Sote-tietopohjan workshop 6. Tervetuloa! klo F-salit

Transkriptio

1 Sote-tietopohjan workshop 6 Tervetuloa! klo F-salit

2 Ohjelma Johdattelu päivän aiheeseen Johdattelu ryhmätyöhön Ryhmätyö Tauko noin klo 13:30-13:45 Ryhmätyön purku Välitehtävä Sote-tietopohjan workshop 2

3 THL:n tietotuotannon käsikirja Käsikirja kuvaa THL:n tietotuotannon toimintamallin Toimintamallin perustana on GSBPM Käsikirja on työkalu tietotuotantoa suunnitteleville ja tekeville Käsikirja sisältää Perustelut, miksi yhteinen toimintamalli tarvitaan Periaatteet, jotka ohjaavat tietotuotannon kehittämistä Ohjeistetun suunnitteluprosessin, joka kattaa vaiheet tarpeen tunnistamisesta tietotuotannon rakentamiseen; prosessi soveltuu myös muutostilanteisiin Tietotuotannon malliprosessin, jota on pilotoitu useissa tietotuotannoissa Tuotantovaiheen ohjeistuksen Heikki Siltala ja Mikko Virtanen 3

4 Pullonkaulat ja mitä voimme niille tehdä? Puutteet tietopohjassa, tiedon raportoinnin järjestelmissä, tietojärjestelmien yhteensopimattomuus Pula resursseista, kiire ja tiettyjen avainhenkilöiden ylibuukkaus Reaktiivinen toiminta proaktiivisuuden sijaan Osaamispuutteet esim. viestinnässä Toimintaympäristöstä tulevat haasteet (lainvalmistelun hitaus, ulkopuoliset tietojärjestelmät) Virastojen välisten kumppanuuksien puute/heikkous Kehittää järjestelmiä ja työkaluja, tunnistaa tietopuutteet ja täydentää tietopohjaa Luoda edellytyksiä yhteensopivuudelle (avoimet rajapinnat, yhtenäiset tietomallit, tiedonkeruutavat, metatiedot, avoin data) Jakaa resursseja paremmin, priorisoida tekemistä johdon rooli! Selkeyttää ja yhdenmukaistaa prosesseja Jakaa ja kehittää osaamista Järjestää viestintäkoulutusta Lisätä avoimuutta ja pyrkiä pois täydellisyyden kulttuurista Kehittää kumppanuuksia Eeva Ketola 4

5 Miksi prosessit kuvataan? EU:n tietosuoja-asetus edellyttää, että tietotuotannon prosessit on kuvattu. Tätä edellyttävät myös mm. hyvä tiedonhallintatapa, toiminnan tekeminen läpinäkyväksi ja THL:n toimintaarkkitehtuurin kuvaamisvelvoite. Vain kuvatusta prosessista voi kunnolla keskustella. Prosessia voi parantaa vain keskustelun kautta. Kuvatulla prosessilla voidaan osoittaa, mistä THL:n julkaisemat tiedot ovat peräisin Prosessikuvaukset 5

6 Miltä prosessikaavio näyttää? Prosessikuvaukset 6

7 Mitä prosessikaaviosta selviää? Mitä vaiheita prosessi sisältää Missä järjestyksessä vaiheet tehdään Kuka minkäkin vaiheen tekee Millaisia erilaisia toimijoita prosessiin kuuluu (THL:n sisäisiä ja ulkopuolisia) Kuinka paljon erilaisia toimijoita prosessiin kuuluu Milloin tieto liikkuu ja mihin/kenelle Visuaalinen muoto näyttää heti, kuinka suoraviivainen prosessi on Prosessikuvaukset 7

8 Miltä prosessien kuvaaminen tuntuu? Katri Sääksjärvi kertoo FinTerveys-tutkimuksen näkökulmasta prosessien kuvaamisen hyödyistä Video (kesto: 1.22) Prosessikuvaukset 8

9 Mitä tehdään, kun prosessikuva on valmis? Tunnistetaan prosessin pullonkaulat ja ongelmakohdat Etsitään juurisyyt sille/niille Poistetaan ongelman aiheuttaja tai kehitetään asioita niin, että ongelma poistuu tai ainakin pienenee. Valitaan mittarit Asetetaan tavoite Seurataan tavoitteen saavuttamista Prosessikuvaukset 9

10 Kalanruodosta mittaamiseen Sote-tietopohja

11 Mitä ollaan tekemässä? Sote-tiedon pitää olla ehyttä, laadukasta Tietotuotannon sujuvaa Asiakkaille kelpaavaa, käyttökelpoista

12

13

14 LEAN- avuksemme? Ideologiana on poistaa kaikkea hukkaa ja tuottaa arvoa asiakkaalle työnteosta, resurssien käytöstä, ajasta,asenteista jne. Tämä työpaja pidetään, jotta löytäisimme avun siihen, miten työtämme voitaisiin sujuvoittaa ja vähennetään hukkaa Tarkoitus on päästä ratkomaan ongelmia TEIDÄN asiantuntemuksellanne Hukka-aihiot on valittu henkilöstön tuottamista pullonkauloista ja TITIn työpajasta nousseista aihioista Koska LEAN-ideologiaan kuuluu 5x miksi, lähdemme liikkeelle pilkkomalla pullonkaulat vielä pienemmiksi, jotta pääsisimme juurisyihin Sote-tietopohjan workshop 14

15 Syy-seuraus -analyysi Otamme ryhmissä käsittelyyn yhden pullonkaula ja pilkomme sen osiin Kysykää 5 x miksi tai niin kauan että päästään juurisyyhyn

16 Syy-seuraus-analyysi / Kalanruoto-analyysi PROSESSIT Tarvitsee yhteisen keskustelun Palveluluokituksen teko on haasteellista TOIMINTA- YMPÄRISTÖ Vaatii useita työstöpalavereja Liikkuva maali SIDOSRYHMÄT Termityö hidasta Omat tarpeet OMISTAJAT Eri tarpeet Omat intressit Digimyllerrys Kokonaishahmotus on haasteellista HENKILÖSTÖ Samat hlöt joka paikassa ICT Osaajat harvassa Tietomallit Mäppäys Eri tietojärjestelmien rajapinnat Sote-tietopohjan workshop 16

17 Mitä prosessista pitää mitata ja mihin tavoite? Etsi tärkeä mitattava kohde: klusterit? Valitse erityisesti sellainen, jonka seurauksena jatkotoimitus viivästyy joko itsellesi tai asiakkaallesi ja erityisesti jos asiakas saa siitä haittaa Jatkokysymykset Mikä on työprosessin läpimenoaika? Mistä tulee vaihtelua?

18 SMART Tavoitteen pitää olla: S Specific tarkkaan määritelty M Measurable mitattava A Acceptable hyväksyttävissä R Realistic realistinen T Timed aikataulutettu

19 Mitä haluamme työprosessissamme parantaa ja mihin tavoite? Mitä voimme parantaa- smart Tärkeimmät klusterit? Mitkä näistä on mitattavissa? Ovatko hyväksyttävissä? Onko realistinen mittari, kuvaako sitä,mitä kuuluukin? Aikataulutettu?

20 Ryhmätyö: Pullonkaulat Syksyllä 2017 tunnistettu yhteiset pullonkaulat 1. Miksi tietojen vastaanotto on vaikeaa 2. Miksi soittoja/yhteydenottoja tulee paljon 3. Miksi raportointi viivästyy 4. Miksi työt ruuhkautuvat 5. Miksi metatiedot eivät synny Sote-tietopohjan workshop 20

21 Ryhmätyö: Pullonkaulat 1. Miksi tietojen vastaanotto on vaikeaa 2. Miksi soittoja/yhteydenottoja tulee paljon 3. Miksi raportointi viivästyy 4. Miksi työt ruuhkautuvat 5. Miksi metatiedot eivät synny Sote-tietopohjan workshop 26

22 Tauko Sote-tietopohjan workshop 27

23 Tammi Maalis Touko Heinä Syys Marras Tammi Maalis Touko Heinä Syys Marras Tammi Maalis Touko Heinä Syys Marras A3 Munkkiniemen terveysasema/puhelintyö/saatavuus Ongelma / poikkeama Asiakkaat eivät pääse puhelimella läpi / saatavuusongelma Taustatiedot Terveysaseman väestöpohja n Aiemmin toimiston työntekijät (6) hoitivat valtaosan puhelinliikenteestä, Terveydenhoitajilla 1 h puhelintyötä/pv. Valtaosa silloisista potilaspalautteista liittyivät riittämättömään puhelinpalveluun. Työparimallityöskentelyyn siirtymisen myötä (4/2010) vähennettiin toimiston henkilökunta neljään, omahoitajia lisättiin 7 9 ja omahoitajille tuli 2 h puhelintyötä/pv. Puhelinpalvelu parani mutta edelleen ongelmia läpipääsemisen kanssa läpi työpäivän. Nykytilankuvaus Omahoitajilla puhelintunnit 8-9 ja (sisään tuelvat puhelut) sekä 30 min myös varatuille soitoille. Toimiston työntekijät vastaavat puhelimeen 9-12 ja Hoidettujen puheluiden määrä noussut dramaattisesti: 2009: 10078kpl, 2010: ja syyskuun loppuun 2011 jo 21306kpl (ennustaen n vuosivauhti). Tästä huolimatta ei aina pääse puhelimella läpi, potilasvalituksien perusteella erityisesti puhelintuntien ulkopuolella Hoitajien avokäynnit ja puhelut (09). Munkkiniemen ta Ongelman analysointi Meillä on tunne, että asiakkaat eivät pääse puhelimella läpi silloin kun ruuhkahuippuja, odottamattomia poissaoloja tai muusta syystä vajamiehitystä Todellinen puhelintyön määrän tarve vielä analysoimatta. Tarvitsemme mittauksia siitä, milloin on ruuhkahuippuja ja milloin mahdollisia systeemiperäisiä vajamiehityksiä. Pitää analysoida voimmeko vähentää puhelinsoittojen määriä (sisäistä kysyntää), voimmeko lisätä puhelinkapasiteettia karsimalla muita tehtäviä ja voimmeko kohdentaa resurssimme sinne missä on suurin tarve. Tulemme Hyvä vastaanotto -hankkeen myötä analysoimaan puhelintyön, jolloin saamme tarvittavat mittaustulokset jatkosuunnitelmiimme. Samalla tavoitteenamme on poistaa prosesseistamme kaiken turhan (waste), jotta resurssimme kohdentuu perustehtäviimme. Tarvitsemme myös varasuunnitelman odottamattomien poissaolojen suhteen. AVO PUH Tavoite Läpipääsy puhelimella 100% koko työpäivän aikana Puhelintyön resurssien allokointi sinne missä suurin tarve. Hoitohenkilökunnan puhelintyön ja muun työn tasapainon tarkastelu ja mahdollisimman järkevä työpanoksen jako terveysaseman kokonaistilanne huomioiden. Takaisinsoittojärjestelmä tulee Munkkiniemen terveysasemalle jolloin tekninen ratkaisu varmistaa 100% läpipääsyn. Toimintamallimme pitää silloin pystyä vastamaan takaisinsoiton haasteeseen. Kokeiltavat muutokset / testit 1)osa uusituista resepteistä postitetaan potilaille kotiin (vapauttaa toimistoresursseja puhelintyöhön). Jo aloitettu 2)lääkärit antavat itse ajanvarausaikoja potilailleen kun kyseessä lähiaikoina käynnin jälkeen tapahtuvasta kontrollikäynnistä tai puhelinsoitosta (vähentää sisäistä kysyntää ja vapauttaa toimistoresursseja puhelintyöhön) Jo aloitettu 3)Puhelintuntien pidentäminen silloin kun paljon soittoja (kohdentaminen ruuhkahuippuihin/päivä/viikko) Analysointi HV mittausten perusteella (viikot 44-45/11) 4)IP-puhelin takaisinsoittojärjestelmä (varmentaa läpipääsyn) alkaa Implementointisuunnitelma MITÄ KUKA MILLOIN 1)Reseptipostitus / asiakkaat+lääkärit+toimisto/ alk. syyskuu )Ajavarauksen anto itse / lääkärit/ alk )Resurssien kohdentaminen /omahoitajat/ mittausten jälkeen,11/11 4)Takaisinsoitto / omahoitajat+toimisto / Tulokset Jatkosuunnitelma

24 Ryhmätöiden purku Ongelma / poikkeama Otsikko kehittämistyölle, työn tarkoitus A3 Tavoite Tavoitteen asettelu - SMART Taustatiedot Kuinka työ toteutuu. Aikaisemmat hankaluudet, kuinka nykyinen ongelma ilmenee? Kokeiltavat muutokset / testit Testien kuvaus ja toteutus PDCA:n mukaisesti, jatkotestaukset ja johtopäätökset lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Nykytilankuvaus Kuvia, tekstiä, kartoittavat mittaukset, prosessikartta. Havainnollista ja kuvita. Implementointisuunnitelma MITÄ KUKA MILLOIN Mikä muuttuu, kenen toimesta ja milloin? Ongelman analysointi Todennäköiset syyt ongelmaan. Kalanruotodiagrammi, 5 kysymystä miksi? Priorisoi ongelman syyt ONGELMA SYY VASTATOIMENPITEET Tulokset Tulokset ajassa, rahassa, parantuneessa potilastyytyväisyydessä, kliinisissä tuloksissa Jatkosuunnitelma

25 Ryhmätöiden purku Ongelma / poikkeama A3 Tavoite Taustatiedot Kokeiltavat muutokset / testit Nykytilankuvaus Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Ongelman analysointi Tulokset Jatkosuunnitelma

26 Ongelma / poikkeama Miksi tietojen vastaanotto on vaikeaa Taustatiedot Nykytilankuvaus Tavoite 1) Lopan ja TAP:n kehittäminen 2) Tuleva tieto paremmin määritystenmukaiseksi Kokeiltavat muutokset / testit 1) Toimimattomien perustoimintojen esiintyvyys 2) Virheellisten tietojen määrä / tietojen toimittaja. Avohilmo, Terveyshilmo Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Ongelman analysointi Kalanruoto Tulokset Jatkosuunnitelma

27 Ongelma / poikkeama Miksi soittoja/yhteydenottoja tulee paljon Tavoite Taustatiedot Kokeiltavat muutokset / testit Mistä asioista tulee yhteydenottoja viikon aikana Nykytilankuvaus Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Tulokset Ongelman analysointi Kalanruoto Jatkosuunnitelma

28 Ongelma / poikkeama Miksi raportointi viivästyy Tavoite Julkaisuaikataulu sovittu Kuormitus asiantuntijoilla laskee Taustatiedot Asiakaspalaute: tiedot ovat vanhoja Nykytilankuvaus Kokeiltavat muutokset / testit Sälään meni tänään aikaa paljon/vähän asteikolla 1-5: 1=vähän. Jos 4 tai 5, niin kirjaa mikä ärsytti. Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Tulokset Ongelman analysointi Kalanruoto Jatkosuunnitelma

29 Ongelma / poikkeama Miksi työt ruuhkautuvat Taustatiedot Nykytilankuvaus Ongelman analysointi Kalanruoto Tavoite 1) Yhteinen vuosikello 2) Ajankäytön hallinta - Hyvien kokouskäytäntöjen noudattaminen 3) Töiden kasautumat Kokeiltavat muutokset / testit 1) Salla, Hanna, Seppo kokoaa tiedonkeruulistan 2) - Varaa aika työn tekemiseen, kirjaa montako keskeytystä tuli. Seuraa viikon ajan - Palaute kokouskäytäntöjen onnistumisesta 3) Seuraa, montaako työtä teen Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Tulokset Jatkosuunnitelma

30 Ongelma / poikkeama Miksi metatiedot eivät synny Tavoite Aineistokatalogi.fi:ssä kuvaukset kunnossa Taustatiedot Kokeiltavat muutokset / testit Implementointisuunnitelma: Mitä Kuka Milloin Nykytilankuvaus Tulokset Jatkosuunnitelma Ongelman analysointi Kalanruoto

31 Välitehtävä To klo sote-tietopohjan työpaja: prosessit Välitehtävä: mitataan nykytila Yhteydenottojen määrä ja laatu Työkuorman määrä 1-5 Tietojenkeruut/kk, vuosikello To 1.2. klo sote-tietopohjan työpaja: ilmiöt paikalla myös asiakkaita