Johdanto yhteistoiminnallisuuteen. Miksi yhteistoiminnallisuus?

Transkriptio

1 Johdanto yhteistoiminnallisuuteen Yhteistoiminnallisuus on tänä päivänä yksi tärkeimmistä organisaation työkaluista. Nykyisessä haastavassa taloudellisessa tilanteessa avainhenkilöt ovat usein havainneet, että hyödyntämällä sähköisiä webneuvottelutyökaluja, he voivat saavuttaa joustavamman ja tuloksellisemman työskentelyn. Yhteistoiminnallisuudella tarkoitetaan kahden tai useamman henkilön välillä tapahtuvaa sähköistä yhteydenpitoa ja jatkuvaa yhteistoimintaa, jolla pyritään saavuttamaan jokin yhteinen tavoite. Miksi yhteistoiminnallisuus? Yleisin syy siihen, miksi organisaatiot haluavat integroida yhteistoiminnallisen työskentelyn osaksi omaa toimintaa, on tavoite tehostaa toimintaa. On kuitenkin tärkeä, että erotamme tehostamisen säästämisestä. Mikä tahansa organisaatio voi säästää muuttamalla kulurakennettaan, mutta säästämisellä voi olla kielteiset vaikutukset toiminnan teholle. Määräämällä, esimerkiksi, matkustuskielto organisaation henkilöstölle, on mahdollista säästää merkittäviä suoria kustannuksia. Mutta ongelmaksi koituu kuitenkin usein se, että organisaation sisäinen verkottuminen ja työntekijöiden keskinäinen ajatusten vaihto heikkenee. Mikäli organisaation on ensimmäisen säästörupeaman jälkeen edelleen säästettävä, ovat tuottavuutta lisäävät vaihtoehdot vähissä. Säästämisellä tarkoitetaankin lähinnä kulujen leikkaamista siten, että toiminnan nettotulos paranee siitäkin huolimatta, että toiminnan liikevaihto saattaisikin pienentyä. Toiminnan tehostamisella tarkoitetaan jotain aivan muuta, nimittäin toiminnan liikevaihdon kasvamista samalla kun toiminnasta aiheutuvat kulut pienenevät. Tähän tarvitaan sähköisiä yhteistoimintaa tukevia työkaluja. Vanhat hyväksi koetut menetelmät tuottavuuden parantamiseksi eivät enää kykene vastaamaan nykypäivän liiketoimintahaasteisiin, sillä nämä menetelmät ulottuvat useimmiten vain omaan toimintaan ja silloinkin vain niihin toimiin, joihin organisaatiolla on realistiset mahdollisuudet vaikuttaa (yleensä kustannukset). Valitettavan harvoin on toiminnan tehostamista tavoittelevalla organisaatioilla mahdollisuus vaikuttaa tapaan jolla työ suoritetaan - oli kyse sitten omasta organisaatiosta tai samaan arvoketjuun kuuluva toinen organisaatio (esim. jälleenmyyjä, alihankkija, muu yhteistyökumppani jne.) Uusien työtapojen mahdollistaminen on välttämätöntä, mikäli organisaatio haluaa menestyä pitkällä- ja/tai keskipitkällä aikavälillä. Tämä on olennaista tänä päivänä, sillä työn tekemisen ulkoiset rajoitukset, kuten työntekijöiden sijainti, muuttuvat yhä enenevässä määrin vähemmän merkitykselliseksi. Economist Intelligence Unit ennustaa, että vuonna 2010 mennessä peräti 62 prosenttia kaikista työntekijöistä työskenteli ryhmissä, joissa yksi tai useampi henkilö oli fyysisesti eri paikassa, ja että vuoteen 2011 mennessä 30 prosenttia maailman työvoimasta tekee työnsä kokonaan etänä.

2 Sisällys Johdanto yhteistoiminnallisuuteen... 1 Miksi yhteistoiminnallisuus?... 1 Cisco WebEx... 3 Ohjeet WebEx Meeting Center palvelun käyttäjille... 4 A. Näin varaat WebEx kokouksen... 4 WebEx kokoukseen liittyminen... 7 B. Käynnistä WebEx kokouks ilman varausta (onnistuu vain mikäli tuottavuustyökalut on asennettu)... 8 C. WebEx webkokousnäkymän ominaisuudet... 8 D. Nimen yhteydessä olevat kuvakkeet... 9 E. Esityksen jakaminen osallistujille... 9 F. Esittelijäoikeuden antaminen toiselle henkilölle F. Näin annat osallistujille mahdollisuuden muokata dokumenttia kokouksen aikana F. Tiedoston lähettäminen osallistujille kokouksen aikana G. Uusien osallistujien kutsuminen kokoukseen H. Videokuvan suurentaminen J. Kokouksen nauhoittaminen Äänisäädökset webexissä... 15

3 Cisco WebEx Cisco WebEx on Ciscon tarjoama selainpohjainen web neuvottelupalvelu, joka mahdollistaa videon, puheen, chatin ja datan jaon organisaatioiden välillä. Palvelu on täysin riippumaton käyttäjien käyttämästä tietokoneesta (PC, Linux, Mac, iphone, ipad, Symbian) ja näiden käyttämistä selaimista (IE, Mozilla, Chrome, Opera jne). Esimerkkikuva Cisco WebEx palvelun kokousnäkymästä

4 Ohjeet WebEx Meeting Center palvelun käyttäjille A. Näin varaat WebEx kokouksen Aloittaminen Avaa selainikkuna ja kirjoita osoitekenttään Kirjaudu palveluun Napsauttamalla selainikkunan yläoikeassa kulmassa olevaa Host Log In kuvaketta jolloin siirryt kirjautumissivulle. Kirjaudu palveluun omilla tunnuksilla. Vaihe 3. Tuottavuustyökalun asentaminen Valitse vaihtoehdoista Yes ja napsauta sitä. Odota, että asennus alustetaan. Napsauta kuvan vasemmassa laidassa oleva Productivity Tools Setup vaihtoehtoa, jonka jälkeen napsautat Install Productivity Tools -kuvaketta.

5 Aloita työkalun asennus napsauttamalla Run vaihtoehtoa noudattaen alla olevia ohjeita.

6 Asenna työkalu helppokäyttöisellä asennustyökalulla. Napsauta Next linkkiä. Hyväksy palvelun ehdot valitsemalla I accept the terms in the license agreement ja napsauta Next linkkiä. Vaihe 3. Hallintasivuston vaihtoehdot Hyväksy kohdekansion napsauttamalla Next linkkiä. Odota asennuksen edistymistä. Asennuksen jälkeen voit kirjautua tuottavuustyökalun kautta. Lopeta asennus napsauttamalla Finish linkkiä. Napsauta OK.

7 Avaa selainikkuna ja kirjoita osoitekenttään Tärkeimmät ominaisuudet ovat WebEx kokukseen liittyminen ja varaaminen. WebEx kokoukseen liittyminen Voit liittyä kokoukseen napsauttamalla sinistä Join linkkiä ja antamalla kokousisännän määrittelemän salasanan kokoukselle (Meeting Password). (korvaaa screenshot) WebEx kokouksen varaaminen Napsauttamalla vasemmassa reunassa olevaa Host a Meeting linkkiä voi varata kokuksen. Valitse Schdule a Meeting jolloin näkymä muuttuu. - Anna kokoukselle aihe (Meeting topic) - Anna kokoukselle salasana (Password) - Vahvista salasane (Confirm Password) - Määrittelle kokouksen alkamisajankohta (varmista aikavyöhyke, Helsinki GMT +2) - Määrittele kokouksen kesto - Lisää kutsuttujen henkilöiden sähköpostiosoittet, erottele osoitteet puolipisteellä - Varmista, että Audio conference vaihtoehdoksi on valittu Use VoIP only (jos kokoukseen liitytään puhelimellä [Merlin tai GSM] tulee valita WebEx Audio). - Tallenna varaus napsauttamalla oikeassa laidassa olevaa Schedule Meeting painiketta. (lisää kuva)

8 B. Käynnistä WebEx kokouks ilman varausta (onnistuu vain mikäli tuottavuustyökalut on asennettu) Tietokoneesi työpödältä löydät oheisen pikakuvakkeen (kts. kuva oikealla). Kaksoisklikkaamalla kuvaketta käynnistät WebEx One-Click sovelluksen. Seuraavaksi avautuu oheinen ponnahdusikkuna (kts. kuva oikealla) Kutsu osallistuja mukaan heti kirjoittamalla kutsutun henkilön sähköpostiosoite tyhjään tekstikentään ja napsauta Start Meeting painiketta. C. WebEx webkokousnäkymän ominaisuudet Webkokousnäkymän avautuessa, voit osallistua kokoukseen käyttämällä integroitua VoIP ominaisuutta. Moni organisaatio on hankkinut kaikille osallistujille mahdollisuuden käyttää integroitua VoIP ominaisuutta ja suosittelee vahvasti sen käyttämistä, sillä tämä on edullisin vaihtoehto. VoIP puhe kännistyy napsauttamalla ensin Audio Conference kuvaketta (jolloin avautuu pieni ponnahdusikkuna). Valitse Use Computer for Audio ja napsauta Call Using Computer -painiketta.

9 Tiedät olevasi mukana äänellä kun nimesi vasemmalle puolelle ilmestyy pieni kulokkeen kuvake. Kuvake ilmaisee myös mikäli henkilön mikrofoni on aktiivinen. D. Nimen yhteydessä olevat kuvakkeet Webkokousnäkymämässä näet erilaisia kuvakkeita. Kullakin kuvakkeella on oma merkityksensä. Vihreä-sininen pallo ilmaisee kokokuksen osallistujille graafisesti sen henkilön jolla on ns. esittelijäoikeus. Esittelijällä on oikeus jakaa esitystä (esim..ppt) siten, että kaikki kokoukseen osallistuvat henkilöt näkevät esityksen. Musta kuuloke ilmaisee, että sinulla on ääniyhteys kokoukseen ja että käyttämäsi mikrofoni on aktiivinen. Osallistujien nimen yhteydessä, suluissa, voit nähdä mikä kunkin osallistujan rooli/tehtävä kokouksessa on. Host (suom. kokousisäntä) tarkoittaa, että kyseisellä henkilöllä on oikeus aloittaa ja päättää kokous sekä antaa kokouksen osallistujille oikeuksia kokouksen aikana (esim. siirtää esittelijäoikeudet toiselle henkilölle tai jopa Hostoikeuden siirtäminen toiselle osallistujalle). Videokuvaketta napsauttamalla aktivoit oman web-kamerasi. Hostilla ei ole oikeutta aktivoida muiden henkilöiden web-kameroita. Mikrofonikuvaketta napsauttamalla voit mykistää mikrofonisi. Hostilla on oikeus mykistää ja avata osallistujien mikrofonit. E. Esityksen jakaminen osallistujille Osallistuja, jolla on esittelijäoikeus, voi halutessaan jakaa materiaalia osallistujille napsauttamalla Share My Desktop kuvaketta. Vaihtoehtoina on koko työpöydän jakaminen, tietyn sovelluksen jakaminen (esim..ppt) tai tietyn dokumentin jakaminen. Valitse haluamasi toiminnallisuus valikosta, napsauttamalla Share My Desktop kuvakkeen oikeassa reunassa olevaa valintapainiketta. Huom! Jos kokouksessa on yrityksen ulkopuolisia osallistujia, jaa vain tiettyä dokumenttia tai sovellusta. Valitsemalla Share My Desktop näkevät osallistujat kaiken tietokoneellasi olevan materiaalin.

10 F. Esittelijäoikeuden antaminen toiselle henkilölle Hostilla on oikeus antaa esittelijäoikeus toiselle osallistujalle. Napsauta sen henkilön nimeä, jolle haluat antaa esittelijäoikeuden Napsauta tämän jälkeen hiiren oikeata näppäintä Valitse Change Role to Valitse Presenter ja napsauta hiiren vasenta näppäintä F. Näin annat osallistujille mahdollisuuden muokata dokumenttia kokouksen aikana Osallistuja jolla on esittelijänoikeudet voi myöntää toiselle osallistujalle oikeuden muokata esitettävää dokumenttia verkon ylitse. Ominaisuus toimii vain mikäli esitetty dokumentti jaetaan Share Desktop tai Share Application toiminnallisuudella. Share Document toiminnallisuuden kautta ei ole mahdollista antaa muokkausoikeutta toiselle osallistujalle. Tee näin jos haluat muokata etänä olevaa dokumenttia: kun esittelijä jakaa työpöytäänsä tai tiettyä sovellusta, napsauta hiiren oikeata painiketta ja valitse Ask to Control"

11 Vahvista pyyntö valitsemalla Yes Kun olet hyväksynyt vahvistuksen ja esittelijä on hyväksynyt pyyntösi, napsauta Take Control kuvaketta. Tämän jälkeen sinulla on muokkausoikeudet esittelijän materiaaliin. Esittelijä voi milloin tahansa keskeyttää muokkauksen tupla-napsauttamalla oman hiirensä vasenta painiketta. F. Tiedoston lähettäminen osallistujille kokouksen aikana Esittelijällä on mahdollisuus myös lähettää haluamansa tiedostot osallistuijille hyödyntäen sisäänrakennettua tiedoston lähettämiseen tarkoitettua toiminnallisuutta. Valitse kuvaruudun vasemassa ylälaidassa oleva File vaihtoehto Valitse Transfer, jolloin avautuu pieni ponnahdusikkuna Valitse Share File, jolloin avautuu tietokoneesi hakemistorakenne ja voit valita tiedoston, jonka haluat lähettää osallistujille Huom! Osallistujien pitää itse päättää mikäli he haluvat vastaanottaa ehdotetun tiedoston.

12 G. Uusien osallistujien kutsuminen kokoukseen Hostilla on oikeus kutsua uusia osallistujia kokoukseen sen jo ollessa käynnissä. Napsauttamalla Invite & Remind kuvaketta on mahdollista kutsua osallistuja (tai useampi) kokoukseen sähköpostitse, jolloin tämä saa kutsulinkin sähköpostitse. Löydät Invite & Remind kuvakkeen kokousnäkymän ylävasemmalla olevan Quick Start välilehden alta. Mikäli kutsuttava henkilö ei ole sähköpostin äärellä on mahdollista kutsua henkilö mukaan myös puhelimitse, jolloin tämä osallistuu kokoukseen vain äänellä. Napsauta Phone kuvaketta, lisää henkilön nimi, valitse oikea maa napsauttamalla Country/Region ja valitse OK. Liisää kutsumasi henkilön puhelinnumero (esim ) ja valitse Call. Huom! Osallistujien lisääminen Phone toiminnolla on maksullinen toiminnallisuus. Suosittelemme, että käytät VoIP ominaisuutta tietokoneen kautta, jolloin lähtökohtaisesti osallistuja myös näkee esitetyn materiaalin.

13 H. Videokuvan suurentaminen Webkokouksen videoikkunaa on mahdollista suurentaa napsauttamalla videokuvan oikeassa ylälaidassa olevaa Full Screen Mode kuvaketta. Voit poistua tästä näkymästä napsauttamalla kuvan yläoikeassa kulmassa olevaa Exit Full Screen Mode kuvaketta. Huom! Muistathan aktivoida web-kamerasi, jotta muut osallistujat näkevät sinut.

14 J. Kokouksen nauhoittaminen Hostin voit nauhoittaa kokouksen milloin tahansa napsauttamalla videoruudun vieressä olevaa Record painiketta. Aloita napsauttamalla Record Osallistujat näkevät tästä mikäli kokokus nauhoitetaan Nauhoituksen hallintatyökalut löytyvät tästä

15 Äänisäädökset webexissä webex äänisäädöt: Audio -> Speaker/Microphone Audio Test -> (sieltä voi myös valita mitä laitteita webex hyödyntää) Puhelun aikana näytön ylälaidalla olevasta Audio valikosta voit säätää äänenvoimakkuutta kaiuttimista/kuulokkeista ja mikrofonista.