Valtiokonttori Kieku-hankkeen vaiheen kaksi arviointi

Transkriptio

1 Valtiokonttori Kieku-hankkeen vaiheen kaksi arviointi Loppuraportti

2 Sisällysluettelo Johdon yhteenveto Toteutus Tausta ja tavoitteet Toimeksiannon eteneminen ja aikataulu Hankkeen eteneminen Johtopäätökset ja suositukset Tarkemmat havainnot Liitteet Haastatellut henkilöt 1

3 Johdon yhteenveto Tiivistelmä Kieku-hankeen tavoitteena on valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden sekä siihen liittyvän integraatioratkaisun toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Tämän toimeksiannon tavoitteena on arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi etenemistä ja tarvittavien korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen tilannetta. Suorittamassamme läpikäynnissä ei ole tullut vastaan seikkoja, jotka estäisivät hankkeen etenemisen tai seuraavien käyttöönottoerien aloittamisen. Suosittelemme hankkeen jatkamista ja sen viemistä loppuun. Käyttöönotot viedään standardinomaisesti läpi ja niiden toimivuuteen ollaan pääsääntöisesti tyytyväisiä. Käyttöönottojen toimintatapoihin liittyy kuitenkin edelleen kehittämismahdollisuuksia. Viimeisten käyttöönottojen läpivienti ja tuotannon aloittaminen vaatii edelleen voimakasta johtamista ja käyttöönottojen toteutumisedellytyksiä tulee seurata tarkasti. Järjestelmä toimii kohtuu luotettavasti, mutta tuotannon, ylläpidon ja kehittämisen hallintamallissa ja prosesseissa on edelleen kehittämistarpeita. Palkeiden tuottavuuden kehittyminen on ollut virastoittain vaihteleva. Kieku-hankkeelle asetettuja tavoitteita ei voida saavuttaa ilman, että virastoissa tapahtuvaa työtä pystytään oleellisesti tehostamaan. Vaikka joidenkin yksittäisten virastojen osalta toiminnan tehostumisestä on merkkejä, kokonaisuutena toiminnan tehostumisesta ei toistaiseksi voida todeta. Suosittelemme seuraavien keskeisten toimenpiteiden jatkamista: 1) Kieku-hankkeen päättämiseen ja ylläpitovaiheeseen siirtymiseen liittyvän vastuunjaon, organisointimallin ja aikataulun täsmentäminen 2) Toiminnan tehokkuutta edistävien järjestelmämuutosten toteuttaminen saman aikaisesti viimeisten käyttöönottojen aikana 3) Talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden tehostaminen valtionhallinnossa 4) Hankkeen jälkeisten toimenpiteiden suunnittelu 2

4 Toteutus

5 Toteutus Tausta ja tavoite Valtiokonttorissa on meneillään Kieku-hanke, jonka tavoitteena on tehdä valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden sekä siihen liittyvän integraatioratkaisun toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Kieku-hanke on jaettu kahteen vaiheeseen. Kakkosvaiheeseen siirtymisestä päätettäessä todettiin, että vaiheelle määritellään tarkistuspisteitä. Lähtökohtana tarkistuspisteille on, että niissä kohdin todetaan tuottavuuskehitys ja muut keskeiset edellytykset. Vaiheen kaksi toinen tarkistuspiste on syksyllä Tämän toimeksiannon tavoitteena on arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi etenemistä ja tarvittavien korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen tilannetta. Arvioinnissa kiinnitetiin erityistä huomiota hankkeen toimeenpanokykyyn: käyttöönottojen sujuvuuteen ja tuotantotoimintaan sekä tehokkuus- ja tuottavuustavoitteiden saavuttamiseen 1) Käyttöönottojen osalta arvioitiin erityisesti viime aikaisten käyttöönottojen sujuvuutta ja tuleviin käyttöönottoihin liittyviä riskitekijöitä. 2) Tuotantotoiminnan osalta arviotiin: Teknisen ympäristön toimivuutta Teknisen tuotantoympäristön ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä prosesseja hätätilamuutokset, tapahtumahallinta, julkaisuhallinta 3) Tehokkuus- ja tuottavuustavoitteen osalta arviotiin: Henkilöstö- ja taloushallinnon tuotantoprosessien toimivuutta Virastoissa tapahtuvan toiminnan tehostamiseen liittyvien toimenpiteiden eteneminen 4

6 Toteutus Toimeksiannon eteneminen ja aikataulu Arvioinnin aikataulu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Aloitus ja alustava arviointi Dokumenttien läpikäynti Avainhenkilöiden haastattelut Tarkistuspiste 1 Raportointi Alustava raportti Esittely valmisteluryhmässä Esittely strategisessa ohjausryhmässä Haastateltujen henkilöiden luettelo on liitteessä 1 5

7 Toteutus Hankkeen eteneminen Toteutetut käyttöönotot Virasto tai hallinnonala Käyttöönotto Valtiokonttori 2011 Suomen Akatemia 2011 Maahanmuuttovirasto 2012 Pelastusopisto 2012 Valtiovarainministeriö, erä 1: Valtiovarainministeriö, Verohallinto, Palkeet ja Valtion vakuusrahasto 2013 Sisäasiainministeriö, erä 2: Vaihe 1 Sisäasiainministeriö, Hätäkeskuslaitos, Hallinnon tietotekniikkakeskus ja Palosuojelurahasto 2013 Valtiovarainministeriö, erä 2: Tilastokeskus, aluehallintovirastot, Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, valtion taloudellinen 2013 tutkimuskeskus Rajavartiolaitos 2014 Erä 1: puolustusministeriön hallinnonala (pl. Puolustusvoimat), ulkoasiainministeriön hallinnonala ja 2014 ympäristöministeriön hallinnonala (pl. Suomen ympäristökeskus) Erä 2: Tulli, Poliisi Lokakuu 2014 Tammikuu 2015 Erä 3: Maa- ja metsätalousministeriön sekä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalat, tasavallan presidentin kanslia Huhtikuu 2015 Erä 4: Vaihe 2 sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonala, tutkimuslaitokset (pl. Luonnonvarakeskus) Lokakuu 2015 Erä 5: Käyttöönotto käynnissä Työ- ja elinkeinoministeriön sekä liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalat Tammi- ja huhtikuu 2016 Erä 6: käyttöönotto alkamassa Oikeusministeriön hallinnonala, eduskunta, valtioneuvoston kanslia, Luonnonvarakeskus, ulkoministeriön Lokakuu 2016 henkilöstöhallinnon osuus 6

8 Johtopäätökset ja suositukset

9 Johtopäätökset ja suositukset Talouspoliittinen ministeriövaliokunta puolsi pitämässään kokouksessa Kieku-hankkeen jatkamista niin, että Kieku-tietojärjestelmä otetaan käyttöön esitetyillä hallinnonaloilla ja että Kieku-hankkeen toimijat toteuttavat esitetyt Kiekutietojärjestelmän käyttöönottoa tukevat kehittämistoimenpiteet vuoden 2014 aikana. Kieku-hankkeen strateginen ohjausryhmä arvioi toimenpiteiden vaikutukset syyskuussa 2014 ja Valtiovarainministeriö ja Valtiokonttori valvovat toimenpiteiden toteuttamista. Ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista hallinnonalallaan. KPMG on käynyt läpi hankkeen tilannetta. Läpikäynti on tehty haastattelemalla ja tutustumalla dokumentaatioon. Arvio perustuu touko-kesäkuun 2015 tilanteeseen. Arvioinnissa kiinnitettiin erityistä huomiota hankkeen toimeenpanokykyyn: käyttöönottojen sujuvuuteen ja tuotantotoimintaan. Suorittamassamme läpikäynnissä ei ole tullut vastaan seikkoja, jotka estäisivät hankkeen etenemisen tai seuraavien käyttöönottoerien aloittamisen. Suosittelemme hankkeen jatkamista ja sen viemistä loppuun. Olemme tässä raportissa esittäneet suosituksia hankkeen etenemisen varmistamiseksi sekä tuottavuuskehityksen parantamiseksi. 8

10 Johtopäätökset ja suositukset Käyttöönotot Käyttöönottojen sujuvuus Käyttöönotot viedään standardinomaisesti läpi Käyttöönottojen toimivuuteen ollaan pääsääntöisesti tyytyväisiä Käyttöönottojen toimintatapoihin liittyy kuitenkin edelleen kehittämismahdollisuuksia Käyttöönottojen valmisteluvaihetta tulee pyrkiä tehostamaan siten, että mahdolliset erityistarpeet saadaan esille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Valmisteluvaiheen osalta on keskeistä, että kaikki osapuolet (virasto, Valtiokonttori, Palkeet, toimittaja) pyrkivät aktiivisesti löytämään mahdolliset erityiskysymykset ja käyttöönotossa huomioitavat erityispiirteet riittävän aikaisessa vaiheessa. Tuleviin käyttöönottoihin liittyy edelleen riskitekijöitä Jäljellä olevat käyttöönottoerät ovat suuria ja vaativia Käyttöönottojen onnistuminen on riippuvainen avainhenkilöistä Palkeiden käyttöönottohenkilöiden resurssien riittävyys Viimeisten käyttöönottojen läpivienti ja tuotannon aloittaminen vaatii edelleen voimakasta johtamista ja käyttöönottojen toteutumisedellytyksiä tulee seurata tarkasti. Pidämme tärkeänä, että Ministeriöt ohjaavat ja johtavat omien hallinnonalojensa käyttöönottoja. Hallinnonaloilla on projektipäälliköt jotka johtavat hallinnonalalla tapahtuvia käyttöönottoprojekteja. Konversioiden toteutus suunnitellaan ja resursoidaan hyvin ja konversioiden toteutusta seurataan ja johdetaan päivätasolla sekä Palkeissa että käyttöönottavissa virastoissa. Konversioiden onnistuminen vaatii virastojen aktiivista panosta. Palkeiden projektipalveluiden käyttöönottoprojekteja tekevien henkilöresurssimäärää tulisi vahvistaa tulevia suuria käyttöönottoja varten. 9

11 Johtopäätökset ja suositukset Tekninen ympäristö ja ylläpidon prosessit Teknisen ympäristön toimivuus Järjestelmä toimii kohtuullisen luotettavasti Tuotantoympäristön ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvät prosessit Teknisen tuotannon hallintamallissa on kehittämistarpeita Ratkaisu- ja julkaisuhallintaa on kehitetty. Ohjelmistotoimituksissa ja julkaisuhallinnassa on havaittu laatuongelmia Ongelmahallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviin prosesseihin ja toimintatapoihin liittyy edelleen kehittämistarpeita Kieku-hankkeen päättämiseen ja ylläpitovaiheeseen siirtymiseen liittyvä vastuunjako, organisointimalli ja aikataulu tulisi täsmentää mahdollisimman nopeasti. Tietojärjestelmätehtävien siirron suunnittelu Palkeiden vastuulle tulisi aloittaa mahdollisimman pian, jotta vastuunsiirto Palkeille voidaan tehdä saumattomasti hankkeen päättyessä ja siirtoon liittyvää henkilöstön epävarmuutta voidaan lieventää. Teknisen tuotannon hallintamalli ja sen vaatimat prosessit tulisi suunnitella uuteen organisointimalliin. Ongelmanhallinnan prosessia tulee edelleen kehittää ja varmistaa, että ongelmien hallintaan on olemassa riittävän ammattitaitoiset resurssit. Ratkaisu- ja julkaisuhallintaa on kehitetty ja uudistettu malli on otettu käyttöön. Julkaisuhallinnassa tulisi vielä kiinnittää huomiota siihen, että ohjelmistojulkaisuihin tulevat muutokset saadaan määriteltyä riittävän ajoissa, jotta niiden tekemiseen ja testaukseen jää riittävästi aikaa. CGI:n tulisi parantaa toimitusten laatua ja tehdä ohjelmistopäivitysten testaukset huolellisemmin, jotta toimitusten laatu saadaan paremmalle tasolle. 10

12 Johtopäätökset ja suositukset Tehokkuus- ja tuottavuustavoite Henkilöstö- ja taloushallinnon tuotantoprosessien toimivuus palvelukeskuksessa Palkeiden tuottavuuden kehittyminen on ollut virastoittain vaihteleva Tuottavuuden parantamiseksi on toteutettu lukuisia toimenpiteitä Taloushallinnon toimintojen tehokkuus on kehittynyt paremmin kuin henkilöstöhallinnon palveluiden Virastoissa tapahtuvan toiminnan tehostamiseen liittyvien toimenpiteiden eteneminen Valtiokonttori on suorittamassa mittausta, jossa selvitetään virastoissa tehtävien talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuutta ja siinä tapahtuneita muutoksia Kieku-hankkeelle asetettuja tavoitteita ei voida saavuttaa ilman, että virastoissa tapahtuvaa työtä pystytään oleellisesti tehostamaan Vaikka joidenkin yksittäisten virastojen osalta toiminnan tehostumisesta on merkkejä, kokonaisuutena toiminnan tehostumista ei toistaiseksi voida todeta. Käyttöönottojen yhteydessä ei ole havaittavissa merkittävää toiminnan tehostumista Hyvien käytäntöjen levittämistä virastoihin ei tehdä systemaattisesti Jotta hankkeelle asetetut tuottavuustavoitteet saavutettaisiin tulee toiminnan tehokkuutta mitata sekä Palkeissa että virastoissa. Tuottavuuden mittaamista varten Palkeille ja virastoille pitäisi määritellä yhtenäiset mittarit, mittaamistapa ja seuranta tehostamistoimintojen vaikutusten arviointiin. Hyväksi havaittuja käytäntöjen levittämistä virastoihin pitäisi tehostaa ja tehdä systemaattisemmin, jolloin myös tuottavuuden tehostumista saadaan nopeutettua. Systemaattista tuottavuuden kehittämistä tulee jatkaa myös hankkeen päättymisen jälkeen. 11

13 Johtopäätökset ja suositukset Suosittelemme seuraavia toimenpiteitä 1) Kieku-hankkeen päättämiseen ja ylläpitovaiheeseen siirtymiseen liittyvän vastuunjaon, organisointimallin ja aikataulun täsmentäminen Valtiokonttori ja Palkeet ovat tehneet ehdotuksen toiminnan vastuunjaosta ja organisoinnista Kieku-hankkeen päättyessä Valtiovarainministeriölle. Ehdotusta on käsitelty Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja Palkeiden kesken ja sen käsittely vielä kesken, mutta tavoitteen on tehdä päätökset asiasta syyskuun aikana. Pidämme toiminnan suunnittelun ja avainhenkilöiden sitouttamisen kannalta tärkeänä, että tulevan toimintamallin yksityiskohtainen suunnittelu voidaan toteuttaa ja viestiä henkilöstölle Palkeissa ja Valtiokonttorissa mahdollisimman pian. 2) Toiminnan tehokkuutta edistävien järjestelmämuutosten toteuttaminen saman aikaisesti viimeisten käyttöönottojen aikana Hankkeen lähestyessä loppua hankkeessa toimivien henkilöiden fokus keskittyy viimeisten vaativien käyttöönottojen toteuttamiseen ja ylläpitovaiheeseen siirtymiseen. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että jo tuotannossa olevaa järjestelmää pyritään taloudellisista rajoitteista huolimatta kehittämään erityisesti siltä osin kun kehittämisen avulla voidaan saavuttaa konkreettisia tehostamishyötyjä. 12

14 Johtopäätökset ja suositukset Suosittelemme seuraavia toimenpiteitä 3) Talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden tehostaminen valtionhallinnossa Kieku-hankkeen keskeisenä tavoitteena on Talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden tehostaminen valtionhallinnossa. Tavoitteen saavuttamiseksi erityisesti Palkeiden tuotantotoimintaan liittyen on suunniteltu ja toteutettu jo lukuisia toimenpiteitä. Tehdyillä toimenpiteillä vaikuttaisi olevan tuottavuutta parantavavaikutus. Käytettävissä olevan aineiston perusteella ei kuitenkaan ole vielä mahdollista muodostaa kattavaa kuvaa tavoitteen saavuttamisesta. Pidämme tärkeänä, että Talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuutta mitataan niin Palkeissa kuin yksittäisissä virastoissakin Tunnistetaan toimenpiteet, joiden avulla tehokkuutta voidaan parantaa Tiedotetaan, koulutetaan sekä jalkautetaan toimenpiteet niin Palkeiden toimintaan kuin yksittäisiin virastoihinkin Seurataan systemaattisesti suoritettujen toimenpiteiden tehokkuutta Keskeiset tuottavuuden tehostamistoimenpiteet tulee projektoida tai niistä tulee muodostaa hankkeita Tietojärjestemä projekti Mahdollistaa muutoksen Vaatii aktiivista johtamista. Edellyttää toimenpiteitä kaikilta virastoilta Toimintamuutos Toimintahyöty Toimintatavoite 13

15 Johtopäätökset ja suositukset Suosittelemme seuraavia toimenpiteitä 4) Hankkeen jälkeisten toimenpiteiden suunnittelu Suurille toimintatapa- ja järjestelmämuutoshankkeille on tyypillistä, että tuottavuus- ja muut hankkeesta saatavat hyödyt eivät ole kokonaisuutena realisoituneet hankkeen päättyessä. Jotta tavoitellut hyödyt saavutetaan on kuitenkin tärkeää, että Hyötyjen saavuttaminen on selkeästi vastuutettu myös hankkeen päättymisen jälkeen Hyötyjen saavuttamista mitataan ja seurataan myös hankkeen päättymisen jälkeen Kieku-järjestelmän jatkokehitykselle tulee luoda suunnitelma Tarvittaessa hyötyjen realisoimiseksi voidaan laatia erillinen jälkiprojektisuunnitelma tai perustaa erillinen task force Pidemmällä tähtäimellä näemme tärkeänä, että keskeisillä valtion talous- ja henkilöhallinnon prosesseilla on selkeä omistaja sekä strategisella tasolla että operatiivisella tasolla. 14

16 Järjestelmäprojektien hyödyt eivät realisoidu heti vaan niiden saavuttaminen vaatii määrätietoista työtä Järjestelmäprojekteille tyypillinen oppimiskäyrä kuvaa hyötyjen saavuttamista Kaikkia hyötyjä ei ennätetä saavuttaa ennen hankkeen virallista päättymistä Hyötyjen saavuttamiseksi: Hyötyjen saavuttaminen tulee olla selkeästi vastuutettu myös hankkeen päättymisen jälkeen Hyötyjen saavuttamista tulee mitata ja seurata myös hankkeen päättymisen jälkeen KPMG:n ensimmäinen auditointi 12/2012 Hankkeen fokus voimakkaasti seuraavan käyttöönoton onnistumisessa ja sen teknisessä toteutuksessa runsaasti teknisiä haasteita Tilanne 9/2014 Käyttöönotot ovat onnistuneet huomattavasti paremmin. Hankkeella on menossa useita toimenpiteitä, joilla pyritään parantamaan henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tuotantotoiminnan tehokkuutta Palkeissa. Hankkeessa on kiinnitetty melko vähän huomiota virastojen toiminnan tehostamisen tukemiseen. Tilanne 8/2015 Käyttöönottojen onnistuminen ja teknisen toteutuksen toimivuus edelleen tärkeässä roolissa. Tämän lisäksi agendalla myös toiminnan tehokkuus. Valmistautuminen hankkeen päättymiseen ja toiminnan jatkon suunnitteluun on tärkeässä roolissa. 15

17 Tarkemmat havainnot

18 Tarkemmat havainnot Seuraavassa on tarkasteltu hankkeen etenemistä ja tarvittavien korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen tilannetta seuraavilla alueilla 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos 2. Hankkeen toteutus 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 4. Tuotanto Etenemistä ja korjaavien toimenpiteiden tilannetta on verrattu KPMG:n aikaisemmissa raporteissa tekemiin havaintoihin. 17

19 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos 1 Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutoksen muutosjohtamiseen on kiinnitetty aikaisempaa enemmän huomioita vaiheen 2 käyttöönotoissa, mutta muutosjohtamista on toteutettu vaihtelevasti eri käyttöönotoissa. Esimerkiksi OKM:llä oli nimetty muutosjohtaja viemässä muutosta läpi OKM:ssä ministeriötasolla. Toisaalta esimerkiksi Poliisissa ei toteutettu laajamittaista toimintatavan muutosta hankkeen aikana, vaan muutosta lähdetään tekemään vasta jälkikäteen, kun ollaan tietoisia sen edellyttämistä toimenpiteistä. Osassa virastoissa koetiin, että tietoja/malleja hyvistä uusista toimintatavoista on vaikea saada ja niitä löytyy peremmin muilta virastoilta kuin hankkeelta. 2 Valtiokonttori on suorittamassa pilottimittausta, jossa selvitetään virastoissa tehtävien talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuutta ja siinä tapahtuneita muutoksia. Kiekuhankkeessa tapahtuvalla toimintatapamuutokselle virastoissa ei olla kuitenkaan asetettu selkeää mittaria. Palkeiden toiminnan tehokkuuden kehittymistä on mitattu säännöllisellä tutkimuksella. 3 SAP HCM:n käyttö on siirretty Palkeille ja ratkaisu koetaan positiivisena. Kieku-hankkeella voisi olla nykyistä aktiivisempi rooli levitettäessä hyviä käytäntöjä virastosta toiseen ja fasilitoitaessa virastojen välistä tietojen vaihtoa. Käyttöönotoissa pitäisi varmistaa, että muutosjohtaja on kaikissa siirtoerään kuuluvissa organisaatioissa. Hyviä käytäntöjä tulisi paremmin tuoda esiin käyttöönoton valmisteluvaiheessa. Jotta hankkeelle asetetut tuottavuustavoitteet saavutettaisiin tulee toiminnan tehokkuuden kehittymiselle asettaa selkeät mittarit ja mitata niitä jatkuvasti. 4 HEHA-prosessin toimintatapojen yhtenäistämistä virastoissa ei ole juurikaan tehty. Henkilöstöhallinnon toimintatapoja tulee edelleen pyrkiä yhdenmukaistamaan. Toimintatapojen standardisointi on ehdoton edellytys tehostamistavoitteiden saavuttamiseksi. Käyttöönottoprojektien valmisteluvaiheessa organisaatioiden tulisi nykyistä enemmän käydä läpi toimintatapansa ja ottaa käyttöön hyviä käytäntöjä Kiekun jo käyttöönottaneista organisaatioista. 18

20 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos 5 Monissa virastoissa toiminnan tehostamista ei ole vielä nähtävissä. Kiekun myötä tapahtuva tehostaminen ei ole noussut virastojen johdon tärkeimmiksi asioiksi. Toiminnan tehostamisen toimenpiteitä on tapahtunut joissakin virastoissa vasta myöhemmin Kiekun käyttöönoton jälkeen. Esimerkiksi RVL karsi Kiekun käyttöönoton jälkeen 1200 seurantakohdetta 300:aan. Poliisit keskittävät talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja vasta nyt. 6 Ministeriöiden rooli käyttöönotoissa on vaihdellut. Osalla ministeriöistä on hallintokulttuuri, jossa hallinnon alaisten virastojen toimintaa talous ja henkilöstöhallinnossa ei ole juurikaan ohjattu, eikä tähän oltu varauduttu resursoinnissa. Tämä asettaa haasteita Kiekun käyttöönotoille, kun toimintatapoja pitäisi muuttaa ja yhtenäistää hallinnonalan sisällä. Tulevissa käyttöönotoissa ministeriön ohjaavaa roolia pitäisi korostaa ja varmistaa, että myös ministeriötasolla on varattu tähän resursseja. 19

21 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 2. Hankkeen toteutus 1 Käyttöönotot ovat sujuneet kauttaaltaan paremmin vaiheen 2 käyttöönotoissa kuin vaiheessa 1. Uusi käyttöönottomalli on otettu käyttöön erä 3 aikana. Suurempia muutoksia ovat koulutuksen siirtyminen Palkeisiin ja tuotantokäytönvalmisteluvaiheen siirtyminen Palkeiden vastuulle. Palkeilla on käytössä myös tehostetun tuen vaihe, joka kestää noin 2 kk käyttöönoton jälkeen. Osa käyttöönotoissa mukana olevista asiantuntijoista ei haastatteluissa erottanut selkeää muutosta aiempaan tapaan verrattuna. Osassa käyttöönottoprojekteissa tarvittavat järjestelmämuutokset havaitaan edelleen myöhään ja niiden toteuttamiseksi tulee kiire. Käyttöönoton valmisteluvaiheen muutostarpeiden analysointia pitäisi tehostaa niin, että eroavaisuudet nykykäytännön ja Kiekun välillä saadaan konkreettisesti esiin ja tarvittavat järjestelmämuutokset havaitaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Valmisteluvaiheen osalta on keskeistä, että kaikki osapuolet (virasto, Valtiokonttori, Palkeet, toimittaja) pyrkivät aktiivisesti löytämään mahdolliset erityiskysymykset ja käyttöönotossa huomioitavat erityispiirteet. Palkeiden aktiivista roolia muutostarpeiden analysoinnissa tulisi lisätä, koska ministeriöt/virastot eivät useinkaan tunnista omien toimintatapojensa eroja nykyisen käytännön ja Kiekun vaatiman toimintatavan välillä. 2 Strategisen ohjausryhmän kokoonpanoa on muutettu vaiheen 1 jälkeen siten, että se vastaa käyttöönottojen etenemistä. 3 Hankkeessa on mukana useista eri osapuolista koostuva laaja toimijaverkosto, jonka haasteena on ollut päätösten ja ratkaisujen hidas tekeminen. Toimittajan ottaminen liian myöhään mukaan järjestelmähäiriöiden tai ongelmien selvittämiseen saattaa aiheuttaa välillä pitkän ratkaisuajan. Toimittajan hyödyntämistä on rajoittanut sekä hankkeen tiukka budjetti sekä toimittajan avainhenkilöiden saatavuus. Hankkeen nykyinen hallintamalli on monimutkainen ja siinä on osittain päällekkäisiä foorumeita, joka osaltaan vaikuttaa päätöksen teon hitauteen. Ongelman havaitsemisesta sen korjaavan ratkaisun käyttöönottoon kestää pitkään. Ratkaisun suunnittelua ja päätöksentekoa pitäisi nopeuttaa. Nykyistä hallintamallia tulisi yksinkertaistaa ja yhdistää foorumeita, jolloin samoja asioita ei käsitellä moneen kertaan. Tämä myös vapauttaisi asiantuntijaresursseja palaveroinnista varsinaiseen työhön. 20

22 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 2. Hankkeen toteutus 4 Osa hankkeen resursseista (erityisesti avainasiantuntijat) on ylikuormitettuja ja erittäin kriittisiä hankkeen onnistuneen loppuunsaattamisen kannalta. Tällaisten resurssien menettäminen voi olla iso riski hankkeen viimeisten vaiheiden onnistumiselle. Lisäksi toimittajalta vaadittava resurssitarve ei ole täysin selvillä, joka aiheuttaa suunnitteluun liittyviä haasteita heidän osaltaan. 5 Palkeiden organisaatio on jakautunut asiakaskohtaisiin palveluryhmiin siten, että uusista käyttöönottavista virastoista vastaavat Palkeen henkilöt opettelevat itsekin Kiekun käyttöä. Asiakashaastatteluissa tuotiin erityisesti esiin, että heitä palvelevien Palkeiden henkilöiden osaaminen ei ole kovinkaan korkealla tasolla Kiekun käyttöönoton jälkeen. Tämä näkyy erityisesti asioiden käsittelyn pitkinä viiveinä ja ongelmien hallinnan hitautena. 6 Valtiovarainministeriö, Valtiokonttori ja Palkeet ovat valmistelemassa ratkaisua toiminnan vastuunjaosta ja organisoinnista Kieku-hankkeen päättyessä. Kieku-hankkeen päättämiseen ja ylläpitovaiheeseen siirtymiseen liittyvästä vastuunjaosta, organisointimallista ja aikataulusta ei kuitenkaan ole vielä päätöstä. Selkeän jatkosuunnitelman puuttuminen lisää riskiä, että avainhenkilöt siirtyvät muualle, mikä vaikeuttaa jäljellä olevien käyttöönottojen onnistumista. Resurssisuunnitteluun tulee kiinnittää jatkuvaa huomioita. Asiakaskohtaisiin palveluryhmiin pitäisi saada parempaa Kiekun käytön osaamista esim. henkilöitä kierrättämällä. Ongelmienhallintaan tulisi saada osaavia resursseja helpottamaan varsinkin käyttöönoton jälkeistä tehostetun tuen vaihetta. Pidämme toiminnan suunnittelun ja avainhenkilöiden sitouttamisen kannalta tärkeänä, että tulevan toimintamallin yksityiskohtainen suunnittelu voidaan toteuttaa ja viestiä henkilöstölle Palkeissa ja Valtiokonttorissa mahdollisimman pian. 21

23 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 1 Portaalilomakkeet on otettu käyttöön asiakasvirastojen käyttäjillä ja SAP HCM käyttö on siirretty Palkeille. Tämä on vähentänyt virheitä ja parantanut toiminnan tehokkuutta. 2 Järjestelmän skaalautuvuudessa on edelleen huolenaiheena palkka-ajojen kesto ja niiden vaatima kapasiteetti. Palkka-ajojen tehostamisesta on menossa selvitys CGI:n ja Tiedon toimesta. 3 Uutta IDM-pohjaista käyttövaltuushallintaa ei ole vielä otettu käyttöön testauksessa havaittujen virheiden vuoksi. Uusi käyttöönotto on suunniteltu kesäkuulle. Käyttöönottoa ovat vaikeuttaneet projektijohtamiseen liittyvät haasteet, toimittajan puutteellinen tuoteosaaminen sekä toteutuksen huono laatu. 4 Jakopalkkojen käsittely on siirretty pois kirjanpidosta ja käsitellään SAP:in BI:ssä. Tämä on tehostanut toimintaa. 5 Ohjelmistotoimituksissa ja julkaisuhallinnassa on havaittu laatuongelmia ja ne ovat aiheuttaneet myös ongelmia käyttöönotoissa. Ongelmia on ollut mm. lomasuunnittelun ohjelmistopäivityksessä käyttöönottoerä kolmen yhteydessä. CGI:n tulisi parantaa toimitusten laatua ja tehdä ohjelmistopäivitysten testaukset huolellisemmin, jotta asiakkaan tekemissä testauksissa esiin tulleiden virheiden määrää saadaan pienennettyä. 22

24 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 4. Tuotanto 1 Palkeiden tuottavuuden kehittyminen on ollut vaihtelevaa Deloitten tekemän selvityksen mukaan. Osalla Kiekuun siirtyneistä virastoista Palkeiden tuottavuus on kehittynyt positiivisesti ja joidenkin virastojen osalta tuottavuus on edelleen selkeästi alemmalla tasolla kuin ennen Kiekun käyttöönottoa. Käyttöönottojen jälkeen Palkeiden tuottavuus tyypillisesti laskee, mutta alkaa sen jälkeen parantua. Vastaaville suurille käyttöönottoprojekteille on tavanomaista, että käyttöönotto hetkellisesti heikentää tuottavuutta. Tuottavuuden kehittämisen kannalta on tärkeää, että käyttöönoton aikana heikentynyt tuottavuus saadaan mahdollisimman nopeasti nousemaan. Niiden organisaatioiden osalta, joiden kohdalla tuottavuus on kehittynyt huonosti, juurisyyt tuottavuuden heikkoon kehittymiseen tulee selvittää ja hakea tarvittavat tehostamiskeinot. Palkeiden tulisi arvioida toiminnan tehostamistarvetta suhteessa nykyiseen toiminnan organisaatiorakenteeseen. Tuottavuuden kehitys HEHA-prosessien osalta on kehittynyt parempaan suuntaan, mutta Palkeiden toiminnan organisointi asiakaskohtaisiin palveluryhmiin hidastaa toiminnan tehostumista ja skaalautumista. 2 Käyttöönotot kuormittavat palkeiden projektipalveluiden resursseja, jotka osallistuvat tuotantokäytön valmisteluun ja tehostetun tuen vaiheeseen. Tulevat käyttöönotot ovat sekä volyymiltään ja vaikeusasteitaan haastavampia kuin edelliset. Riskinä on näiden resurssien ylikuormittuminen. 3 Ratkaisuhallinnan ja julkaisuhallinnan prosessit on määritelty ja prosesseja on kehitetty. Julkaisut testataan ennen tuotantoon ottoa eikä testaamattomia korjauksia mene tuotantoon. Julkaisuhallinnassa on ollut haasteita ja keskeisimmät haasteet liittyvät julkaisun jäädyttämiseen ja muutoksia tehdään edelleen viime tingassa. Testauksessa ongelmana on, että testiympäristö ei vastaa tuotantoympäristöä ja osa tuotannossa havaituista ongelmista johtuu nykyisen testiympäristön puutteellisuudesta. Resurssisuunnittelun tulisi olla systemaattisempaa ja pitkäjänteisempää. Palkeissa pitäisi siirtää lisää resursseja käyttöönottoihin. Julkaisujen hallintaa tulisi terävöittää, jotta viime hetken muutoksien tekemiseltä vältytään. Testiympäristö pitäisi muuttaa vastaamaan paremmin tuotantoympäristöä esim. tietokantojen osalta, jotta testauksissa saadaan virheet paremmin esille. 23

25 Tarkemmat havainnot Havainnot Suositus 4. Tuotanto 4 Teknisessä tuotannossa on eri osapuolista koostuva laaja toimijaverkosto (VK, Palkeet, Valtori, CGI ja Tieto), jonka haasteena on ollut päätösten ja ratkaisujen hidas tekeminen. Päätöksenteko eskaloituu usein johtoryhmätasolle, vaikka asia voitaisiin ratkaista lähempänä toteuttavaa tasoakin kuten on suunniteltu. Teknisen tuotannon hallintamallia ei ole kattavasti dokumentoitu eikä toimijoiden rooleja ole selkeästi kuvattu. Ne eivät myöskään ole kaikille täysin selkeitä. Tämä näkyi esim. versio 9.0 päivityksessä, jossa tehtiin samanaikaisesti sekä ohjelmistoversion päivitys että tuotantoympäristön muutos. Muutosten jälkeen oli epäselvää, mistä esiintyneiden ongelmien juurisyyt johtuivat. Kohdassa 2.6 mainittujen tulevaisuuden organisointilinjausten puuttuminen vaikuttaa myös teknisen tuotantotoiminnan kehittämiseen hidastavasti. Ongelmanhallintaprosessi on olemassa, mutta toteutus on puutteellinen ja ongelmahallinnan ratkaisukyky ei ole riittävä, mikä näkyy asiakkailla käyttöönoton jälkeisten ongelmien hitaina ratkaisuaikoina. Ratkaisuaikojen mittaaminen ja seuranta puuttuvat Palkeiden osuudesta. Ainoastaan CGI:n ratkaisuaikoja mitataan ja seurataan. Tietojärjestelmätehtävien siirron suunnittelu Palkeiden vastuulle tulisi aloittaa mahdollisimman pian, jotta vastuunsiirto Palkeille voidaan tehdä saumattomasti hankkeen päättyessä. Tekninen tuotantomalli ja sen vaatimat prosessit tulisi suunnitella uuteen organisointimalliin. Palkeiden ja Valtiokonttorin tulisi panostaa ongelmanhallinnan prosessin puutteiden korjaamiseen ja varmistaa, että ongelmien hallintaan on olemassa riittävän ammattitaitoiset resurssit. 24

26 Liitteet

27 Haastateltavat henkilöt Toimiala Haastateltava Ajankohta Käyttöönotot, Valtiokonttori ja Palkeet: Käyttöönotot, CGI, yhtenä ryhmänä Tuotanto & prosessien kehittäminen, Palkeet Tuotanto ja kehittäminen, Valtiokonttori Kirsi Launomaa, Kati Kataja, Jaana Mannonen, Minna Tormilainen, Jukka Sorvali, Nisse Rimpilä ja NN Palkeista Jaana Viitasaari, Pekka Vihervirta, Jaana Solehmainen 5.5. klo 9-11 Mikael Mantila HML, Pia Saarinen HML, Rauni Hyvönen JNS, Taina Mäenpää HML, Minna Korpela HML Anu Huopainen LPR, Markus Metsä-Simola, Eero Haukilampi, Lari Nikoskelainen, Juho Ajo, Markku Kivioja, Kimmo Järvinen Kirsi Launomaa, Kati Kataja, Jaana Mannonen 1.6. klo 15-16:30 Minna Tormilainen ja Jukka Sorvali 2.6. klo 15-16:30 Nisse Rimpilä 3.6. klo 15-16:30 Mikael Mantila HML klo 8-9:30 Pia Saarinen HML klo 14-15:30 Rauni Hyvönen JNS klo 11-12:30 Taina Mäenpää HML klo 9:30-11 Minna Korpela HML klo klo 12-13:30 Anu Huopainen ja Eero Haukilampi klo 12-12:45 Markus Metsä-Simola ja Lari Nikoskelainen klo 11-12:30 Juho Ajo, Markku Kivioja ja Kimmo Järvinen klo 13-14:30 Tuotanto ja kehittäminen, CGI Carita Poussa, Kari Saarnio Carita Poussa klo 9-11 Kari Saarnio klo 8:30-10 Poliisi Jyrki Wasastjerna, Sirpa Joensuu klo 13:30-15 MMM Pentti Lähteenoja, Mikko Rauhamaa 5.5. klo 8-9:30 OKM Pia Nyblom, Heli Åberg Pia Nyblom 4.5. klo 12:30-14 Tieto Heljä Myllynen klo 13-14:30 Virastojen tuottavuuskehitys, Valtiokonttori Mikko Kangaspunta klo 8:30-9:30 Palkeet Sami Nikula klo 13:30-15:00 26

28 2015 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.