Kokoelmien kuvailujen tallennusohje Dspace tallennusalustalle Kokoelmakartan formaatin mukaisesti

Transkriptio

1 1 Kokoelmien kuvailujen tallennusohje Dspace tallennusalustalle Kokoelmakartan formaatin mukaisesti Huom! Oppaan kuvailutiedot sisältävät sekä faktaa että fiktiota. Merkittävä osa kenttien sisällöstä on tuotettu opastavassa tarkoituksessa. Opas ei siis ole todellisen kokoelman kuvailu!!!! 1. Kirjaudu Doriaan 2. Valitse Yhteisöt ja kokoelmat sivulta Kokoelmakartta (Kuva 1.) Kuva Valitse oma kirjastosi. (Kuva 2.) Kuva 2.

2 2 4. Klikkaa punaisen nuolen kohdalta Tallenna tähän kokoelmaan hyperlinkkiä. (Kuva 3.) Kuva Rastita Useita nimekkeitä, mikäli kokoelman kuvailu niitä sisältää. (Kuva 4.) Huom! Mikäli tätä valintaa ei tehdä kenttä Vaihtoehtoinen nimi ei näy tallennusalustalla. Rastita Julkaistu, mikäli kokoelma on jo julkaistu aiemmin (enkä harvemmin tarvitaan rastia tähän kohtaan). Paina Seuraava -painiketta. Kuva 4. Huom! Tallennuksen voi keskeyttää valitsemalla Keskeytä tallennus, jolloin ks. ohje kohta 21.

3 3 6. Kirjoita Kirjaston nimi kenttään kirjastosi nimi. (Kuva 5.) Kenttää voi toistaa painamalla Lisää/Add painiketta Lisätyn kentän voi poistaminen Laita rasti sen tiedon eteen, jonka haluat poistaa Paina Poista valitut/remove selected painiketta Huom! Mikäli on Useita nimekkeitä - kenttä on valittu (Kuva 4.) näkyy tässä kohdassa Vaihtoehtoinen nimi kenttä tallennusalustalla. Huom! Kaikki toistettavaksi määritellyt kentät toimivat samalla tavoin lisäyksen ja poistamisen osalta. Kirjoita Kokoelmatunnus, joka kokonaismerkkimäärä on max 32 merkkiä. maatunnus FI väliviiva - kansallinen kirjastotunnus X erotinmerkki : paikallinen kokoelmatunnus 00Vaitoskirjat Kirjoita Kokoelman nimi, jonka tulisi olla asiakaslähtöinen. Merkkimäärä on rajoittamaton. Oikeinkirjoitus ja välimerkkien käyttäminen ks. Suomalaiset luettelointisäännöt. Kenttä Tiivistelmä, joka on usein pidempi teksti lienee helpoin kopioida jo aiemmin tehdystä kokoelman kuvailusta suoraan tallennusalustalle. Kuva 5.

4 4 7. Kirjoita Laajuus kenttään kokoelman laajuus. (Kuva 6.) Lisää Laajuus ajanjaksoittain kentän tiedot käänteisessä järjestyksessä alkaen tiedosta yhteensä kohti vanhinta ajanjaksoa. Näin voit tallennuksen lopuksi tarkastella tietoja kronologisessa järjestyksessä. Kuva Kirjoita kokoelmassa ilmenevät kielet, käyttäen Marc-formaatissa käytettäviä lyhenteitä. (Kuva 7.) Kirjoita kokoelman tyyppi/tyypit käyttäen Kokoelmien kuvailun formaatissa olevia fraaseja. Kenttää Tallennusmuoto käytetään, silloin kun muodolla voi olla merkitystä käyttäjälle. Esim. tarvitaan joku ohjelma, jonka avulla aineistoa päästään käyttämään. Kenttää Oikeudet käytetään silloin, kun niillä on merkitystä käyttäjälle kokoelman käytön suhteen. Tämä tarve ilmenee esimerkiksi elektronisissa aineistoissa. Kirjoita Käyttöoikeudet -kenttään tieto/tiedot käyttäen formaatissa esitettyjä fraaseja. Kuva 7.

5 5 9. Kirjoita Kartuntatapa kenttään tieto/tiedot käyttäen formaatin fraaseja. (Kuva 8.) Kenttää Kartuntatiheys käytetään silloin, kun sillä on merkitystä kokoelman käytettävyyden kannalta. Esim. Kokoelma laajenee kirjastojen aineistosiirtojen myötä vuosittain. Valitse pudotusvalikosta kokoelmaa koskeva Kartunnan tila. Fraasit, jotka ovat tallennusalustalla vain englanninkielisina, löytyvät formaatista suomenkielisinä. Kuva Kenttää Alkuperä ja historia käytetään haluttaessa kertoa omistusoikeudessa tai säilytyksessä tapahtuneita muutoksia, jotka koskevat käytettävyyttä. Esim. Väitöskirjoja odottaa laatikoissa aakkostamista ja hyllyttämistä n. 500 hyllymetriä. (Kuva 9.) (Erityinen)kohderyhmä kenttää käytetään, kun halutaan tuoda esille ryhmä, jolle kokoelma on suunnattu tai se on erityisen hyödyllinen. Kuva 9.

6 6 11. Kentän Aihealue käyttö on kokoelmien kuvailun formaatissa ohjeistettu siten, että kokoelmat, jotka koostuvat yli kolmesta (3) aihealueesta merkitään 00:Monialaiset Aihealuetiedot voi kätevästi kopioida formaatin liitteenä olevista Aihealuekoodeista. (Kuva 10.) Asiasanat kentän käytöllä voidaan tarkentaa kokoelman aihealuetta/aihealueita. Kuvailtavasta kokoelmasta ja kuvailua tekevästä kirjastosta riippuu se, mitä asiasanastoja käytään. Kuva Kentässä Luokitus kirjasto voi käyttää yhtä tai useita luokituskaaviota tai toistaa yhtä. Luokituksella voidaan myös tarkentaa aihealueita. (Kuva 11.) Kirjasto päättää itse miten tarkalla tasolla luokitus ilmaistaan. Kuva 11.

7 7 13. Kenttää Alueellinen kattavuus suositellaan käytettäväksi silloin, kun halutaan kertoa paikka tai alue, jota kokoelma koskee. (Kuva 12.) Ajallinen kattavuus on se aika/ajanjakso, jota dokumenttien sisältö käsittelee. Kartunta-aika kenttään merkitään se ajanjakso, joka kuvaa dokumenttien keräysaikaa. Tietosisältöjen luomisaika on se ajanjakso, jonka aikana dokumentit on tuotettu eli kustannus-, julkaisu- tai painovuosi. (vrt. Bibliografisen tietueen kenttä 260 osakenttä c ja 008 julkaisuaika) Kuva Kokoaja kenttä käytetään kertomaan kokoelman tärkeimmät luojat ja kokoajat. Suositellaan käytettäväksi erityisesti erikoiskokoelmia kuvaillessa. (Kuva 13.) Omistaja kenttä kertoo sen henkilön tai yhteisön, jolla on laillinen omistusoikeus. Esim. Matti Mainion kokoelma, joka on talletettu pysyvästi kirjastoon. Sijainti kentässä kerrotaan kokoelman fyysinen sijainti tai paikkamerkki kirjastossa. Saavutettavuus kenttä koskee lähinnä elektronisia aineistoja. Kentässä kerrotaan verkko-osoite tai kirjasto, jolla on kokoelman käyttöoikeus. Luettelo / Muu kuvailu kentässä kerrotaan kokoelman kuvailutiedot. Suositellaan käytettäväksi formaatissa olevia fraaseja mikäli mahdollista, mutta myös muut ilmaisut ovat sallittuja.

8 8 Kuva Kenttä Alakokoelma kertoo kuvailtavaan kokoelmaan sisältyvän kokoelman. Esim. Kuvailtu kokoelma: Väitöskirjat, Alakokoelma: Saksalaiset väitöskirjat (Kuva 14.) Kenttä Yläkokoelma kertoo sen, mihin kokoelmaan kuvailtu kokoelma sisältyy. Esim. Kuvailtu kokoelma: Väitöskirjat, Yläkokoelma: Varastokirjaston monografiat Liittyy kokoelmaan kenttä kertoo sen kokoelman, johon kuvailtava kokoelma liittyy. Esim. Varastokirjaston kokoelmat Kuva Kokoelmaa koskeva julkaisu kentässä ilmoitetaan vapaamuotoisesti julkaisu, joka perustuu kuvailtavan kokoelman käyttöön, tutkimukseen tai analysointiin. Esim. Peloton. P.: Väitöskirjat Varastokirjaston kokoelmissa. Varastokirjasto tiedottaa, 1(2005), s (Kuva 15.) Vahvuudet kentässä kirjasto voi tuoda vapaamuotoisesti esille kuvailtavan kokoelman vahvuuksia. Huomautukset kentässä voidaan vapaamuotoisesti esittää kokoelmasta tietoja, joita ei ole voitu kirjata muihin kenttiin.

9 9 Kuva Kokoelman kuvailuun voidaan liittää omalle koneelle tallennettu Tiedosto painamalla Selaa painiketta. Tiedoston sisältöä voi halutessaan kuvailla lyhyesti. (Kuva 16.) Paina Lähetä tiedosto painiketta, jolloin tiedosto liitetään kuvailtavan kokoelman tietoihin. Huom! Liitettävien tiedostojen käsittelyssä huomioitava, että julkaisemattomasta tietueesta liitettä ei saa poistettua. Vaihtoehtona on antaa tietueen roikkua keskeneräisenä tai tehdä talletus loppuun eli julkaista tietue ja muokata valmista tietuetta.tiedoston saa poistettua julkaistusta tietueesta, muttei julkaisemattomasta. Paina Seuraava painiketta siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen. Kuva 16.

10 Kokoelman kuvailu on nyt valmis ja tallennettuja tietoja voi tarkastella tässä näkymässä. Tallennus koostuu useista sivuista ja jokaisen sivun lopuksi on mahdollisuus korjata kyseisen sivun tietoja painamalla Korjaa jokin näistä painiketta. (Kuva 17.) Tarkastettuasi kuvailun tiedot siirry seuraavaan vaiheeseen painamalla Seuraava painiketta. Kuva Mikäli haluaa julkaista kuvailun on julkaisulisenssi hyväksyttävä laittamalla lisenssitekstin alla rasti ruutuun. Suorita tallennusprosessi loppuun painamalla Päätä tallennusprosessi painiketta. (Kuva 18.) Kuva 18.

11 Tallennuksen keskeyttäminen Tallennuksen voi keskeyttää, kun painike Keskeytä tallennus on näkyvissä. (Kuva 19.) Keskeyttäminen ei hävitä tallennettuja tietoja vaan niihin voi palata klikkaamalla vasemmalla kohdassa Omat tiedot näkyvää hyperlinkkiä Tallennukset, jolloin saa näkyviin kesken tallennuksen olevan kuvailun. Klikkaa Nimekeen alla olevaa hyperlinkkiä ja pääset jatkamaan keskeneräistä työtä. 21. Keskeneräisen tallennuksen poistaminen Laita rasti ruutuun kesken tallennuksen olevan kuvailun nimen eteen ja paina Poista valitut tallennukset painiketta poistat keskeneräisen tallennuksen pysyvästi. Kuva 19.