Kela: Tietovarasto ja raportointi operatiivisen toiminnan tukena. Heidi Kainulainen, Jenni Kesonen TDWI

Transkriptio

1 Kela: Tietovarasto ja raportointi operatiivisen toiminnan tukena Heidi Kainulainen, Jenni Kesonen TDWI

2 Sisältö Kansaneläkelaitos Kela Kelan tietovarasto Operatiivinen tieto tietovarastossa Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa Case: Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu Raportit ja suunnittelutyöpöytä Aineisto Käyttäjät ja käyttömäärät 2

3 3 Kansaneläkelaitos Kela

4 Kaikkien Kela 4 Asema ja hallinto Kela on itsenäinen julkisoikeudellinen laitos, joka toimii eduskunnan valvonnassa Hallintoa ja toimintaa valvovat eduskunnan valitsemat 12 valtuutettua ja heidän valitsemansa 8 tilintarkastajaa Toimintaa johtaa ja kehittää 10-jäseninen hallitus, jonka valtuutetut valitsevat kolmeksi vuodeksi kerrallaan Kelan asema, hallinto ja tehtävät on säädetty laissa Henkilöstömäärä v yhteensä Kelalainen keskimäärin (v. 2014) oli 46 vuotias (nuorin 17 v., vanhin 70 v.) jäi eläkkeelle 63 vuotiaana Miesten osuus henkilöstöstä 17,5 % Tehtävät Kela huolehtii Suomessa asuvien sosiaaliturvasta eri elämäntilanteissa Kelan asiakkaita voivat olla kaikki Suomen sosiaaliturvaan kuuluvat henkilöt Lapsiperheiden tuet, sairausvakuutus, opintotuki, työttömän perusturva, asumisen tuet, vähimmäiseläkkeet, kuntoutus, vammaisetuudet, sotilasavustus, maahanmuuttajan tuki Sosiaaliturvan toimeenpanon lisäksi Kela tiedottaa etuuksista ja palveluista tekee tutkimusta sosiaaliturvan kehittämisestä laatii etuuksien ja toiminnan ennakoinnissa ja seurannassa tarvittavia tilastoja, arvioita ja ennusteita (mm. lainsäädännön muutoksia ja budjetti- ja kehyslaskelmia varten) tekee ehdotuksia sosiaaliturvaa koskevan lainsäädännön kehittämisestä

5 Kelan tehtävät vuodesta 1937 nykypäivään 2017 Perustoimeentulotuki 5

6 Kela numeroin (v. 2014) Rahoitus 14,5 mrd. valtio 69 % vakuutetut 14 % työnantajat 12 % kunnat 5 % Kulut 14,5 mrd. etuudet 97 % toimintakulut 3 % 6 Kelan etuuksien osuus kaikista sosiaalimenoista: 21,2 % (20 % ilman opintoetuuksia)

7 Kelan palvelukanavien käyttö vuonna Valtakunnalliset palvelunumerot Apteekit, lääkäriasemat, taksimatkat 7 Sosiaalinen media: Twitter, Facebook Kelan ja muiden julkisten organisaatioiden yhdessä ylläpitämä palvelupiste 186 toimistoa ja 1 sivuvastaanotto 149 yhteispalvelupistettä

8 8 Kelan tietovarasto

9 Kelan tietovarasto Tilastointitiedostoista tietovarastoon Kelan tietovaraston rakentaminen aloitettiin 2013 ja otettiin tuotantokäyttöön 2014 Tietovarasto sisältää sisäisten toimintojen prosessitiedon ja HRtietojen lisäksi tietoa, joka liittyy Kelan myöntämiin etuuksiin ja Kelassa asiointiin Ennen tietovarastoa käytössä on ollut noin 120 tilastointitietokantaa >> Tietojen yhdistely haastavaa Tietovaraston välineet Tietokanta: IBM PureData for Analytics powered by Netezza ETL-väline: Informatica PowerCenter Raportointiväline: IBM Cognos -tuoteperhe Ympäristöt: kehitys, testi, hyväksymistesti, tuotanto 9

10 10 Operatiivinen tieto tietovarastossa

11 Operatiivinen tieto tietovarastossa 11 Operatiivinen tieto Kelan tietovarastoon on tallennettu tai tullaan tallentamaan ainakin seuraavia operatiivisia tietoja: Kelan etuustyön ja asiakaspalvelun hallinnan tiedot Kelan lakisääteisen valvontatehtävän tiedot projektitoiminnan tiedot ICT-palvelutoiminnan tiedot asiakaspalvelukanavien toimintatiedot henkilöstö- ja taloussuunnittelutiedot asiakas- ja henkilöstöpalautteet Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu Tietovarastohankkeen projektissa kehitettiin operatiivisen toiminnan tueksi raportointia, joka toteutettiin Kelan yhteisestä tietovarastosta Toteutus perustuu Kelan etuustyön ja asiakaspalvelun hallinnan tietoon (Oiwa) ja tukee päivittäisen toiminnan johtamista työtilanteen hallinnassa Toteutus, nk. päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu, korvasi erilaisia manuaalisesti päivitettyjä suunnittelu-exceleitä

12 12 Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa

13 Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa Oiwassa hallitaan tietoa etuustöistä, yhteydenotoista ja asiakirjoista, jotka syntyvät Kelan asiakkaiden etuushakemuksista ja niihin liittyvistä selvitystöistä Etuuksia koskevat työt ovat Oiwassa yksikkökohtaisissa työjonoissa (esim. yksiköittäin, etuuksittain ja työtyypeittäin), joista ne tehdään mm. kiireellisyyden mukaan Asiakirja Työ Yhteydenotto Asia - Etuusasia - Perintäasia - Muu asia Alityö Oiwa Etuusjärjestelmät Tietovarastoon ladataan etuustyön prosessidataa noin 150 milj. riviä kuukaudessa Näistä muodostuu noin 13 milj. faktariviä etuustyölle (luodut, avoimet, valmiit etuustyöt) 13

14 Kelan työjonohierarkia Sosiaaliturvaetuuksien ratkaisua koskeva päätöksenteko on hajautettu vakuutuspiirien toimistoihin, ja osa etuuspäätöksistä tehdään erikoistuneissa yksiköissä >> Yksikkökohtaiset työjonot VAKUUTUSPIIRIT Kela ERITYISYKSIKÖT (ja muut työjonoyksiköt) 14 IB KK LL OT PR QE TT Selv... Espoon vakuutuspiiri Etelä-Karjalan vakuutuspiiri Etelä-Pirkanmaan vakuutuspiiri IB KK LL O T PR Q E TT Ä A... TYÖJONO ETUUDEN JA/TAI TYÖTYYPIN MUKAAN IB KK LL OT PR QE TT ÄA... I B K KL L O P T Q R T E T Ä. A. IB. KK LL OT PR QE TT Selv... vakuutuspiiri... Varsinais-Suomen vakuutuspiiri I B K K L L O P T Q R T E T Ä A IB KK QE LL PR TT Selv.a siat... OT Kela Ahvenanmaa Kansainvälisten asioiden keskus IB KK LL YB Selv.a siat... Opintotukikeskus IB KK LL YB Selv... Yhteyskeskus Vammaisten Etelä- Pohjanmaan vakuutuspiiri Etelä-Savon tulkkauspalvelukeskus Työkyvyttömyyse läkkeiden ratkaisukeskus Perintäkeskus As.tunt Korkeak OL OT Selv... As.tuUlo T ntsot A to Pe r rin k... tä Asiantu ntijat Muutoks enhaku... Selv. asiat TU Välitys keskus Lääkärit Selv.asiat Eläkk eet Kunto utus Opint oetuu Ruotsi det nkielis et...

15 Case: Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu 1. Työtilanteen tiedot 2. Työmäärä ja resurssit 2.1 TM1-suunnittelutyöpöytä 2.2. Raportti - Aineisto - Käyttäjät ja käyttömäärät 15

16 Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu Päivittäisjohtamisen raportit ja resurssien suunnittelutyökalu Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisulla tarjotaan yhtenäistä tukea ja apua työjonojen työtilanteen hallintaan, työmääräennusteisiin ja resurssitarpeiden suunnitteluun Tukiratkaisu on osa operatiivisen raportoinnin kokonaisuutta Ensimmäinen ratkaisu tietovarastosta. Käytössä on myös muista tietokannoista tuotettuja operatiivisia raportteja 1. Työtilanteen tiedot Raportti työjonojen työtilanteen seurantaan Ad hoc -käyttö Työmäärä ja resurssit 2.1. Suunnittelutyöpöytä (TM1) työjonoyksiköiden työmäärien ja resursoinnin suunnitteluun 2.2 Raportti suunnittelutietojen katseluun

17 Case: Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu Työtilanteen tiedot 2. Työmäärä ja resurssit 2.1 TM1-suunnittelutyöpöytä 2.2. Raportti - Aineisto - Käyttäjät ja käyttömäärät

18 1. Työtilanteen tiedot -raportti Raportin avulla vakuutuspiirit voivat ajantasaisesti: seurata työjonojen työtilannetta ja työmäärää etuuksittain ja työtyypeittäin >> Ruuhkan ennakointi seurata aktiivisten ja odottavien etuustöiden määrää ja kehitystä >> Kuinka paljon on tehtäviä töitä ja kuinka moni työ odottaa lisäselvityksiä? seurata etuustöiden tavoiteajassa pysymistä ja kehitystä >> Voidaan reagoida ajoissa, ettei tavoiteajat karkaa nähdä kuinka vanhoja töitä on tekemättä >> Kiireellisyys: pysytäänkö tavoiteajoissa? verrata eri vakuutuspiirien työtilanteen ruuhkaisuutta keskenään >> Ruuhkan purku / ruuhka-apu toiselta piiriltä? 18

19 Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 1/2 Kokonaistilanne! 19

20 Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 1/2 Ruuhkaa? Ruuhkan purku/ ruuhka-apu? 20

21 Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 1/2 Aktiiviset työt Ovatko tavoiteajassa? Aktiiviset työt Kuinka paljon tehtävissä? Onko piirissä keskimääräistä enemmän töitä? 21

22 Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 1/2 Odottavat työt Kuinka paljon tulossa tehtäviä töitä? 22

23 Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 2/2 Kuinka vanhoja töitä ja kuinka paljon? Ovatko vanhat työt aktiivisia vai odottavia? Onko pysytty/ pysytäänkö tavoiteajoissa? 23

25 2.1. Työmäärä ja resurssit -TM1-suunnittelutyöpöytä TM1-suunnittelutyökalun avulla työvuorosuunnittelijat voivat: ennustaa ja suunnitella työjonojen tulevien viikkojen työmäärää ja resurssitarpeita muuttaa sovelluksen antamia ennusteita ja arvioita >> tarkastella muutosten vaikutusta tuleviin viikkoihin Työpöydältä saadaan viikkotason ennusteita ja arvioita tuleville viikoille Ennusteet uusien töiden määrästä Ennusteviikolla tehtävät työt Käsittelyyn kuluva aika Töihin tarvittavat resurssit Tietojen alin taso on yksikön työjonon työtyyppi 25 Uusien töiden ennustemalli Ennustemalli on määritelty ja toteutettu itse Ennustelaskennassa huomioidaan aikasarjaan (kuluva + 2 edellistä vuotta) liittyen trendi ja vuoden sisäinen kausivaihtelu. Haasteena eri etuuksien erilaiset jakaumat Ennustelaskennan komponentteja on parametrisoitu >> Mahdollistaa mallin muokkaamisen >> Laskentaparametrien hallinta pääkäyttäjätasolla

26 2.2. Työmäärä ja resurssit -raportti Raportin avulla voidaan katsella TM1-suunnittelutyöpöydän tietoja (ilman suunnitteluoikeutta) Alimman tason tiedot (yksikön työjonon työtyyppi) Konsolidoidut tiedot alimmalta tasolta aina koko Kelan tasolle asti (esim. yksikön työjonon kaikki työtyypit tai yksikön kaikki työjonot) Lisäksi raportilla on aikasarjatietoa edellisiltä vuosilta suunnittelutietojen laskennan perusteena olevista tiedoista 1) Uudet työt (asiakkaan impulssi) + toteuman vertailu ennusteisiin 2) Tehdyt työt (sisäinen työprosessi) 3) Avoimet työt (sisäinen työprosessi) 4) Käsittelyajat (sisäinen työprosessi) 26 Resursoinnin lisäksi myös muu päivittäisjohtaminen voi hyödyntää aikasarjatietoa työtilanteen hallinnassa

27 Työmäärä ja resurssit -suunnittelutyöpöytänäkymä (TM1) Ennuste Työtahti Käsittelyaika Omat arviot Resurssit 27

28 Työmäärä ja resurssit -raporttinäkymä Uudet työt + ennusteet Tehdyt työt Käsittelyaika Kuluva ja 2 edellistä vuotta 28

30 Raporttien ja suunnittelutyöpöydän aineisto 1. Työtilanteen tiedot 2 dynaamista kuutiota ja virtuaalinen kuutio (noin 85 milj. solua) Kuutiot lukevat rajatuista näkymistä 2 näkymää, suodatettu ajan mukaan 2.1 Työmäärä ja resurssit -TM1-suunnittelutyöpöytä Kuutio: milj. solua Työpöytä lukee rajatusta näkymästä: noin 40 milj. solua 2.2 Työmäärä ja resurssit -raportti TM1-raportointikuutio: noin mrd solua (5 vuoden data ennustelaskentaan ja raportointiin) 7 ulottuvuutta (mittarit, aika*3, organisaatio, työjono, työtyyppi) Raportti lukee rajatusta näkymästä: noin 280 milj. solua 30

31 Käyttäjät ja käyttömäärät 31 Käyttäjät Tukiratkaisun eli raporttien ja suunnittelutyöpöydän käyttäjiä on tällä hetkellä noin 200 >> Käyttäjämäärä lisääntyy Tukiratkaisua käyttävät mm.: vakuutuspiirien ja erityisyksiköiden johto työjonoyksiköiden työvuorosuunnittelijat kentän etuusmaksutiimien esimiehet hallinnolliset suunnittelijat, mm. osastojen etuussuunnittelijat Käyttömäärät Raporttiajoja kuukaudessa noin (ei sisällä TM1:n käyttöä) Eli raportteja ladataan keskimäärin 250 kertaa päivässä

32 Kiitos! Kysymyksiä Kommentteja 32