FAX Option Type C1500. Faksin käyttöohje. Käyttöohjeet

Transkriptio

1 FAX Option Type C1500 Käyttöohjeet Faksin käyttöohje Lähetys Lähetysasetukset Vastaanotto Siirrettyjen tietojen muuttaminen/vahvistaminen Faksin käyttö tietokoneelta Liite Lue tämä ohje huolellisesti ennen laitteen käyttöönottoa ja säilytä se helposti saatavilla tulevaa käyttöä varten. Varmista laitteen turvallinen ja asianmukainen käyttö lukemalla ensin "Tietoja tästä laitteesta" -osion Turvallisuustiedot.

2 Johdanto Käyttöohje sisältää yksityiskohtaisia ohjeita ja tietoja laitteen käyttämisestä ja huollosta. Lue tämä käyttöohje huolellisesti ennen laitteen käyttöä oman turvallisuutesi vuoksi ja kaiken hyödyn saamiseksi laitteesta. Säilytä käyttöohje laitteen lähellä helposti saatavilla. Huomautuksia Kuvien koneet voivat hieman poiketa omistamastasi koneesta. Joitakin lisälaitteita ei ehkä ole saatavana kaikissa maissa. Kysy lisätietoja paikalliselta jälleenmyyjältä. Tässä käsikirjassa on käytetty kahta eri mittayksikköjärjestelmää. Käytä metriyksikköjä tämän koneen kanssa. Tärkeää Käyttöohjeen tietoja voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta. Yhtiö ei ole missään oloissa vastuussa suorasta tai välillisestä erillis-, lisä- tai seurannaisvahingosta, joita koneen käsittely tai käyttö voi aiheuttaa. Tavaramerkit Microsoft, Windows, WindowsNT ja Outlook ovat rekisteröityjä tavaramerkkejä tai Microsoft Corporationin tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. PowerPC on International Business Machines Corporationin tavaramerkki Yhdysvalloissa, muissa maissa tai molemmissa. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems Incorporated -yhtiön rekisteröityjä tavaramerkkejä. Ethernet on Xerox Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Muut tässä käytetyt tuotenimet ovat tunnistamista varten ja ne voivat olla yritystensä tavaramerkkejä. Luovumme kaikista oikeuksista näihin tavaramerkkeihin. Huomaa Windows-käyttöjärjestelmien oikeat nimet ovat: Windows 98 -käyttöjärjestelmän tuotenimi on Microsoft Windows 98. Windows Me -käyttöjärjestelmän tuotenimi on Microsoft Windows Millennium Edition (Windows Me). Windows käyttöjärjestelmän tuotenimet ovat: Microsoft Windows 2000 Advanced Server Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2000 Professional Windows XP -käyttöjärjestelmän tuotenimet ovat: Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows XP Home Edition Windows Server TM käyttöjärjestelmän tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server TM 2003 Standard Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Enterprise Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Web Edition Windows NT 4.0 -käyttöjärjestelmän tuotenimet ovat: Microsoft Windows NT Server 4.0 Microsoft Windows NT Workstation 4.0

3 Laitteen käyttöohjeet Perehdy kussakin tilanteessa asianmukaisiin käyttöohjeisiin. Tietoja laitteesta Varmista, että olet lukenut tämän käyttöohjeen turvallisuustiedot ennen laitteen käyttämistä. Ohjeessa esitellään laitteen toiminnot. Se sisältää myös kuvauksen käyttöpaneelista sekä tämän laitteen valmistelutoimenpiteistä. Ohjeessa myös selitetään, miten syötetään tekstiä ja asennetaan mukana tulleiden CD-levyjen ohjelmat. Yleiset asetukset Tässä ohjeessa selitetään käyttäjätyökalujen asetukset ja osoitekirjaan liittyvät toimenpiteet, kuten faksinumerojen, sähköpostiosoitteiden ja käyttäjäkoodien tallennus. Siitä löytyy myös tietoa laitteen liitännöistä. Vianmääritys Tässä käyttöohjeessa annetaan ohjeita yleisten ongelmien ratkamiseksi ja selitetään, kuinka paperi, värikasetit ja muut kulutusosat vaihdetaan. Turvallisuusohjeet Tämä käyttöohje on tarkoitettu laitteen pääkäyttäjille. Siinä selitetään turvallisuustoiminnot, joiden avulla pääkäyttäjät voivat estää tietojen muuttamisen tai laitteen luvattoman käytön. Lisäksi tässä käyttöoppaassa on tietoja pääkäyttäjien rekisteröimisestä sekä käyttäjien ja pääkäyttäjien todennuksesta. Kopiokoneen käyttöohje Tässä käyttöohjeessa selitetään kopiokoneen toiminnot ja käyttö. Siinä kuvataan myös, miten alkuperäiset tulee asettaa laitteeseen. Faksin käyttöohje Tässä selitetään faksin toiminnot ja käyttö. Tulostimen käyttöohje Tässä selitetään tulostimen toiminnot ja käyttö. Skannerin käyttöohje Tässä selitetään skannerin toiminnot ja käyttö. Verkko-opas Tässä selitetään, kuinka laitteen asetukset määritetään ja kuinka sitä käytetään verkkoympäristössä sekä miten mukana tulleita ohjelmistoja käytetään. Tämä käyttöohje kattaa kaikki mallit, joten siinä voidaan mainita toimintoja ja asetuksia, joita ei ole saatavilla tässä laitteessa. Kuvat, piirrokset ja tiedot tuetuista käyttöjärjestelmistä saattavat myös olla hieman erilaisia kuin tässä laitteessa. i

4 Muut käyttöohjeet Laitteen käyttöohjeet Turvallisuustiedot Kopioinnin pikaohje Faksauksen pikaohje Tulostuksen pikaohje Skannauksen pikaohje PostScript3 Täydennysosa UNIX Täydennysosa DeskTopBinder Lite -apuohjelman ohjeet DeskTopBinder Lite Asennusohje DeskTopBinder Johdanto-opas Auto Document Link -opas Toimitetut käyttöohjeet ovat laitekohtaisia. Adobe Acrobat Reader tai Adobe Reader täytyy asentaa, jotta käyttöohjeita voidaan katsella PDF-tiedostoina. Seuraaviin ohjelmistotuotteisiin viitataan yleisellä nimellä: Tuotenimi DeskTopBinder Lite *1 ja DeskTopBinder Professional ScanRouter EX Professional *1 ja ScanRouter EX Enterprise *1 Yleinen nimi DeskTopBinder ScanRouter-ohjelmisto *1 Lisävaruste ii

5 SISÄLLYSLUETTELO Laitteen käyttöohjeet...i Käyttöohjeen merkintätavat...1 Symbolit...1 Tärkeimmät lisävarusteet...1 Päätoiminnot...2 Näytön viestien lukeminen...3 Näytön viestien lukeminen ja näppäinten käyttö...4 Toimintoluettelo Lähetys Lähetystavat...9 Lähetystyypin valinta...11 Muistilähetys...13 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta...15 Rinnakkaismuistilähetys...16 Automaattinen uudelleenvalinta...17 Useamman toiminnon yhtäaikainen käyttö...17 Samanaikainen sarjalähetys...17 Jos muisti loppuu alkuperäistä tallennettaessa...18 ECM (virheenkorjaustila)...18 Välitön lähetys...19 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta...20 IP-faksitoiminnot...21 Termejä...23 Tietoja IP-faksin käyttämisestä...24 Toiminnot, jotka eivät ole käytössä IP-faksin lähetyksessä...24 Internet-faksitoiminnot...25 Tietoja Internet-faksin käytöstä...26 Toiminnot, jotka eivät ole käytössä sähköpostin lähetyksessä...27 Toiminnot, jotka eivät ole käytössä sähköpostin vastaanotossa...28 Sähköpostin aihe...28 Täysi T.37-tila...29 Alkuperäisten asettaminen...30 Alkuperäisten hyväksyttävät koot...32 Paperikoko ja skannausalue...32 Jos laite ei havaitse alkuperäisen kokoa...34 Vaikeasti tunnistettavat koot...35 Lähetys, jossa asiakirjaa käännetään...36 Leima...36 Tyhjän sivun tunnistus...38 Skannausasetukset...39 Alkuperäisen tyyppi...39 JBIG-lähetys...40 Tarkkuus...40 Tummuus (kontrasti)...41 Erilaiset skannausasetukset monisivuisille alkuperäisille...42 iii

6 Kohteen valitseminen...43 Faksilinjan kautta lähettäminen...43 Tauon lisäys...44 Äänen lisääminen...45 Lähettäminen IP-faksin avulla...46 Lisätietoja IP-faksikohteista...48 Lähettäminen sähköpostiosoitteeseen...49 SMTP-palvelimen ohittaminen...52 Pikavalintanäppäinten käyttö...54 Kohteen määrittely pikavalintanäppäinten avulla...54 Kohderyhmän määrittely pikavalintanäppäinten avulla...55 Määritetyn kohteen tarkistaminen...56 Uudelleenvalinta...58 Kohteiden tallennus osoitekirjaan...60 Kohteiden tallennus Tarkista kohde -näytöltä...61 Kohteiden tallennus Uudelleenvalinta-näytöltä...62 Kohteen etsiminen osoitekirjasta...63 Etsi nimen mukaan...63 Haku kohdeluettelon mukaan...66 Haku kohdenumeron mukaan...67 Haku faksinumeron mukaan...69 Haku sähköpostiosoitteen mukaan...71 Etsi IP-faksikohteen mukaan...73 Etsi LDAP-palvelimen mukaan...76 Suoravalinta...79 Manuaalinen numeron valinta...81 Muistiintallennusraportti...83 Lähetyksen peruuttaminen...84 Ennen alkuperäisten skannausta...84 Alkuperäisen skannauksen aikana...84 Alkuperäisen lähetyksen aikana...85 Ennen lähetyksen käynnistymistä Lähetysasetukset Lähetys määrättyyn aikaan (Lähetä myöhemmin)...89 Lähettäjäasetukset...91 Sähköpostivalinnat...94 Aiheen syöttäminen...94 Vastaanottovahvistuksen pyytäminen...95 Faksin otsikkorivin tulostaminen...98 Nimen lisäys Lähetyksen SUB-koodien asetus Salasanan määritys Vastaanoton SEP-koodien asettaminen Salasanan syöttäminen Kaksipuolinen lähetys iv

7 3. Vastaanotto Vastaanottotyypit Välitön vastaanotto Muistivastaanotto Korvaava vastaanotto Asiakirjojen rajoittamaton vastaanotto Asiakirjojen vastaanotto parametriasetusten mukaan Vastaanottotavat Manuaalivastaanotto Automaattinen vastaanotto Vastaanottotavan vaihtaminen Internet-faksin vastaanotto Sähköpostin automaattinen vastaanotto Sähköpostin manuaalinen vastaanotto Vastaanotetut asiakirjat Vastaanottotoiminnot Vastaanotettujen asiakirjojen edelleenlähetys SMTP-vastaanotto Internet-faksilla SMTP:n kautta vastaanotetun sähköpostin reititys JBIG-vastaanotto Automaattinen käynnistys faksia vastaanotettaessa Tulostusvalinnat Tulostus valmis -merkkiääni Ruutumerkki Keskitysmerkki Vastaanottoaika Asiakirjan kääntäminen Sivujen erottelu ja pienentäminen Sivun pienennys Faksitunnisteen (TSI) tulostus Jos ei ole oikeankokoista paperia Ensisijaisten kasettien määrittäminen Tulostus oikeankokoiselle paperille Siirrettyjen tietojen muuttaminen/vahvistaminen Muistissa olevien tiedostojen luettelon tulostaminen (Tulosta odottavien lista) Tiedoston tulostus muistista Lähetystulosten tarkistus (Lähetystiedoston tila) Vahvistus näyttöön Vahvistus raporttiin Sähköpostivahvistus Vahvistus raporttiin ja sähköpostilla Yhteysraportti (muistilähetys) Lähetysraportti (välitön lähetys) Yhteyshäiriöraportti v

8 Vastaanottotulosten tarkistus (Vastaanotettujen tiedostojen tila) Vahvistus näyttöön Vahvistus raporttiin Loki Lokin tulostus Loki Lokin lähetys sähköpostitse Yhteysraportti sähköpostitse Vastaanotetun muistilukkotiedoston tulostus Faksin käyttö tietokoneelta Faksiasiakirjojen lähetys tietokoneelta Ennen käyttöä Ohjelmiston käyttö LAN-Fax-ohjain Osoitekirja LAN-Faksin kansilehtien muokkaus Auto Run -ohjelma Yksittäisten sovellusten asennus LAN-Fax-ohjaimen ominaisuuksien asetus Tulostusominaisuuksien asetus Lisävarusteiden asetukset Peruslähetys Vastaanottajan määritys vastaanottajien luettelosta Vastaanottajan määritys osoitekirjan avulla Vastaanottajan määrittäminen faksinumeron avulla, Internet-faksikohteena tai IP-faksikohteena Valintojen määrittely Lähetysajan määrittäminen Lähettäjäleiman tulostaminen Kansilehden liittäminen Esikatselun tuominen näkyviin Tiedostoina tallentaminen Lähetyksen tarkistus LAN-faksiohjaimen avulla Lähetystulosten sähköpostivahvistus LAN-faksiraportti Tulostus ja tallennus Osoitekirjan muokkaaminen Uusien vastaanottajien tallentaminen Tallennettujen vastaanottajien muokkaaminen Tallennettujen kohteiden poistaminen Laitteen osoitekirjan tietojen käyttäminen LAN-faksin kohdeluettelossa Faksin kansilehtien muokkaus Kansilehden luominen Luodun kansilehden liittäminen Faksitoimintojen käyttö SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelman avulla LAN-faksin käyttöhäiriöviestit Kohdetietojen tallentaminen selaimen avulla Aiemmin laitteelle tallennettujen ominaisuuksien muokkaaminen Uuden vastaanottajan lisääminen vi

9 6. Liite Usein käytettyjen toimintojen tallentaminen toimintonäppäimiin Tekniset tiedot Internet-faksin kohdelaitteilta vaadittavat ominaisuudet Maksimiarvot HAKEMISTO vii

10 viii

11 Käyttöohjeen merkintätavat Symbolit Tässä käyttöohjeessa käytetään seuraavia symboleja: Tällä symbolilla ilmaistaan tärkeitä turvallisuuteen liittyviä huomautuksia. Näiden huomautusten huomiotta jättäminen saattaa johtaa vakavaan loukkaantumiseen tai kuolemaan. Varmista, että luet nämä huomautukset. Ne löytyvät Tietoja tästä laitteesta -käyttöohjeen Turvallisuustiedot -osiosta. Tällä symbolilla ilmaistaan tärkeitä turvallisuuteen liittyviä huomautuksia. Näiden huomautusten huomiotta jättäminen saattaa johtaa vähäiseen tai lievään loukkaantumiseen tai laitteen tai muun omaisuuden vahingoittumiseen. Varmista, että luet nämä huomautukset. Ne löytyvät Tietoja tästä laitteesta - käyttöohjeen Turvallisuustiedot -osiosta. Tällä symbolilla ilmaistaan asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota laitetta käytettäessä. Näiden seikkojen huomioimatta jättäminen voi johtaa paperitukoksiin, alkuperäisen vahingoittumiseen tai tietojen häviämiseen. Varmista, että luet nämä selvitykset. Tällä symbolilla ilmaistaan laitteen toimintojen lisäselitykset ja ohjeet, joiden avulla käyttäjä voi ratkaista virhetilanteet. Tämä symboli sijaitsee osioiden lopussa. Se osoittaa, mistä saa lisätietoja. [ ] Tällä symbolilla ilmaistaan laitteen näytön painikkeet. { } Tällä symbolilla ilmaistaan laitteen käyttöpaneelin painikkeet. Tärkeimmät lisävarusteet Tässä käyttöohjeessa viitataan tämän laitteen tärkeimpiin lisävarusteisiin seuraavasti: Automaattinen syöttölaite ADF Automaattinen syöttölaite, jolla pystyy skannaamaan paperin molemmat puolet ARDF 1

12 Päätoiminnot Tässä käyttöoppaassa käytetään seuraavia nimityksiä laitteen keskeisistä toiminnoista: Internet-faksi (määrittämällä sähköpostiosoite) Internet-faksi Internet-faksi (määrittämällä IPv4-osoite) IP-faksi 2

13 Näytön viestien lukeminen Tässä osiossa selitetään, kuinka käyttöpaneelin painikkeita ja näytön valintoja käytetään. Näytössä näkyy toimintaohjeita, viestejä, laitteen tila ja vastaanottajaluetteloiden sisältö. Jos painat {Faksi-} tai {Tyhjennä valinnat} -näppäintä käytön aikana, valmiustilanäyttö aktivoituu. Paina {OK}-näppäintä, kun asetukset ovat valmiit. {Poistu}-näppäintä painamalla voit palata edelliseen näyttöön. Laite siirtyy automaattisesti valmiustilaan, jos sitä ei käytetä tietyn ajan kuluessa. Ajan voi asettaa myös itse Järjestelmäasetusten Faksin nollaus -kohdassa. Kun haluat palata manuaalisesti valmiustilaan, tee jompikumpi seuraavista: Jos olet asettanut alkuperäisen lisävarusteena hankittavaan syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen etkä ole painanut {Aloita}-näppäintä, poista alkuperäinen. Jos alkuperäistä ei ole asetettu, paina {Tyhjennä valinnat}-näppäintä. Jos olet Käyttäjän työkalut -valikossa, paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}-näppäintä. Viite Yleiset asetukset 3

14 Näytön viestien lukeminen ja näppäinten käyttö Tässä osiossa selitetään näytön valinnat ja niitä vastaavat näppäimet. FI ALT008S 1. Valintanäppäimet Vastaavat näytön alareunassa olevia valintoja. Esimerkki: valmiustila-näyttö Kun tässä käyttöohjeessa esiintyy ohje Paina [ ], paina vasemmanpuoleista valintanäppäintä. Kun tässä käyttöohjeessa esiintyy ohje Paina [Ääni], paina keskimmäistä valintanäppäintä. Kun tässä käyttöohjeessa esiintyy ohje Paina [Läh tila], paina oikeanpuoleista valintanäppäintä. 2. {Poistu}-näppäin Paina tätä halutessasi peruuttaa toiminnon tai palata edelliseen näyttöön. 3. {OK}-näppäin Paina tätä arvojen asettamiseksi, asetusten tekemiseksi tai annetun valinnan valitsemiseksi. 4. Vieritysnäppäimet Näillä näppäimillä kohdistinta voi liikuttaa molempiin suuntiin. Kun tässä käyttöohjeessa esiintyy {U}, {T}, {V} tai {W}, paina vastaavaa vieritysnäppäintä. 4

15 FI ALT009S 1. Laitteen tila ja viesti 2. Kohteen syöttö 3. Valintanäppäimet 4. Kohteen tyyppiä voi vaihtaa faksinumeron, sähköpostiosoitteen tai IP-faksin välillä. 5. Käytettävissä olevat valinnat Näyttö vaihtelee asennettujen lisävarusteiden mukaan. Voit vaihtaa Internet-faksiasetuksia Faksi-valikon kohdassa S-postiaset.. Voit vaihtaa IP-faksiasetuksia Faksi-valikon kohdassa IP-faksiasetukset. Viite s.9 Lähetystavat s.54 Kohteen määrittely pikavalintanäppäinten avulla s.63 Kohteen etsiminen osoitekirjasta Yleiset asetukset 5

16 Toimintoluettelo Tässä osiossa kuvataan Faksi-valikon valintoja. Saat Faksi-valikon esille painamalla {Käyttäjän työkalut/laskuri} -näppäintä. Lisätietoja asetuksista löytyy Yleiset asetukset -oppaasta. Yleiset asetukset/säädä Toiminnon nimi Säädä äänenvoimakkuutta Tallenna otsikkorivitiedot Suoravalinnan vapautusaika Tallenna toimintonäppäin Kuvaus Voit säätää äänenvoimakkuuden suoravalinnassa ja välittömässä lähetyksessä käyttämällä tätä toimintoa. Tallenna lähettäjän tiedot, jotka näkyvät vastaanottajan faksilaitteessa ja faksatussa asiakirjassa. Toiminnon avulla määritetään, millä aikaviiveellä suoravalintatoiminto siirtyy pois käytöstä sen jälkeen, kun olet lähettänyt sillä. Tämän toiminnon avulla voit tallentaa usein käytetyt ominaisuudet käyttäjän toimintonäppäimille pikavalintaa varten. Vastaanottoasetukset Toiminnon nimi Vaihda vastaanottotila Valtuutettu vastaanotto Ruutumerkki Keskitysmerkki Kuvaus Määritä faksien vastaanottotila. Määritä, vastaanotetaanko tarpeettomat faksit. Tämän toiminnon avulla voit määrittää, haluatko tulostaa faksin ensimmäiselle sivulle ruutumerkin. Määritä, tulostetaanko keskitysmerkki jokaisen vastaanotetun sivun vasemman reunan keskelle ja yläreunan keskelle. Tulosta vastaanottoaika Määritä, tulostetaanko vastaanottopäivä ja - aika vastaanotettujen faksien alareunaan. Faksin väri Voit määrittää värin, jolla faksilla vastaanotetut tiedostot, luettelot ja raportit tulostetaan. 6

17 Sähköpostiasetukset Toiminnon nimi Internet-faksin asetukset S-postiviestin max.koko SMTP vst.ottotied. Kuvaus Valitse, onko lähetystoiminto käytössä Internet-faksissa. Tällä asetuksella voit rajoittaa lähetettävien sähköpostiviestien kokoa, jos vastaanottajat ovat rajoittaneet vastaanotettavien viestien kokoa. Kun tämä toiminto on käytössä, et voi lähettää suurikokoisia sähköpostiviestejä, jotka ylittävät kokorajoituksen. Tämä toiminto on käytettävissä järjestelmissä, joissa vastaanotettu sähköposti voidaan reitittää SMTP:n kautta. IP-faksin asetukset Toiminnon nimi Käytä H.323 Käytä SIP H.323-asetukset SIP-asetukset Yhdyskäytäväasetukset Kuvaus Valitse, onko H.323 käytössä IP-Faksin lähetyksessä. Valitse, onko SIP käytössä IP-faksilähetyksessä. Määritä gatekeeperin IPv4-osoite tai isäntänimi ja aliaspuhelinnumero. Aseta SIP-palvelimen IPv4-osoite tai isäntänimi ja SIP-käyttäjänimi. Tallenna, muuta tai poista yhdyskäytävä. Tallenna yhdyskäytävä, jos haluat käyttää sitä ilman gatekeeperiä/sip-palvelinta. Pääkäyttäjän työkalut Toiminnon nimi Tulosta loki Tulosta odottavien lista Sivulaskuri Muistilukko Edelleenlähetys Kansiolähetysraportti Kuvaus Tulostaa lokin. Voit tarkistaa tämän laitteen 50 viimeisintä lähetys-/vastaanottotulosta. Tulostaa odottavien listan. Lähetettyjen ja vastaanotettujen sivujen määrä voidaan tarkistaa. Ottaa muistilukon käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Käytä tätä toimintoa siirtääksesi vastaanotetut asiakirjat etukäteen tallennetuille (faksin) vastaanottajille. Kun edelleenlähetyksen kohteeseen tai erikoislähettäjän edelleenlähetyksen kohteeseen sisältyy kansio, määritellylle kohteelle ilmoitetaan edelleenlähetyksen tuloksesta. 7

18 Toiminnon nimi Toimintojen asetus Tallenna erikoislähettäjä Tallenna muistilukon koodi Valitse pulssi-/äänitaajuusvalinta Analoginen G3-linja Valikon suojaus Kuvaus Parametriasetusten avulla erilaisia asetuksia voi muokata tarpeen mukaan. Jos haluat muuttaa toimintoasetuksia, aseta parametrikytkimet. Voit tallentaa/muuttaa/poistaa erikoislähettäjät, suorittaa alkuasennuksen ja tulostaa erikoislähettäjien luettelon. Voit myös asettaa kunkin lähettäjän toiminnot, jos erikoislähettäjät on ohjelmoitu etukäteen. Tallenna tunnus, jonka annat tulostaessasi Muistilukko-tilassa vastaanotettuja asiakirjoja. Käytä tätä toimintoa valitaksesi linjan tyypin. Määritä, onko laite liitetty puhelinverkkoon vai alanumeroon, joka vaatii ylimääräisen numeron valitsemisen. Voit määrittää käyttäjän käyttöoikeudet toiminnoille, joita myös muut kuin pääkäyttäjät voivat määrittää. Viite Yleiset asetukset 8

19 1. Lähetys Tässä osiossa selitetään peruslähetystoiminnot kuten lähetystavan tai kohteen määrittäminen. Lähetystavat Faksin voi lähettää kahdella eri tavalla: Muistilähetys Välitön lähetys Tärkeää Kun lähetät tärkeitä asiakirjoja, on suositeltavaa soittaa vastaanottajalle ja varmistaa viestin perillemeno. Muistilähetys Lähetys käynnistyy automaattisesti heti, kun alkuperäinen on tallennettu muistiin. Toiminto on hyödyllinen, kun olet kiireinen ja haluat asiakirjan nopeasti takaisin käyttöösi. Voit lähettää saman alkuperäisen usealle vastaanottajalle. Lähettäjä (tämä laite) Vastaanottaja Vastaanottaja Vastaanottaja 9

20 Lähetys 1 Välitön lähetys Valitsee vastaanottajan numeron ja lähettää alkuperäisen heti, kun se on skannattu laitteeseen. Toiminto on hyödyllinen, kun haluat lähettää alkuperäisen nopeasti tai kun haluat tarkistaa vastaanottajan. Tällä lähetystavalla alkuperäistä ei tallenneta muistiin. Voit määrittää vain yhden vastaanottajan. Lähettäjä (tämä laite) Vastaanottaja Voit vaihtaa lähetystavan painamalla {Lähetystapa}-näppäintä. FI ALT014S Tarkista käyttöpaneelista, kumpi tila on aktiivinen. Jos merkkivalo ei pala, käytössä on Välitön lähetys -tila. Viite s.16 Rinnakkaismuistilähetys s.17 Samanaikainen sarjalähetys 10

21 Lähetystavat Lähetystyypin valinta Voit valita lähetystyypin: perusfaksi, IP-faksi tai Internet-faksi. Voit vaihtaa lähetystyyppiä painamalla valmiustilanäytöllä näkyvää valintanäppäintä. 1 Tärkeää Jos haluat valita IP-faksin tai Internet-faksin vastaanottajan, valinnainen toimintojen laajennusyksikkö (Function Upgrade Option) täytyy olla asennettuna. Näytön ulkoasu riippuu siitä, onko kyseinen laajennusyksikkö asennettu. Lähetettäessä faksilinjan kautta Paina [ ], ja kohteen näyttösarakkeeseen ilmestyy -symboli. Lähetettäessä sähköpostiosoitteeseen Paina [ ], ja kohteen näyttösarakkeeseen ilmestyy -symboli. ], jolloin kohteen näyt- Lähetettäessä IP-faksin avulla Kun gatekeeper-palvelin on käytössä, paina [ tösarakkeeseen ilmestyy -symboli. ], jolloin kohteen näyttösarak- Kun SIP-palvelin on käytössä, paina [ keeseen ilmestyy -symboli. 11

22 Lähetys 1 Jos valittuna on joko gatekeeper-palvelin tai SIP-palvelin, näytöllä näkyy eikä. Paina [ ], ja kohteen näyttösarakkeeseen ilmestyy -symboli. Viite s.21 IP-faksitoiminnot s.25 Internet-faksitoiminnot 12

23 Lähetystavat Muistilähetys Muistilähetyksessä on käytössä normaalit faksi-, Internet-faksi- ja IP-faksitoiminnot. Tärkeää Jos sattuu sähkökatkos (päävirtakytkimestä katkaistaan virta) tai virtajohto irroitetaan pistorasiasta noin 12 tunnin ajaksi, kaikki muistiin tallennetut tiedostot poistetaan. Välittömästi virrankytkemisen jälkeen tulostetaan virtakatkosraportti, josta on helppo tunnistaa poistetut tiedostot. Laitteen sammuttaminen käyttökytkimestä ei poista muistiin tallennettuja asiakirjoja. Katso Vianmääritys. Jos muisti on täynnä (näytön oikeaan yläreunaan ilmestyy 0 %), muistilähetys ei ole käytössä. Käytä sen sijaan välitöntä lähetystä. A Varmista, että muistilähetyksen merkkivalo palaa. 1 FI ALT014S Normaalisti Muistilähetys-tila on valittuna. Jos näin ei ole, valittuna on Välitön lähetys -tila. Paina {Lähetystapa}-näppäintä. B Aseta alkuperäinen. C Tee haluamasi skannausasetukset. D Määritä kohde numeronäppäimiä tai pikavalintanäppäintä käyttämällä. Kun haluat määritellä kohteen pikavalintanäppäimen avulla, katso Pikavalintanäppäinten käyttö. Jos teet virheen, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja näppäile oikea numero. 13

24 Lähetys E Kun lähetät saman alkuperäisen usealle vastaanottajalle (sarjalähetys), määritä vastaanottajat painamalla [LisKohde]. 1 [LisKohde]-näppäintä ei tarvitse painaa, kun haluat lisätä vastaanottajan vastaanottajien luettelosta. F Valitse seuraava vastaanottaja. [ ]-näppäintä painamalla voi valita lähetystyypiksi faksinumeron, sähköpostiosoitteen tai IP-faksin. Faksinumero, sähköpostiosoite ja IP-faksi voidaan valita samanaikaisesti. G Paina {Aloita}-näppäintä. Jos tallennettujen kohteiden kokonaislukumäärä ylittää maksimiarvon, on mahdollista käyttää vain välitöntä lähetystä. Lisätietoja yhdelle tiedostolle määriteltyjen kohteiden enimmäismäärästä löytyy osiosta Maksimiarvot. Lisätietoja kaikille tiedostoille (mukaan lukien muistissa olevat tiedostot) määritettyjen vastaanottajien enimmäismäärästä löytyy osiosta Maksimiarvot. Lisätietoja muistilähetystä varten tallennettujen asiakirjojen enimmäismäärästä löytyy osiosta Maksimiarvot. Lisätietoja muistiin tallennettavien sivujen enimmäismäärästä (<ITU-T:n testiarkki q 1>) löytyy kohdasta Maksimiarvot. Viite s.39 Alkuperäisen tyyppi s.40 Tarkkuus s.41 Tummuus (kontrasti) s.43 Faksilinjan kautta lähettäminen s.46 Lähettäminen IP-faksin avulla s.49 Lähettäminen sähköpostiosoitteeseen s.54 Kohteen määrittely pikavalintanäppäinten avulla 14

25 Lähetystavat s.55 Kohderyhmän määrittely pikavalintanäppäinten avulla s.58 Uudelleenvalinta s.181 Maksimiarvot Yleiset asetukset Vianmääritys 1 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta Noudata näitä ohjeita, kun haluat lähettää useita alkuperäisiä valotuslasia käyttämällä. A Varmista, että muistilähetyksen merkkivalo palaa. B Aseta alkuperäisen ensimmäinen sivu valotustasolle tekstipuoli alaspäin. C Määritä vastaanottaja. D Tee haluamasi skannausasetukset. E Paina {Aloita}-näppäintä. Skannaus käynnistyy. F Aseta seuraava alkuperäinen valotustasolle 60 sekunnin kuluessa siitä, kun laite on lopettanut ensimmäisen alkuperäisen skannauksen. G Toista vaiheet D - F kaikille alkuperäisille. H Aseta viimeinen alkuperäinen ja paina {q}-näppäintä. Laite soittaa vastaanottajan faksinumeroon ja aloittaa lähetyksen. 15

26 Lähetys Rinnakkaismuistilähetys 1 Toiminnon ansiosta numero valitaan alkuperäisen asiakirjan skannauksen aikana. Vakiomuistilähetyksessä alkuperäinen tallennetaan muistiin ensin ja vastaanottajan numero valitaan sen jälkeen. Rinnakkaismuistilähetyksen avulla voit kuitenkin vahvistaa nopeasti yhteyden tilan. Alkuperäinen skannataan myös nopeammin kuin välittömässä lähetyksessä. Toiminto on hyödyllinen, kun sinulla on kiire ja tarvitset alkuperäistä asiakirjaa muihin tarkoituksiin. Tärkeää Vakiomuistilähetystä käytetään rinnakkaismuistilähetyksen sijasta seuraavissa tapauksissa: Kun linja on varattu, eikä yhteyttä saatu Lähetä myöhemmin -toiminnolla Kun tallennat alkuperäisen asiakirjan muistilähetystä varten toisen tapahtuman aikana Kun on valittu kaksi tai useampia vastaanottajia Kun alkuperäinen on lähetetty valotuslasilta Voit poistaa tämän toiminnon käytöstä tai ottaa sen käyttöön Faksi-valikon käyttäjäparametrien (kytkin 07, bitti 2) avulla. Vakiomuistilähetystä voidaan käyttää rinnakkaismuistilähetyksen sijasta, jos muisti loppuu kesken. Jos käytät tätä toimintoa, muistiraporttia ei tulosteta. Paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä, jos alkuperäinen on juuttunut tai rinnakkaismuistilähetys on keskeytynyt muistin loppumisen vuoksi. Yhteysraportti tulostetaan ja tiedostot poistetaan muistista. Rinnakkaismuistilähetystä käytettäessä faksin otsikkoon tulostetaan vain sivun numero. Alkuperäisten kokonaismäärää ei tulosteta automaattisesti. Viite Yleiset asetukset 16

27 Lähetystavat Automaattinen uudelleenvalinta Jos asiakirjaa ei voida lähettää, koska linja on varattu tai lähetyksen aikana tapahtui virhe, uudelleenvalintaa yritetään viisi kertaa viiden minuutin välein. Jos uudelleenvalinta epäonnistuu neljän yrityksen jälkeen, laite peruu lähetyksen ja tulostaa yhteysraportin tai virheraportin. 1 Jos muistiin on tallennettu suuri määrä tiedostoja, asiakirjat saattavat tulostua eri järjestyksessä kuin ne skannattiin. Useamman toiminnon yhtäaikainen käyttö Laite pystyy skannaamaan muita asiakirjoja muistiin samaan aikaan, kun se lähettää asiakirjaa muistista, vastaanottaa asiakirjaa muistiin tai tulostaa automaattisesti raporttia. Linjan käyttö on tehokasta, koska laite aloittaa toisen asiakirjan lähetyksen välittömästi nykyisen viestin lähetyksen jälkeen. Välittömän lähetyksen aikana tai käytettäessä käyttäjän työkaluja laite ei voi skannata alkuperäistä asiakirjaa. Samanaikainen sarjalähetys Tätä toimintoa käyttämällä voit lähettää saman alkuperäisen samanaikaisesti useisiin kohteisiin. Määrittäessäsi useita kohteita valitse ensin ensimmäinen kohde ja paina sitten [LisKohde] määrittääksesi seuraavan. Jos valitset samalle asiakirjalle useita vastaanottajia (sarjalähetys), asiakirjat lähetetään numeroiden valintajärjestyksessä. Jos faksiasiakirjaa ei heti voitu lähettää, laite valitsee kyseisen vastaanottajan numeron uudelleen sarjalähetykselle määritetyn viimeisen vastaanottajan jälkeen. Jos esimerkiksi asetat sarjalähetykselle neljä kohdetta A - D, ja vastaanottajien A ja C linjat ovat varattuja, laite valitsee kohteet seuraavassa järjestyksessä: A, B, C, D, A ja C. Jos haluat tarkistaa lähetyksen edistymisen, tulosta lähetystiedostojen luettelo. Jos määrität toisen lähetyksen lähetettäessä useille vastaanottajille, faksit lähetetään vuorotellen kullekin jäljellä olevalle vastaanottajalle nykyisessä ja toisessa lähetyksessä. Jos esimerkiksi määrität lähetyksen vastaanottajille A ja B sekä määrität tämän jälkeen lähetyksen vastaanottajille C ja D lähetyksen vastaanottajalle A ollessa meneillään, faksit lähetään järjestyksessä A, C, B ja D. Jos edellinen ja seuraava tiedosto ovat molemmat valmiustilassa, nekin lähetetään samassa järjestyksessä. 17

28 Lähetys 1 Jotta vältetään väärän pikavalintanäppäimen painamista vahingossa, voit asettaa, että joka kerta, kun kohde lisätään pikavalintanäppäintä käyttämällä, pitää painaa [LisKohde]. Aseta tämä asetus Faksi-valikon käyttäjäparametreissa (kytkin 17, bitti 2). Viite s.133 Muistissa olevien tiedostojen luettelon tulostaminen (Tulosta odottavien lista) Jos muisti loppuu alkuperäistä tallennettaessa Jos muisti loppuu alkuperäisen tallennuksen aikana (vapaa tila on 0 %), näytölle ilmestyy viesti Muisti on täynnä. Skannaus keskeytyy ja vain skannatut sivut tallennetaan.. Paina [Poistu]-näppäintä, jos haluat lähettää vain tallennetut sivut. Jos näin käy, vain skannatut sivut lähetetään. Jos haluat poistaa skannatut sivut ja peruuttaa lähetyksen aina, kun näin käy,ota yhteys huoltoon. ECM (virheenkorjaustila) Jos osa lähetyksestä epäonnistuu linjavian takia, kadonneet tiedot lähetetään automaattisesti uudelleen. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai poistaa sen käytöstä käyttäjäparametrien (kytkin 01, bitti 0) avulla. Tärkeää Toimintoa voi käyttää vain, jos myös toisessa laitteessa on virheenkorjaustoiminto (ECM). Toiminto ei ole käytössä Internet-faksin yhteydessä. Jos otat virheenkorjauksen (ECM) pois käytöstä, et voi käyttää seuraavia toimintoja: JBIG-lähetys Super G3-viestintä 18

29 Lähetystavat Välitön lähetys Välitön lähetys on mahdollista tavallisessa faksin lähetyksessä ja IP-faksin lähetyksessä. Tärkeää Internet-faksi toimii vain muistilähetyksessä, joka käynnistyy heti, kun asiakirjat on tallennettu laitteen muistiin. Jos määrittelet Internet-faksille välittömän lähetyksen, näytölle ilmestyy viesti Siirry muistilähetystilaan ja yritä uudelleen.. Paina tällöin [Poistu] ja vaihda sitten muistilähetykseen. Ryhmää ei voi käyttää välittömässä lähetyksessä. Et voi lähettää samaa asiakirjaa useaan kohteeseen (sarjalähetys). Jos yrität määrittää ryhmän, näytölle ilmestyy viesti Siirry muistilähetystilaan ja yritä uudelleen.. Paina tällöin [Poistu] ja vaihda sitten muistilähetykseen. A Varmista, että muistilähetyksen merkkivalo ei pala. 1 FI ALT014S Jos se palaa, valittuna on muistilähetystila. Paina {Lähetystapa}-näppäintä. B Aseta alkuperäinen. C Valitse haluamasi skannausasetukset. D Määrittele kohde numeronäppäimiä tai pikavalintanäppäintä käyttämällä. Kun haluat määritellä kohteen pikavalintanäppäimen avulla, katso Pikavalintanäppäinten käyttö. Jos teet virheen, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja näppäile oikea numero. 19

30 Lähetys E Paina {Aloita}-näppäintä. Laite soittaa vastaanottajan faksinumeroon. 1 Asiakirjoja ei tallenneta muistiin. Viite s.39 Alkuperäisen tyyppi s.40 Tarkkuus s.41 Tummuus (kontrasti) s.43 Faksilinjan kautta lähettäminen s.46 Lähettäminen IP-faksin avulla s.54 Kohteen määrittely pikavalintanäppäinten avulla s.55 Kohderyhmän määrittely pikavalintanäppäinten avulla s.58 Uudelleenvalinta Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta Noudata näitä ohjeita, kun haluat lähettää useita alkuperäisiä valotuslasia käyttämällä. A Varmista, että muistilähetyksen merkkivalo ei pala. B Aseta ensimmäinen sivu tekstipuoli alaspäin valotustasolle. C Määritä vastaanottaja. D Tee haluamasi skannausasetukset. E Paina {Aloita}-näppäintä. F Aseta seuraava alkuperäinen valotustasolle 10 sekunnin kuluessa siitä, kun laite on lopettanut ensimmäisen alkuperäisen skannauksen. G Toista vaiheet D - F kaikille alkuperäisille. H Aseta viimeinen alkuperäinen ja paina {q}-näppäintä. 20

31 IP-faksitoiminnot IP-faksitoiminnot IP-faksitoiminto lähettää ja vastaanottaa asiakirjat kahden faksin välillä, jotka on liitetty suoraan TCP/IP-verkkoon. Toiminto soveltuu saman lähiverkon tietoliikenteeseen. Sillä on seuraavat edut: Tietoliikennekustannukset alenevat IP-faksiyhteys on tavallista faksia nopeampi IP-faksi käyttää verkkoprotokollana SIP- ja H.323-protokollia. Määritä lähetettäessä IPv4-osoite tai isäntänimi faksinumeron sijasta. Kun käytössä on gatekeeper, määritä sen aliaspuhelinnumero. Kun käytössä on SIP-palvelin, voit lähettää määrittelemällä SIP-käyttäjänimen. Määrittele gatekeeperin tai SIP-palvelimen (välipalvelin, rekisteröintipalvelin, siirtopalvelin) sopivat osoitteet Faksi-valikon kohdasta IP-faksiasetukset. Lisäksi voit lähettää G3-faksilaitteeseen, joka on yhdistetty tavalliseen puhelinverkkoon T.38-yhteensopivan yhdyskäytävän avulla. 1 21

32 Lähetys Voit vastaanottaa IP-fakseja samalla tavalla kuin tavallisia fakseja. 1 Tärkeää Toimintojen laajennusyksikkö (Function Upgrade Option) täytyy asentaa, jotta IP-faksitoimintoja voidaan käyttää. Ennen kuin IP-faksitoimintoja voidaan käyttää, tämä laite pitää kytkeä lähiverkkoon (LAN) ja asettaa oikeat IP-faksiasetukset Faksi-valikosta. Ennen tämän toiminnon käyttämistä verkko on määritettävä Järjestelmäasetukset-valikosta. Tämän laitteen faksitoimintoa ei voida käyttää IPv6:n kanssa. 22

33 IP-faksitoiminnot Laitteen tukema IP-faksitoiminto on yhteensopiva suosituksen ITU-T T.38 kanssa. Viite s.111 Vastaanottotyypit Yleiset asetukset 1 Termejä Seuraavassa esitellään muutamia käsitteitä, jotka tulee tuntea IP-faksia käytettäessä: H.323 Multimediatietoliikenneprotokolla, joka lähettää tai vastaanottaa tiedostoja käyttämällä kahden pisteen välistä tietoliikennettä lähiverkon tai Internetin kautta. SIP Internet-puhelujen ohjausprotokolla, joka hyödyntää VoIP-toimintoa (äänen muuntaminen IP-paketeiksi). Se sisältää esimerkiksi istuntojen laatimisen, muokkaamisen ja päättämisen vähintään yhden osapuolen kanssa. Gatekeeper (VoIP-gatekeeper) Gatekeeper hallinnoi IP-verkkoon yhdistettyjä laitteita. Se muuntaa aliaspuhelinnumerot IPv4-osoitteiksi ja huolehtii todennustoiminnoista. Lisäksi gatekeeper vastaa kaistan (siirtonopeuden) ja käytön valvonnasta. SIP-palvelin SIP-palvelin välittää yhteyspyynnöt IP-verkkoon yhdistettyjen laitteiden kesken. Se koostuu lähinnä seuraavat kolme toimintoa omaavista palvelimista: Välityspalvelin: vastaanottaa SIP-pyynnöt ja välittää ne pyynnön lähettäneen puolesta. Rekisteröintipalvelin: Vastaanottaa tiedot laitteen osoitteesta IP-verkossa ja rekisteröi ne tietokantaan. Edelleenlähetyspalvelinta käytetään tiedusteltaessa vastaanottajan osoitetta. Yhdyskäytävä (VoIP-yhdyskäytävä) Yhdyskäytävä yhdistää puhelin- ja IP-verkon. Se sisältää esimerkiksi protokollamuunnostoiminnot näiden verkkojen yhdistämiseksi. Lisäksi se yhdistää tietoliikennelaitteita, kuten puhelimia tai telefakseja, lähiverkkoon tai muuhun verkkoon. 23

34 Lähetys Tietoja IP-faksin käyttämisestä 1 Seuraavassa on huomautuksia IP-faksin käytöstä. Saattaa olla, että et pysty lähettämään fakseja palomuurin suojaamaan verkkoon. Et voi käyttää puhelimia lähiverkossa. Jos sähkökatko kestää noin kaksitoista tuntia tai laite irrotetaan sähköverkosta noin 12 tunnin ajaksi, laitteen muistiin tallennetut asiakirjat poistetaan. Jos asiakirjoja poistetaan, laite tulostaa automaattisesti sähkökatkoraportin, kun laitteeseen kytketään jälleen virta. Tarkista raportista, mitkä asiakirjat on poistettu. Laitteen sammuttaminen käyttökytkimestä ei poista muistiin tallennettuja asiakirjoja. Katso Vianmääritys. Viite Vianmääritys Toiminnot, jotka eivät ole käytössä IP-faksin lähetyksessä Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisissa faksilähetyksissä, mutta eivät IPfakseja lähetettäessä. Suoravalinta Manuaalinen valinta 24

35 Internet-faksitoiminnot Internet-faksitoiminnot Laite muuntaa skannatut asiakirjat sähköpostin ymmärtämään muotoon ja siirtää tiedot Internetissä. Toinen Internet-faksi-laite voi ottaa vastaan tämän laitteen lähettämät sähköpostit. Faksinumeron näppäilyn sijasta voit valita vastaanottajaksi sähköpostiosoitteen. Voit myös tulostaa tai välittää edelleen vastaanotetut sähköpostifaksit. 1 Tärkeää Toimintojen laajennusyksikkö täytyy asentaa, jotta Internet-faksitoimintoja voidaan käyttää. Ennen kuin Internet-faksitoimintoja voidaan käyttää, tämä laite pitää kytkeä lähiverkkoon (LAN) ja Faksi-valikon kohdassa Internet-faksin asetukset täytyy tehdä vaadittavat asetukset. Tämän laitteen faksitoimintoa ei voida käyttää IPv6:n kanssa. Ennen kuin voit lähettää Internet-faksiasiakirjoja, aseta [Internet-faksin asetukset] arvoon [Päällä] Faksi-valikon kohdasta S-postiaset.. Asiakirjoja voidaan kuitenkin välittää tai toimittaa Internet-faksivastaanottajille, vaikka [Pois] on valittuna. Voit vastaanottaa Internet-faksiasiakirjoja määrittämällä Järjestelmäasetukset-valikon Tiedoston siirto -kohdassa [Faksin sähköposti]-valinnaksi [Ota vastaan]. 25

36 Lähetys 1 Laitteen tukema Internet-faksi-toiminto on yhteensopiva ITU-T T.37 -suosituksen kanssa. Voit ottaa vastaan sähköpostiviestejä, joiden liitteenä on TIFF-F-muodossa olevia tiedostoja. Vaikka Internet-faksiasiakirjat lähetetäänkin tavallisesti SMTP-palvelimen kautta, voit lähettää Internet-faksiasiakirjoja myös suoraan kohteisiinsa käyttämättä SMTP-palvelinta. Jos haluat toimia näin, tallenna Käytä SMTP:tä etukäteen toimintonäppäimelle. Internet-faksiasiakirjoja lähetettäessä voit määritellä asetukset Liitä aihe ja Vastaanottokuittaus kohdassa [Läh tila]. Voit rajata sähköpostiviestien koon S-postiaset. -asetuksella kohdasta Faksi. Katso kohdasta Vastaanotetut asiakirjat, kuinka tietokone vastaanottaa sähköpostin. Lisätietoja lähetystuloksen tarkistamisesta löytyy osasta "Lähetystulosten tarkistus (Lähetystiedoston tila)". Viite s.52 SMTP-palvelimen ohittaminen s.95 Vastaanottovahvistuksen pyytäminen s.94 Aiheen syöttäminen s.118 Vastaanotetut asiakirjat s.137 Lähetystulosten tarkistus (Lähetystiedoston tila) Yleiset asetukset Tietoja Internet-faksin käytöstä Seuraavassa on huomautuksia Internet-faksin käytöstä. Käytettäessä siirtopyyntöä sähköpostitse asiakirjat lähetetään A4-kokoisina. Asiakirjat, joiden koko on suurempi kuin A4, pienennetään A4-kokoisiksi. Jos vastaanottajan laitteisto on yhteensopiva T.37-tilan kanssa, asiakirjojen koko määräytyy osoitekirjan määritysten mukaan. Internet-faksilähetystä käytettäessä lähettyjen asiakirjojen tarkkuusasetus on Tarkka, vaikka määrittelisit tarkkuudeksi Hieno. Kun haluat lähettää asiakirjat tarkkuudella Tarkka, määrittele tämä tarkkuus, kun tallennat osoitekirjan kohteen. Jos lähetys ei onnistu, laite lähettää sähköpostitse siitä virheilmoituksen. Sähköposti-ilmoitusta ei kuitenkaan aina lähetetä eri syistä. On suositeltavaa vahvistaa tärkeän asiakirjan vastaanotto soittamalla vastaanottajalle. Internet-faksien turvataso on matala. On suositeltavaa käyttää puhelinverkkoa luottamuksellisiin lähetyksiin. 26

37 Internet-faksitoiminnot Äänipuheluita ei tueta lähiverkossa. Internet-faksien lähetys voi viivästyä, jos verkko on ruuhkainen. Käytä SMTP-palvelimen ohittavaa Internet-faksilähetystä, julkista puhelinverkkoa tai IP-faksia, jos lähetys on kiireinen. Jos sähkökatko kestää noin kaksitoista tuntia tai laite irrotetaan sähköverkosta noin kahdentoista tunnin ajaksi, laitteen muistiin tallennetut asiakirjat poistetaan. Jos asiakirjoja poistetaan, laite tulostaa automaattisesti sähkökatkoraportin, kun laitteeseen kytketään jälleen virta. Tarkista raportista, mitkä asiakirjat on poistettu. Laitteen sammuttaminen käyttökytkimestä ei poista muistiin tallennettuja asiakirjoja. Katso Vianmääritys. Et ehkä voi lähettää suuria tiedostoja sähköpostina. Kun muistia on vähän jäljellä, et voi ehkä lähettää Internet-fakseja. Koska laite lähettää asiakirjat TIFF-F-liitteellä varustettuna sähköpostina, tarvitaan katseluohjelma, ennen kuin vastaanotettuja fakseja voidaan tarkastella tietokoneella. Jos asiakirja on hyvin suuri, lähetyksen käynnistyminen kestää jonkin aikaa. Laite tarvitsee aikaa tietojen muuntamiseen muistissa. 1 Viite s.29 Täysi T.37-tila s.32 Paperikoko ja skannausalue s.52 SMTP-palvelimen ohittaminen Vianmääritys Toiminnot, jotka eivät ole käytössä sähköpostin lähetyksessä Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisissa faksilähetyksissä, mutta eivät Internet-faksissa. Välitön lähetys SUB-koodilähetys Suoravalinta Manuaalinen numeron valinta JBIG-lähetys ECM (virheenkorjaustila) 27

38 Lähetys Toiminnot, jotka eivät ole käytössä sähköpostin vastaanotossa 1 Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisen faksin vastaanotossa, mutta eivät Internet-faksissa. Muistilukkovastaanotto SEP-koodivastaanotto Valtuutettu vastaanotto Sähköpostin aihe Jos lähetät sähköpostin määrittelemättä sen aihetta, sille annetaan automaattisesti aihe. Aiheet vaihtelevat Leimaa lähettäjänimi -kohdassa määriteltyjen asetusten mukaan. Kun Leimaa lähettäjänimi -asetus on käytössä: Kohteesta Lähettäjän nimi (Faksiviesti nro xxxx) Kun Leimaa lähettäjänimi -asetus on poissa käytöstä: Jos Oma faksinumero ja Oma nimi on tallennettu: Kohteesta Oma faksinumero ( Oma nimi )(Faksiviesti nro xxxx) Jos vain Oma faksinumero on tallennettu: Kohteesta Oma faksinumero (Faksiviesti nro xxxx) Jos vain Oma nimi on tallennettu: Kohteesta Oma nimi (Faksiviesti nro xxxx) Jos ei ole tallennettu Omaa faksinumeroa eikä Omaa nimeä: Faksiviestin nro xxxx xxxx tarkoittaa lähetysraporttiin eli lokiin tallennettua asiakirjan numeroa. Viite s.89 Lähetysasetukset 28

39 Internet-faksitoiminnot Täysi T.37-tila Tämä laite on yhteensopiva T.37 -tilan kanssa. T.37 -tila on Internet-faksilähetysten kansainvälinen standardi. (ITU-T-suositus, RFC2532) Kun kahden T.37 -yhteensopivan laitteen välille muodostetaan Internet-yhteys, vastaanottaja lähettää vastaanottokuittauksen sähköpostiviestin liitetiedostona. Vastaanottokuittaus sisältää vastaanottotiedot, kuten pakkaustyyppi, paperikoko ja tarkkuus. Jos vastaanottaja on ohjelmoitu osoitekirjaan täysin yhteensopivaksi, lähettäjä tallentaa automaattisesti kaikki vastaanotetut tiedot Osoitekirjaan. Tällöin voit lähettää muita Internet-faksiasiakirjoja vastaanottajalle näiden tietojen mukaan. 1 Vastaanottokuittauksen palauttaminen Jos lähettäjä pyytää vastaanottokuittausta, sähköpostiviestin liitteenä vastaanotettu vastaanottokuittaus sisältää vastaanottotiedot, jotka koskevat esimerkiksi pakkaustyyppiä, paperikokoa ja tarkkuutta. Vastaanotetun vastaanottokuittauksen sisällön tallentaminen Kun lähettäjä vastaanottaa vastaanottokuittauksen, joka sisältää vastaanottotiedot, lähettäjä tarkistaa vastaanottajan Osoitekirjaan tallennetun osoitteen. Jos se on tallennettu täydellinen tila -vastaanottajaksi, lähettäjä tallentaa automaattisesti vastaanottajan tiedot. Nämä tiedot päivitetään aina, kun lähettäjä vastaanottaa uusia vastaanotto-ominaisuustietoja. Lähettäjä lähettää asiakirjat näiden tietojen mukaan. Jos vastaanottava laite on ohjelmoitu yhteensopivaksi yksinkertainen-tilan kanssa tai sitä ei ole Osoitekirjassa, vastaanottajan vastaanottotietoja ei voi tallentaa. Jos tiedät vastaanottajan vastaanottotiedot, voit määrittää ne manuaalisesti. Vastaanottovahvistuksen pyytäminen Jos vastaanottaja tukee täydellistä T.37-tilaa ja on ohjelmoitu Osoitekirjaan täydellinen-tilan kanssa yhteensopivaksi, lähettävä laite pyytää vastaanottovahvistusta vastaanottajalta. Tämän jälkeen laite vastaanottaa vastaanottokuittauksen, joka sisältää vastaanottajan vastaanottotiedot. Web Image Monitor -ohjelmalla voi tallentaa vastaanottotiedot manuaalisesti. Käyttämällä Internet-faksilähetystä voit lähettää asiakirjat useille vastaanottajille samanaikaisesti. Jos kuitenkin määrität täydellinen tila -vastaanottajia, lähetys tehdään yksitellen määritetyssä järjestyksessä, sillä vastaanottajilla voi olla erilaiset vastaanottomahdollisuudet. Viite s.95 Vastaanottovahvistuksen pyytäminen s.174 Kohdetietojen tallentaminen selaimen avulla 29

40 Lähetys Alkuperäisten asettaminen 1 Aseta alkuperäinen joko valotustasolle tai lisävarusteena hankittavaan syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen. Tietoja alkuperäisten asettamisesta saat seuraavista osioista: Alkuperäisten asettaminen valotustasolle Kopiokoneen käyttöohje Alkuperäisten asettaminen syöttölaitteeseen (lisävaruste) tai kääntävään syöttölaitteeseen (lisävaruste) Kopiokoneen käyttöohje Huomaa, että kopiointitoiminnon [Erikoispaperi] -asetusta ei voida käyttää faksitoiminnossa. Tärkeää Jos asetat A5-kokoisia alkuperäisiä valotustasolle, laite ei tunnista niitä. Aseta A5-kokoiset alkuperäiset syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen. Älä avaa syöttölaitetta tai kääntävää syöttölaitetta alkuperäisten skannauksen aikana. A4-, B4 JIS (Japanese Industrial Standard) -, A3-, 8 1 / 2" 11"-, 8 1 / 2 " 14"- ja 11" 17"- kokoisten alkuperäisten asettaminen A5- ja B5 JIS -kokoisten alkuperäisten asettaminen 30

41 Alkuperäisten asettaminen Kun skannaat useita alkuperäisiä käyttämällä syöttölaitetta tai kääntävää syöttölaitetta, aseta alkuperäiset nipuksi. Kun faksia lähetetään, sivun tulostumiseen toisessa päässä vaikuttavat vastaanottajan päätelaitteessa käytettävissä olevan paperin koko ja suunta. Jos vastaanottaja ei käytä alkuperäistä vastaavaa paperikokoa ja suuntaa, faksi saattaa tulostua pienennettynä, molemmista reunoista leikattuna tai jaettuna kahdelle tai useammalle arkille. Kun lähetät tärkeän alkuperäisen, tarkista vastaanottajalta, minkä kokoista ja suuntaista paperia heidän laitteessaan on. Asiakirjat, jotka ovat pidempiä kuin 800 mm (32"), on lähetettävä muistilähetyksellä (välitöntä lähetystä ei voi käyttää). Jos alkuperäinen asiakirja juuttuu, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja poista alkuperäinen varovasti. Varmista, että muste, korjausaine, jne. ovat täysin kuivuneet, ennen kuin asetat alkuperäisen. Jos alkuperäinen asiakirja on vielä kostea, valotustaso saattaa tahriintua ja tahrat tulostuvat myös vastaanotettavalle sivulle. Aseta A4, 8 1 / 2 " 11" -kokoiset alkuperäiset yleensä vaakasuuntaan (L). Jos asetat A4, 8 1 / 2 " 11" -kokoiset alkuperäiset pystysuuntaan (K), sivua käännetään lähetyksessä 90. Voit lähettää ensimmäisen sivun valotustasolta ja jäljellä olevat sivut syöttölaitetta tai kääntävää syöttölaitetta käyttämällä. Et voi kuitenkaan vaihtaa syöttölaitteesta tai kääntävästä syöttölaitteesta valotustasoon. Jos haluat käyttää muistilähetystä, katso lisätietoja kohdasta Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta. Jos lähetys tapahtuu välittömästi, lisätietoja löytyy myös kohdasta "Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta". Internet-faksitoimintoa käytettäessä alkuperäiset lähetetään A4-kokoisina. Asiakirjat, joiden koko on suurempi kuin A4, pienennetään A4-kokoisiksi. Jos vastaanottajan laitteisto on yhteensopiva T.37-tilan kanssa, asiakirjojen koko määräytyy osoitekirjan määritysten mukaan. Tietoja tästä laitteesta tulostetaan kohteessa. Nämä tiedot tulostetaan arkin vasempaan reunaan käyttäjästä päin katsottuna, kun asiakirjoja asetetaan valotustasolle, syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen. Asiakirjaa käännetään tulostettaessa 90 astetta, jos A4-kokoinen (8 1 / 2 11 ) alkuperäinen asetetaan pystysuuntaan (K). Katso hyväksyttävät alkuperäisten koot kohdista Alkuperäisten hyväksyttävät koot, Paperikoko ja skannausalue, Jos laite ei havaitse alkuperäisen kokoa, Vaikeasti tunnistettavat koot, Leima ja Tyhjän sivun tunnistus". 1 Viite s.15 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta s.20 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta s.29 Täysi T.37-tila s.32 Alkuperäisten hyväksyttävät koot 31

42 Lähetys 1 s.32 Paperikoko ja skannausalue s.34 Jos laite ei havaitse alkuperäisen kokoa s.35 Vaikeasti tunnistettavat koot s.36 Lähetys, jossa asiakirjaa käännetään s.36 Leima s.38 Tyhjän sivun tunnistus Yleiset asetukset Kopiokoneen käyttöohje Alkuperäisten hyväksyttävät koot Alkuperäisen paikka Suositellut koot Arkkien enimmäismäärä Paperin paksuus Valotuslasi Suurin koko A3 ( mm), 11" 17" ( mm) Syöttölaite tai kääntävä syöttölaite, yksipuolinen asiakirja Faksin lähetys: A5K-A3 L (pituus enintään 1200 mm) 8 1 / 2 " 5 1 / 2 " K - 11" 17"L 30 arkkia tai 50 arkkia ARDF:lle (80 g/m 2, 20 lb) g/m 2 (14-28 lb) Kääntävä syöttölaite, kaksipuolinen asiakirja Faksin lähetys: A5K-A3 L (pituus enintään 432 mm) 8 1 / 2 " 5 1 / 2 " K - 11" 17"L 50 arkkia (80 g/m 2, 20 lb) g/m 2 (17-28 lb) Paperikoko ja skannausalue Tärkeää Jos asetat valotuslasille alkuperäisen, joka on suurempi kuin A3, 11" 17", vain A3, 11" 17"-kokoinen alue skannataan. Valotustaso Sijaintimerkki Koko vaakasuunnassa Koko pystysuunnassa Suurin skannausalue FI CP01AE1N 32

43 Alkuperäisten asettaminen Syöttölaite tai kääntävä syöttölaite 1 Suurin skannausalue Skannausalue voi olla korkeintaan: Muistilähetys: mm/11" 47" (L P) syöttölaitteesta tai kääntävästä syöttölaitteesta Välitön lähetys: mm/11" 47" (L P) syöttölaitteesta tai kääntävästä syöttölaitteesta mm/11" 17" (L P) (valotuslasilta) Sivun koko voi olla erilainen, kun se tulostetaan vastaanottajan laitteella. Vaikka alkuperäinen olisi asetettu oikein valotustasolle, syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen, alkuperäisen jokaisesta reunasta saatetaan jättää lähettämättä 3 mm:n (0,1") levyinen alue. Jos vastaanottaja käyttää alkuperäistä asiakirjaa kapeampaa paperia, sivu pienennetään vastaanottajan paperin leveyttä vastaavaksi. Välittömän lähetyksen aikana skannausalue voi olla kapeampi kuin mm (47") merkkikoon ja vastaanottajan laiteasetusten mukaan. Laite tunnistaa paperikoot seuraavilla tavoilla: Kun asetat alkuperäisen syöttölaitteeseen tai kääntävään syöttölaitteeseen, jonka leveys on yli 264 mm (10,4"), se skannataan kokoon A3, 11" 17". Jos alkuperäinen on kapeampi kuin 230 mm (9,1"), se lähetetään 8 1 / 2 " 11"- tai 8 1 / 2 " 14"- kokoisena, ja jos se on taas kapeampi kuin 264 mm (10,4"), se skannataan B4 JIS-kokoisena. Skannattavan alkuperäisen enimmäispituus on mm (47,2"). Katso alla olevasta taulukosta, mitä kokoja laite tunnistaa, kun asetat alkuperäisen valotuslasille. Koska laite skannaa muita kuin vakiokokoisia alkuperäisiä vakiokokoisina, osa sivusta voi jäädä skannaamatta asiakirjan pituudesta riippuen. 33