuoltoalan tietotarpeet sekä tietoarkkitehtuuri Suomen ympäristökeskus ja Ympäristöministeriö: hallinnonalan tietotarpeet sekä tiedonhallinnointikäytännöt MAKU-tietomallityön etenemisestä viestittiin joka toinen viikko MaTi-hankkeen uutiskirjeessä. Jakelussa oli mukana noin 170 eri tavoin sote- ja maakuntavalmisteluun osallistunutta henkilöä. Valmistelun tuotoksia esiteltiin hankkeen tilannekatsauksissa ja sekä Vimana kokosi uutiskirjeen sote- ja maakuntauudistusta käsitelleet sisällöt ja vastasi tilannekatsausten käytännön järjestelyistä ja läpiviennistä. Tietotarpeet lähtevät tavoitteista MAKU-tietomallityö tähtäsi siihen, että tunnistetaan tiedolla johtamisen kokonaisuus, jossa sekä maakuntien että valtiotoimijan pitää onnistua. Tämä kokonaisuus koostui yhteisten tietotarpeiden ja tietopohjan tunnistamisesta sekä yhteiseen tietoalustaan kohdistuvista vaatimuksista. Syksyllä 2018 käydyissä keskusteluissa puhuttiin enemmän johtamisesta sekä kokonaisarkkitehtuurista kuin yksittäisistä tietotarpeista. Yhteinen tietopohja on välttämättömyys sille, miltä pohjalta kansallinen vertailutieto muodostetaan. Yhteinen tietopohja kuvaa yhteen kriittiset eli toiminnalle kaikkein olennaisimmat tiedot, joiden kautta saadaan selville, millaisia mittauksia tai tilastointeja tieto-ohjautuvuus edellyttää. Mitä paremmin ymmärrämme tiedon hyötykäytön luonteen ja sisällöt sekä informaatio-ohjauksen prosessit, sen paremmin pystymme kuvaamaan yhteisen tietopohjan. MAKU-tietomallityössä vertailutiedon nähtiin syntyvän kumppanuusverkostoissa, ekosysteemeissä. Tietotarpeet kartoitettiin erityisesti kahdelle ekosysteemissä toimivalle tiedon hyödyntäjäryhmälle: maakunnan järjestäjälle sekä valtionhallinnossa toimivalle ohjaajalle (ministeriö, virasto). Eri toimijoiden tietotarpeet pitäisi pystyä sovittelemaan yhteen. Mitä paremmin tiedon hyödyntämisen ekosysteemi tunnetaan, sen parempi ymmärrys tietotarpeista saadaan. Ekosysteemin sisällä on useita dynaamisia arvoketjuja, joiden sisällä syntyy tietoa. Arvoketjujen tunteminen auttaa tunnistamaan keskeiset tiedon hyötykäytön huolenaiheet ja toisaalta ajurit, jotka kehittävät toimintaa. Tietopohja mahdollistaa yhdenmukaisen tavan hakea kansallista vertailutietoa sekä raportoida sitä. Tietopohja tarvitaan lisäksi tiedon hyvään 10

11 hallinnointiin. Rakenteet ovat toimivia ja tiedontuotanto vastaa aitoihin tiedon hyötykäytön tarpeisiin, kun pohja on selkeä ja se on dokumentoitu. Tietopohja nousi käsitteenä toistuvasti esiin syksyn 2018 aikana. Todettiin, että tietopohjasta on oltava riittävä ymmärrys ennen kuin voidaan päättää, mitä tietomalliin sisällytetään. Tietomallityön olennaiseksi työvaiheeksi nousi sen rakenteen kuvaaminen, jonka päällä tiedonjakeluketju toimii sujuvasti. Kyseessä ei ollut pelkästään tietopohjan tekninen muoto, sillä tiedon hyötykäytön sujuvuus eli tiedonjakelun käytettävyyteen liittyvät asiat koettiin hyvin tärkeiksi. Laajan ja leveän tietopohjan nähdään lisäksi tukevan sekä organisaatioiden muutosvalmiutta että informaatiodemokratiaa. Tietopohjan määrittelytyössä pyrittiin tekemään selkeyttäviä jäsennyksiä ja luokitteluja, jotta suuria tietomassoja ja laajoja aihekokonaisuuksia pystyttiin käsittelemään hallittavalla tavalla suunnittelun aikana. Kuva 2: Kansallisen vertailutiedon tietopohja syntyy tiedosta ja tietotarpeista. Kun tietopohja oli määritelty, ryhdyttiin kuvaamaan tietotarpeiden päätasoja eli yksittäisten tietotuotteiden sisältökokonaisuuksia. MAKU-työryhmä vastasi tässä vaiheessa määrittelytyön edistämisestä. Määrittely aloitettiin tietotuotteiden otsikkotasolta: keskustelujen ja tietotarvekartoituksen perusteella muodostettiin ylätasoisen tiivistelmä siitä, mitä organisaatioiden on välttämätöntä tietää esimerkiksi asiakkaistaan tai palvelutuotannon kohdistamisen onnistumisesta. Kyvykkyyden seuranta osoittaa, mihin on reagoitava, jos jollakin alueella on haasteita. Ennen seuraavaan vaiheeseen eli mittauskohteiden valitsemiseen etenemistä MAKU-työryhmä piti tärkeänä, että tietotuotteiden olemuksesta on otsikkotasoinen yhteisymmärrys. 11

12 MAKU-järjestäjän kriittiset tietotarpeet Toimintaympäristödynamiikka Kestävä talous Tuottavuus Taloudellisuus Palvelukyky Saatavuus Asiakasymmärrys Palvelumäärä Palvelukokemus Vaikuttavuus Laatu Väestö Alue- ja kuntatalous sekä työllisyys Yritys- ja innovaatiotoiminta, osaaminen Johdon talousraportointi Budjettiseuranta Hinnoittelu ja kannattavuuslaskelmat Rahoitustilanne (sidonta / maksatus) Kokonaistuottavuus Henkilötyötuottavuus Palvelukohtaiset kustannukset ( per palvelu) Vaste-, käsittely tai läpimenoaika Kysyntä Valvontojen, tarkastusten yms. toteutumisaste Tuotettu palvelun määrä Palvelujen käyttö Asiakkuustietämys / segmentointi Asiakasvaikuttavuus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kustannusvaikuttavuus Liikkuminen, asuminen ja luonnonympäristö Terveys ja hyvinvointi Kustannusrakenne Yksikkökustannukset Väestökustannukset ( per asukas) Asiakaskustannukset ( per asiakas) Asiakkaiden ja palveluiden osuus eri palvelukanavissa Yhdenvertaisuus Yhteisasiakkuudet Asiakastyytyväisyys Palvelupalaute Matriisimainen ennakointitieto Suoritekustannukset ( per suorite) Kantelut, valitukset Kuva 3: MAKU-järjestäjän kriittiset tietotarpeet, olennaiset tietotuotteet sekä esimerkkejä mittauskohteista. MAKU-työryhmän valmistelema kriittisten tietotarpeiden kuva esiteltiin ensimmäistä kertaa MaTihankkeen tilannekatsauksessa Tilaisuudessa toteutettiin kuvaan pohjautuva ryhmätyö. Kriittisten tietotarpeiden kuva näytti monen tilaisuuteen osallistuneen mielestä tutulta. Se oli totta, sillä kuvan pohjaksi otettiin SOTE-tietomallityössä valmistunut tietotarpeiden visualisointi. SOTE-järjestäjän tietomalli luotiin kevään 2018 aikana maakuntien yhteistyön tuloksena. Painotuksena oli sellaisten tietotarpeiden ymmärtäminen, jotka ovat keskeisiä erityisesti silloin kun: järjestäjän ja tuottajan roolit on eriytetty, ja järjestäjän tulee valvoa ja ohjata maakunnallista kokonaisuutta. SOTE-järjestäjän tietomalli oli ylätietotason teemojen mukaisesti sama kuin MAKU-tietomalli, ja useat alakohdatkin olivat samat. SOTE-mallin selkein eriäväisyys oli siinä, että haluttiin vielä nostaa erityistarkastelun kohteeksi ylätasolla Voimavarat ja niiden kohdentaminen. Tämä olikin keskeistä erityisesti monitoimijamallin kannalta. Lisäksi alakohdittain SOTE-järjestäjän tietomalli sisälsi tarkempia kategorioita samalla tavalla kuin MAKU-tietomalli sisälsi muutamia erityisesti MAKUtoiminnalle keskeisiä teemoja (ks. kuva 4). Kriittisten tietotarpeiden kuva oli erittäin hyödyllinen, kun tammikuussa 2019 aloitettiin tietotuotteiden tarkempi sisältö- ja mittauskohdemäärittely. 12

13 Kuva 4: SOTE- ja MAKU-järjestäjän kriittiset tietotarpeet yhteen kuvaan sovitettuna. Tietojohtamista tukevat tehtävät lähtivät liikkeelle Joulukuun 2018 lopussa julkaistussa MAKU-järjestäjän tietomalli -raportissa suositeltiin kahdeksan tietojohtamista tukevan tehtäväkokonaisuuden toteuttamista ennen maakuntien käynnistymistä, ks. kuva 5. Kuva 5: MAKU-tietomalli -raportissa suositeltiin kahdeksan tehtävän kokonaisuutta maakuntajärjestäjän tietotarpeisiin vastaavan teollisen tiedontuotannon sekä tiedon hyötykäytön prosessien sujuvuuden varmistamiseksi. Tehtävistä kaksi ensimmäistä käynnistettiin tammikuussa ja niistä syntyi sekä lähes valmiita että osittain keskeneräisiä dokumentteja. Tehtävä 1, kokonaiskuvan kirkastaminen, saatiin pitkälti valmiiksi jo syksyllä 2018 toteutetun laajan tietotarvekartoituksen osana. Kokonaiskuvaan saatiin 13

14 talven 2019 työpajoissa hyödyllisiä tarkennuksia. Tehtävän 2 lopputuotteista valmistui palveluiden käsitemalli sekä tietotuotteiden ylätason määrittelyt. Kestävä talous -tietotuotteen osalta valmistui käsitemallidokumentti sekä taulukointi mittauskohteista ja mittareista. Käsitemallin pohjalta aloitettiin kestävän talouden loogisen tietomallin piirtäminen QPR:n Enterprise Architect-työvälineellä. Tehtävään 3, eli tietovirtamallinnuksen käynnistämiseen, olisi ollut tammi-helmikuun työpanosten jäljiltä hyvät edellytykset. Sekä valmiit että keskeneräiset MAKU-tietomallityön lopputuotteet on tallennettu Vimanan Teamsiin, Järjestäjän tietojohtaminen 21 -kanavalle. Yksilöity dokumenttilistaus löytyy tämän yhteenvetoraportin liitteistä. MAKU-tietomallityössä kuvattiin kansallisen vertailutiedon kriittiset tietotarpeet maakunnan järjestäjän sekä valtio-ohjauksen näkökulmista. Tietotarpeisiin vastaavat tietotuotteet mallinnettiin käsitetasolla. Jokaiselle tietotuotteelle tunnistettiin joukko olennaisia mittauskohteita ja näille määriteltiin mittareita. Talven 2019 aikana järjestetyissä työpajoissa tehtiin ehdotuksia mittareiden prioriteettijärjestyksestä, joka oli tärkeä syöte mahdollista pilottiprojektia varten. Koontinäyttöjä (dashboardeja) luonnosteltiin otsikkotasolla eri käyttäjätyypeille työpajoissa. Näissä suunnitelmissa pohdittiin mittareiden päivitystiheyttä sekä asioita, jotka vaikuttavat kehittävästi koontinäyttöjen käytettävyyteen. MAKU-tietomallityössä avoimeksi jäi toteutettavien koontinäyttöjen määrä. Valintaan vaikuttavat kehitystyöbudjetin ohella niin sanottu siivutus: kuinka paljon räätälöintejä eri toimialojen tarpeita varten tarvitaan. Maakuntien palveluiden viitearkkitehtuurissa siivuja on 11, MAKU-tietomallityössä kokonaisuus käsitti viisi siivua. Tämä olisi ollut huomattavasti edullisempi toteuttaa kuin 11 toiminnallisesta näkökulmasta koostuva kokonaisuus. Kumppanuusverkostoissa aloitettiin tietojohtamisen projektien yhteensovittamista. Keskusteluja käytiin etenkin KEHA-keskuksen (kehittämis- ja hallintokeskus) kanssa, mutta muilta osin (mm. SoteDigi) dialogin lisäämiseen tähdännyt työ jäi kesken. Aloitetut yhteistyön käytännöt, kuten uutiskirjeet, eivät vielä vakiintuneet. Osa hyödyllisiksi tunnistetuista yhteensovittamisen kohteista, kuten yhteentoimivuusalusta (YTI) 10, jäivät MAKU-tietomallityön osalta vielä kartoittamatta. Tietotarpeista saatiin kiinni asiantuntijoita kuulemalla Asiantuntijoiden kuuleminen on osa tieto-ohjautuvuutta. Organisaation toiminnan ja työn arjen kunnollinen tuntemus on välttämätöntä, jotta ongelmien ratkaisuehdotuksista valitaan toteutettavaksi ne, jotka parantavat työtehtävien suorittamista parhaiten. Tietotarpeiden kuuleminen auttaa myös luotaamaan niitä asioita, jotka tulevat tärkeiksi hieman myöhemmin. Lopputuloksen kannalta oleellisena nähtiinkin juuri liiketoiminnan vahva mukanaolo, jotta oikeat tarpeet tulisivat löydetyiksi. MAKU-tietomallityön ydinkysymyksiin piti löytää vastaukset verrattain lyhyessä ajassa, loka-joulukuun 2018 aikana. Työsuunnitelma laadittiin ydinkysymysten ympärille ja parhaaksi työmenetelmäksi koettiin MAKUVAKU-mittariston valmisteluun osallistuneiden henkilöiden strukturoidut haastattelut. Alueiden ääni saatiin kuuluviin kahden sähköisen kyselyn avulla. Näistä ensimmäinen

15 toteutettiin Vimanan voimin MaTi-hankkeen yhdyshenkilöille loka-marraskuun taitteessa. Jälkimmäisen, kattavamman kyselyn toteutti Fountain Park Oy. PELA RTA-hankkeessa järjestettiin omat määrittelytyöpajat, joissa ratkaistiin osin samoja nykytilanteen ongelmia kuin muillakin niin sanotuilla MAKU-toimialasiivuilla. Hyödyllisiä syötteitä tietotarvekartoitukseen saatiin lisäksi Vimanan ja SoteDigin syksyllä 2018 toteuttamasta maakuntakierroksesta 11 sekä siitä tehdystä yhteenvedosta. Tietojohtaminen ja siihen liittyvät tarvesidonnaiset kehitysnäkymät herättivät kiinnostusta kaikissa maakunnissa. Tietotarpeiden dokumentoinnista vastasi Vimanan konsultti Nina Salmenkaita. Valmistuneet raportit on katselmoitu Vimanan käytäntöjen mukaisesti ja raportit on talletettu pdf-tiedostomuotoisina Vimanan Teamsiin, Järjestäjän tietojohtaminen 21 -kanavalle. Ydinkysymys: mitä johtajan ja asiantuntijan täytyy tietää toiminnasta Julkishallinnon tiedolla johtamisen hankkeissa liiketoiminnan osuus on usein ollut liian pieni verrattuna tietohallinnon toimijoiden eli pääosin teknisten asiantuntijoiden osuuteen. Tämän vuoksi hankkeista on tullut pelkästään työvälinekeskeisiä teknisiä toteutuksia, eikä liiketoiminta ole kokenut tällaisia uudistuksia hyödyllisiksi. Tiedon hyötykäytön tarvekartoituksessa haluttiin ymmärtää mahdollisimman moniulotteisesti, millaista tietoa hallinnon päättäjärooleissa työskentelevät tarvitsevat, jotta he pystyvät suoriutumaan tehtävistään mahdollisimman hyvin. MAKU-tietomallityön edetessä käytiin läpi tavanomaisia päätöksentekotilanteita, hyödyllisiksi koettuja mittauskohteita sekä tietopyyntöjä, joihin työroolin edustajana vastataan. Haastatteluissa, kyselyissä ja työpajoissa kuultiin kommentteja siitä, mistä elementeistä rakentuu kestävä ja toimiva tiedonhallinnan infrastruktuuri. Tietotarvekartoituksen fokuspiste oli nykytilanteen haasteiden analysoinnin asemesta tulevaisuudessa. Visioissa mallinnettiin, miten tiedon hyötykäyttö toimisi julkishallinnossa ihanteellisesti. Erityisen hyödyllisiksi osoittautuivat keskustelut, joissa pohdittiin valintoja, jotka estävät valmiiksi vanhentuneen tiedontuotantoprosessin toteuttamisen. Keskusteluissa saatiin paljon kommentteja siihen, millaisia uusia avauksia ja näkökulmia tarvitaan hyvän tietojohtamisen kokonaisuuden rakennusaineiksi. Nämä dokumentoitiin MAKU-tietomallityön aikana valmistuneiden raporttien kuviin sekä palveluiden ja tietotuotteiden käsitemalleiksi. Tietoarkkitehtuuriin kuuluva käsitemalli kuvaa operatiivisen toiminnan ydinasioita konkreettisemmin ja pysyvämmin kuin prosessikuvaukset. Käsitemalli oli hyödyllinen kokonaiskuvan kirkastajana, sillä se kokoaa olennaiset toimintaa koskevat käsitteet ajatuskarttamaiseen muotoon. 11 Tietojohtaminen 21 maakuntakierros yhteenveto. Vimanan raportti

16 Organisaatioriippumaton vertailutieto tekee tiedosta näkyvän Organisaatio- ja toimialasidonnaisesta tiedosta käytetään nimitystä vertikaalinen tieto 12. Hyvin suuri osa yhteiskunnassa käytettävästä tiedosta on tällä hetkellä siiloutunutta eli sen tietopohja tai tietorakenteet eivät ole yhteiskäyttöisiä. Totutut organisaatiorajat rikkovaa yhteistä tietoa ei välttämättä edes ole vielä tunnistettu. Kun yhteinen tietopohja on rakennettu ja tieto on jäsennelty yhteiskäyttöiseksi, voidaan puhua niin sanotusta horisontaalisesta tiedosta. Tällöin tiedon hyötykäyttö on organisaatioriippumatonta ja se on tehokasta kaikilla toiminnan tasoilla. MAKU-tietomallityössä kansallinen vertailutieto olisi yhteiseen tietopohjaan perustuvaa horisontaalista tietoa. Sekä MAKU-tietomallityön tietotarvekartoituksen löydökset että nykytilanteen hankalimmiksi koetut ongelmat kiertyvät yhden suuren aihekokonaisuuden eli kansallisen vertailutiedon ympärille. Organisaatioriippumaton kansallinen vertailutieto antaisi julkishallinnolle laajimman mahdollisuuden hyödyntää tiedon koko potentiaalia: samaa tietoa käytetään eri organisaatioissa, eri alueilla, organisaatioiden ja alueiden välisissä vertailuissa sekä erilaisissa käyttötapauksissa. Kansallinen vertailutieto on tietosisällöltään samanlaista kaikille ja se näytetään yhdenmukaisessa muodossa koontinäytön (dashboardin) avulla tiedon hyötykäyttäjille eli johdolle, ohjaavalle hallinnolle sekä niille asiantuntijoille, joiden työtehtäviin vertailutiedon tuottaminen ja raportointi kuuluu. MAKU-tietotarvekartoituksessa selvisi, että käyttäjät haluavat päästä tarkastelemaan kansallista vertailutietoa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti eli yhdistelmänä summa- ja tapahtumatietoa. Summatiedon avulla voidaan esimerkiksi tehdä vertailuja sekä seurata trendejä. Tapahtumatieto taustoittaa toiminnan suunnittelua sekä auttaa ymmärtämään, millaisen kehityspolun kautta johonkin tilanteeseen on päädytty. Koetaan, että alueiden erilaisuuden ymmärtäminen paranee, kun toimintaa koskeva tieto tehdään näkyväksi. Tämä tarkoittaa yhteiskäyttöisyyden ohella visuaalisuuteen panostamista: esimerkiksi paikkatietoon yhdistettynä taloustiedot avautuvat käyttäjälle monipuolisemmin kuin perinteinen raporttinäkymä. Tavoitetilanteessa tietoja voidaan näyttää eri lailla eri käyttäjäryhmille, kuten kuntalaisille ja viranomaisille. Koontinäytöillä on lisäksi kyettävä erottamaan vaatimustasoinen tieto kiinnostavasta, nice to know -tasoisesta tiedosta. Yhteinen tietopohja tarjoaa entistä paremmat mahdollisuudet kustannus- ja resurssitehokuutta koskevalle vertaisoppimiselle. Puolueettomasta ja organisaatioriippumattomasta tiedontuotannosta löytyy läheltä hyvä esimerkki: reittidata. Ennen kuin Helsingin Seudun Liikenne (HSL) sai aikaan erinomaisen käyttöliittymän, monet palveluntuottajat hyödynsivät samaa reittidataa. Muut palvelut kuitenkin kuihtuivat pieniksi HSL:n Reittioppaan rinnalla. Suomen ympäristökeskuksen (SYKE) verkkopalvelussa oleva vesikartta 13 on esimerkki olemassa olevasta tavasta tuottaa ja esittää kansallista vertailutietoa. Siinä oleva värikoodaus perustuu EU-säädöksiin. Kartta ei tällä hetkellä päivity reaaliaikaisesti. Kansallisen, organisaatioriippumattoman vertailutiedon tuotannon visiona on, että kertaalleen jossain laadukkaasti jalostettua tietoa käytettäisiin sisällöltään samanlaisena eri palveluissa, eri toimialoilla ja eri maakunnissa. Tavoitteena on luoda tietotuotteita tiedon hyötykäyttöä varten ja näillä tietotuotteilla on yhteiset, valtakunnalliset sisältömäärittelyt. Tämä toimintatapa ohjaa 12 Vertikaalinen ja horisontaalinen tieto: ks. VM:n Yhteisen tietopohjan hyödyntämisen tietoarkkitehtuuri v

17 tiedontuotantoa aiempaa tehokkaammaksi ja eheämmäksi. Samalla osoitetaan, että yhteiset varat käytetään koko ekosysteemiä hyödyttävään tiedontuotantoon. Tietotuotteet ja mittarit kesyttävät datakaaoksen Tieto itsessään jää melko arvottomaksi, ellei sitä hyödynnetä. Siksi MAKU-tietomallityön päämääränä oli kuvata teollinen tiedontuotanto eli tiedolla johtamisessa tarvittavat prosessit sekä järjestäjän työkalut. Valtiovarainministeriö edellyttää, että datakaaosta kesytetään pisteratkaisujen asemesta yhteiskäyttöisillä tietotuotteilla. Yhteiset laskennat ja vertailtavuus, luotettavuus sekä läpinäkyvyys ovat tietotuotteiden vahvuus. JHS 14 määrittelee tietotuotteen käsitteen seuraavasti: Yhteisen tietopohjan arkkitehtikuvauksessa 15 keskeisenä hyötynä pidetään sitä, että tietotuote palvelee aina useita tiedon tarvitsijoita, joiden tiedontarpeet tyydytetään tasapuolisesti. Tietotuotteiden avulla on siksi mahdollista tehostaa päätöksentekoa ja ymmärtää paremmin tekijöitä, jotka vaikuttavat eri tilanteiden taustoilla. MAKU-tietomallityössä tietotuotteella tarkoitettiin jotakin tunnistettua tietotarvetta varten määriteltyä koontinäyttöä (dashboardia). Tiedon hyötykäyttöä varten olisi valmisteltu sisällöiltään yhtenäisiä ja vertailtavaa tietoa tarjoavia tietopaketteja. Perusajatuksena oli, että kukin tietotuote hyödyntää samoja datoja, käsitteitä ja laskentoja. Tämä olisi merkittävä parannus nykytilanteeseen, jossa samoilla datoilla saadaan erilaisia tuloksia joko siksi, että tietyn asian laskentatapa on erilainen eri puolilla Suomea tai tietty käsite tarkoittaa yhteisen sanaston puuttuessa eri asioita eri ihmisille. Molemmissa tapauksissa tulosten laatu ja luotettavuus ovat heikkoja, eivätkä tiedot ole vertailukelpoisia. MAKU-tietomallityössä kartoitettiin yhteisten tietotuotteiden käyttötarpeet ja luonnosteltiin koontinäyttöjen näkymiä. Tietotuotteiden mittauskohteita ehdittiin myös priorisoida mahdollista pilotointia varten. MAKU-tietomallityön tuloksena syntyi kuvaus maakuntajärjestäjän kriittisistä tietotarpeista (ks. kuva 3) ja näitä vastaavat ylätason tietotuotemäärittelyt 16. Tietotuotteita tunnistettiin yhteensä 11. Alueilla tärkeimmiksi koettiin kestävä talous- sekä toimintaympäristödynamiikka-tietotuotteet. Kestävä talous nousi kriittisimmäksi myös PELA-tietotarvekartoituksessa. Mittaamista koskevissa keskusteluissa todettiin, että mittareiden validiteetti on tärkeä. Raja-arvot tulee asettaa järkevälle tasolle, sillä sekä liian kireät että löysät raja-arvot vääristävät tilannekuvaa MAKU-tietotuotteet ja priorisoinnit.pdf 17

18 Mittareiden laadukkuudesta puhuttaessa on huomioitava, että validiteetti ja tarkkuus eivät ole synonyymejä. Kumpaakin tarvitaan, kun halutaan kehittää tiedon laatua. Esimerkki tietotuotteesta: kestävä talous Kuinka tehdään tasapainoinen ja kestävä budjetti? Mihin on puututtava, kun kulukehitys pidetään hallinnassa? Miten pysytään julkisen talouden suunnitelman (JTS) antamissa kuntatalouden menorajoiteraameissa? Nämä ovat esimerkkikysymyksiä siitä, mitä kestävän talouden suunnitteluun liittyy. Sitran mukaan 17 kestävä talous koskee kaikkia ja yhteiskunnan jokaista tasoa. Kestävän talouden tarkoituksena on, että väistämättömät ekologiset ja sosiaaliset haasteet ratkaistaan osana julkishallintoa ja liiketoimintaa. Tästä kehityksestä tarvitaan erilaisia tietoja kestävän talouden johtamisen avuksi. Kestävä talous -tietotuote on erittäin moniulotteinen. Siihen kytkeytyy mittauskohteita johdon talousraportoinnista luontopääoman säilymiseen. Olennaista tälle tietotuotteelle on kyetä todentamaan organisaation kyvykkyys hallita ja johtaa taloutta kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti 18. Viime kädessä kestävä kehitys ja talous tuottavat hyvinvointia globaalisti. Tiedontuotannon näkökulmasta kestävä talous -tietotuote uudistaa tiedon hyötykäyttöä siten, että se todentaa pitkäjänteistä vaikuttavuutta esimerkiksi pelkkien talousraportointilukujen visualisoinnin asemesta. Kestävä talous mielletään yleisesti kestävän kehityksen kaltaiseksi termiksi, jolloin tämännimiseen tietotuotteeseen liittyy sisältöjä, jotka painottavat uudentyyppisen lisäarvon synnyttämistä sekä pitkäjänteisyyttä. Ympäristöministeriön 19 määritelmä taloudelliselle kestävyydelle edustaa edellä kuvattua ajattelua: Taloudellinen kestävyys on sisällöltään ja laadultaan tasapainoista kasvua, joka ei perustu pitkällä aikavälillä velkaantumiseen tai Tässä raportissa ei ole toistettu kestävän kehityksen periaatteita tai siihen liittyvää akateemista kirjallisuutta

19 varantojen hävittämiseen. Kestävä talous on edellytys yhteiskunnan keskeisille toiminnoille. Siihen pitkäjänteisesti tähtäävä talouspolitiikka luo otolliset olosuhteet kansallisen hyvinvoinnin vaalimiselle ja lisäämiselle. Kestävällä pohjalla oleva talous helpottaa myös kohtaamaan vastaan tulevia uusia haasteita, kuten väestön ikääntymisestä aiheutuvia kasvavia sosiaaliturva- ja terveysmenoja. Kestävä talous on sosiaalisen kestävyyden perusta. Sosiaalista kestävyyttä vaalivat mekanismit taas auttavat osaltaan lievittämään niitä vaikeuksia, joita nopeasti muuttuvassa maailmantaloudessa voi syntyä. Kuvassa 6 esitetään asiantuntijatyönä helmikuussa 2019 valmistuneen käsitemallin pohjalta kestävä talous -tietotuotteen tietoryhmät. Kursiivilla olevat esimerkit kuvaavat tietoryhmään yhdistyviä mittauskohteita. Kuhunkin mittauskohteeseen liittyy vähintään yksi mittari. Likviditeetti, riskit, tulostavoitteet, resurssimitoitus, kustannusrakenne, 7. Pitkäjänteinen tarkastelu 6. Hyvinvointi 1. Kokonaistaloudellisuus Kestävä talous 2. Velvoittava raportointi 3. Tulosten syntyminen 5. Lisäarvon syntyminen 4. Ennakointi, suunnittelu Kuva 6: Tietotuotteen mittauskohteet ja esimerkki mittareista Esimerkki tietotuotteesta: toimintaympäristödynamiikka Mistä julkishallinnon toimintavalmius syntyy ja mihin pitäisi varautua? Mistä on hyvä elinympäristö tehty? Tietotuotetta tarvitaan toimialarajat ylittäväksi taustatiedoksi ja tieto-ohjautuvuuden tueksi. Findikaattori 20 on tämän tietotuotteen keskeinen tietolähde. MAKU-työryhmä korostaa tietotuotteen nimessä dynaamisuutta, jonka avulla päätöksenteon tueksi saadaan moniulotteisempaa tietoa kuin mihin staattiset mittarit antavat mahdollisuuden. Tietotuotteessa on keskeistä kuvata dynamiikkaa eli liikkeen tai muutoksen vauhtia ja suuntaa sekä asioiden välisiä vuorovaikutussuhteita. Nykyisessä toimintaympäristömittaristossa datalähteitä ei pystytä yhdistelemään ja siksi tuotettu tilannekuva ei vastaa riittävällä tasolla tietotarpeisiin. Toimintaympäristödatan laatua on

20 myös parannettava esimerkiksi ajankohtaisuuden osalta, jotta tiedon hyödyntäminen toimii nykyistä paremmin. Vasemmalla olevassa kuvassa näkyvät tietotuotteen keskeiset tietoryhmät. Toimintaympäristöä koskevat tiedot on hyödyllistä nähdä kokonaisuuksina, joita voi luotettavasti vertailla. Lisäksi käyttäjävoi porautua katsomaan yksityiskohtia, kuten kuntatasoisia toimintaympäristötietoja maakuntakokonaisuuden sisällä. Dynaamisuus viittaa tietotuotteen nimessä myös modernien liiketoimintatiedon hallintatyövälineiden raporttimalleihin. Dynaamisella raportilla näytetään avaamishetken tiedot, kun taas staattinen raportti näyttää luontihetken tiedot. Maakuntajärjestäjä hyötyy tietotuotteesta, sillä koontinäytölle kerätään tietoa useista tietolähteistä hyvän käytettävyyden periaatteita noudattaen. Käyttäjä voi luottaa siihen, että leveisiin asiakokonaisuuksiin kuten alueen elinvoimaisuuteen liittyvät tiedot on laskettu kansallisesti samalla tavalla. Hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti tietotuotteella on omistaja (esimerkiksi data steward -tyyppinen rooli), joka valvoo tietotuotteen laatua ja kehitystarpeita. Toimintaympäristötietoa jalosti tietotuotteeksi etenkin ALKE-työryhmä työ- ja elinkeinoministeriössä. Sen esitys toimintaympäristötiedosta pohjautuu periaatteeseen, jossa kuva aluekehityksestä muotoutuu yhteisen tulkintaprosessin kautta 21. Tässä aluekehityksen määrällinen tilannekuva koostuu 10 teeman ympärille kytketystä mittaristosta. Valtaosa mittareista on olemassa olevia. Teemoja ovat mm. väestö, aluetalous ja osaaminen; väestötieto sisältää esimerkiksi indikaattoritietoa väestömuutoksesta ja vieraskielisten osuudesta. Dynamiikkatietoja käytetään laadullisen tilannekuvan kokoamiseen. MAKU-tietomallityön osana toteutetuissa tietotuotetyöpajoissa 22 määriteltiin toimintaympäristödynamiikkaa mahdollisimman laajasti ja niin sanotusti itsestään selviä taustatietoja kuten pistemäisiä väestö- ja työllisyystietoja vähemmän korostaen. Näin tietotuotteelle tunnistettiin joukko sisältöehdotuksia, jotka syventävät ALKE-työryhmän kokoamaa ehdotusta. MAKU-työryhmä kokee ALKE-tilannekuvan riittämättömäksi sellaisenaan, sillä sen avulla ei päästä katsomaan yhteiskunnallisesti merkittävien ilmiöiden taakse Neljä työpajaa, järjestettiin tammikuun 2019 aikana 20

21 Toiminnalliset vaatimukset kansallisen vertailutiedon mittareille Tietotarvekartoituksen aikana sekä mittaristotyöpajoissa saatiin tehtyä toiminnallinen vaatimusmäärittely. JHS173:n 23 mukaan toiminnallinen vaatimus määrittelee kehitettävän tai hankittavan järjestelmän käyttäytymistä tai toiminnallisuutta. Toiminnalliset vaatimukset kuvaavat, mitä palveluja ohjelmiston on tarjottava, millä tavoilla ohjelmisto reagoi syötteisiin ja miten se käyttäytyy annetuissa tilanteissa. Kyseessä voi olla joko käyttäjä- tai järjestelmävaatimus. Yleisellä tasolla tiedon hyötykäyttäjät haluavat, että kansallisen vertailutiedon mittaristokokonaisuus antaa mahdollisimman paljon tietoa yhdessä paikassa. Ilmiöpohjainen tietojen yhdistely on tulevaisuuteen kohdistuvista vaatimuksista voimakkain: alueilla on kasvava tarve ymmärtää laajasti totutut sektorirajat ylittävää toimintaa sekä viranomaistoimien yhteisvaikutusta tiettyyn kohteeseen. Nousevia vaatimuksia ovat myös mahdollisuus tulkita nykyistä paremmin big dataa sekä heikkoja signaaleja 24. Mittareiden on mahdollistettava Eri mittaritietojen vertailu keskenään Eri alueiden vertailu keskenään Muutoksen vauhdin ja suunnan havainnollistaminen Muunneltavuus eri käyttäjäryhmille esimerkiksi kuutiomaisuuden avulla Kausaalisuhteiden esiintuonti Kytkentä karttapalveluun ja paikkatietoon Valmiiden luokittelujen käyttö sopivilla tarkkuustasoilla Ymmärryksen syntyminen kokoluokista visualisointien avulla Sekä summatiedon (esim. trendit) että kehitystä selittävän mittaritiedon esittäminen Heikkojen signaalien ja asioiden välisten riippuvuussuhteiden todentaminen Tiedon päivittymisen reaaliaikaisuus silloin kun se on mielekästä Skenaarioiden hyödyntäminen Yllä olevaa luetteloa ei ole priorisoitu. Datan laatu nousi tietotarvekartoituksessa selkeästi esiin ja erityisesti tiedon ajantasaisuus on relevantti vaatimus sekä mittaristolle että tietojohtamiselle yleisesti. Datan laadun parantamiseen tähtäävät suositukset kuvataan tarkemmalla tasolla tämän loppuraportin luvussa 6. Sujuvuuden varmistajat: tietoalusta, tietovirrat ja integraatiot Sujuva tiedon hyötykäyttö edellyttää, että lähtöjärjestelmissä olevat datat pystytään integroimaan tietoaltaaseen tai -varastoon. Integrointi tähtää siihen, että: Fountain Parkin tekemä yhteenveto tavoitetilanteen tietomallin sisällöistä 21

22 Data on sekä ihmisten että tietojärjestelmien käytettävissä siinä muodossa ja aikaikkunassa, jota tehokas hyödyntäminen edellyttää Data liikkuu ja konsolidoituu sujuvasti fyysisessä tai virtuaalisessa muodossa organisaatioiden, sovellusten ja tietovarastojen välillä MAKU-tietomallityössä ei vielä otettu kantaa integroinnin toteuttamisen tapoihin tai menetelmien eroihin. Tiedon liikkumista eri prosesseissa mallintavia tietovirtakuvauksia ei ole vielä tehty. On todennäköistä, että yhteistä tietoalustaa rakennettaessa lähdejärjestelmien integraatiot aiheuttavat valtaosan kehitysvaiheen kustannuksista. Näiden osalta on kuitenkin syytä tarkastella myös muita vaihtoehtoja kuten virtualisointia. Jatkossa selvitetään, onko löydettävissä teknisiä ratkaisuja, joissa tieto saadaan käytettäväksi ilman jatkuvaa siirtelyä. Teknistä arkkitehtuuria on suunniteltu yhdessä maakuntien kanssa ja siitä on tehty erillinen kokonaisarkkitehtuuridokumentaatio 25. Mitä tietojohtamisen edistämisessä on ainakin huomioitava MAKU-tietomallityön aikana syntyi kokonaiskuva tiedolla johtamisen periaatteista, joita kannattaa valtakunnallisesti edistää. Läpileikkaavasti kartoitetut tietotarpeet ja mallinnettu tietopohja ovat valmiina, kun kansallisesti ryhdytään vastaamaan tunnistettuihin tiedolla johtamisen tarpeisiin. MAKU-työryhmä teki tietomallityön oppimiskokemusten pohjalta seuraavat havainnot ja suositukset: 1. Tietojohtamista pitää edistää kansallisesti. Kansallinen tietojohtamisen ohjelma tarvitaan ohjaamaan kehitystä. Siiloutuneen kehittämisen sijaan kehittämistä pitää tehdä poikkihallinnollisesti. 2. Organisaatioiden pitää johtaa toimintaansa tiedolla. Tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen pitää vakiinnuttaa organisaatioiden toimintavaksi. 3. Tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen pitää ymmärtää arvoa tuottavaksi toiminnaksi kaikilla organisaatiotasoilla. 4. On huolehdittava siitä, että teknologiavalinnat ja johtamisen käytännöt tukevat yllämainittujen kohtien noudattamista. 5. Kansallinen ohjelma on selkein tapa määritellä ja ohjata tietojohtamista ja tiedolla johtamista koko maassa. Esimerkiksi tietoarkkitehtuuria pitää johtaa ja tehdä kansallisesti. Kansallisen ja alueellisen kehittämisen välillä on oltava toimiva kytkös. 6. Luodaan kansallinen tiedolla johtamisen standardi ja kehitetään tietojohtamisen laatukriteerit. 7. Panostetaan yhteisiin tietojohtamisen toimintamalleihin, yhteisten tietoalustojen kehittämiseen sekä kestävän talouden kaltaisten tietotuotteiden käyttöön. 8. Iso tavoite on tärkeä, mutta big bang ei ole hyvä tapa edetä. Tiedon hyötykäytön edistäminen onnistuu varmimmin, kun suurta tavoitetta lähestytään pienin, mutta eteenpäin vievin askelin. Ison tavoitteen taustalla pitää olla pieniä askelia. 25 Vimana: Tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus arkkitehtuurit v

23 9. Kansallisen tietojohtamisen ja tiedolla johtamisen ohjelman kehitystehtävien vaiheistus mahdollistaa alueellisten erityispiirteiden huomioimisen sekä tehokkaan muutoshallinnan. 10. Tilannekuvajohtamisen pohjaksi kehitetään olemassa olevaa lainsäädäntöä, jotta kehitystyö ei ole sidottu hitaasti etenevään substanssilainsäädännön uudistustyöhön. 11. Kansallisesta näkökulmasta on tärkeää pystyä todentamaan palvelutuotannon kokonaishyöty, sillä päättäjät ympäri Suomen tarvitsevat eheää alueellista tietoa käytettävyydeltään hyvässä muodossa. 12. Konkreettisiin tietotarpeisiin vastaaminen nostetaan kehittämisen keskiöön. 13. Kansallisen tietojohtamisen ohjelmalla on vahva muutosjohtamisen tuki, jotta tiedolla johtamista pystytään kehittämään pitkäjänteisesti ja sen yhteys valtionhallinnon strategioihin pysyy tiiviinä. Muutosjohtamiseen olennaisesti kuuluva viestintä on aktiivista koko ohjelman ajan. 14. Tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen pitäisi tehdä lainsäädännössä velvoittavaksi julkisen hallinnon organisaation tehtäväksi. 23

24 3. Tietojohtamisen nykytilanne Tietojohtamisen nykytilanne suomalaisessa julkishallinnossa käytiin varsin tarkasti läpi, kun MAKUtietomallityössä keskusteltiin eri toimijaryhmien edustajien kanssa sekä tiedon hyötykäytöstä että hyötykäyttöä nyt haittaavista ongelmista. Keskustelut ja kyselyvastaukset osoittivat, että kipua aiheuttavia tekijöitä on suuri joukko. Ilmeistä on, että tätä kipua ei voida ratkaista toisistaan irrallisilla toimilla tai pelkästään raportointia ja tiedonhallinnan teknologioita tarkastelemalla. Nykytilanteen taustalla on laaja yhteisymmärrys siitä, että valtionhallinto haluaa johtaa tiedolla ja toimia tieto-ohjautuvasti. Julkishallinnon strategioissa on viimeisen vuosikymmenen ajan nähty tieto-ohjautuvuuden kehittämistä koskevia tavoitteita. Eri selvityksissä on jo hyvin kuvattu tietojohtamisen hyödyt. Liikkeelle on vakaasti päätetty lähteä ja päämäärästäkin on vähintään kohtalainen käsitys, mutta reittivalinnat aiheuttavat päänvaivaa. Keskeisiä ongelmia näyttäisi olevan kaksi: Tietojohtamisen iso kuva on ollut tutkimustiedosta ja tarvekartoituksista huolimatta hajanainen. Meiltä puuttuu kartta, tai kyky lukea karttaa, ja siksi reittivaihtoehtoja on vaikea laittaa paremmuusjärjestykseen. Tietojohtamisen tavoitteisiin ei aina ole onnistuttu kytkemään konkreettisia tehtäviä, jotka syventäisivät tietojohtamisen kyvykkyyttä laajasti. Tilanne on hieman samanlainen kuin jos ajaisimme suuressa liikenneympyrässä, josta puuttuvat kaistamerkinnät ja liikennemerkit. Kokonaiskuva? Kustannukset? Resurssit? Ennusteet? Raportit? Ohjaustieto? Heikot signaalit? Vastuut? Mittaaminen? Asukasrakenne? Laatu? Monialaisuus? Ilmiöt? Tuottavuus? Palvelumäärä? Taloudellisuus? Vaikuttavuus? Asiakastyytyväisyys? Kvalitatiivisuus? Työvälineet? Poliitikot? Elinvoima? Frekvenssi? Media? Toimintojen kohdentaminen? Kohderyhmä? Päällekkäisyydet? Tietopyynnöt? Käytetty aika? Käyttötavat? Kirjaamiskäytännöt? Rikastaminen? Skenaariot? Paikkatieto? Kuva 7: MAKU-tietomallityössä tunnistettuja tietojohtamisen avoimia asioita ja ongelmia 24

25 Nykyiset toimintatavat suosivat siiloja ja osaoptimointia MAKU-tietotarvekartoituksen aikana toteutetussa sähköisessä kyselyssä 26 keskeisinä päätöksentekotilanteina mainittiin muun muassa seuraavat: Jatkuva tilannekuvan päivittäminen Maakunnan kokonaisvaltainen riskien analysoiminen Valmiussuunnitelmien laatiminen ja arviointi Päätösten perusteleminen Asiakaskokemuksen ja -palautteen huomioiminen palvelujärjestelmän ohjaamisessa ja kehittämisessä Näissä päätöksentekotilanteissa tarvittavaa tietoa etenkin tunnuslukujen kaltaista perustietoa on valtavasti, mutta se on pieninä muruina siellä täällä. Silti asiantuntijoilta puuttuu olennaisia toimintaa kuvaavia faktatietoja; esimerkiksi Pelastustoimessa kustannuksia ei saada kohdennettua tehtäville. MAKU-tietomallityön aikana käydyissä työpajakeskusteluissa kerrottiin, että tunnuslukuja ja raportteja lasketaan eri puolilla Suomea eri tavoin ja saadaan vertailukelvottomia tuloksia. Raportteja joudutaan kokoamaan datasta, jota sattuu olemaan saatavilla sen sijaan, että raportti koottaisiin vastaamaan tietotarpeeseen. Organisaatioiden toiminta kärsii siitä, että heikkolaatuista dataa joudutaan varmentamaan tai päätöksiä varten on saatavilla vain monta kuukautta vanhaa dataa. Johto tekee siksi päätöksiä laadultaan vaihtelevan datan pohjalta ja saa nähdäkseen raportteja, jotka katsovat suurta kokonaisuutta vain yhdestä kulmasta. Toivottuja työvälineitä luotaamiseen, ennustamiseen ja vaikuttavuuden todentamiseen ei pystytä nykyiseltä pohjalta toteuttamaan. Yhteenvetona MAKU-tietomallityön aikana käydyistä keskusteluista voisi sanoa, että data ja sitä prosessoivat raportit eivät kumpikaan ole nykytilanteessa sitä, mitä niiden haluttaisiin olevan. Viime aikoina erityisesti ei-strukturoidun ja avoimen datan määrä on kasvanut voimakkaasti. On tyypillistä, että data saadaan käyttöön eri lähteistä ajantasaisena ja digitaalisessa muodossa. Tämä korostaa datan hallinnan merkitystä perustoimintona kaikille organisaatioille. Datan laadun ja tietoperustan on oltava kunnossa jokaisena päivänä, ei enää vain yhtenä tiettynä ajanhetkenä, jolloin vuotuinen raportointi valmistuu. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuorossa 27 edellytetään, että tiedonhallintaa ja tiedon hyötykäyttöä edistävien toimijoiden rooleja pitää selkiyttää. Politiikkatoimilla sekä säädösohjauksella eli lainsäädännöllä, asetuksilla ja määräyksillä voidaan parantaa tietojen luovuttamista ja käyttöä hallinnon asiakkaiden, eri viranomaisten sekä palvelutoiminnan tuottajien kesken. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuorossa (ks. linkki 16) tavoitellaan julkishallinnon toiminnan uudistamista sekä julkisten menojen kasvun hillitsemistä. Tässä onnistutaan, jos alkukesällä 2019 aloittava uusi hallitus toteuttaa ja tukee tuottavuuden parantamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Tietojohtamisen edellytysten vahvistamisen on syytä olla näiden toimenpiteiden joukossa. Julkishallinnon organisaatioissa tulee painottaa muun muassa digitalisaation todennettuihin mahdollisuuksiin tarttumista, vuorovaikutukseen perustuvaa ohjausta sekä kyvykkyyksien 26 MaTi-tilannekatsauksen ennakkotehtävä ppt

26 kasvattamista tiedon systemaattisessa analysoinnissa. Näin pystytään tehostamaan valmisteluprosesseja ja palveluiden asiakaslähtöistä kehittämistä. Valtionhallinnon tieto-ohjautuvuudelle tässä hetkessä on tyypillistä informaatio-ohjauksen painottaminen sekä keskustelu tuottavuus- ja digiloikista. Tieto-ohjautuvuudesta tarjolla olevia välittömiä hyötyjä heikentää se, että tietojohtamisen käsite on epäselvä. Tiedolla johtaminen ja tiedon johtaminen saatetaan esimerkiksi niputtaa yhdeksi käsitteeksi tai näiden arvellaan viittaavan tapoihin, joilla erilaista dataa säilytetään. Samaan aikaan organisaatiossa kaivataan ohjeita siitä, kuinka tietojohtamista tukeva ohjelma kannattaa suunnitella, toteuttaa ja implementoida. Voimakas halu panostaa tiedolla johtamiseen nousee sekä organisaatioiden sisäisistä että ulkoisen maailman aiheuttamista ajureista. Tiedetään, että teknologiat ja tietojärjestelmät mahdollistavat tiedon tuomisen helposti käytettävässä muodossa hyödyntäjien luokse. Tieto antaa vastauksia valtionhallinnon asiantuntijoiden työpöydillä odottaviin kysymyksiin kunhan saatavuuden, yhteentoimivuuden ja osaamiskapeikkojen kaltaiset esteet kyetään poistamaan. Tiedolla johtamisen muutosajur it Varautuminen Vaikuttavuus Mitä eurolla on saatu aikaan? Mikä toimenpide vaikutti? Mikä palveluketju toimii? Kustannus- ja resurssitehokkuus Rahoitustilanne? Rahan käytön tasapaino? Kustannusrakenne? Kyky toimia häiriötilanteessa? Kulurakenteiden ennakointi? Minne palvelu sijoitetaan? Kuva 8: tiedolla johtamisen keskeiset tavoitteet julkishallinnossa. Voimassa oleva lainsäädäntö on keskeinen yhteinen reunaehto kansalliselle tiedontuotannolle. Tällä hetkellä ei vielä ole riittävää ymmärrystä siitä, mitä tietotuotteiden edellyttämiä tietolähteitä voidaan integroida ja miten työlästä integrointi missäkin tapauksessa on. Integrointien toteutusta oli määrä testata pilottiprojektissa keväällä 2019, mutta projektin käynnistyminen estyi sote- ja maakuntauudistuksen rauettua. Pilottisuunnitelma ehdittiin kuitenkin kirjoittaa lähes valmiiksi. 26

27 Tiedontuotannon siiloutuminen aiheuttaa erityisen suuren ongelman, sillä tietojohtamisen tulisi nojata vahvasti organisaation strategiaan ja sen tulisi myös edistää kansallisten strategioiden tavoitteiden saavuttamista. Tässä onnistuttaisiin paremmin, jos poikkihallinnollinen tieto tehtäisiin näkyväksi. Ekosysteemissä pystyttäisiin tuottamaan tältä pohjalta eri toimintavaihtoehtoja valottavaa ennakointitietoa johtamisen tueksi. Analyytikot pystyisivät rakentamaan kansallisesta vertailutiedosta uutta tietoa, joka hyödyttäisi koko ekosysteemiä laajasti. Nykytilannetta kuvataan vertauksella, jossa jokainen organisaatio säilöö suppeaa määrää tietoja kukin omaan hillopurkkiinsa. Hillokellarit saa lukita, eikä johtoa kiinnosta seurata, kuinka paljon aikaa asiantuntija käyttää löytääkseen haluamansa hillon marja- ja vuosikertavaihtoehtojen joukosta. Tietojohtamisen on välttämätöntä integroitua johtamisjärjestelmään, jotta se toimii kunnolla ja tiedolla johtamiseen sitoudutaan. Tietojohtaminen edellyttää riittäviä voimavaroja, käytännön tietotaitoa sekä selkeää ohjausta. Uutta, entistä tietosuuntautuneempaa vuosikymmentä kohti mentäessä ei riitä, että johtaminen typistyy seuraamaan organisaation likviditeettitilannetta. Johtamisen pitäisi laaja-alaisesti varmistaa eri alueiden elinvoimaisuus ja aluekehityksen turvaaminen. Tässä on vaikea onnistua kapea-alaisten näkökulmien ja epäluotettavan datan voimin. Osaaminen on teema, jota tietojohtamisesta puhuttaessa ei voida sivuuttaa. Nykytilanteessa tietojohtamiseen tarvittavat osaamisprofiilit ovat määrittelemättä. Osaamista kehitettäessä on panostettava sekä työväline- ja menetelmistöosaamiseen että niin sanottuihin pehmeisiin taitoihin, jotka ovat usein sidoksissa organisaatiokulttuuriin. Pehmeiden taitojen puutteella on usein kovat sivuvaikutukset: esimerkkimme hillokellarista osoittaa, että tiedon hyötykäyttöön liittyvässä vuorovaikutuksessa on kansallisesti paljon parannettavaa. MAKU-tietomallityön aikana toteutetuissa haastatteluissa, kyselyissä ja työpajoissa kerättiin kokemuksia nykytilanteen ongelmista. MAKU-työryhmä priorisoi tunnistetut ongelmat ja esittää tässä dokumentissa ratkaisuehdotuksia (ks. kappale 6, Suositukset). Neuvottelupäivien hyvä tunnelma ei kanna MAKU-tietomallityön aikana kuultiin sama tarina useina eri sanoituksina: tietojohtamisesta riittää puhetta ja neuvottelupäivillä tunnistetaan kerta toisensa jälkeen tarve tiedolla johtamisen edistämiseen. Maakunnissa on tehty itsenäisiä tiedolla johtamisen selvityksiä. Joillakin kuntayhtymillä tai sairaanhoitopiireillä tietojohtaminen on jo vakiintunut osa hallinnon toimintaa ja kehitystä. 27

28 Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan raportissa 28 todetaan, että tietojohtamisessa pisimmällä olevien ero hitaammin eteneviin on suuri ja ero on kasvanut ajan myötä. Viime vuosina on toteutettu useita kansallisella tasolla tietojohtamista tutkineita hankkeita, esimerkkeinä VN TEAS-hanke sekä NHG:n maakunnan tietojohtamisen nykytilaa selvittänyt hanke. Lukuisista aktiviteeteista huolimatta MAKU-tietotarvekartoituksessa nostettiin esiin tietojohtamisen ison kuvan epäselvyys. Eri hankkeiden löydöksiä pyrittiin kanavoimaan MAKU-tietomallityöhön. Avointen kysymysten perusteella viestintä on nykyisin vielä riittämättömällä tasolla. Julkishallinnon tiedolla johtaminen tarvitsee tuekseen selkeän ydinviestin ja konkreettisen tietopaketin. Kansalaiset olettavat, että nykyisin tietorakenteet ovat tietyn organisaation sisällä yhteisiä ja tarjolla on 360-näkymä tietoon. Käytännössä tämä oletus näkyy erityisesti asiakaspalvelussa, jossa asiakkaan voi olla vaikea hahmottaa, miksi asiointi julkisrahoitteisessa palvelussa ei ole jonkin toisen palveluntuottajan tiedossa. Reikäjuustoa muistuttava asiointihistoria ei sovi yhteen sen kanssa, että kansalaiset ovat jo tottuneet esimerkiksi Suomi.fi-kaltaisiin API-taloutta hyödyntäviin alustoihin, joissa julkiset palvelut esittäytyvät yhteisellä verkkonäyttämöllä. API on lyhenne sovellusohjelmointirajapinnasta ja sen avulla erilaiset sovellukset voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään. Organisaatiot haluavat käyttää tietoa hyödykseen kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvassa päätöksenteossa ja jopa strategisena voimavarana. On luonnollista, että tahtotilaan liittyy tarve ymmärtää tiedolla johtamista konkreettisten toimintaesimerkkien avulla. Kun kansallisella tasolla avataan keskustelu tiedon hallinnointiin liittyvistä prosesseista ja järjestelmistä, käytännössä koeteltuja valmiita malleja on erittäin vähän. Elinkeinoelämän tutkimuslaitoksen (ETLA) tuoreessa tutkimuksessa 29 havainnollistetaan digitalisaation edistämiseen liittyvää muutosten verkkoa. Osaamiseen, uuden oppimiseen ja muutoksen johtamiseen kohdistuvat vaatimukset nousevat esiin, kun selvitettiin, miten automatisaatio näkyy valtionhallinnossa tehtävässä tietointensiivisessä asiantuntijatyössä. Automatisaatio, joka yhtäällä tehostaa raportointiprosesseja poistamalla manuaalisia työvaiheita sekä vapauttaa resursseja, edellyttää toisaalla entistä vaativammista työtehtävistä suoriutumista. Organisaatioissa tarvitaan sekä viestinnällistä tukea johdolta että selkeitä ohjeita tietotyön suorittamiseen. Hyvä tiedon hallintatapa on jaettu vastuu ja sen onnistumiseen vaikuttaa toiminta kaikilla organisaatiotasoilla. Tämä edellyttää käyttöoikeuksien ja roolitusten ohella osaamista ja tietoutta siitä, Mitä datalla saa organisaatiossa tehdä Miten dataa saa prosessoida ja mitä työvälineitä käytetään Kuka dataa saa nähdä ja käsitellä Mikä on fiksu tapa tarjota tietoa hyötykäyttöön Millaisia tiedonhallinnan toimintatapoja kannattaa monistaa laajaan käyttöön Miten data tuottaa organisaatiolle lisäarvoa Mistä tietää, että data on riittävän hyvälaatuista 28 Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa. Väliraportti

29 Kiinnostavia tiedon hallintatapamalliin tarvittavia kehittämisen ja itsearvioinnin työkaluja on määritelty viime aikoina ainakin kahdessa julkishallinnon hankkeessa. Tietokirin tiedolla johtamisen tilan arviointimalli 30 sekä VN TEAS -hankkeen 31 tietojohtamisen kokonaisuuden itsearviointityökalu 11 tietojohtamisen osa-alueeseen ovat soveltamiskelpoisia alueelliseen käyttöön. Viimeksi mainittua hanketta ovat toteuttaneet NHG, MDI sekä Tampereen ja Helsingin yliopistot. Hyvien käytäntöjen ja työkalujen näkyvyyttä pitäisi määrätietoisesti parantaa, ja tällainen viestintä sopisi luontevasti osaksi valtakunnallista tietojohtamisen ohjelmatyötä (ks. tämän dokumentin luku 6, Suositukset). Kansallisesti toteutettava ohjelma olisi myös riittävän arvovaltainen kanava kokoamaan esimerkiksi datan saatavuuden ja hyödyntämisen parantamiseen kohdistuvia toimenpiteitä yhteen. Raportoinnin kannalta olennaista mittaristomäärittelytyötä olisi myös luontevaa viedä eteenpäin laajemmassa kumppanuusverkostossa. MAKU-tietomallityössä esiin nousi halu edistää standardimaista tiedolla johtamisen mallia. Standardi kokoaa yhteen linjaukset ja ohjeet, joita seuraamalla tietoon liittyvät prosessit toimivat sujuvasti. Yhteiset toimintamallit kattaisivat koko tiedon hallintaprosessin datan hankinnasta sen jakeluun saakka. Standardia voi ylläpitää ja siihen liittyvää viestintää koordinoida esimerkiksi hanketoimiston (PMO) kaltainen tukifunktio. Standardin koetaan olevan laadun kulmakivi, tai ainakin osoitus siitä, että hyvät käytännöt ovat vaivattomasti saatavilla ja siten tuetaan hyvää tiedon hallintaa julkishallinnossa. Tällainen konkreettisiin ohjeisiin perustuva tietopaketti saisi puhallettua tiedolla johtamiseen voimaa myös neuvottelupäivien välisenä aikana. Tieto-ohjautuvuus on juuttunut pullonkaulaan Pullonkaula viittaa käsitteenä etenemistä ja potentiaalin hyödyntämistä rajoittaviin seikkoihin. Se on prosessikapeikko, jonka aiheuttavat hyvin monenlaiset inhimilliset ja tekniset syyt. Pullonkaula saattaa jopa pysäyttää mahdollisuuden toimia tieto-ohjautuvasti. MAKU-tietomallityön aikana otettiin selvää siitä, mitkä pullonkaulat haittaavat tiedolla johtamisen tavoitteita. Tietotarvekartoituksesta huomataan, että tietotarpeet kohdistuvat sekä alueellisesti merkittäviin että kaikille valtionhallinnon organisaatioille yhteisiin asioihin. Vastaava havainto tehtiin SOTE-tietojohtamishankkeiden määrittely- ja suunnittelutyössä, joiden kokemuksista valtiovarainministeriön KuntaIT on koonnut Tietojohtamisen käsikirjan 32. Kansallisen vertailutieto sekä kustannus- ja resurssitehokkuuden arviointi kannattaa fokusoida niihin mittauskohteisiin, joissa yhteisiä nimittäjiä on paljon ja jotka ovat ajallisesti verrattain pysyviä. Toimintaympäristöä vahvasti heijastelevat ja ajassa herkästi muuttuvat mittauskohteet aiheuttavat mittaristoon likinäköisyyttä. Tämä tarkoittaa, että valitut raja-arvot jättävät tilaa selittelyille tai mittari on kohdennettu tavalla, joka ei tue vertailtavuutta

30 Tiedontuotannon ja tiedon hyötykäytön prosessien sujuvuutta haittaa MAKU-tietotarvekartoituksen aikana tehtyjen havaintojen perusteella suuri joukko toisiinsa linkittyviä asioita. Jotkin alueet tai organisaatiot ovat toisia edellä tietojohtamisessa. MAKU-tietomallityön perusteella voidaan sanoa, että ongelmia tunnistettiin koko Suomen alueella. Kuva 9 on tiivistys tunnistetuista ongelmakokonaisuuksista. Kuvan jälkeen avataan ongelmien vaikuttavuutta tietojohtamiseen. Kuva 9: Tiedon hyötykäyttöä haittaavat tekijät nykytilanteessa Asiakokonaisuus 1: datan saatavuus. Arviolta noin 30% asiantuntijan työajasta kuluu tällä hetkellä tiedon etsimiseen tai heikkolaatuisen datan puhdistamiseen. Mahdollisuus saada dataa hyödynnettäväksi omassa työroolissa on liian heikolla tasolla. Saatavuutta haittaa erityisesti se, että datan koetaan olevan palasina eri lähdejärjestelmissä ja raporteilla. Mittarit joudutaan valitsemaan sen pohjalta, mitä tietoa sattuu olemaan saatavilla. Tiedosta syntyy puutteellista ymmärrystä, eikä tieto jalostu siten kuin olisi hyödyllistä. Saatavuusongelma haittaa sekä tieto-ohjautuvuutta että sen todentamista, mihin tietoon tehdyt päätökset pohjautuvat. Nykyiset tietoresurssit eivät mahdollista uskottavia tai luotettavia vertailuja. Syntyy ristiriitoja, kun julkishallinnon eri organisaatioiden laatimia tilannekuvia ei voida sovittaa yhteen ja näissä on toisiaan poissulkevia näkemyksiä. Lisäksi syntyy liikaa tiedontuotannon hukkaa eli kylmää dataa mappien täytteeksi. Tällaista ei hyödynnetä, joten tiedontuotannosta ei synny lisäarvoa. Jos käytössä olisi kansallista vertailutietoa, sitä käytettäisiin tiedolla johtamiseen sekä strategisella, taktisella että operatiivisella tasolla. Asiakokonaisuus 2: siilot. Datan saatavuusongelmien keskeinen juurisyy on hallinnonalakeskeinen, siiloista lähtevä ajattelu. Substanssiministeriöiden ympärillä on muurit, jotka hankaloittavat yhteistyön tekemistä. Tiedosta pitäisi pystyä luomaan julkishallinnon johtamisessa tarvittavia merkityksiä ja sen avulla on kyettävä todentamaan julkishallinnon toimien vaikuttavuutta. Hallinnonalakeskeinen tapa tuottaa tietoa haittaa poikkihallinnollisuuden toteuttamista. Lisäksi syntyy epätietoisuutta siitä, kenen tekemiin tulkintoihin voi luottaa. Nykyisestä organisaatiolähtöisestä ajattelusta pitää siirtyä datakeskeiseen ajatteluun 33, jotta voidaan sanoa tiedon olevan julkishallinnon yhteinen voimavara. Virastotasoisesta tavoitteiden asetannasta on siirryttävä yhteiskunnan kokonaisedun tasolle 34, ja tässä onnistuakseen julkishallinnon pitää tehostaa verkostoissa toimimista sekä yhteisten rajapintojen hyödyntämistä. Asiakokonaisuus 3: yhteensopivuus ja yhteentoimivuus. Nykytilanteelle kuvaavaa on osaoptimointi ja pirstaleisuus, joka koskee tietosisältöjä, tiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen liittyviä prosesseja sekä tietojärjestelmäkehitystä. Oma prosessointitapa, tietojärjestelmä tai -varasto on tarkoittanut, että sen omistajalla on lupa toimia tietojohtamisessa haluamallaan tavalla, eikä yhteensopivuus ole silloin ollut prioriteetti. Yhteentoimivuuden varmistaminen on yleinen huolenaihe, sillä tiedon hyötykäyttö ei onnistu, jos tiedot eivät ole saman muotoisia. Kustannus- ja 33 Tutkimusjohtaja Harri Laihosen esitelmä KEHA-keskuksen tilaisuudessa Pääjohtaja Olli-Pekka Heinosen esitelmä KEHA-keskuksen tilaisuudessa

31 resurssitehokkuuden kannalta uusien palveluvaihtoehtojen kehittäminen ja tarjoaminen tulevat kalliiksi, mikäli yhteensopivuusongelmat estävät datan kunnollisen hyödyntämisen. Tietojärjestelmäkehityksessä osaoptimointi aiheuttaa myös hajanaisuutta käsittelyissä, joita olennaisille tiedoille tehdään. Asiakokonaisuus 4: tietojohtamisen osaaminen. Tutkimuskirjallisuus osoittaa laajasti, että tiedon laajempi ja nykyistä tehokkaampi hyödyntäminen parantaisi julkishallinnon resurssitehokkuutta merkittävästi. Tietojohtamisen arjen työtehtäviin on tällä hetkellä tarjolla liian vähän tukea. Itseohjautuva asiantuntijatyö voimistaa yhteentoimivuutta haittaavaa osaoptimointia ja se aiheuttaa tahattomia virheitä esimerkiksi datan käsittelyissä. Ilman kansallisen tason ohjeita, malleja tai ymmärrystä tietojohtamisen hyvistä käytännöistä jokainen organisaatio joutuu joko itse kokoamaan käsikirjan tai luottamaan siihen, että hiljainen tieto riittää jatkossakin. Organisaatioissa pitää tietää, mitä tietojohtamisella tavoitellaan, mitä tehtäviä siihen liittyy, millä aikataululla tehtäviä hoidetaan ja kuinka kokonaisuutta ohjataan. Lisäksi organisaatioissa pitää opetella, että tietojohtamisessa tarkastellaan muutakin kuin suoritteita. Tietojohtamisen kulttuuri tarvitsee voimistuakseen muutosjohtamisen tuen, jotta organisaatioissa opitaan esimerkiksi vaikuttavuusanalyysien käyttäminen johtamisen tukena. Asiakokonaisuus 5: tietotarpeisiin vastaaminen. Teknishallinnollinen tapa ajatella tiedon hyötykäyttöä on johtanut siihen, että tietotarpeet eivät ole olleet suunnittelun keskiössä. Ministeriöt tuottavat tällä hetkellä varsin toimialakohtaista tietoa, josta puuttuvat poikkileikkaukset sekä ilmiöiden tutkiminen. Tämä on johtanut siihen, että tarjolla oleva tieto ei anna asiantuntijan tarvitsemia vastauksia. Kun tietotarpeita ei juuri ole aiemmin kartoitettu, tietoarkkitehtuurista on puuttunut kokonaiskuva siitä, mikä tieto on julkishallinnolle olennaista tai minkä tiedon puute aiheuttaa julkishallinnolle vaikeuksia toimia hyvin. Tietotarpeiden seuraamiseksi tarvitaan keskitetty tiedon hallintamalli, sillä tietotarpeita on todellisuudessa rajaton määrä ja uusia havaitaan jatkuvasti. Kansallista vertailutietoa varten on kiinnitettävä jokin määrä kriittisiä tietotarpeita, kuten MAKU-tietomallityössä tehtiin. Julkishallinnossa tulee kiinnittää huomiota siihen, ettei siiloutuneita tietojohtamisen hankkeita käynnistettäisi, sillä tietojohtaminen on nostettava julkishallinnon yhteiseksi intressiksi, pois substanssiministeriöistä tai -virastoista. Toimialojen tarpeet tulee huomioida tavoitteellisesti ja siten, että tavoitetila saadaan säännöksistä. Hyvää tietojohtamisen ohjausta on esimerkiksi yhteinen laatukriteeri sille, mitä tarkoittaa hyvä vesistön tila 35. GAP-analyysin avulla tunnistetaan, miten kaukana nykytilanne on tavoitteesta ja mitkä ovat kehitystoimien kannalta olennaiset tietotarpeet (ks. myös tämän dokumentin sivu 52). Asiakokonaisuus 6: kehittämisen epävarmuus. Tietojohtamisen tahtotilaan halutaan vastata, mutta valmisteluvaihe on kestänyt tarpeettoman kauan. Tämä ja se, että tietojohtamisen arjessa näkyviä uudistuksia ei ole saatu riittävästi etenemään, on johtanut epävarmuuteen. Epävarmuus aiheuttaa myös monenlaisia tiedon ja sen hallinnan laatuongelmia. Niin kauan kuin epäselvä tilanne jatkuu, organisaatiot jatkavat sirpalemaista tietojohtamisen kehittämistä, jotta arjen ongelmiin saataisiin edes jonkinlaisia helpotuksia. Itsenäiset kunnat tekevät itsenäisiä päätöksiä siitä, miten ja millä voimavaroilla tietojohtamista edistetään. Lisäksi ekosysteemissä on niitäkin, jotka tyytyvät nykytilanteeseen ja jäävät odottamaan kansallista suunnittelua. Kehittäminen edellyttää kansallista suunnitelmaa ja vahvaa muutosjohtamista, jotta voidaan hälventää ekosysteemin sisällä epätietoisuutta aiheuttavia kysymyksiä: kuka maksaa, mitä saadaan ja kenen täytyy osoittaa tietä 35 MAKU-tietomallityön haastattelu SYKEssä (Juvonen, Santala)

32 kohti tulevaa. Julkishallinnon toimintaympäristö on jo voimakkaasti verkottunut, joten tietojohtamisen kehittäminen vaatii läpinäkyvyyttä. Asiakokonaisuus 7: laatu ja ennakointi. Datan laadun koetaan olevan riittämättömällä tasolla. Tiedon hyötykäytön tavoista lapsenkenkiin on jäänyt etenkin ennakointi. On paljon matkaa tavoitetilanteeseen, jossa puhtaasta tiedosta tuotetaan puhtaita analyysejä. Ongelmia aiheuttavat myös isot vaihtelut julkishallinnon teknologisissa valmiuksissa sekä työvälineissä. Mitä pidemmälle heikkolaatuinen data tietoprosesseissa kulkee, sitä enemmän siihen kohdistuu erilaisia käsittelyjä sekä käyttöä, joiden toimivuutta heikko laatu haittaa. Esimerkiksi päätösten teko sekä toiminnan tehokkuus kärsivät laatuongelmista. Ennusteet eivät toimi, mikäli raakadata on puutteellista tai virheellistä. Tulkintojen ja analyysien laatua parantaisi, jos datasta näkisi käyttäjäystävällisen visualisoinnin avulla nopeasti suuruusluokat sekä isot poikkeamat. Tiedon hallintatapamallissa tulisi ottaa kantaa liiketoimintatiedon hallintatyövälineiden automaattitarkistusten käyttöön sekä datan laadun järjestelmälliseen mittaamiseen. Mittaristo ei ainoastaan hälytä virheistä, vaan se tarvitaan myös varmistamaan, että saavutettu hyvä laatutaso pidetään. Organisaatiolle kriittisen tiedon laadukkuuden seuraamisen on havaittu olevan 36 merkittävä onnistumista lisäävä tekijä tietoalustahankkeille. 36 Gartner 32

33 ELY-keskus, työpajakommentti: päällikkö Tuija Sievi-Korte 37 Tietomallintamisen pohjan on oltava nykyistä selkeämpi, jotta pystytään tekemään yhteistyötä. Nykyinen toimintaympäristöä koskeva tieto on sekä laadultaan että sisällöiltään riittämätöntä, eikä se tue johtamista. Tilanne olisi parempi, jos käytettävissä olisi vaikuttavuustietoa, analyysejä ja poikkileikkauksia. Ministeriöt toimittavat nykyisin hyvin siiloutunutta tietoa, eikä tällaisen avulla saada kiinni todennettujen ongelmien juurisyistä. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro 38 : Nykytila, jossa julkisen hallinnon tiedonhallinta on epäyhtenäistä sekä tiedonhallintaa ohjaava, eri näkökulmista muodostunut, hajanainen ja osin epäyhtenäinen sääntely on johtanut moninkertaisiin tiedonhallinnan rakenteisiin sekä päällekkäisiin hallintamenettelyihin. Lisäksi erilaiset velvoitteet ovat lisänneet muun muassa tiedonsaantiin liittyviä ongelmia sekä haitanneet tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Tutkimusjohtaja Harri Laihonen, Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulu 39 : Tällä hetkellä on lukuisia teemaan liittyviä hankkeita, jotka ovat enemmän tai vähemmän tietämättömiä toisistaan. On varsin aiheellista kysyä, kenellä kokonaisuus on hallussa ja mikä on valtakunnallinen visio? Toivo-hanke tuo toivottavasti ohjaukseen selkeyttä. Tämä on myös resurssikysymys, sillä tällä hetkellä vähäisiä resursseja kuormitetaan lukuisilla tietopyynnöillä, kyselyillä, selvityksillä, haastatteluilla ja raportointivelvoitteilla. Hyvää tietojohtamista olisi tässäkin asiassa, että tieto kysyttäisiin vain kerran. ELY-keskus, ympäristösuojeluyksikön Pirkanmaan ELY-keskuksessa laatuongelmia aiheuttivat aiemmin kirjavat toimintatavat: miten työaika kirjataan, minne tiliöidään, mistä ja minne raha kulkee. Tilannekuvaa haluttiin päästä tarkastelemaan pitkin vuotta. Kun tiedolla johtamista kehitettiin, tietoa pystytään käyttämään mm. työkuorman tasauksessa ja töiden priorisoinnissa pitkin vuotta. Tiedon haku helpottunut, kun raportit muodostuvat yhden järjestelmän kautta. Tuntikirjausten oikeellisuuteen pystytty paremmin kiinnittämään huomiota, kun voidaan vaikka kuukausittain katsoa tilanne ja puuttua ajoissa. MaTi-hankkeen tilannekatsaus , osallistujan kommentti Jatkossa tarvitaan kokonaisuuden johtamista, ei koordinaatiota, jotta eri puolilla Suomea osataan toimia yhteen. Esimerkiksi pitää olla yhteinen tapa tehdä tietomalleja sekä yhteinen kuva tietojohtamisen voimavarojen käytöstä ja vastuista. Pelastuslaitos, työpajakommentti Kustannuksia ei nykyisin saada kohdennettua tehtäville, eikä kustannusten seuranta onnistu tästä syystä. Pitää saada ote siitä, mikä tieto on Pelastuslaitokselle kriittistä ja mitä taas voidaan hakea ulkopuolisilta toimijoilta. Ihmisten pitäisi tietää, miksi dataa pitää käsitellä tietyllä tavalla ja mitä ongelmia aiheuttaa, jos yhteisiä toimintatapoja ei noudateta. Ajattelutavan muuttaminen on myös hyvin olennaista, jotta johto sitoutuu aidosti tietojohtamiseen. Kokonaisarkkitehtuuri tarvitaan, jotta tietojohtaminen toimii käytännössä tehokkaasti. 37 Esitelmä KEHA-keskuksen tilaisuudessa

34 Digitaalinen toiminta ja tehokas palvelutuotanto ponnistavat hyvästä tietoarkkitehtuurista Tietoarkkitehtuurin kannalta haasteelliset asiat ovat melko universaaleja. MAKU-tietotarveselvityksessä esiin nousi ongelmia, jotka aiheuttavat tällä hetkellä kipua kaikenkokoisille organisaatioille Suomessa. Tutulta kuulostaa esimerkiksi se, että tietoarkkitehtuurin puuttuessa organisaatioilla on taipumus luoda tietojärjestelmiä ja tietorakenteita itsenäisesti, mistä aiheutuu yhteensopimattomuusongelmia. Toinen tuttu argumentti oli menneinä vuosina suosittu teknologiavetoinen lähestymistapa järjestelmäkehitykseen, jonka vuoksi MAKU-tietoa prosessoi Valtion järjestelmät (VJ) - hankkeen esiselvityksen perusteella useita satoja eri tietojärjestelmiä 40. Validoituihin tietotarpeisiin vastaaminen tai yhteinen tietopohja ei ole määrittänyt teknologiavalintoja. Tiedon potentiaalia jää hyödyntämättä, kun sen pohjalta ei synny ymmärrystä tai sitä ei edes löydetä. Tiedon huono laatu aiheuttaa poikkeuksetta kustannuksia. Kunnilla on nykytilanteessa merkittävä tiedontuotantovelvoite. Tietojen kokoaminen on usein pitkällinen operaatio ja hallinnollista taakkaa on runsaasti. MAKU-tietomallityötä aloitettaessa suurimman kokonaisarkkitehtuuriongelman aiheutti niin sanotun ison kuvan epätarkkuus. Samalla tiedolla havaittiin olevan useita erilaisia nimiä ja eri käyttötarkoituksia. Vaikuttavuutta kerrottiin mitattavan monilla eri mittareilla, mutta mitään näistä ei koettu erityisen toimivaksi. Kun työ eteni ja kokonaiskuva saatiin kirkkaammaksi, tietoarkkitehtuurikysymyksissä painottuivat datalähteiden integrointiin ja yhteisiin käsitteisiin liittyvät avoimet asiat. Kansallisen vertailutiedon ja teollisen tiedontuotannon prosessit sekä sovellusympäristö tarvitsevat yhteisen kielen ja tietomallit. Vasta sitten poikkihallinnollisella tiedontuotannolla, ilmiölähtöisillä tarkasteluilla sekä tilannekuvajohtamisella on riittävän vankka arkkitehtuurin tuki. Julkishallinnolta edellytetään, että hallinnon tuottaman tiedon on oltava helposti löydettävissä ja hyödynnettävissä. On pystyttävä johtamaan silmät auki eli laadukkaan datan ja siitä jalostetun tiedon pohjalta. Tiedolla voi sekä edistää että torpedoida erilaisia hankkeita. Suotavaa olisi, että kumpaakaan vaihtoehtoa ei tehtäisi sokkona. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro 41 sanoittaa toimivaa tietoarkkitehtuuria peräänkuuluttavan vaatimuksen seuraavasti: Hallinnon digitaalisen toiminnan ja palvelujen tehokkaassa tuottamisessa keskeistä ovat tiedon laatu ja yhteentoimivuus sekä toimivat ja turvalliset tietojärjestelmäkokonaisuudet. Yhteentoimivuuden varmistaminen on tärkeää, jotta kirkastettu tietojohtamisen iso kuva myös pysyy kirkkaana. Ekosysteemin kannalta kirkkautta ylläpitää se, että organisaatioissa osataan sekä lukea että käyttää hyödyksi toisten toimijoiden valmistelemia tietoja. Organisaatiokulttuurissa tarvitaan ehkä muutosjohtamista ja asenteiden sopeuttamista, jotta opitaan luottamaan tietoon, jota ei ole valmisteltu omassa organisaatiossa. Kokonaisarkkitehtuurissa otetaan kantaa riippuvuuksiin; esimerkiksi on hyödyllistä tunnistaa, missä on paras osaaminen organisaatioriippumattoman tiedontuotannon laskentoihin. Hallinnon organisaatioiden yhteentoimivuus tähtää kansallisesti 40 Lukumäärä saatu ICT-erityisasiantuntija Raimo Kangaskoskelta

35 tärkeän tiedon järkevään jakamiseen sen sijaan, että toimijat tekevät päällekkäistä ja laadultaan vaihtelevaa työtä laskentojen parissa. Yhteentoimivuus vaikuttaa voimakkaasti sekä hallinnollisen kuorman vähentämiseen että viranomaistoiminnan kustannustehokkuuteen. Tietoarkkitehtuuriin panostamalla pystytään yksinkertaistamaan tiedonhallinnan rakenteita, jotka nykyisessä muodossaan sisältävät tehottomuutta aiheuttavia päällekkäisyyksiä esimerkiksi hallintamenettelyissä ja raportointikäytänteissä. Kokonaisuus on epäyhtenäinen, eivätkä kokonaisuuden osat toimi yhteen. Samalla kun tiedonhallinnan rakenteista tehdään selkeämpiä, kyetään myös paremmin huolehtimaan sekä hallinnonalan toimijoiden tietotarpeisiin vastaamisesta että kansalaisten tiedollisten oikeuksien toteuttamisesta. Tietoarkkitehtuuri sisältää turvallisuusulottuvuuden, jossa otetaan kantaa tiedon elinkaareen, tiedon säilyttämiseen ja käyttöön sekä tiedon välittämiseen. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro 42 korostaa, että hyvä tiedonhallintatapa on viranomaisen velvollisuus. Valtakunnan tasolla tehtävän kehitystyön on näytettävä yhtenäiseltä ja ristivedottomalta. Tämän tueksi tarvitaan selkeästi sanoitettu viesti tietojohtamisen kehittämisestä ja sen tavoitteista sekä vastuista. MAKU-tietomallityön aikana käydyissä keskusteluissa todettiin useita kertoja, että tietojohtamiseen liittyvä tarkoituksenmukainen toiminta sekä tästä koituvat taloudelliset ja muut hyödyt pitää tehdä näkyviksi. On kerrottava ymmärrettävällä tavalla, millaiset käytännön toimet ovat tarpeellisimpia yhteisten toimintamallien edistämiseksi. Tässä viestinnällä on suuri merkitys, mutta korulauseita tiedon hyötykäyttäjät eivät enää halua kuulla. Kokonaisarkkitehtuurin työvälineistössä on useita vaihtoehtoja vastata muutoksiin siten, että nyt havaittuihin haasteisiin saadaan parannuksia. Esimerkiksi kehittämisen tiekartat ja tiedolla johtamisen sisäisen kypsyystason nostaminen toimisivat hyvin yksittäisten kipupisteiden parantamiseen, samalla kun ne ovat toimivan kokonaisarkkitehtuurin rakennuspalikoita. Miksi näin tärkeäksi koettua asiaa ei ole jo toteutettu On oikeutettua kysyä, miksi tiedolla johtamisen kansallista toimintaohjelmaa ei ole jo suunniteltu ja implementoitu, jos sen koetaan tuovan mittavia hyötyjä. Miksi hukataan julkishallinnon voimavaroja tietojen etsimiseen tai toisarvoisen raportoinnin tuottamiseen, kun merkitykselliset ilmiöt jäävät vaille luotettavaa dataa? Yleisesti valideja selityksiä tiedolla johtamisen hitaalle etenemiselle on kaksi ja nämä molemmat pätevät MAKU-tietotarveselvityksen perusteella myös valtionhallintoon: Tuotanto menee kaiken edelle -ajattelu. Organisaatiossa on kiire, lukuisia kehitysohjelmia edistetään samalla, kun on kriittistä onnistua palvelutuotannossa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Tuotannon on toimittava säädösten ja asiakkaiden vaatimusten mukaan. Tiedolla johtaminen helpottaisi työntekoa ja aiheuttaisi kustannussäästöjä, mutta käytännön toimenpiteisiin ryhtyminen juuttuu muihin kiireisiin

36 Uusia toimintamalleja on vaikea saada juurtumaan organisaatioihin, vaikka kyse olisi hyvistäkin uudistuksista. Ottaa aikansa, että uusien työvälineiden käyttö on sujuvaa ja esimerkiksi tiedonhallinnan käytänteet ovat osa työteon normaalia arkea. Juurtumista hidastaa heikko tai monitulkintainen viestintä sekä se, jos asiantuntija ei tunnista uuden toimintamallin hyötyä omalla työpöydällään. Muutosjohtaminen on tiedolla johtamisen olennainen kumppani. MAKU-tietomallityön aikana tunnistetut tiedolla johtamisen merkittävimmät vahvuudet ja heikkoudet sekä mahdollisuudet ja uhat on koottu kuvaan 10. Tyypillisesti vahvuudet ja heikkoudet ovat organisaation sisäisiä muuttujia. Ulkopuolinen maailma vaatimuksineen heijastuu mahdollisuuksiin ja uhkiin. Suunnittelussa ja toiminnassa tulisi tavoitella vahvuuksien säilyttämistä, heikkouksien korjaamista, mahdollisuuksien hyödyntämistä ja uhkien torjumista. Kuva 10: MAKU-tietomallityössä tunnistetut tiedolla johtamisen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. 36

37 MAKU-työryhmän puheenvuoro 1. Tietopolitiikka suunnannäyttäjänä Julkisen hallinnon tehtävien hoitamisessa ja palvelujen tuottamisessa tehokas tiedonhallinta parantaa hyvän hallinnon perusteisiin kuuluvaa viranomaisen toiminnan tuloksellisuutta ja vahvistaa kansalaisten luottamusta. Tietopolitiikassa nähdään, että erityisesti digitalisaatio tarjoaa mahdollisuuden julkisen hallinnon tehokkuuteen ja palveluiden asiakaslähtöisyyden parantamiseen. Paljon odotuksia laitetaan älykkäisiin ratkaisuihin, oppiviin algoritmeihin ja robotiikkaan. Sektorirajoja ylittävää hallintoa ja palveluntuotantoa sekä hallinnon avoimuutta kansalaisiin päin tulisi edistää, jolloin myös tietopoliittiset ratkaisut nousevat keskeisiksi keinoiksi tässä. Lisäksi valtionhallinnon ja kuntien välistä työnjakoa ja yhteistyötä tulee kehittää nykyistä sujuvammaksi. Tämä vaatii tiedon tehokasta vaihtoa eri toimijoiden välillä. Myös tietovarantojen ja rekisterien tiedon vaihtuvuutta, yhdisteltävyyttä ja hyödyntämistä pitää tukea tietopolitiikan keinoin, kuten uusilla palvelukokonaisuuksilla, lainsäädännöllä ja uusien teknologioiden käyttöönotolla. Näin olisi mahdollista saada Suomen kattavat tietovarannot vieläkin tehokkaammin hyötykäyttöön (mm. verohallinto, työllisyys ja kasvu, sote). Tietopoliittisesti näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää kuitenkin toimien johdonmukaista toteuttamista ja tietopoliittista ohjausta. Tietopolitiikan tavoitteena on, että tietoon perustuvat julkiset palvelut ja toiminta on mahdollista toteuttaa entistä laadukkaammin, tuloksellisemmin ja tehokkaammin. Viranomaisen velvollisuuksien tarkoituksena on avoimuuden ja hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen, jotka molemmat edellyttävät tietoaineistojen asianmukaista saatavuutta, käytettävyyttä ja suojaamista. Julkisen tilasto- ja rekisteritiedon hyödynnettävyys tällä hetkellä Suomen tilasto- ja rekisteritieto on mainittu useaan otteeseen maailman parhaaksi. Samalla kaikissa tiedon hyödyntämisen raporteissa todetaan, että monet, vuosikymmeniä sitten tehdyt, ratkaisut henkilötunnus, määritykset ja luokitukset määrittävät nykyistä tiedon hyödynnyttävyyttä, eivätkä nämä edistä tietopoliittisia tavoitteita. Tietoa kertyy käsittämättömiä määriä, mutta sen hyödynnettävyys on usein kiinni vanhoista luokitteluista, jotka estävät erilaisten aineistojen yhdistelyn. Uudet, asiantuntijoiden itsenäiseen käyttöön sopivat teknologiat ovat avanneet silmämme siihen, että nyt pystymme tehokkaammin tuottamaan ja rakentamaan parempia aineistoja kuin aiemmin. Käytännön aineistojen toteutus on kuitenkin vielä kesken. Parempien aineistojen rakentuminen edellyttää sitä, että tiedon laatu on riittävän hyvällä tasolla. 37

38 Kaupallinen hyödyntäminen data raaka-aineena Paitsi julkisen hallinnon ja palvelun tuotannon tehostamisessa, tiedolla on keskeinen rooli niin sanotussa tietotaloudessa. Siinä data on keskeinen raaka-aine, jota tietojärjestelmät hyödyntävät ja josta jalostetaan tietotuotteita kuten analytiikkaa. Yhteiskunnan, jonka kokonaisvaltainen kehitys edellyttää tiedon saatavuutta, on kyettävä ratkaisemaan tiedon käyttöön liittyviä datan keräämiseen, jakamiseen ja yhdistämiseen liittyviä merkittäviä haasteita sekä eettisiä kysymyksenasetteluita myös suhteessa avoimeen talouteen ja kansalaisiin. Julkinen tilasto- ja datatuotanto voi nousta keskeiseen rooliin uuden taloudellisen toiminnan mahdollistajana. Tietotaloudelliset toimijat ovat usein laajoja, eri toimijoiden muodostamia ekosysteemejä, joissa on mahdollisuus saavuttaa merkittäviä tehokkuus-, kustannus- ja muita etuja yhdistelemällä ihmisten, yritysten ja yhteiskunnan tietoa. Yksi yhteiskunnallisen hallinnan ratkaisu tietojen leviämisen ja verkoston ongelmiin ja toisaalta tietotalouden taloudellisiin tarpeisiin, on rakentaa kansallisia tietoekosysteemejä, -altaita tai hiekkalaatikoita, jotka tehostavat muun muassa analyysi- ja tekoälyvalmiuksia sekä -kyvykkyyksiä. Tällöin tietopohjan ja tiedon hyödyntämisen eettinen kontrolli säilyy julkisella tai muutoin laillisuutta valvovalla taholla. Samalla se on taloudellinen keino mahdollistaa tietotalous. Suomessa muun muassa kansallisen Aurora-tekoälyohjelman 43 tavoitteena on rakentaa ihmisten elämäntapahtumien ja yritysten liiketoimintatapahtumien ympärille älykkäiden palveluiden hajautettu, tietoturvallinen ja avoin verkko, joka mahdollistaa julkisten, yksityisten ja kolmannen sektorin toimijoiden tuottamien palveluiden keskinäisen vuorovaikutuksen ihmisten hyvinvoinnin kohentamiseksi elämän eri tilanteissa. Avoimen datan käyttö ja lisäarvon tuottaminen sen pohjalta ei saa olla suunnittelematonta. Jotta julkisesti rakennettu ja julkiseen tietoon pohjaava alusta pystyisi kehittymään tehokkaasti, sen tulisi olla riittävän kiinnostava, eli sen sisältämän tiedon tulisi olla riittävän houkuttelevaa yksityisille yrityksille palvelutuotteiden kehittämistä ajatellen ja, toisaalta, sinne syntyvien palveluiden tulisi olla riittävän kiinnostavia palvelun käyttäjien näkökulmasta. Keskeistä on myös se, että alustalla on oltava selkeä, lisäarvoa generoiva ansaintalogiikka. Enää ei riitä se, että lisäarvo syntyy ainoastaan joidenkin työpaikkojen muodossa, vaan tulee olla selkeä ajatus siitä, miten julkinen sektori toisaalta kattaa alustojen ylläpitokulut ja toisaalta pystyy taloudellisesti hyötymään omasta kansallisraaka-aineestaan datasta. Data tai tieto tulee nähdä taloudellisesti arvokkaana kansallisena omaisuutena. Samalla pitää huolehtia alustan avoimuudesta, jotta ei kuitenkaan luoda turhia esteitä innovatiivisuudelle ja alustan kehittymiselle

39 Alustajohtamisen hyvä käytäntö julkishallinnossa olisi edetä mm. Kuutoskaupunkien 44 suosituksen mukaisesti: Suunnittelemattomuus aiheuttaa riskin, että datataloudessa tehdään sama virhe kuin kaivosteollisuudessa. Kansallisesti saadaan ainoastaan pieniä hyötyjä, kun suuret hyödyt valuvat ulkomaille. Sitran laskelman mukaan 45 datatalous voisi saada aikaan miljardiluokan hyödyt. Esimerkiksi nykyisen kaltainen API-viidakko ei kehitä datan hyötykäytön kokonaiskuvaa, sillä koordinointia ei ole. Järjestelmällisempään rajapintojen hyödyntämiseen päästäisiin, kun datan hyötykäytön edut ymmärretään koko organisaation tasolla, eikä API-kokonaisuutta nähdä ainoastaan teknologiavetoisena projektina. Verkostovaikutusten aikaansaaminen edellyttää ekosysteemin hyvää tuntemusta ja toimivaa vuorovaikutusta ekosysteemin sisällä. Julkishallinnon on löydettävä tasapaino yhteiskunnallisen hyvän tuottamisessa ja kestävän ansaintalogiikan löytämisessä. Alustamaisen ajattelutavan omaksuminen julkisella sektorilla voi tukea tässä. Avoin innovaatioalusta -ajattelu on kehittämisen lähestymistapa, joka pyrkii systemaattisesti avaamaan kehitettävänä olevan ympäristön, sen palvelut ja toiminnan kolmansien osapuolien kehitettäväksi. Arvo syntyy alustantarjoajan, palveluntarjoajien ja asiakkaiden yhteistyössä ja rajapinnoissa. Ekosysteemien rakentamiseen tähtäävä ajattelutapa kiinnittää huomion paitsi teknologiseen kehitykseen, myös ihmisten ja organisaatioiden tiedon ja osaamisen uudenlaiseen verkottamiseen innovaatio- ja kehittämistoiminnassa. Kuva 11: Datan arvollistamiseen tarvittavat työvaiheet

40 Datan arvollistamisen kannalta olennaiset työvaiheet ovat datavarantojen tunnistaminen, hyödyntämismahdollisuuksien kartoittaminen ja hyötykäytön aktivointi. Inventoinnissa kiinnitettään erityistä huomiota pohjadatan syntymiseen. Tästä saadaan laaja ymmärrys, kun perehdytään datan kattavuuteen, käsitteisiin ja alakategorioihin, syvyyteen, tietoalkioiden yksilöllistettävyyteen, tarkkuuteen sekä sijaintiin. Datavarantojen inventaari on luonteva osa tietoarkkitehtuurin kehittämistä (ks. tämän dokumentin s. 52). Hyödynnettävyys auttaa merkittävällä tavalla tarkentamaan tietojohtamisen niin sanottua isoa kuvaa, sillä tässä työvaiheessa kartoitetaan organisaation sisäiset ja ulkoiset tarpeet datan hyödyntämiseen. Tarpeet osoittavat, miten datan avulla on mahdollista tuottaa lisäarvoa tai tuloja. Kolmas työvaihe eli aktivointi aloitetaan priorisoimalla se, haetaanko datan hyötykäytöllä ensisijaisesti ulkoisia lisätuloja vai organisaation sisäisiä hyötyjä. Aktivointitoimenpiteet voivat liittyä esimerkiksi tekoälyn tehokkaaseen käyttöön tai sovelluksien luomiseen, tai ne voivat olla yhteistyöaloitteita ekosysteemille. Tasapainon löytyminen erilaisten tarpeiden sekä ekosysteemin toimijoiden välille on tärkeää. Siihen vaikuttaa niin sanottu digitaalisen toimintaympäristön etiikka, joka lisää tietojohtamisen kokonaisuudelle välttämätöntä luottamusta. Ekosysteemit vastaavat 2020-luvun tietotarpeisiin Digitaalinen luottamusyhteiskunta syntyy ekosysteemeissä, joissa hallinto, kansalaiset, yritykset ja tutkijat kohtaavat, vaihtavat näkemyksiä ja kehittävät yhdessä ratkaisuja tarttuakseen teknologisen murroksen mahdollisuuksiin. Toimenpiteet muotoutuvat avoimessa dialogissa, jossa yhteistä ymmärrystä luodaan mahdollisimman varhaisesta vaiheesta alkaen. Digitalisaatio ja tietotalous muuttavat toimintatapoja siten, että uudelle palvelutuotannolle ja tiedon hyötykäytön kannalta tarpeellisille tietopalveluille avautuu mahdollisuuksia. Tässäkin kokonaisuudessa tiedon saatavuus, liikkuvuus ja yhteentoimivuus ovat keskeisiä aineistojen laatuominaisuuksia. Uudenlaisia jaettuja tietotarpeita on myös viriämässä useilla keskeisillä yhteiskunnan osa-alueilla, kuten taloudessa (alustatalous, jakamistalous), innovaatiotoiminnassa (avoimuus, käyttäjälähtöisyys) ja aluekehittämisessä (uusi julkishallinto, osallisuus). Muun muassa valtioneuvoston kansliasta koordinoidun Ekosysteemifoorumin tavoitteena on ollut vauhdittaa johtamisen ja asiakkaiden tarpeita palvelevien ekosysteemien syntymistä sektorirajat ylittävänä yhteistyönä. Ekosysteemeitä ovat olleet: 1) Tieto liiketoiminnan ja tutkimuksen mahdollistajana (sote-tieto) 2) Älykäs kaupunki kansalaisille ja yrityksille 3) Kiinni työelämään elinikäisen oppimisen avulla 4) Liikenne palveluna 5) Hyvinvointia koskevat tiedot hyödynnettävissä kansalaisen hyväksi. Ekosysteemifoorumissa on hyödynnetty ratkaisutyöpajoja, joissa hallinto, yritykset, tutkijat ja järjestöt ovat yhdessä määritelleet ekosysteemejä koskevia keskeisimpiä haasteita ja esittäneet näihin ratkaisuja. Tämän lisäksi MAKU-työryhmä tarjoaa konkreettista ehdotusta esimerkiksi 40

41 hiekkalaatikoiden tai innovaatioalustojen perustamiseen näille ekosysteemeille, tai tiettyjen tietotuotteiden tarjoamista niissä. Myös Pilkahduksia tulevaisuuteen -raportissa 46 kehotetaan luomaan seuraavalle hallituskaudelle uudenlaisia, entistä reagointikykyisempiä toimintatapoja ekosysteemien kehittämiseksi. Tiedon käytön eettisiin ongelmiin vastaaminen Kun pyritään löytämään alustojen ja ekosysteemien kehittämiseen sopivaa tasapainoa ansaintalogiikan, yhteiskunnan etujen, asiakaslähtöisyyden ja hyvän hallinnon välille, siinä auttaa niin sanottu digitaalinen etiikka tai tietoetiikka. Toisaalta perinteiset hallinnolliset säätelevät keinot ovat tarpeellisia. Hallinnollisiin tarkoituksiin ja palveluiden tuottamiseen kerättävän tiedon yhdistäminen, liikkuvuus ja saatavuus nostavat esille useita lainsäädännöllisiä ja eettisiä kysymyksiä tietoturvan, yksityisyyden suojan ja informaatioturvallisuuden kaltaisista aiheista. Näihin pyritään hallinnollisesti vastaamaan nykyajan vaatimukset huomioivalla lainsäädännöllä ja muilla säätelevillä toimilla, mutta tietotalouden kehityksen ollessa huomattavan nopeaa, uudet lait saattavat olla valmiiksi vanhanaikaisia. Moniulotteiset verkostot ja toistuvat muutokset hankaloittavat samalla säätelyä. Alustateknologia ja siellä toteutettava tiedon hyödyntäminen edellyttävät joustavampaa tietoeettistä koodistoa ja normituksia. Hybridiohjaus voisi toimia perinteisen säätelyn rinnalla. Siinä julkinen taho hallinnoi raaka-ainetta, johon annetaan käyttöoikeudet ja markkinat tarjoavat uuden palvelun tai teknologian raaka-aineen hyödyntämiseksi. Lisäksi julkisella hallinnolla on mahdollista seurata palveluiden kehittymistä alustalla ja puuttua epäasialliseen toimintaan. Paljon on kiinnitetty huomiota yksilön tietoturvan kannalta keskeisten tietojen suojaan, mutta vähälle huomiolle on jäänyt se, että suuri osa valtion jo keräämistä tilasto- ja rekisteritiedoista ei sisällä tietosuojatyyppisiä ongelmia. Pelkästään näiden tietojen saaminen taloudellisesti hyödynnettävään muotoon ja hallinnonalojen yhteistyötä tukevan tiedolla johtamisen pohjaksi olisi suuri edistysaskel koko julkisen sektorin tiedolla johtamisessa. Ei kuitenkaan tule unohtaa, että

42 alustateknologian tulisi kehittyä entisestään, jotta jatkossa pystyttäisiin käsittelemään tai yhdistelemään tietoturvallisesti myös yksilöasiakkaiden tietoja. Paikallisesti eriytynyttä tietoa tarvitaan koko Suomen kehittämiseksi Nykyiset toimintaympäristömuutokset ovat jo vuosikymmeniä korostaneet alueiden erityispiirteiden huomiointia, jotta ne pärjäävät globaalissa toimintaympäristössä. On tunnistettu, että muun muassa Itä-Suomen tilanne ja sen toimialarakenne poikkeavat Länsi- tai Etelä-Suomesta. Kun kansallisesti tarjolla on usein vain valtakunnallisia keskiarvotietoja tai toisessa ääripäässä kunnallisia määrätietoja, eivät nämä tiedot auta suhteuttamaan tietyn alueen kasvu- tai kehittämistekijöitä muihin alueisiin. Alueellisesti sekä julkisen hallinnon toimijat ja suunnittelijat että myös kansalaiset, yritykset ja järjestöt tarvitsevat oman toimintansa tueksi erityisesti alueellisista ja paikallisesti eriytynyttä tietoa. Tiedon tulisi myös olla toiminnallista, jotta pystyttäisiin ymmärtämään toisiinsa nivoutuvien kehityspolkujen liittymäkohdat. Seuranta- ja raportointitiedon lisäksi erilaiset syy seuraustiedot, ennakointitiedot ja kokonaisnäkymät sekä vaikuttavuustiedot olisivat tarpeellisia alueellisten tilannekuvien rakennusaineiksi. Valtakunnallinen tietopolitiikka on keskeinen tekijä siinä, millaiset mahdollisuudet Suomen eri alueilla on positiiviseen kehitykseen. Alueiden tulee pystyä tunnistamaan omat vahvuutensa ja mahdollisimman hyvin panostamaan sellaiseen toimintaan, jolla tietopohjaisesti näyttäisi olevan parhaimmat tuotot, eli vaikutukset. Tietopolitiikka voi siten edistää koko Suomen mahdollisuuksia kehittyä taloudellisesti ja sosiaalisesti. 42

43 2. Ilmiöpohjaisuus ja ihmiskeskeisyys tietojohtamisen viitekehyksenä Tarve ilmiöpohjaiselle tiedolle nousee tiivistettynä siitä, että ilmiöiden koetaan antavan parhaan tilannekuvan laajoista kokonaisuuksista. Kansallisella tasolla tarvitaan johdonmukaista tukea palvelukokonaisuuksien ohjaamiselle, palveluiden suunnittelusta asiakaspalautteiden kokoamiseen saakka. Monisyisten ongelmien ratkaiseminen edellyttää, että vaihtoehtoja voidaan punnita luotettavan tiedon ja ennusteiden avulla. Siiloista käsin ei synny riittävää ymmärrystä ilmiöistä. Ilmastonmuutoksesta kirjoitetaan tällä hetkellä suurimmat muutosaiheiset otsikot. Suomen Pankki 47 siteerasi syksyllä 2018 Maailman talousfoorumin riskiraporttia, jossa todetaan ilmastonmuutoksen olevan kaikkien aikojen suurin markkinahäiriö. Siinä missä Suomen pankki tarkastelee tätä ilmiötä talousteorian ja vihreiden investointien reunaehtojen kannalta, suomalaiset maakunnat suunnittelevat toimenpiteitä, joilla hiilineutraliteetti ja kiertotalous toteutetaan käytännössä. Ilmastonmuutosta ja kestävää kehitystä on mahdotonta sivuuttaa, kun määritellään vaikuttavuusmittareita valtionhallinnon tiedolla johtamisen käyttöön. Tämän näkemyksen jakoivat eri toimialataustaiset asiantuntijat, jotka osallistuivat MAKU-tietomallityön yhteydessä järjestettyihin mittarityöpajoihin. Ihmiskeskeinen tiedontuotanto todentaa perinteistä hallinnon tarkastelutapaa paremmin vaikutukset, joita eri toimenpiteillä on saatu aikaan. Ilmiöiden avulla saadaan pintatietoa syvempiä perusteluja vaihtoehdoille, joita voidaan ryhtyä edistämään tai joiden tekemistä kannattaa vähentää. Riskit ja uhkatekijät pystytään ihmiskeskeisessä tarkastelussa kytkemään osaksi laajoja vaikuttavuustavoitteita. Ilmiöt ja matriisimainen seurantatieto kiinnostavat Ilmiö tarkoittaa esimerkiksi asukkaiden työkyvyn ja työllistymisen välisen yhteyden tutkimista. Halutaan saada selville, mitkä julkisrahoitteiset toimenpiteet näyttäisivät parhaiten tukevan molempia samanaikaisesti. Riippuvuuksien hahmottamiseen tarvitaan laadukasta tietoa työllisyyspalveluista sekä SOTE-palveluista. MAKU-tietotarveselvityksessä toisena erittäin kiinnostavana ilmiöesimerkkinä esitettiin liikkuvuus ja kohtaanto. Aiheen tutkiminen aloitetaan tarkastelemalla pendelöinnin käsitettä: siihen kytkeytyvät liikennevälineet, pysäköintimahdollisuudet, työpaikkaintensiivisten alueiden sijoittuminen alueilla, omistusasuminen, muuttohalukkuus, verkkoyhteydet sekä maksuvälineet. Kolmas esimerkki ilmiöistä käsittelee yksinyrittäjyyttä: ilmiön tutkiminen edellyttää tietoa siitä, millaisten valtionhallinnon käyttämien luokittelujen sisältä löytyy ilmiötä selittävä tieto. Syksyn 2018 aikana toteutetuissa haastatteluissa ja kyselyissä puhuttiin paljon ilmiöpohjaisesta tietojen tarkastelusta. Matriisimaiselle, vakiintuneet toimialarajat ylittävälle ennakointitiedolle nähdään runsaasti tarvetta kaikissa julkishallinnon organisaatioissa. Maakunnissa on vahva halu yhdistellä analysointitarkoituksissa eri tietolähteistä koottuja tietoja. Sama tarve on nostettu esiin SOTE

44 uudistuksessakin, jossa asiakaslähtöiset palvelukokonaisuudet sovittaisivat yhteen esimerkiksi työllisyys- ja sosiaalihuoltopalveluita. Näin edistettäisiin aiempaa tehokkaammin maakunnan asukkaiden työkykyä ja työllistymistä 48. Ilmiöpohjaista raportointia voidaan edistää tietotuotteiden käyttöönoton tapaan vaiheittain. Ensimmäinen askel on priorisoida jo tunnistetut toiveet ja selvittää mahdollisuus käynnistää soveltuvuuden ja toimivuuden kokeiluja, mahdollisesti yhteistyössä kumppanuusverkoston toimijan kanssa. Tällaisiin POC-kokeiluihin mukaan otettavista vaatimuksista laaditaan käyttötapaukset. Valtionhallinnossa ilmiöpohjaisuutta ja ihmiskeskeisyyttä on viime vuosina viety voimakkaasti eteenpäin. Tästä esimerkkejä ovat Valtiovarainministeriön JulkICT-hankkeet Suomi.fi etunenässään 49 sekä kansallinen tekoälyohjelma Aurora 50, joka luo tekoälyjen ja autonomisten sovellusten avulla verkostovaikutuksen edellytyksiä ihmiskeskeiselle ja ennakointikykyiselle yhteiskunnalle. Mitä ihmiskeskeisyys tarkoittaa Ihmiskeskeinen tarkastelu auttaa ymmärtämään, mitä yhteiskunnassa on meneillään. Sitra 51 määrittelee ihmiskeskeisyyden kyvyksi ymmärtää ihmisten tarpeita ja arkea. Ihminen on kehitettävän toiminnan kohde ja siksi esimerkiksi maakunnan asukkaiden todelliset tarpeet on erittäin tärkeää ymmärtää kattavasti. Samaten palvelujen laatua parannetaan ihmisten tarpeista käsin. THL:n 52 määrityksen mukaan ihmiskeskeisyys on asiakaslähtöisyyttä laajempi tapa tarkastella palvelujen rakentumista ja tiedon liikkuvuutta palveluekosysteemeissä. Näkökulma pitää sisällään rakenteiden, työhyvinvoinnin ja osaamisen jatkuvan kehittämisen kaltaisia teemoja. Hyvinvoinnin käsite

45 nähdään tässä leveästi ja siihen yhdistyy esimerkiksi aluekehityksen näkökulmia. THL on koonnut myös ihmiskeskeisyyden oppaan 53. Määrittelyille yhteistä on tietoturvan ja tiedontuotannon eettisyyden korostaminen. Kumpikin määrittelyistä painottaa, että on välttämätöntä ymmärtää toimintaa, kuten palvelutuotantoa, käyttötarkoituksen näkökulmasta. Oikeanlaisen datan tunnistaminen on tässä ydinasia ja oikeanlaisen datan tunnistamme siitä, että se tuottaa toiminnalle hyötyä. Datalähteiden ymmärtäminen auttaa hahmottamaan eri datavarantojen merkityksen. Samalla tulevat näkyväksi tietovirrat eli tavat, joilla tieto liikkuu eri prosesseissa. Tietojohtamisessa onnistumista voidaan mitata tutkimalla esimerkiksi sitä, onko tiedon liikkuvuus riittävän hyvällä tasolla tai kuinka sujuvia palveluketjuja on toteutettu. Ihmiskeskeisyyden vastakohta on teknishallinnollinen järjestelmä. Siinä keskiöön nousevat ihmisen sijaan valvonnan tai ohjaamisen tarpeet, työvälineiden ominaisuudet tai pistemäinen mittaritieto. Usein tällaisessa järjestelyssä tapahtuu, että mittarit valitaan sillä perusteella, mitä tietoa on saatavilla. Hallintoa painottavat toteutukset onnistuvat harvoin todentamaan ihmisten arjen sujuvuutta, joka taas on ihmiskeskeisessä ajattelussa olennainen onnistumisen suure. Mitä ihmiskeskeiseltä tiedontuotannolta edellytetään Ihmiskeskeinen tiedontuotanto edellyttää erittäin hyvää ekosysteemin tuntemusta. Ilmiöiden tarkastelussa organisaatioriippumattomuus on keskeinen vaatimus, sillä ilmiön kannalta ei ole olennaista tietää, kuka hoitaa jonkin vastuutehtävän tai tuottaa ilmiöön liittyvän palvelun. Tiedontuotannon kumppanuusverkostoissa tarvitaan toisten valmistamia tietoja ja on tärkeää, että näitä sekä osataan että halutaan käyttää. Tiedon jakamisen kulttuuri on sisäistettävä julkishallinnossa. Sisältöjen osalta edellytetään, että päällekkäisyyksiä poistetaan mahdollisimman paljon. Kansallisella tasolla valitaan tarkasteltavaksi ilmiöitä, joista saadaan vastauksia sekä alueiden että ohjausnäkökulmien tietotarpeisiin. Ilmiöihin tarvittavat mittarit ja indikaattorit saadaan palvelujen tuottajilta, alueilta, valtionhallinnosta ynnä muilta ekosysteemin toimijoilta. On tärkeä varmistaa, että sisällöt pohjautuvat korkeatasoiseen asiantuntijatyöhön ja käytetty data on laadultaan hyvää. Automatisoituja laatukäsittelyjä kannattaa hyödyntää, mutta keskitetysti siellä, missä ilmiötarkastelu tapahtuu. Tiedon toisiokäyttö tarkoittaa, että operatiivisessa toiminnassa syntyneitä asiakas- ja rekisteritietoja käytetään muussa kuin siinä ensisijaisessa käyttötarkoituksessa, jonka vuoksi tiedot alun perin tallennettiin. Toisiokäyttö yhdistyy julkisessa keskustelussa erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa syntyvän tiedon hyötykäyttöön. Ihmiskeskeisessä tiedontuotannossa toisiokäyttö tuo merkittäviä etuja, kun kokonaisvaltainen ja ajantasainen tieto on asiantuntijoiden käytettävissä välittömästi palvelutilanteessa. Palveluita pystytään tuottamaan hyvin kohdennettuina ja oikea-aikaisesti. Myös valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuorossa 54 edellytetään, että tiedon toissijainen käyttö pitää mahdollistaa yksityisen ja julkisen sektorin palveluissa sekä johtamisessa ja

46 ohjauksessa. Tämä linjaus vaikuttaisi toteutuessaan sekä palvelutuotannon tehokkuuteen että asiantuntijoiden mahdollisuuteen tuottaa laadukkaita asiointikokemuksia. Luottamus ja läpinäkyvyys varmistetaan siten, että tietojen käsittelyn, laskennat sekä visualisoinnit tekee toimija, jolla on riittävästi tietotaitoa aiheesta. Liiketoimintatiedon automaattiset laaduntarkistukset ovat käytössä, jotta datamassoista saadaan poistettua inhimillisen virheen tai koodausvirheiden aiheuttamia laatuvikoja. Datan hyötykäytön mahdollisuuksia edistetään huolehtimalla siitä, että olennaisten tietovarantojen käsitteistöt ja koordinaatistot ovat yhteneviä. Tiedon hyötykäyttäjät tarvitsevat ilmiötarkastelusta saatavia perusteltuja ennusteita, vaihtoehtoisia skenaarioita, läpileikkauksia sekä tulevaisuuteen varautumista tukevia näkemyksiä. Eri käyttäjäryhmille voidaan tarjota sisällöiltään tai näkymiltään erilaisia koontinäyttöjä. Joka tapauksessa ilmiötiedon paketointeihin on jätettävä tarpeeksi väljyyttä, jotta alueet voivat jalostaa yhteistä tilannekuvaa omilla tarpeillaan. Laitetaan data virtaamaan tilannekuviksi Ilmiöpohjaisuudesta syntyy vaikuttavuustietoa sekä ohjaamisen edellytyksiä, kun tiedot ovat eheitä, tietojen saanti yhtenäistetään ja alueiden erityispiirteitä voidaan tuoda esiin keskiarvojen takaa. Tiedontuotantoprosessin näkökulmasta ilmiöpohjaisuus vastaa siihen, millaisille palveluille on kysyntää sekä siihen, miten palveluja on tarjottu eri asiakasryhmille. Kuva 12: Tiedontuotantoprosessin arvoketju. Ilmiöpohjainen tiedontuotanto hyötyy siitä, että yhteiset voimavarat ovat hyvässä käytössä. Reviiriristiriidaton yhteistyö kumppanuusverkostoissa varmistaa kokonaisuuden osien yhteentoimivuuden eli sen, että tiedontuotantoprosessi synnyttää mitattavaa arvoa. Paras tuki strategiatyölle saadaan, kun kansallisesta vertailutiedosta kyetään kokoamaan hallinto- ja organisaatiorajat ylittävä tilannekuva tietylle toimialalle tai tulosalueelle. Dataa ei saa pirstoa, koska kansallinen tieto 46

47 koostuu alueellisesta tiedosta. Sen on oltava yhteismitallista ja luotettavaa. Yhteismitallisuuden edistämisessä oleellista on myös yhteisten käsitteiden ja mallien käyttö. Yhteentoimivuusalusta (YTI) 55 tarjoaa tässäkin hyvää pohjaa yhteistyölle. Kun data virtaa kumppanuusverkostossa tarkoituksenmukaisesti, skenaariotyöskentely ja tiedolla johtamisen oppiminen helpottuvat. Tilannekuvien analysointi auttaa tunnistamaan riippuvuussuhteita sekä heikkoja signaaleja. MAKU-tietotarvekartoituksessa matriisimainen ennakointitieto yhdistettiin moniin hyötyihin: Ilmiöiden avulla saadaan monialainen näkökulma siihen, mikä on kaikkien viranomaistoimien yhteisvaikutus johonkin kohteeseen Ymmärretään paremmin, mistä elinvoiman lähteet nousevat ja miten niitä voidaan vahvistaa Voidaan edistää yritysten toimintamahdollisuuksia kestävällä tavalla Tunnistetaan asiakaspalvelun sekä viestinnän ja tietouden lisäämisen kehittämistarpeet Kyetään kehittämään ja kohdentamaan palvelut asiakaslähtöisesti ja resurssien käytön kannalta tehokkaasti Voidaan yhdistellä kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia mittareita Monialainen pohtiminen nostaa esiin uusia tiedon hyötykäytön kannalta merkityksellisiä tietotarpeita Tunnistetaan, mikä vaikuttaa asiantuntijatyön laatuun ja tuottavuuteen Laastari tai uusi tietokantataulu eivät ratkaise tiedon hallinnoinnin ongelmia Tiedon hallinnoinnissa syyllistytään usein tehtäisiin edes jotain -ajatteluun. Suomessa tätä ilmiötä edustaa esimerkiksi se, että hallinnon edustajat saavat eteensä samoja tietopyyntöjä eri kysyjiltä. Kun kokonaiskuva on hajanainen eikä kansallisen tiedontuotannon kokonaisuutta johdeta järjestelmällisesti, automaation lisäämisen sijaan pyritään eri keinoin kasaamaan tietoa. Tiedontuotanto aiheuttaakin nykytilanteessa paljon hallinnollista taakkaa. Kustannus- ja resurssitehokkuus edellyttää, että prosesseja ja tiedonhallinnan rakenteita saadaan selkeytettyä. MAKU-tietomallityön aikana kehitystarpeena nostettiin useita kertoja esiin tarve saada kiinni yhteiskunnallisten ongelmien juurisyistä sen sijaan, että tilannekuvat perustuvat hajanaisiin tunnuslukuihin. Tietokantaan saadaan melko nopeasti ja pienillä kustannuksilla uusi taulu, johon kootaan tärkeäksi oletettua tietoa liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän prosessoitavaksi. Vinoutunut raportti näyttää suoristuvan nopeasti, kun raportointipäähän tehdään jokin lisäkäsittely. Juurisyiden kiinni saaminen on vaikeaa, sillä työ etenee kohti maalia hitaammin kuin uuden taulun tai lisäkäsittelyn luominen. Jos ongelman ratkaisua ajatellaan kustannus- ja resurssitehokkuuden kannalta, juurisyyn etsiminen on kuitenkin lopulta edullisin tapa puuttua tiedon hallinnoinnin ongelmiin

48 Tämä johtuu siitä, että ongelma saadaan tutkittavaksi kokonaisuutena ja se pystytään kitkemään juurineen. Root Cause Analysis (RCA) 56 eli juurisyyanalyysi on tekniikka, jonka avulla saadaan selvyys siitä, miksi jokin ongelma prosesseissa tai tiedon kokoamisessa alun perin tapahtui. RCA etenee portaittain ja se olettaa, että elävän elämän tapahtumien ja tietojärjestelmien välillä on riippuvuuksia. Mikäli datan tai tiedon hallinnoinnissa ei etsitä juurisyitä vaan tyydytään lääkitsemään oireita, on liki varmaa, että ongelma palaa ja sitä lääkitään aina vain uudestaan. Lääkintä saattaa tepsiä vain osaan oireista ja dataongelman syvemmällä oleva osuus jää hoitamatta kokonaan. Tyypillinen esimerkki lääkitsemisestä on se, kun yksittäiselle raportille tehdään jokin korjaus. Virhe jää lähtöjärjestelmään ja saattaa siksi näkyä edelleen toisella raportilla. Näin ollen korjaus ei poista ongelmaa vaan lisää uuden laatuongelman: raporttien ristiriitaisuuden ja niiden tulkitsemisen hankaluuden. Juurisyyanalyysin ensimmäinen vaihe on määritellä ongelma eli tunnistaa oireet. Toisena vaiheena kerätään todistusaineisto, jolla todennetaan ongelman aiheuttamia häiriöitä. Kolmantena vaiheena tunnistetaan kausaliteetti eli syyt, jotka mahdollistavat ongelman tapahtumisen sekä tapahtumaketjun, joka näyttää kytkeytyvän ongelmaan. Kausaliteettia voidaan jäljittää esimerkiksi 5 whys -tekniikalla porautuen, miksi-kysymystä toistaen. Neljäntenä askeleena selvitetään, miksi kausaliteetti tapahtuu ja tässä kannattaa myös hyödyntää erilaisia porautumismenetelmiä. Viides ja viimeinen askel on kuvata ongelman ratkaisu esimerkiksi RACI-matriisiin 57. Juurisyyanalyysin avulla tunnistetaan fyysisiä syitä jokin lakkasi toimimasta, inhimillisiä syitä joku ei toiminut ohjeen mukaan sekä organisaatioon ja johtamiseen liittyviä syitä kukaan ei ollut vastuussa asiasta. Olennaista menetelmän soveltamiselle on se, että analyysin tekemiseen osallistuu joukko asiantuntijoita, jotka tuntevat tilanteen eri näkökulmista. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole etsiä syyllisiä, vaan estää ongelman toistuminen. Toimintaohjeet ja menettelyt pitää yleensä saada parempaan kuntoon. Suosittelemme, että ilmiöpohjaiseen lähestymistapaan ja tiedon hallintatapamalliin kytketään järjestelmällinen menettely dataongelmien juurisyiden analysoimiseksi. Näin toimittaessa löydettyjen ongelmien hallinta helpottuu, kun korjaavat toimet pystytään kohdentamaan tarkasti. 56 Data Management Advisors, Information Management Fundamentals. 57 Vastuunjakotaulukko, jossa vastuut ovat Responsible, Accountable, Consulted ja Informed 48

49 3. Suositukset Kaikki merkittävät liiketoimintatiedon hallintaan erikoistuneet tietojärjestelmätoimittajat esittävät laskelmissaan vähintään 50% säästöjä, kun organisaatio pystyy automatisoimaan datan käsittelyyn, integroimiseen ja siirtämiseen liittyviä prosessejaan. Säästöt koostuvat laajalta alueelta, sillä tiedon hyötykäyttö on tiiviisti kytköksissä lukuisiin toimintaprosesseihin. Julkishallinnossa tehdään tietotyötä ja sen tehostumisesta hyötyvät palvelutuotanto, asiakasymmärrys ja vuorovaikutus tiedon hyötykäytön ekosysteemissä. Teknisestä näkökulmasta katsottuna säästöt nähdään esimerkiksi projektitoimitusten lyhentyneiden läpimenoaikojen muodossa. Suuretkin organisaatiot pystyvät suunnitelmallisen kehittämisen avulla saamaan nopeasti tuloksia tiedon yhdenmukaistamisesta, kun ne etenevät askel kerrallaan (esim. alla). Tiedolla johtamisen tiekartta on pitkä ja askelia on monia, mutta matkan varrelta kertyy hyötyjä organisaatioiden arkeen jo varhaisessa vaiheessa. Koska Suomessa on laaja tahtotila tietojohtamisen kehittämiseen, matka kannattaa aloittaa nyt, kun tiedon hyötykäyttäjät ovat motivoituneita muutokseen. Yhdessä tekemisen tapoja on opittu maakunta- ja SOTE-uudistusta tehtäessä ja halu saavuttaa yhteisiä hyötyjä on vahva. MAKU-tietomallityön työpajassa eräs osallistujista totesi, että monimutkaista maailmaa kohti kannattaa käydä siten, että omat rivit ovat kunnossa. Tähän päästään GAP-analyysien, jatkuvan kehittämisen ja projektointien avulla. Tämä työpajakommentti olkoon suositustemme peruskivenä. Suosittelemme seuraavia toimia kansallisen tiedolla johtamisen yhdenmukaistamiseksi ja tiedon hyödyntämisen yhtenäistämiseksi Suositusten osalta ideaalitilanteessa ne olisi syytä toteuttaa kokonaisuudessaan, mutta asian laajuuden osalta voi olla, että toimeenpanon eri asioita on syytä edistää myös itsenäisesti. 1) Tavoitteellinen tietojohtaminen tarvitsee toimialojen yhteentoimivuuden takaavan viitekehyksen 2) Viitekehyksen toimeenpano: 1. Monitasoisen tietojohtamisen ekosysteemin luominen 2. Nykyisten voimavarojen hyödyntäminen 3. Tiedolla johtamisen standardityön aloittaminen 49

50 Kansalliset tietotarpeet Kansallinen strategia 4. Uusien tietohankkeiden ennakkoitsearvioinnin kehittäminen 5. Perustetaan kansallinen tietojohtamisen ohjelma Perustetaan julkisen hallinnon tiedonhallinta-alusta SUOSITUS 1: Tavoitteellinen tietojohtaminen tarvitsee toimialojen yhteentoimivuuden takaavan viitekehyksen Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuorossa 58 edellytetään, että julkista hallintoa ja sen palveluja on kehitettävä toimialarajat ylittävänä kokonaisuutena. Tietojohtamisella pitää olla viitekehys. Viitekehys tarkoittaa tietojohtamisen näkökulmasta organisaatioiden roolien, suhteiden ja vastuiden määrittelyä. Tässä viitekehyksessä jokaiselle julkisen hallinnon organisaatiolle on joko suoraan tai epäsuorasti määritelty tehtävät ja vastuut tietojohtamisessa. Esimerkiksi organisaatio voi olla pääsääntöisesti tiedontuottajan roolissa ja jokin muu organisaatio voi puolestaan tarjota tietojohtamisen alustapalveluja. Edellä mainituista rooleista johtuu se, että esimerkkiorganisaatioidemme välillä on vuorovaikutusta. Tämän vuorovaikutussuhteen pitää olla määritelty ja organisaatioita sitova. Jos organisaatio ei ole sitoutunut täyttämään roolinsa mukaista tehtävää, tästä aiheutuu haittaa muille organisaatioille. Samalla tietojohtamisen kokonaisuus hajoaa. Lainsäädäntö Teollinen tiedontuotanto Toimija 1 Tiedon hyötykäyttö Tietoarkkitehtuuri Teollinen tiedontuotanto Toimija 2 Tiedon hyötykäyttö Teollinen tiedontuotanto Toimija 3 Tiedon hyötykäyttö Skenaariot Teollinen tiedontuotanto Tiedon hyötykäyttö Teollinen tiedontuotanto Toimija 4 Toimija 5 Tiedon hyötykäyttö Ohjaus Kuva 13: Tietojohtamisen viitekehyksessä toimijoiden välillä on tiivis vuorovaikutus. Tietojohtamisen viitekehys eroaa ekosysteemiajattelusta. Merkittävä ero on, että organisaatioiden roolit ja vastuut on määritelty. Ekosysteemiin liitetään monesti ajatus vapaaehtoisesta osallistumisesta ja alustataloudesta. Onnistunut tavoitteellinen julkisen hallinnon tietojohtaminen ei kuitenkaan voi toimia tehokkaasti, jos vastuita ei ole määritelty ja niistä ei pidetä kiinni. Julkisen hallinnon kokonaisuuden kattava tietojohtaminen ei ole perustu vapaaehtoisuuteen. Tiedon

51 kertakirjaamisen periaatteen mukaisesti organisaatiot ovat väistämättä riippuvuussuhteessa toisiinsa. Loogisesti tästä seuraa se, että riippuvuussuhde sitoo ja määrittää organisaatioiden tehtäviä ja rooleja. Tietojohtamisen viitekehys pitää synnyttää. Se ei muodostu itsestään. Tätä kirjoitettaessa alkukesällä 2019 monissa puheenvuoroissa on nostettu esiin valtakunnallisen ohjauksen vahvistaminen julkisen hallinnon tietojohtamisen edistämiseksi. Tämä on välttämätöntä, jos otetaan huomioon edellä mainitut näkökulmat organisaatioiden vuorovaikutuksesta. Julkisilla organisaatioilla pitää olla kannuste toimia viitekehyksen edellyttämillä tavoilla. Viitekehyksessä toimiminen edellyttää valtion toimenpiteitä. Nämä voivat liittyä lainsäädännön kehittämiseen tai julkishallinnon muuhun sitovaan ohjaamiseen. Kuvassa 14 on luonnosteltu yhden organisaation liittyminen tietojohtamisen viitekehykseen. Tietojohtamisen viitekehykseen liittymistä tukee tietojohtamisen organisatorinen malli. Yksittäisen organisaation näkökulmasta tietojohtamisen viitekehys muodostuu seuraavista osa-alueista. Näitä ovat ekosysteemi, lainsäädäntökehys, organisaation strategia ja tietotarpeet, (ulkoinen) ohjaus ja tulevaisuuden näkymät. Nämä osa-alueet ovat kaikilla organisaatioilla yhteisiä. Osa-alueet - liittyvät valtakunnallisiin strategioihin - liittyvät organisaation strategiaan - tukevat organisaation johdon sitoutumista tietojohtamiseen ja sen edistämiseen osana johtamista. - edellyttävät strategialähtöistä kehitystä ja tietojohtamisen kokonaisuuksien ymmärtämistä ja kokonaisarkkitehtuurin mallintamista. - auttavat tunnistamaan ja priorisoimaan hyödyntämistarpeita - selkeyttävät tietoa tuottavat prosesseja - ohjaavat tietojärjestelmien arviointia niiden välisten riippuvuussuhteiden tutkimiseksi ja hallitsemiseksi 51

52 O rganisaation tietotarpeet O rganisaation strategia Lainsäädäntö Mahdollistaminen: laskennat, visualisoinnit Tietotarpeiden kokonaiskuva, kokonaisarkkitehturi Strategia, tavoitteet Ekosysteemi Käsitemalli ja looginen tietomalli Teknologia ja työvälineet Käsitteet, tiedon rakenteet Mittaristo Datan laatu Compliancekartoitus Tietosuoja ja - turva, GDPR Teollinen tiedontuotanto 7 Tietotuote 3 Tiedon hyötykäyttö Tietovirtamalli Tiedon saatavuus ja prosessit Ohjeisto ja vastuuhenkilöt Ohjeet, roolit ja vastuut Skenaariot MDM, RDM Ydintiedon hallinta Ohjaus Kuva 14: Tietojohtamisen kokonaiskuva ja vaaditut tehtävät yksittäisen organisaation näkökulmasta. LIITTEESSÄ 2 kuvataan tarkemmin kuvan yksittäisen organisaation tehtäväkokonaisuudet. SUOSITUS 2: Viitekehyksen toimeenpano 1. Monitasoisen tietojohtamisen ekosysteemin luominen Tietojohtamisen ekosysteemissä on monia organisaatioita ja nämä yhdessä muodostavat kumppanuusverkoston. Nykyisin on tavallista, että ekosysteemi koostuu monen eri toimialan edustajista. Reunaehdot ovat silti kaikille organisaatioille yhteiset: ne määrittyvät muun muassa lainsäädännössä (esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon tiedon toisiokäytön laki), valtakunnallisissa strategioissa ja ohjelmissa, tietotarpeissa ja skenaariotyöskentelyn avaamissa uusissa näkökulmissa. Yhteinen tietoalusta on ekosysteemille paras tapa hakea ja käyttää tietoa. Ekosysteemin sisällä hyödynnetään yhteisiä rajapintoja niin leveästi kuin se on mahdollista, sillä muuten tuottavuus-, tehokkuus- ja kustannushyödyt vaarantuvat. Käynnistyessään ekosysteemin toiminta tarvitsee vahvan tuen muutosjohtamisesta, jotta esimerkiksi vuorovaikutuskäytännöt saadaan toimimaan ihanteellisesti. Kokonaisuuden yhteentoimivuus pitää varmistaa työn ensimetreiltä lähtien ja tässä onnistuminen edellyttää toimivaa vuorovaikutusta ekosysteemin sisällä. Siksi MAKU-tietomallityössä on korostettu kumppaniverkoston yhteistyön merkitystä. Tarve päästä toimijasidonnaisesta lähestymistavasta horisontaaliseen, laajakatseiseen tiedontuotantoon on suuri. 52

53 Jatkossa vuorovaikutuksen toimivuus ja laatu vaikuttavat muun muassa siihen, että yhteisiin tietojohtamisen tavoitteisiin sitoudutaan laajasti sekä siihen, että uudistuksia pystytään edistämään suunnitelmallisesti ja aikataulussa pysyen. Vuorovaikutus ja tiedon hallinnointi ekosysteemissä sisältävät poikkeuksetta suuren määrän ajattelua, ihmistyövoimaa sekä johtamisen käytäntöjä. Näitä ei voi automatisoida, eikä toimintamalleja voi suoraan kopioida muualta. Suosittelemme, että kansallisen tietojohtamisen uuden työvaiheen käynnistyessä yhteentoimivuutta vahvistaviin tekijöihin panostetaan. Ekosysteemin toimintaan vaikuttavat: Rahoitus: miten tietojohtamisen mallin toteuttaminen rahoitetaan Vastuut: kuka vastaa tietoarkkitehtuurin mallintamisesta ja koordinoi viestintää Tarvittavat päätökset: kuka tekee velvoittavat päätökset ja suositukset, jotka vahvistavat tieto-ohjautuvaa toimintaa julkishallinnossa Ekosysteemin laita-alueiden toimijoiden tietotarpeet ja -vaatimukset: edunvalvonta, tiedotusvälineet, poliitikot, äänestäjät ja niin edelleen Toimivan tietovarastoinnin peruskivi on aina tietotarve. Syksyllä 2018 ja talvella 2019 tehdyt kartoitukset kertovat laajasti esimerkiksi ELY-keskusten tietotarpeista. Nämä kannattaa ottaa uuden työvaiheen pohjamateriaaliksi. Jotta tietovarasto olisi mallinnettu ja jäsenneltävä yhtenäinen ratkaisu tiedon hyötykäyttöön, on tarkasteltava myös tiedon hyötykäytön roolit sekä prosessit. Käyttäjien tunnistaminen ja fokusryhmien valitseminen on nyt tehtävä uudelleen, sillä MAKU-tietomallityön keskiössä ollut järjestäjä ei sote- ja maakuntauudistuksen kaaduttua ole enää olennainen tiedon hyötykäyttäjärooli. Lisäksi on syytä kiinnittää huomiota siihen, että tietovarasto rakennetaan selkeäksi ja hyvien perusperiaatteiden mukaiseksi. Hallittua järjestelmää voidaan ylläpitää, kehittää ja siirtää vaivattomammin kuin järjestelmää, jossa suosituksia ei noudateta. Yhteinen tilannekuva tukee tieto-ohjautuvaa päätöksentekoa sekä dialogien syntymistä. Ohjaavia tahoja voi jatkossakin olla useita, mutta ohjaamisen viestin tulee olla yhtenäinen. Ohjauksen pitää perustua laadukkaan tiedon pohjalta tehtyihin arvioihin toimintavaihtoehtojen vaikuttavuudesta. Nykyisen lainsäädännön mukaan maakunta selvittää, vaikuttaa, ohjaa, tukee, kehittää, edistää valmistelua mutta ei päätä. Tämä on huomioitu tämän dokumentin suosituksissa. 2. Nykyisten voimavarojen hyödyntäminen Nykytilanteen kartoituksessa tunnistettiin joukko vahvuuksia, jotka antavat käyttövoimaa tietojohtamisen mallin eteenpäin viemiselle. Tietoa ja selvityksiä tiedolla johtamisesta sekä tietotarpeista on saatavilla paljon. Käytännön tekemistä ohjaava kehikko kuitenkin puuttuu. Asiantuntijoilla ja johtajilla on vahva substanssiosaaminen: julkishallinnossa tiedetään, mikä tieto on organisaatioille merkityksellistä. On varmistettava, että tämä tieto on saatavissa ja käytettävissä työroolien vaatimusten mukaisesti. 53

54 SOTE- ja maakuntavalmistelu on luonut tietojohtamisen yhteistyön ja yhdessä tekemisen käytäntöjä, joita toimijat pitävät hyödyllisinä. Yhteistyö on kehittämisen uusi normaali ja tähän on suhtauduttava merkittävänä voimavarana. Tietojohtamisen kansallinen verkosto edistämään jo hyvin alkanutta yhteistyötä eri toimialojen kesken. Eri organisaatiot ovat valmiita ottamaan tietoalustan ja uutta teknologiaa käyttöön. Kun yhtenäistetään ja selkeytetään tiedon hyötykäyttöä, tiedonhallinnan työvälineistä saadaan eniten tuottavuushyötyjä. Erityisesti yhteentoimivuusalustan (YTI) käyttöön kannattaa panostaa. Ihmiskeskeisen tiedontuotannon tukena on halu tutkia ilmiöitä poikkihallinnollisesti. Toimintamallit, mittauskohteet ja laskentasäännöt ovat määrittelemättä. On kerätty paljon tietoa asiakkaiden palvelutarpeista ja palautekanavia kehitetään. Palvelukehityksen valinnat pitää pystyä tekemään tietoon perustuen. 3. Käynnistetään tiedolla johtamisen standardityö Tietostrategian sekä tiedolla johtamisen standardin luominen auttaa kokoamaan tietojohtamisen hyvät käytännöt yhdeksi paketiksi. Standardi auttaa ymmärtämään, että tiedolla johtaminen on paljon muutakin kuin raportointia ja analytiikkaa sekä näihin liittyviä työvälineitä. Hyvien käytäntöjen seuraaminen auttaa välttämään sudenkuopan, jossa tietojohtaminen näyttäytyy hallinnan hallintana. Standardi lisää todennäköisyyttä siihen, että oikea tieto on oikeaan aikaan oikeassa paikassa, oikeiden henkilöiden hyödynnettävissä. Asiantuntijat käyttävät liiketoimintatiedon hallinnan työvälineitä aiempaa useammin itsenäisesti, minkä vuoksi tiedon hallinnoinnin osaamiseen on välttämätöntä investoida. Panostus tiedolla johtamisen standardointiin on panostus julkishallinnossa tehtävän työn laadukkaaseen tuottavuuteen. Kaikissa toiminnoissa tuotetaan, käsitellään ja analysoidaan vuosi vuodelta enemmän dataa. Informaatiopalvelut tulee järjestää avoimeen ja ymmärrettävään muotoon. Standardi yhtenäistää esimerkiksi datalle tehtävät laadulliset tarkastukset, joita liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien sisään voidaan rakentaa. Kun datan parissa ei tehdä turhaa työtä selvityksiä, tarkistuksia, tuplakorjauksia, odotteluja työajalla voidaan keskittyä datan aitoon hyödyntämiseen. Standardissa kannattaa jo tässä vaiheessa huomioida myös uudentyyppiset tarpeet: algoritmien ja AI-ratkaisujen hyvä hallinnointi on tärkeä osa kokonaisuuden laadunvarmistusta. Näiden merkitys kasvaa ihmiskeskeisen tiedontuotannon sekä skenaariotyöskentelyn yleistyessä. Tiedolla johtamisen periaatteet tukevat strategioiden ja muiden keskeisten tavoitteiden toteutumista. Hyvät periaatteet tunnistaa siitä, että ne ovat varsin yksinkertaisia ja helposti muistettavia. Ne eivät ole keskenään ristiriitaisia tai ohjaa käytännön tekemistä tavoitteiden kannalta väärin. Hyvä periaate auttaa tiedon käyttäjää esimerkiksi nimeämiskäytännöissä, metadatojen valitsemisessa ja tietosuojan noudattamisessa. 54

55 Standardi tukee viranomaisvaatimuksiin liittyvää datan laadukkuuden vaatimusta, jota ei aiheuta ainoastaan tietosuoja. Datan kerääminen, tallentaminen ja käyttäminen ovat tarkasti säädeltyjä ja tietyissä toiminnoissa erityisen tiukasti rajattuja. Jälkimmäisestä esimerkkejä ovat sosiaali- ja terveyspalvelut sekä rahoitusala, joita kaikkia ohjataan erityislainsäädännön kautta. Mikäli henkilön tietoja säilötään tietovarastossa, näiden tietojen on oltava oikein sekä ajantasaisia. Huonolaatuinen data tai viranomaisen edellyttämässä raportoinnissa epäonnistuminen voi johtaa esimerkiksi palveluntuottajan sakkoihin, syytteisiin tai jopa toimilupien menetyksiin. Tietovarastossa ja tiedon hallinnoinnissa tarkkuuteen varaudutaan käsittelysääntöjen avulla. Tieto-ohjautuvuuden tavoitteet kannattaa kirjata esimerkiksi visualisoidun tiekartan muotoon, jotta tavoitteiden saavuttamista voidaan seurata ja kumppanuusverkostossa tunnistettuja syötteitä saadaan kytkettyä soveltuviin toimenpiteisiin. Tiedolla johtamisen standardissa on esimerkkejä ja suosituksia visualisointien käytöstä sekä muita yhteisiä, helposti omaan toimintaan sovellettavia toimintamalleja. Esimerkiksi tiedolla johtamisen kypsyystasojen saavuttamista kuvaavat tavoitteet voivat edetä kuvan 15 mukaista tarkistuslistaa seuraten: Kuva 15: Esimerkki standardin sisällöstä: tieto-ohjautuvuutta edistävien tehtävien tarkistuslista. ISO-standardi 30401: 2018 (Knowledge Management Systems) 59 on olemassa oleva esimerkki siitä, miten tietojohtamiseen on kiinnitetty kansainvälisesti huomiota. Tätä standardia kannattaisi Suomessa hyödyntää merkittävästi nykyistä enemmän. Todennäköisesti tämä avaa uusia näkökulmia ja mahdollisuuksia julkisen hallinnon tehokkaaseen tietojohtamiseen

56 4. Kehitetään uusien tietohankkeiden ennakkoitsearviointia Tietojohtamisen pitää vastata moniin haasteisiin ja olisi hyödyllistä, että asiantuntijoilla olisi yhteisiä ja standardin mukaisia työvälineitä käytössään. Seuraavassa esitellään tietojohtamisen hankkeiden arviointia varten kriteeristö, jonka avulla voidaan arvioida yksittäisen hankkeen soveltuvuutta valtakunnalliseen tietojohtamisen strategiseen kokonaisuuteen. Tämä strateginen kokonaisuus muuttuu ajassa kulloistenkin yhteiskunnallisten ja muiden tavoitteiden mukaan. Tällä hetkellä tietojohtamisen edistämisessä on ajankohtaista pyrkiä pois pirstalemaisuudesta ja eriytyneestä kehittämisestä. Kriteeristön avulla tietojohtamisen hankkeiden suunnittelijat voivat arvioida oman hankkeensa yhteensopivuutta tämänhetkisten tietojohtamisen tavoitteiden näkökulmasta. Tarkoituksena on, että kriteeristö auttaa suunnittelemaan ja kehittämään tietojohtamisen hankkeita, jotka ovat mahdollisimman pitkälti yhteisesti hyödynnettäviä ja joista voidaan laajalti oppia muissakin organisaatioissa. Itsearvioinnin avulla organisaatio saa käsityksen arvioitavan hankkeen suunnitteluvaiheesta, tavoitteesta ja tietojohtamisen kypsyystasosta. MAKU-tietotarvekartoituksen sekä muiden selvitysten perusteella on käynyt ilmi, että julkishallinnon organisaatiot haluavat syventää ja parantaa tietojohtamisen osaamista. Jokaisen aloitettavan tietojohtamisen hankkeen pitäisikin nostaa tietojohtamisen kypsyystasoa. Organisaatioissa toteutetaan jatkossakin tarpeellisia työvälineiden tasonnostoja ja teknologiasidonnaisia selvityksiä. Näitä ei saa samastaa tietojohtamisen hankkeiksi. Itsearviointi auttaa erottamaan, milloin hanke lisää tietojohtamisen hyötyjä koko ekosysteemissä. Kuva 16: Esimerkki tiedolla johtamisen standardista: laatukriteeristö julkishallinnon tietojohtamisen hankkeiden vaikutusten arviointiin. Tietojohtamisen hankkeiden itsearvioinnin tarkoitus on auttaa hankkeiden onnistumisessa. Tarkoitus on, että itsearviointilomaketta täytettäessä saadaan mahdollisimman monta kyllä-merkintää. Jokaisen ei-merkinnän osalta tulisi arvioida, miten hanke voisi täyttää myös tämän laatukriteerin. 56

57 Kuvan 16 mukaisen itsearviointilomakkeen kahdeksan kriteeriä tarkoittavat seuraavia asioita: Kriteeri 1: Aloitettava hanke edistää julkishallinnon yhteentoimivuutta. Jos vastasit ei, olet todennäköisesti suunnittelemassa tai toteuttamassa hanketta, jossa valmistuu pistemäinen ratkaisu rajattuun tietojohtamisen ongelmaan. Kyllä-vastaus tarkoittaa sitä, että olet perehtynyt tietojohtamisen valtakunnallisiin strategioihin, olet ottanut yhteyttä samoista teemoista kiinnostuneisiin toimijoihin ja olet laajemmin ajatellut tietojohtamista organisaatiosi strategisena menestystekijänä. Periaatteena on, että yksin ei kannata tehdä asioita, joita muutkin tarvitsevat. Kriteeri 2: Tämän kriteerin täyttyminen osoittaa, että aloitettava hanke tukee erityisesti tietojohtamiseen ja tiedon hyötykäyttöön liittyvää oppimista organisaatioissa. Jos vastasit ei, todennäköisesti kehität vain työvälineitä. Tässä tapauksessa hankkeen kohde on luultavimmin pelkästään jossakin tietojohtamisen kapeassa osa-alueessa tai puhtaasti teknologioissa. Esimerkki jälkimmäisestä on tilanne, jossa arvioidaan vaihtoehtoja elinkaarensa päässä olevien työvälineiden korvaamiseksi. Kriteeri 3: Poikkihallinnollisuus tarkoittaa, että ei ole erillistä tietojohtamista SOTE-toimintoihin ja kalataloudelle. Julkinen hallinto on ihmisiä varten. Sektorirajoista huolimatta tietojohtamisen menetelmät, opit ja lähestymistavat ovat kaikille yhteisiä. Jos vastasit ei, hankkeesi ylläpitää siilomaisia rakenteita. Todennäköisesti oletat, ettet voi oppia muilta toimialoilta tietojohtamista. On hyödyllistä käyttää muualla kehitettyjä tietojohtamisen prosesseja ja menetelmiä omaan toimintaympäristöön sovitettuna. Oletko huomannut, että esimerkiksi perusprosessien kuten myynnin tietomalleja löytyy käyttövalmiina tietoverkosta? Omat voimavarat kannattaa keskittää niihin tehtäviin, joissa räätälöinnit ovat välttämättömiä. Kriteeri 4: Oletko kuullut puhuttavan tiedosta uutena öljynä, entä oletko kiinnittänyt huomiota sosiaalisen median tapaan kerätä tietoja käyttäjistä? Tämä ei ole sattumaa. Tiedolla ja tietojen törmäyttämisellä saadaan parhaimmassa tapauksessa aikaan toimintaa parantavia merkittäviä innovaatioita. Oleellista on, että tiedon törmäyttämiseen suhtaudutaan ennakkoluulottomasti. Tietoa voi löytyä mistä vain. Jos vastasit ei, hankkeessasi ei lähtökohtaisesti voi syntyä uusia innovaatioita. Tämä tarkoittaa sitä, että olet hukkaamassa mahdollisuuden organisaatiosi kilpailukyvyn kehittämiseen. Kriteeri 5: Teknologiajoustavuus tarkoittaa, että hankkeessa ei jouduta toimittajaloukkuun. Teknologia kehittyy niin nopeasti, että aika ajoin on tarpeen evaluoida oma sijainti teknologian suhteen. Esimerkiksi analytiikan käyttömahdollisuudet ovat laajentuneet räjähdysmäisesti ja tiedon varastointi on tullut aiempaa edullisemmaksi. Siksi kannattaa harkita sitoutumista tiettyyn teknologiaan. Jos olet epävarma teknologian kyvykkyydestä, arvioi tilannetta puolueettoman ulkopuolisen avun keinoin. Hyödynnä myös hankintarenkaita ja näiden osaamista. Jos vastasit ei, vaarana on, että tietojohtamiselle asettamasi tavoitteet jäävät saavuttamatta. Kriteeri 6: Tämän kriteerin täyttyminen tarkoittaa, että hanke mahdollistaa organisaatiokohtaisen tai valtakunnallisen strategisen tavoitteen saavuttamisen. Hankkeessa pitää pystyä kuvaamaan hankkeen merkityksellisyys julkishallinnon kehittämisen näkökulmasta. Julkishallinnon toimijoiden erityisenä tehtävänä on toimeenpanna valtakunnan tasolla sovittuja strategioita ja ohjelmia. Haluat todennäköisesti, että organisaatiosi liittyy tällaiseen laajempaan kokonaisuuteen. Jos vastasit ei, olet todennäköisesti jälleen tekemässä pistemäistä tai eriytynyttä hanketta. 57

58 Kriteeri 7: Kansalliset liittymäpinnat mahdollistavat tietojärjestelmäkokonaisuuksien välisen vuorovaikutuksen. Tämä luo edellytykset uusille tavoille hyödyntää tietoa julkishallinnossa. Liittymäpinnat mahdollistavat tiedon kertakirjaamisen, mikä on keskeinen hallinnollista taakkaa keventävä tekijä. Jos vastasit ei, hankkeesi ei kartuta yhteistä kansallista tietopääomaa. Kriteeri 8: Tietojohtaminen ei ole sivutoiminen tehtävä, joten se on vastuutettava ja resursoitava asianmukaisesti. Organisaation pitää tehdä strateginen valinta suhtautumisestaan tietojohtamiseen. Sekä kotimaisten että kansainvälisten havaintojen perusteella voidaan todeta, että menestyvät organisaatiot ovat eteviä tietojohtamisessa. Tämä tarkoittaa läpi organisaation ylettyvää sitoutumista tietojohtamiseen ja sen edistämiseen. Organisaation ylimmässä johdossa pitää olla henkilö, joka omistaa tietojohtamisen kokonaisuuden. Lisäksi eri puolilla organisaatiota on nimetty henkilöitä, jotka vastaavat tietojohtamisen edistämisestä arjessa ja jotka luotsaavat tiedon hyötykäyttöä. 5. Perustetaan kansallinen tietojohtamisen ohjelma Sote- ja maakuntavalmistelun aikana tunnistettiin selkeä tarve yhtenäiselle tietojohtamisen toimintamallille sekä organisaatioiden tieto-ohjautuvuutta käytännön tasolla tukeville toimintaohjeille. Suosittelemme, että laaditaan kansallinen toimiala- ja organisaatioriippumaton tietojohtamisen ohjelma tukemaan yhteisten tavoitteiden edellyttämien konkreettisten toimenpiteiden käynnistämistä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi kansallisen tietojohtamisen ohjelman olisi hyvä olla yksi uuden hallituksen kärkihankkeista. Ohjelma loisi selkeän rakenteen parhaiden tietojohtamisen hankkeiden yhteentoimivuudelle sekä kokonaisuuden rahoitukseen. Riittävän pitkäkestoinen ohjelma sallii vaiheittaisen kehittämisen eli iteroivan tavan edetä kohti isoa tavoitetta. Kansallinen vertailutieto, yhtenäinen tietoalusta ja kansallinen tietojohtamisen standardi ovat kansallisen tietojohtamisen ohjelman keskeiset sisältötavoitteet, joiden toteuttamiseen edellä mainitut konkreettiset toimet tähtäävät. Ohjelma voitaisiin rahoittaa joko valtion tulo- ja menoarvion kautta tai EU-rakennerahastovaroista saatavan rahoituksen avulla. Hallitusohjelmaa toteuttava valtakunnallinen kärkihanke voisi 58

59 useampia alueellisia tai pienempiä projekteja. Ohjelmaorganisaatio johtaa kokonaisuutta ja seuraa tiivisti, että projektitoteutukset saavuttavat niiltä odotetut lopputuotteet. Koordinointi varmistaa, että ohjelmalle myönnetty raha kohdennetaan hyvin ja sen avulla saadaan sekä yhteiskunnallista että kustannusvaikuttavuutta. Ohjelmaorganisaatio varmistaa, että kokonaisuuteen kiinnitetään riittävät voimavarat koko ohjelma-ajaksi. Ohjelmaan valitaan joukko esimerkiksi alueellisia tietojohtamisen hankkeita tai projekteja. Valinta tehdään olemassa olevan kansallisen menettelyn perusteella. Kun ohjelma on käynnissä, valtakunnallinen organisaatio arvioi ohjelmaan kuuluvia hankkeita ja projekteja laadullisesti jatkuvana toimintona. Kansallisen tietojohtamisen ohjelman vetäjäksi 60 sekä rahoituksen koordinoijaksi tulisi löytää poikkihallinnollinen toimija, joka voi edistää asiaa kansallisesti, sillä Alueelliset toimijat eivät pysty järjestämään kansallista rahoitusta. Yksittäisillä ministeriöillä tai muilla valtionhallinnon organisaatioilla on hallinnonalakohtainen eli rajattu näkökulma sekä tietojohtamisen kansallisiin tarpeisiin että ihmiskeskeisen tiedontuotannon edistämiseen. Nykyinen rakennerahastokausi on päättymässä ensi vuonna (v. 2020) ja tulevan kauden ( ) osalta valmistelu on käynnissä. Vielä ei ole ratkaistu, millaisia painopistealueita ohjelmakauteen on tulossa. Kansallisen tietojohtamisen ohjelman kaksi kärkeä voisivat MAKU-tietotarvekartoituksen sekä tiedolla johtamisen kansallisten vaatimusten perusteella olla: 1. Ilmiöiden ja ihmislähtöisen tiedon hyötykäytön järjestelmällinen kehittäminen tähtää laadukkaisiin, poikkihallinnollisiin tilannekuviin: tietotuotteet ja teollinen tiedontuotanto varmistavat, että julkishallinnossa saadaan vastaukset olennaisiin tietotarpeisiin. 2. Tiedolla johtamisen yhteentoimivan käytännön toteuttaminen organisaatiossa tähtää hallinnollisen taakan keventämiseen: standardoitu tiedon hallintatapa ja riittävä laatu sujuvoittavat tiedon hyötykäyttöä, eivätkä prosessit sisällä voimavaroja hukkaavia kapeikkoja. Tietojohtamisen kehittäminen ja toimintaedellytysten turvaaminen varmistavat, että tiedon hyötykäyttöä haittaava monimutkaisuus kevenee. Kansallisen tietojohtamisen ohjelman kohderyhmä voisi olla esimerkiksi: Yksittäistä kuntaa laajempi alue, joka haluaa tiedolla johtamisen avulla tarjota paremmin kohdennettuja ja sisällöiltään tarpeisiin vastaavia palveluita asiakkailleen, esimerkiksi heikossa työmarkkina-asemassa oleville henkilöille. Alueellisen elinvoiman ekosysteemi, joka haluaa varmistaa avoinna olevien työpaikkojen nopean täyttymisen. 60 Huom. EU-rahoitus on poikkeus 59

60 Julkinen toimija, jonka vastuulla on järjestää julkisrahoitteinen palvelu siten, että sekä saatavuuden että yhdenvertaisuuden näkökulmat huomioidaan hyvin. Kansallisessa tietojohtamisen ohjelmassa tuotetaan yhteinen tietoalusta ja sen pohjalta toimivat yhteiset tietotuotteet. Ohjelman aikana toteutetaan kansallinen tietojohtamisen standardi sekä hyvien käytäntöjen mukaiset toimintaohjeet esimerkiksi tietojohtamista tukevien hankkeiden läpi viennistä. Säädösmuutostarpeita tunnistetaan, kun prosesseja, rakenteita ja johtamisjärjestelmiä tarkennetaan tieto-ohjautuvuutta tukeviksi. Ohjelmalla on valtakunnallinen organisaatio, joka vastaa muutosjohtamisesta sekä kohderyhmille suunnatun viestinnän koordinoinnista ja vaikuttavuudesta. Tämän tyyppisille kärkihankkeille on tyypillistä, että niissä vuorovaikutus on laadukasta ja kokonaisuus saa hyvin näkyvyyttä. Valtakunnallinen organisaatio on uskottava veturi kansallisesti tärkeäksi koetulle kehityskohteelle. Kärkihanke saa tuntuvaa puhtia myös koordinoivan ministeriön tuesta. Kaikki tämä olisi olennainen askel suuntaan, jossa aidosti työskennellään tiedon yhteentoimivuuden ja sen laaja-alaisen hyödyntämisen mahdollistamiseksi. Kuva 17: Kärkihankkeen etenemisen vaiheet. Tiedon yhteentoimivuuden varmistamisesta ja tiedolla johtamisesta saatavat hyödyt ovat erittäin merkittäviä ja alkavat näkyä jo kansallisen tietojohtamisen ohjelman varhaisessa vaiheessa, kun viestinnästä ja muutosjohtamisesta huolehditaan. Pitkäjänteinen ohjelma kannattaa käynnistää pian, sillä nykytilanteen ongelmien vuoksi on paljon hävittävää, jos kansallisten uudistusten tekemistä lykätään pitkälle tulevaisuuteen. Joka tapauksessa on nähtävissä, että hyvään kansalliseen tietojohtamiseen pääseminen kestää useamman vuoden ja tavoitteiden kattavaan saavuttamiseen kannattaa varata koko alkava vuosikymmen. Tämä olisi riittävä aikahorisontti strategisen ja systeemisen muutoksen toteuttamiselle. Tässä ajassa saadaan valmiiksi yhteinen tietoalusta, haluttu määrä tietotarpeisiin vastaavia tietotuotteita ja niihin liittyvät koontinäytöt sekä osaamisen syventäminen riittävälle tasolle. MAKU-tietomallityössä tunnistetut hyödyt eri kohderyhmille, joita kansallisen tietojohtamisen ohjelman avulla voidaan konkreettisesti edistää: 60

61 Asiantuntijalle: omassa työssä tarvittavat tiedot ovat saatavissa vakioprosesseilla, oikean muotoisina ja riittävän laadukkailla tietosisällöillä. Ymmärrys tiedosta kasvaa ja tietoon liittyvä viestintä on vaikuttavampaa, kun käytetään yhdenmukaisia käsitteitä ja laskentatapoja. Asiakkaille: palvelutuotannon kustannustehokkuus näkyy asiakasrajapinnassa oikein kohdennettuina palveluina sekä riittävänä palveluvalikoimana. Asiakaspalautetta hallinnoidaan tehokkaasti. Mikäli asiakkaiden oletetaan valitsevan eri palveluntuottajista itselleen paras vaihtoehto, julkishallinnon on kyettävä tuottamaan tietoa palveluiden valinnan tueksi. Organisaatiolle: tiedolla johtaminen varmistaa, että kaikille organisaatioille yhteisiä tietoja voidaan hyödyntää sujuvasti eri käyttötarkoituksiin. Tiedon hallinta tuo sekä tietoturvaa että nopeutta prosesseihin. Tieto-ohjautuvat prosessit tehostavat palvelurakenteen ylläpitoa ja ne antavat perusteltuja näkökulmia varautumiseen: saadaan tietoon pohjautuva mahdollisuus kehittää uusia palveluita ja lopettaa tarpeettomia. Kumppanuusverkostolle: tarjotaan mahdollisuus hyödyntää korkealaatuista tietoa ja informaatiopalveluita. Yhteistyö on tehokasta ja tuottavaa, sillä kaikki toimijat saavat hyötyä arvoketjujen hyödyntämisestä. Kansallisesti ei kannata tuottaa raportointia, joka sisältää yleisluonteista tai pistemäistä tietoa. Sen sijaan kannattaa panostaa ilmiöpohjaisuuteen, joka hyödyttäisi monia toimijoita, mutta jolla ei ole tällä hetkellä selkeää kotipesää hallinnossa. Lähestymistapa avaisi mahdollisuuden vastata tiedon hyötykäytön tarpeisiin uudenlaisella tavalla. Voitaisiin myös yhdistää eri toimijoiden tietotarpeita sen sijaan, että tehdään pistemäisiä raportoinnin siiloratkaisuja. Kokeilut ja havainnollistaminen ovat toimivia tapoja testata uutta lähestymistapaa sekä ratkaisujen yhteensopivuutta käytännössä. EU-rahoituksen saaminen kansalliselle tietojohtamisen ohjelmalle riippuu luonnollisesti ohjelmakaudelle valittavista painotuksista nämä selvinnevät loppuvuodesta Painotukset ratkaisevat, millaisiin kansallisiin hankkeisiin on mahdollista saada EU-rahaa. Tietojohtaminen sekä tiedon hyvä hallinnointi ovat asioita, joita Suomen kannattaa nostaa esiin hallinnon kustannus- ja resurssitehokkuutta parantavina teemoina. Aihekokonaisuudella on selkeä liittymäpinta digitalisaation ja tekoälyn edistämiseen, alueiden elinvoiman vahvistamiseen, luontopääoman säilymiseen sekä työelämän laadun ja tuottavuuden samanaikaiseen kehittämiseen. 6. Perustetaan julkisen hallinnon tiedonhallinta-alusta Valtiovarainministeriö toteutti MaTi-hankkeen yhteydessä kustannushyötyanalyysin hankkeen ja yhteisen kansallisen tietoalustan kustannusvaikutuksista. Laskennassa käytössä oli neljä vaihtoehtoista skenaariota (Kuva 18): 1) Suomeen rakentuu yksi keskitetty tietoalusta 2) Hybridimalli, jossa on keskitetty alusta, mutta alueellisilla toimijoilla on myös omia ratkaisujaan 3) Laajennettu hybridimalli, jossa alueellisten ratkaisujen määrä on suurempi 61

62 4) Malli, jossa ei ole keskitettyä alustaa vaan jokaisella alueella ja toimijalla on oma ratkaisu. Kuva 18: Tietoalustan eri skenaariot kansallisesti Analyysissä havaittiin, että keskittäminen sijaan tehty hajautettu tekeminen on noin 5 kertaa kalliimpaa (kuva 19). Laskennassa oli käytössä oletuksena noin 5M vuosi-investointi skenaariossa 1 ja toisaalta mitä sama tekeminen maksaisi muissa skenaarioissa kansallisesti, jolloin saavutetaan sama vaikuttavuus. Kuva 19: Skenaarioiden kulut 5M investointitasolla (vuosi) Investoinnin takaisinmaksun osalta havaittiin, että tällä investointitasolla yhteinen alusta alkaa tuottaa jo muutaman vuoden jälkeen, kun muilla skenaarioilla takaisinmaksuaika on huomattavasti pidempi. 62

63 Kuva 20: Investointien takaisinmaksuaika 63

64 4. Yhteenveto ja pohdinta Entä jos mitään ei tehdä Julkishallinnon palvelutoiminta on nykyisin samoin kuin liiketoiminta millä tahansa toimialalla enenevässä määrin datasidonnaista. Tieto on, ja sen halutaan olevan organisaation strateginen ja taloudellinen voimavara. Jokainen organisaatio joutuu tavalla tai toisella tekemään tiedolla johtamiseen sekä tiedon hallinnointiin liittyviä valintoja, joista keskeisin on se, miten toimintaa koskevaan dataan päästään käsiksi ja miten siitä pystytään tekemään organisaation toimintaa tehostava voima. Kaikille organisaatioille yhteinen huolenaihe on se, että huono tiedon laatu käy kalliiksi. Rahaa hukataan konkreettisesti odotteluun, virhetulkintojen korjailuun tai ylimääräisiin tarkasteluihin. Valtiovarainministeriön aiemmin tänä vuonna tekemien kustannus-hyötylaskelmien mukaan on noin viisi kertaa kalliimpaa jatkaa toimintaa ilman tietojohtamisen uudistuksia, kuten raportointien automatisointeja. Monissa organisaatioissa omalla toiminnalla aiheutetaan suuri osa tiedon hyötykäytön näkyvistä ongelmista. Näin on käynyt valtionhallinnossakin, jossa erityisesti hallinnonalakohtaisten etujen kerääminen on aiheuttanut monimutkaisuutta ja läpinäkymättömyyttä niin prosesseihin kuin käytettyyn käsitteistöönkin. Toimintaympäristö, joka ei kannusta jakamaan tietoa, ei kannusta tarjoamaan perusteltuja vaihtoehtoja päätöksentekoon. Tällaisessa ympäristössä tiedon jalostaminen ja uuden tiedon oivaltaminen jää liiaksi sattuman varaan. Notkean vuorovaikutuksen merkitys on tunnustettu, mutta siilot ovat olleet kumppanuusverkostoa tutumpi työympäristö. Systeemisten muutosten edistäminen käy vaikeaksi ilman riittäviä voimavaroja sekä pitkäjänteistä työskentelyä. Yksilötasolla nykyisen toiminnan jatkaminen tai irrallisten uudistusten toteuttaminen aiheuttaa sekä turhia kuluja että työn laatuun liittyviä ongelmia. Yksittäisillä, organisaatiosidonnaisilla projekteilla ei saada aikaan yhteistä tietopohjaa, tietoalustaa eikä kansallista tietojohtamisen standardia. Jos vain muutamalla ekosysteemin toimijalla on käytettävissään rahaa tietojohtamisen kehittämiseen, riskinä ovat tiettyjä painopisteitä -kuten työvälineitä- korostavat vinoutumat, tilannekuvajohtamista vaikeuttava osaoptimointi sekä vastaava hajautunut toiminnan tapa, jonka tiedon hyötykäyttäjät tunnistavat ongelmaksi nykytilanteessa. Yksittäisten data-asiantuntijoiden palkkaaminen julkishallinnon organisaatioihin on myös irrallinen kehitystoimi, sillä ilman kansallista vertailutietoa ja tietoalustaa nämä dataekspertit käyttävät jatkossakin analyysiensä pohjana suppeaa ja laadultaan vaihtelevaa dataa. On todennäköistä, että tietojohtamisen kehittämiseen tarkoitetun rahoituksen kanavoiminen keskitetysti olisi merkittävä konkreettinen parannusaskel hajanaisuuteen. Asiantuntijan näkökulmasta tietojohtamisen heikkous näkyisi samoin ylimääräisinä kustannuksina ja työn laadukkuutta haittaavina tekijöinä. Tavanomainen asiantuntija käyttää jopa kaksi tuntia jokaisesta työpäivästään tiedon hakemiseen kuukaudessa tästä kertyy noin 50 tuntia heikosti tuottavaa työtä. Tilanteeseen saataisiin varsin nopeasti parannuksia, kun tiedon hallinnointia alettaisiin suunnitelmallisesti kehittää paremmaksi. Data-analyytikkojen tapauksessa datan puhdistaminen 64

65 vie yleisesti aivan liian paljon aikaa. Nämä tunnit saataisiin parempaan käyttöön -analyysien ja ennusteiden tekemiseen- kun datan laatuun kyetään luottamaan. Jos tiedolla johtamisen konkreettista toimintasuunnitelmaa ei päästä edistämään, tämä maksaa valtio-organisaatiolle rahaa monen eri tekijän kautta: Kokonaiskuva pysyy himmeänä: kansallista vertailutietoa ei ole käytettävissä suunnittelun ja päätöksenteon tukena. Tiedon hallinnan kipupisteitä ei saada mitattua. Kohdennusongelmat jatkuvat: organisaatioissa tehdään hienosti aivan vääriä asioita. Mahdolliset korjaukset toteutetaan sinne, mistä kuuluu eniten melua. Datan laadun ongelmat jatkuvat ja pysyvät monimutkaisina: puuttuu mitä, sattuu mistä sattuu. Ohjelmointivirheitä ja virhealttiita prosessivaiheita ei saada korjattua, sillä näistä ei ole (mittaus)tietoa. Luottamusongelmat jatkuvat: päätökset perustuvat muuhunkin kuin tietoon, sillä tietoa ei saatavilla Toiminnan kehittämisongelmat jatkuvat: palvelurakennetta ei pystytä kehittämään ja kohdentamaan tarkkanäköisesti Tietoarkkitehtuurin heikkous näkyy edelleen kauas: eheyden puute haittaa raportoinnin ja analytiikan toimivuutta laajasti Asiantuntijatyön laadun ongelmat pysyvät: hukattu aika ja motivaatio tulevat kalliiksi, asiantuntijaselvityksiin perustuvat ehdotukset jäävät heikoiksi eivätkä etene Maineongelmat jatkuvat: kun suunnittelua ja päätöksiä tehdään vanhentuneen ja reikäisen tiedon pohjalta, aika ajoin joudutaan selittämään virheitä. Vaikuttavuutta ei pystytä todentamaan. Merkittävä, mutta kustannuksiltaan vaikeasti arvioitava ongelma on otollisen kehitysajankohdan hukkaaminen. Eri puolilla Suomea toteutetut projektit ja selonteot kiistatta osoittavat, että tahtotila edistää tiedolla johtamista konkreettisten toimintasuunnitelmien avulla on juuri nyt käsillä. Jos tämä noste menetetään, uuden innostuksen saavuttaminen voi luottamuspulan vuoksi sujua kankeasti. Alueiden tarve liiketoimintatiedon hallintaa ja tiedon hyötykäyttöä kohtaan on joka tapauksessa suuri, joten hyvin todennäköisesti kansallinen ratkaisu korvataan sirpaleisin ratkaisuin. Yhteentoimivuus jää edelleen saavuttamatta ja sitoutuminen kansallisiin hankkeisiin voi jatkossa olla heikkoa. Kansallinen tietojohtamisen ohjelma tähtää siihen, että tietojohtamista tarkastellaan ihmis- ja ilmiölähtöisenä kokonaisuutena. Sen päämääränä on tukea valtionhallinnon strategioiden toteutumista sekä tiedon hyötykäyttäjien tarpeisiin vastaamista. Mikäli jatketaan nykyisellä uralla, strateginen näkökulma ja tietotarpeet jäävät marginaaliin, sillä keskustelua käydään voittopuolisesti työvälineistä ja teknologiasta. Tiedolla johtamisen hyödyt jäävät tavoittamatta, mikäli sitä ei ajatella ensisijaisesti toiminnan asiana, jolle tekniikka on mahdollistava väline. 65

66 Tiedosta toimeen: askeleet kohti kestävää yhteentoimivaa taloutta ja parempaa tieto-ohjautuvuutta Alla olevassa tiedon puussa on kuvattu tietojohtamisen olennaisimmat osa-alueet. Näitä tulisi edistää valtakunnallisella tasolla. Data on raaka-aine: tunnistetaan ja otetaan käyttöön, jalostetaan ja jaetaan tietoa. Tiedon merkitys ja arvo tunnistetaan. Sillä on selkeä ansaintalogiikka. Tietoalusta tarvitaan, jotta organisaatioriippumatonta kansallista vertailutietoa voidaan saada. Tietotuotteet, etenkin kestävä talous ja toimintaympäristödynamiikka, vastaavat selvitettyihin tietotarpeisiin. Tietotuotteet helpottavat johtamista. Ilmiöt ovat 2020-luvun tapa jäsentää tietoa poikkihallinnollisesti. Ilmiöt yhdistävät kiinnostavia näkökulmia organisaatiorajojen yli. Ekosysteemi pidettävä virkeänä, sillä tietoprosessit rikkovat joka tapauksessa toimiala- ja organisaatiorajat. Verkostoissa syntyvän datan laadusta ja tietoprosesseista pidetään hyvää huolta. Kansallinen tietojohtamisen ohjelma tukee sitä, että tiedon puu kasvaa, kukoistaa ja uudistuu. 66

67 5. Termit ja määritelmät Termi MaTi-hanke Tietomalli Tietorakenne Tietovaranto Tietopohja Tietovirta Tietoarkkitehtuuri Big Data Teknishallinto Toisiokäyttö Master Data Määritelmä Vimanan maakuntien tiedolla johtamisen hanke, jonka tehtävänä oli tarjota maakuntien käyttöön tietojohtamisen perusinfrastruktuuri sovelluksineen Kuvaa organisaation tietojen rakenteen sekä asioiden yhteydet Tapa organisoida dataa siten, että sen käyttö olisi mahdollisimman tehokasta Tietoaineisto tai tietoaineistojen kokoelma, joka on tiettyä tarkoitusta varten muodostettu ja sisältää loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvaa tietoa Kuvaa yhteen kriittiset, eli toiminnalle kaikkein olennaisimmat tiedot, joiden kautta saadaan selville millaisia mittauksia tai tilastointeja tieto-ohjautuvuus edellyttää Tietoprosessin mukaista tiedon liikkumista lähteestä kohteeseen määritetyn tietoprosessin mukaisesti Tarkasteltavan tietokokonaisuuden tuottamien, muuttamien ja ylläpitämien sekä tarvittavien tietojen tarkastelua eri tarkkuustasoilla, malleilla ja tavoilla Suurten, jatkuvasti lisääntyvien ja järjestelemättömien tilastomassojen keräämistä, säilyttämistä, jakamista, analysointia ja esittämistä tietotekniikkaa sekä tilastotiedettä hyödyntäen Järjestelmä, jossa keskiöön nousevat ihmisen sijaan valvonnan tai ohjaamisen tarpeet, työvälineiden ominaisuudet tai pistemäinen mittaritieto Operatiivisessa toiminnassa syntyneitä asiakas- ja rekisteritietoja käytetään muussa kuin siinä ensisijaisessa käyttötarkoituksessa, jonka vuoksi tiedot alun perin tallennettiin Tieto, jota useampi organisaation prosessi ja/tai toiminta tarvitsee tai hyödyntää 67

68 6. Lähdeluettelo Avoimet innovaatioalustat -sivusto: Avointen innovaatioalustojen kehittämisestä ja kehittymisestä kertovaa sisältöä. 6Aika. Euro & Talous, Suomen Pankin ajankohtaisia artikkeleita taloudesta: Ilmastonmuutos on kaikkien aikojen suurin markkinahäiriö. Olli Rehnin blogikirjoitus Fountain Park: MAKU-tietotarpeet. Yhteenveto tietotarvekyselyn tuloksista Vimanan Teams, Järjestäjän tietojohtaminen 21 -kanava. JHS173: ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely. JHS179: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen. Kuusi, Kulvik, Laiho, Ropponen, Vähämäki: Työ automatisaation rattaissa havaintoja työstä ja tuottavuudesta työn murroksessa. ETLA muistio Maakunnan palveluiden viitearkkitehtuuri, versio Julkaistu Alueuudistus.fi-sivustolla. MAKU-VAKU-mittaristo. Maakunnan vaikuttavuusmittareita valmisteleva työryhmä, Vimanan Teams, Järjestäjän tietojohtaminen 21 -kanava. Sitra: Ihmiskeskeinen kehittäminen. Terveyden ja hyvinvoinnin tutkimuslaitos THL: Ihmiskeskeisyyden opas a4ba-40ca-8ef7-0a5815adb025 The Open Group Architecture Framework: TOGAF 9.2, yritysarkkitehtuurin viitekehys. Työ- ja elinkeinoministeriö: ALKE-tilannekuva. Valtioneuvoston selonteko tietopolitiikasta ja tekoälystä. VNS 7/2018 vp. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminta: Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa. Väliraportti Valtiovarainministeriö: Kansallisen tekoälyohjelma Auroran esiselvityshanke. 68

69 Valtiovarainministeriö: Ihmiskeskeinen ja ennakointikykyinen yhteiskunta. Valtiovarainministeriö, KuntaIT: Tiedolla johtamisen käsikirja, julkisrahoitteiset palvelut. Valtiovarainministeriö: Pilkahduksia tulevaisuuteen. Tietopolitiikka, tekoäly ja robotisaatio hyvinvoinnin ja taloudellisen menestyksen mahdollistajana Suomessa. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019:22. Valtiovarainministeriö: Uudistuva, vakaa ja kestävä yhteiskunta. Virkamiespuheenvuoro. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019: Valtiovarainministeriö: Yhteisen tietopohjan hyödyntämisen tietoarkkitehtuuri v Vimana: MAKU-järjestäjän tietomalli v Raportti Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. Vimana: MAKU-tietotuotteet ja priorisoinnit. Raportti Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. Vimana: MaTi-tilannekatsauksen ennakkotehtävä ppt. Esitysgrafiikka toteutetusta tietotarvekyselystä. Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. Vimana: Tiedolla johtamisen tietotarpeet pelastustoimessa. Raportti Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. Vimana: Tietojohtaminen 21 maakuntakierros yhteenveto. Raportti Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. Vimana: Tietojohtamisen ratkaisukokonaisuus arkkitehtuurit v.1.1. Raportti Dokumentin saa pyydettäessä Vimanan kirjaamosta. 69

70 Kuvaluettelo 1. Ohjaustieto palvelutuotannossa. 2. Kansallisen vertailutiedon tietopohja syntyy tiedosta ja tietotarpeista. 3. MAKU-järjestäjän kriittiset tietotarpeet, olennaiset tietotuotteet sekä esimerkkejä mittauskohteista. 4. SOTE- ja MAKU-järjestäjän kriittiset tietotarpeet yhteen kuvaan sovitettuna. 5. MAKU-tietomalli -raportissa suositeltiin kahdeksan tehtävän kokonaisuutta maakuntajärjestäjän tietotarpeisiin vastaavan teollisen tiedontuotannon sekä tiedon hyötykäytön prosessien sujuvuuden varmistamiseksi. 6. Tietotuotteen mittauskohteet ja esimerkki mittareista 7. MAKU-tietomallityössä tunnistettuja tietojohtamisen avoimia asioita ja ongelmia 8. Tiedolla johtamisen keskeiset tavoitteet julkishallinnossa. 9. Tiedon hyötykäyttöä haittaavat tekijät nykytilanteessa 10. MAKU-tietomallityössä tunnistetut tiedolla johtamisen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. 11. Datan arvollistamiseen tarvittavat työvaiheet. 12. Tiedontuotantoprosessin arvoketju. 13. Tietojohtamisen viitekehyksessä toimijoiden välillä on tiivis vuorovaikutus. 14. Tietojohtamisen kokonaiskuva ja vaaditut tehtävät yksittäisen organisaation näkökulmasta 15. Esimerkki standardin sisällöstä: tieto-ohjautuvuutta edistävien tehtävien tarkistuslista. 16. Esimerkki tiedolla johtamisen standardista: laatukriteeristö julkishallinnon tietojohtamisen hankkeiden vaikutusten arviointiin. 17. Kärkihankkeen etenemisen vaiheet. 18. Tietoalustan eri skenaariot kansallisesti 19. Skenaarioiden kulut 5M investointitasolla (vuosi) 20. Investointien takaisinmaksuaika 21. Tiedon laadun seurantaan tarkoitetun mittariston kehittämisen vaiheet. 70

71 Liitteet Liite 1: Dokumenttilistaus Dokumentti Käyttötarkoitus Valmiusaste Selite MAKU tietotarpeet ja tulokset MAKU-tietotarvekyselyn vastaukset MAKU-järjestäjän tietomalli v.1.1 MAKU-tietotuotteet ja priorisoinnit Pilotin työsuunnitelma Palveluiden käsitemalli Mittariaihiot-taulukko MAKU-sanasto: palvelut Kestävä talous_käsittemalli ja mittaaminen Tietotuotteen looginen tietomalli Fountain Parkin konsulttien kokoama yhteenveto tietotarvekyselyn vastauksista Yhteenveto maakuntien tietotarvekyselyn vastauksista Kuvaa tietopohjan ja kriittiset tietotarpeet, esittää suosituksia Ylätason sisältömäärittely kriittisille tietotarpeille Työsuunnitelma tietojohtamisen ja tietotuotteiden pilottiprojektiin Tuotettu TAHE- ja CRM-käsitemallien rinnalla Toimintaympäristödynamiikka: tietotuotetta varten mittauskohteet sekä mittarit JHS179 liite 5 sekä palveluiden käsitemallin liite Tietotuotteen käsitemalli, mittauskohteet ja mittarit 100% 100% Suppeampi kysely kuin Fountain Parkin toteuttama 100% 100% 75% Joitakin yksityiskohtia puuttuu mm. teknologioista 95% Katselmoimatta 85% Perustuu työpajamateriaaliin, katselmoimatta 85% katselmoimatta 85% katselmoimatta Kestävä talous 30% Keskeneräinen, katselmoimatta 71

72 Liite 2: Tietojohtamisen kokonaiskuva ja vaaditut tehtävät yksittäisen organisaation näkökulmasta. Seuraavassa esitellään kuvan 14 osa-alueet ja yksittäiset tehtävät organisaation näkökulmasta. Tietomalli kertoo, mitä tietoa on olemassa ja miten se on yhdenmukaistettavissa. Tiedolla johtamisen yhteentoimivuuden rakentaminen lähtee liikkeelle yhteisten tahtotilan ja strategian luonnista. Tämän jälkeen keskeinen suuri työ on tietomallin luonti. Tietomalliin kuvataan tiedon olemus siten, että sen ymmärtävät samalla tavalla sekä organisaatioiden operatiivisten toimintojen sekä tietohallinnon edustajat. Tietomalli tarvitaan selventämään, miten organisaation tarvitsemat tiedot liittyvät toisiinsa ja jotta mitattaisiin asioita, joiden olemus tunnetaan. Data kulkee usein pitkän prosessin läpi ennen kuin sitä hyödynnetään päätöksenteossa. Osuvimmat tulkinnat saadaan, kun eri lähtöjärjestelmissä olevia tietoja voidaan yhdistellä: näin saadaan mahdollisimman paljon tietoa tilannekuvaa varten. Järjestelmien välisen integroinnin onnistuminen kasvaa, kun pohjana on ajantasainen tietomalli. Ei ole todennäköistä, että tietovarastoinnissa onnistutaan parhaalla mahdollisella tavalla, mikäli tietomalli puuttuu. Vähäpätöisimmillään ongelmat näkyvät siinä, että organisaatiossa puhutaan epäselkeällä käsitteistöllä ja viestinnässä epäonnistutaan. Vakavampia ongelmia aiheutuu datan laadun rapautumisesta: satunnaiset korjauskäsittelyt aiheuttavat ristiriitoja raportointiin ja ne aiheuttavat mahdollisesti uusia dataongelmia sen sijaan, että käsittelyt poistaisivat jo havainnoituja. Tiedon laatuun panostaminen on osa kokonaisarkkitehtuuria. Tietomallintaminen on hyvä esimerkki laatua parantavasta panoksesta, sillä sen kautta käy selväksi, mitä organisaatiot tietävät ja mitä tietoa ne tarvitsevat, jotta ne voivat onnistua tehtävissään. Tietomalli tulkitsee tarpeet ICT-kehityksen mahdollistavaan muotoon ja siinä hahmotetaan tiedon rakenteet, jotka ovat samanlaisia organisaatio- ja sovellusrajojen yli. Hyvä tietoarkkitehtuuri mahdollistaa organisaatioiden käyttämän tiedon sujuvan löydettävyyden ja hyvän käytettävyyden. Tietoarkkitehtuuriin kuuluvat liiketoimintalähtöiset käsitemallit sanastoineen, käsittelysäännöt sekä tietojärjestelmäkohtaiset avaintiedot. GAP-analyysi on hyvä työväline tietorakenteiden korjaustarpeiden tunnistamiseen. Tietoarkkitehtuurin luomisen ja dokumentoinnin malliksi sopivat JHS179-suositus sekä TOGAF9.2-standardi 61. Jälkimmäisessä painotetaan prosessien ja tiedon suhdetta toisiinsa. MAKU-tietomallityöstä saadaan tietoarkkitehtuurin kehittämistä varten nykytilanteen kuvaus sekä tavoitetilamäärittelyjä. On tärkeää, että kansalliseen vertailutietoon liittyvät tietomallit laadittaisiin yhteisten periaatteiden pohjalta ja malleja voitaisiin käyttää ristiin eri organisaatioissa. Mikäli tietomalleja puuttuu tai ne ovat kovin erilaisia, keskustelut joudutaan käymään tietokantakuvausten pohjalta ja nämä avautuvat liiketoimintoja edustaville henkilöille usein heikosti kuvien tietoteknispainotteisen sisällön ja runsaiden yksityiskohtien vuoksi. Käsitteistöjen yhtenäistämiseksi suosittelemme, että olemassa olevia kansallisia sanastoja kuten yhteensopivuusalustaa hyödynnetään valmistelussa

73 Selkeille ohjeille ja hyviin käytäntöihin perustuville yhdenmukaisille toimintamalleille tunnistettiin MAKU-tietomallityön aikana suuri tarve. Ohjeisto ja vastuuhenkilöt, ydintiedon hallinta ja Compliance-kartoitus (Kuva 13, kohdat 4, 5 ja 6) edesauttavat sitä, että tietoa osataan käsitellä ja hyödyntää järkevästi. Yhteiset toimintatavat varmistavat esimerkiksi sen, että tieto tallennetaan tavalla, joka mahdollistaa tiedon löydettävyyden. Asiantuntijat toivovat, että heillä olisi käytössään tarkistuslistoja muun muassa metadatojen käyttöön sekä tietojen nimeämiseen. Muistilistojen käyttö parantaa datan laatua, sillä ohjeen mukainen toiminta vähentää epätietoisuudesta johtuvia datankäsittelyvirheitä. Master datan, eli ydintiedon, ja reference datan, eli viitekoodistojen hallinta, varmistaa, että organisaatiolla on oikea tieto siitä, mitä on olemassa. Ydintietoa käytetään vertailuihin, rikastuselementtinä sekä yhteisenä totuutena yli tietojärjestelmä- ja organisaatiorajojen. Kuvan 13 tehtävä 6 auttaa ymmärtämään datan hallinnointia lainsäädännön näkökulmasta. Kartoitus saattaa myös paljastaa prosesseja, jotka eivät tuota tietoa riittävän laadukkaasti tai prosessivaiheita, jotka ovat erityisen riskialttiita. Tehtävän 7 mukainen mittariston rakentaminen kuvataan sivuilla Tehtävässä 8 valitaan tavoitteiden ja niiden mahdollistamisen kannalta parhaat teknologiat. On olennaista huomata, että työvälinevalinnat eivät ole tiedontuotannon ja hyötykäytön perusteita kunnostettaessa ensimmäisten tehtävien joukossa. Hyvän käytännön mukaisesti liiketoimintatiedon hallintaa parannettaessa selvitetään ensin, mitä pitää saada aikaiseksi. Vastataan siihen, mikä on olennaista tietoa, missä tämä tieto on, miten sitä pitäisi käsitellä ja hallinnoida. Lopuksi päätetään, mikä teknologia tarjoaa parhaan ratkaisun. Yhteentoimivan tiedon laatua pitää seurata mittaamalla Valtiovarainministeriön helmikuussa 2019 julkaistussa virkamiespuheenvuorossa 62 todetaan seuraavaa: Ehdoton vaatimus on viranomaisten käyttämän ja tuottaman tiedon mahdollisimman suuri oikeellisuus, virheettömyys ja ajantasaisuus sekä toimenpiteet, joilla tätä tavoitetta edistetään. Tiedon laadulla on merkitys kaikille organisaatioille. Laatu näyttäytyy muun muassa eheytenä, johdonmukaisuutena, ennustettavuutena, ymmärrettävyytenä sekä riittävänä tarkkuutena. Kriittisiä virheitä ei ole, sillä laadukkaassa tiedossa sekä laskennat että datalähteet ovat kunnossa. On huomattava, että erilaisilla tiedoilla voi olla hyvinkin erilaiset laatumääritykset: analyytikko hyväksyy satunnaisesti jakautuneet virheet, mutta viranomaisen virheensietokyky on heikompi. Huippulaatuisinkin liiketoimintatiedon hallinnan työväline on voimaton heikkolaatuisen datan käsittelijänä. Jos datassa on virheitä, ne päätyvät raporteille ja ennusteisiin. Liiketoimintatiedon hallinnan selvitykset osoittavat, että data-analyytikot käyttävät merkittävän osan työajastaan lähdedatan laadun korjaamiseen. Tekoäly lisää voimakkaasti tarvetta laadukkaaseen dataan ja tietoon. Kansallisella vertailutiedolla on tavallista dataa kireämmät laatuvaatimukset. Kun dataa käytetään päätöksentekoon ja kansallisen tason vertailuihin, laatuongelmien seuraukset voivat olla vakavat ja siksi suosittelemme, että hyväksyttävä laatukriteeristö pidetään tiukkana. Virheet tulee korjata mahdollisimman lähellä niiden syntypistettä. Lisäksi automaattiset käsittelyt (business rules) ovat yleensä hyödyllisiä. Toisaalta on hyvä tiedostaa, että kun tieto tuodaan laajasti näkyviin

74 koontinäytölle (dashboard), sen laatu yleensä paranee nopeasti, sillä datavirheet ikään kuin hyppäävät esiin. Niihin myös kiinnitetään huomiota, kun raporteilla on suuri käyttäjäkunta. Toinen vertailutiedon laatua koskeva suositus on, että vertailutiedon datan hallinta sekä jatkuva laadunvalvonta vastuutetaan keskitetysti. Järjestely voitaisiin suunnitella osana kansallista tietojohtamisen standardia. Kaikki datan laatuongelmat sisältävät inhimillisen virheen jossakin prosessivaiheessa. Suuri osa laatuun liittyvistä ongelmista tapahtuu erilaisissa väleissä: tietojärjestelmien rajapinnoissa, organisaation osien välisessä tiedonvaihdossa, vastuiden vaihtuessa ja niin edelleen. Dataongelmia voi tapahtua missä tahansa tiedon käsittelyn prosessivaiheessa datan syntymisestä raportointiin saakka ja siksi ei ole olemassa yhtä tiettyä paikkaa, missä datan laadun voisi aukottomasti korjata. Kaikkea sellaista pitää jatkuvasti mitata ja arvioida, jota pidetään organisaation tavoitteiden mahdollistajana. Edellä on todettu tiedon olevan valtionhallinnolle niin tärkeää, että sen pohjalta tehdään tietoisesti mitä ja miten -tyyppiset päätökset. Datan laatua on siksi voitava konkreettisesti mitata, jotta voidaan tutkia nykyistä laatutilannetta ja arvioida toimenpiteiden tarvetta seurata laadun trendejä muutosten yhteydessä riittävällä frekvenssillä. Mittaaminen edellyttää määriteltyä mittaristoa, hyväksyttävien raja-arvojen määrittelyä sekä tietoa siitä, mikä on organisaatiolle merkityksellisintä tietoa. Laatumittaristo indikoi, millainen datan laatu on riittävän hyvää tai kääntäen, kuinka heikkoa organisaatiolle olennainen data saa hyväksyttävästi olla ennen kuin sen negatiiviset vaikutukset ovat liian suuria organisaation toiminnalle. Dataongelmien määrää on syytä mitata, jotta voidaan tieto-ohjautuvasti tarttua häiritseviin laatuongelmiin. Tietotarvekartoituksen yhteydessä syksyllä 2018 nousi esiin halu tunnistaa palvelutuotannon laatupoikkeamia automaattisesti. Datan laadun automatisoitu mittaaminen on vastaus tähän tarpeeseen. Suosittelemme DAMA UK 63 -yhteisön Data Quality Dimensions -laatumittariston soveltamista. Mittaristo on käytännönläheinen ja selkeä. Sen käyttöönotto onnistuu melko tiiviissä aikataulussa. DAMA:n mittaristo seuraa kuutta laatu-ulottuvuutta, jotka ovat kattavuus, ainutlaatuisuus, ajankohtaisuus, oikeellisuus, tarkkuus ja johdonmukaisuus. Nämä kuusi ulottuvuutta ovat keskeisiä sekä tiedon hyötykäytön että kansallisen vertailutiedon käytettävyyden kannalta. Mittaristotyön vaiheet ja menetelmät ovat seuraavat: organized-approach-data-quality-measurement 74

75 Kuva 21: Tiedon laadun seurantaan tarkoitetun mittariston kehittämisen vaiheet. Suosittelemme, että datan laadun mittariston määrittely ja priorisoinnit tehdään substanssiasiantuntijoiden kanssa tapahtuvana työpajatyöskentelynä. 3 4 viikkoa soveltuvuusselvitys (POC) toteutetaan projektimuotoisena asiantuntijatyönä. Mittarien omistajuus sekä kytkentä osaksi laadunvarmistusta voidaan liittää osaksi kansallisen tietojohtamisen ohjelmaa. 75