Satahanka XIII Toiminta kriisitilanteessa

Transkriptio

1 Satahanka XIII Toiminta kriisitilanteessa Ta ma ohje on tarkoitettu Satahanka XIII:n -organisaation ka ytto o n kriisitilanteissa. Varsinaiset ohjeet onnettomuustilanteissa toimimisesta on esitetty Satahanka XIII:n pelastussuunnitelmassa ja osallistujille jaetussa osallistujan oppaassa

2 Sisällysluettelo 1. TOIMINTA KRIISITILANTEESSA JOHDANTO MIKA ON KRIISI KRIISITYYPIT KRIISIRYHMA N TAVOITTEET SATAHANKA XIII:N KRIISIRYHMA... 6 KRIISIRYHMA N KOKOONPANO JA VASTUUALUEET: KOOLLEKUTSUMINEN KRIISIVIESTINTA SUUNNITELMA... 8 JOHDANTO... 8 MIKÄ ON KRIISI?... 8 KRIISIRYHMÄN KOOLLE KUTSUMINEN... 8 KRIISIVIESTINNÄN KÄYNNISTÄMINEN LAUSUNTOJEN ANTAMINEN KRIISIVIESTINNÄN JÄRJESTYS: SISÄINEN VIESTINTÄ ULKOINEN VIESTINTÄ SOSIAALINEN MEDIA KRIISITILANTEESSA JÄLKITOIMENPITEET KRIISIVIESTINNÄN MUISTILISTA VIESTINTA KRIISITILANTEISSA KRIISIN JA LKITOIMENPITEET PURKUKESKUSTELUT YHTEYSTIEDOT... 17

3

4 1. TOIMINTA KRIISITILANTEESSA 1. JOHDANTO Kriisitilanne on ihmisen tai organisaation kohtaama uusi tilanne, jossa aiemmin opitut ongelmanratkaisukeinot eivaẗ va ltta maẗta toimi ja jossa yksilo n tai organisaation tulevaisuuden suunta maä raÿtyy paremmaksi tai huonommaksi valittujen toimiemme mukaan. Kriisitilanne on ennalta arvaamaton, a killinen, normaaleista rutiineista suuresti poikkeava tapahtuma, joka vaatii tapahtumaorganisaatiossa erityistoimenpiteita seka sisa ista ja mahdollisesti myo s ulkoista tiedottamista. Kriisitilanteeseen voi liittya va lito n tai va lillinen onnettomuusriski tai se voi aiheutua esimerkiksi ja rjestyshaïrio ista, luonnonoloista, epidemioista tai peraẗto mien juorujen levia misesta. Kriisitilanne voi aiheutua myo s maineen vaarantumisesta. 2. MIKA ON KRIISI Normaalitilanne ei kriisia. Suurin osa leirin poikkeustilanteista pystytaä n todenna ko isesti hoitamaan leiriorganisaation normaalien toimintojen puitteissa. Seuraavia asioita tulee leirin aikana sen sijaan esiintymaä n useankin kerran ilman, etta ne etenevaẗ kriiseiksi. On kuitenkin oltava herkka na myo s naïden asioiden tunnistamiseksi, silla ilmio ista, issueista ja kohuista voi muodostua kriiseja, jotka vaativat nopeaa reagointia ja viestintaä. Ilmio : Todellisen tai viestinna n maailman tapahtuma. Ilmioïta tapahtuu koko ajan ja niiden olemassaoloon ei voida vaikuttaa. Issue: Asia, joka nousee keskustelun aiheeksi rajatun joukon sisa lla. Kohu: Asia, joka nousee laajemman joukon tietoisuuteen ja hera tta a siina keskustelua

5 3. KRIISITYYPIT S Epa kriisi Uhka, jonka leiriorganisaatio selvittaä omillaan. Ei ulkoisen tai sisa isen tiedottamisen tarvetta. Leirin aikana toteutuu erilaisia riskeja, jotka hoidetaan normaaleilla menettelytavoilla, ja joilla ei ole juurikaan vaikutusta leirin rutiinitoimintoihin, esimerkiksi johtamis- viestinta - tai henkilo sto ja rjestelyihin. Ta ma n kokoluokan kriisi on kriisi vain yhdelle ihmiselle ja ta ma n laḧipiirille. Esimerkki: yksitta inen vatsatauti tai muu sairastapaus, lievaẗ tai lieva hkoẗ loukkaantumiset, yksitta inen ja rjestysha irio tai lieva t rikkeet, la hestyva n myrskyrintaman tai muu sa a seuranta jatkotoimien varalta. M Rajatapauskriisi Seuraavat esimerkit ovat kuvitteellisia tapahtumia, joihin ei voida etukaẗeen antaa tarkaa toimintaohjetta. Jokainen tapaus ja niihin reagointi ka sitellaä n tapauskohtaisesti leirin kriisiryhma n kesken. Rajatapauskriisi edellytta a kriisiryhma n kokoontumista, mutta tarvittavat toimenpiteet voidaan tehda leiriorganisaation toimesta. Tilanne vaatii kotivaën ja asianosaisten ajantasaista informoimista ja saattaa vaatia ulkoista viestintaä. Esimerkki: pienemma t tulipalot, epidemia, vakava ulkopuolinen ha irio, tapaturma, joka vaatii poliisin, leirin ulkopuolisen ambulanssin tai pelastusyksiko n tai muun viranomaisen kutsumista, vakavampi kulttuurinen kahnaus, myrskyn tai muun sa a ilmio n osuminen leirialueelle. L Kriisi Uhka tai tapahtuma, joka vaarantaa leirin elinta rkeita toimintoja ja jonka hallinta edellyttaä viranomaisten ja leiriorganisaation tavanomaista laajempaa tai tiiviimpaä yhteistoimintaa ja viestinta a. Ta llaisissa kriiseissa kriisiryhma ottaa tilanteen heti haltuunsa. Ulkoista viestintaä vaaditaan, ja ulkoinen viestinta tapahtuu Satahangan viestinna n tai viranomaisen toimesta, tilanteen vakavuudesta riippuen. Esimerkki: vakavat vammat, henkilo n terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuva rikos, laajempi tulipalo, vakava onnettomuus tai sellainen sa a ilmio, jonka alta laḧdeta a n evakuoimaan leiria. 4. KRIISIRYHMA N TAVOITTEET Taata organisaatiolle tyo rauha Palauttaa organisaatio normaalitilaan Pienentaä kriisin laajuutta

6 Vaḧentaä kriisin seurauksia 5. SATAHANKA XIII:N KRIISIRYHMA Satahangan kriisiryhma muodostaa itselleen mahdollisimman todenmukaisen kokonaiskuvan tilanteesta. Tilannekuvan analysoinnin ja lkeen Satahangan kriisiryhma pa aẗtaä siita, missa tilanteissa ja millaisiin toimenpiteisiin ryhdytaä n. Satahangan kriisiviestintaä toimeenpanee kriisiviestinta ryhma kriisiryhma n paä to sten pohjalta. Kriisiryhma n kokoonpano ja vastuualueet: Kriisiryhma n puheenjohtaja: Viljami Hätönen, varalla Aino Pohjanvirta Johtaa ryhma n toimintaa ja tekee pa a to kset Muut kriisiryhma n ja senet: - Turvallisuusjohtaja Ilkka Alhoke Viranomaisyhteistyo - Viestinta johtaja Kaisa Huttunen Ulkoinen ja sisa inen viestinta - SP:n varapuheenjohtaja Lasse Roiha - Projektikoordinaattori Taru Hakanen 6. KOOLLEKUTSUMINEN Ha lytyskynnys: Kriisiryhma kutsutaan koolle, kun kuka tahansa kriisiryhma n ja sen tai ryhmaä tukeva henkilo katsoo aiheelliseksi. Koollekutsun toteuttaja: Kun tieto toimenpiteita aiheuttavasta kriisista on saatu, kriisiryhma seka kriisiryhmaä tukevat henkilo t kutsutaan koolle puhelimitse tai tekstiviestilla, pyytaën OKkuittauksen. Koollekutsumisen tekee kriisiryhmän puheenjohtaja tai muu kriisiryhmän jäsen.

7 Kokoontumispaikka: Ryhma kokoontuu paä saä nto isesti viestinnän toimistolla. Kriisiryhmän kokoustaessa kokoontumistilaan paä sy on vain kriisiryhma n ja senilla seka ryhma n toimintaa tukevilla henkilo illa.

8 2. KRIISIVIESTINTA SUUNNITELMA JOHDANTO Tämä ohje on tarkoitettu Satahanka XIII:n organisaation käyttöön kriisiviestintää vaativissa tilanteissa. Suurin osa poikkeustilanteista pystytään hoitamaan viestinnän normaalikäytäntöjen mukaan. Tämä ohje otetaan käyttöön, mikäli tilanne vaatii tehostettua viestintää. Mikä on kriisi? Kriisi on ennalta arvaamaton, äkillinen, poikkeustila, joka vaatii tapahtumaorganisaatiossa merkittäviä erityistoimenpiteitä sekä tehostettua viestintää. Kriisiin voi liittyä välitön tai välillinen onnettomuusriski tai se voi aiheutua esimerkiksi järjestyshäiriöistä, luonnonoloista, epidemioista tai juorujen leviämisestä. Kriisiin liittyy usein myös riski maineen vaarantumisesta. Varsinaiset ohjeet onnettomuustilanteissa toimimisesta on esitetty Satahanka XIII:n pelastus- /turvallisuussuunnitelmassa Kriisiviestinnän tavoitteena on 1. Taata organisaatiolle työrauha 2. Palauttaa organisaatio normaalitilaan 3. Pienentää kohun laajuutta 4. Vähentää kriisin seurauksia Kriisiryhmän koolle kutsuminen

9 Kun tieto toimenpiteitä aiheuttavasta kriisistä on saatu tapahtuman johtajalle (Aino Pohjanvirta, Viljami Hätönen) tai jollekin muulle kriisiryhmän jäsenelle, kutsuu hän välittömästi tapahtuman kriisiryhmän koolle. Ryhmän voi tarvittaessa kutsua koolle kuka tahansa sen jäsenistä. Nopean koollekutsumisen mahdollistamiseksi luodaan valmiiksi WhatsApp-ryhmä. Kriisiryhmän puhelinnumerot löytyvät ohjeen viimeiseltä sivulta. Kriisiryhmä arvioi tilanteen ja tarvittavat toimenpiteet. Tarvittaessa ryhmä kutsuu kokoukseensa muita päätöksenteon kannalta merkityksellisiksi katsomiaan henkilöitä. Tapahtumassa on paikalla myös muita keskusjärjestön työntekijöitä ja hallituksen jäseniä, jotka voivat tarvittaessa tukea kriisiryhmää. Valmiuden korottaminen tehdään rauhallisesti, asiallisesti ja huomiota herättämättä. Kriisiryhmän kokoonpano: Viljami Hätönen (tapahtuman johtaja / kriisiryhmän puheenjohtaja) Aino Pohjanvirta (tapahtuman johtaja) Ilkka Alhoke (turvallisuusjohtaja) Kaisa Huttunen (viestintä) Lasse Roiha (SP) Taru Hakanen (projektikoordinaattori) Tapahtuman johtajat vuorottelevat kriisiryhmässä niin, että toinen toimii päivystävänä leirinjohtajana. Kriisiryhmä kutsutaan koolle soittamalla, WhatsApp- tai tekstiviestein tai läheteillä kellonajasta riippumatta. Kun kriisiryhmä kutsutaan koolle, ilmoittaa tapahtuman johtaja asiasta myös kriisiviestintäryhmän johtajalle (Kaisa Huttunen). Kriisiryhmä kokoontuu paikassa viestinnän. Kriisiryhmä päättää: edellyttääkö tapahtunut sisäistä tai ulkoista viestintää. Jos edellyttää, organisaatio siirtyy kriisiviestintävalmiuteen. - miten tiedotetaan ja kenelle. - kuka antaa asiasta lausuntoja. - tiedotustilaisuuden järjestämisestä. - muista jatkotoimista.

10 Kriisiviestinnän käynnistäminen Kriisiviestintä käynnistetään kutsumalla koolle kriisiviestintäryhmä. Kriisiviestintäryhmän kutsuu koolle ensisijaisesti ryhmän johtaja Kaisa Huttunen ja tarvittaessa muu kriisiviestintäryhmän jäsen. Ryhmälle luodaan valmiiksi WhatsApp-ryhmä. Kriisiryhmä kutsutaan koolle soittamalla, WhatsApp- tai tekstiviestein tai läheteillä kellonajasta riippumatta. Kriisiviestintäryhmän puhelinnumerot löytyvät ohjeen viimeiseltä sivulta. Kriisiviestintäryhmän kokoonpano: Kriisiviestintäryhmää johtaa Satahanka XIII:n viestintäjohtaja Kaisa Huttunen Ryhmään kuuluvat lisäksi Satahanka XIII:n mediapäällikko Anssi Nieminen Ryhmää laajennetaan tarvittaessa tapauskohtaisesti muilla asiantuntijoilla. Ryhmää tukevat tarvittaessa muut SP:n hallituksen jäsenet ja toimiston työntekijät sekä Satahanka XIII - leirin viestijät. Kriisiviestintäryhmä päättää: - sisäisen ja ulkoisen viestinnän toimenpiteistä kriisiryhmän päätösten pohjalta. - viestittävien tekstien ja lausuntojen tuottamisesta. - viestinnän tarkemmista kohderyhmistä ja kanavista. - viestinnän työnjaosta. - viestinnän aikatauluista ja jatkotyöskentelystä. Kun edellä mainitut asiat on päätetty, kriisiviestintäryhmän jäsenet toteuttavat sovitut viestintätoimenpiteet mahdollisimman nopeasti ja täsmällisesti. Lausuntojen antaminen Ensi hetkestä lähtien sovitaan selkeästi ulkoisen tiedottamisen työnjaosta: kuka tiedottaa julkisuuteen. Sovitusta pidetään kiinni kaikissa olosuhteissa. Yhteydenotot ohjataan suoraan oikealle sovitulle henkilölle. Muut eivät tiedota. Lausuntojen antaja on ensisijaisesti joko tapahtuman johtaja, SP:n puheenjohtaja tai SP:n toiminnanjohtaja. Lausuntojen antajasta sovitaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti. Viranomaisasioissa tiedotusvastuu siirtyy poliisille, pelastustoimelle tai muulle tilanteen yleisjohtajalle. Keskusjärjestön viestintä huolehtii SP:n hallituksen sekä SP:n, piirien ja FiSSC:n luottamushenkilöille ja toimistoille tiedottamisesta.

11 Kriisiviestinnän järjestys: 1) Loukkaantuneiden kotiväki. Soitto: asianosainen soittaa aina itse, jos mahdollista. Kuolemantapauksissa asiasta tiedottaa poliisi. 2) Tapahtuman sisällä: tapahtuman staabi, osallistujat tarpeen mukaan 3) Partion sisäinen tiedottaminen 4) Osallistujien kotiväki: nettisivut, some-kanavat 5) Media: tiedote valtakunnan medialle ja paikallismedialle Tieto tapahtuneesta ei saa levitä ulkopuolelle ennen kuin mahdollisten loukkaantuneiden kotiväki on tavoitettu. Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on tärkeää huhujen leviämisen välttämiseksi. Tapahtuman tekijöille ja osallistujille sekä SP:n ja piirien luottamushenkilöille ja toimihenkilöille pyritään saamaan tietoa tapahtuneesta ennen asian julkituloa mediassa. Kriisi voi kuitenkin syntyä niin, että se tulee tapahtumaorganisaatiolle tietoon tiedotusvälineiden kautta. Tietojen antamisessa omalle väelle on myös huomioitava luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Sisäinen viestintä toteutetaan Satahanka XIII:n ja SP:n viestintäkanavien avulla. Kriisiryhmä päättää mitä sisäisesti tiedotetaan. Kanavat valitaan tilanteen mukaan. Sisäiseen viestintään käytettävissä olevat kanavat: - Ryhmätekstiviestit: tapahtuman tekijät (Satahanka XIII:n staabin WhatsApp-kanava ja tarvittaessa laajempi tekstiviestijakelu), SP:n työntekijät, SP:n hallitus, piirinjohtajat, osallistujat, puhujat ja kutsuvieraat - ja partio.fi - Satahanka XIII:n ja Partion Facebook-sivut ja Twitter-tilit, Yammer - SP:n hallituksen, SP:n henkilökunnan, Piiritoimistojen ja Partioneuvoston laajan jakelun (ml. piirinjohtajat ja toiminnanjohtajat) sähköpostilistat. - Paperinen tiedote tapahtumatoimiston seinälle, kahvilan myyntipisteisiin, kyltit ruokajonon varteen. - Ohjelmapaikat - Informoidaan SP:n puhelinvaihde, Satahanka XIII:n toimisto ja turva Ensimmäinen viesti

12 Kriisiryhmän laatima tekstiviesti laitetaan tapahtuman tekijöille, SP:n työntekijöille, SP:n hallitukselle, piirien toiminnanjohtajille ja piirinjohtajille. (viive max. 1h). Tällöin viesti menee samanaikaisesti ja saman sisältöisenä kaikille. Varsinainen tiedote Kriisiryhmä laatii tiedotteen jaettavaksi kaikille osanottajille (viive max. 2h). Tiedote jaetaan eteenpäin yllälueteltuja sisäisiä viestintäkanavia käyttäen. Tiedote toimitetaan eteenpäin sellaisenaan muuttamatta sen kieliasua ja poistamatta tai lisäämättä niihin mitään. Kriisiviestintäryhmä päättää, mitkä kanavat käytetään eli kuinka laajalle jakelulle viesti halutaan perille. Sisäisestä kriisitiedotteesta tulee käydä ilmi: - Mitä on tapahtunut? Milloin, kenelle, missä? - Mikä on tilanne? - Miten osallistujien tulee toimia? Mistä saa apua? - Mahdolliset toimenpiteet - Lisätiedot Lisäksi on painotettava, että kukaan ei saa levittää tapahtuneesta huhuja eikä kommentoida asiaa ulkopuolisille, edes kotiväelle, ennen kuin on lupa. Kriisiryhmä ohjeistaa, mitä tapahtuneesta kerrotaan. Ulkoinen viestintä Kriisiviestintätilanteessa kaikki muu julkisuusviestintä keskeytetään. Päätöksen ulkoisesta viestinnästä ja sen sisällöstä tekee kriisiryhmä. Kriisin laajuus määrittää, kuinka laajasti kriisistä tullaan viestimään ja kuinka suureen ulkopuolisten tahojen kiinnostukseen varaudutaan. Jotta usko partiotoimintaan säilyisi, tapahtunut ja mahdollinen syy on tunnustettava avoimesti ja asiasta on tiedotettava ripeästi. Ennen kuin kriisiryhmä on antanut ohjeet siitä, mitä ulospäin saa sanoa, sanotaan: Tilannetta selvitetään ja tiedotamme asiasta heti kun mahdollista. Lisätietoja tai spekulaatiota ei saa antaa. Kun kriisiviestintäryhmä saa uutistiedotteen laadittua, se toimitetaan julkaistavaksi sovittuihin kanaviin. Tarvittaessa järjestetään tiedotustilaisuus.

13 Ulkoiseen viestintään käytössä olevat kanavat: a) Satahanka.fi ja Partio.fi b) Satahanka XIII:n ja Partion Facebook- sekä Twitter-kanavat c) Mediatiedote. Laitetaan pikaisesti laajalle jakelulle epressi-tiedotepalvelun kautta, valmiita medialistoja hyödyntäen. d) Tiedotustilaisuus Kriisiryhmä yhteistyössä kriisiviestintäryhmän kanssa päättää tilanteen edetessä, kuinka monta tiedotetta tarvitaan. Kriisipuhelimen numero julkaistaan nettisivuilla. Huomioitava kriisistä riippuen tarvitaanko tiedotteesta myös kieliversioita. Kommentoinut [AP1]: Varaudu yllättäviin yhteydenottoihin On huomioitava, että yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan mahdollisimman nopeasti yksityiskohtaiset tiedot sekä arvioita tapahtuman syistä ja seurauksista. Organisaation on varauduttava ennakolta toimittajien suoraviivaisiin, jopa röyhkeisiin yhteydenottoihin ja tapahtumapaikalle pyrkimiseen yllättävienkin tiedonhankintakanavien käyttöön useampien henkilöiden ja organisaatiotasojen samanaikaiseen lähestymiseen. Viestinnässä on muistettava hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Tärkeintä on antaa tosiasioihin perustuvaa tietoa tapahtumasta ja sen syistä. Vasta esim. virallisten tutkimusten valmistuttua on mahdollista antaa arvioita tapahtuman syistä, seurauksista ja siitä kuinka tapahtuma olisi ehkä ollut mahdollista välttää. Älä kerro a) henkilöiden nimiä tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille. b) poliisitutkintaan liittyviä tietoja, niitä antaa vain poliisi. c) arvioita tai olettamuksia tapahtumien syistä; sanat ehkä, mahdollisesti, todennäköisesti ovat kiellettyjä ilmaisuja! Kriisiryhmä päättää, milloin viestinnän osalta voidaan palata normaaliin toimintaan. Sosiaalinen media kriisitilanteessa Sosiaalisen median pääkanavat ovat partion ja Satahanka XIII:n Facebook-tilit sekä twitter.

14 Sosiaalisen median kanavat toimivat kriisitilanteissa tiedotuskanavina, joissa jaetaan tiedotetta. Lisäksi niissä vastataan sinne tuleviin kysymyksiin sillä tasolla kuin kriisiviestintäryhmässä sovitaan. Aktiivinen julkaiseminen muissa sosiaalisen median kanavissa keskeytetään kriisitilanteen ajaksi, ellei kriisiviestintäryhmä toisin päätä. Myös mahdollinen jälkitiedote julkaistaan some-kanavissa. Some-kanavien seurantaan voidaan käyttää SP:n sosiaalisen median seurantatyökaluja Sprout Socialia ja Viidakkomonitoria. On varauduttava siihen, että yhteydenottoja saattaa tulla kaikkien mahdollisten muiden partion kanavien kautta (esim. Fbryhmät, Snapchat, Instagram, piirien kanavat). Jälkitoimenpiteet SP ja kriisiviestinnän johto sopii tilanteen rauhoituttua jälkipuinnista. Staabi vastaa keskustelunomaisen jälkipuinnin järjestämisestä sille kohderyhmälle, jolle normaalista poikkeava tapahtuma on sattunut. Jälkipuintikeskustelun yhteydessä päätetään tarvittavista jatkotoimista. Tarvittaessa kutsutaan ulkopuolinen ammattilainen vetämään suurempi jälkipuinti erityisen vakavan tapahtuman jälkeen (esim. osallistujan tapaturmainen kuolema; vakava onnettomuus tms.). Tapahtuneen selvittyä lähetetään osallistujille ja medialle vielä jälkitiedote, jossa kerrotaan, mitä tapahtui, miten asia hoidettiin ja miten tilanne päättyi. Tiedote lähetetään myös tapahtuman/partion yhteistyökumppaneille sekä kaikille, joille lähti ensimmäinenkin kriisitiedote. Tarvittaessa järjestetään myös uusi tiedotustilaisuus. Kriisitilanteen jälkeen mediaa seurataan erityisen tarkkaan ja tarvittaessa kirjoitetaan vastine väärinkäsitysten oikaisemiseksi. Kriisiviestinnän muistilista a) Kriisiviestintää vaativan tilanteen havaitseminen. b) Kriisiviestintäryhmän kokoaminen c) Tilanteen nopea kartoitus d) Selvitetään tilannekuva ja päätetään kuka antaa lausuntoja e) Tarpeen mukaan kriisiviestintäryhmän laajentaminen. a. Kutsutaan mukaan tarvittavat henkilöt heti tai myöhemmin f) Sovitaan työnjaosta viranomaisten kanssa, jos viranomaistoimintaa vaativa kriisi g) Todetaan vaatiiko tilanne heti tiedottamista. h) Vaatii tiedottamista a. tiedotteen laatiminen ja sisäinen tiedottaminen tarvittavalla laajuudella b. ulkoinen tiedottaminen tilanteen mukaan valittavissa kanavissa

15 i) Ei vaadi tiedottamista heti a. Valmistaudutaan mahdolliseen tiedotustarpeeseen tilanteen muuttuessa mm. kokoamalla Q&A-lista ja selvittämällä lisätietoja b. Sovitaan mahdollisista tiedotustoimenpiteistä ja seuraavista askelista siltä varalta, että tilanne muuttuu ja vaatii viestintää j) Kriisiviestintätilanteen seuraaminen ja jatkotoimenpiteet esim. a. Ajanmukaisen tiedotuksen ylläpito ja uudet tiedotteet b. Kriisiviestinnän dokumentointi c. Sosiaalisen median kanavien seuraaminen ja kommentteihin ja viesteihin vastaaminen tarpeen mukaan d. Tapahtumaan osallisten/heidän lähipiirinsä yhteydenottoihin vastaaminen. Tärkeää antaa ohjeet heille mistä numerosta voi kysellä lisätietoja. e. Toimittajien yhteydenottoihin vastaaminen. f. Median seuraaminen (missä kaikkialla aiheesta puhutaan jo, tarvittaessa virheiden korjaaminen esim. somessa leviävät väärät spekulaatiot) g. Käynnissä olevan ns. normaaliviestinnän pysäyttäminen (esim. ajastettujen somepostausten poistaminen), jos tarpeen h. Omaisten ja uhrien auttaminen -kuka antaa kriisitukea k) Tarpeen mukaan jälkitiedote tai esim. surunvalittelu VIESTINTA KRIISITILANTEISSA 1) Poikkeuksellisten olojen tai tapahtumien viestinna ssa noudatetaan ennalta sovittua kaavaa ja tapaa. Pa aẗo kset viestinna llisista toimenpiteista ja niiden sisa llo sta tekee leirin kriisiviestinta ryhma. 2) Kriisitilanteessa leirilta ulospaïn tiedottaa vain kriisiryhma n ma a ritta ma (t) henkilo (t). Muut eivaẗ anna yhtaä n tiedotetta tai lausuntoa asian tiimoilta. 3) Kriisitilanteessa a la kerro: o henkilo iden nimia tiedotusva lineille tai muille ulkopuolisille. o poliisitutkintaan liittyvia tietoja; niita antaa vain poliisi. o Arvioita tai olettamuksia tapahtumien syista ; sanat ehka, mahdollisesti, todenna ko isesti ovat kiellettyja ilmaisuja! o arvioita tai olettamuksia siita, miten tilanteeseen on etukaẗeen varauduttu. 4) Voit kertoa ettet tieda, mutta voit ottaa selva a. ulkopuolisille, kuka antaa lisaẗietoja.

16 3. KRIISIN JA LKITOIMENPITEET Kriisitilanteen paäẗtyessa kriisiryhma kokoontuu ja maä rittelee tarvittavat ja lkitoimenpiteet. - Tarvitaanko ulkoista viestinta a tai sisaïsta viestintaä (kohderyhma t) - Tarvitaanko henkista huoltoa (kohderyhma t) Kriisitilanteen paäẗyttya tilanne kaÿdaä n kriisiryhma n kesken la pi, jotta saadaan hyo dynnettya tilanteesta saadut opit jatkoa ajatellen. Purkukeskustelut Leirilääkintä vastaa keskustelunomaisen ja lkipuinnin ja rjesta misesta sille kohderyhma lle, jolle normaalista poikkeava tapahtuma on sattunut. Tarvittaessa kutsutaan ulkopuolinen ammattilainen veta maä n suurempi ja lkipuinti erityisen vakavan tapahtuman ja lkeen (esim. osallistujan tapaturmainen kuolema; vakava onnettomuus tms.).

17 Yhteystiedot Satahanka XIII:n kriisiryhmä Viljami Hätönen Aino Pohjanvirta Ilkka Alhoke Kaisa Huttunen Lasse Roiha Taru Hakanen Kaikilla Satahanka XIII:n kriisiviestintäryhmä Kaisa Huttunen Anssi Nieminen Tarvittaessa apuun kutsuttavia SP:n puheenjohtaja Mari Hilla Ruohola SP:n toiminnanjohtaja Kaisa Leikola SP:n talousjohtaja Panu Räsänen Anna Koroma-Mikkola

18 Jakelu Satahanka XIII:n kriisiryhmä Satahanka XIII:n kriisiviestintäryhmä Satahanka XIII:n projektiryhmä, viestintätiimi ja muut avainhenkilöt SP hallitus SP:n esimiehet ja Satahanka XIII:n työntekijä SP:n toimistolla