Arviointikriteerit toiminnanohjausjärjestelmän valintaan

Transkriptio

1 Arviointikriteerit toiminnanohjausjärjestelmän valintaan TOMI raportti 5 Juhani Juuso & Päivi Iskanius Oulun yliopisto, Raahen toimintayksikkö

2 Arviointikriteerit toiminnanohjausjärjestelmän valintaan TOMI raportti 5 Juhani Juuso & Päivi Iskanius Oulun yliopisto, Raahen toimintayksikkö, Raahe, 2009 ISBN

3 Tiivistelmä Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on pk-yrityksille suuri investointi, ja se myös sitoo merkittävästi aikaa ja resursseja. Siksi on tärkeää, että ne löytävät mahdollisimman sopivan järjestelmän omiin tarpeisiinsa. Sopivan järjestelmän käyttöönotto on nopeaa ja joustavaa, koska järjestelmässä on jo valmiina vaadittavat toiminnot ja yrityskohtaisen räätälöinnin tarve on vähäinen. Tämän raportin tarkoituksena on auttaa pk-yrityksiä toiminnanohjausjärjestelmän valintaprosessissa. Raportissa kartoitetaan Suomessa tarjonnassa olevia pk-yrityksille suunnattuja toiminnanohjausjärjestelmiä, selvitetään minkälaisia erityisominaisuuksia pk-yritykset vaativat toiminnanohjausjärjestelmältään ja annetaan arviointikriteerejä järjestelmän valintaan. Aluksi selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmän perusteet, perusmoduulit ja niiden ominaisuudet, sekä tutkittiin järjestelmien arviointikriteereitä pohjautuen kirjallisuustutkimukseen. Toisessa vaiheessa laadittiin kyselytutkimus suunnattuna toiminnanohjausjärjestelmien toimittajille Suomessa. Kyselytutkimuksen avulla pyrittiin selvittämään eri järjestelmien eroja ja kartoittamaan mahdollisia järjestelmävaihtoehtoja pk-yritysten tarpeisiin. Lisäksi kartoitettiin ja analysoitiin olennaisia arviointikriteereitä, joiden avulla järjestelmiä ja järjestelmätoimittajia voidaan verrata keskenään. Järjestelmätoimittajille suunnatussa kyselytutkimuksessa esitettiin kysymyksiä koskien mm. toimittajan tarjoaman järjestelmän laajuutta, hintaa, moduulien sisältöjä, liitännäismahdollisuuksia muihin järjestelmiin ja käyttöönottoon liittyviä lisäpalveluita. Kyselytutkimuksen tuloksina saatiin kattava otanta Suomessa tarjolla olevista järjestelmistä ja niiden erityispiirteistä. Kyselytutkimuksen jälkeen haastateltiin 14 järjestelmäntoimittajaa syvällisemmin. Järjestelmistä ei välttämättä ole saatavissa kirjallista tietoa ja haastattelututkimuksen avulla saatiin tarkempaa tietoa eri järjestelmien ominaisuuksista. Lisäksi järjestelmätoimittajan omat kokemukset järjestelmän käyttöönotosta pkyrityksissä olivat tärkeitä tiedonlähteitä. Tässä raportissa on esitetty ohjeistusta, miten toiminnanohjausjärjestelmää hankkiva pk-yritys voi kartoittaa Suomessa tarjolla olevia järjestelmiä, arvioida mahdollisia järjestelmävaihtoehtoja ja karsia tarjonnasta omaan käyttöönsä sopivimman järjestelmän. Lisäksi on esitetty, millä perusteella vaihtoehtoisia toiminnanohjausjärjestelmiä voidaan arvioida ja valita yritykselle sopivin järjestelmä. Raportissa on myös kuvattu erään pk-yrityksen onnistunut toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi. 3

4 Tämä raportti on laadittu Pohjois-Pohjanmaan liiton ja Raahen kaupungin rahoittaman TOMI Toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen Raahen alueen yrityksissä -hankkeen aikana. TOMIhankkeen tavoitteena on lisätä Raahen alueen pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmien valintaan, investointipäätöksiin, riskien hallintaan, käyttöönottoon ja kehittämiseen liittyvää osaamista. Kiitämme päärahoittajia sekä case-yrityksiä saamastamme tuesta. 4

5 Lyhenteet ERP MRP CRM PDM Enterprise Resource Planning Toiminnanohjausjärjestelmä on koko organisaation kattava integroitu tietojärjestelmä, joka pyrkii yhdistämään yrityksen eri toiminnot; kuten osto- ja myyntitoiminta, tuotannon suunnittelu ja seuranta, varastotoiminnot, laadunohjaus, henkilöstö- ja taloushallinto. MRP I (Material Requirement Planning) Materiaalien tarvelaskenta-järjestelmä, jota käytetään ostotoiminnan kehittämiseen; esim. materiaali- ja puolivalmisteiden menekkien laskenta sekä varastokirjanpito. MRP II (Materials Resource Planning) - Tuotannon materiaalisuunnittelujärjestelmä, joka sisältää ostotoiminnan lisäksi tuotannonohjaustason toiminnallisuutta kuten mmm. kapasiteetin laskenta ja seuranta sekä kuormituskirjanpito. Customer Relationship Management Asiakkuuksien hallintajärjestelmä, joka integroi kaikki asiakkaisiin liittyvät toiminnot yrityksen liiketoimintaan, esim. asiakastietojen hallinta ja asiakassuhteiden johtaminen. Product Data Management Tuotetiedon hallintajärjestelmä, jonka avulla hallitaan tuotteeseen liittyvää tietoa sekä tuotekehitysprosessia. PDM-järjestelmän avulla hallitaan tiedostoja ja tietoja, jotka liittyvät pääasiassa tuotekehitykseen ja tuotesuunnitteluun, mutta myös myyntiin, markkinointiin, tuotantoon, alihankintaan ja logistiikkaan. 5

6 Sisällysluettelo Tiivistelmä Lyhenteet Sisällysluettelo Johdanto Toiminnanohjasjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmien vahvuudet ja riskit Toiminnanohjausjärjestelmien modulaariset toiminnot Tuotetiedonhallinta Tuotannonohjaus Osto Myynti Varastonhallinta Pk-yritysten erityispiirteet Toiminnanohjausjärjestelmät pk-yrityksessä Tuotannonohjaus pk-yrityksessä Tuotantomuodot Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprojekti Kustannukset Projektinhallinnan menetelmät ja analyysit Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu Järjestelmäntoimittajien vertailu Arviointikriteerit pk-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan Sopimuksen teko järjestelmäntoimittajan kanssa

7 4.7 ASP- ja SaaS palvelut Suomessa markkinoilla olevia toiminnanohjausjärjestelmiä WISE Lemonsoft Lean System Jeeves Selected ja Jeeves Universal Matfox SAP Business One V Efigen E Oscar Digia Enterprise Microsoft Dynamics NAV Visma Nova Severa Avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmät Räätälöidyt ratkaisut CASE: Kyselytutkimus järjestelmätoimittajille Kyselytutkimuksen tulokset Toiminnanohjausjärjestelmien modulaariset toiminnot Palvelut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa Toiminnanohjausjärjestelmän hinta Yhteistyö alihankkijoiden kanssa Myyntitilastojen seuranta Käyttäjäoikeuksien hallinta Tuotetiedot

8 6.1.8 Tuotannonohjaus Langattomat varastotoiminnot Raportointi ja hakutoiminnot Rajapinnat muihin järjestelmiin Käyttöönottoaika Toiminnanohjausjärjestelmien muita erityispiirteitä Case-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmäprojekti Lähdeluettelo Haastattelut

9 Johdanto Uuden toimintaohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto on vaativa ja työläs projekti. Toiminnanohjausjärjestelmäprojektissa ei ole kyse pelkästään tietojärjestelmän hankinnasta, vaan yrityksen toimintatapojen ja liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaisesta muutoksesta. Yritysten tulee varautua siihen, että järjestelmäprojekti vie runsaasti aikaa ja resursseja, jonka aikana on kuitenkin kyettävä varmistamaan liiketoiminnan häiriötön jatkuvuus järjestelmän käyttöönoton rinnalla. Etenkin pienille ja keskisuurille yrityksille, nk. pk-yrityksille 1, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on suuri investointi ja sen vaikutukset liiketoimintaan ovat pitkäaikaisia. Epäonnistuminen järjestelmän käyttöönottoprojektissa aiheuttaa pk-yrityksille huomattavia taloudellisia menetyksiä ja estää järjestelmän täysimittaisen ja tehokkaan hyödyntämisen. Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on lähes aina kompromissi yritysten tarpeiden ja järjestelmän ominaisuuksien välillä. Keskeisenä valintakriteerinä on järjestelmän sopivuus yrityksen toimintamalliin ja liiketoimintaan. Melkein kaikissa järjestelmäprojekteissa kuitenkin yrityksen jo totuttuja prosesseja ja työtapoja joudutaan muokkaamaan, jotta ne toimisivat järjestelmän logiikan mukaisesti. Usein järjestelmiä ei kannata mukauttaa liikaa yrityksen spesifisiin toimintamalleihin, vaan muutetaan yrityksen omia toimintaprosesseja. Varsinkin pk-yritysten tulee pohtia, kumpi on järkevämpää ja kustannustehokkaampaa - mukauttaa järjestelmää vai yrityksen toimintaa. Järjestelmän valinta voi tapahtua monella tavalla. Yritys voi hankkia ja ottaa käyttöön järjestelmän kerralla, tai hankkia järjestelmä moduuli kerrallaan. Yritys voi ostaa toiminnanohjausjärjestelmän, tehdä leasingsopimuksen, tai käyttää nykyisin yleistyviä sovellusvuokrausmahdollisuuksia. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla pyritään parantamaan yrityksen kannattavuutta, tehokkuutta ja taloudellisuutta. Sopivan järjestelmän avulla saadaan yhdistettyä kaikki yrityksen toimintoihin liittyvät tiedot yhteiseen tietokantaan. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron yrityksen sisällä eri yksiköiden välillä, ja laajemmin, eri yritysten välillä. Oikein valitussa järjestelmässä tieto syötetään vain kerran järjestelmään, ja se on samanlaisena käytössä kaikissa yrityksen toiminnoissa. Lisäksi tietojen raportointi järjestelmästä on yksinkertaista. Reaaliaikainen tiedonsiirto vähentää päällekkäistä työtä, nopeuttaa asioiden käsittelyä sekä tukee päätöksen tekoa. Reaaliaikainen tiedonsiirto parantaa koko yrityksen toimintaa osastokohtaisen toiminnan optimoimisen sijasta. 1 Pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) ovat yrityksiä, joiden palveluksessa on alle 250 työntekijää ja vuosittainen liikevaihto on enintään 50 milj. tai taseen loppusumma enintään 43 milj.. Lisäksi toinen yritys (ei pkyritys) voi omistaa korkeintaan 25 % pk-yrityksen pääomasta tai äänimäärästä (Euroopan Unioni, 2008). 9

10 Tilaus-toimitusketjusta tulee läpinäkyvämpi ja avoimempi. Tuotannonsuunnittelu saa parempia suunnittelutyökaluja ja muuttuu tarkemmaksi lisääntyneen informaation myötä. Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa auttaa arviointikysely, jonka avulla voidaan kartoittaa eri järjestelmätoimittajien tarjontaa ja selvittää eri järjestelmien ominaisuuksia. Kyselyä varten yritys määrittelee kriittiset toimintonsa, jotka vaikuttavat eniten järjestelmän valintaan. Tässä työssä laadittiin kyselypatteristo, jota pk-yritys voi käyttää jopa sellaisenaan arviointikriteeristönä, tai poimia patteristosta itselleen sopivia kriteereitä. Kyselypatteriston avulla saadaan perustietoa järjestelmistä ja järjestelmätoimittajista, jonka jälkeen yritykset voivat haastatella henkilökohtaisesti valittuja järjestelmätoimittajia. Lisäksi yritykset voivat haastatella eri järjestelmätoimittajien referenssiyritysten kokemuksia. Kaikki toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät nykyisin paljon monipuolisia toimintoja, joten niitä voi olla vaikea erotella ominaisuuksien perusteella. Silloin tärkeiksi arviointikriteereiksi nousevat järjestelmän rajapintamahdollisuudet muihin käytettäviin ohjelmistoihin. 1. Toiminnanohjasjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP - Enterprise Resource Planning) ovat tietojärjestelmiä, jotka tukevat ja automatisoivat yritysten liiketoimintaprosesseja, kuten valmistusta, jakelua, henkilöstöhallintoa, projektinhallintaa, palkanlaskentaa ja rahoitusta. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on integroida yritysten liiketoimintaprosessit tehokkaammin toimiviksi kokonaisuuksiksi yritysten sisällä, ja yhä useammin myös yritysten välillä. /2/ Kuva 1. ERP- järjestelmässä kaikki tieto on reaaliaikaisesti yrityksen eri toimintojen käytössä. /14/ 10

11 Toiminnanohjausjärjestelmät ovat kehittyneet materiaalitoimintojen suunnittelu- ja hallintajärjestelmien (MRP) sekä valmistuksen tietojärjestelmien pohjalta (MRP2). /24/ 1990-luvulla näitä tietojärjestelmiä alettiin kutsua ERP-järjestelmiksi, koska ne olivat laajentuneet sisältämään tuotanto- ja materiaali-informaation lisäksi mm. talouteen, henkilöstöhallintaan ja projektijohtamiseen tarvittavaa informaatiota. Toiminnanohjausjärjestelmä ERP-käsite - kytkeytyy yrityksen liiketoiminnan kaikkiin eri osa-alueisiin. /1/ Tehokkaasti käytettynä ERP-järjestelmää voidaan kutsua myös yrityksen liiketoimintastrategiaksi, joka integroi tuotannon, talouden ja jakelun toimimaan tehokkaasti, ja optimoi yrityksen resurssit. Nykyisin erilaiset CRM (Customer Relationship Management) ja HR (Human Resource) - järjestelmät ovat kehittyneet ERP-järjestelmien rinnalla. /11/ 1.1 Toiminnanohjausjärjestelmien vahvuudet ja riskit Nykyisin markkinoilta löytyy paljon erilaisia ERP-järjestelmiä. Järjestelmät voidaan jakaa isoihin järjestelmiin ja pieniin järjestelmiin esim. järjestelmän hinnan ja järjestelmäntoimittajan liikevaihdon, ja järjestelmien sisältämien modulaaristen toimintojen perusteella. Taulukossa 1 on määritelty isojen ja pienten järjestelmien vahvuuksia ja mahdollisia riskitekijöitä. Taulukko 1. Isojen ja pienten ERP-järjestelmien vahvuudet ja riskit Isot ERP-järjestelmät Isot järjestelmätoimittajat ovat vakavaraisia yrityksiä - takuu järjestelmän tuotekehitykselle Järjestelmän integroitavuus muihin ohjelmiin yleensä hyvä Järjestelmätoimittajalla on useita referenssiyrityksiä, joilta voi kysyä kokemusta järjestelmästä ja järjestelmätoimittajasta Järjestelmätoimittajalla on yleensä paljon kokemusta järjestelmäprojektien läpiviennistä Järjestelmän hankintahinta on yleensä suuri - virheisiin ei ole varaa Järjestelmäntoimittajalla paljon asiakkaita, mutta hukkuuko pienet asiakkaat massaan saavatko ne riittävästi yrityskohtaista tukea ongelmatilanteissa? Järjestelmässä on laajasti toimintoja, mutta saadaanko kaikkia hyödynnettyä pk-yritysten tarpeisiin? Paljon erilaisia moduulivaihtoehtoja Pienet ERP-järjestelmät Pienet järjestelmätoimittajat - saadaanko takuita järjestelmän jatkokehitykselle? Järjestelmän integrointimahdollisuuksia toisiin ohjelmiin ei ole niin laajasti Järjestelmätoimittajalla on usein vähän referenssiyrityksiä, joten kokemuksellisen tiedon saanti hankintavaiheessa voi olla vaikeaa Järjestelmätoimittajalla on usein vähemmän kokemusta järjestelmäprojektien läpiviennistä Järjestelmän hankintahinta selvästi pienempi - taloudelliset riskit ovat myös pienempiä Järjestelmätoimittajalla on vähemmän asiakkaita, joten pienelläkin asiakkaalla on mahdollista saada yrityskohtaista palvelua Järjestelmät ovat usein keskittyneitä jollekin yrityssektorille ja toimialalle jonka vuoksi järjestelmästä löytyy laadukkaita toimintoja 11

12 2. Toiminnanohjausjärjestelmien modulaariset toiminnot 2.1 Tuotetiedonhallinta ERP- järjestelmän tavoitteena on yrityksen toimintojen integroinnin lisäksi tuotetietojen kattava hallinta läpi koko tilaus-toimitusketjun. Näin myös tuotetiedonhallinta (PDM) on osa ERPjärjestelmää. ERP-järjestelmät sisältävät usein tuoterakenteiden ja dokumenttien hallintamoduulin, jota voidaan kutsua kevyeksi PDM-ratkaisuksi. Se ei ole useinkaan yhtä kattava kuin varsinainen PDM-järjestelmä, mutta sen avulla voidaan hallita tuotteita, niiden toimitusketjuja ja osaluetteloita. Tuotetieto sisältää kaiken informaation, joka tarvitaan asiakkaalle toimitettavan tuotteen konseptoimiseen, suunnitteluun, hankintaan, valmistamiseen, myymiseen, huoltamiseen ja hävittämiseen. /5, 17/ Tuotetiedonhallinnan toimintoja ja ominaisuuksia ovat: /12/ Nimikkeiden hallinta: ohjaustiedot, hinnat, tekniset tiedot Vakiorakenteiden, osaluetteloiden ja näiden versioiden hallinta Tilauskohtaisten monitasoisten tuoterakenteiden hallinta Materiaalivarausten muodostus tuoterakenteen perusteella Dokumenttien ja nimikkeiden muutoshallinta Tuotteen elinkaaren seuranta Kuva 2. Tuotetiedonhallinnan sisältämät osat /18/ 12

13 Hallittavia dokumentteja ovat esim. PDF-, ja MS-Word- ja MS-Excel-dokumentit. Dokumenttien helppo lisääminen, muokkaaminen, sekä niiden yksinkertainen ja nopea tarkastelu on käyttäjän kannalta tärkeimpiä ominaisuuksia. Lisäksi hyvä versionhallinta auttaa pitämään dokumentit järjestyksessä. Dokumentin hallinasta pitää usein olla rajapinnat osto- ja myyntitilauksiin sekä tuotantoon. Jotkut järjestelmät eivät tue monitasoisten tuoterakenteiden syöttämistä järjestelmään. Eri järjestelmien välillä on myös eroja tuoterakenteiden muutosmahdollisuuksissa. Kuvassa 3 on esitetty tilauskohtainen monitasoinen tuoterakenne. Nämä tuotteet ovat yleisiä juuri konepajateollisuudessa. /16,18/ Kuva 3. Tyypillinen tuoterakenne koneenvalmistuksessa /25/ Yhä useammin pk-yritykset toimivat osana laajempaa yritysverkostoa. Pienillä pk-yrityksillä on vähintäänkin kytkentä päämieheen tai päämiehiin, joihin ne tarvitsevat ERP-järjestelmästään liitäntämahdollisuuden. Keskisuurilla pk-yrityksillä on päämiesten lisäksi usein myös omia alihankkijoita ja suunnittelu- tai komponenttitoimittajia, joiden järjestelmiin ne tarvitsevat liitäntämahdollisuuden. Tuotetiedonhallinta tällaisessa ympäristössä on haastavaa ilman toimivaa PDM-ratkaisua. Tuotteet ovat myös monimutkaistuneet, joka lisää paineita kontrolloidumpaan tuotetiedonhallintaan, tuotemuutosten ja tuoteversioiden käsittelyyn, sekä eri konfiguraatioiden hallintaan. Tuotteiden laatuun liittyvät jäljitettävyysvaatimukset saadaan myös helposti PDMratkaisun avulla. /18/ 13

14 Yrityksen koon ja toiminnan kasvaessa tuotetiedonhallinta ilman erillistä PDM-järjestelmää on haastavaa. Tuotteiden nimikemäärät kasvavat, niistä aiheutuva tiedonsiirto lisääntyy, ja tiedonsiirtoon liittyvät työtehtävät lisääntyvät. Ilman PDM-järjestelmää hajallaan olevan tiedon käsittely, tiedon ylläpito ja päivittäminen on hidasta. Suunnittelun ja valmistuksen välinen tiedonsiirto on erityisen tärkeää silloin kun suunnittelu ja valmistus tapahtuvat eri paikkakunnalla sijaitsevissa yksiköissä, tai eri yrityksissä. 2.2 Tuotannonohjaus Tuotannonohjauksen tavoitteena on laatia toteutuskelpoinen tuotantosuunnitelma ja toteuttaa se niin, että kukin toiminto hoitaa itsenäisesti oman osuutensa. Tuotantosuunnitelmaa laadittaessa huomioonotettavista asioista tärkeimmät ovat kapasiteetin korkea kuormitusaste, tuotantoon sitoutuneen vaihto-omaisuuden minimointi, toimitusvarmuus sekä lyhyt läpäisyaika. /21/ Tuotannonohjuksen tarkoituksena on sopeuttaa markkinoiden tarpeet ja tuotannon mahdollisuudet sekö tukea yrityksen kokonaisstrategiaa. Käytännössä tämä pitää sisällään materiaalien, koneiden, ihmisten ja toimittajien ohjauksen. Ohjauksen päätehtäviä ovat toimituskyvyn määrittely ja resurssien käytön suunnittelu. Suunnittelun perusteina toimivat yrityksen tilauskanta, valmistusbudjetin tavoitteet sekä olemassa olevat varastot. ERP-järjestelmä tuottaa informaatiota tehokkaan päätöksenteon tueksi. Tällaisia tilanteita ovat mm: Kysyntää vastaavan kapasiteetin ja kapasiteetin kuormituksen suunnittelu Materiaalitarpeiden ja toimitusajan suunnittelu Kapasiteetin tarkoituksenmukainen käytön varmistaminen Sopivan varastotason ja keskeneräisen tuotannon suunnittelu Tuotantoresurssien ajoitus Toimitusajoista sopiminen asiakkaiden ja toimittajien/alihankkijoiden kanssa Pidemmän tähtäimen yhteistyösopimusten tukeminen Asiakastarpeiden selvittäminen jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä Poikkeamiin reagointi Informaation tuottaminen muille päätoiminnoille tuotannon tapahtumista Erityyppiset tuotantoympäristöt eroavat selvästi toisistaan, joten erilaiset ympäristöt tarvitsevat erilaisia ERP-järjestelmiä. Toistuvassa konepajatuotannossa tarvitaan työkalut tuotanto-ohjelman tekemiseen tilausten tai ennusteiden perusteella. Tuotanto-ohjelmaa suunnitellessa otetaan 14

15 huomioon konekapasiteetti, henkilöstöresurssit, materiaalitarve, varastotilojen riittävyys, ja työvaiheiden ohjaaminen. Tyypillisesti ERP-järjestelmän tuotannonohjausmoduulissa on ominaisuus, että näitä tekijöitä voidaan tarkastella graafisesti. Lisäksi monissa järjestelmissä on simulointiominaisuus, jolloin voidaan simuloida ja testata erilaisia tuotanto-ohjelmavaihtoehtoja. Lisäksi ERP-järjestelmissä voi olla ns. virtuaalitehdastoiminto, jonka avulla voidaan suunnitella työpisteiden kuormitusta ja valmistusjärjestystä. Virtuaalitehdastoiminnon avulla voidaan myös verrata suunniteltujen ja toteutuneiden projektien kestoaikoja. Kuva 4. Projektin rakenne myyntitilauksesta lähetykseen ERP-järjestelmässä V10 /25/ ERP-järjestelmän karkeakuormitustoiminnon avulla työnjohtaja voi osoittaa työmääräyksiä eri kuormitusryhmille ja yksittäisille henkilöille, sekä muuttaa töiden ajoitusta päivätasolla. Kun tarvittavat muutokset on tehty, työt voidaan hyväksyä yksinkertaisesti tuotantoon tehtäväksi. Usean ERP-järjestelmän tuotannonohjaustoiminnoissa on mahdollisuus arvioida vaihtoehtoisia tuotanto-ohjelmia ja valita omaan toimintaan sopivin tuotannonkuormitusohjelma. ERP-järjestelmä helpottaa myös tuotannossa tarvittavien komponenttien tilauksia esim. reagoimalla asetettuihin varastotasoihin ja tilauspisteisiin. ERP-järjestelmässä suunniteltu tuotanto-ohjelma näkyy kaikille yrityksen toiminnoille. Kun tuotantosuunnitelmat ovat tiedossa ja informaatio välittyy reaaliajassa, voi yritys tilata materiaalit ja 15

16 komponentit oikeaan aikaan. Tuotannon graafiset kuormitustarkastelut näyttävät visuaalisesti mahdolliset pullonkaulakohdat, joita voidaan näin ohjata tehokkaammin. ERP-järjestelmän mahdollisuus suunnitella realistinen tuotanto-ohjelma perustuen tuleviin tilauksiin takaa onnistuneen tuotannon kuormittaminen. Kuormitusseurannan avulla työnjohto, yrityksen johtoa myöten, on jatkuvasti selvillä koko yrityksen kuormituksesta, ja tarvittaessa jopa yksittäisen työntekijän kuormituksesta. /12,25/ Kuva 5. Kuormituksen seuranta viikkotasolla /26/ ERP-järjestelmä antaa tuotannosta tarkkaa tietoa päätöksentekoa varten. Tämä auttaa mm. laskemaan tuotteille oikeat hinnat pohjautuen todellisiin kustannuksiin. Tarkkojen tietojen avulla myös läpimenoajat ja toimitusajat voidaan laskea entistä tarkemmin. Kun esim. työntekijät kirjaavat työvaiheiden valmistumisen jälkeen tuotetiedot järjestelmään, saadaan järjestelmästä tarkkaa tietoa työvaiheiden kestosta, asetusajoista ja läpimenoajoista. Lisäksi järjestelmä antaa tietoja, missä vaiheessa työ on menossa ja minkä verran kappaleita on eri työvuoroissa valmistunut. Useissa ERP-järjestelmissä on ominaisuus nähdä CAD-kuvat ja osaluettelot suoraan päätteeltä. Tämä on tärkeää erityisesti silloin kun tuoterakenteeseen tulee jatkuvasti viimehetken muutoksia. 16

17 Lisäksi useissa ERP-järjestelmissä on mahdollisuus lisätä järjestelmään valmistukseen liittyviä ohjeita dokumenttitiedostoina. ERP-järjestelmän avulla helpottuu laadun ja laatutilastojen seuranta. ERP-järjestelmistä voidaan saada tarkkaa tilastotietoa alihankintakomponenttien ja oman tuotannon laadusta, jota voidaan hyödyntää esim. alihankkijoita vertailtaessa. Tuotannonohjausmoduuli yleensä antaa mahdollisuuden syöttää valmistuksessa tarvittava tieto järjestelmään. Todellisiin haasteisiin joudutaan siinä vaiheessa, kun tilausohjautuvaa tuotantoa suunnitellessa yritetään valmistaa joustavasti ja tehokkaasti pienemmillä komponenttivarastoilla. Tällöin kaikkien ERPjärjestelmien ominaisuudet eivät riitä vaan tarvitaan tuotantolähtöinen järjestelmä. Ongelmia saattaa syntyä myös prototyyppien kanssa, kun tuoterevisiot vaihtelevat nopeasti. Tällöin järjestelmän pitäisi kyetä tunnistamaan eri revisiot samasta tuotteesta yhtä aikaa varastossa. /12,25/ 2.3 Osto Ostotoiminnot ovat oleellisia toimintoja ERP-järjestelmässä. Jotta ostomoduuli toimisi tehokkaasti, siitä on toimivat rajapinnat tuotanto-, myynti- ja markkinointitoimintoihin. Tuotanto on usein riippuvainen alihankkijoilta tilatuista osista ja komponenteista. Ostajat hankkivat niitä tilauskannan perusteella. ERP-järjestelmän ostomoduulissa nimikkeet luokitellaan arvon ja tärkeyden mukaan pohjautuen ABC-analyysiin. ABC-luokittelun perusteella ERP-järjestelmä voi ehdottaa sopivaa toimittajaa tietylle komponentille. Ostomoduulissa tehdään mm. tarjouspyynnöt, ostotilaukset, kotiinkutsut, ostoennusteet ja hankintaehdotukset. Lisäksi moduuli voi käsitellä eri valuuttoja. Kappalelaskennan tai hälytysrajojen kautta saadun ostoimpulssin perusteella ostajat voivat tehdä tarvittavia tilauksia. ERP-järjestelmässä laskut voidaan kierrättää laskun tarkastajilla ja hyväksyjillä ennen maksatusta. Myös tavarantoimittajia voidaan vertailla laadun, hinnan ja toimitus-varmuuden mukaan. Joissakin järjestelmissä on ominaisuus, että ne pystyvät laskemaan mm. logistiikasta aiheutuvia kustannuksia. Ostomoduulilla pystytään hallinnoimaan ja automatisoimaan suurien volyymien hankintaa. /10,12/ 2.4 Myynti ERP-järjestelmän avulla kyetään seuraamaan myyntitilastoja reaaliaikaisesti. Tilastoja voidaan seurata tuotekohtaisesti, konekohtaisesti tai asiakaskohtaisesti. Myyntitilastojen avulla yrityksen johto saa päätöksentekoonsa tietoa reaaliajassa. Usein toiminnot on esitetty graafisina diagrammeina, joita on helppo tarkastella. Myyntitilastotoiminnot toimivat hyvin melkein kaikissa nykyisissä ERP-järjestelmissä. 17

18 Kuva 6. Yrityksen tulosta voidaan seurata ERP-järjestelmillä reaaliaikaisesti. 2.5 Varastonhallinta Varastonhallinta ERP-järjestelmässä sisältää tuotteiden, komponenttien ja muiden nimikkeiden varastopaikkojen ja varastosaldojen hallinnan, inventoinnit, sekä varastojen sisäiset ja niiden väliset tapahtumat. Varastonhallintamoduulissa voi olla myös nk. monivarastokäsittelyominaisuus, jonka avulla voidaan hallita useiden eri paikoissa sijaitsevien toimipisteiden materiaali- ja lopputuotevarastoja. Varastonhallintamoduuli on parhaimmillaan helppokäyttöinen, varastosaldojen muutos on helppoa, ja saapuvien ja lähtevien komponenttien kirjaus on yksinkertaista. Moni yritys vaatii varastonhallintamoduulilta myös jatkuvaa inventointimahdollisuutta. Varastotoiminnoissa jokaiselle nimikkeelle voidaan määritellä tuotantoerä, hyllypaikka, mittatieto, tai projekti. Saldon lisäksi pitäisi olla nähtävissä otot, varaukset, keräykset sekä tulevat valmistusmäärät. /12,27/ Nykyisin on olemassa myös langattomia ERP-järjestelmissä, jotka perustuvat mobiilipäätelaitteisiin. Langatonta ERP-järjestelmää käytetään liikkuvassa työssä, kuten asennus-, kenttämyynti-, ja huoltotehtävissä, mutta enenevässä määrin myös tuotannossa ja varastohallinnassa. Langattoman ERP:n käytöstä on kolme hyötyä: 1) asiakaspalvelun tehostuminen, 2) tilaus-toimitus-laskutusketjun nopeutuminen ja 3) työntekijän henkilökohtaisen tuottavuuden parantuminen. Asiakkaalle välittyy nopeasti tieto tavaran tai palvelun saatavuudesta. Laskutus nopeutuu sähköisten laskutustoimintojen ansiosta ja näin tilaus- toimitus-laskutusketju nopeutuu. 18

19 3. Pk-yritysten erityispiirteet 3.1 Toiminnanohjausjärjestelmät pk-yrityksessä Yrityksen liiketoiminnan ohjaus voidaan jakaa kolmeen tasoon: 1) strategiseen ohjaukseen, 2) kehitystoiminnan ohjaukseen ja 3) operatiiviseen ohjaukseen. Pienen alihankkijan toiminta keskittyy lähinnä valmistukseen, jolloin toiminnanohjauksessa keskitytään lähinnä tuotannonohjaukseen. Toiminnan laajetessa yritys alkaa kehittää omaa tuotekehitystään, tuotteita ja brändiä. Tällöin on lisättävä resursseja suunnitteluosaamiseen ja markkinointiin. /2/ Isot laajat tietojärjestelmät ovat usein liian joustamattomia pk-yrityksille. Eri järjestelmien integrointimahdollisuudet ovat myös erilaiset. Hankkiessaan ERP-järjestelmää pk-yritykset joutuvat tyypillisesti kehittämään toimintaansa ja muokkaamaan prosessejaan sopivaksi järjestelmään. Siksi pk-yritysten keskeinen valintakriteeri järjestelmähankinnassa on sen mahdollisimman hyvä yhteensopivuus omaan liiketoimintaan. /1,2/ Aikaisemmin ERP-järjestelmiä käyttivät vain suuret yritykset. Nykyisin ERP-järjestelmäkehitystä suunnataan myös pk-yritysten tarpeisiin, ja viime aikoina markkinoille on tullut useita pienille ja kasvaville yrityksille soveltuvia ERP-ratkaisuja. Lisäksi suuret toimittajat ovat kehittäneet pkyrityksille soveltuvia modulaarisia ERP-ratkaisuja. Tällöin pk-yritys voi ottaa käyttöön tarvitsemansa toiminnot yksi kerrallaan. Lisenssimallit ovat myös kehittyneet ja niiden käyttöönottoa on yksinkertaistettu. Ohjelmistojen vuokrauspalvelut, nk. ASP-pohjaiset palvelut ovat yleistyneet. /15/ Kilpailun kiristyessä ja asiakaspalvelulle asetettujen vaatimusten kasvaessa on asiakaslähtöisten ERP-järjestelmien tarve kasvanut. Siksi esim. asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM) ovat yleistyneet pk-yrityksissä. Aikaisemmin ERP-järjestelmän tehokäyttäjiä olivat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijät, mutta nykyisin ERP-järjestelmää käyttävät lähes kaikki yrityksen työntekijät, joten järjestelmän käyttöliittymän yksinkertaisuus, selkeys ja käytettävyys (loogisuus) ovat tärkeitä ominaisuuksia. /22/ 3.2 Tuotannonohjaus pk-yrityksessä Tuotannonohjauksen avulla pyritään sovittamaan myynti ja tuotannolliset resurssit siten, että asetetut tuottotavoitteet saavutetaan. Pienen konepajan kannalta korostuvat integrointitarpeet varastonhallinta- ja tuotantotoiminnoissa. Usein varastonhallinnan kehittyminen ja selkeytyminen ERP-järjestelmän avulla helpottaa myös tuotannonohjausta, kun oikeat osat tai materiaalit saadaan 19

20 tilattua alihankkijoilta juuri oikeaan aikaan. Tuotannon ohjattavuus kehittyy ja koko yrityksen toiminta paranee. Varastonhallintamoduulin avulla nähdään ostotilausten tarve suoraan ERPjärjestelmästä. Nykyisin graafisten tuotannonohjauksen kuormituslaskentaominaisuuksien avulla saadaan helposti tietoa koneiden ja laitteiden kuormituksesta, ja koneiden tehokas kuormittaminen paranee. /7/ Tuotannon ohjattavuuteen vaikuttavat tuotantomuoto, tuotteiden läpäisyajan pituus, eräkoko, layout:n selkeys, materiaalivirtojen hallinta ja tuotantoyksikön koko. Myös henkilöstön motivaatio, osaaminen ja laaduntuottokyky vaikuttavat ohjattavuuteen. Kapasiteettiin liittyvät tekijät, kuten lisäkapasiteetin saatavuus ja kapasiteetin joustavuus, ovat myös tärkeitä tekijöitä. Keskeneräinen tuotanto aiheuttaa välivarastoja, joka vaikeuttaa tuotannon ohjaamista. Tuotannon ohjattavuuden ollessa hyvä, on resurssien kohdistaminen helpompaa, tuotantoon sitoutuu vähemmän pääomaa ja reagointi muutoksiin on joustavampaa. /8,21/ 3.3 Tuotantomuodot Riippuen tuotantomuodosta syntyy erilaisia tarpeita ERP-järjestelmän tuotannonohjausmoduuliin. /7,21/ Tilausohjautuvassa tuotannossa valmistusimpulssi lähtee liikkeelle asiakkaan tilauksesta. Tilauksen jälkeen suunnitellaan tuoterakenteet ja tehdään tuotanto-ohjelma tuotteelle. Tilausohjautuvassa projektimaisessa tuotannossa eräkoot ovat usein pieniä. Täysin yksittäistuotantoa harjoittavia tuotantolaitoksia on kuitenkin harvassa, koska tämän tyyppinen tuotanto on yleensä tehotonta ja kallista. /7,21/ Vakiotuotteille perustuvassa sarjatuotannossa tuotanto toimii tasaisesti, jolloin resurssien käyttöaste muuttuu vain markkinoiden kysynnän mukaan. Eräkoot ovat pieniä, valmistuserät toistuvat aika ajoin ja työntekijät oppivat tekemään tuotteita tehokkaasti. Erätuotannon ohjaaminen asettaa korkeita vaatimuksia tuotannonsuunnittelulle ja tuotannonohjaukselle, koska erävaihdoilla ja asetusajoilla on suuri vaikutus tuotannon tehokkuuteen. Tyypillisiä erätuotannon aloja ovat elintarvike-, vaatetus-, valimo- ja konepajateollisuus. /7, 21/ Joukko- eli massatuotannossa tuotetaan suuria määriä samoja tuotteita. Tuotannossa valmistetaan suuria määriä tasalaatuisia tuotteita käyttäen hyväksi mahdollisimman paljon automatisointia ja standardointia. Tuotannonohjaus on aina helpompaa, kun valmistetaan isoja eräkokoja. /7, 21/ 20

21 4. Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprojekti ERP-järjestelmäprojektin onnistumiselle on äärimmäisen tärkeää, että yritykset ymmärtävät, mihin tarpeeseen ne ovat ERP-järjestelmää hankkimassa ja minkälaisia liiketaloudellisia hyötyjä järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. ERP-järjestelmäprojektin kokonaiskustannuksista, aikataulusta ja tarvittavista resursseista pitää laatia todellisuuteen pohjautuva arvio. Lisäksi tulevaisuuden tavoitteet, esim. laajentamis- ja rajapintamahdollisuudet pitää arvioida. ERPjärjestelmäprojekti on ainutkertainen investointi, eikä pk-yrityksillä ole yleensä kokemusta vastaavanlaisista käyttöönottoprojekteista. Pk-yrityksien projektinhallintaosaaminen on usein puutteellista, ne eivät tunne ERP-järjestelmiä tai niiden suomia mahdollisuuksia. Neuvottelutilanteessa pk-yritysten kanssa järjestelmätoimittajat ovat usein niskan päällä. ERP-järjestelmän käyttöönotto on vaativa ja työläs projekti. Järjestelmän hankintahinta ei ole ainoa kustannuserä, vaan usein henkilöstön koulutuksen ja järjestelmän räätälöinnin osuus on kustannuksiltaan suurempi. Aikaisemmin yrityskohtaiset räätälöinnit olivat tyypillisiä. Joskus koko järjestelmä rakennettiin räätälityönä yrityksen tarpeiden mukaisesti. Tämä ratkaisu oli hyvin kallis, paljon aikaa ja resursseja vievä prosessi. Ylläpito oli hankalaa, koska järjestelmän päivitykset jouduttiin myös rakentamaan räätälöintinä. Lisäksi räätälöintiohjelmien vaihtaminen uudempiin versioihin oli hankalaa, ja järjestelmän vaihtoprojektit venyivätkin aikatauluistaan huomattavasti. /11/ ERP-projektin onnistumiselle on tärkeintä yrityksen ylimmän johdon ja avainhenkilöiden sitoutuminen. Myös projektipäällikön ammattitaito ja mahdollisuus kokopäiväiseen toimintaan on tärkeää. Henkilöstön motivointi ja sitouttaminen käyttöönottovaiheessa usein lyhentää käyttöönottoaikaa. Koko henkilöstölle pitää tarjota järjestelmän käyttökoulutusta, jotta työntekijät ymmärtäisivät paremmin järjestelmän hyödyt omassa työssään /9,16/. Näin saadaan myös vähennettyä muutosvastarintaa. ERP-järjestelmän hankintaan sitoutuminen on samalla sitoutuminen uuteen kehittyvään liiketoimintatapaan. Järjestelmän käyttöönottovaihe voi haitata yrityksen toiminnan tehokkuutta lyhyellä aikavälillä, mutta kun järjestelmää opitaan käyttämään tehokkaasti, maksaa investointi yleensä itsensä takaisin. ERP-järjestelmän käyttöönottovaihe kestää yleensä n kuukautta, ja järjestelmän hyödyt eivät vielä silloin ole kunnolla näkyvissä. Käyttöönoton jälkeen järjestelmän käyttöä tulee vielä tehostaa ja toimintoja vakauttaa. Käytön aikana voidaan huomata myös lisätarpeita, kuten uusia räätälöintejä tai uusia liitäntämahdollisuuksia muihin järjestelmiin. Jatkuvan parantamisen vaihe käsittää järjestelmän päivittämisen ja tarvittaessa uusien moduuleiden ja ominaisuuksien käyttöönoton. 21

22 Muutosvaihe tarkoittaa sitä, että ERP-järjestelmä antaa mahdollisuuden laajentaa liiketoimintaa ja kehittää toimintaa usealla sektorilla. /9/ Kuva 7. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheessa yrityksen suorituskyky heikkenee, kunnes järjestelmää opitaan hyödyntämään tehokkaasti /9/ 4.1 Kustannukset ERP-järjestelmää hankittaessa on olennaista huomioida investoinnin kokonaiskustannukset, jotka eivät koostu pelkästään järjestelmän hankintahinnasta. ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset syntyvät seuraavasti /31/: Hankintahinta Ohjelmiston käyttöönotto ja mahdolliset asiakaskohtaiset räätälöinnit Käyttökoulutus Mahdolliset laitteistosta ja tietoliikenteestä aiheutuvat kulut Lisenssimaksut ylläpidosta IT-henkilöstökulut 22

23 4.2 Projektinhallinnan menetelmät ja analyysit ERP-järjestelmäprojektin hallintaan on kehitetty useita menetelmiä ja työkaluja, joita tässä kappaleessa esittelemme muutaman. Työkaluja hyödyntämällä järjestelmän valinta ja käyttöönotto sujuu hallitummin ja tehokkaammin. Toimintoanalyysin avulla määritellään yrityksen kriittiset toiminnot ja selvitetään, miten näiden toimintojen tietojenkäsittelyä ja toiminnallisuutta voidaan kehittää. Kriittiset toiminnot määrittelevät, minkälaisia ominaisuuksia ERP-järjestelmässä ehdottomasti pitää olla. Toimintoanalyysin avulla selvitetään ja mallinnetaan liiketoimintaprosessien tehtäväkokonaisuudet tieto- ja materiaalivirtoineen. Tiedonkeruu tapahtuu avainhenkilöiden haastatteluiden avulla. Sen jälkeen määritellään, miten prosesseja halutaan kehittää. Lopuksi arvioidaan miten toiminta työpisteessä muuttuu uuden ERP-järjestelmän myötä. Toimintaympäristöanalyysin avulla havainnoidaan yrityksen henkilöstön päivittäistä toimintaa. Havainnoinnin avulla saadaan usein esille asioita, joita haastatteluissa ei tule ilmi. Havainnoinnin avulla nähdään, miten käytännössä tuotantoympäristössä toimitaan ja miten informaatio kulkee eri pisteiden ja/tai henkilöiden välillä. Toimintaympäristöanalyysin avulla lisäksi arvioidaan, miten toimintaa joudutaan muuttamaan uuden ERP-järjestelmän myötä. Lisäksi voidaan listata mahdollisia kehitysehdotuksia. Riskianalyysin tavoitteena on tunnistaa ERP-järjestelmäprojektin epävarmuustekijät. Riskianalyysissä kuvataan yleiset ja yrityskohtaiset riskit. Riskejä syntyy ERP-järjestelmän hankintaan liittyvistä tekijöistä sekä yrityksen omasta toimintatavasta. Riskianalyysissa arvioidaan riskien vakavuutta ja todennäköisyyttä. Riskeistä kuvataan aiheuttaja, vaikutukset, ja listataan toimenpide-ehdotukset riskien ennaltaehkäisemiseksi. /1/ Näiden analyyseissä ilmi tulleiden asioiden perusteella voidaan tehdä vaatimusmäärittely, jonka kriteereiden perusteella ERP-järjestelmä voidaan periaatteessa valita. Vaatimusmäärittelyä voidaan käyttää tarjouspyyntöjen liitteenä helpottamaan eri järjestelmien vertailua. 4.3 Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu ERP-järjestelmäprojektin alussa yritys laatii vaatimusmäärittelyn, jossa arvioidaan mitä ominaisuuksia järjestelmän täytyy ehdottomasti sisältää. Arviointikriteerit priorisoidaan ja niille annetaan painoarvot. Arviointikriteereiden painoarvo kertoo järjestelmäominaisuuksien 23

24 tarpeellisuuden. Luokittelu voi tapahtuu asteikolla: tärkeä ominaisuus, hyvä piirre olla olemassa, mukava lisäominaisuus ja ei tärkeä ominaisuus. Tarjouspyynnössä kuvataan yrityksen liiketoiminta ja järjestelmälle asetettavat vaatimukset. Tarjousvertailussa testataan eri järjestelmien suomat ominaisuudet arviointikriteerien mukaan ja lasketaan eri järjestelmien soveltuvuuspisteet. Pisteytystä ei kuitenkaan tarvitse tulkita liian orjallisesti, vaan se on yksi työkalu päätöksenteossa. Täysin välttämättömät ominaisuudet voidaan myös jättää pisteytyksen ulkopuolelle erikseen harkittaviksi, sillä ne on usein tarjolla kaikilla järjestelmillä. /1/ 4.4 Järjestelmäntoimittajien vertailu Koska järjestelmäprojektin kokonaishinta ei synny ainoastaan hankintahinnasta, vaan myös toimittajan tarjoamista palveluista, myös eri ERP-järjestelmätoimittajia verrataan keskenään. Järjestelmätoimittajan tarjoamat palvelut voidaan jakaa käyttöönottovaiheen palveluiksi ja jatkuviksi ylläpitopalveluiksi. Arvioinnissa huomionarvoisia seikkoja ovat mm. järjestelmätoimittajan sitoutuminen asiakkaaseen, tekninen osaaminen, käytettävissä olevat resurssit, referenssiyritykset ja toimialaosaaminen. Lisäksi on aina eduksi, jos järjestelmäntoimittaja ja asiakas tuntevat toisensa entuudestaan. Järjestelmätoimittajaa voidaan arvioida myös seuraavilla ominaisuuksilla: toimittajan vakavaraisuus, toiminnan pitkäjänteisyys, ymmärrys yrityksen ongelmakentästä, ohjelmiston kehityssuunnitelma, yhteistyökyky, hinnoittelupolitiikka ja henkilöstön osaaminen. Lisäksi merkittävä tekijä on henkilökemiat järjestelmäntoimittajan ja asiakkaan välillä. /31/ Jos asiakasyritys toimii alihankkijana suuremmille yrityksille, se usein joutuu tai haluaa valita ERPjärjestelmän, jossa on toimivat rajapinnat yhteistyökumppanin järjestelmän kanssa. Isolla konsernilla on usein käytössä SAP- tai Microsoft NAV-järjestelmä. Nykyisin monet pienemmät järjestelmät tarjoavat rajapintaratkaisut näihin massiivisiin järjestelmiin. Rajapintoja eri järjestelmien välillä voidaan rakentaa myös räätälöimällä. Asiakasyritys voi myös kysyä muiden yritysten kokemuksia vastaavista järjestelmähankkeista, mielipiteitä järjestelmätoimittajasta, mahdollisista ongelmatilanteista, palveluiden tasosta ja hinnoittelumalleista. Tällaiset keskustelut ovat tärkeitä, sillä objektiivista tietoa järjestelmätoimittajasta on vaikea saada. /1,31/ Arvioinnissa pitää ottaa huomioon myös tällä hetkellä IT-alalla tapahtuva kova kilpailu ja markkinatilanteiden nopeat muutokset. Isommat yritykset ostavat pienempiä toimijoita, jolloin 24

25 pienemmän järjestelmän kehitystyö voi pysähtyä tai hidastua. Järjestelmäntoimittajan kyvyt ja resurssit kouluttaa, päivittää ja ylläpitää järjestelmää myös vaihtelevat. Järjestelmäntoimittajan tarjoamia palveluja ovat mm: /27, 13/ Soveltuvuusanalyysi Järjestelmäntoimittaja arvioi järjestelmän soveltuvuutta vaatimusmäärittelyn jälkeen ja varmistaa, että asiakas saa ohjelmistokokonaisuuden siinä laajuudessa, kun se tarvitsee. Projektinjohtaminen Projektinjohtamisella varmistetaan sopimuksenmukainen järjestelmän käyttöönotto ja toteutus. Sopimuksilla määritellään projektintoteuttajan ja tilaajan vastuut. Projektin onnistumisen edellytyksenä on selkeä työnjako järjestelmätoimittajan ja asiakasyrityksen välillä. Konsultointipalvelu Konsultoinnin tehtävänä on kehittää asiakkaan toimintoja ja antaa kehitysohjeita sekä suosituksia. Konsultoinnin lähtökohtana on asiakkaan antama informaatio, toiveet ja liiketoiminnan asettamat vaatimukset. Koulutus- ja tukipalvelut Koulutuspalvelut toteutetaan yleensä joko asiakaskohtaisena koulutuksena tai kurssikoulutuksena. Lisäksi usea järjestelmätoimittaja tarjoaa lisäkoulutusta ja erikoistilanteiden neuvontaa tarvittaessa. Uusille työntekijöille voi tilata koulutuksen tai sitten yrityksen pääkäyttäjä kouluttaa heidät. Koulutuksia järjestetään usein myös silloin kun uusi järjestelmämoduuli otetaan käyttöön. Tekninen konsultointi Tekninen konsultointi tarjoaa asiakkaalle ohjelmiston asennukset ja käyttöympäristön konsultointia. Käyttöympäristöön liittyvässä konsultoinnissa selvitetään asiakkaan laiteympäristön, kolmansien osapuolien ohjelmistojen ja ERP-moduulien keskinäiset yhteensopivuudet teknisten ominaisuuksien ja suorituskyvyn kannalta katsottuna. Räätälöinti Asiakkaalla on mahdollisuus ostaa asiakaskohtaista ohjelmointiräätälöintiä, jonka avulla saadaan toimimaan joku asiakkaan haluama erikoisominaisuus. Monesti myös integroinnit muihin järjestelmiin ja raportoinnit vaativat räätälöintiä. Räätälöinti on kuitenkin kallista. Lisäksi eri järjestelmätoimittajat käsittävät eri tavalla räätälöinnin. Osa voi puhua parametroinnista, osa räätälöinnistä, vaikka tarjoavat samaa palvelua. 25

26 Ylläpitopalvelut Yleensä ERP-järjestelmissä on HelpDesk-palvelu ja puhelintukipalvelu. HelpDesk-palvelun avulla yritys voi jättää viestin ongelmista ja järjestelmätoimittaja reagoi niihin mahdollisimman nopeasti. Usealla järjestelmätoimittajalla on erikoisasiantuntijoita, jotka ovat erikoistuneet tietyille toimialoille ja tiettyjen järjestelmämoduulien kehittämiseen, ja ymmärtävät hyvin eri yritysten ongelmatilanteita. Jatkuva kouluttaminen Jatkuvan koulutuksen piiriin lasketaan järjestelmä uusien järjestelmäominaisuuksien koulutus, lisäkonsultointipalvelut, ja esim. version vaihdot vuosittain. 4.5 Arviointikriteerit pk-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan ERP-järjestelmien arviointikriteerit ovat yrityskohtaisia, sillä jokainen yritys määrittelee ne itse omista lähtökohdistaan. Merkittäviä kriteereitä ovat mm. hankintahinta, yritykselle soveltuva modulaarinen sisältö, järjestelmäntoimittajan luotettavuus ja kokemus aiemmista hankkeista, toimialatuntemus, yhteistyökyky asiakkaan kanssa, toimittajan maantieteellinen sijainti, tuki- ja lisäpalvelut ja niiden taso, järjestelmän käytettävyys ja integrointimahdollisuudet muihin järjestelmiin. ERP-järjestelmää käyttää melkein jokainen yrityksen työntekijä joltain osin, joten järjestelmän käytettävyys nousee tärkeäksi kriteeriksi. ERP-järjestelmät sisältävät automaattisia rutiininomaisia toimintoja, kuten hälytysrajat varastossa ja automaattiset työnkulut. Näitä ominaisuuksia ei kuitenkaan monissa tapauksissa käytetä, vaikka ne automatisoisivat yrityksen liiketoimintaprosesseja. Järjestelmän tehokas hyödyntäminen vaatii yksinkertaisen ja selkeän käyttöliittymän. Järjestelmän neuvontatyökalu, ja sen yksinkertainen käyttömahdollisuus, on myös tärkeä ominaisuus. /22/ ERP- järjestelmän valintaan vaikuttaa yrityksen tuotantomalli. Jos yrityksen tuotannossa vuorottelevat vakiotuotteet, joita ei paljon konfiguroida, niin yritys voi tulla toimeen ERPjärjestelmällä, jolla on kevyempi tuotannonsuunnittelu- ja tuotehallintamoduulit. Tilausohjautuvassa tuotannossa on eritasoisia tuoterakenteita kokoonpanovaiheessa, ja tuotteisiin tulee usein muutoksia. Silloin yritys tarvitsee tuotantolähtöisen ERP-järjestelmän. 26

27 Järjestelmäntoimittajalle kerrotaan jo vaatimusmäärittelyvaiheessa, minkälainen yrityksen tuoterakenne ja tuotannon toimintomuoto ovat. Näin toimittajat voivat demonstraatiotilaisuudessa näyttää, miten juuri kyseistä tuotantoa ja tuotteita voidaan ohjata heidän järjestelmällään. /30/ ERP-järjestelmän hankintahinta vaihtelee merkittävästi. Lisäksi järjestelmäprojektin kokonaishinta voi olla jopa 60 % suurempi kuin hankintahinta. Kun arvioidaan eri järjestelmien kokonaishintaa, pitää yrityksen laskea koko järjestelmän elinkaaren hinta. Järjestelmätoimittajat ilmoittavat eri tavalla järjestelmän hinnan. Jotkut toimittajat antavat pelkän hankintahinnan ja laskuttavat kaikista muista palveluista erikseen, jotkut taas tarjoavat könttäsummaa, jossa on yksilöity tarkasti, mitä toimintoja sopimus pitää sisällään. Sopimusvaiheessa yrityksen kannattaa sopia mahdollisimman tarkkaan kaikki ehdot, esim. hintatakuut vaatimusmäärittelyn jälkeen. /31/ 4.6 Sopimuksen teko järjestelmäntoimittajan kanssa Arviointivaiheen avulla löydetään usein 1-3 sopivaa järjestelmää ja/tai järjestelmätoimittajaa. Ennen kuin sopimus allekirjoitetaan, on yrityksen oltava täysin varma, että ERP-järjestelmä soveltuu niiden liiketoimintaansa ja kaikki tarvittavat lisäpalvelut on kartoitettu. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen muutoksia on erittäin vaikea tehdä. Vaatimusmäärittelyn pohjalta laadittuun tarjouspyyntöön määritellään kattavasti ERP-järjestelmältä odotettavat ominaisuudet, moduuleiden tarvittavat lisenssimäärät, ja muut sopimukseen liittyvät asiat ja ehdot. Näin järjestelmätoimittaja voi arvioida järjestelmän hinnan sekä tarvittavan räätälöinnin ja koulutuksen määrän. Vaatimusmäärittelyn huolellinen tekeminen säästää aikaa ja resursseja ERP-järjestelmän valintavaiheessa. /1,31/ Sopimuksessa määritellään kiinteät vuosittaiset lisenssimaksut, johon kuuluu mm. järjestelmän päivittäminen. Päivityksiä, jotka kuuluvat lisenssimaksuihin, syntyy suunnilleen kerran vuodessa. Sopimuksessa määritellään myös räätälöinnin tuntihinta. Yleensä jos asiakasyritys haluaa uusia räätälöityjä ratkaisuja, niin se aiheuttaa lisäkustannuksia. Sopimuksessa voidaan myös määritellä aikataulu, mitä modulaarisia toimintoja otetaan käyttöön välittömästi ja missä järjestyksessä käyttöönotto tapahtuu. Sopimusvaiheessa sovitaan käyttökoulutuksen määrästä. Asiakasyritykselle on tärkeää, että mahdollisimman moni työntekijä osaa käyttää järjestelmää laajemminkin kuin omien tehtäviensä osalta. Käyttökoulutuksesta ei kannata tinkiä, vaikka järjestelmä maksaa paljon. Kalliista 27

28 investoinnista saa kaikki tehot irti ainoastaan ammattitaitoinen koulutettu henkilöstö. Tarvittavan käyttökoulutuksen määrä vaihtelee yrityksen koosta ja toiminnasta riippuen. Sopimuksessa määritellään ERP-järjestelmän vakuutukset ja takuut. Jotkut järjestelmätoimittajat antavat hintatakuun siitä, että ERP-järjestelmä saadaan käyttöön sovituin kustannuksin, aikatauluin ja ominaisuuksin. Tällöin käyttöönottovaiheen mahdollisesta ylimääräisestä räätälöinnistä ja parametroinnista ei veloiteta mitään. Järjestelmätoimittajat voivat myös luvata tietyksi ajaksi (esim v) kehitys- ja ylläpitopalveluita. Lisäksi toimittaja voi tarjota joustavuustakuun, jolloin yritys voi tarvittaessa vähentää eri moduulien ostettujen lisenssien määrää tilanteen mukaan (esim. lomautukset) ilman ylimääräisiä kustannuksia. /30/ Sopimuksen tekovaiheessa kannattaa hyödyntää erikoisasiantuntijoiden osaamista ja harkita lakimiehen apua. Kaikista sovituista asioista pitää sopia kirjallisesti. Sopimukseen kirjataan myös ehdot toimitussopimuksen purkamisesta. 4.7 ASP- ja SaaS palvelut Yhtenä kannattavana vaihtoehtona pk-yrityksille on ERP-järjestelmän ASP-sovellusvuokraus (Application Service Providing). Asiakasyritys käyttää sovellusvuokrauspalveluita pohjautuen kiinteään vuokrahintaan. ASP-palvelusta veloitettava kuukausittainen sovellusvuokra kattaa kaikki ohjelmistosovelluksen käyttöön liittyvät asiat, kuten palvelujen käyttöoikeus ja ylläpito, palvelun toiminnan takaaminen, varmuuskopioinnit, ohjelmistopäivitykset ja tuotetuki. ASP-sovellusvuokrauksena toimitettavat palvelut ylläpidetään varmuuskopioiduilla ja tietoturvallisilla palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti turvallisessa palvelinsalissa. ASP-sovellusvuokrauksessa on yleensä kaksi palveluntarjoajaa. Toinen on palvelintilan ja käyttöympäristön tarjoaja ja toinen ohjelmistotuotteen tarjoaja. Taulukossa 2 on listattu järjestelmän sovellusvuokrauksen hyviä puolia ja mahdollisia riskejä. /28/ Nykyisin puhutaan myös SaaS-ohjelmistopalvelusta (Software as a Service), joka pohjautuu kiinteään kuukausimaksuun. Tällöin ohjelmistotuotteen tarjoajalla on kaikki vastuu järjestelmän toimivuudesta. Tarjoaja järjestää myös käyttöympäristön itse tai alihankintana. Ohjelmisto sijaitsee palveluntarjoajan ympäristössä ja sitä käytetään esim. selaimen tai työpöytäyhteyden kautta. SaaSohjelmistopalvelumalli on yleistymässä järjestelmäntoimittajien keskuudessa. SaaS-ohjelmisto-palvelua tai ASP-sovellusvuokrausta käyttävät yritykset pystyvät arvioimaan tietojärjestelmän elinkaaren kustannukset huomattavasti tarkemmin. 28

29 Taulukko 2. Sovellusvuokrauksen vahvuudet ja riskit /28/ ASP-sovellusvuokrauksen vahvuudet Ohjelmiston aloituskustannukset jäävät pieniksi (ei lisenssimaksuja) Käyttökustannusten ennakoitavuus paranee hintatietoisuus paranee Ohjelmiston käyttöönotto on nopeaa ja laajentaminen helppoa Yrityksen ei tarvitse investoida omiin laitteisiin tai huoltaa niitä Tuki- ja ylläpitopalvelut kuuluvat automaattisesti hintaan Käyttäjä on ajasta ja paikasta riippumaton ASP-sovellusvuokrauksen heikkoudet Yrityskohtaisia räätälöintejä ei yleensä tehdä, esim. rajapinnat muihin käytettäviin järjestelmiin Tietoturvariskit kasvavat, kun toimitaan verkossa Verkkoyhteyksien on toimittava 5. Suomessa markkinoilla olevia toiminnanohjausjärjestelmiä Tässä työssä kartoitettiin Suomessa markkinoilla olevia pk-yrityksille suunnattuja ERP-järjestelmiä. Työ tapahtui tutustumalla toimittajien verkkosivuihin ja tuote-esitteisiin. Webropol-ohjelmistolla laaditun kyselytutkimuksen avulla kerättiin informaatiota eri järjestelmien ominaisuuksista. Yhteensä 14 järjestelmätoimittajaa vastasi kyselyyn. Lisäksi tutustuttiin järjestelmäntoimittajiin vierailemalla niiden luona ja haastateltiin puhelimitse. 5.1 WISE Wise-järjestelmä on Wisetime Oy:n toimittama ja valmistama ERP-järjestelmä. Wisetime Oy:n toimipiste sijaitsee Oulussa. Myös tukipalvelut sijaitsevat Oulussa. /32/ Wise-järjestelmä pohjautuu Oracle-tietokantaan ja toimii Windows-ympäristössä. Tuotteisto pohjautuu pääosin heti käyttöönotettavaan perusjärjestelmään, johon on mahdollisuus räätälöidä lisäominaisuuksia tarvittaessa. Wise-järjestelmän vahvuutena on joustavuus, kattava raportointimahdollisuus, sekä tuotteiden ja osien nopeat ja selkeät hakutoiminnot. Yritys tarjoaa myös konsultointia järjestelmän käyttöönottovaiheessa sekä järjestelmän päivityspalveluita. Asiakkaina yrityksellä on sekä monikansallisia yrityksiä, mutta myös pienempiä yrityksiä. Yritys tarjoaa isoille yrityksille Wise-Enterprise-ohjelmistoa ja pk-yrityksille Wise-Partner-ohjelmistoa. Näillä ohjelmistoilla pystytään hallitsemaan yrityksen toimintaa useassa eri toimipisteessä. Wiseohjelmistoa käytetään useilla eri toimialoilla. Referenssiyritysten toimialat löytyvät elektroniikkateollisuudesta, metalliteollisuudesta, ja ajoneuvoteollisuudesta. Yrityksen referenssiyrityksiä ovat esim. PKC Electronics Oy sekä Rannikon Konetekniikka Oy Raahessa. 29

30 5.2 Lemonsoft Lemonsoft Oy on Vaasassa sijaitseva ohjelmistotalo, joka valmistaa Lemonsoft-järjestelmiä. Yrityksellä on oma jälleenmyyjä- ja järjestelmätoimittajaverkosto, joka hoitaa ohjelmiston käyttöönottoon liittyviä palveluja ja muita tukipalveluita. Lemonsoft:n lähin jälleenmyyjä sijaitsee Oulunsalossa. Lemonsoft-järjestelmä soveltuu pk-yrityksille. Sopiva ohjelmiston käyttäjämäärä on muutamasta käyttäjästä sataan käyttäjään. Tuotannonohjauksessa Lemonsoft-ohjelmistolla voidaan määritellä kuormitettavat työstökoneet. Työjonoja voidaan laatia helposti, ja kapasiteetin käyttöastetta pystytään seuraamaan helposti. Lemonsoft-järjestelmä on alun perin suunnattu kaupan alalle, mutta siihen on liitetty uusia moduuleita, joten se sopii myös tuotantokäyttöön. Lemonsoft-järjestelmä on edullinen valinta, se maksaa ohjelmien asennuksen kanssa. Vuosittaiset lisenssimaksut ovat n. 15 % hankintahinnasta. Lemonsoft-järjestelmän voi ostaa myös ASPpalveluna. /33/ 5.3 Lean System Tieto Oyj toimittaa Lean System-järjestelmiä. Lean System-järjestelmä on laaja ERP-järjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön yrityksen tarpeen mukaan joko kokonaisuutena tai osajärjestelmittäin moduuleittain. Lean Systems-järjestelmällä on visuaalinen kapasiteetin ohjausominaisuus, jossa tehdyt päätökset päivittyy välittömästi näytölle. Myös töiden aikataulutustoiminto toimii hienosti. Materiaalien ohjauksessa voidaan osa alihankkijoilta tilattavista komponenteista määritellä tilattaviksi automaattisesti. Lean System-ohjelmistossa on hyvät liityntämahdollisuudet muihin ohjelmistoihin. Järjestelmäntoimittaja tuntee konepajatekniikan toimialan, ja he olivat toimittaneet ERP-ratkaisuja usealle konetekniikan yrityksille. Järjestelmä on muokattavissa parametrisoinnilla, ja räätälöintiä pyritään välttämään. Lean System julkaisee uuden versiopäivityksen vuosittain /34/ Lean System-järjestelmä maksaa käyttöönotettuna Vaihtoehtoisesti järjestelmä voidaan vuokrata ASP-palveluna. 30

31 Kuva 8. Lean System toiminnanohjausjärjestelmän rakenne 5.4 Jeeves Selected ja Jeeves Universal Ruotsalainen Jeeves Oy toimittaa Jeeves Selected- ja Jeeves Universal-järjestelmiä. Jeeves Selected on tarkoitettu pienille yrityksille (< 50 työntekijää) ja Jeeves Universal keskisuurille yrityksille ( työntekijää). Järjestelmät perustuvat yhteiseen alustaan, jolloin yritys voi saumattomasti vaihtaa järjestelmästä toiseen liiketoimintansa tarpeiden mukaan. Yritys voi ottaa käyttöön Jeevesjärjestelmän eri moduuleja moduuli kerrallaan. Myös yrityskohtainen räätälöinti on mahdollista. Jeeves-järjestelmässä on reaaliaikainen tuotannonohjaus- ja tuotantotilanteiden analysointiominaisuus. Järjestelmä soveltuu moniin erityyppisiin varastoprosesseihin ja sillä on monivarastoominaisuus. Jeeves-järjestelmän hinta on käyttöönotettuna. Järjestelmälle luvataan pitkä elinkaari, joka vähentää pienen yrityksen investointiriskiä. Järjestelmä on kansainvälinen ja sillä on yli 3700 käyttäjäyritystä. Staria Oyj Helsingissä on toimittanut Jeeves-järjestelmiä yli 5 vuotta. /35/ Jeeves-järjestelmä on suunniteltu kasvuyrityksille vähittäiskaupan-, tuotannon- ja palvelualoilla. Järjestelmää käytetään mm. metalliteollisuudessa, pienissä konepajoissa, paperiteollisuudessa, julkisessa palvelussa sekä tukkukaupassa. Konepajateollisuuden asiakasyrityksiä ovat mm. Mannerin Konepaja sekä JMC Engine. 31