FAX Option Type Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> Käyttöohjeet

Transkriptio

1 FAX Option Type 3045 Käyttöohjeet Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> Ennen käyttöönottoa Faksin lähetys Internet-faksin käyttö Tietojen tallentaminen Vianmääritys Lue tämä ohje huolellisesti ennen laitteen käyttöönottoa ja säilytä se helposti saatavilla tulevaa käyttöä varten. Jotta laitetta käytettäisiin turvallisesti ja oikealla tavalla, lue sen turvallisuustiedot ennen käyttöä.

2 Johdanto Käyttöohje sisältää yksityiskohtaisia ohjeita ja tietoja laitteen toiminnoista ja käytöstä. Lue tämä käyttöohje huolellisesti ennen laitteen käyttöä oman turvallisuutesi vuoksi ja kaiken hyödyn saamiseksi laitteesta. Säilytä käyttöohje laitteen lähellä helposti saatavilla. Huomautuksia Kuvien laitteet voivat hieman poiketa omistamastasi laitteesta. Kaikkia lisävarusteita ei ehkä ole saatavana kaikissa maissa. Kysy lisätietoja jälleenmyyjältä. Tässä ohjeessa käytetään kahta eri mittayksikköä. Käytä metriyksikköjä tämän laitteen kanssa. Tärkeää Käyttöohjeen tietoja voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta. Yhtiö ei ole missään oloissa vastuussa suorista, epäsuorista, erityisistä, satunnaisista tai seuraamuksellisista vahingoista, joita laitteen käsittely tai käyttö voi aiheuttaa. Tavaramerkit Microsoft ja Outlook ovat Microsoft Corporation -yrityksen tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems Incorporated -yrityksen rekisteröityjä tavaramerkkejä. Muut tässä käytetyt tuotenimet ovat tunnistamista varten ja ne voivat olla yritystensä tavaramerkkejä. Luovumme kaikista oikeuksista näihin tavaramerkkeihin.

3 Laitteen käyttöohjeet Seuraavissa käyttöohjeissa kuvataan tämän laitteen käyttöä. Tutustu toimintoihin vastaavista oppaista. Toimitetut käyttöohjeet ovat laitekohtaisia. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader tarvitaan käyttöohjeiden lukemiseksi PDF-muodossa. Mukana toimitetaan kaksi CD-ROM-levyä: CD-ROM 1 Operating Instructions (Käyttöohjeet) CD-ROM 2 Scanner Driver and Document Management Utility (Skanneriohjain ja asiakirjojen hallinnan apuohjelmat) Yleiset asetukset (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Oppaassa on yleiskuvaus laitteesta ja siinä kuvataan järjestelmäasetuksia (kuten paperikasettien asetuksia), asiakirjapalvelimen toiminno ja vianmääritystä. Katso tästä käyttöoppaasta ohjeita Osoitekirjan toiminnoista kuten faksinumeroiden tallennus, sähköpostiosoitteet ja käyttäjäkoodit. Turvallisuusohjeet Tämä käyttöopas on tarkoitettu laitteesta vastuussa oleville pääkäyttäjille. Siinä kuvataan turvatoimia, joiden avulla pääkäyttäjät voivat estää tietojen muuttamisen tai laitteen luvattoman käytön. Lisäksi tässä käyttöoppaassa on tietoja pääkäyttäjien rekisteröimisestä sekä käyttäjien ja pääkäyttäjien todennuksesta. Verkko-opas (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Oppaassa kerrotaan, miten laitteen asetukset määritetään ja tulostinta käytetään verkkoympäristössä, ja kuvataan ohjelmiston käyttöä. Tässä käyttöoppaassa kerrotaan kaikista malleista. Siksi kaikki siinä kuvatut toiminnot ja asetukset eivät ehkä ole käytettävissä laitteessasi. Kuva, piirrokset, toiminnot ja tuetut käyttöjärjestelmät saattavat erota mallistasi. Kopiokoneen käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään laitteen toimintoja ja vianmääritystä, kun sitä käytetään kopiokoneena. Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> (tämä käsikirja) (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään laitteen käyttö, toiminnot ja vianmääritys, kun sitä käytetään faksina. i

4 Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään faksitoimintoja, kuten puhelinlinja-asetuksia ja tunnusten rekisteröimistä. Tulostimen käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään laitteen toiminnot, asetukset ja vianmääritys, kun sitä käytetään tulostimena. Skannerin käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään laitteen käyttö, toiminnot ja vianmääritys, kun sitä käytetään skannerina. DeskTopBinder Lite -apuohjelman ohjeet DeskTopBinder Lite -apuohjelma on CD-ROM-levyllä Scanner Driver and Document Management Utility (Skanneriohjain ja asiakirjojen hallinnan ohjelmat). DeskTopBinder Lite Asennusohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 2) Sisältää DeskTopBinder Lite-apuohjelman yksityiskohtaisen asennusohjeen ja käyttöympäristön kuvauksen. Ohjeen saa esiin [Asennus]-valintaikkunasta, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. DeskTopBinder Johdanto-opas (PDF-tiedosto - CD-ROM 2) Sisältää DeskTopBinder Lite-apuohjelman käytön kuvauksen ja yleiskatsauksen ohjelman toiminnasta. Ohje lisätään [Käynnistä] -valikkoon, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. Auto Document Link -opas (PDF-tiedosto - CD-ROM 2) Ohjeessa selvitetään DeskTopBinder Lite -apuohjelman kanssa asennettavan Auto Document Link -apuohjelman käyttö ja toiminnot. Ohje lisätään [Käynnistä] -valikkoon, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. Muut käyttöohjeet PostScript 3 Täydennysosa (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) UNIX Täydennysosa (saatavana valtuutetulta jälleenmyyjältä tai PDF-tiedostona Internet-sivuiltamme) Seuraavista ohjelmistotuotteista käytetään yleisnimiä: DeskTopBinder Lite ja DeskTopBinder Professional DeskTopBinder ScanRouter V2 Lite ja ScanRouter EX Professional (lisävaruste) ScanRouter -ohjelma SmartDeviceMonitor for Admin ja SmartDeviceMonitor for Client SmartDeviceMonitor for Admin/Client ii

5 SISÄLLYSLUETTELO Laitteen käyttöohjeet...i Miten käyttöohjetta luetaan...1 Symbolit...1 Tärkeimpien toimintojen nimet Ennen käyttöönottoa Ohjauspaneeli...3 Näytön viestien lukeminen...6 Näytön viestien lukeminen ja näppäinten käyttö...7 Käyttäjän todennus...9 Käyttäjäkooditodennus (käyttämällä ohjauspaneelia)...9 Käyttäjäkooditodennus (käyttämällä tulostinohjainta)...9 Sisäänkirjaus (käyttämällä ohjauspaneelia)...9 Uloskirjaus (käyttämällä ohjauspaneelia)...10 Sisäänkirjaus (käyttämällä tulostinohjainta)...10 Sisäänkirjaus (käyttämällä selainta)...10 Uloskirjaus (käytettäessä selainta) Faksin lähetys Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen...11 Skannausalueen asetus...13 Lähetystavat...16 Muistilähetyksen tai välittömän lähetyksen valinta...16 Muistilähetys...17 Muistilähetyksen peruminen...21 Ennen alkuperäisten skannausta...21 Alkuperäisen skannauksen aikana...21 Alkuperäisen lähetyksen aikana...22 Ennen lähetyksen käynnistymistä...23 Välitön lähetys...24 Välittömän lähetyksen peruminen...26 Ennen {Aloita} -näppäimen painamista...26 {Aloita} -näppäimen painamisen jälkeen...26 Lähetyksen vahvistaminen...27 Vahvistus näytöllä...27 Vahvistus raportissa...27 Muistilähetys...27 Välitön lähetys...27 Vahvistus sähköpostitse...27 Vahvistus raportissa ja sähköpostitse...28 Yhteysraportti (muistilähetys)...28 Välittömän lähetyksen raportti (välitön lähetys)...29 iii

6 Skannausasetukset...30 Tarkkuus...30 Alkuperäisen tyyppi...31 Valotus (kontrasti)...32 Erilaiset skannausasetukset monisivuisille alkuperäisille...33 Kun asetat alkuperäiset valotustasolle...33 Kun asetat alkuperäiset lisävarusteena saatavaan syöttölaitteeseen...34 Vastaanottajan valitseminen...35 Faksinumeron näppäily...35 Tauko...36 Äänitaajuus...36 Sähköpostiosoitteen kirjoittaminen...37 Ohitettaessa SMTP-palvelin...38 IP-faksiosoitteen kirjoittaminen...39 Kohteiden tallentaminen osoitekirjaan...41 Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi...41 Vastaanottajan haku...44 Haku kohdenimen mukaan...44 Haku faksinumeron mukaan...45 Haku sähköpostiosoitteen mukaan...46 Etsi IP-faksikohteen mukaan...47 Etsi LDAP-palvelimesta...48 Kohdenumeron asettaminen...50 Faksin vastaanotto...51 Vastaanottotavan vaihtaminen...51 Faksin manuaalinen vastaanotto Internet-faksin käyttö Internet-faksitoiminnot (määrittämällä sähköpostiosoite)...53 Huomautuksia Internet-faksin käytöstä...54 Toiminnot, joita ei voi käyttää Internet-faksilähetyksissä...55 Toiminnot, joita ei voi käyttää Internet-faksin vastaanotossa...55 T.37-tila...56 Internet-faksien lähetys...57 SMTP-palvelimen ohitus...64 Vastaanoton vahvistaminen...65 Internet-faksin lähetyksen peruminen...66 Ennen alkuperäisten skannausta...66 Alkuperäisen skannauksen aikana...66 Alkuperäisen skannauksen jälkeen...67 Internet-faksiasiakirjojen vastaanotto...68 Sähköpostin automaattinen vastaanotto...68 Sähköpostin manuaalinen vastaanotto...68 Vastaanotettu asiakirja...70 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IP-osoite)...71 Tietoja IP-faksin käyttämisestä...73 Toiminnot, jotka eivät ole käytössä IP-faksissa...73 Lähettäminen IP-faksin avulla...74 iv

7 4. Tietojen tallentaminen Alkuasetukset ja säädöt...77 Tallentaminen...78 Muokkaus...80 Poistaminen...81 Vastaanottajien tallentaminen osoitekirjaan Vianmääritys Äänenvoimakkuuden säätö...85 Kun {Faksi} -näppäimessä palaa punainen merkkivalo...87 Kun väriaine loppuu...88 Virheilmoitukset ja niiden merkitykset...89 Ongelmien ratkaisu...95 Kun tapahtuu jotain odottamatonta...99 HAKEMISTO v

8 vi

9 Miten käyttöohjetta luetaan Symbolit Käyttöohjeessa käytetään seuraavia symboleja: R VAROITUS: Symboli viittaa vaaratilanteeseen, joka voi aiheuttaa kuoleman tai vakavan henkilövahingon, jos laitetta käytetään symbolilla merkittyjen ohjeiden vastaisesti. Muista lukea kaikki Turvallisuustiedot Yleiset asetukset -oppaasta. R TÄRKEÄÄ: Symboli viittaa vaaratilanteeseen, joka voi aiheuttaa lievän tai keskivaikean henkilövahingon tai omaisuusvahingon ilman henkilövahinkoja, jos laitetta käytetään symbolilla merkittyjen ohjeiden vastaisesti. Muista lukea kaikki Turvallisuustiedot Yleiset asetukset -oppaasta. *Edellä esitetyt huomautukset koskevat käyttäjän turvallisuutta. Tärkeää Jos symboliin liittyvää ohjetta ei noudateta, paperi voi juuttua koneeseen, alkuperäinen voi vaurioitua tai tietoa voi kadota. Lue ohjeet tarkoin. Valmistelut Symbolilla merkittyjä tietoja ja valmisteluja koskevia ohjeita tarvitaan ennen laitteen käyttöä. Symbolin yhteydessä kerrotaan käyttöön liittyvistä varotoimenpiteistä tai häiriötilanteen jälkeen tarvittavista toimenpiteistä. Rajoitus Symbolin yhteydessä annetaan numeeriset raja-arvot tai kerrotaan toiminnoista, joita ei voi käyttää yhdessä tai olosuhteista, joissa tiettyä toimintoa ei voi käyttää. Viite Symboli viittaa laitteen muihin ohjeisiin. [ ] Laitteen näytön näppäimet. [ ] Tietokoneen näytön näppäimet ja painikkeet. { } Laitteen ohjauspaneelin näppäimet. 1

10 Tärkeimpien toimintojen nimet Tässä käsikirjassa käytetään seuraavia nimityksiä laitteen tärkeimmistä toiminnoista: Internet-faksi (määrittämällä sähköpostiosoite) Internet-faksi Internet-faksi (määrittämällä IP-osoite) IP-faksi 2

11 1. Ennen käyttöönottoa Ohjauspaneeli Oman laitteesi ohjauspaneeli voi poiketa kuvassa näkyvästä sen mukaan, mitä lisävarusteita laitteeseen on asennettu. Kuvassa näkyvään laitteeseen on asennettu kaikki lisävarusteet. FI AJA001S 1. Merkkivalot Näyttää virheet ja laitteen tilan. L: Huoltotarpeen merkkivalo x: Paperitukoksen merkkivalo M: Etuluukku on auki d: Lisää niittejä -merkkivalo D: Lisää väriainetta -merkkivalo B: Paperi loppunut -merkkivalo Katso Yleiset asetukset. 2. {Käyttäjän työkalut/laskuri}-näppäin Käyttäjän työkalut: Paina, jos haluat siirtyä Käyttäjän työkalut valikkoon. Näillä työkaluilla voit muokata oletusasetuksia. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Laskuri: Näyttää ja tulostaa kopioitujen tai tulostettujen sivujen kokonaismäärän. 3. Näyttö Näytön viesteissä saat tietoja laitteen toiminnoista ja tilasta. Viestit näkyvät tässä näytössä. Katso s.6 Näytön viestien lukeminen. 4. {Tarkista valinnat}-näppäin Painamalla tätä näppäintä, ennen kuin painat {Aloita}-näppäintä, voit tarkistaa lähetettävän faksin asetukset. Katso s.19 Lähetysasetusten tarkistus. 5. {Ohjelma}-näppäin Voit tallentaa yleisimmin käytetyt asetukset ja ottaa käyttöön aikaisemmin tallennettuja asetuksia. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 6. {Tyhjennä valinnat}-näppäin Paina, kun haluat peruuttaa asetukset. 3

12 Ennen käyttöönottoa 1 7. Päällä-merkkivalo Merkkivalo syttyy, kun laitteeseen kytketään virta käyttökytkimestä. Tärkeää Älä katkaise virtaa päävirtakytkimestä, kun Päällä-merkkivalo palaa tai vilkkuu. Virran katkaiseminen saattaa vaurioittaa kiintolevyä. Jos päävirtakytkin on päällä, vaikka Päällä-merkkivalo ei pala, laite voi vastaanottaa fakseja. 8. Päävirtakytkimen merkkivalo Merkkivalo syttyy, kun laitteeseen kytketään virta päävirtakytkimestä. Katso Yleiset asetukset. 9. Käyttökytkin Kytke laitteeseen virta painamalla tätä kytkintä (Päällä-merkkivalo syttyy). Katkaise virta painamalla samaa kytkintä uudestaan (Päällä-merkkivalo sammuu). Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Käyttökytkin ei toimi, kun näytössä näkyy [Käyttäjän työkalut/laskuri/kysely]. 10. Tiedon vastaanoton merkkivalo Vilkkuu, kun lähetys, tulostaminen tai tallentaminen asiakirjapalvelimelle ovat meneillään ja käytössä on LAN-Fax Driver. 11. Luottamuksellisen tiedoston merkkivalo Merkkivalo syttyy, kun viesti on vastaanotettu luottamuksellisesti tai henkilökohtaiseen postiin. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Vilkkuu, kun Muistilukko-tiedosto on saapunut. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 12. Tiedoston vastaanoton merkkivalo Syttyy, kun on vastaanotettu asiakirja, joka ei ole luottamuksellinen tai lukittu tiedosto. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Syttyy myös silloin, kun asiakirja on vastaanotettu, jos vastaanottoasetuksena on Tallenna. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 13. Tiedonsiirron merkkivalo Merkkivalo syttyy faksin lähetyksen tai vastaanoton aikana. 14. Toiminnon tilan merkkivalot Kun merkkivalo on vihreä, toiminto on käytössä. Kun merkkivalo on punainen, vastaava toiminto on keskeytetty. Paina toiminnon näppäintä ja noudata näyttöön tulevia ohjeita. 15. Toimintonäppäimet Valitse haluamasi toiminto painamalla {Kopiointi}, {Asiakirjapalvelin}, {Faksi}, {Tulostin} tai {Skanneri}-näppäintä. Näytön sisältö muuttuu vastaavasti. Valitun toiminnon merkkivalo syttyy. 16. {Aloita man.vst.o.}-näppäin Paina, kun Manuaalinen vastaanotto on asetettu. Katso s.52 Faksin manuaalinen vastaanotto. 17. {Suoraval.}-näppäin Paina näppäintä ja valitse numero, kun kuulet valintaäänen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 18. {Ääni}-näppäin Paina, jos haluat lähettää äänitaajuussignaaleja pulssivalintaiselle linjalle. Katso s.36 Äänitaajuus. 4

13 Ohjauspaneeli 19. {Tauko/Uud. val.}-näppäin Tauko: Lisää tauon, kun valitaan tai tallennetaan faksinumeroa. Taukoa ei voi lisätä ensimmäiseksi merkiksi. Katso s.36 Tauko. Uudelleenvalinta: Paina jos haluat valita uudelleen yhden kymmenestä viimeksi valitusta numerosta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 20. Numeronäppäimet Valitse faksinumerot tai syötä kopioiden lukumäärä. 21. {#}-näppäin (Enter-näppäin) Tallentaa annetut numerot tai asetukset. 22. {Tyhjennä/Seis}-näppäin Tyhjennä: Poistaa syötetyt numerot tai merkit. Seis: Keskeyttää nykyisen toiminnon (lähetys, skannaus, kopiointi tai tulostus). 23. {Aloita}-näppäin Paina, kun haluat käynnistää faksaamisen tai raporttien tai luetteloiden tulostamisen. 1 5

14 Ennen käyttöönottoa Näytön viestien lukeminen 1 Näyttö opastaa toimintojen käytössä ja siihen ilmestyy viestejä sekä tietoa laitteen tilasta ja vastaanottajaluettelon sisällöstä. Katso Yleiset asetukset. Jos painat {Telefaksi}- tai {Tyhjennä valinnat} -näppäintä käytön aikana, laite siirtyy faksilaitteen valmiustilaan. Kukin näkyviin tuleva toiminnon nimi toimii valintanäppäimenä. Koskettamalla sitä voit valita tai määrittää toiminnon. Kun valitset tai määrität toiminnon, sen nimi korostuu:. Jos toimintoa ei ole valittu tai määritetty, sen nimi näkyy harmaana:. Laite siirtyy automaattisesti valmiustilaan, jos sitä ei käytetä tietyn ajan kuluessa. Voit valita ajan Faksin nollausaika -toiminnolla. Katso Yleiset asetukset. Laite palaa oletustilaan jokaisen lähetyksen jälkeen, kun valitset [Nollaus skannauksen jälkeen] kohdasta Yleisasetukset/ Aseta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 6

15 Ohjauspaneeli Näytön viestien lukeminen ja näppäinten käyttö Näytön sisältö vaihtelee asennettujen lisävarusteiden mukaan. Aloitusnäyttö 1 FI AJC002S 1. Tästä valitaan skannausehdot ja - koot. 2. Tässä näkyy päivämäärä ja kellonaika, vastaanottajan nimi ja vastaanottajan faksinumero sekä alkuperäisen asiakirjan koko. Kun käyttäjän todentaminen on otettu käyttöön, näkyviin tulee sisäänkirjautumisnimi. 3. Voit syöttää tai lisätä faksinumeroita, sähköpostiosoitteen tai IP-faksin numeron. Internet-faksiasetus Päällä : IP-faksi-, H.323- ja SIP-asetus Päällä : Internet-faksiasetus Päällä ja IPfaksi-, H.323-, SIP-asetus Päällä : Internet-faksi- tai IP-faksitoiminnon käyttö edellyttää lisävarusteena saatavilla olevaa tulostinta/skanneria. Voit vaihtaa Internet-faksin asetuksia Faksin asetukset -valikon kohdasta Sähköpostiasetukset. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Voit vaihtaa IP-faksin asetuksia Faksin asetukset -valikossa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 7

16 Ennen käyttöönottoa 1 4. Tässä näkyvät viestit ja laitteen tila. 5. Tässä näkyy vastaanottajan faksinumero. Kun lisäät vastaanottajia numeronäppäimillä, paina [Lisää]. 6. Paina, jos haluat näyttöön tietoja lähetyksestä. 7. Vuorottelee muistilähetyksen ja välittömän lähetyksen välillä. Katso s.16 Muistilähetyksen tai välittömän lähetyksen valinta. 8. Tässä näkyvät usein käytetyille toiminnoille asetetut pikanäppäimet. [Lähetystiedostojen tila] ja [Vastaanotettujen tiedostojen tila] on asetettu valmiiksi. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 9. Näyttää lähetystoiminnot. Katso s.16 Lähetystavat ja Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 10. Nimiönäppäimet tulevat näkyviin. Voit siirtyä sivulta (näytöltä) toiselle vastaanottajaluettelossa. Katso s.42 Vastaanottajaluetteloiden nimiöiden vaihtaminen. 11. Voit etsiä vastaanottajaa nimen, faksinumeron, sähköpostiosoitteen tai tallennusnumeron mukaan. 12. Näkyy vastaanottajanäppäimissä, jotka on tallennettu siirtoasemaksi. 13. Näkyy vastaanottajanäppäimissä, joihin on tallennettu vastaanottajaryhmä. Katso Yleiset asetukset. Kun haluat palata valmiustilaan, tee jompikumpi seuraavista: Jos olet asettanut alkuperäisen syöttölaitteeseen etkä ole painanut {Aloita}- näppäintä, poista alkuperäinen. Jos alkuperäistä ei ole asetettu, paina {Tyhjennä valinnat}-näppäintä. Jos olet Käyttäjän työkalut -valikossa, paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}-näppäintä. 8

17 Ohjauspaneeli Käyttäjän todennus Jos käyttäjän todennus (käyttäjäkoodi-, perus-, Windows -, LDAP- tai integrointipalvelimen todennus) on otettu käyttöön, todentamisikkuna tulee näkyviin. Jos oikeaa käyttäjänimeä ja salasanaa ei syötetä, laitetta ei voi käyttää. Kun haluat käyttää laitetta, kirjaudu sisään. Kun olet valmis, kirjaudu ulos. Muista kirjautua ulos, jotta asiattomia käyttäjiä estetään käyttämästä laitetta. Kysy pääkäyttäjältä käyttäjänimi, salasana ja käyttäjäkoodi. Saat pääkäyttäjiltä lisätietoja eri todennusvaihtoehdoista. Käyttäjäkoodin todennuksessa syötä se numero, joka on tallennettu Osoitekirjaan käyttäjänimeksi. Käyttäjäkooditodennus (käyttämällä tulostinohjainta) Kun käyttäjätodennus on käytössä, voit määrittää käyttäjäkoodin tulostinohjaimen ominaisuuksiin. Katso lisätietoja tulostinohjaimen ohjetiedostosta. Sisäänkirjaus (käyttämällä ohjauspaneelia) Käytä seuraavaa sisäänkirjausmenetelmää, kun perus-, Windows-, LDAP- tai integrointipalvelimen todennus on käytössä. A Paina [Anna] kohdassa [Sisäänkirjautumisnimi]. 1 Käyttäjäkooditodennus (käyttämällä ohjauspaneelia) Kun käyttäjän todentaminen on otettu käyttöön, näkyviin tulee seuraava ikkuna. Näppäile käyttäjäkoodi (8 numeroa) ja paina [#]. B Näppäile käyttäjänimi ja paina [OK]. C Paina [Anna] kohdassa [Sisäänkirjautumissalasana]. D Kirjoita sisäänkirjautumissalasana ja paina [OK]. E Paina [Sisäänkirjaus]. Kun käyttäjä on todennettu, näkyviin tulee käyttämäsi toiminnon ikkuna. 9

18 Ennen käyttöönottoa 1 Uloskirjaus (käyttämällä ohjauspaneelia) Käytä seuraavaa uloskirjausmenetelmää, kun perus-, Windows-, LDAPtai integrointipalvelimen todennus on käytössä. A Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri} - näppäintä. B Paina [Uloskirjaus]. C Paina [Kyllä]. D Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Sisäänkirjaus (käyttämällä tulostinohjainta) Jos perus-, Windows-, LDAP- tai integrointipalvelimen todennus on käytössä, määritä salausasetukset tulostinohjaimen ominaisuuksissa ja määritä tämän jälkeen käyttäjätunnus ja salasana. Katso lisätietoja tulostinohjaimen ohjetiedostosta. Jos kirjaudut sisään käyttämällä tulostinohjainta, uloskirjausta ei tarvita. Sisäänkirjaus (käyttämällä selainta) Voit kirjautua sisään todennuksen ollessa käytössä toimimalla seuraavasti. Suosittelemme, että käytät Web Image Monitor -ohjelmaa, joka toimii samassa verkkoympäristössä kuin tämä laite. Muuten Web-selain ei ehkä avaudu ja saattaa esiintyä virheitä. A Napsauta [Sisäänkirjaus]. B Näppäile käyttäjänimi ja salasana ja napsauta [OK]. Jotta käyttäjä tunnistetaan, syötä käyttäjänimi kohtaan [Käyttäjänimi] ja napsauta tämän jälkeen [OK]. Menettely voi olla erilainen käytettävästä selaimesta riippuen. Uloskirjaus (käytettäessä selainta) Jos käyttäjän todennus on käytössä, ulos voi kirjautua napsauttamalla [Uloskirjaus]. Suosittelemme, että käytät Web Image Monitor -ohjelmaa, joka toimii samassa verkkoympäristössä kuin tämä laite. Muuten Web-selain ei ehkä avaudu ja saattaa esiintyä virheitä. 10

19 2. Faksin lähetys Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen Aseta alkuperäiset valotustasolle tai syöttölaitteeseen paperityypin mukaisesti kaaviossa esitetyllä tavalla. Tietoja alkuperäisten tyypeistä ja koon asettamisesta löytyy Kopiokoneen käyttöohjeesta. Toimintoa [Erikoisalkuperäinen] ei voi käyttää kopiointitoimintojen yhteydessä. Katso Kopiokoneen käyttöohje. Huomaa, että automaattisesti tunnistettavat alkuperäisten koot eroavat hieman niistä, jotka on lueteltu Kopiokoneen käyttöohjeessa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. A4, B4 JIS (Japanese Industrial Standard), A3, 8 1 / 2" 11", 8 1 / 2 " 14" ja 11" 17" kokoisten alkuperäisten asettaminen A5- ja B5 JIS -kokoisten alkuperäisten asettaminen Kun alkuperäiset asetetaan edellä olevan kuvan mukaisesti, faksin otsikkorivi tulostuu vastaanotettuihin fakseihin seuraavasti: *1 Faksin yläreunaan *2 Faksin vasempaan reunaan Viite s.77 Alkuasetukset ja säädöt Rajoitus Jos laitat A5-kokoisia alkuperäisiä valotustasolle, laite ei tunnista niitä. Laita A5-kokoiset alkuperäiset syöttölaitteeseen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 11

20 Faksin lähetys 2 Kun skannaat useita alkuperäisiä käyttämällä automaattista syöttölaitetta, niputa alkuperäiset. Kun faksia lähetetään, sivun tulostumiseen toisessa päässä vaikuttavat vastaanottajan päätelaitteessa käytettävissä olevan paperin koko ja suunta. Jos vastaanottaja ei käytä alkuperäistä vastaavaa paperikokoa ja suuntaa, faksi saattaa tulostua pienennettynä, molemmista reunoista leikattuna tai jaettuna kahdelle tai useammalle arkille. Kun lähetät tärkeän alkuperäisen, tarkista vastaanottajalta tämän laitteessa olevan paperin koko ja suunta. Kun lähetät vakiokoosta poikkeavan kokoisen alkuperäisen (ts. mukautettu koko) tai osan isosta alkuperäisestä, voit määrittää skannausalueen tarkasti. Katso s.13 Skannausalueen asetus. Mukautetun kokoiset alkuperäiset skannataan normaalin kokoisina alkuperäisinä, joten vastaanottajan tulosteessa voi esiintyä ylileveää marginaalia tai sivulta voi puuttua jotain. Jos määrität skannausalueen, vain kyseinen alue skannataan asetetun alkuperäisen todellisesta koosta riippumatta. Jos lähetetään alkuperäistä, jonka pituus on yli 420 mm (17"), tee jompikumpi seuraavista asetuksista ja skannaa sen jälkeen alkuperäinen käyttäen automaattista syöttölaitetta (jos alkuperäinen jää jumiin, se saattaa vahingoittua, koska skannaus ei pysähdy tässä tilassa): Määritä alue kohdasta Skannausalue. Katso s.13 Skannausalueen asetus. Valitse käyttäjäparametrien Pitkä asiakirja -tila. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 14, bitti 1). Asiakirjat, jotka ovat 800 mm (32") pidempiä, on lähetettävä muistilähetyksellä (välitöntä lähetystä ei voi käyttää). Jos alkuperäinen jumittuu, paina {Tyhjennä/Seis} -näppäintä ja poista sen jälkeen alkuperäinen varovasti. Varmista, että muste, korjausaine, jne. ovat täysin kuivuneet, ennen kuin asetat alkuperäisen. Jos se on vielä märkä, valotuslasiin tulee jälkiä, jotka näkyvät vastaanotetussa kuvassa. Jos laitat A4 tai LT (8 1 / 2 " 11") -kokoisen alkuperäisen laitteeseen pystysuuntaan, laite kääntää sivua 90 astetta ennen sen lähetystä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Voit lähettää ensimmäisen sivun valotustasolta ja loput syöttölaitteella. Syöttölaitteesta ei voi vaihtaa valotuslasiin. Kohdassa s.19 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta on lisätietoja muistilähetyksestä. Lähettämisestä heti on lisätietoja kohdassa s.25 Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta. Kun käytät Internet-faksi-toimintoa, alkuperäiset lähetetään A4-leveydellä. A4-kokoa suuremmat alkuperäiset pienennetään A4-kokoon. Jos vastaanottava laite on täysin T.37-yhteensopiva, alkuperäisten lähetysleveys määräytyy Osoitekirjan mukaan. Katso s.56 T.37-tila. 12

21 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen Kun asetat laitteeseen sidottuja alkuperäisiä (kirjoja, lehtiä jne.), voit valita käyttäjäparametreissä, lähetetäänkö vasen vai oikea sivu ensin. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 06, bitti 6). Viite Jos haluat asettaa laitteeseen kaksipuolisia asiakirjoja, katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Tarkista hyväksytyt alkuperäistyypit Faksin käyttöohjeen kohdasta <Lisätoiminnot>. Skannausalueen asetus Yleensä asetettu asiakirja skannataan automaattisesti tunnistetun koon mukaisesti. Jos skannausalue on määritetty, alkuperäinen skannataan asetusten mukaan. Näin alkuperäiset voidaan lähettää ilman turhaa tyhjää tilaa tai leveitä reunuksia. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Automaattinen tunnistus Tunnistaa ensimmäisen sivun koon ja skannaa kaikki muut sivut tämän sivun kokoisena. Jos haluat skannata eri kokoisia alkuperäisiä, käytä Erikokoiset alkuperäiset -toimintoa. Jos laite ei tunnista alkuperäisen kokoa, näyttöön tulee siitä viesti. Aseta alkuperäiset uudelleen. Normaali Asetettu alkuperäinen asiakirja skannataan määritetyn kokoisena sen todellisesta koosta riippumatta. Seuraavat koot voidaan valita: A4KL, B4 JISL, A3L, 8 1 / 2 " 11"KL, 8 1 / 2" 14"L ja 11" 17"L. Alue Syötä skannattava alue. Vain määritetyn kokoinen alue skannataan asetetun alkuperäisen asiakirjan todellisesta koosta riippumatta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Erikokoiset alkuperäiset Valitse tämä toiminto, kun haluat skannata syöttölaitteeseen asetetut alkuperäiset eri kokoisina. Esimerkiksi lähetettäessä yhdessä A4- ja B4 JIS -kokoisia alkuperäisiä, yleensä ne kaikki lähetetään käyttämällä ensimmäisen alkuperäisen kokoa. Jos valitaan Erikokoiset alkuperäiset, laite skannaa ja lähettää kunkin asiakirjan sen alkuperäisessä koossa. Peruuta valittu skannausalue valitsemalla [Autom. tunnistus]. Katso s.15 Automaattisen tunnistuksen valinta. Kun käytät Erikokoiset alkuperäiset -toimintoa, laite lähettää alkuperäiset muistilähetyksellä. Kun käytät Erikokoiset alkuperäiset -toimintoa, asiakirjan kääntö lähetyksessä ei ole käytössä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 2 13

22 Faksin lähetys 2 A Aseta alkuperäiset ja valitse haluamasi skannausasetukset. Kun asetat erikokoisia alkuperäisiä syöttölaitteeseen, aseta paperiohjain suurimman alkuperäisen koon mukaan. Pienet alkuperäiset voivat lähteä hieman vinossa, sillä ne eivät saa tukea paperiohjaimesta. B Paina [Skannausalue]. B Paina lähetettävien alkuperäisten kokonäppäintä ja paina sen jälkeen [OK]. 8 1 / 2 " 11" tarkoittaa kokoa LT. 8 1 / 2 " 14" tarkoittaa kokoa LG. 11" 17" tarkoittaa kokoa DLT. C Paina [OK]. C Valitse skannausalue. Vakiokokojen valinta A Paina [Normaali]. Valittu koko näkyy tummennetun [Skannausalue] -näppäimen yläpuolella. Tallennettujen paperikokojen valinta A Paina [Alue 1] tai [Alue 2]. 14

23 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen B Paina [OK]. Automaattisen tunnistuksen valinta A Varmista, että [Autom. tunnistus] on valittu. 2 Alue 1 tai Alue 2 näkyy tummennetun [Skannausalue] - näppäimen yläpuolella. Erikokoisten alkuperäisten valinta A Paina [Erikokoiset alkup.]. Jos ei ole, paina [Autom. tunnistus]. B Paina [OK]. B Paina [OK]. Autom. tunnistus näkyy [Skannausalue]-näppäimen yläpuolella. D Näppäile vastaanottajan numero ja paina {Aloita}-näppäintä. Erikokoiset alkuperäiset näkyy tummennetun [Skannausalue]-näppäimen yläpuolella. 15

24 Faksin lähetys 2 Lähetystavat Faksin voi lähettää kahdella eri tavalla: Muistilähetys Välitön lähetys Muistilähetys Lähetys käynnistyy automaattisesti heti, kun alkuperäinen on tallennettu muistiin. Toiminto on hyödyllinen, kun haluat asiakirjan nopeasti takaisin käyttöösi. Voit lähettää saman alkuperäisen usealle vastaanottajalle. Katso s.20 Sarjalähetyksen järjestys. Muistilähetyksen tai välittömän lähetyksen valinta Tarkista näytöstä, mikä lähetystapa on käytössä. Voit vaihtaa lähetystavan painamalla [Heti Läh] tai [Muisti Läh]. Välitön lähetys Valitsee vastaanottajan numeron ja lähettää alkuperäisen heti, kun se on skannattu laitteeseen. Toiminto on hyödyllinen, kun haluat lähettää alkuperäisen nopeasti tai kun haluat tarkistaa vastaanottajan. Tällä lähetystavalla alkuperäistä ei tallenneta muistiin. Voit määrittää vain yhden vastaanottajan. Laite voidaan asettaa menemään Muistilähetystilaan tai Välitön lähetys -tilaan sen jälkeen kun virta on kytketty päälle tai kun {Tyhjennä valinnat} -näppäintä on painettu. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 16

25 Muistilähetys Muistilähetys Muistilähetyksessä on käytössä normaalit faksi-, Internet-faksi- ja IP-faksitoiminnot. Tärkeää Jos sattuu sähkökatkos (päävirtakytkimestä on katkaistu virta) tai virtajohto on irrotettu pistorasiasta noin tunniksi, kaikki muistiin tallennetut tiedostot poistetaan. Poistettujen asiakirjojen tunnistamisen helpottamiseksi laite tulostaa automaattisesti virtakatkosraportin, kun laitteeseen kytketään jälleen virta. Laitteen sammuttaminen käyttökytkimestä ei poista muistiin tallennettuja asiakirjoja. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Kun lähetät tärkeitä asiakirjoja, on suositeltavaa soittaa vastaanottajalle ja varmistaa viestin perillemeno. Rajoitus Jos muisti on täynnä (näyttöön kohtaan [Info] tulee 0%), muistilähetys ei ole käytössä. Käytä sen sijaan välitöntä lähetystä. Vastaanottajien enimmäismäärä muistilähetystä kohden: 500 Tallennettujen asiakirjojen vastaanottajien yhteismäärä muistilähetystä kohden: 500. Kun tallennettujen faksinumeroiden kokonaismäärä ylittää 500, voit käyttää vain välitöntä lähetystä. Muistilähetykseen tallennettavien asiakirjojen maksimimäärä: 400. Muistiin tallennettavien sivujen lukumäärä riippuu alkuperäisen sisältämistä kuvista ja skannausasetuksista. Voit tallentaa enintään 320 vakiosivua (ITU-T #1 taulukko, Tarkkuus normaali, Alkuperäisen tyyppi: teksti). Voit tallentaa jopa 2240 vakiosivua, kun lisämuistikortti (lisävaruste) on asennettu. Katso s.27 Lähetyksen vahvistaminen, kun haluat lähetystuloksen vahvistusta koskevia lisätietoja. Faksinumero, sähköpostiosoite ja IP-faksinumero voidaan määrittää samanaikaisesti. Viite s.57 Internet-faksien lähetys s.74 Lähettäminen IP-faksin avulla A Varmista, että [Muisti Läh] on valittu. B Aseta alkuperäinen. Alkuperäinen voidaan asettaa automaattiseen syöttölaitteeseen tai valotustasolle aina {Aloita} -näppäimen painamiseen saakka. Viite s.11 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen 2 17

26 Faksin lähetys C Tee haluamasi skannausasetukset. E Kun lähetät saman alkuperäisen usealle vastaanottajalle (sarjalähetys), määritä vastaanottajat painamalla [Lisää]. 2 Viite s.30 Skannausasetukset s.31 Alkuperäisen tyyppi s.32 Valotus (kontrasti) D Valitse vastaanottaja. Jos et tarvitse sarjalähetystä, siirry vaiheeseen G. Jos teet virheen, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja näppäile oikea numero. Viite s.35 Faksinumeron näppäily s.37 Sähköpostiosoitteen kirjoittaminen s.39 IP-faksiosoitteen kirjoittaminen s.41 Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> [Lisää]-näppäintä ei tarvitse painaa, kun haluat lisätä vastaanottajan vastaanottajien luettelosta. Jos halutaan varmistua siitä, että vastaanottaja on lisätty, laite voidaan ohjelmoida käyttäjäparametreissä niin, että näppäintä [Lisää] on painettava joka kerta, kun vastaanottaja lisätään. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 17, bitti 2). F Valitse vastaanottaja. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. Uusi vastaanottaja määritetään toistamalla vaiheet E ja F. 18

27 Muistilähetys G Paina {Aloita}-näppäintä. Älä nosta syöttölaitetta alkuperäisten skannauksen aikana. Laite valitsee vastaanottajan numeron. Skannauksen jälkeen esiin tulee valmiusnäyttö. -Lähetysasetusten tarkistus Voit tarkistaa näytöltä lähetysasetukset (esim. vastaanottaja ja lähetystapa). A Paina {Tarkista valinnat} -näppäintä ja tarkista sen jälkeen lähetysasetukset. 2 -Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta A Varmista, että [Muisti Läh] on valittu. B Aseta alkuperäisen ensimmäinen sivu tekstipuoli alaspäin valotustasolle. C Valitse vastaanottaja. D Tee haluamasi skannausasetukset. E Paina {Aloita}-näppäintä. Skannaus käynnistyy. F Aseta seuraava alkuperäinen valotustasolle 60 sekunnin kuluessa siitä, kun laite on lopettanut ensimmäisen alkuperäisen skannauksen. Esiin tulee seuraava näyttö. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. B Kun olet tarkistanut asetukset näytöltä, paina {Tarkista valinnat}-näppäintä. Esiin tulee sama näyttö kuin ennen {Tarkista valinnat} -näppäimen painamista. G Toista vaiheet D - F kaikille alkuperäisille. H Aseta viimeinen alkuperäinen ja paina [#]-näppäintä. Laite valitsee vastaanottajan numeron ja aloittaa lähetyksen. 19

28 Faksin lähetys 2 -Sarjalähetyksen järjestys Jos valitset samalle asiakirjalle useita vastaanottajia (sarjalähetys), asiakirjat lähetetään numeroiden valintajärjestyksessä. Jos faksiasiakirjaa ei heti voitu lähettää, laite valitsee kyseisen vastaanottajan numeron uudelleen sarjalähetykselle määritetyn viimeisen vastaanottajan jälkeen. Jos esimerkiksi asetat sarjalähetykselle neljä vastaanottajaa A - D, ja vastaanottajien A ja C linjat ovat varattuja, laite valitsee vastaanottajien numerot seuraavassa järjestyksessä. A, B, C, D, A ja C. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos haluat tarkistaa lähetyksen edistymisen, tulosta lähetystiedostojen luettelo. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos käytössä on lisävarusteena saatava ylimääräinen G3-liitäntäyksikkö, voit käyttää Samanaikainen lähetys - toimintoa ja lähettää monta faksia samanaikaisesti eri puhelinlinjojen kautta. -Muistilähetyksen järjestys Jos aloitat toisen lähetyksen samalla kun suoritat sarjalähetystä usealle vastaanottajalle, kyseisten lähetysten faksit lähetetään vuorotellen jäljelläoleville vastaanottajille. Jos esimerkiksi asetat sarjalähetyksen vastaanottajille A ja B ja sen jälkeen toisen sarjalähetyksen vastaanottajille C ja D lähetyksen vastaanottajalle A ollessa vielä käynnissä, faksit lähetetään seuraavassa järjestyksessä: A, C, B ja sen jälkeen D. Jos edellinen tiedosto ja seuraava tiedosto ovat valmiustilassa, nämäkin lähetetään samassa järjestyksessä. 20

29 Muistilähetyksen peruminen Muistilähetyksen peruminen Voit peruuttaa valinnan samalla tavalla seuraavissa tapauksissa: Faksin, Internet-faksin ja IP-faksin vastaanottajat on määritetty samanaikaisesti. Vain joko Internet-faksin tai IPfaksin vastaanottaja on määritetty. Ennen alkuperäisten skannausta Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen ennen {Aloita}-näppäimen painamista. A Paina {Tyhjennä valinnat}-näppäintä. Kun alkuperäiset on asetettu syöttölaitteeseen, voit perua lähetyksen yksinkertaisesti ottamalla asiakirjat pois syöttölaitteesta. Alkuperäisen skannauksen aikana Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen sen jälkeen, kun olet painanut {Aloita}-näppäintä. A Paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä. Laite keskeyttää skannauksen. Voit perua skannauksen myös painamalla [Keskeytä skannaus]. Laite voi ehtiä skannata kaikki sivut sillä aikaa, kun perut toimintoa. 2 21

30 Faksin lähetys 2 Alkuperäisen lähetyksen aikana Jos lähetys valmistuu toimenpiteen aikana, lähetystä ei voida enää keskeyttää. Jos peruutat asiakirjan sitä lähetettäessä, lähetys pysäytetään heti kun saat peruutuksen suoritettua. Jotkut asiakirjan sivut on tosin ehkä jo lähetetty ja toisessa päässä vastaanotettu. A Paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä. Joissain tapauksissa vastaanottajaa ei voi valita, sillä vastaanottaja näkyy muodossa * suojausasetuksista riippuen. C Paina [Keskeytä lähetys]. Jos haluat perua toisenkin tiedoston lähetyksen, toista vaiheet B ja C. Halutessasi perua lähetyksen keskeytyksen paina [Palaa]. D Paina [Poistu]. Voit myös perua muistilähetyksen painamalla [Muuta/Keskeytä]. B Valitse tiedosto, jonka lähetyksen haluat perua. Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluamaasi tiedostoa ei näy, etsi se painamalla [UEdell.] tai [TSeur.]. 22

31 Muistilähetyksen peruminen Ennen lähetyksen käynnistymistä Peru lähetys tällä toiminnolla, kun alkuperäinen on skannattu. Halutessasi perua faksin lähettämisen joihinkin kohteisiin katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. A Paina [Muuta/Keskeytä]. Näyttöön ilmestyy luettelo tallennetuista tiedostoista, joita lähetetään tai jotka odottavat lähetystä. B Valitse tiedosto, jonka lähetyksen haluat perua. C Paina [Keskeytä lähetys]. Jos haluat perua toisenkin tiedoston lähetyksen, toista vaiheet B ja C. Halutessasi perua lähetyksen keskeytyksen paina [Palaa]. D Paina [Poistu]. 2 Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluamaasi tiedostoa ei näy, etsi se painamalla [UEdell.] tai [TSeur.]. Joissain tapauksissa vastaanottajaa ei voi valita, sillä vastaanottaja näkyy muodossa * suojausasetuksista riippuen. 23

32 2 Faksin lähetys Välitön lähetys Rajoitus Internet-faksi toimii vain muistilähetyksessä, joka käynnistyy heti, kun asiakirjat on tallennettu laitteen muistiin. Jos määrität välittömän lähetyksen Internet-faksiin, tila vaihtuu muistilähetykseen, kun sähköpostiosoite syötetään. Asiakirjoja ei tallenneta muistiin. Et voi lähettää samaa asiakirjaa useaan kohteeseen (sarjalähetys). Muistilähetyksessä näin voi tehdä. Katso s.27 Lähetyksen vahvistaminen, kun haluat lähetystuloksen vahvistusta koskevia lisätietoja. A Varmista, että [Heti Läh] on valittuna. C Valitse haluamasi skannausasetukset. Viite s.30 Skannausasetukset D Valitse vastaanottaja. B Aseta alkuperäinen. Alkuperäinen voidaan asettaa koska tahansa, ennen kuin {Aloita} -näppäintä painetaan. Viite s.11 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen Rajoitus Ryhmää ei voi käyttää välittömässä lähetyksessä. Laite vaihtaa automaattisesti muistilähetykseen. Jos teet virheen, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja näppäile oikea numero. Viite s.35 Faksinumeron näppäily s.39 IP-faksiosoitteen kirjoittaminen s.35 Vastaanottajan valitseminen Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> 24

33 Välitön lähetys E Paina {Aloita}-näppäintä. Laite valitsee vastaanottajan numeron. Älä nosta syöttölaitetta alkuperäisten skannauksen aikana. Lähetyksen jälkeen esiin tulee valmiusnäyttö. 2 -Useiden alkuperäisten lähetys valotustasolta A Varmista, että [Heti Läh] on valittu. B Aseta ensimmäinen sivu tekstipuoli alaspäin valotustasolle. C Valitse vastaanottaja. D Tee haluamasi skannausasetukset. E Paina {Aloita}-näppäintä. F Aseta seuraava alkuperäinen valotustasolle 10 sekunnin kuluessa siitä, kun laite on lopettanut ensimmäisen alkuperäisen skannauksen. G Toista vaiheet D - F kaikille alkuperäisille. H Aseta viimeinen alkuperäinen ja paina [#]-näppäintä. 25

34 Faksin lähetys Välittömän lähetyksen peruminen 2 Ennen {Aloita} -näppäimen painamista Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen ennen {Aloita}-näppäimen painamista. A Paina {Tyhjennä valinnat}-näppäintä. Voit myös keskeyttää välittömän lähetyksen painamalla [Keskeytä lähetys]. Jos lähetys valmistuu toimenpiteen aikana, lähetystä ei voida enää keskeyttää. Kun alkuperäinen on asetettu syöttölaitteeseen, voit perua välittömän lähetyksen myös poistamalla alkuperäisen laitteesta. {Aloita} -näppäimen painamisen jälkeen Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen sen jälkeen, kun olet painanut {Aloita}-näppäintä. A Paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja poista alkuperäinen. 26

35 Lähetyksen vahvistaminen Lähetyksen vahvistaminen Saat vahvistuksen lähetyksestä näytöllä, raportissa tai sähköpostitse. Vahvistus näytöllä Käytä lähetystiedostojen tilaa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Vahvistus raportissa Tulostetaan vahvistusraportti. Muistilähetys Jos asiakirjaa ei voida lähettää, tulostetaan automaattisesti yhteyshäiriöraportti. Voit myös tarkistaa yhteysraportista kunkin lähetystuloksen tilasta riippumatta. Raportti tulostetaan aina muistilähetyksen jälkeen, jos otat raportin käyttöön käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 03, bitti 0). Voit myös tulostaa raportin tallentamalla lähetystilaraportin pikanäppäimelle ja painamalla sitä vastaanottajaa määritettäessä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos otat yhteysraportin käyttöön, yhteyshäiriöraporttia ei tulosteta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Katso s.28 Yhteysraportti (muistilähetys). Välitön lähetys Tulos voidaan varmistaa välittömän lähetyksen raportista. Voit tulostaa tämän raportin käyttäjäparametreissä. Raportti tulostetaan, kun välitön lähetys on valmis. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 03, bitti 5). Voit myös tulostaa raportin tallentamalla lähetystilaraportin pikanäppäimelle ja painamalla sitä vastaanottajaa määritettäessä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Katso s.29 Välittömän lähetyksen raportti (välitön lähetys). Vahvistus sähköpostitse Raportit lähetetään sähköpostitse tietokoneeseesi, kun käytät Sähköpostin lähetystulos -toimintoa. Käytettävissä olevat raportit ovat: Yhteysraportti. Välittömän lähetyksen raportti. Pollauslähetyksen vahvistus. Pollauslähetyksen tulosraportti. Kun tallennat Sähköpostin lähetystulos -toiminnon pikanäppäimelle etukäteen, lähetystulokset voidaan lähettää sähköpostilla, kun kukin lähetys on suoritettu. Lähettäjän asetukset -toiminnon avulla voidaan myös toimittaa lähetystulokset lähettäjien tallennettuihin sähköpostiosoitteisiin. Jos lähetät fakseja tietokoneelta, käytä LAN-faksiohjainta sen määrittämiseksi, lähetetäänkö lähiverkkofaksin tulosraportti tietokoneeseen vai ei. 2 27

36 Faksin lähetys 2 Valmistelut Ensiksi on tallennettava vastaanottajaluetteloon niiden vastaanottajien sähköpostiosoitteet, joille raportti lähetetään. Katso Yleiset asetukset. Käyttäessäsi pikanäppäimelle ennakolta tallennettua Sähköpostin lähetystulos -toimintoa valitse ilmoituksen vastaanottaja Internetfaksin vastaanottajien luettelosta. Käyttäessäsi pikanäppäimeen ennakolta tallennettuja lähettäjäasetuksia valitse lähettäjä Internetfaksin vastaanottajien luettelosta. Viite Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> Vahvistus raportissa ja sähköpostitse Lähetystulokset voidaan varmistaa sekä Sähköpostin lähetystulos -toiminnolla, jolloin tulokset lähetetään sähköpostitse, että laitteen tulostamasta yhteysraportista. Molemmat toiminnot voidaan ottaa yhdessä käyttöön käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 10, bitti 6). Yhteysraportti (muistilähetys) Tämä raportti tulostetaan, kun muistilähetys on suoritettu, jolloin lähetyksen tulos voidaan tarkistaa. Jos Sähköpostin lähetystulos on tallennettu pikanäppäimelle, voit valita, toimitetaanko lähetyksen jälkeen raportti sähköpostitse. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos vastaanottajia on kaksi tai useampia, tämä raportti tulostetaan sen jälkeen, kun faksi on lähetetty kaikille vastaanottajille. Jos laitteen asetukset on määritetty niin, ettei tätä raporttia tulosteta, ja faksin lähettäminen ei onnistu, tulostetaan yhteyshäiriöraportti. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 03, bitti 0). Voidaan valita, sisältääkö raportti osan alkuperäisestä asiakirjasta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 04, bitti 7). Jos haluat katsoa raporttia tekstiä muuttamatta, valitse sähköpostiohjelmasi asetuksista yhtä leveä fontti. Vastaanottaja saadaan näyttöön käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 04, bitti 4). Lähettäjän nimi saadaan näyttöön käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 04, bitti 5). 28

37 Lähetyksen vahvistaminen Sivu-sarakkeessa on sivujen kokonaislukumäärä. Ei lähetetty -sarakkeessa on lähettämättömien sivujen lukumäärä. -- tarkoittaa, että asiakirja lähetettiin Internet-faksilla tähän laitteeseen ohjelmoituun sähköpostipalvelimeen. (Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sähköpostiviesti lähetettiin.) 2 Välittömän lähetyksen raportti (välitön lähetys) Jos tämä raportti otetaan käyttöön, jokaisen välittömän lähetyksen jälkeen tulostetaan luettelo, jossa näkyvät onnistuneet ja epäonnistuneet lähetykset. Jos laitetta ei ole ohjelmoitu tulostamaan tätä raporttia eikä faksia ole lähetetty, tulostetaan virheraportti. Jos Sähköpostin lähetystulos on tallennettu pikanäppäimelle, voit valita, toimitetaanko lähetyksen jälkeen raportti sähköpostitse. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Voit ottaa tämän raportin käyttöön tai poistaa sen käytöstä käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 03, bitti 5). Jos haluat katsoa raporttia tekstiä muuttamatta, valitse sähköpostiohjelmasi asetuksista yhtä leveä fontti. Vastaanottaja saadaan näyttöön käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 04, bitti 4). Jos lähetys onnistui, Sivu-sarakkeessa on lähetettyjen sivujen kokonaismäärä. 29

38 Faksin lähetys 2 Skannausasetukset Haluat ehkä lähettää erityyppisiä fakseja. Vastaanottajalla voi olla vaikeuksia joidenkin asiakirjojen tulostuksessa. Laitteessa on kuitenkin kolme asetusta, joiden avulla lähetettävän asiakirjan kuvanlaatu voidaan maksimoida. Tarkkuus: Vakio, Terävä, Erittäin hieno (lisävaruste) Alkuperäisen tyyppi: Teksti, Teksti / Kuva, Kuva Valotus (kontrasti): Automaattivalotus, Manuaalivalotus (seitsemän tasoa), yhdistetty automaatti- ja manuaalivalotus Tarkkuus Kuvat ja teksti skannataan laitteen muistiin muuntamalla ne pistesarjoiksi. Kuvan laatu ja lähetysajan pituus riippuvat pistetiheydestä. Sen vuoksi suurella tarkkuudella (Erittäin hieno) skannattujen sivujen laatu on korkea, mutta niiden lähettäminen kestää kauan. Vastaavasti pienellä tarkkuudella (vakio) skannattaessa faksin laatu ei ole yhtä hyvä, mutta asiakirja lähetetään nopeammin. Valitse tarpeitasi vastaava asetus, joka perustuu joko lähetyksen nopeuteen tai sivun tarkkuuteen. Vakio (8 x 3,85 viivaa/mm, 200 x 100 dpi) Valitse alkuperäisille, joissa on normaalikokoisia merkkejä. Terävä (8 x 7,7 viivaa/mm, 200 x 200 dpi) Valitse alkuperäisille, joissa on pieniä merkkejä tai jos tarvitaan suurempaa tarkkuutta. Tämä tarkkuus (resoluutio) on kaksi kertaa tarkempi kuin vakio. Erittäin hieno (tarvitaan lisävarusteena saatava muistikortti: 16 x 15,4 viivaa/mm, 400 x 400 dpi) Valitse alkuperäisille, joissa on erittäin tarkkoja yksityiskohtia tai jos vaaditaan parasta mahdollista tarkkuutta. Tämä asetus on kahdeksan kertaa tarkempi kuin vakio. Rajoitus Jos toisen osapuolen laite ei tue viestin lähetystarkkuutta, laite vaihtaa automaattisesti tuettuun tarkkuuteen. Voit tarkistaa lähetystarkkuuden. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Kun lähetetään Erittäin hieno - tarkkuudella, laitteessa pitää olla lisämuistia ja vastaanottajan laitteen täytyy pystyä vastaanottamaan faksiasiakirjoja Erittäin hieno -tarkkuudella. Laite tukee tarkkuuksia Vakio, Terävä ja (kun lisämuistia on asennettu) Erittäin hieno. 30

39 Skannausasetukset Voit valita, mitä tarkkuutta laite käyttää, kun siihen kytketään virta tai kun asetukset tyhjennetään [Nollaus skannauksen jälkeen] -toiminnolla kohdasta Yleisasetukset/ Aseta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Internet-faksilähetyksessä asiakirjat lähetetään tarkkuudella Terävä, vaikka valittaisiin Erittäin hieno. Voit lähettää asiakirjan tarkkuudella Erittäin hieno valitsemalla Täydellinen-vaihtoehdon tallennettaessa vastaanottajaa Osoitekirjaan. Katso s.56 T.37-tila. A Paina [Tarkkuus]. B Valitse haluamasi tarkkuus ja paina [OK]. Jos asennat lisämuistia, Erittäin hieno näkyy Tarkkuus-ikkunassa. Alkuperäisen tyyppi Jos alkuperäisessä asiakirjassa on valokuvia, piirroksia tai kaavioita, joissa on mutkikkaita varjostuksia tai runsaasti harmaasävyjä, valitse sopiva alkuperäisen tyyppi, jotta sivu olisi mahdollisimman tarkka. Teksti Valitse [Teksti], jos lähetät alkuperäisiä, joissa on jyrkkiä kontrasteja sisältäviä mustavalkoisia kuvia. Käytä tätä asetusta silloin kun haluat lähettää vain selvempää tekstiä, vaikka alkuperäinen sisältää tekstiä ja kuvia. Teksti / kuva Valitse [Teksti/Kuva], kun lähetät alkuperäisen, jossa on jyrkkiä kontrasteja sisältäviä mustavalkoisia osia kuten tekstissä ja harmaasävykuvia, kuten valokuvia. Kuva Valitse [Kuva], kun lähetät alkuperäisen asiakirjan, jossa on harmaasävykuva, kuten valokuva, tai kun alkuperäinen on värillinen. Jos valitset [Teksti/Kuva] tai [Kuva], lähetys saattaa kestää kauemmin kuin jos valitset [Teksti]. Jos lähetät faksiasiakirjan toiminnoilla [Teksti/Kuva] tai [Kuva] ja vastaanotetun viestin tausta on suttuinen, muuta valotusasetusta ja lähetä faksi uudelleen. Katso s.32 Valotus (kontrasti). 2 31

40 Faksin lähetys 2 Voit asettaa alkuperäistyypin, joka valitaan heti laitteen käynnistämisen tai {Tyhjennä valinnat} -näppäimen painamisen jälkeen valitsemalla [Ensis. alkup. tyyppi] kohdassa Yleisasetukset/ Aseta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. A Paina [Alkuperäisen asetukset]. B Valitse alkuperäisen asiakirjan tyyppi ja paina [OK]. Valotus (kontrasti) Alkuperäisten tekstin ja kaavioiden pitää erottua selvästi paperilta, jolle ne on laadittu. Jos alkuperäisessä on normaalia tummempi tausta (esimerkiksi sanomalehtileike) tai teksti on vaaleaa, säädä valotusta. Automaattivalotus Alkuperäiselle sopiva valotusasetus valitaan automaattisesti. Manuaalivalotus Käytä manuaalivalotusta säätääksesi valotusasetuksen itse. Voit valita yhden seitsemästä valotusasetuksesta. Yhdistetty automaatti- ja manuaalivalotus Voit säätää valokuvien, piirrosten ja kaavioiden valotusta, jos alkuperäisen tausta on tumma. Voit valita yhden seitsemästä valotusasetuksesta. Kun alkuperäisen tyypiksi valitaan [Teksti] tai [Teksti/Kuva], valitaan asetus [Automaattivalotus]. Voit asettaa valotuksen, joka valitaan heti laitteen käynnistämisen tai {Tyhjennä valinnat} -näppäimen painamisen jälkeen valitsemalla [Automaattivalotus] kohdassa Yleisasetukset/ Aseta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 32

41 Skannausasetukset A Valitse valotustapa. Neliö siirtyy palkkirivillä. Automaattivalotus A Varmista, että [Automaattivalotus] on valittu. 2 Erilaiset skannausasetukset monisivuisille alkuperäisille Manuaalivalotus A Varmista, ettei [Automaattivalotus] ole valittu. Jos se on valittu, ota se pois käytöstä painamalla [Automaattivalotus]. B Säädä valotusta painamalla [ivaaleampi] tai [Tummempij]. Neliö siirtyy palkkirivillä. Kun lähetät monisivuisen alkuperäisen, voit valita joka sivulle eri valotusasetuksen, tarkkuuden tai alkuperäisen tyypin. Aseta alkuperäinen, valitse ensimmäisen sivun skannausasetukset, valitse faksinumero ja paina {Aloita}- näppäintä kuten normaalisti. Noudata jompaakumpaa seuraavista toimenpiteistä. On suositeltavaa asettaa alkuperäiset valotustasolle, kun käytät monisivuisen asiakirjan sivuille erilaisia skannausasetuksia. Kun asetat alkuperäiset valotustasolle Yhdistetty automaatti- ja manuaalivalotus A Valitse [Automaattivalotus]. B Muuta valotusasetusta painamalla [ivaaleampi] tai [Tummempij]. Kun laite antaa äänimerkin, sinulla on noin 60 sekuntia (10 sekuntia välittömässä lähetyksessä) aikaa valita valotus, tarkkuus ja alkuperäisen tyyppi. Näytössä näkyy jäljellä oleva aika. 33

42 Faksin lähetys 2 A Tarkista, mitkä sivut haluat skannata eri asetuksilla. B Poista edellinen sivu ja aseta seuraava sivu. C Valitse valotus, tarkkuus ja alkuperäisen tyyppi. Aseta kunkin sivun asetukset ennen {Aloita}-näppäimen painamista. Kun asetat alkuperäiset lisävarusteena saatavaan syöttölaitteeseen Skannausasetuksiin tehtyjä muutoksia ei välttämättä oteta käyttöön laitteessa. A Tarkista, mitkä sivut haluat skannata eri asetuksilla. B Valitse valotus, tarkkuus ja alkuperäisen tyyppi, ennen kuin skannaat seuraavan sivun. 34

43 Vastaanottajan valitseminen Vastaanottajan valitseminen Voit valita vastaanottajan yhdellä seuraavasta neljästä tavasta. Faksinumero s.35 Faksinumeron näppäily Sähköpostiosoite s.37 Sähköpostiosoitteen kirjoittaminen IP-faksikohde s.39 IP-faksiosoitteen kirjoittaminen Vastaanottajaluettelo s.41 Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi Tässä osassa on lisätietoja näistä sekä muista toiminnoista. Näytössä näkyy alkuperäisten asiakirjojen tallennukseen käytettävissä olevan vapaan muistin määrä prosentteina. Faksinumerot ja sähköpostiosoitteet tallennetaan kuitenkin erilliseen muistiin, ja sen vuoksi faksinumeroiden valinta numeronäppäimillä ei muuta näytössä näkyvää prosenttilukua. Faksinumeron näppäily Näppäile numerot suoraan ohjauspaneelin oikealla puolella olevilla numeronäppäimillä. Faksinumeron enimmäispituus: 128 merkkiä. Voit lisätä faksinumeroon taukoja ja äänitaajuustoimintoja. Katso s.36 Tauko, s.36 Äänitaajuus. A Näppäile faksinumero numeronäppäimillä. Jos teet virheen, paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä ja näppäile numero uudelleen. Jos käytössä on lisävarusteena saatava ylimääräinen G3-liitäntäyksikkö, valitse G3 ennen {Aloita} -näppäimen painamista. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Paina faksin numeron kirjoittamisen jälkeen [Tall. kohde] sen tallentamiseksi vastaanottajaluetteloon. Katso s.41 Kohteiden tallentaminen osoitekirjaan. 2 35

44 Faksin lähetys 2 Tauko Paina {Tauko/Uud. val.} -näppäintä, kun valitset numeroa tai tallennat numeroa, johon pitää lisätä tauko (noin kaksi sekuntia). Jos painat {Tauko/Uud. val.} -näppäintä ensimmäisen numeron kohdalla, uudelleenvalintaruutu tulee esiin. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Taukomerkin tunnus on -. Äänitaajuus Toiminnon avulla pulssivalintalinjaan liitetty laite pystyy lähettämään äänitaajuisia signaaleja (jos esimerkiksi haluat käyttää äänitaajuusvalintalinjan erikoispalveluja). Kun painat {Ääni}-näppäintä, laite soittaa numeroon äänitaajuussignaaleja käyttäen. Rajoitus Kaikki palvelut eivät ehkä ole käytössä, kun käytät {Ääni} -näppäintä. Äänitaajuusmerkin tunnus on ja seuraaviin numeroihin soitetaan äänitaajuussignaaleja käyttäen. {Ääni}-näppäimen käyttö suoravalinnassa A Paina {Suoraval.} -näppäintä. Voit tallentaa myös taukoja sisältäviä numeroita vastaanottajaluetteloihin. B Näppäile faksinumero numeronäppäimillä. 36

45 Vastaanottajan valitseminen C Paina {Ääni} -näppäintä. B Paina [Käsinsyöttö]. 2 D Näppäile numeronäppäimillä numero. Sähköpostiosoitteen kirjoittaminen Kun käytät Internet-faksia, valitse sähköpostiosoite faksinumeron sijasta. Katso s.53 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä sähköpostiosoite). Osoitteessa saa olla enintään 128 merkkiä. A Vaihda vastaanottajaksi sähköpostiosoite painamalla. Suojausasetuksista riippuen [Käsinsyöttö] ei ehkä näy, joten sähköpostiosoitteen kirjoittaminen ei ehkä ole mahdollista. C Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite ja paina [OK]. Voit määrittää, ohitetaanko SMTP-palvelin vai ei painamalla [SMTP]. Katso s.64 SMTPpalvelimen ohitus. Jos näppäilet väärän merkin, paina [Palautus] tai [Poista kaikki]. Näppäile merkit sen jälkeen uudelleen oikein. Jos haluat vaihtaa sähköpostiosoitetta painettuasi [OK], paina [Muokkaa v.o.], kirjoita sähköpostiosoite uudelleen ja paina sen jälkeen [OK]. 37

46 Faksin lähetys 2 Viite Yleiset asetukset Näppäile vastaanottajan tiedot. Paina [Tall. kohde] tässä järjestyksessä kirjoittun sähköpostiosoitteen tallentamiseksi osoitekirjaan. Katso s.41 Kohteiden tallentaminen osoitekirjaan. Ohitettaessa SMTP-palvelin Haluttaessa ohittaa SMTP-palvelin faksiasiakirjoja lähetettäessä vastaanottajat määritetään seuraavasti: Valmistelut Tallenna toisen osapuolen isäntäkoneen nimi DNS-palvelimeen etukäteen. Katso Verkko-opas. Rajoitus Jos toisen osapuolen IP-osoitetta ei ole tallennettu DNS-palvelimeen, määritä IP-osoite sähköpostiosoitteen domain-osaan. Määritä toisen osapuolen isäntäkoneen nimi Määritä vastaanottajan sähköpostiosoite lisäämällä toisen osapuolen isäntäkoneen nimi sähköpostiosoitteen domain-osaan. Määritä oikealle puolelle seuraavasti: isäntäkoneen nimi,. (piste) ja Domain-nimi. xxxx@toisen osapuolen isäntäkoneen nimi.domain-nimi Esimerkki: Toisen osapuolen sähköpostiosoite on abc@defcompany.com ja isäntäkoneen nimi on HOST ; abc@host.defcompany.com Määritä toisen osapuolen IP-osoite Määritä vastaanottajan sähköpostiosoite vaihtamalla sähköpostiosoitteen domain-osa IPosoitteeksi. xxxx@[toisen osapuolen IP-osoite] Esimerkki: Toisen osapuolen sähköpostiosoite on abc@defcompany.com ja IP-osoite on ; abc@[ ] 38

47 Vastaanottajan valitseminen IP-faksiosoitteen kirjoittaminen Kun käytät IP-faksia, valitse faksinumeron sijasta IP-faksiosoite (IP-osoite, isäntänimi tai aliaspuhelinnumero). Katso s.71 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IP-osoite). Osoitteessa saa olla enintään 128 merkkiä. A Vaihda vastaanottajaksi IP-faksi painamalla. C Kirjoita IP-faksiosoite ja paina sen jälkeen [OK]. Jos olet määrittänyt Ota H.323 käyttöön ja Ota SIP käyttöön asetukseksi Päällä kohdassa IP-faksin asetukset valikossa Faksin asetukset, [Protokolla] tulee esiin. Valitse protokolla painamalla tätä näppäintä. Jos näppäilet väärän merkin, paina [Palautus] tai [Poista kaikki]. Näppäile merkit sen jälkeen uudelleen oikein. Jos haluat vaihtaa IP-faksiosoitetta painettuasi [OK], paina [Muokkaa v.o.], syötä uusi IP-faksiosoite ja paina [OK]. Viite Yleiset asetukset Näppäile vastaanottajan tiedot. 2 B Paina [Käsinsyöttö]. Suojausasetuksista riippuen [Käsinsyöttö] ei ehkä tule näkyviin eikä IP-faksiosoitteen kirjoittaminen ole mahdollista. Paina [Tall. kohde] tallentaaksesi syöttämäsi IP-faksiosoitteen osoitekirjaan. Katso s.41 Kohteiden tallentaminen osoitekirjaan. 39

48 Faksin lähetys 2 -IP-faksiosoite Näppäile IP-faksikohde seuraavasti laitteen käyttämän verkon tai laitteen määritysten mukaan: Kun käytössä ei ole gatekeeper tai SIP-palvelin IP-faksista IP-faksiin Määritä vastaanottavan laitteen IP-osoite tai isäntätietokoneen nimi. Esimerkki: (IPosoite) Esimerkki: tokyo.abc.co.jp (isäntätietokoneen nimi) IP-faksista G3-faksiin Määritä vastaanottavan G3-faksin puhelinnumero. Esimerkki: Kun käytössä on gatekeeper tai SIPpalvelin IP-faksista IP-faksiin Määritä vastaanottavan laitteen aliaspuhelinnumero. Esimerkki: (aliaspuhelinnumero) IP-faksista G3-faksiin Määritä vastaanottavan G3-faksin puhelinnumero. Esimerkki: Kun lisäät osoitekirjaan tai vastaanottajaluetteloon kohteen, joka muodostetaan yhdyskäytävän kautta (esimerkiksi tavalliseen puhelinliittymään yhdistetty G3-faksi), määritä sen puhelinnumero. Lähettäminen IP-faksista G3-faksiin ilman gatekeeperia tai SIP-palvelinta edellyttää myös yhdyskäytävän rekisteröimistä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Kun määrität vastaanottajaksi IPfaksin, on ehkä määritettävä vastaanottavan laitteen IP-osoite ja portin numero vastaanottajan verkkoasetuksista riippuen. Jos esimerkiksi vastaanottajan IP-osoite on ja portin numero on 2100, määritä :2100. Kysy lisätietoja verkon pääkäyttäjältä. Kun määrität isäntätietokoneen nimen, on ehkä määritettävä vastaanottavan laitteen isäntätietokoneen nimi ja portin numero vastaanottajan verkkoasetuksista riippuen. Esimerkiksi jos vastaanottavan isäntätietokoneen nimi on tokyo.abc.co.jp ja portin numero on 2100, määritä tokyo.abc.co.jp:2100. Kysy lisätietoja verkon pääkäyttäjältä. Aliaspuhelinnumero on gatekeeperiin rekisteröity vain verkossa toimiva puhelinnumero. Kiinnitä huomiota yhdyskäytävän tai IP-osoitteen muunnostaulukon puhelinnumeron numeroiden määrään lähetysvirheen välttämiseksi. 40

49 Vastaanottajan valitseminen Kohteiden tallentaminen osoitekirjaan Voit tallentaa osoitekirjaan faksinumeron, sähköpostiosoitteen tai IPfaksikohteen. Kun tallennat kohteen suoraan näppäilemällä tai tallennat osoitekirjan Uud.valinta -näytössä näkyvän kohteen osoitekirjaan, kohdekenttään tulee [Tall. kohde]. Katso Yleiset asetukset. Suojausasetuksista riippuen [Tall. kohde] ei ehkä näy eikä tallentaminen ole mahdollista. Jos painaessasi {Faksi} -näppäintä osoitekirjan sisällön muuttamisen jälkeen näyttöön tulee viesti Kohdelista/laitteen asetukset on päivitetty., on vastaanottajaluettelo ja laitteen asetukset päivitetty. Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Viite Yleiset asetukset A Paina [Tall. kohde]. B Paina [Nimet] ja lisää tarvittavat tiedot. C Paina [OK]. Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi Kun vastaanottajat on tallennettu vastaanottajaluetteloon, voit valita vastaanottajan luettelosta näppäintä painamalla. Tallennettu nimi ilmestyy näppäimeen. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IP-faksinumeroiden luettelon. Jos tallennetaan usean vastaanottajan ryhmä, asiakirjoja voidaan lähettää kaikille kyseisen ryhmän vastaanottajille vain muutamalla näppäimen painalluksella. -tunnuksella merkitään ryhmään ohjelmoidut vastaanottajat. Valmistelut Tallenna vastaanottajien luetteloon faksinumeroita, IP-faksinumeroita, sähköpostiosoitteita ja/tai vastaanottajaryhmiä. Katso Yleiset asetukset. 2 41

50 Faksin lähetys 2 Rajoitus Vastaanottajaryhmää voidaan käyttää vain muistilähetykseen; sitä ei voida käyttää välittömään lähetykseen. Laite vaihtaa automaattisesti muistilähetykseen, kun käytät vastaanottajaryhmää. Ryhmään ei voi tallentaa yli 500 vastaanottajaa. Tulosta vastaanottajaluettelo, jos haluat tarkistaa Vastaanottajanäppäimien sisällön. Katso Yleiset asetukset. Tallennetun nimen voi tulostaa faksin ensimmäiselle sivulle vastaanottajapäässä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos haluat tarkistaa ryhmien sisällön, tulosta luettelo. Katso Yleiset asetukset. A Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. B Paina nimiönäppäintä, johon haluamasi vastaanottaja on ohjelmoitu. Jos haluat esimerkiksi esiin NEW YORKIN TOIMISTO faksinumeron, joka on tallennettu nimiöön LMN, paina [LMN]-näppäintä. Vastaanottajien luetteloille on kolme eri nimiökansiota; Nimiö 1, Nimiö 2 ja Nimiö 3. Oheisessa näytössä on Nimiö 1. Vastaanottajaluetteloiden nimiöiden vaihtaminen A Paina suurennuslasikuvaketta. B Paina [Muuta nimiö]. C Valitse nimiön tyyppi ja paina [Poistu]. C Valitse vastaanottaja. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. 42

51 Vastaanottajan valitseminen Yhden vastaanottajan valitseminen A Paina vastaanottajanäppäintä, johon haluamasi vastaanottaja on tallennettu. Jos haluamasi vastaanottajan näppäintä ei näytetä, paina [U] ja [T], jolloin voit etsiä sen luettelosta. Valinta peruutetaan painamalla valittua vastaanottajanäppäintä uudelleen. Voit peruuttaa valinnan myös painamalla {Tyhjennä/Seis}- näppäintä. Jos haluat valita lisää vastaanottajia, toista vaiheet B ja C. Vastaanottajaryhmän valitseminen A Paina vastaanottajanäppäintä, johon haluamasi ryhmä on tallennettu. Ilmestyy halutun ryhmän vastaanottajaluettelo, jonka tyyppi on valittu vaiheessa A. Jos haluat poistaa vastaanottajan ryhmälähetyksestä, paina [UEdell.] ja [TSeur.], kunnes näytössä näkyy haluamasi vastaanottaja. Paina seuraavaksi {Tyhjennä/Seis}- näppäintä. Voit myös peruuttaa lähetyksen painamalla korostettua vastaanottajanäppäintä valinnan poistamiseksi. Jos ryhmässä on vastaanottajia, joiden faksinumeroa, IPfaksinumeroa tai sähköpostiosoitetta ei ole tallennettu, esiin tulee viesti Määritetty ryhmä sisältää toimimattomia kohteita. Haluatko valita vain voimassa olevat kohteet?. Valitse vastaanottajia, joiden faksinumero, IPfaksinumero tai sähköposti on tallennettu muistiin painamalla [Valitse]. Vaihda vastaanottajaa painamalla [Peruuta]. Jos vastaanottajatyypin vastaanottajaa ei ole, voit asettaa ensisijaiseksi haluamasi vastaanottajan. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 32, bitti 0). Jos haluat valita lisää ryhmiä, toista vaiheet B ja C. D Paina {Aloita}-näppäintä. 2 43

52 2 Faksin lähetys Vastaanottajan haku Tällä toiminnolla voit etsiä tiettyä vastaanottajaa vastaanottajien luettelosta. Haku kohdenimen mukaan s.44 Haku kohdenimen mukaan Haku faksinumeron mukaan s.45 Haku faksinumeron mukaan Haku sähköpostiosoitteen mukaan s.46 Haku sähköpostiosoitteen mukaan Etsi IP-faksikohteen mukaan s.47 Etsi IP-faksikohteen mukaan Etsi LDAP-palvelimen mukaan s.48 Etsi LDAP-palvelimesta Kohdenumeron asettaminen s.50 Kohdenumeron asettaminen Jos painat [Faksi], [Lähetä sähköpostilla] tai [IP-faksi]-näppäintä hakutulosten ikkunassa, voit vuorotella faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden ja IP-faksikohteiden välillä. Haku palauttaa vain vastaanottajat, joiden nimessä on samassa järjestyksessä syötetyt merkit. Näyttöön ilmestyy varoitus, jos haku palauttaa yli 100 kohdetta. Näet vähemmän kohteita painamalla [OK] ja vaihtamalla vastaanottajan nimeä. Haku kohdenimen mukaan A Paina suurennuslasikuvaketta. B Paina [Haun lisäasetukset]. C Paina [Etsi kohdenimen muk.]. 44

53 Vastaanottajan haku D Näppäile haettavan vastaanottajan nimi ja paina [OK]. Jos haluamaasi vastaanottajaa ei näy, etsi se luettelosta [U]- tai [T]-näppäimellä. Haku faksinumeron mukaan A Paina suurennuslasikuvaketta. 2 Jos kirjoitat väärän vastaanottajan, paina [ ] tai [ ] ja [Palautus] tai [Poista kaikki] ja kirjoita sen jälkeen kohdenimi uudelleen. E Vahvista merkin näppäileminen ja paina [OK]. B Paina [Haun lisäasetukset]. Näyttöön ilmestyy haku käynnissä -viesti. Kun haku on suoritettu, näyttöön ilmestyvät haun tulokset. F Valitse vastaanottaja. C Paina [Faksinumero]. 45

54 Faksin lähetys D Näppäile haettava numero ja paina [OK]. Jos haluamaasi vastaanottajaa ei näy, etsi se luettelosta [U]- tai [T]-näppäimellä. 2 Haku sähköpostiosoitteen mukaan Jos kirjoitat väärän numeron, paina [ ] tai [ ] ja [Tyhjennä] ja kirjoita sen jälkeen numero uudelleen. E Vahvista syötetyt faksinumerot ja paina [OK]. A Paina. suurennuslasikuvaketta B Paina [Haun lisäasetukset]. Näyttöön ilmestyy haku käynnissä -viesti. Kun haku on suoritettu, näyttöön ilmestyvät haun tulokset. F Valitse vastaanottaja. C Paina [Sähköpostiosoite]. 46

55 Vastaanottajan haku D Näppäile haettava sähköpostiosoite ja paina [OK]. Jos haluamaasi vastaanottajaa ei näy, etsi se luettelosta [U]- tai [T]-näppäimellä. Etsi IP-faksikohteen mukaan A Paina suurennuslasikuvaketta. 2 Jos kirjoitat väärän sähköpostiosoitteen, paina [ ] tai [ ] ja [Palautus] tai [Poista kaikki] ja kirjoita sen jälkeen sähköpostiosoite uudelleen. E Vahvista merkkien näppäileminen ja paina [OK]. B Paina [Haun lisäasetukset]. Näyttöön ilmestyy haku käynnissä -viesti. Kun haku on suoritettu, näyttöön ilmestyvät haun tulokset. F Valitse vastaanottaja. C Paina [Etsi IP-faksikohde]. 47

56 Faksin lähetys D Näppäile haettava IP-faksikohde ja paina [OK]. Jos haluamaasi vastaanottajaa ei näy, etsi se luettelosta [U]- tai [T]-näppäimellä. 2 Etsi LDAP-palvelimesta A Paina suurennuslasikuvaketta. Jos kirjoitat väärän kohteen, paina [ ] tai [ ] ja [Palautus] tai [Poista kaikki] ja kirjoita sen jälkeen kohde uudelleen. E Vahvista näppäilty IP-faksikohde ja paina [OK]. Näyttöön ilmestyy haku käynnissä -viesti. Kun haku on suoritettu, näyttöön ilmestyvät haun tulokset. F Valitse vastaanottaja. B Paina [Etsi LDAP:sta]. C Paina [Valitse palvelin]. D Valitse tutkittava LDAP-palvelin. LDAP-palvelimet voidaan ohjelmoida Järjestelmäasetuksetvalikossa. Katso Verkko-opas. Varmista, että vähintään yksi LDAP-palvelin on korostettu. Jos LDAP-palvelinta ei valita, näkyviin tulee virheilmoitus, kun aloitat haun. E Paina [OK]. F Paina [Haun lisäasetukset]. 48

57 Vastaanottajan haku G Syötä merkkijonon osa kutakin hakuehtoa varten. Ehdot (Nimi, Sähköpostiosoite, Faksinumero, Yrityksen nimi ja Osaston nimi) on tallennettu LDAP-palvelimelle. Kenttä, johon tiedot syötetään, tulee esiin, kun kutakin ehtoa painetaan. Voit lisätä hakuehdon LDAPpalvelimia varten määrittämällä Järjestelmäasetukset-valikon Tallenna/muuta/poista LDAPpalvelin-kohtaan tilapäisen etsintäehdon. Katso Verkko-opas. Merkkijono, jonka näppäilet [Nimi] -kenttään tulkitaan etu- tai sukunimeksi riippuen pääkäyttäjäasetuksesta. Jos esimerkiksi etsit nimeä Jukka Kuusi, kysy järjestelmän pääkäyttäjältä, näppäiletkö kenttään "Jukka" vai "Kuusi". H Paina [Etsintäperuste] kunkin ehdon kohdalla ja valitse sitten etsintäehto. Etsintäehdoilla on seuraavat merkitykset: [Alkaa sanalla]: Etsii tietyllä merkillä alkavia merkkijonoja. Esimerkki: Voit etsiä merkkijonoa ABC näppäilemällä A. [Loppuu sanaan]: Etsii tiettyyn merkkiin päättyviä merkkijonoja. Esimerkki: Voit etsiä merkkijonoa ABC näppäilemällä C. [Tarkka vastine]: Etsii tiettyjä merkkejä täysin vastaavia merkkijonoja. Esimerkki: Voit etsiä merkkijonoa ABC näppäilemällä ABC. [Jokin sanoista]: Etsii tietyn merkin sisältäviä merkkijonoja. Esimerkki: Voit etsiä merkkijonoa ABC näppäilemällä A, B tai C. [Ei sisällä sanoja]: Etsii merkkijonoja, joissa ei ole tiettyä merkkiä. Esimerkki: Voit etsiä merkkijonoa ABC näppäilemällä D. [Sumea haku]: Tee sumea haku (LDAP-palvelimen tukeman hakumenetelmän mukaan). I Paina [OK]. 2 49

58 Faksin lähetys 2 Vaikka käyttäjä voi ohjelmoida useita sähköpostiosoitteita, haku voi palauttaa vain yhden osoitteen. Etsinnän noutama osoite määräytyy LDAP-palvelimen tukeman etsintämenetelmän mukaan. Tavallisesti palautuu ensimmäisenä ohjelmoitu osoite. Saat lisätietoja valitusta kohteesta painamalla [Tiedot]. Kun haku on suoritettu, haun tulokset tulevat näkyviin. J Valitse vastaanottaja. Jos haluamaasi kohdetta ei näy, saat sen näkyviin painamalla [U] tai [T]. Kohdenumeron asettaminen Käytä tätä toimintoa vastaanottajan valitsemiseen asettamalla kohdenumero. A Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. B Paina [Kohdenumero]. Esiin tulee kohdenumeron näyttö. C Näppäile kohdenumero numeronäppäimillä. Kohdenumeron ensimmäisiä nollia ei tarvitse syöttää, vaikka näyttö kehottaa antamaan viisi numeroa. Jos et näppäile viittä numeroa, lopeta numeroiden näppäily painamalla {#}-näppäintä. Näyttöön ilmestyy kohdenumeroa vastaava vastaanottaja. Nimiönäppäin vaihtuu vastaanottajaluetteloon, johon määritetty vastaanottaja on tallennettu. Jos näkyviin tulee viesti Kohdenumeroa ei löytynyt., kohdenumero on virheellinen. Paina [Poistu], tarkista kohdenumero ja jatka vaiheesta B. Jos näkyviin tulee viesti Numeroon ei ole määritelty kohdetta., -näppäin on väärässä toiminnossa. Paina [Poistu], ja jatka vaiheesta A. 50

59 Faksin vastaanotto Faksin vastaanotto Voit asettaa laitteen käsittelemään saapuvia puheluja kahdella tavalla: Manuaalinen vastaanotto (tarvitaan ulkoinen puhelin) Automaattinen vastaanotto Voit vaihtaa vastaanottotilaa vain, jos käytössä on normaali G3-linja. Et voi muuttaa vastaanottotilaa, jos käytössä on jokin muu kuin normaali G3-linja (G3-2 tai G3-3). Manuaalinen vastaanotto Kun vastaanotetaan puhelu, laitteesta kuuluu normaali puhelimen hälytysääni. Jos kyseessä on faksi, siirtyminen faksitilaan on suoritettava manuaalisesti. Automaattinen vastaanotto Kun vastaanotetaan puhelu, laite ottaa sen automaattisesti vastaan faksina. Valitse tämä asetus, jos käytössä on erillinen faksilinja. Ulkoinen puhelin tarvitaan, ennen kuin laitetta voidaan käyttää puhelimena. Vastaanottotavan vaihtaminen Voit vaihtaa vastaanottotapaa Faksin asetukset -valikossa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos ohjelmoit toiminnon pikanäppäimelle, voit vaihtaa vastaanottotapaa nopeasti. Valmistelut Voit vaihtaa vastaanottotapaa vasta, kun toiminto on ohjelmoitu jollekin näistä pikanäppäimistä: [Pikanäppäin 1], [Pikanäppäin 2] tai [Pikanäppäin 3] kohdassa Yleisasetukset/ Aseta. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. A Paina [Vaihda V-O muoto]. B Valitse vastaanottotapa ja paina [OK]. 2 Esiin tulee valmiusnäyttö. Peru valinta painamalla [Peruuta]. 51

60 Faksin lähetys Faksin manuaalinen vastaanotto 2 A Kun kuuluu puhelimen hälytysääni, nosta ulkoisen puhelimen kuuloke. B Jos kuulet faksin merkkiääniä, paina {Aloita} -näppäintä tai {Aloita man.vst.o} -näppäintä. {Aloita}- näppäin on faksitilassa käytössä vain, kun alkuperäistä ei ole asetettu laitteeseen. C Aseta ulkoisen puhelimen kuuloke paikalleen. Faksin vastaanotto käynnistyy. 52

61 3. Internet-faksin käyttö On kahdenlaisia Internet-faksitoimintoja. Internet-faksitoiminnot. Katso s.53 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä sähköpostiosoite). IP-faksitoiminto. Katso s.71 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IP-osoite). Internet-faksitoiminnot (määrittämällä sähköpostiosoite) Edellyttää lisävarusteena saatavilla olevaa skanneria/tulostinta. Laite muuntaa skannatut asiakirjat sähköpostin ymmärtämään muotoon ja siirtää tiedot Internetissä. Toinen Internet-faksi-laite voi ottaa vastaan tämän laitteen lähettämät sähköpostit. Faksinumeron näppäilyn sijasta voit valita vastaanottajaksi sähköpostiosoitteen. Voit myös tulostaa tai välittää edelleen vastaanotetut sähköpostifaksit. FI AJA002S 53

62 Internet-faksin käyttö 3 Rajoitus Jos lähetät asiakirjoja Internet-faksilla, valitse Faksin asetukset -valikon kohdassa Sähköpostiasetukset toiminnon [Internet-faksin asetukset] asetukseksi [Päällä]. Asiakirjoja voidaan yhä välittää edelleen tai lähettää Internet-faksiosoitteisiin, vaikka [Pois] on valittuna. Jos vastaanotat Internet-fakseja, valitse Järjestelmäasetukset-valikon Tiedostonsiirto-asetusten kohdassa [Faksin sähköpostiosoite] toiminnon [Sähköposti] asetukseksi [Vastaanotto käytössä]. Ennen kuin Internet-faksia voidaan käyttää, laite pitää kytkeä lähiverkkoon (LAN) ja tehdä asetukset oikein. Katso Verkko-opas. Laitteen tukema Internet-faksi-toiminto on yhteensopiva standardin ITU-T Rec. T.37 kanssa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Voit ottaa vastaan sähköpostiviestejä, joiden liitteenä on TIFF-F-muodossa olevia tiedostoja. Huomautuksia Internet-faksin käytöstä Internet-faksin yhteys toimii lähiverkossa olevan palvelimen välityksellä. Se ei voi olla suoraan yhteydessä vastaanottajaosapuoliin. Jos käytät lähetyspyyntötoimintoa sähköpostitse, asiakirjat lähetetään A4-kokoisina. A4-kokoa suuremmat asiakirjat pienennetään A4-kokoon. Jos vastaanottava laite on täysin T.37-yhteensopiva, asiakirjat lähetetään osoitekirjaan määritetyssä koossa. Katso s.56 T.37-tila ja Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Jos lähetys ei onnistu, laite lähettää sähköpostitse siitä virheilmoituksen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä aina eri syistä. Tärkeiden asiakirjojen vastaanotto kannattaa vahvistaa puhelimitse. Internet-faksien turvataso on matala. On suositeltavaa käyttää puhelinverkkoa luottamuksellisiin lähetyksiin. Äänipuheluita ei tueta lähiverkossa. Internet-faksien lähetys voi viivästyä, jos verkko on ruuhkainen. Käytä Internet-faksilähetystä, joka ohittaa SMTP-palvelimen tai tavallisen puhelinliittymän faksin silloin, kun on kiire. Katso s.64 SMTP-palvelimen ohitus. Jos käytät tätä laitetta puhelinverkkoyhteydellä, automaattinen sähköpostien vastaanottotoiminto ottaa yhteyden palvelimeen puhelinverkon kautta, mikä voi lisätä puhelukustannuksia, vaikka et saisikaan sähköpostia. Voit vähentää yhteydenottoja asettamalla pitkän sähköpostien tarkistusvälin. Lisätietoja sähköpostien tarkistusvälin asetuksista, katso Verkko-opas. 54

63 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä sähköpostiosoite) Toiminnot, joita ei voi käyttää Internet-faksilähetyksissä Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisissa faksilähetyksissä, mutta eivät Internet-faksissa. Välitön lähetys Luottamuksellinen lähetys ID-lähetys Pollauslähetys Ketjuvalinta SUB-koodilähetys Suoravalinta Manuaalinen valinta JBIG-lähetys Sarjalähetys ECM (Virheen korjaustila) Muistilähetys 3 Toiminnot, joita ei voi käyttää Internet-faksin vastaanotossa Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisen faksin vastaanotossa, mutta eivät Internet-faksissa. Luottamuksellinen vastaanotto Muistilukko: vastaanotto Pollausvastaanotto SEP-koodivastaanotto Valtuutettu vastaanotto Vastaanotettujen tiedostojen tulosteiden lukumäärä 55

64 Internet-faksin käyttö T.37-tila 3 Tämä laite on yhteensopiva T.37 -tilan kanssa. T.37 -tila on Internet-faksilähetysten kansainvälinen standardi. (ITU-T-ilmoitus RFC2532) Kun kahden T.37-yhteensopivan laitteen välille muodostetaan Internet-yhteys, vastaanottaja vastaa vastaanottokuittauksella lähetettyyn sähköpostiviestiin liitettyyn vastaanottokuittauspyyntöön. Vastaanottokuittaus sisältää vastaanottajan laitetiedot, kuten pakkaustyypin, paperikoon ja tarkkuuden. Jos vastaanottaja on ohjelmoitu osoitekirjaan täysin yhteensopivaksi, lähettäjä tallentaa automaattisesti kaikki vastaanotetut tiedot Osoitekirjaan. Tällöin voidaan lähettää seuraava Internet-faksiasiakirja tämän vastaanottajalle näillä tiedoilla. Kun tallennat vastaanottajan Osoitekirjaan Web Image Monitor -ohjelman avulla, ohjelmoi T.37 -tilaa täysin tukeva laite T.37 -vastaanottajaksi. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Käyttämällä Internet-faksilähetystä voit lähettää asiakirjoja useille vastaanottajille välittömästi. Jos kuitenkin määrität täydellinen tila -vastaanottajia, lähetys tehdään yksitellen määritetyssä järjestyksessä, sillä vastaanottajilla voi olla erilaiset vastaanottomahdollisuudet. Vastaanottokuittauksen palauttaminen Jos saapuneen viestin lähettäjä pyytää vastaanottokuittausta, vastaanottaja lähettää hänelle vastaanottokuittauksen, joka sisältää vastaanottajan laitetiedot, kuten pakkaustyypin, paperikoon ja tarkkuuden. Vastaanotetun vastaanottokuittauksen sisällön tallentaminen Kun lähettäjä vastaanottaa vastaanottokuittauksen, joka sisältää vastaanottotiedot, lähettäjä tarkistaa vastaanottajan Osoitekirjaan tallennetun osoitteen. Jos se on ohjelmoitu täysin yhteensopivaksi, lähettäjä tallentaa automaattisesti vastaanottajan laitetiedot. Nämä tiedot päivitetään aina, kun lähettäjä vastaanottaa uusia vastaanottotietoja. Lähettäjä lähettää asiakirjat näiden tietojen mukaan. Vastaanottokuittauksen pyytäminen Jos vastaanottaja tukee T.37-tilaa ja sen tiedot on tallennettu Osoitekirjaan täysin yhteensopiviksi, lähettävä laite pyytää vastaanottokuittausta vastaanottajalta. Tämän jälkeen laite vastaanottaa vastaanottokuittauksen, joka sisältää vastaanottajan laitetiedot. Jos vastaanottava laite on ohjelmoitu yhteensopivaksi yksinkertainen-tilan kanssa tai sitä ei ole Osoitekirjassa, vastaanottajan vastaanottotietoja ei voi tallentaa. Jos tiedät vastaanottajan vastaanottotiedot, voit määrittää ne manuaalisesti. Nämä asetukset kuitenkin korvataan uusilla asetuksilla, kun laite vastaanottaa vastaanottokuittauksen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 56

65 Internet-faksien lähetys Internet-faksien lähetys Internet-faksin voi lähettää vain muistilähetyksellä. Jos määrität välittömän lähetyksen Internet-faksiin, tila vaihtuu muistilähetykseen, kun sähköpostiosoite tai -osoitteet syötetään. Valmistelut Tee näin ennen tämän toiminnon käyttämistä: Tee verkkoasetukset Järjestelmäasetukset-valikkoon. Katso Verkko-opas. Tallenna lähettäjä vastaanottajaluetteloon ja aseta kohdassa Nimen käyttötapa: asetukseksi Lähettäjä. Katso Yleiset asetukset. Kun lähetät asiakirjat, voit määrittää sähköpostin asetuksia kohdasta [Lisävalinnat]. Voit määrittää seuraavat lisäasetukset: Anna otsikko Voit antaa lähetettävälle asiakirjalle nimen tai aiheen. Tallenna usein käyttämäsi aiheet. [Kiireellinen] ja [Max.] on tallennettu muistiin oletusasetuksina. Katso Verkkoopas. Aiheessa saa olla enintään 128 merkkiä. Jos lähetät sähköpostin ilman aihetta/tekstiä, aihe lisätään automaattisesti kohtaan Sähköposti, joka on valikossa Lisävalinnat. Katso lisätietoja aiheen automaattisesta lisäämisestä kohdasta s.63 Tietoja sähköpostin aiheesta ja s.70 Vastaanotettu asiakirja. Et voi lähettää pelkkää aihetta sähköpostina ilman asiakirjaa. Anna teksti Voit kirjoittaa lähetettävään sähköpostiin tekstiä. Kirjoita teksti etukäteen. Katso Verkko-opas. Et voi lähettää pelkkää tekstiä sähköpostina ilman alkuperäistä asiakirjaa. Vastaanottokuittaus Voit vahvistaa asiakirjojen vastaanoton sähköpostikuittauksella tai tulostamalla Lokin. BCC-lähetys Sähköpostit lähetetään kaikille vastaanottajille kopioina. 3 57

66 Internet-faksin käyttö 3 Tärkeää Jos sähkökatko kestää noin tunnin tai laite irrotetaan sähköverkosta tunnin ajaksi, laitteen muistiin tallennetut asiakirjat poistetaan. Jos asiakirjoja poistetaan, laite tulostaa automaattisesti virtakatkosraportin, kun laitteeseen kytketään jälleen virta. Tarkista raportista, mitkä asiakirjat on poistettu. Laitteen sammuttaminen käyttökytkimestä ei poista muistiin tallennettuja asiakirjoja. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Et ehkä voi lähettää suuria tiedostoja sähköpostina. Internet-faksien turvataso on matala. On suositeltavaa käyttää puhelinverkkoa luottamuksellisiin fakseihin. Rajoitus Kun muistia on vähän jäljellä, et voi ehkä lähettää Internet-fakseja. Koska laite lähettää asiakirjat TIFF-F-liitteellä varustettuna sähköpostina, tarvitaan katseluohjelma, ennen kuin faksia voidaan tarkastella vastaanottajan tietokoneessa. Voit rajata sähköpostiviestien koon Sähköpostiasetukset -valikon kohdassa Faksin asetukset. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Katso kohdasta s.70 Vastaanotettu asiakirja, kuinka tietokone ottaa vastaan sähköpostin, kun se lähetetään valituin asetuksin. Kun lähetät Internet-fakseja määrittämällä käyttäjäkoodin ja sähköpostiosoite on asetettu käyttäjäkoodin reitityskohteeksi, yhteysraportti lähetetään, kun lähetys on valmis. Näin voit varmistaa lähetyksen tuloksen. Katso s.27 Lähetyksen vahvistaminen, kun haluat lähetystuloksen vahvistusta koskevia lisätietoja. Voit asettaa faksin ja Internet-faksin vastaanottajia samanaikaisesti. Et voi lähettää sähköposteja vastaanottajille kopioina (cc). A Vaihda vastaanottajaksi sähköpostiosoite painamalla. B Määritä lähettäjä. Viite Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> 58

67 Internet-faksien lähetys Jos Automaattinen lähettäjän nimi -kohdassa asetuksena on Päällä, lähettäjä määritetään automaattisesti. Jos Päällä on valittuna, määritetty sähköpostiosoite tulee kohtaan Mistä:. Jos lähettäjälle ei ole määritetty sähköpostiosoitetta tai sitä ei ole tallennettu vastaanottajaluetteloon, Internet-fakseja ei voida lähettää. Katso Verkko-opas. C Jos haluat muuttaa sähköpostiasetuksia, paina [Lisävalinnat]. Aiheen syöttäminen A Paina [Muuta] toimintoon Anna otsikko pääsemiseksi. Aiheen voi syöttää kahdella eri tavalla: Sen voi valita tallennettujen aiheiden joukosta tai syöttää aihe suoraan. Jos haluat kirjoittaa tekstin, siirry vaiheeseen C. B Valitse aihe luettelosta. 3 Jos et halua muuttaa asetuksia, siirry vaiheeseen G. D Paina [Sähköposti]. Valitsemasi aihe näkyy Käsinsyöttö-rivillä. Voit lisätä merkkejä valitsemasi aiheen jälkeen. Jos et halua lisätä merkkejä, siirry vaiheeseen E. 59

68 Internet-faksin käyttö C Paina [Käsinsyöttö]. E Paina [OK]. 3 D Kun aihe on kirjoitettu, paina [OK]. Tekstin näppäily A Kun painat [Muuta], näkyviin tulee Anna teksti. Viite Yleiset asetukset Syöttämäsi merkit näkyvät Käsinsyöttö-rivillä. B Valitse teksti ja paina [OK]. Voit lisätä tallennetun aiheen oman aiheesi jälkeen. Valitse aihe luettelosta. 60

69 Internet-faksien lähetys Vastaanottokuittauksen asettaminen F Paina [OK]. A Valitse [Päällä] tai [Pois] Vastaanottokuittaus-toiminnon asetukseksi. Viite s.65 Vastaanoton vahvistaminen BCC-lähetyksen asettaminen A Valitse [Kyllä] tai [Ei] BCC läh. - toiminnon asetukseksi. G Aseta alkuperäinen. Aseta alkuperäinen paikalleen tavallisen faksin mukaisesti. Katso s.11 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen. Aseta alkuperäinen ja paina {Aloita}-näppäintä. Viite s.11 Alkuperäisten asiakirjojen asettaminen H Valitse haluamasi skannausasetukset. 3 E Paina [OK]. Internet-faksilähetyksessä asiakirjat lähetetään tarkkuudella Terävä, vaikka valitsisit Erittäin hieno. Voit lähettää asiakirjan tarkkuudella Erittäin hieno valitsemalla tämän tarkkuuden tallennettaessa vastaanottajaa Osoitekirjaan. Katso s.56 T.37-tila. 61

70 Internet-faksin käyttö 3 Viite s.30 Tarkkuus s.31 Alkuperäisen tyyppi s.32 Valotus (kontrasti) I Kirjoita sähköpostiosoite. Jos halutaan varmistua siitä, että vastaanottaja on lisätty, laite voidaan ohjelmoida käyttäjäparametreissä niin, että näppäintä [Lisää] on painettava joka kerta, kun vastaanottaja lisätään. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 17, bitti 2). K Valitse seuraava vastaanottaja. Jos vastaanottajia on vain yksi, siirry vaiheeseen L. Viite s.37 Sähköpostiosoitteen kirjoittaminen s.41 Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi s.48 Etsi LDAP-palvelimesta Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> J Jos haluat lähettää saman asiakirjan usealle vastaanottajalle, paina [Lisää]. Ei ole tarpeen painaa [Lisää], kun lisäät vastaanottajia vastaanottajien luettelosta. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. Uusi kohde lisätään toistamalla vaiheet J ja K. L Paina {Aloita}-näppäintä. Asiakirja luetaan laitteen muistiin. Sähköpostin lähettäminen käynnistyy, kun asiakirja on muistissa. Tiedonsiirron merkkivalo syttyy ja lähetys käynnistyy. Jos asiakirja on hyvin suuri, lähetyksen käynnistyminen kestää jonkin aikaa. Laite tarvitsee aikaa tietojen muuntamiseen muistissa. Jos haluat perua Internet-faksin lähetyksen, katso s.66 Internetfaksin lähetyksen peruminen. 62

71 Internet-faksien lähetys -Tietoja sähköpostin aiheesta Jos lähetät sähköpostin ilman sille annettua aihetta, aihe lisätään automaattisesti. Aiheet määräytyvät Leiman lähettäjän nimi -asetusten mukaan. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Kun Leiman lähettäjän nimi -asetuksena on [Päällä]: Lähettäjäksi merkitään Leiman lähettäjän nimi (Faksiviestinro xxxx) Kun Leiman lähettäjän nimi -asetuksena on [Pois]: Jos on tallennettu Oma faksinumero ja Oma nimi: Lähettäjäksi merkitään Oma faksinumero ( Oma nimi )(Faksiviestinro xxxx) Jos vain Oma faksinumero on tallennettu: Lähettäjäksi merkitään Oma faksinumero (Faksiviestinro xxxx) Jos vain Oma nimi on tallennettu: Lähettäjäksi merkitään Oma nimi (Faksiviestinro xxxx) Jos Omaa faksinumeroa tai Omaa nimeä ei ole tallennettu: Faksiviestinro xxxx xxxx tarkoittaa lähetysraporttiin eli lokiin tallennettua asiakirjan numeroa. Viite Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> -Sähköpostiteksti Kun Internet-faksi lähetetään tietokoneen sähköpostiin, sähköpostiin lisätään aina seuraavat tiedot. Voit tarkistaa isäntätietokoneen nimen ja sähköpostiosoitteen, katso Verkkoopas. Tämä sähköposti lähetettiin osoitteesta Isäntätietokoneen nimi (tuotenimi) Tiedustelut: Pääkäyttäjän sähköpostiosoite 3 63

72 Internet-faksin käyttö 3 SMTP-palvelimen ohitus Internet-faksiasiakirjoja voidaan lähettää suoraan vastaanottajille ilman SMTP-palvelinta. Internet-faksit lähetetään normaalisti SMTP-palvelimen kautta. Vastaanottajan sähköpostin domain-osa tulkitaan kuitenkin tämän toiminnon avulla SMTP-palvelimen osoitteeksi, jolloin lähetykset ohittavat SMTP-palvelimen. Koska tämä vähentää palvelimen kuormitusta, fakseja voidaan lähettää niin ettei tarvitse ottaa huomioon palvelimen siirtoaikaa vastaanottajalle. Valmistelut Aseta SMTP-palvelimen portin numeroksi 25 etukäteen. Katso Verkko-opas. Rajoitus Halutessasi käyttää tätä toimintoa toisen osapuolen faksin on: oltava yhteensopiva Internetfaksin kanssa oltava kytkettynä samaan lähiverkkoon kuin tämä laite oltava määritetty niin, että vastaanottoprotokolla on SMTP SMTP-todennus ei ole käytössä toisen osapuolen faksissa, kun Internet-faksi lähetetään tällä toiminnolla. Jos toinen osapuoli lähettää Internet-faksin tällä toiminnolla, virheilmoitusta ei lähetetä lähettäjälle, vaikka vastaanotto ei onnistuisi. Kun Internet-faksi lähetetään tällä toiminnolla, palvelin ei lähetä sähköpostitse virheilmoitusta, vaikka lähetys ei onnistuisi. Käytettäessä tätä toimintoa Internet-faksiasiakirjoja ei voida lähettää tähän laitteeseen tallennettuun pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Määrittäessäsi vastaanottajat suoraan valintanäppäimistöltä voit määrittää, käytätkö SMTP-palvelinta kullekin vastaanottajalle. Kun valitset vastaanottajia vastaanottajaluettelosta, Osoitekirjaan määritetty SMTP-palvelimen asetus on käytössä. Jos lähetät Internet-faksiasiakirjoja tietokoneelta, käytä LAN-faksiohjainta sen määrittämiseksi, ohitatko SMTP-palvelimen. Jos valintaruutu [Käytä laiteosoitetta] on valittuna, kun viestiä lähetetään, tähän laitteseen määritetty SMTP-palvelimen asetus on käytössä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. A Paina [SMTP]. B Paina [Ei]. C Paina [Poistu]. 64

73 Internet-faksien lähetys Vastaanoton vahvistaminen Kun Vastaanottokuittaus on valittu kohdasta Sähköposti, vastaanottaja lähettää vastaanotosta kuittauksen. Kun vastaanottokuittaus on vastaanotettu, lähetysraportin Tulos-sarakkeessa näkyy OK ja näin lähettäjä tietää, että lähetys onnistui. Rajoitus Vastaanottokuittaus on käytössä vain, jos vastaanottajan laite tukee MDN-toimintoa (Message Disposition Notification). Jos faksi ei mene perille, Tulos-sarakkeeseen ilmestyy Virhe. Tiedot 200 viestistä tallennetaan, mutta vain 50 viimeisintä näkyy Lokissa. Jos et saa vastaanottokuittausta 50 edellisestä lähetyksestä vastaanottajan laitteelta, et ehkä voi tarkistaa viestien perillemenoa Lokin Tulos-sarakkeesta. Jos määrität postituslistan osoitteita, älä käytä vastaanottokuittausta. Muuten saat lukuisia vastaanottokuittauksia ja Tulos-sarakkeen tiedot korvataan aina, kun uusi ilmoitus otetaan vastaan. Jos kuitenkin saat virheilmoituksen, Tulos-sarakkeeseen ilmestyy Virhe eikä tietoja korvata, vaikka myöhemmin saisit virheilmoituksen jälkeen vastaanottokuittauksen OK. Vastaanottokuittausten tulokset näkyvät vain Lokissa. Muiden tiedostojen, luetteloiden ja lähetysraporttien Tulos-sarakkeessa näkyy - -. Itse vastaanottokuittauksia ei tallenneta Lokiin. Voit valita, tulostetaanko vastaanottokuittaus. Sen voi asettaa käyttäjäparametreissä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 21, bitti 0). Sähköposteja ei voi lähettää vastaanottokuittausta käyttäen. Asiakirjat lähetetään vastaanottajille niille määritetyssä järjestyksessä. 3 65

74 Internet-faksin käyttö Internet-faksin lähetyksen peruminen 3 Kun faksien, Internet-faksien ja IPfaksien vastaanottajat määritetään samanaikaisesti ja vain faksi- tai IP-faksivastaanottaja on valittu, voit perua molempien lähetyksen samalla tavalla. Lähetystä ei voida perua, kun alkuperäistä skannataan. Ennen alkuperäisten skannausta Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen ennen {Aloita}-näppäimen painamista. A Paina {Tyhjennä valinnat}-näppäintä. Kun alkuperäiset on asetettu syöttölaitteeseen, voit perua lähetyksen yksinkertaisesti ottamalla asiakirjat pois syöttölaitteesta. Alkuperäisen skannauksen aikana Tällä toiminnolla voit perua lähetyksen sen jälkeen, kun olet painanut {Aloita}-näppäintä. A Paina {Tyhjennä/Seis}-näppäintä. Laite keskeyttää skannauksen. Voit perua skannauksen myös painamalla [Keskeytä skannaus]. Laite voi ehtiä skannata kaikki sivut sillä aikaa, kun perut toimintoa. 66

75 Internet-faksin lähetyksen peruminen Alkuperäisen skannauksen jälkeen Riippuen Internet-faksilähetyksen paperikoosta ja ajasta, jolloin peruutus yritetään tehdä, voi olla että se ei ole enää mahdollista. A Paina [Muuta/Keskeytä]. C Paina [Keskeytä lähetys]. Jos haluat perua muiden tiedostojen lähetyksen, toista vaiheet B ja C. Halutessasi perua lähetyksen keskeytyksen paina [Palaa]. D Paina [Poistu]. 3 Näyttöön ilmestyy luettelo tallennetuista tiedostoista, joita lähetetään tai jotka odottavat lähetystä. B Valitse tiedosto, jonka lähetyksen haluat perua. Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluamaasi tiedostoa ei näy, etsi se painamalla [UEdell.] tai [TSeur.]. Joissain tapauksissa vastaanottajaa ei voi valita, sillä vastaanottaja näkyy muodossa * suojausasetuksista riippuen. 67

76 Internet-faksin käyttö Internet-faksiasiakirjojen vastaanotto 3 Voit ottaa vastaan sähköpostiasiakirjoja Internet-faksitoiminnolla. Sähköpostien vastaanottoon on kaksi tapaa: Sähköpostien automaattinen ja manuaalinen vastaanotto. Rajoitus Jos sähköpostin liitetiedoston tallennusmuoto on jokin muu kuin TIFF-F, liitetiedostoja ei voida ottaa vastaan. Lähettäjät saavat virheilmoituksen, jos sähköpostissa on liitetiedostoja. Voit valita käyttäjäparametreissä, lähetetäänkö viesti. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 21, bitti 7). Sen sijaan DeskTopBinder Professional Lite -apuohjelman Tallenna-toiminnolla luodut TIFF-Ftiedostot voidaan ottaa vastaan. Jos on käytössä Windows Server 2003 ja asetus Kaikista työasemayhteyksistä pyydetään suojattu salasanatodentaminen, ei vastaanotto ole mahdollista. Kun vastaanottoprotokolla on POP3 tai IMAP4, voit asettaa laitteen säilyttämään saapuvat sähköpostit tai poistamaan ne palvelimelta kohdasta Järjestelmäasetukset. Katso Verkko-opas. Käyttäjäparametreissä laite voidaan ohjelmoida vastaamaan lähetetyn sähköpostin liitteenä olevaan vastaanottokuittauspyyntöön vastaanottokuittauksella. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 21, bitti 1). Sähköpostin automaattinen vastaanotto Kun toiminto on valittu, laite tarkistaa säännöllisin väliajoin sähköpostipalvelimelta saapuvat sähköpostit ja siirtää ne tietokoneelle. Sähköpostin automaattinen vastaanotto pitää asettaa Järjestelmäasetukset -valikosta. Kun valitset automaattisen vastaanoton, aseta myös sähköpostien tarkistusväli minuutteina. Verkko-opas. Jos muisti loppuu kesken, sähköpostia ei ehkä oteta vastaan asetetuin välein. Vastaanotto jatkuu, kun muistia on jälleen tarpeeksi. Sähköpostin manuaalinen vastaanotto Voit ottaa vastaan sähköposteja milloin tahansa, kun teet seuraavasti. Valmistelut Tallenna Sähköpostin manuaalinen vastaanotto -toiminto pikanäppäimelle etukäteen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 68

77 Internet-faksiasiakirjojen vastaanotto A Paina [Manuaal. sähköp. v-o]. Laite ottaa yhteyden palvelimelle tarkastaakseen sähköpostin ja vastaanottaakseen uusia viestejä. B Tarkista viesti ja paina [Poistu]. 3 Esiin tulee valmiusnäyttö. 69

78 Internet-faksin käyttö Vastaanotettu asiakirja Tässä on esimerkki tältä koneelta lähetetystä ja tietokoneelle saapuneesta Internet-faksiasiakirjasta, kun käytetään Outlook Express-sähköpostisovellusta. Asiakirja voi vaihdella sen mukaan, mikä sähköpostiohjelma on käytössä. 3 AJC004S 1. Sähköposti, johon ei ole kirjoitettu erikseen aihetta kohtaan Sähköposti. 2. Sähköposti, johon on kirjoitettu aihe kohtaan Sähköposti. 3. Lähettäjä Lähettäjän nimi (sähköpostiosoite) Lähettäjän nimen esitystapa vaihtelee sen mukaan, mitä asetuksia on tehty Leiman lähettäjän nimi- ja muihin kohtiin. 4. Pvm Sähköpostilähetyksen päivämäärä ja kellonaika 5. Vastaanottaja Vastaanottajan sähköpostiosoite 6. Aihe Tässä näkyy aihe, joka on määritetty kohdassa Sähköposti lähetystä varten. Jos aihetta ei kirjoiteta, aihe asetetaan automaattisesti kohdassa 1 näkyvässä muodossa. Esitystapa vaihtelee Leiman lähettäjän nimi kohdan ja muiden asetusten mukaisesti. Katso s.63 Tietoja sähköpostin aiheesta. 7. Viesti lisätään kaikkiin sähköposteihin. xxxx on laitteen nimi. 8. Liitetiedosto Jokainen lähettäjän sisällyttämä asiakirja näytetään liitetiedostona. 70

79 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IP-osoite) Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IPosoite) Vaaditaan lisävarusteena saatavilla oleva kirjoitin/skanneri. IP-faksitoiminto lähettää ja vastaanottaa asiakirjat suoraan kahden TCP/IPverkkoon liitetyn faksin välillä. Tämä toiminto tarjoaa seuraavat edut ja sopii lähiverkon sisäiseen tiedonvälitykseen: Tietoliikennekustannusten väheneminen IP-faksien välinen yhteys suuremmalla nopeudella kuin normaalifaksissa IP-faksi käyttää verkkoprotokollana SIP- ja H.323-protokollia. Määritä lähetettäessä IP-osoite tai isäntätietokoneen nimi faksinumeron sijasta. Kun käytössä on Gatekeeper-osoite, määritä sen aliaspuhelinnumero. Määritä Gatekeeper-osoite tai SIP-palvelimen osoite (välitys-, rekisteri-, edelleenlähetyspalvelin) Faksin asetukset -valikon kohdassa IP-faksin asetukset. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Kun käytössä on SIP-palvelin, voit lähettää määrittämällä SIP-käyttäjänimen. Lisäksi voit lähettää G3-faksilaitteeseen, joka on yhdistetty tavalliseen puhelinverkkoon T.38-yhteensopivan yhdyskäytävän avulla. Jos haluat perua IP-faksin lähetyksen, katso s.21 Muistilähetyksen peruminen. 3 71

80 Internet-faksin käyttö Voit vastaanottaa IP-fakseja samalla tavalla kuin tavallisia fakseja. Katso s.51 Faksin vastaanotto. 3 Ennen kuin IP-faksitoimintoja voidaan käyttää, tämä laite pitää kytkeä lähiverkkoon (LAN) ja tehdä asetukset oikein IP-faksiasetuksissa. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Laitteen tukema IP-faksitoiminto on yhteensopiva standardin ITU-T Rec. T.38 kanssa. 72

81 Internet-faksitoiminnot (määrittämällä IP-osoite) -Termejä H.323 Multimediatietoliikenneprotokolla, joka lähettää tai vastaanottaa tiedostoja kahdenkeskisesti LAN:in kautta tai Internetissä. SIP Internet-puhelujen ohjausprotokolla, joka hyödyntää VoIP-toimintoa (äänen muuntaminen IP-paketeiksi). Sen avulla voi esimerkiksi luoda, muokata tai päättää yhdestä tai useammasta osallistujasta koostuvia istuntoja. Gatekeeper (VoIP-gatekeeper) Gatekeeper hallitsee IP-verkkoon yhdistettyjä laitteita. Se muuntaa aliaspuhelinnumerot IP-osoitteiksi ja tekee todennuksen. Lisäksi gatekeeper vastaa kaistan (siirtonopeuden) ja käytön valvonnasta. 3 Yhdyskäytävä (VoIP-yhdyskäytävä) Yhdyskäytävä, joka yhdistää puhelin- ja IP-verkon. Se sisältää esimerkiksi protokollamuunnostoiminnot näiden verkkojen yhdistämiseksi. Lisäksi se yhdistää tietoliikennelaitteita, kuten puhelimia tai fakseja, lähiverkkoon tai muuhun verkkoon. SIP-palvelin SIP-palvelin välittää yhteyspyynnöt IP-verkkoon yhdistettyjen laitteiden kesken. Se koostuu lähinnä seuraavat kolme toimintoa omaavista palvelimista: Välityspalvelin: vastaanottaa SIP-pyyntöjä ja lähettää niitä edelleen pyytäjän puolesta. Rekisteröintipalvelin: vastaanottaa tietoa IP-verkossa olevien laitteiden osoitteista ja tallentaa ne tietokantaan. Edelleenlähetyspalvelin: käytetään tiedusteltaessa vastaanottajan osoitetta. Tietoja IP-faksin käyttämisestä Et voi lähettää palomuurilla suojattuun verkkoon. Et voi käyttää puhelimia lähiverkossa. Toiminnot, jotka eivät ole käytössä IP-faksissa Seuraavat toiminnot ovat käytössä tavallisissa faksilähetyksissä, mutta eivät IPfakseja lähetettäessä. Keräilylähetys Manuaalinen valinta 73

82 Internet-faksin käyttö Lähettäminen IP-faksin avulla 3 IP-faksitoiminto käyttää TCP/IP-protokollaa (lähiverkko tai Internet) ja samoja menettelytapoja kuin tavallinen faksitoiminto. Tavallisen faksin ja IP-faksin lähetyksissä käytettävissä olevia toimintoja voidaan käyttää lähes samalla tavalla. Kun yhdistät laitteen T.38-yhteensopivaan yhdyskäytävään, voit lähettää TCP/IP-protokollan avulla tavallisiin G3-telefaksilaitteisiin, jotka on yhdistetty tavalliseen puhelinverkkoon. Valmistelut Tee verkkoasetukset Järjestelmäasetukset-valikkoon etukäteen. Katso Verkko-opas. Voit lähettää Internetin kautta, jos myös vastaanottava laite on yhdistetty Internetiin. Et voi lähettää palomuurilla suojattuun verkkoon. Ottamalla yhteyden jälleenmyyjään tai palveluntarjoajaan saat luettelon T.38-yhteensopivista yhdyskäytävistä, gatekeepereistä tai SIP-palvelimista, jotka on sertifioitu yhteensopiviksi tämän laitteen kanssa. Jos käytät siirtopyyntötoimintoa, voit määrittää lähettävän laitteen IP-faksikohteen. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Katso s.27 Lähetyksen vahvistaminen, kun haluat lähetystuloksen vahvistusta koskevia lisätietoja. A Vaihda vastaanottajaksi IP-faksinumero painamalla. B Määritä vastaanottajan IP-faksiosoite. Jos et halua lisätä kohdetta, siirry vaiheeseen E. Viite s.39 IP-faksiosoitteen kirjoittaminen s.41 Vastaanottajaluettelon käyttäminen yhden vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän valitsemiseksi Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> Kun kohdissa Ota H.323 käyttöön ja Ota SIP käyttöön on asetuksena Päällä Faksin asetukset-valikon IP-faksin asetuksissa, tulee näkyviin [Protokolla]. Paina [Protokolla], kun haluat valita protokollan. 74

83 Lähettäminen IP-faksin avulla C Voit lisätä kohteen painamalla [Lisää]. E Paina {Aloita}-näppäintä. Alkuperäisen skannaaminen käynnistyy automaattisesti, ja se tallennetaan muistiin. Kun skannaaminen päättyy, tiedonsiirron merkkivalo syttyy ja lähetys käynnistyy. Kun käytät kohdeluetteloa, useita kohteita lisätään automaattisesti, jolloin [Lisää]-painiketta ei tarvitse painaa. Jos halutaan varmistua siitä, että vastaanottaja on lisätty, laite voidaan ohjelmoida käyttäjäparametreissä niin, että näppäintä [Lisää] on painettava joka kerta, kun vastaanottaja lisätään. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (kytkin 17, bitti 2). D Valitse seuraava vastaanottaja. 3 Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. Uusi kohde lisätään toistamalla vaiheet C ja D. 75

84 Internet-faksin käyttö 3 76

85 4. Tietojen tallentaminen Alkuasetukset ja säädöt Voit lähettää lisätietoja toiselle osapuolelle, kun lähetät tai vastaanotat faksia. Nämä tiedot näkyvät toisen laitteen näytössä ja tulostuvat raporttiin. Seuraavia tietoja voi lähettää. Tärkeää Voit tarkistaa asetukset käyttäjäparametrien luettelosta. Luettelon tulostamista ja säilyttämistä suositellaan, kun asetuksia tallennetaan tai muutetaan. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Otsikkorivi Otsikkorivi tulostetaan ylätunnisteeksi kaikkiin lähettämiisi fakseihin. Otsikkorivillä tulee olla oma nimesi. Voit ohjelmoida Otsikkorivin 1 tai Otsikkorivin 2. Kun lähetät alkuperäisiä vastaanottajaluetteloa käyttäen, voit valita mikä Otsikkorivi näkyy vastaanottajan faksissa. Voit tallentaa otsikkoriviin enintään 32 merkkiä. Voit käyttää kirjaimia, symboleja, numeroita ja välejä. Voit valita tulostetaanko Otsikkorivi vai ei käyttämällä näppäintä [Otsikkorivin tulostus] kohdassa Lisätoiminnot. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Ohjelmassa 1 voit valita tulostetaanko Otsikkorivi aina. Sen jälkeen voit muuttaa asetusta tarvittaessa Otsikkorivin tulostus -toiminnolla. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. Oma nimi Oma nimi lähetetään vastaanottajalle, kun lähetetään tai vastaanotetaan faksi G3-linjaa käyttäen. Nimessä pitäisi olla oma nimesi mukana. Oma nimi näkyy laitteen näytössä ja tulostuu raporttiin. Rajoitus Oma nimi on käytössä vain, jos vastaanottajalla on saman valmistajan laite ja siinä on Oma nimi -toiminto. Voit käyttää kirjaimia, symboleja, numeroita ja välejä. Voit tallentaa enintään 20 merkkiä asetukseen Oma nimi. Oma faksinumero (lähettäjän faksinumero) Lähettäjän Oma faksinumero lähetetään vastaanottajalle, kun faksi lähetetään G3-linjaa käyttäen. Vastaanotetun faksin numero näkyy toisen laitteen näytössä ja tulostuu raporttiin. Toiminto on käytössä toisen osapuolen laitteen valmistajasta riippumatta. 77

86 Tietojen tallentaminen Voit käyttää numeroita ja symboleja (välejä tai + merkkiä). Voit tallentaa enintään 20 merkkiä asetukseen Oma faksinumero. Tallennettaessa Otsikkorivi A Paina [Ensimmäinen nimi] tai [Toinen nimi]. Tallentaminen A Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. 4 B Näppäile faksin otsikkorivi ja paina [OK]. B Paina [Faksin asetukset]. Viite Yleiset asetukset C Varmista, että [Yleisasetukset/Aseta] -näyttö tulee näkyviin. D Paina [Tallenna otsikkorivitiedot]. Tallennettaessa Oma nimi A Paina [Oma nimi]. E Tallenna nimi ja faksinumero. 78

87 Alkuasetukset ja säädöt B Paina [Oma nimi]. B Valitse tallennettava linjatyyppi. C Näppäile oma nimi ja paina [OK]. Näytön sisältö vaihtelee asennettujen lisävarusteiden mukaan. C Näppäile oma faksinumero numeronäppäimillä ja paina [OK]. 4 Viite Yleiset asetukset Tallennettaessa Oma faksinumero A Paina [Oma faksinumero]. Jos haluat näppäillä + merkin tai välilyönnin, paina [+] tai [Välilyönti]. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä] tai {Tyhjennä/Seis}- näppäintä ja näppäile faksinumero uudelleen. F Paina [Poistu]. G Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Esiin tulee valmiusnäyttö. 79

88 Tietojen tallentaminen Muokkaus Seuraavassa esimerkissä muokataan Oma nimi -asetusta. A Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. E Valitse muokattava toiminto painamalla [Otsikkorivi], [Oma nimi] tai [Oma faksinumero]. 4 B Paina [Faksin asetukset]. F Valitse toiminto, jota haluat muokata. C Varmista, että [Yleisasetukset/Aseta] tulee näkyviin. D Paina [Tallenna otsikkorivitiedot]. G Paina [Palautus] tai [Poista kaikki] ja tallenna nimi tai numero. Valitessasi oman faksinumeron paina [Tyhjennä] tai {Tyhjennä/Seis} -näppäintä ja yritä sitten uudestaan. 80

89 Alkuasetukset ja säädöt H Paina [OK]. B Paina [Faksin asetukset]. Valitessasi oman faksinumeron paina [OK]. I Paina [Poistu]. C Varmista, että [Yleisasetukset/Aseta] tulee näkyviin. 4 D Paina [Tallenna otsikkorivitiedot]. J Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Esiin tulee valmiusnäyttö. Poistaminen Seuraavassa esimerkissä poistetaan Oma nimi. A Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. E Valitse poistettava toiminto painamalla [Otsikkorivi], [Oma nimi] tai [Oma faksinumero]. 81

90 Tietojen tallentaminen F Paina toimintoa, jonka haluat poistaa. 4 G Paina [Palautus] tai [Poista kaikki] ja paina sitten [OK]. Poistaessasi oman faksinumeron paina [Tyhjennä] tai {Tyhjennä/Seis} -näppäintä ja paina sitten [OK]. H Paina [Poistu]. I Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Esiin tulee valmiusnäyttö. 82

91 Vastaanottajien tallentaminen osoitekirjaan Vastaanottajien tallentaminen osoitekirjaan Voit tallentaa faksinumeroita, sähköpostiosoitteita, IP-faksinumeroita ja kohdekansioita Järjestelmäasetukset-valikon Pääkäyttäjän työkalut -asetusten kohdassa Osoitekirjan hallinta. Voit lisäksi tallentaa ryhmään ohjelmoituja faksinumeroita, sähköpostiosoitteita, IP-faksinumeroita ja kohdekansioita. Jos olet muuttanut osoitekirjan sisältöä, tulee {Faksi} -näppäimen painamisen jälkeen näyttöön viesti Kohdelista/laitteen asetukset on päivitetty.. Paina [Poistu] faksin aloitusnäytön esiin tuomiseksi. Voit tallentaa Osoitekirjaan käyttämällä Web Image Monitor -ohjelmaa tai SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelmaa. Saat lisätietoja asentamisesta Verkko-oppaasta. Osoitekirjasta on tietoja kyseisessä ohjetiedostossa. 4 Viite Yleiset asetukset 83

92 Tietojen tallentaminen 4 84

93 5. Vianmääritys Äänenvoimakkuuden säätö Voit muuttaa seuraavien laitteen antamien merkkiäänien äänenvoimakkuutta. A Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Suoravalinta Kuuluu, kun {Suoraval.}-näppäintä painetaan. Lähetys Kuuluu, kun laite lähettää asiakirjan. B Paina [Faksin asetukset]. Vastaanotto Kuuluu, kun laite vastaanottaa asiakirjan. Numeron valinnan aikana Kuuluu {Aloita}-näppäimen painamisen jälkeen, kunnes yhteys muodostuu. Tulostuksen aikana Kuuluu, kun vastaanotettua asiakirjaa tulostetaan. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. C Varmista, että [Yleisasetukset/Aseta] -näyttö tulee näkyviin. D Paina [Äänenvoimakkuuden säätö]. Voit säätää suoravalinnan äänen voimakkuutta, kun painat {Suoraval.}-näppäintä. Katso Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot>. 85

94 Vianmääritys E Paina [Hiljaisempi] tai [Kovempi] kunkin toiminnon kohdalla ja paina sitten [OK]. 5 Voit kuulla todellisen äänenvoimakkuuden painamalla [Tarkista]. Jos painat [Peruuta], äänenvoimakkuuden asetusta ei tallenneta. Esiin tulee vaiheen D näyttö. F Paina {Käyttäjän työkalut/laskuri}- näppäintä. Esiin tulee valmiusnäyttö. 86