Käsitellyt asiat. 17 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12: PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN

Transkriptio

1 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 1 (6) KEPAN HALLITUKSEN KOKOUS 2/2018 Aika klo Paikka Kynnys ry:n toimisto Siltasaarenkatu 4 (5. krs) Helsinki Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Lehtinen Annu I varapuheenjohtaja Tikka Karoliina II varapuheenjohtaja Ketolainen Liisa Varsinaiset jäsenet Alanne Kaisa Arnkil Jenni Havu Silja Isometsä Sanni Kuusiola Timo Lunnas Kari Sato Mariko Suomi Katri Tuohimaa Mari Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja Hannula Outi, ohjelmajohtaja Häkli Laura, viestinnän ja vaikuttamistyön johtaja Romar Anne, hallintojohtaja Sihteeri Ikävalko Johanna Toimiston henkilökunta Mäki Niina, luottamusvaltuutettu Starck Auli, ohjelmasuunnittelija Käsitellyt asiat 17 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12: PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Silja Havu ja Katri Suomi. 19 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 13 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja kaksitoista muuta varsinaista jäsentä. Näin ollen hallituksen kokouksen päätösvaltaisuuteen edellytetään puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä seitsemän varsinaisen edustajan oloa. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 20 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi.

2 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 2 (6) 21 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 1/2018 pöytäkirja on liitteenä 21A. esitys Merkitään hallituskokouksen 1/2018 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin hallituskokouksen 1/2018 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. 22 UUDEN KATTOJÄRJESTÖN TOIMINNANJOHTAJAN VALINTA Valintapaneelin puheenjohtaja Annu Lehtinen Annu Lehtinen kertoo valintapaneelin työskentelystä ja esityksestä. esitys Esitetään, että uuden kattojärjestön toiminnanjohtajan valintaa ei rekrytoinnin keskeneräisyydestä johtuen käsitellä, vaan se siirretään Kehyksen ja Kehys-Kepa ry:n yhteishallituksen käsiteltäväksi. Päätettiin siirtää uuden kattojärjestön toiminnanjohtajan valinta Kehyksen ja Kehys- Kepa ry:n yhteishallituksen käsiteltäväksi. 23 SIIRTYMÄKAUDEN TOIMEKSIANTOJEN TOIMEENPANO Toiminnanjohtaja Yhteinen työvaliokunta käsitteli 5.2. kokouksessaan siirtymäkauden toimeksiantojen toimeenpanosuunnitelmaa. Työryhmien kokoonpano, tehtävät ja työskentelyn aikataulutus on päivitetty työvaliokunnan ohjeiden mukaisesti ja on liitteessä 23A. Yhteinen työvaliokunta keskusteli myös toimeksiantojen toimeenpanon koordinaatiosta. Yksittäisisistä työvirroista esityslistan kohdassa 24 käsitellään tämän vuoden toimintasuunnitelmaa ja talousarviota, jotka on sopeutettu perustuen pienempään valtionapuun ohjelmakaudelle Uuden järjestön ohjelman valmistelu edellyttää yhteishallituksen näkemystä uuden kattojärjestön suhteesta etelään. Ohjelmajohtaja Outi Hannula esittelee Kepan etelä-työn taustan, keskeiset perustelut ja siihen liittyvät kysymykset. Viime vuoden lopulla laadittuun taulukkoon on koottu ideoita kattojärjestön yhteyksistä globaaliin etelään; liite 23B. Brändi- ja nimityöryhmä on laatinut toimeenpanosuunnitelman, joka on liitteessä 23C. esitys Toiminnanjohtaja kertoi, että kunkin työvirran yksityiskohtaisemmat työsuunnitelmat muodostuvat työryhmien sisällä. Tärkeimpänä työvirtana voidaan pitää ohjelma työvirtaa on ohjelmatyöryhmän ensimmäinen kokous, johon myös Kehyksen pääsihteeri ja Kehys-Kepa ry:n toiminnanjohtaja osallistuvat. Vuoden 2018 toimintasuunnitelma ja budjetti -työvirtaa käsitellään tarkemmin seuraavassa asiakohdassa. Organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä & toimenkuvien määrittely -työvirrassa työryhmän tehtävänä on valmistella yksityiskohtainen toteutussuunnitelma askelluksineen. Luottamusvaltuutettu esitti, että edellä mainitun työvirran työryhmä osallistaisi heti alusta lähtien henkilöstön edustajia. Puheenjohtaja totesi, että tämä hallitukselle tehty esitys otetaan esiin ja käsitellään Kehyksen ja Kehys-Kepa ry:n yhteishallituksen kokouksen työvirtakohdassa. Toiminnanjohtaja kertoi, että säännöt-työvirran työryhmä valmistelee esityksen uuden järjestön säännöiksi yhteishallituksen kokoukseen Asiakohdan liite 23B ja 23C sisällöt esitellään ja käsitellään Kehyksen ja Kehys-Kepa ry:n yhteishallituksen kokouksessa. Työyhteisön kehittäminen ja hallinto -työvirtojen työryhmät on myös tarkennettu. Hallitus merkitsee tiedoksi.

3 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 3 (6) Hallitus merkitsi esittelyn siirtymäkauden työvirroista tiedoksi. 24 KEPAN TOIMINTASUUNNITELMA 2018 JA SEN TALOUSARVIO Sopeutettu toimintasuunnitelma 2018; etelän työ ja vaihtoehtoiset toimintatavat Ohjelmajohtaja, hallintojohtaja Esitykset Kepan sopeutetusta toimintasuunnitelmasta ja sen talousarviosta vuodelle 2018 ovat liitteissä 24A ja 24B. Sopeutettu toimintasuunnitelma ja sen talousarvio on jätettävä valtionavun myöntäjälle eli ulkoministeriölle kolme viikkoa virallisen avustuspäätöksen jälkeen. Tämä sijoittuu hyvin todennäköisesti maaliskuun ensimmäiselle puolikkaalle, ennen Kepan hallituksen seuraavaa kokousta Toimintasuunnitelman johdannossa korostetaan, että sopeutettu suunnitelma on tämän tiedon varassa rakennettu, mutta suuretkin muutokset ovat mahdollisia kesäkuun jälkeen, kun uusi kattojärjestö aloittaa toimintansa. Ohjelmajohtaja täydentää esitystä mm. kertomalla tunnusteluista UM:n kansalaisjärjestöyksikön kanssa. Ohjelmajohtaja kertoi, että saadun ohjelmatukipäätöksen perusteella tukea ei saa enää käyttää etelän toimintoihin ohjelmatukihakemuksen esittämässä muodossa. Tämä tarkoittaa nykymuotoisen maatoimistorakenteen alas ajamista ja uusien vaihtoehtoisten toimintatapojen etsimistä. Ei vielä tiedetä, koskeeko ohjelmatukipäätöksen erityisehto myös etelän kumppanuuksia, joiden kanssa Kepan toiminta on ollut tiivistä. On siis tärkeää käydä läpi uuden kattojärjestön strategista linjaa Kepan etelän työn osalta eli onko uudella kattojärjestöllä mahdollisuutta tukea etelän yhteistyötä. Maatoimistojen alasajo tulee aloittaa välittömästi, mutta sen tulee olla hallittua, sillä työntekijöillä on pitkäaikaiset työsopimukset. Kumppanuussopimukset oli jo valmiiksi neuvoteltu asti. Toimintasuunnitelmaa 2018 ei ole pystytty ajoissa tekemään, koska kaikkien toimintojen 20% leikkauksen lisäksi tuli yllättäen erityisehto etelän toimintojen leikkaamisesta. Kepalla on ollut toimintaa etelässä 1980-luvun lopulta lähtien. Alussa se tarkoitti UM:n kokonaan rahoittamaa kehitysjoukko-ohjelmaa eli suomalaisia asiantuntijoita lähetettiin kehitysmaihin. Keskeistä on vaikuttaa yhdessä etelän kumppanien kanssa poliittisiin rakenteisiin sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Etelän kumppanuuksien avulla on saatu aineistoa vaikuttamistyöhön Suomessa. Kepan etelän työ on tukenut myös jäsenjärjestöjen toimintaa. Maatoimistot ovat auttaneet uusien kumppanien löytämisessä. Koska rahoitus on ollut laskevaa, on viimeiset kaksi vuotta toimittu paikallisten toimijoiden varassa. Kepan tuella kumppaneille on ollut iso merkitys, sillä Kepa ei ole ollut vain rahoittaja vaan kumppani. Työ etelässä on ollut sinänsä hyvää ja tuloksia on saavutettu. Kumppanien kapasiteetti toimia on vahvistunut, vaikka etelän työn rakennetta on pidetty raskaana. Ohjelmajohtaja esitteli lyhyesti liitteessä 23B olevaan listaan kerättyjä alustavia ideoita tavoiksi luoda yhteyksiä kattojärjestön ja globaalin etelän kansalaisyhteiskunnan toimijoiden kanssa. Monet näistä ideoista voi toteuttaa eri tavoin: yhdessä jäsenten kanssa, kansainvälisen verkoston kautta tai itsenäisesti, esim. kattojärjestön etelän työntekijöiden toimesta, konsulttisopimuksella tai Helsingistä käsin. Ideoiden jaottelu perustuu uuden kattojärjestön strategisiin tavoitealueisiin. Puheenjohtaja kiitti ohjelmajohtajaa esittelystä todeten Kepan pitkään jatkuneen nykymuotoisen etelän olon tulevan nyt päätökseen rahoittajan suoralla rahoitusohjauksella. Kepan etelän exit-toiminnan nyt käynnistyessä uuden kattojärjestön strategian mukainen elävä yhteys etelään jää ratkaistavaksi. Puheenjohtaja totesi, että on tärkeää saada yhteishallituksen yhteinen näkemys siitä, millä uusilla keinoilla etelän yhteistyötä lähdetään tulevaisuudessa vahvistamaan. Muut hallituksen jäsenet olivat samaa mieltä siitä, että ratkaisuja ja niiden painotuksia tulee miettiä yhteishallituksessa. Esitettiin toimintasuunnitelman 2018 osalta, että hallitus valtuuttaisi työvaliokunnan hyväksymään toimintasuunnitelman niin, että se ehditään luovuttaa UM:lle annettuun aikarajaan mennessä.

4 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 4 (6) Kepan vetoomus UM:lle rahoituspäätöksen erityisehdoista Puheenjohtaja nosti pöydälle esityksen Kepan vetoomuksesta UM:lle, todeten Kepan pitkän etelän toiminnan tulevan nopeutetusti päätökseen rahoittajan aloitteesta toimintaa vahvasti ohjaavalla tavalla. Toiminnanjohtaja luki hallitukselle vetoomusluonnoksen, joka on liitteessä 24C. Siinä tuotiin esiin ohjelmatukijärjestöjen näkemystä siitä, että UM:n rahoittajana olisi tärkeää informoida jo hyvissä ajoin ennen rahoituspäätöksen antamista järjestöjä mahdollisista erityisehdoista, jotta järjestöt osaisivat ennakoida ja suunnitella toimintaansa niiden edellyttämällä tavalla. UM:n uudet menettelytavat tällaisenaan uhkaavat järjestöjen työn laatua ja pitkäjänteisyyttä. UM pitää järjestöille ns. kick-off tilaisuuden, jossa on mukana myös uusi kehitys- ja ulkomaankauppaministeri Anne-Mari Virolainen. Esitetään, että Kepa lausuisi tässä tilaisuudessa vetoomuksen UM:n ja järjestöjen tiiviimmästä vuoropuhelusta. Hallitus totesi yksimielisesti, että on tärkeää, että Kepa lausuu ko. vetoomuksen kickoff tilaisuudessa kommenttipuheenvuorolla. Esitettiin, että hallitus valtuuttaa työvaliokunnan työstämään vetoomukselle rakentavan sanamuodon ja sisällön ja että vetoomus jaetaan hallituksen jäsenille. Sen lisäksi todettiin, että vetoomus on hyvä toimittaa UM:ään ennen kick-off tilaisuutta. Sopeutettu talousarvio 2018 Hallintojohtaja kertoi, että talousarviota ei ole pystytty sopeuttamaan UM:ltä tulleita eritysehtoja vastaamaan, sillä vielä ei tiedetä etelän toiminnan lopettamisen kokonaiskustannuksia. Tämä ratkaisee, kuinka paljon rahaa budjetoidaan etelän toimintoihin vuodelle Valtionapua on myönnetty kokonaisuudessaan 3,2 miljoonaa euroa tälle vuodelle. Tilinpäätös 2017 on kesken, joten ei vielä tiedetä, kuinka paljon rahaa tulee mahdollisesti siirtymään edelliseltä ohjelmakaudelta. Esitettiin, että hallitus hyväksyy talousarvion 2018 jatkotyöstämisen siirtämisen yhdessä työvaliokunnan kanssa tehtäväksi. esitys Esitettiin, että hallitus - valtuuttaa työvaliokunnan hyväksymään toimintasuunnitelman niin, että se ehditään luovuttaa UM:lle annettuun aikarajaan mennessä. - valtuuttaa työvaliokunnan työstämään pidettävässä UM:n kick-off tilaisuudessa lausuttavalle vetoomukselle UM:n rahoituspäätöksen erityisehdoista rakentavan sanamuodon ja sisällön ja että vetoomus jaetaan hallituksen jäsenille ja UM:ään. - hyväksyy talousarvion 2018 jatkotyöstämisen siirtämisen yhdessä työvaliokunnan kanssa tehtäväksi. Hallitus päätti 25 TOIMINNANJOHTAJAN KATSAUS - valtuuttaa työvaliokunnan hyväksymään toimintasuunnitelman niin, että se ehditään luovuttaa UM:lle annettuun aikarajaan mennessä. - valtuuttaa työvaliokunnan työstämään pidettävässä UM:n kick-off tilaisuudessa lausuttavalle vetoomukselle UM:n rahoituspäätöksen erityisehdoista rakentavan sanamuodon ja sisällön ja että vetoomus jaetaan hallituksen jäsenille ja UM:ään. - hyväksyä talousarvion 2018 jatkotyöstämisen siirtämisen yhdessä työvaliokunnan kanssa tehtäväksi. Toiminnanjohtaja

5 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5 (6) Toiminnanjohtaja raportoi Kepan toiminnasta kaudelta ja antoi katsauksen tulevaan toimintaan. Raportti on liitteessä 25A. Ilmapiirikartoitus Helsinki 2017 on liitteessä 25B. Toiminnanjohtaja kertoi, että UM:n viestintä- ja globaalikasvatustuen siirto Opetushallitukselle keskeytyi , mitä voidaan pitää suurena edunvalvontavoittona. EU-rahoitteisen Frame, Voice, Report! hankkeen ensimmäinen hakukierros avataan maaliskuun alussa järjestöjen globaalikasvatusta ja kehitysviestintää varten. Eduskuntavaalikampanjan osalta Kepan hallitus linjasi edellisessä kokouksessaan, että kehitysyhteistyölaki ei ole yksi tulevan kampanjan kärkiteemoista. Eduskuntavaalikampanjan etenemisessä ei ole tapahtunut suuria muutoksia sitten viime kokouksen ja sen valmistelu on käynnissä tiiviisti yhdessä jäsenjärjestöjen kanssa. Mahdollista on viestintätoimistoyhteistyö pro bono -hengessä. Kepan globaalikasvatus.fi-verkkosivut ovat uudistuneet ja niistä on saatu kiittävää palautetta. Educa-messut, joka on vuosittain järjestettävä valtakunnallinen opetusalan koulutustapahtuma, järjestettiin Kepa koordinoi tapahtumaan globaalikasvatusta tekevien järjestöjen yhteisen Kansalaisvaikuttamisen torin, jossa oli mukana 30 järjestöä. Opettajien täydennyskoulutuksen jatkohankkeen osalta on Opetushallitukselle jätetty monitoimijayhteistyönä hakemus Transformer 2030 opettajat kestävän kehityksen muutosagentteina. Toiminnanjohtaja otti esille syyskokouksessa käydyn keskustelun siitä, miten Kepa valitsee toimijat Maailma kylässä -festivaaleille. Ohjelmajohtaja esitteli lyhyesti hallituksen pöydälle jaettua taustaselvitystä asiasta. Hallitus pyysi, että taustaselvitys jaettaisiin sille myös jälkikäteen sähköpostitse tiedoksi. Todettiin, että Kepa toimii syyskokouksessa toimintasuunnitelmaan kirjatun periaatteen mukaisesti siten, että se voi olla tekemättä yhteistyötä sellaisten tahojen kanssa, joiden on osoitettu syyllistyneen ihmisoikeusrikkomuksiin. Hallitus ei nähnyt tarvetta tämän linjauksen muuttamiseen. Ulkoministeriölle tehtävä tulosraportointi on tekeillä. UM vaatii tarkempaa seurantatietoa koko ohjelmakaudelta UM:n kanssa käydään vuosineuvottelut ja niiden aiheina ovat vuosiraportti 2016, evaluaation tulokset ja ohjelmatukipäätöksen ja sen erityisehtojen perustelut. Toiminnanjohtaja esitteli lyhyesti hallitukselle joulukuussa 2017 tehdyn työilmapiirikyselyn tuloksia. Hän kertoi, että enemmistö kokee työilmapiirin hyväksi ja työ koetaan mielekkääksi, mutta innostus työhön on hieman laskenut. Tyytyväisyys esimiestyöhön on pääosin hyvällä tasolla, mutta tyytymättömyyttä on työn organisointiin liittyvissä asioissa sekä erilaisiin tiimin sisäisiin ongelmatilanteisiin puuttumisessa. Epäasiallista kohtelua töissä koki 17% (6 henkilöä) Helsingissä ja 25% (2 henkilöä) maatoimistoissa. Puheenjohtaja kysyi luottamusvaltuutetulta, haluaako hän tuoda henkilöstön näkemystä asiaan. Henkilöstölle ei ole kuitenkaan vielä esitetty tuloksia ja niitä ei ole käsitelty, joten luottamusvaltuutettu ei vielä halunnut ottaa kantaa esitettyihin asioihin. Päätettiin siirtää asian tarkempi käsittely seuraavaan hallituksen kokoukseen, jotta pystytään kuulemaan myös henkilöstön näkemykset työilmapiirikyselyn tuloksista. esitys 26 ILMOITUSASIAT Merkitään tiedoksi. Hallitus merkitsi saadun selvityksen sekä liitteen 25A ja 25B tiedoksi. Päätettiin, että työilmapiirikyselyn tulosten tarkempi käsittely siirretään seuraavaan hallituksen kokoukseen. Ei ilmoitusasioita. 27 MUUT ASIAT 27.1 Seuraava hallituksen kokous on klo Kepan toimistolla, kokoushuone Dialogi, 6. krs Esitettiin, että varajäsenille tiedotettaisiin mahdollisimman aikaisin hallituksen kokoukseen osallistumisen

6 Kehys-Kepa ry PÖYTÄKIRJA 6 (6) mahdollisuudesta. Puheenjohtaja totesi, että Kehys-Kepa ry:n siirtymävaiheen aikana varajäsenet voivat osallistua hallituksen kokouksiin vain, jos hallituksen päätösvaltaisuus vaarantuu. Varajäsenet voivat kuitenkin halutessaan seurata hallituksen kokousta skypen välityksellä. 28 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:20. Annu Lehtinen puheenjohtaja Johanna Ikävalko sihteeri Silja Havu pöytäkirjan tarkastaja Katri Suomi pöytäkirjan tarkastaja