BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE VIENTIREMBURSSIT JA -PERITTÄVÄT

Transkriptio

1 BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE VIENTIREMBURSSIT JA -PERITTÄVÄT Danske Bank Trade Finance Danske Bank Oyj Rekisteröity kotipaikka ja osoite Helsinki, Hiililaiturinkuja 2, DANSKE BANK. Y-tunnus

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. VIENTIREMBURSSIT 3 VIESTIT JA LUONNOKSET 3 REMBURSSIN AVISOINTI 4 OMAN VIITTEEN JA VASTAPUOLEN LISÄÄMINEN 5 LIITTEIDEN LÄHETTÄMINEN 6 REMBURSSIN MUUTOS 8 ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY JA MAKSUERITTELY 8 2. VIENTIPERITTÄVÄT 9 VIENTIPERITTÄVÄTOIMEKSIANNON TÄYTTÄMINEN 9 UUSI VASTAPUOLI 11 BUSINESS ONLINEEN SAAPUVAT VIESTIT 18 SUORAPERITTÄVÄ 22 2

3 1. Vientiremburssit Viestit ja luonnokset Saapuneista vientiremburssin avauksista, muutoksista, maksuerittelyistä ja muista tapahtumista tulee viesti Viestit ja luonnokset/saapuneet -laatikkoon. Saapuneet -laatikkoon tulevat Danske Bankin lähettämät viestit. Löydät etsimäsi viestit joko Pankin viitteen, Oman viitteen tai Aikavälin perusteella. Järjestelmä ehdottaa automaattisesti hakukriteeriksi aikaväliä kaksi viikkoa kuluvasta päivästä taaksepäin. Voit muuttaa sitä hakiessasi kahta viikkoa vanhempia viestejä. Voit rajata hakua myös viestit Luettuihin ja Lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja jos viesti on lukematon saat esille vaihtoehdon Muuta tilaan Luettu ja voit muuttaa tilan halutessasi. Tämä on kätevää tilanteessa jos esimerkiksi avaat vahingossa viestin. Saapuneet näytön Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta linkistä pääset tilaamaan ilmoituksia saapuneista viesteistä. Tarkemmat ohjeet löytyvät Trade Finance Yleisohjeista. 3

4 Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee Trade Finance asetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. Remburssin avisointi Remburssin saapumisesta tulee viesti Business Onlinen Saapuneet -laatikkoon nimellä Avisointi, remburssi. 4

5 Näytä sanoma painikkeella saat kirjeen näkyviin PDF -muodossa. Kirjeeseen on liitetty remburssin avaussanoma. Kirjeen avaamiseen tarvitaan Adobe Acrobat Reader ohjelma (suositellaan versiota 9 ja uudempi). Tavarankuvauksen ja toimeksiantajan nimi- ja osoitetiedot ym. saat helposti siirrettyä Business Onlinen remburssikirjeestä kopioi/liimaa -toiminnolla asiakirjoihin tai yrityksesi omiin järjestelmiin. Halutessasi voit lähettää Trade Finance yksikköön Vastaus-kentästä esimerkiksi vahvistuspyynnön tai kysymyksen. Viesti lähtee Lähetä painikkeella ja syöttämällä salasana. Takaisin -painikkeella palaat edelliseen näkymään. Oman viitteen ja vastapuolen lisääminen Kun avaat avisointikirjeen, voit saman tien lisätä yrityksesi oman viitteen saapuneeseen remburssiin valitsemalla Anna oma viite. Lisättyäsi oman viitteen, näkyy se jatkossa kyseiseen remburssiin liittyvässä kirjeenvaihdossa ja sitä voi käyttää kaikissa hakutoiminnoissa. Viitteen lisäyksen voi tehdä myöhemminkin esimerkiksi Kyselyistä remburssin viitettä napsauttamalla ja sen jälkeen Oma viite kentästä Anna oma viite. 5

6 Vastapuolen lisääminen avisointikirjeen avaamisen yhteydessä tapahtuu valitsemalla Liitä vastapuoli. Valitse sen jälkeen listalta haluamasi vastapuoli. Voit hakea sen myös syöttämällä vastapuolen lyhytnimen. Jos vastapuolta ei ole vielä perustettu rekisteriin, voit perustaa sen tässä yhteydessä valitsemalla Uusi vastapuoli. Liittäminen remburssiin tapahtuu Jatka näppäintä painamalla. Myös vastapuolen lisäyksen voi tehdä myöhemmin valitsemalla Kyselyt ja napsauttamalla remburssin viitettä ja sen jälkeen Liitä vastapuoli. Liitteiden lähettäminen Jos haluat tarkastuttaa vientiremburssin asiakirjat etukäteen, voit lähettää skannatut asiakirjat vapaan viestin liitteenä pankkiin turvallisesti Business Onlinen kautta sähköpostin sijaan. 6

7 Voit lähettää vapaan viestin mukana 5 liitetiedostoa, jotka ovat muodoltaan joko PDF-, DOC, DOCX, XLS, XLSX tai TXT -tiedostoja. Tiedostojen voivat olla enintään 10mb kokoisia. Valitse ensin liitetiedoston dokumenttityyppi esim. Asiakirjakopio ja sen jälkeen Valitse painikkeella tiedosto omasta hakemistostasi. 7

8 Remburssin muutos Remburssin muutoksesta tulee viesti Saapuneet laatikkoon nimellä Muutos, remburssi. Näytä sanoma painikkeella saat kirjeen näkyviin PDF -muodossa. Kirjeen loppuosaan on liitetty remburssin muutossanoma. Halutessasi voit lähettää Trade Finance yksikköön Vastaus -kentästä ilmoituksen esimerkiksi muutoksen hyväksymisestä/hylkäämisestä, vahvistuspyynnön tai kysymyksen. Viesti lähtee pankkiin Lähetä painikkeella ja syöttämällä salasana. Takaisin -painikkeella palaat edelliseen näkymään. Asiakirjojen käsittely ja maksuerittely Tarkastettuamme asiakirjat lähetämme siitä teille ilmoituksen Saapuneet laatikkoon nimellä. Asiakirjat, odottaa katetta, Asiakirjat, eräpäiväilmoitus ja maksuista nimellä Maksaminen, avista jne. Saapuvien viestien otsikot vaihtelevat riippuen remburssin ehdoista ja asiakirjojen oikeellisuudesta. Ilmoitus sisältää tiedot maksuaikataulusta ja maksun saapumisesta. 8

9 2. Vientiperittävät Vientiperittävätoimeksiannon täyttäminen Vientiperittävän toimeksiannon aloitat valitsemalla Trade Finance -valikosta Uusi toimeksianto. Tämän jälkeen valitaan Uusi perittävä. 9

10 Toimeksiannon täyttämisen voit aloittaa usealla eri tavalla: täyttämällä tyhjän toimeksiantopohjan kopioimalla tekemäsi viimeisimmän toimeksiannon vastapuolen mukaan kopioimalla joko oman tai pankin viitteen mukaan valitun aikaisemman toimeksiannon Ennen kuin aloitat vientiperittävän toimeksiannon täyttämisen, on kätevää varmistaa etukäteen, että ostaja/asiakas löytyy vastapuolirekisteristä. Uuden vastapuolen voit luoda myös valitsemalla Uusi vastapuoli toimeksiantolomakkeelta. Löydät ohjeet uuden vastapuolen tekemisestä seuraavalta sivulta. 10

11 Uusi vastapuoli Uutta vastapuolta luotaessa pakollisia kenttiä ovat kolme ensimmäistä: Vastapuolen lyhytnimi, Nimi-, osoite- ja maatiedot sekä Maa, joka valitaan pudotusvalikosta. Käytä isoja kirjaimia. Tämän lisäksi voit hakea vastapuolen pankkitiedot Danske Bankin kirjeenvaihtajapankkirekisteristä napsauttamalla Hae -näppäintä. Rekisteristä löytyvät kaikki pankin kirjeenvaihtajapankit. Kun löydät valitsemasi pankin, napsauta sen SWIFT-osoitekenttää. 11

12 Voit kirjoittaa SWIFT -osoitteen suoraan sille varattuun kenttään, mikäli se on tiedossasi tai hae se pankkirekisteristä. On myös mahdollista kirjoittaa vain pankin nimi Pankki-kenttään. Vientiperittävälomakkeella pankin SWIFT -osoite on kuitenkin pakollinen, mutta riittää kun pankin SWIFT -osoite löytyy kyseisestä maasta. Varsinaisen lähetysosoitteen voit muuttaa lomakkeelle Muuta osoite -näppäimellä. Jos vastapuolen pankki muuttuu, muista tehdä muutos vastapuolirekisteritietoihin. Toimeksiantolomakkeella pankkitietoja vaihtaessa tyhjennä aina ensin SWIFT -osoitekenttä ja kirjoita vasta sen jälkeen uusi SWIFT- osoite. Uuden vastapuolen voit luoda myös valitsemalla Uusi vastapuoli toimeksiantolomakkeelta. 12

13 Toimeksiantolomakkeella voi tehdä joko tavallisen perittävän tai suoraperittävän toimeksiannon. Alla on esimerkki perittävälomakkeesta kenttäkohtaisine kommentteineen. Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä. Valitse ensin Collection form, haluatko tehdä tavallisen vientiperittävän (export collection) vai suoraperittävän (direct collection). Anna perittävälle oma viite. Se näkyy maksuerittelyissä ja tiliotteella. Syötä summa muodossa 10000,00 eli pilkku desimaalierottimena ja valitse sen jälkeen valuutta( vrt. Numeromuoto asetukset) )((pudotusvalikosta. Valitse Payment terms. Maksuajallisissa perittävissä voit antaa joko tietyn maksupäivän Deferred,due date kenttään tai maksuajan päivien lukumääränä asiakirjan päiväyksestä laskettuna esim. Deferred, Number of days 30 after date of transport document being (esim. konossementin päiväys). Täytä asiakirjojen määrät huolellisesti! Esim. alkuperäisten konossementtien määrä muodossa 3/3 13

14 Perivän pankin SWIFT -osoite on pakollinen tieto. Anna SWIFT -osoite tai hae se pankin kirjeenvaihtajapankkirekisteristä napsauttamalla Hae näppäintä. Voit muuttaa hakemaasi osoitetta Muuta osoite painikkeella. Perittävä lähetetään Muuta osoite kentän tietojen mukaan. Valitse hyvitystili joko pudotusvalikolta tai kirjoita se kenttään Muu tili IBANmuotoisena joko muodossa FI tai yhteen kirjoitettuna FI (18 merkkiä). 14

15 Valittavanasi on kolme tallennus/hyväksymisvaihtoehtoa: Tallenna luonnoksena: Jos toimeksiannon täyttäminen jää kesken, voit tallentaa sen luonnoksena ja jatkaa tekemistä myöhemmin. Talletettu luonnos löytyy valitsemalla Viestit ja luonnokset ja sen jälkeen Luonnokset. Voit tallentaa luonnoksena myös toimeksiantopohjan, johon olet täydentänyt esim. tietyn asiakkaan vientiperittävissä toistuvat tiedot ja käyttää sitä kopioimalla seuraavaa toimeksiantoa tehtäessä. Toimeksiantosi tallentuu automaattisesti Luonnoksiin, jos toimeksiantoon ei kosketa puoleen tuntiin esimerkiksi keskeytyksen takia. Ruudulle tulee 25 minuutin kuluttua seuraavanlainen varoitus, jonka hyväksymällä istunto ei katkea. Hyväksy nyt: Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yksin, lähtee toimeksianto Danske Bankiin, kun valitset Hyväksy nyt ja annat nelinumeroisen salasanasi. Jos sinulla on oikeudet tehdä toimeksiantoja yhdessä kollegasi kanssa, tallentuu toimeksianto Hyväksy nyt kohdasta tilaan 1. Hyväksyjä Viestit ja luonnokset/lähtevä posti otsakkeen alle kollegasi hyväksyntää odottamaan. Hyväksy myöhemmin: Jos haluat hyväksyä valmiin toimeksiantosi myöhempänä ajankohtana, tallenna toimeksianto Hyväksy myöhemmin kohdasta. Löydät toimeksiantosi Viestit ja luonnokset/lähtevä posti otsakkeen alta tilasta Käsittelyssä ja voit hyväksyä sen Hyväksy painikkeella ja antamalla nelinumeroisen salasanasi. 15

16 Ota huomioon myös, että voit käyttää vain SWIFT: in sallimia merkkejä. Kielletyt merkit ovat: å ä ö % & \ [ ; * á è ë ô ~ <> # $ = _ sekä - (väliviiva ) rivin alussa Jos jokin pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä tai on käytetty kiellettyä merkkiä, ilmoittaa järjestelmä siitä hyväksyttäessä/tallennettaessa luonnoksena vasemmassa yläkulmassa sekä alareunassa näkyvänä tekstinä Virhe. Sen lisäksi näkyy punaisella selitys virheestä siinä kohdassa lomaketta missä virhe esiintyy. 16

17 Toimeksianto lähtee pankkiin käsiteltäväksi Trade Finance yksikköön kun napsauttamalla Lähetä painiketta ja annat sen jälkeen 4-numeroisen salasanasi ja Jatka. 17

18 Business Onlineen saapuvat viestit Kun hyväksyt asiakirjaperittävätoimeksiannon (Export collection) Business Onlinessa, saat saman tien Viestit ja luonnokset/saapuneet laatikkoon saatekirjeen (Cover letter) sekä mahdollisen asetteen (Draft) täytettynä, jos kyseessä on maksuajallinen perittävä ja olet valinnut asetteen yhdeksi perittäväasiakirjaksi. Tulosta ja lähetä saatekirje ja mahdollinen asete asianmukaisesti allekirjoitettuna ja siirrettynä perittäväasiakirjojen kanssa Danske Bankin Trade Finance yksikköön. Voit toki käyttää halutessasi omaa asetetta. Esimerkki saatekirjeestä: 18

19 Esimerkki asetteesta (draft): 19

20 Vastaanotettuamme ja lähetettyämme perittäväasiakirjat ulkomaiseen pankkiin perittäviksi, saat siitä vahvistuksen Saapuneet laatikkoon nimellä Vastaanottovahvistus. Esimerkki vastaanottovahvistuksesta: 20

21 Kun olemme maksaneet tilillenne perittävän määrän maksun saavuttua pankkiin, lähetämme siitä Maksuerittelykirjeen Saapuneet laatikkoon. Esimerkki maksuerittelystä: 21

22 Suoraperittävä Suoraperittävä tarkoittaa sitä, että lähetät itse perittäväasiakirjat suoraan ulkomaiseen perivään pankkiin. Kun annat suoraperittävän toimeksiannon Business Onlinessa, saat saman tien Saapuneet laatikkoon saatekirjeen (Letter of Instructions) sekä asetteen (Draft), jos olet valinnut asetteen yhdeksi perittäväasiakirjaksi. Tulosta Saatekirje ja liitä siihen asiakirjat. Saatekirjeessä on maksuohjeet valmiina perivälle pankille. Muistathan allekirjoittaa saatekirjeen (yrityksen nimi ja allekirjoitus) ja huolehtia että mahdollisessa asetteessa on tarvittavat allekirjoitukset ja siirrot. Muutoin perittävä hoituu kuten tavallinen perittäväkin eli Danske Bank hoitaa sen jälkeen kaiken kirjeenvaihdon ulkomaisen pankin kanssa, perittävän muutokset, mahdolliset maksukyselyt ja maksun haluamallesi tilille maksun saavuttua. Etenkin suoraperittävässä tulee olla erityisen tarkka ulkomaisen perivän pankin nimi- ja osoitetietojen osalta. Kun perittävän käytöstä sovitaan ostajan kanssa, on tärkeää että ostaja antaa pankkitietonsa mahdollisimman tarkasti käsittäen täydellisen pankin nimen (ei pelkkä lyhenne), katuosoitteen numeroineen, kaupungin postinumeroineen, maan nimen sekä pankin SWIFT osoitteen. Perittävän maksuun saattaa tulla viiveitä puutteellisten tietojen vuoksi, jos saatekirje asiakirjoineen ei löydä suoraan perille. Business Onlinen kautta annettavissa perittävätoimeksiannoissa on perivän pankin SWIFT -osoite pakollinen. Tämä vaatimus perustuu rahanpesun estämiseen. Riittää että perivällä pankilla on kyseisessä maassa jollain konttorilla SWIFT osoite kirjeenvaihtajapankkirekisterissämme. Tarkemman perivän pankin osoitteen voit muuttaa toimeksiantolomakkeella Muuta osoite painiketta napsauttamalla, jonka jälkeen tulee ruudulle kaksi osoitekenttää osoitteen muuttamiseksi. Pankin nimeä ja maata ei voi muuttaa. Jos saatekirjeeseen on tullut virheellistä tietoa, virheitä ei voi korjata itse vaan perittävä on tehtävä uudelleen. Soita tai lähetä sähköpostiviesti Trade Finance yksikköön jotta virheellinen perittävä voidaan poistaa. Uusi perittävä ei huoli samaa omaa viitettä, mutta piste kerran käytetyn viitteen perään riittää tekemään viitteestä yksilöidyn. Seuraavalla sivulla on esimerkki saatekirjeestä. 22

23 Esimerkki suoraperittävän saatekirjeestä: Sivu 2 Tähän yrityksen nimi ja allekirjoitukset 23