BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE (TAKAUKSET JA TRADE FINANCE) YLEISOHJEET

Transkriptio

1 BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE (TAKAUKSET JA TRADE FINANCE) YLEISOHJEET Danske Bank Trade Finance Danske Bank Oyj Rekisteröity kotipaikka ja osoite Helsinki, Hiililaiturinkuja 2, DANSKE BANK. Y-tunnus

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. KIRJAUTUMINEN JA ASIOINTIROOLIN VAIHTO 3 KIRJAUTUMINEN 3 ASIOINTIROOLIN VAIHTO 4 2. TRADE FINANCE PÄÄVALIKKO JA ASETUKSET 5 TRADE FINANCE - ASETUKSET 5 3. VIESTIT JA LUONNOKSET 8 SAAPUNEET 8 LÄHETETYT 10 HYVÄKSYMISTÄ ODOTTAVAT 10 LUONNOKSET UUDEN TOIMEKSIANNON LUOMINEN (UUSI TOIMEKSIANTO) KYSELYT (TOIMEKSIANNON/CASEN HAKEMINEN) 13 KYSELYJEN SIVUN ASETUKSET (ESIMERKKI VIENTIREMBURSSIT) VASTAPUOLET 16 VASTAPUOLEN KATSELUASETUKSET 16 UUSI VASTAPUOLI RAPORTIT (TALOUS) 18 MAKSUAIKATAULUT, TUONTIREMBURSSIVASTUUT, TAKAUSVASTUUT JA VIENTIREMBURSSIEN VIRHEELLISET ASIAKIRJAT KÄYTTÖASETUKSET/YLEISET ASETUKSET 20 PÄIVÄMÄÄRÄN MUOTO JA NUMEROMUOTO 20 LASKENTATAULUKON MUOTO 21 TULOSTAMINEN 21 TIETOJEN VIENTI LASKENTATAULUKKOON (EXCEL) ILMOITUSTEN HALLINTA (LÄHETÄ MINULLE ILMOITUKSIA TRADE FINANCESTA) 22 2

3 1. Kirjautuminen ja asiointiroolin vaihto Kirjautuminen Business Onlineen kirjaudutaan sisään Internetissä osoitteessa: Tässä vaiheessa voit vaihtaa kielen suomesta joko englanniksi tai ruotsiksi. Sen jälkeen napsauta Kirjaudu verkkopankkiin. Jos olet uusi Business Online käyttäjä, aktivoi saamasi palveluavaimet mahdollisimman pian niiden saamisen jälkeen mutta viimeistään 30 päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Tunnukset menevät sen jälkeen lukkoon ja salasana ja turvakortti joudutaan tilaamaan uusiksi. Sisään kirjautuessa käytetään 8-numeroista käyttäjätunnusta ja 4-numeroista salasanaa. Tämän jälkeen sinua pyydetään antamaan 6-numeroinen turvaluku, joka vastaa annettua avainlukua. Uusi turvakortti tulee automaattisesti postitse, kun turvalukuja on enää vähintään 20 jäljellä. Voit muuttaa lähetystiheyttä Käyttöasetuksista valitsemalla Yleiset asetukset ja sen jälkeen Pankkitunnusasetukset ja Muuta turvakortin tietoja. 3

4 Asiointiroolin vaihto Asiointiroolin vaihto näkymässä ovat eri yritykset, joihin sinulla on oikeudet. Mikäli haluat vaihtaa oletusrooliasi, onnistuu se ruksaamalla Kirjaudu jatkossa automaattisesti roolissa ja valitsemalla alasvetovalikosta yritys. 4

5 2. Trade Finance päävalikko ja asetukset Tämä on Business Onlinen päävalikko, josta on pääsy kaikkiin eri moduuleihin, jotka yrityksellänne on käytössä. Kun valitset Trade Finance, löytyy sen alta alavalikko Takaukset ja Trade Finance. Tämä opas neuvoo yleiset asiat pankkitakaus- ja Trade Finance tuotteista Business Onlinessa (Trade Finance moduuli). Trade Finance - asetukset Trade Finance palvelu aktivoituu vasta kun olet tehnyt henkilökohtaiset Trade Finance asetukset. Napsauta Trade Finance asetukset ja valitse yritys sekä tuotteet ja mahdollisesti sähköpostiosoitteesi saapuneiden viestien edelleenvälitystä varten ja tallenna. 5

6 Ohjeet ensimmäiseen kirjautumiseen Valitse yritys Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä ohjaa suoraan Trade Finance asetukset -sivulle, jossa tulee määrittää yritys, jonka parissa työskentelet. Mikäli sinulla on oikeudet vain yhteen yritykseen, on se jo valmiiksi valittuna. Jos sinulla on oikeudet useaan yritykseen (yllä oleva esimerkki), vaihda tällä sivulla yritykseksi se, jonka parissa haluat työskennellä. Mikäli tällä näytöllä ei näy tarvitsemiesi yritysten tietoja, saattavat ne löytyä kohdasta Asiointiroolin vaihto. Ks. ohjeet kohdasta 1. Kirjautuminen ja asiointiroolin vaihto Valitse tuotteet Valitse tuotteet -kohdassa sinun tulee valita tuote/tuotteet. On mahdollista valita yhdestä viiteen tuotetta tarpeen mukaan. Käyttövaltuudet määrittävät, mitkä tuotteet näkyvät valikolla. Lisää sähköpostiosoite Sähköpostiosoite tässä kentässä mahdollistaa saapuvien viestien edelleen lähettämiseen Viestit ja luonnokset näytöltä sähköpostiosoitteeseesi, josta voit lähettää viestin edelleen eteenpäin. Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta linkistä pääset tilaamaan sähköposti-ilmoituksia saaneista viesteistä. Ks. Tarkemmat ohjeet kohdasta Ilmoitusten hallinta (Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta). Kun olet valinnut yrityksen ja tuotteet ja lisännyt mahdollisesti sähköpostiosoitteesi, tallenna asetukset Tallenna painikkeella ja Business Online Trade Finance on käytettävissäsi. Trade Finance asetusten tallentamisen jälkeen Trade Financen pääsivu näyttää tältä. Pääsivu löytyy valikolta kohdasta Lue lisää dokumenttimaksuista. 6

7 Valikossa on nähtävillä toiminnot, jotka käydään tässä oppaassa läpi yksitellen. Etusivun keskiosassa on myös suoria linkkejä toimintoihin, kuten Viestit ja luonnokset (Postikeskus - oikotiet) ja uusien toimeksiantojen tekoon (Luo uusi - oikotiet). Oikeassa reunassa on viimeisimpiä uutisia Trade Finance alueelta. 7

8 3. Viestit ja luonnokset Saapuneet Saapuneet -laatikkoon tulevat Danske Bankin lähettämät viestit. Löydät etsimäsi viestit joko Pankin viitteen, Oman viitteen tai Aikavälin perusteella. Saapuneet viestit säilyvät Saapuneet -laatikossa eivätkä siirry enää sieltä toiseen laatikkoon. Järjestelmä ehdottaa automaattisesti hakukriteeriksi aikaväliä kaksi viikkoa kuluvasta päivästä taaksepäin. Voit muuttaa sitä hakiessasi kahta viikkoa vanhempia viestejä. Saat muutettua viestien järjestystä napsauttamalla kentän otsikkoa. (Suljettu kuori=lukematon, Avattu kuori=luettu) Voit katsella joko kaikkia viestejä tai rajata hakua luettuihin tai lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja jos viesti on lukematon saat esille vaihtoehdon Muuta tilaan Luettu ja voit muuttaa tilan halutessasi. Tämä on kätevää tilanteessa jos esimerkiksi avaat vahingossa viestin. 8

9 Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee Trade Finance asetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. Saapuneet näytön Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta linkistä pääset tilaamaan ilmoituksia saapuneista viesteistä. Ks. kohta 9. Ilmoitusten hallinta (Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta) Saapuneet näytön Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella Nyt käytössä -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. 9

10 Lähetetyt Lähetetyt -laatikkoon tallentuvat kaikki pankkiin lähetetyt viestit. Löydät etsimäsi viestit joko Pankin viitteen, Oman viitteen tai Aikavälin perusteella. Saat muutettua viestien järjestystä napsauttamalla kentän otsikkoa. Hyväksymistä odottavat Hyväksymistä odottavat -laatikossa ovat kaikki hyväksymistä odottavat toimeksiannot. Täältä löytyvät esimerkiksi toisen henkilön hyväksymistä odottavat toimeksiannot tai toimeksiannot, jotka on siirretty hyväksyttäviksi myöhemmin. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. 10

11 Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. Luonnokset Luonnokset -laatikossa säilyvät tallettamasi keskeneräiset toimeksiannot tai lomakepohjiksi tallennetut toimeksiannot kopioimista varten. Kopioitaessa valitse lomakepohja ja napsauta toimintovalikolta Kopioi. Voit poistaa luonnoksen valitsemalla kyseisen poistettavan toimeksiannon tai lomakepohjan ja napsauttamalla toimintovalikolta Poista. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. 11

12 Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. 4. Uuden toimeksiannon luominen (Uusi toimeksianto) Kun valitset Uusi toimeksianto pääset tekemään: tuontiremburssin avauksia ja muutoksia, vientiperittävän toimeksiantoja ja muutoksia sekä takauspyyntöjä ja muutoksia käyttövaltuuksiesi rajoissa. Näiden lisäksi kaikista tuotteista on mahdollista lähettää Danske Bankiin vapaamuotoisia viestejä. 12

13 5. Kyselyt (toimeksiannon/casen hakeminen) Kyselyt -sivulla pääset hakemaan tietoja eri toimeksiannoista ja sanomista joko pankin viitteen esim. R123456, V , LCE , 10G tai oman viitteen avulla. Napsauttamalla laajennetut hakuehdot, voit rajata hakua monilla eri kriteereillä esim. tuotteella. Jos valitse tuotteeksi Vientiremburssi tai Takaukset, aktivoituu kenttä Ulkomaisen pankin viite. Sillä tai sen osalla haet kätevästi remburssin tai ulkomaisen takauksen tiedot. Ulkomaisen pankin viitteellä haettaessa ei voi käyttää muita hakukriteereitä. Jos napsautat Hae ilman tarkempia kriteereitä, saat listauksen kaikista toimeksiannoista. Voit tulostaa hakutulokset PDF -raporttina tai siirtää hakutulokset Excel laskentataulukkoon painikkeilla Tulosta tai Siirrä laskentataulukkoon. Uutta! Jos kyselyn tulos ylittää 200 hakutulosta, tulee ruudulle haun jälkeen teksti Haku ylittää enimmäismäärän. Voit kuitenkin siirtää kaikki listauksen tiedot laskentataulukkoon. Ruudulle tulee siinä tilanteessa painike Kaikki laskentataulukkoon ja sitä napsauttamalla siirtyvät kaikki hakutulokset haetulta ajalta taulukkoon. Tämä mahdollistaa kyselyiden listauksen koko vuoden ajalta. Napsauttamalla pankin viitettä saat esille tarkempia tietoja kyseisestä toimeksiannosta/casesta. 13

14 Näytä saapuneet viestit painiketta napsauttamalla saat näkyville kaikki kyseiseen remburssiin, perittävään tai takaukseen liittyvät saapuneet viestit ja vastaavasti Näytä lähetetyt viestit painikkeella kaikki lähetetyt viestit. Voit tehdä tältä näytöltä myös uuden toimeksiannon kopioimalla kyseisen toimeksiannon sille pohjaksi tai lähettää muutospyynnön tai vapaan viestin koskien tätä kyseistä toimeksiantoa/casea napsauttamalla kyseistä painiketta. Tällä sivulla voit lisätä Oman viitteen tai muuttaa jo annetun viitteen toiseksi. Voit muuttaa kyselyjen sivun asetukset haluamiksesi napsauttamalla Sivun asetukset. Sivun asetukset ovat tuotekohtaisten sarakkeiden mukaiset, 14

15 Kyselyjen sivun asetukset (esimerkki vientiremburssit) Voit valita kyselyt -näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja tallenna. Vientiremburssien sarakeotsikoita on lisätty ja uusia ovat mm. Määrä (remburssin määrä ja Asiakkaanne (avauksessa ilmoitettu asiakkaanne nimi). Eräpäivä= voimassaoloaika sekä avista että maksuajallisissa rembursseissa. Perittävä ja takauskyselyihin on lisätty Määrä sarake. Yksittäisen vientiremburssin asetukset: Maksupäivä= maksuajallisen remburssin maksupäivä. Avistarembursseissa maksupäivä on tyhjä. 15

16 6. Vastapuolet Valitsemalla Trade Finance -päävalikolta Vastapuolet -näkymän saat listattuna kaikki jo tallennetut vastapuolet (esim. omat toimittajat/ ostajat/ asiakkaat). Vastapuolen katseluasetukset Voit valita vastapuolinäytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja tallenna. Valitsemalla Uusi vastapuoli, pääset luomaan uuden vastapuolen. 16

17 Uusi vastapuoli Uutta vastapuolta luotaessa pakollisia kenttiä ovat kolme ensimmäistä: Vastapuolen lyhytnimi, Nimi-, osoite- ja maatiedot sekä Maa, joka valitaan pudotusvalikosta. Käytä isoja kirjaimia. Tämän lisäksi voit hakea vastapuolen pankkitiedot Danske Bankin kirjeenvaihtajapankkirekisteristä napsauttamalla Hae -näppäintä. Rekisteristä löytyvät kaikki pankin kirjeenvaihtajapankit. Kun löydät valitsemasi pankin, napsauta sen SWIFT-osoitekenttää. Voit myös kirjoittaa SWIFT -osoitteen suoraan sille varattuun kenttään, mikäli se on tiedossasi. On myös mahdollista kirjoittaa vain pankin nimi Pankki-kenttään. Jos vastapuolen pankki muuttuu, muista tehdä muutos vastapuolirekisteritietoihin. Toimeksiantolomakkeella pankkitietoja vaihtaessa tyhjennä aina ensin SWIFT -osoitekenttä ja kirjoita vasta sen jälkeen uusi SWIFT- osoite tai kirjoita pankin nimi Pankki kenttään. 17

18 7. Raportit (Talous) Maksuaikataulut, tuontiremburssivastuut, takausvastuut ja vientiremburssien virheelliset asiakirjat Raporteissa on mahdollista seurata remburssien ja perittävien maksuaikatauluja. Maksujen yhteissummat näkyvät valuutoittain. Tuontiremburssivastuut ja takausvastuut löydät omista näkymistään. Vastuutiedot saat listattua tietyn päivämäärän tilanteesta kuten esimerkiksi vuodenvaihteen tilanteesta. Jos vastuita on paljon ja haluat tarkkailla kuukausitasolla suurinta vastuun määrää, valitse Hae suurin vastuu ja anna kuukauden aikaväli ja napsauta Hae. Jos valitset valuutan esim. EUR kentässä Valitse valuutta laskeaksesi yhteissumman vastuupäivän kurssiin, saat summat käännettyinä kyseiseksi valuutaksi. Hakemasi tiedot saa helposti siirrettyä Excel-taulukkoon valitsemalla Siirrä laskentataulukkoon. Voit muokata Exceliä omien tarpeittesi mukaan. Katso seuraavalta sivulta ohje laskentataulukon muodosta, jos sarakkeet eivät ole eroteltuja. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. 18

19 Siirrä sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. Sivun asetukset ovat tuotekohtaisten sarakkeiden mukaiset. Alle esimerkki tuontiremburssivastuut sivun asetuksista. Raporttien uutuutena on Vientiremburssien virheellisten asiakirjojen seuranta. Voit tarkkailla virheellisten asiakirjojen määrää remburssikohtaisesti ja prosenttiosuuksia remburssin asiakirjaesityksien määrästä. Virheellisiksi asiakirjaesityksiksi merkitään asiakirjasetit joissa on joko ulkoisia tai sisäisiä varauksia. Jos virheellisten asiakirjojen prosenttiosuus on 100%, tarkoittaa se sitä että jokaisessa remburssin asiakirjaesityksessä on ollut ainakin yksi virheellisyys. Jos asiakirjaesityksiä on ollut kaksi ja vain toisessa on ollut virheellisyys tai virheellisyyksiä, on prosenttiosuus silloin 50%. 19

20 8. Käyttöasetukset/Yleiset asetukset Päivämäärän muotoa ja Laskentataulukon muotoa pääset muuttamaan Business Onlinen päävalikosta valitsemalla Käyttöasetukset. Päivämäärän muoto ja numeromuoto Päivämäärän muoto -näytöllä voit määrittää päivämäärän muodon ja numeromuodon. Käytä toimeksiannoissasi näitä muotoja. 20

21 Laskentataulukon muoto Laskentataulukon muoto -näytöllä voit määrittää aineistomuodon, jotta tiedot siirtyvät Exceliin oikeamuotoisina sarakkeittain eroteltuina. Yllä näkyvä muoto toimii useimmissa laskentataulukoissa (CSV ja erotinmerkkinä puolipiste). Tulostaminen Tulostaminen onnistuu kaikista näkymistä napsauttamalla ruudulla Tulosta. Tietojen vienti laskentataulukkoon (Excel) Kyselyt ja Raportit -sivuilta saat siirrettyä tiedot helposti Excel-taulukkoon valitsemalla Siirrä laskentataulukkoon. Laskentataulukkoon siirtyvät kaikki hakutuloksen sivujen olevat tiedot. Voit muokata Exceliä omien tarpeittesi mukaan. 21

22 9. Ilmoitusten hallinta (Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta) Saapuneet näytön Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta linkistä (Ilmoitusten hallinta) pääset tilaamaan ilmoituksia saapuneista viesteistä. Ilmoitus on käyttäjäkohtainen ja se on tuotetasolla jaettu osiin. Ilmoituksen voit tilata esimerkiksi vain vientiremburssien avauksista ja muutoksista tai vaikkapa vain maksuista. Konserniyritykset voivat tilata ilmoitukset yrityskohtaisesti. Käytössä on useita kanavia, joista voit valita itsellesi sopivimman. Vaihtoehdot ovat: sähköposti, tekstiviesti, mobiiliviesti tai tablettiviesti sekä Business Onlinen etusivulle tuleva viesti. Viesti Business Onlinen etusivulla ja sähköposti-ilmoitus ovat maksuttomia, muista veloitetaan palveluhinnaston mukainen hinta 10c/viesti. Napsauta linkkiä Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta ja lisää ensimmäisellä kerralla ensin käyttäjäprofiiliisi sähköpostiosoitteesi ja tarvittaessa matkapuhelinnumerosi, hyväksy muutos salasanallasi ja sen jälkeen napsauta Tee tilauksia. 22

23 Valitse sen jälkeen Takaukset ja Trade Finance. Jos sinulla on käyttöoikeuksia useampaan yritykseen, tee tilaus jokaisesta yrityksestä erikseen. Yritysvalinnan jälkeen valitse tuote tai tuotteet, jokainen tuote yksitellen alasvetovalikosta. Valitse mistä viesteistä haluat ilmoituksen sekä mieleisesi toimitustapa. Napsauttamalla Aktivoi painiketta, saat ilmoituksen tilauksestasi valitsemiisi kanaviin. Voit katsella tai muokata tilaustasi, poistaa tilauksen väliaikaisesti tai kokonaan napsauttamalla Tilaukset ja valitsemalla tilauksesi kohdalla toimintovalikosta sopivan vaihtoehdon. 23

24 Business Onlinen etusivun ilmoitukset poistuvat automaattisesti näkymästä, kun olet kerran avannut viestin. Näet kaikki saapuneet ilmoitukset jälkeenpäin linkistä >Näytä kaikki saapuneet ilmoitukset, josta ne voit halutessasi poistaa tai tarkastella niitä myöhemmin. 24