Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu

Transkriptio

1 Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu Infotilaisuus Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelusta Pirre Korhonen, erityisasiantuntija VRK Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

2 Palvelu ja sopimus yleisesti Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

3 Keskitetty palvelu tarjolla VRK on solminut väliaikaisen sopimuksen Edita Prima Oy:n kanssa Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelusta. Palvelu tarjoaa Suomi.fi-viestien asiakasorganisaatioille mahdollisuuden lähettää paperipostia keskitetyn palvelun kautta. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

4 Palvelua on mahdollista käyttää Palvelua ei ole pakko käyttää. KaPA-lain 5 :n mukaiset organisaatiot, joilla on velvollisuus tai oikeus käyttää Suomi.fi-viestejä, voivat hyödyntää myös tätä palvelua. Jakelussa voi hyödyntää myös omia vain jakeluun liittyviä sopimuksiaan. Tällöin tulostus ja kuoritus tarjotaan VRK:n ja Editan sopimuksella. Järjestelyistä sovitaan erikseen VRK:n kanssa. Omia tulostukseen, kuoritukseen ja jakeluun liittyviä sopimuksia voi edelleen käyttää ja palvelun voi kilpailuttaa jatkossakin itse. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

5 Väliaikainen sopimus Väliaikainen sopimus Sopimus on voimassa toistaiseksi. Markkinaoikeusprosessi on kesken. Tarkempaa tietoa sen käsittelyn osalta VRK:lla ei ole. Sopimuksen voimassaolo on sidottu markkinaoikeuden antamaan ratkaisuun. VRK tiedottaa tarpeellisin osin markkinaoikeusprosessin etenemisestä. Sama palvelu Väliaikaisen sopimuksen mukainen palvelu toimitetaan samoilla ehdoilla kuin hankinnalla haettuna ollut palvelu. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

6 Sopimuksen sisältö Pääsopimus Sisältää yleiset palveluun liittyvät ehdot. Turvallisuussopimus (liitteineen) Sisältää tietoturvallisuus- ja ICT-varautumisen vaatimukset sekä toimitilaturvallisuusvaatimukset Vaatimukset ovat tarvittaessa asiakasorganisaatioiden saatavilla ja ne julkaistaan myöhemmin saataville. Tapa on vielä määrittelemättä. Palvelun turvakuvaus saatetaan osaksi sopimusta mennessä. (ei julkaista) Palvelukuvaus Saatetaan osaksi sopimusta mennessä. Julkaistaan myöhemmin saataville. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

7 Sopimuksen sisältö Laatu- ja palvelutasot Palvelun laatua ja palvelutasojen täyttymistä käsitellään säännöllisesti VRK:n ja Editan välisessä yhteistyöryhmässä. Hinnasto Julkaistaan myöhemmin saataville. Alihankkijat Toimittaja vastaa alihankkijoiden toiminnasta ja niitä koskevat samat vaatimukset. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

8 Asiakasorganisaatioihin liittyvät ehdot Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

9 Laskutus Laskutus asiakasorganisaatiolta toteutuman mukaisesti kerran kuukaudessa. Käyttäjäorganisaatio ilmoittaa omat maksuehtonsa ja laskutustietonsa ja - tapansa. Laskutusta varten nimettävä laskutusyhteyshenkilö. Maksuehto on 21 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta. Mahdolliset hyvitykset seuraavassa laskutuksessa. Laskutuksen mukana raportoidaan tuotteiden ja palveluiden toteuma. Verkkolasku ensisijainen. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

10 Viivästys Palveluun liittyvästä viivästymisestä ja tuotteiden viivästymisestä ja sanktioista on sovittu tarkemmin Laatu- ja palvelutasot -liitteessä. Jos palvelu viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä, myös asiakasorganisaatiolla on oikeus viivästyssakkoon (tai hyvitykseen). Oikeus viivästyssakkoon ei edellytä vahingon osoittamista. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

11 Liittyminen palveluun Liittyminen palveluun tapahtuu erillisellä lomakkeella, jos organisaatio on jo muutoin hyväksytty käyttämään Suomi.fi-viestejä. Jos organisaatiolla ei vielä ole Suomi.fi-viestien käyttölupaa myönnettynä, liittyminen palveluun tapahtuu osana käyttölupahakemusta. VRK julkaisee myöhemmin varsinaisen lomakkeen. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

12 Lisätietoja sopimukseen liittyen Kysymyksiä voi lähettää kootusti VRK vastaa kyselyihin sähköpostitse ja koostaa niistä myös myöhemmin julkaistavaa UKK-palstaa Suomi.fi-palveluhallintaan. Digitalisoimme yhteiskuntaa yhdessä onnistumme

13 Suomi.fi-viestit EDITAN TULOSTUS-, KUORITUS- JA JAKELUPALVELU

14 Edita Prima Oy on osa Suomen valtion omistamaa Nordic Morning Group - konsernia Nordic Morning Group Suomessa Edita Prima Oy Erityisosaamisena automatisoidut asiakasviestinnän prosessit Nordic Morning Finland Oy Eritysosaamisena dataohjattu markkinointi ja palvelumuotoilu Edita Publishing Oy Erityisosaamisena älykäs oppiminen LUOTTAMUKSELLINEN

15 Toimimme luotettuna kumppanina useille suurille ja tunnetuille organisaatioille OP Veikkaus Vero Väestörekisterikeskus SOK Lähi-Tapiola Fortum Restel LUOTTAMUKSELLINEN

16 PALVELU LUOTTAMUKSELLINEN

17 Tiedostojen vastaanotto ja tulostustuotanto Edita vastaanottaa Suomi.fi-palvelusta suojattua yhteyttä pitkin käyttäjäorganisaatioiden lähettämät tulostusaineistot, tulostuksen ohjaustiedostot ja kirjeiden jakelutiedot Edita liittää omassa järjestelmässään käyttäjäorganisaation ja Editan keskenään sopimat sopimuksessa määrittämät tiedot (esim. postin sopimusnumero, laskutusviite jne.) tulostuserään Edita tekee tietojen teknisen tarkastuksen ja toteuttaa kirjetuotannon ohjaustiedostossa määritettyjen tietojen mukaisesti Edita jättää kirje-erän jakeluoperaattorille jaettavaksi tilausta seuraavana työpäivänä Edita kerää erän laskutusta koskevat tiedot käyttäjäorganisaation raportille ja laskuttaa tulostuksen, kuorituksen sekä sopimuksen mukaan myös jakelun käyttäjäorganisaatiolta kerran kuukaudessa LUOTTAMUKSELLINEN

18 Palvelun kuvaus Laskutus Käyttäjäorganisaatio Tulostetut viestit kotiin jaettuna Viestitpalvelu EDITA Sähköiset viestit kansalaisten Suomi.fi-tileille LUOTTAMUKSELLINEN

19 Editan prosessi Palvelun käytön laskutus käyttäjäorganisaatioilta Tiedon kerääminen palvelun käytöstä Tiedon kerääminen Editan toteuttamista jakelupalveluista Häiriöiden valvonta Datan vastaanotto Suomi.fipalvelusta ja automatisoidut datan käsittelyprosessit Tiedoston siirron valvonta Tuplatiedostojen valvonta Käyttäjäorganisaatioiden perustietojen tarkastus tulostuksen ohjausta varten Postituserien yhdistely Postituserien jakaminen eri jakeluoperaattoreille Virhetilanteiden raportointi Tulostus, kuoritus ja jakelu Lähetyserien ennakkotietojen välittäminen jakeluoperaattoreille (Posti, JYS) Jakelutiedon vastaanotto Editan jakelukumppanilta (JYS) LUOTTAMUKSELLINEN

20 Palvelun kuvaus Käyttäjäorganisaatiokohtainen laskutus Käyttäjäorganisaatio 1 Käyttäjäorganisaatio 2 Tulostetut viestit kotiin jaettuna Käyttäjäorganisaatio 3 Viestitpalvelu EDITA Käyttäjäorganisaatio n. Sähköiset viestit kansalaisten Suomi.fi-tileille LUOTTAMUKSELLINEN

21 Kirjeiden jakelut Postin verkossa tapahtuva jakelu voidaan suorittaa joko asiakaan omalla sopimuksella tai Editan sopimuksella Kirjeiden jakelu voidaan jakaa kahdelle operaattorille (Posti/Jakeluyhtiö Suomi) JYS:n jakelu on tällä hetkellä edullisempaa kuin Postin jakelu JYS:n jakeluverkko kattaa tällä hetkellä n % kotitalouksista (jakelupeitossa on merkittäviä alueellisia eroja) JYS:n jakeluverkko laajenee jatkuvasta. Tavoite on 70% v loppuun mennessä Kaikki tulostuserät lähetetään automaattisesti jakelijoiden lajiteltavaksi. Jakelijalle lähetetään ainoastaan vastaanottajan katuosoitetieto Jakelijan määrittämä lajittelujärjestys on edellytys sekä paremmalle jakelunopeudelle että edullisemmalle jakelukustannukselle (Posti) Editan järjestelmä valvoo, että kaikki lähetetyt tulostuserät palaavat jakelijalta takaisin Laskutus Edita laskuttaa omalla sopimuksellaan toteutetut jakelut käyttäjäorganisaatioilta palvelulaskutuksen yhteydessä Posti laskuttaa käyttäjäorganisaation sopimuksella tehdyt jakelut ko. sopimuksen mukaisilla ehdoilla LUOTTAMUKSELLINEN

22 EDITAN PALVELUN KUVAUS LUOTTAMUKSELLINEN

23 Datan käsittely Jokainen Editaan saapuva tiedosto käsitellään automaattisesti Datalle tehdään seuraavat toimenpiteet Tiedoston siirron valvonta Tuplatiedostojen tarkastus Varmistus että etukäteen ajoitetut tiedostojen siirrot toteutuvat Tiedoston rakenteen validointi Varmistetaan että Editaan siirretty tiedosto on rakenteeltaan määrittelyn mukainen Häiriöiden valvonta ja hallinta Havaittujen virheiden ilmoittaminen ja raportointi sovitun mallin mukaisesti Postituserien yhdistely Sovellusten toimittamia tiedostoja yhdistetään suuremmiksi tuotantoeriksi Työerien osittaminen fyysiseen jakeluun Kootut työerät ositetaan jakeluyhtiökohtaisiksi tulostus- ja kuorituseriksi LUOTTAMUKSELLINEN

24 YHTEENVETO EDITAN RATKAISUN HYÖDYISTÄ LUOTTAMUKSELLINEN

25 Editan ratkaisun tarjoamat hyödyt Kirjejakelu voidaan jakaa kahdelle eri postioperaattorille Erittäin kilpailukykyiset yksikköhinnat Ei velvoitetta järjestää erillistä kilpailutusta Valmis integraatio Viestit-palveluun Pääsy tietoturvaltaan erittäin korkealaatuiseen palveluun Kykenemme vastaanottamaan viestejä myös ipost-tiedostoformaatissa Myös tämän tiedostoformaatin aineisto voidaan jakaa kahdelle postioperaattorille LUOTTAMUKSELLINEN

26 KIITOS! LUOTTAMUKSELLINEN