Ne liittyvät samaan henkilöön, paikkaan, projektiin, asiaan, asiakkaaseen, tapahtumaan tai seikkaan.

Transkriptio

1 6. Asiakirjapalvelu 6.1 PALVELUINFORMAATIO Palvelun nimi Asiakirjapalvelu Palvelun versio 1.0 Tunnus (ks. M ) 6.2 Avainkäsitteet Tarkoituksenmukainen asiakirjakoosteiden muodostaminen MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmässä (MYJ) asiakirjapalvelu hallinnoi asiakirjoja eritasoisiin asiakirjakoosteisiin sijoitettuina. Kukin asiakirjakooste edustaa joko asiakirjaryhmää tai asiakirjakoosteiden ryhmää. Asiakirjat sijoitetaan asiakirjakoosteisiin kaikista tai joistakin seuraavista syistä: Ne liittyvät samaan toimenpiteeseen tai prosessiin. Ne kuuluvat samaan tehtäväluokkaan. Ne liittyvät samaan aihealueeseen tai aiheeseen. Ne liittyvät samaan henkilöön, paikkaan, projektiin, asiaan, asiakkaaseen, tapahtumaan tai seikkaan. Niillä on samat metatiedot. Ne ovat peräisin samasta lähteestä tai niillä on sama formaatti. Niistä vastaa sama liiketoimintayksikkö. Ne on suunnattu samalle kohderyhmälle. Niiden käyttöoikeustaso on yhteneväinen. Niihin sovelletaan samoja seulonta- ja hävittämissääntöjä. Asiakirjakoosteet yleensä edistävät asiakirjojen semanttista ymmärrettävyyttä siten, että asiakirjat sijoitetaan tarkoituksellisesti järkeviin konteksteihin samankaltaisten asiakirjojen kanssa. Siten asiakirjakooste voi kokonaisuutena tarjota vivahteikkaan kuvan sisällöstään. Asiakirjakoosteista voidaan koota myös laajempia ylätason asiakirjakoosteita samanlaisista syistä kuin edellä on esitetty. Asiakirjoja sisältävä asiakirjakooste voi kuulua emoasiakirjakoosteeseen, joka sisältää ryhmän samankaltaisia asiakirjakoosteita. MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmissä (MYJ) ylin asiakirjakoosteiden taso on itse asiakirjapalvelu, sillä se sisältää kaikki asiakirjakoosteet. ISO 23081:ssa visioidaan porrastettua asiakirjakoosteiden mallia, jossa tarkastelu ulottuu laajemmalle kuin yksittäisiin asiakirjajärjestelmiin tai

2 arkistoihin; kokonaisuutena tarkasteltaessa kaikki organisaation asiakirjajärjestelmät yhdessä voidaan nähdä laajempana asiakirjakoosteena. Asiakirjakoosteisiin liittyy myös käytännön näkökohtia. Asiakirjakoosteet voidaan määritellä operationaalisen toiminnan tai teknisten reunaehtojen perusteella. Viime mainittu toteutuu erityisesti tapauksissa, joissa asiakirjoja hallinnoidaan eri liiketoimintasovelluksissa. Näin ollen asiakirjakoosteen luonne voidaan määritellään liiketoimintasovelluksen luonteen perusteella. Jos liiketoimintasovellus tarjoaa esimerkiksi ryhmätyötiloja, nämä muodostavat väistämättä asiakirjakoosteen perustan, jota asiakirjajärjestelmän on kyettävä hallitsemaan. Teknisiä reunaehtoja voi asettaa myös mobiilikäyttöön suunniteltu asiakirjajärjestelmä, jossa rakenteet on suunniteltu kevyemmiksi kuin pilvipalveluna tuotettava asiakirjajärjestelmä, joka on suunniteltu palvelemaan useita eri hallintoyksiköitä. Asiakirjakoosteiden toteuttamiseen, kokoon ja hallinnointiin vaikuttavat osaltaan systeemien erikoistuminen, tietovaraston sijainti, kapasiteetti ja volyymi, pääsynhallinnan rajoitukset ja muut huomioon otettavat seikat Juuri-asiakirjakoosteet Sellaisia asiakirjakoosteita, jotka eivät ole minkään muun asiakirjakoosteen lapsiasiakirjakoosteita, kutsutaan asiakirjajärjestelmässä juuriasiakirjakoosteiksi. Niiden määrää ei ole asiakirjapalvelussa rajoitettu. Tämä mahdollistaa sen, että tarvittaessa MoReq2010 yhteensopiva tietojärjestelmä (MYJ) voi toimia monikäyttäjäympäristönä, jossa eri organisaatiot tai organisaation osat hallinnoivat eri asiakirjakoosteita ja asiakirjoja ilman yhteyttä muihin saman asiakirjapalvelun asiakirjakoosteisiin ja asiakirjoihin. Kaavio 6a esittää tyypillisen tavan, miten asiakirjakoosteet ja asiakirjat voidaan järjestää juuriasiakirjakoosteiden sisällä yksittäisessä asiakirjapalvelussa. Kaavio 6a - Asiakirjapalvelussa on eritasoisia asiakirjakoosteita, mutta ei yksittäistä juuriasiakirjakoostetta Asiakirjakoosteen rajoitukset MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmässä (MYJ) asiakirjoja ja asiakirjakoosteita ei saa sijoittaa samalle tasolle. Tämä on havainnollistettu Kaaviossa 6b. Näin saadaan säilytettyä kunkin asiakirjakoostetason yhtenäisyys ja erillinen identiteetti; tämä mahdollistaa hallinnointipolitiikan johdonmukaisen soveltamisen kullakin asiakirjakoostetasolla ja varmistaa, ettei synny epäselvyyksiä, missä asiakirjat pitää luoda.

3 Tämän rajoituksen tärkeä seuraus on, että asiakirjoja ei voi tuottaa asiakirjakoosteen ulkopuolella. Tämä on myös havainnollistettu Kaaviossa 6b. Mikäli asiakirjoja luotaisiin suoraan asiakirjapalvelussa, ne sijoittuisivat juuriasiakirjakoosteen tasolle, jossa ne estäisivät uusien juuriasiakirjakoosteiden luomisen MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmässä (MYJ). Kaavio 6 b Asiakirjaa ei voi tallentaa samalle tasolle kuin asiakirjakooste Asiakirjakoosteen periytyvyys Yksi asiakirjakoosteiden ensisijaisista eduista on periytyvyyden tuki. Ominaisuuksiin, joita lapsiasiakirjaentiteetit voivat periä emoasiakirjakoosteista, sisältyy: 1. Luokittelu asiakirjakooste tai asiakirja voi periä luokkansa emoasiakirjakoosteeltaan 2. Pääsyn kontrolli - asiakirjakooste tai asiakirja voi periä emoasiakirjakoosteensa pääsynhallintalistan (tai vastaavan, ks. 4. Malliroolipalvelu); ja 3. Metatiedot käyttäjä voi hakea tietoa asiakirjakoosteista ja asiakirjoista niiden emoasiakirjakoosteiden metatietojen avulla Asiakirjakoosteet ja luokittelu Luokittelua voidaan soveltaa eri asiakirjakoostetasoilla. Kukin lapsiasiakirjakooste perii oletusarvoisesti luokkansa emoasiakirjakoosteelta. Oletusarvo voidaan kuitenkin ohittaa soveltamalla kullakin asiakirjakoostetasolla erillistä luokittelua. Näin voidaan toimia myös suoraan yksittäisen asiakirjan tasolla, kuten kuvataan luvussa Luokittelun periytyminen. Asiakirjakoosteiden muodostaminen ja luokittelu voivat olla vuorovaikutuksessa eri tavoilla. Luvussa 6.3 Asiakirjakoosteet ja luokitteluesimerkit esitellään näkemyksiä ja erilaisia skenaarioita siitä, miten tätä voidaan toteuttaa. Skenaarioiden suhteen pitää ottaa huomioon, että ne eivät välttämättä edusta asiakirjahallinnan parhaita käytäntöjä, vaan niiden tarkoituksena on tuoda esille yleisiä reaalimaailman tilanteita Rönsyilyn rajoittaminen MoReq2010 asiakirjakoosteominaisuus on tehokas asiakirjapalvelun työkalu salliessaan useita asiakirjojakoostetasoja. Vaikka tämä on äärimmäisen käyttökelpoista tietyissä olosuhteissa, on tärkeätä, ettei tätä piirrettä käytetä liikaa. On toivottavaa, että vältetään syviä rakenteita, jotka koostuvat monista asiakirjakoostetasoista.

4 Yleissääntö on, että kevyet, vain yhden tai joskus kaksi asiakirjakoostetasoa sisältävät rakenteet ovat suositeltavia, koska niitä on helppoa hallinnoida. Asiakirjakoosteominaisuutta ei pidä myöskään käyttää epäaitojen luokitteluhierarkioiden luomiseen. Tämän takia MoReq2010 sallii käyttäjän laatia mihin tahansa juuriasiakirjakoosteeseen maksimimäärän asiakirjakoostetasoja. Tätä arvoa säätämällä käyttäjät voivat rajoittaa sitä, miten syväksi asiakirjakoosteen rakenne muodostuu. MoReq2010 :n laajennukset tuovat mukanaan myös erikoistuneita asiakirjakoosteita, joissa on kiinteä määrä asiakirjakoostetasoja Alkuperäinen järjestys Yksi merkittävistä eduista, joita asiakirjojen sijoittaminen asiakirjakoosteisiin tuottaa on, että niistä muodostuu ajan mittaan lineaarinen sarja, joka tukee tiedonhakua. Näin muodostuva luonnollinen jatkumo tarjoaa historiallisen aikajanan ja lisää tärkeän kuvailevan ulottuvuuden asiakirjakoosteeseen, kuten Kaaviossa 6c esitetään. Kaavio 6c Käyttämällä päiväystä ja aikaa hakukriteereinä, asiakirjakoosteen asiakirjoja voidaan hakea osana loogista historiallista jatkumoa. Päiväys ja aika tuottavat oletusarvoisesti aikaleiman, kun asiakirja luodaan MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmässä (MYJ). Jos asiakirja on luotu hallitsemattomasti tai sitä ei ole välittömästi lisätty MoReq2010 yhteensopivassa tietojärjestelmään (MYJ), määritys tukee uudelleenjärjestämistä ja sallii sen, että alkuperäistä päiväystä ja aikaa muokataan osoittamaan aiempaa alkuperäistä asiakirjan tuottamishetkeä. Aikaperusteinen järjestys asiakirjakoosteiden sisällä on erityisen hyödyllinen, kun asiakirjojen talteenotossa käytetään dynaamisia prosesseja, kuten työnkulkua. Kun työnkulku etenee, kustakin merkittävämmästä työvaiheesta tai muutoksesta voidaan tuottaa tilannetieto työnkulun tilasta, joka voidaan tallentaa peräkkäin asiakirjakoosteeseen. Asiakirjakooste voi siten kertoa historiamielessä, miten prosessi eteni alusta loppuun. Asiakirjakoosteen alkuperäisen järjestyksen säilyttäminen on lisäsyy, miksi MoReq2010 ei salli saman asiakirjakoostetason sisältävän sekä asiakirjoja että lapsiasiakirjakoosteita (ks Asiakirjakoosteiden rajoitukset). Asiakirjojen sijoittaminen eri asiakirjakoostetasoille rikkoo asiakirjojen luonnollista

5 lineaarista sarjanmuodostusta asiakirjakoosteen sisällä ja siten keskeyttää tarinan kulun. Tätä pulmaa on kuvattu Kaaviossa 6d. Kaavio 6d Asiakirjakooste ei voi säilyttää johdonmukaista tarinankulkua, jos siihen sisältyy sekä asiakirjoja että eri tasoilla sijaitsevia asiakirjakoosteita.