OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN

Transkriptio

1 1(6) 1 Julkisuusperiaate lainsäädännössä Perustuslain 12.2 :n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999;jäljempänä julkisuuslaki) säädetään tarkemmin tiedon antamisesta viranomaisen asiakirjasta. Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti. Tiedonsaannin rajoittamiselle on oltava asiallinen peruste. Jos pyydettyä tietoa ei anneta, kielteinen päätös on perusteltava. 2 Tietopyynnön toimittamistavat Tietopyynnöt ohjataan toimittamaan Keuruun kaupungin kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen keuruu@keuruu.fi tai jättämään tietopyyntö Keuruun kaupungin internet-sivuilla olevalla lomakkeella ( - Tietopyyntö). Pyyntö voidaan toimittaa myös postitse osoitteeseen Keuruun kaupunki/kirjaamo, Multiantie 5, Keuruu. Jos tietopyyntö tulee suoraan viranhaltijan tai työntekijän henkilökohtaiseen sähköpostiin, se ohjataan hänen toimestaan ensisijaisesti kirjaamoon. Vaihtoehtoisesti kukin toimiala huolehtii kirjaamisesta. Asiakas voi esittää tietopyynnön myös suullisesti. Suullisesti saapuneen tietopyynnön osalta kirjaamisesta huolehtii kukin toimiala. Saapunut tietopyyntö on viranomaisen asiakirja, joka kirjataan Dynastyasianhallintajärjestelmään. Salassa pidettävää tietoa sisältävä pyyntö merkitään salassa pidettäväksi, jolloin se ei ole kaikkien luettavissa. Pyyntö on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on viranomaisessa avustettava diaarin ja muiden hakemistojen avulla yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Pyynnön yksilöinnissä voidaan ohjata käyttämään apuna ohjeen liitteenä olevaa tietopyyntölomaketta.

2 2(6) 3 Pyynnön käsittely Asiakirja- ja tietopyynnöt käsitellään sen toimialan toimesta, jonka asiasta on kyse. Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää julkisuuslain mukaan se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Yksilöity ja selkeä pyyntö helpottaa oikean tiedon löytymistä. Viranhaltija voi pyytää asiakkaalta tarvittaessa lisätietoja ja tarkennusta ennen vastauksen antamista. Vastaus tietopyyntöön kirjataan Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Salassa pidettävää tietoa sisältävä pyyntö merkitään salassa pidettäväksi, jolloin se ei ole kaikkien luettavissa. Jos tietopyyntöön vastaamiseen liittyy laintulkintaa tai vastaus sisältää esimerkiksi salassa pidettävää tietoa, lakimies avustaa pyyntöön vastaamisessa. Viranhaltija varmistaa lakimieheltä, kenelle ja millä tavalla sen voi luovuttaa tai antaa nähtäväksi. 3.1 Viranomaisen asiakirja Mikäli pyyntö koskee tiettyä asiakirjaa, on ensin selvitettävä, onko kyseessä viranomaisen asiakirja. Asiakirjan käsite on julkisuuslain (5 ) perusteella kattava ja sisältää perinteiset ja sähköiset asiakirjat sekä myös muut teknisillä apuvälineillä luettavat viestit, jotka on tallennettu tietylle alustalle (mm. cd- ja dvd-levyt, muistitikut, mikrofilmit ja muut vastaavat tallenteet). Myös esimerkiksi sähköpostiviesti voi olla luonteeltaan laissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Jos asiakirja, sähköpostiviesti tai kirje on saapunut jonkin asian, esimerkiksi kantelun tai aloitteen vireillepanoa tai käsittelyä varten, kyse on viranomaisen asiakirjasta. Tällöin viesti on muuttunut julkiseksi sillä hetkellä, kun viranomainen on saanut sen, sen sisältämiä salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta. Sisäiset keskustelut, mielipiteen ilmaisut ja muut vastaavat tiedonannot, jotka eivät koske asian vireillepanoa tai vireillä olevan asian käsittelyä, ovat luonteeltaan henkilökohtaisia. Ne eivät ole viranomaisen asiakirjoja eikä kunnan tarvitse antaa niitä julkisuuteen. Esimerkiksi viranhaltijan, tilintarkastajan tai kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin luonnokset, valmistelijan omat muistiinpanot ja erilaiset valmisteluun liittyvät neuvottelumuistiot eivät lähtökohtaisesti ole viranomaisen asiakirjoja, vaan jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.

3 3(6) 3.2 Asiakirjan julkiseksi tuleminen Julkisuuslain 6 :ssä on säädetty, millä hetkellä viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi. Muun muassa diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Viranomaisen esitys, ehdotus ja aloite on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut (7 ). Esimerkiksi saapunut tietopyyntö on viranomaisen asiakirja, joka muuttuu julkiseksi sillä hetkellä, kun se saapuu vastaanottajalle. Mikäli asiakirja ei vielä ole julkinen, tiedonsaanti siitä on viranomaisen harkinnassa. Tiedon pyytäjiä tulee kohdella tasapuolisesti. 3.3 Julkinen vai salassa pidettävä asiakirja Kunnan asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Niistä voidaan antaa tieto kenelle tahansa pyydettäessä. Pyyntöä ei tarvitse perustella ja se voidaan esittää myös anonyymisti. Kuitenkin ehtona tietojen saamiselle erityisesti henkilörekistereistä on tietojen käyttötarkoitus ja käyttämiselle määriteltyjen edellytysten toteutuminen. Tällöin henkilötietojen sähköinen luovuttaminen edellyttää, että tiedonsaajalla on oikeus tallentaa ja käyttää tietoja. Tämän arviointi vastaavasti edellyttää, että pyytäjä ilmoittaa tietojen käyttötarkoituksen ja henkilöllisyytensä. Julkisuuslain 24 :ssä on luettelo salassa pidettävistä asiakirjoista. Luettelo sisältää tiedonantoja muun muassa poliittisesta ja yhteiskunnallisesta toiminnasta, yksityiselämästä, vuosituloista ja kokonaisvarallisuudesta, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista sekä oppilaista ja oppilashuollosta. Kuntalain (1995/43, 2015/83 ) mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita hän pitää toimessaan tarpeellisena. Toimielimen jäsenenä hänellä on oikeus saada tietoja myös salassa pidettävistä asioista, jotka kuuluvat hänen varsinaisen tehtävänsä hoitamiseen. Luottamushenkilö on velvollinen pitämään saamansa tiedot salassa. Luottamushenkilöllä on myös oikeus saada tietoja, jotka eivät vielä ole julkisia.

4 4(6) Mikäli asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, on arvioitava, voiko tietoja antaa asiakirjan julkisesta osasta ilman että salassa pidettävä osa tulee tietoon. Mikäli tämä on mahdollista, julkinen tieto on annettava tiedon pyytäjälle. Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. 3.4 Siirtäminen oikeaan virastoon Mikäli tietopyyntö ei koske Keuruun kaupunkia, pyyntö voidaan siirtää sille viranomaiselle, jonka käsiteltävänä olevaan asiaan asiakirja liittyy. 4 Vastauksen antaminen Toimialat voivat päättää nimetä vastuuviranhaltijan, joka vastaa toimialaa koskeviin tietopyyntöihin. Jos vastuuhenkilö ei ole nimetty, toimialajohtaja tai tulosalueen päällikkö on vastuussa tietopyyntöön vastaamisesta. Toimialat voivat määrätä asiasta esimerkiksi delegointisäännöissään. Toimialoilla on oikeus laatia tarvittaessa oma ohjeistus ja nimetä vastuuviranhaltija koskien tietopyyntöihin vastaamista ja asiakastapaamisia. Tietopyyntö tulee käsitellä viivytyksettä. Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian. Julkisuuslaissa säädetään julkisen asiakirjan antamisen takarajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa. Määräajoista huolimatta on tärkeää, että asiat ratkaistaan huolella ja että huolehditaan sekä tiedonsaantioikeuksista että salassa pidettävien tietojen suojasta. Asiakirja annetaan pääsääntöisesti pyydetyssä muodossa. Jos asiakas haluaa asiakirjasta jäljennöksen, se toimitetaan pääsääntöisesti sähköpostitse. Sovittaessa vastauksen voi noutaa yhteispalvelupisteen palvelusihteeriltä (paperiversiona).

5 5(6) Julkisuuslain 16 :n mukaan viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Viranomaisen julkisista ratkaisuista, jotka ovat sähköisessä rekisterissä, on pääsääntöisesti oikeus saada kopio sähköisessä muodossa. Henkilötietoja on mahdollista luovuttaa suullisesti tai antaa nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Tietojen luovuttaminen kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa edellyttää, että saajalla oikeus käyttää tietoja. Tiedonpyytäjän muistiinpanomerkintöjen laajuutta ei ole rajoitettu, eikä henkilörekisterin selaamista mielletä tietojen luovuttamiseksi. Tiedonpyytäjällä ei kuitenkaan ole oikeutta käyttää itse viranomaisen järjestelmiä. Tietosuojavaltuutettu opastaa tarkemmin henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Asiakirjoihin on mahdollista tutustua myös kaupungintalolla. Tapaamisaika ja tietopyynnön aihe on silloin sovittava etukäteen. Jos tietoa ei voida antaa, kysyjälle ilmoitetaan ensisijaisesti suullisesti tai sähköpostitse, ettei tietoja voida antaa ja selvitetään kieltäytymisen perusteet. Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan samalla, että hänellä on oikeus saada kieltäytymisestä kirjallinen valituskelpoinen päätös. Jos pyynnön esittäjä niin vaatii, asiakirjan antamisesta kieltäytymisestä tehdään hallintopäätös, johon liitetään valitusosoitus hallinto-oikeuteen. 5 Perittävät maksut Asiakirjoista perittävistä kohtuullisista kopio-, lunastus- ja lähetysmaksuista on kaupunginhallituksen päätös Kartoista ja muusta erityiskopioinnista peritään ko. toimialan päättämät kopiointimaksut. Tietopyynnön lähettäjälle ilmoitetaan etukäteen pyyntöön liittyvistä maksuista. Julkisuuslain 34 :n perusteella kohtuullisista kopiointi- tai tulostuskuluista voidaan periä maksu. Jos asiakirja ei ole helposti löydettävissä asiakirjarekisteristä, tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu voidaan myös periä (vastaa kaupunginhallituksen päätöksen kohtaa 2 Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antaminen).

6 6(6) Julkisen ja asianosaisjulkisen asiakirjan antamisesta ei julkisuuslain mukaan peritä maksua, kun: 1) asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti; 2) asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi; 3) julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse; 4) sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse; 5) pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin. Tietopyyntöön vastattaessa lähetetään samalla lasku mahdollisista kopioja käsittelymaksuista. Jos asiakas saa kopioita tai tulosteita käydessään kaupungintalolla, hänet ohjataan suorittamaan maksu yhteispalvelupisteessä. Lähteet: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Kuntalaki (365/1995 ja 410/2015) Henkilötietolaki (523/1999) Kuntaliiton internet-sivut, ja/toiminnan-julkisuus/sivut/default.aspx