Oy Apotti Ab Lassi Lindblom PMO Johtaja Projektipäivät

Transkriptio

1 Maailman ensimmäisen terveydenhuollon ja sosiaalihuollon yhdistävän Asiakas- ja potilastietojärjestelmän toteuttamisen haasteet ja niihin vastaaminen projektijohtamisen näkökulmasta Oy Apotti Ab Lassi Lindblom PMO Johtaja Projektipäivät

2 01 02 Taustatietoa Apotista Kuinka pystyttää uusi systeemi-integraattori-tyyppinen yritys muutamassa kuukaudessa? Kuinka organisoida hankejohtaminen suuressa hankkeessa siten, että reagointikyky on nopeaa? Missä kohtaa voi olla ketterä? Missä ei?

3 Mikä on Apotti?

4 Yleistä Apotista Apotti on muutoshanke, jossa kehitetään sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita ja otetaan käyttöön alueellisesti yhtenäinen sote-tietojärjestelmä Apotissa ovat mukana Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kauniainen ja Tuusula Myös muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen hankintasopimuksen mukaisesti Apotin ensimmäinen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2018 lopulla Vantaalla ja HUS:n Peijaksen sairaalassa

5 Apotti-kuntien käytössä on tällä hetkellä satoja järjestelmiä, jotka eivät kommunikoi keskenään eivätkä tue tarpeeksi ammattilaisten päivittäistä työtä

6 Apotin keskeisenä tavoitteena on yksi, alueellisesti yhtenäinen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja paremman laadun

7 Apotti sujuvoittaa sekä ammattilaisten työtä että kuntalaisten asiointia Apotti-järjestelmässä kaikki asiakasta tai potilasta koskeva tieto on ajantasaisesti käytettävissä hoito- ja palvelutilanteissa. n :lle sote-ammattilaiselle toimiva työväline 1,6 miljoonalle kuntalaiselle parempaa terveyttä ja hyvinvointia yli 100 miljoonan :n vuosittaiset säästöt

8 Faktaa nykytilasta Apotti-alueen sote-menot kasvavat miljoonaa vuosittain Tämän käyrän suunnan muuttaminen ei onnistu ilman toimivaa tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää Tarvitaan isoja toimintatapojen muutoksia ja tiedolla johtamista Yli 100 miljoonan euron vuosittainen taloudellinen hyöty syntyy järjestelmän mahdollistamasta toiminnan muutoksesta Nykyisten järjestelmien kustannukset vastaavat uuden järjestelmän kustannuksia, sillä erotuksella, että Apotti-järjestelmä maksaa itsensä takaisin arviolta 7 vuodessa

9 Tällä hetkellä ollaan toteutusvaiheessa Uuden asiakasja potilastietojärjestelmän hankinta käynnistyi syksyllä Hankintavaiheessa osallistettiin laajasti SOTE-ammattilaisia järjestelmien toiminnallisuuksien, käytettävyyden ja mukautettavuuden vertailuun allekirjoitettiin sopimus tarjouskilpailun voittaneen tietojärjestelmätoimittaja Epicin kanssa Apotin toteutushenkilöstö aloitti elokuussa 2016 Nyt valittua järjestelmää mukautetaan vastaamaan käyttäjien toiveita ja omistajaorganisaatio iden tavoitteita Käyttöpalveluiden kilpailutuksen voitti Fujitsu Finland Oy

10 Apotti-järjestelmän käyttöönottojen aikataulu Apotti-hanke päättyy Ensimmäinen käyttöönotto tapahtuu JATKUVA PALVELU / TUOTANTO / JATKOKEHITYS

11 Käyttöönotto Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirissä, sekä viidessä kunnassa 30 sairaalaa 40 terveysasemaa 50 sosiaalipalveluiden toimistoa 1,6 miljoonaa asukasta

12 Järjestelmä Epic-järjestelmä on valmisjärjestelmä, jota asiakas voi / asiakkaan pitää hyvin paljon muokata itse tarpeeseen sopivaksi Järjestelmä sisältää valmiita työnkulkuja ja sisältöä perustuen parhaisiin käytäntöihin Epicin yli 300 asiakkaalta Foundation System Järjestelmän käyttöönottoprojekti on siksi puhtaan valmisjärjestelmän käyttöönoton ja ohjelmistokehitysprojektin hybridi. Mittava sellainen.

13 Apotti-hankkeen toimituslaajuus iso kuva Apotti-toimituslaajuus Korvattavat Apotti-järjestelmä Infra Kyvykkyydet järjestelmät Migroitu ja konvertoitu tieto Arkistoitu tieto Käytöstä poistetut järjestelmät Käyttöpalvelu infra Tietoverkot Työasemat Uudet päätelaitteet Loppukäyttäjät Käyttöpalvelukyvykkyys Jatkuvan palvelun kyvykkyys Lisenssit

14 Apotti-järjestelmälaajuus (1. käyttöönotto) Jaottelu mitattavien elementtien kautta INTEGRAATIOT 66 EPIC-TUOTE Epic 2017 versio R&D projektia = Epic 2018 TYÖNKULUT ~ 700 APOTTI- JÄRJESTELMÄ RAPORTIT ~ 1000 SISÄLTÖ tuhansia

15 Oy Apotti Ab:n resurssit ihmistä 300 FTE

16 Kuinka pystyttää uusi systeemi-integraattorityyppinen yritys muutamassa kuukaudessa?

17 Etukäteen oli olemassa Osakeyhtiö Henkilöstö: Hankintavaihe n. 20 hlöä + Apotti-asiantuntijat n. 70 hlöä Roolikortit, työpaikkailmoitusten runkoja Riittävän kokoiset toimitilat Perus ICT-järjestelmät ( toimisto-ict ) Järjestelmätoimittajalta toteutusmalli, jonka pohjalta itse työtä voidaan lähteä tehokkaasti tekemään

18 TOIVO-projekti Toteutusvaiheen henkilöstön hankinta ja aloitus TOIVO-projektin lopputuloksena on valmiina hankkeen toteutusvaiheen alussa tarvittava hankeorganisaation ja Oy Apotti Ab:n tarvitsema henkilöstö ja se on kykenevä toimimaan. Hankkeen toteutusvaiheen toiminta käynnistyy aikataulussa ja käyttöönotot pystytään toteuttamaan suunnitellussa aikataulussa. Osa-alueita: Rekrytointi Rekrytointijärjestelmän hankinta ja käyttöönotto ICT-valmistelut ja hankinnat Perehdytys

19 TOIVO 2016 aikataulu tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu Projektin alku Markkinaoikeuden päätös lähtölupa rekrytoinnille Rekrytoinnit henkilöstön aloitus Perehdytys 1 vko

20 TOIVO 2016 määrällinen tavoite Tavoite: Rekrytoidaan 192 henkilöä eri rooleihin Toteuma: 180 henkilöä rekrytoitiin aikataulussa! Mikä johti onnistumiseen? Uudet apottilaiset saapuvat töihin 8. elokuuta 2016

21 Mikä johti onnistumiseen? Erittäin laadukas projektinhallinta Tarkka suunnitelma Tiuha seuranta Omistautunut projektipäällikkö Venymään kyennyt ydintiimi = työhaastattelijat Rekrytointijärjestelmä ehdoton edellytys

22 Kuinka organisoida hankejohtaminen suuressa hankkeessa siten, että reagointikyky on nopeaa?

23 Kuinka organisoida hankejohtaminen suuressa hankkeessa siten, että reagointikyky on nopeaa? Tiedettävä, mikä PM-kolmion tavoitteista on tärkein Projektijako, selkeät vastuut, ylätason WBS-rakenne Päätöksenteko mahdollisimman alas Pääaikataulu ohjaa ja vetää yhteen Scopen asteittainen kiinnittäminen Seurannan tarkatkin työkalut tärkeitä Issue management PMO:n merkitys

24 Tiedettävä, mikä PM-kolmion tavoitteista on tärkein Kaikki tavoitteethan tulee toteuttaa, mutta 3 Scope kun poikkeamia tulee kuitenkin, on tärkeää, että prioriteetti on etukäteen selvillä 1 Aika Kustannus 2

25 Projektijako, selkeät vastuut, ylätason WBS-rakenne Apotti Program Program management & communications Other program level functions Main Projects and Portfolios MP1 Functionalities and content MP2 Technology development MP4 Testing and Requirements Management MP3 Deployment Other Project s 3rd Party Contracting Projects and Integrated areas Healthcare Outpatient MyChart Healthcare Inpatient Social Care SCF Integrations Medical devices Conversions Technical environ-ments Planning and preparations Training planning and preparations Deployment planning Actual Deployments Deployment I* Deployment II* Deployment III* Service Model Design Etc. Administrative functionalities Epic R&D Technical Readiness Reporting Operational Readiness MP1 Integrated Areas MP 2 Integrated areas

26 Päätöksenteko mahdollisimman alas ja lähelle Apotti-hallintamalli himmeli? Miten on mahdollista? Ratkaisu: 95 % päätöksistä täällä! Hankkeessa mukana 5/5 1/5 pv/vko yli 200 lääkäriä, sairaanhoitajaa, sosiaalityöntekijää tms. Valittu siten, että heillä linjajohdon tuki sekä kollegoiden arvostus!

27 Pääaikataulu ohjaa ja vetää yhteen Pääaikataulun tarkoitus: Ylätason ja pitkän tähtäimen aikataulusuunnittelu ohjaa ja asettaa tavoitteet projektien tarkemmille suunnitelmille Hankkeen aikataulusuunnitelman ja tilanteen kommunikoiminen eri sidosryhmille Aikatauluseuranta hanketasolla Eri pääprojektien välinen yhteisymmärrys siitä, mitkä tapahtumat ja avainpäivämäärät ovat sellaisia, joilla on poikittaisia riippuvuuksia pääprojektien välillä

28 Scopen asteittainen kiinnittäminen Tärkeää ymmärtää, mitkä hankkeen scopen osa-alueet tulee kiinnittää/jäädyttää aikaisessa vaiheessa ja mitkä voivat olla pidempään auki Tähän vaikuttaa: Tarvitaanko toteutukseen ja testaukseen kuinka paljon eri osapuolia? Miten tiukka testaus tarvitaan Miten vaikuttaa esim. koulutusmateriaaleihin Apotissa luotu tarkka kiinnitys- ja jäädytyssuunnitelma

29 Seurannan tarkatkin työkalut tärkeitä Hanketasoisten seurantavälineiden lisäksi Apotin eri projekteilla on omaan osa-alueensa liittyviä tarkempia seurantavälineitä. Yhteensä erilaisia seurantatyökaluja on käytössä yli kaksi kymmentä. Tärkeää, että nämä mieluusti syntyvät tiimeistä lähtien! Nämä on kytketty yhteen hanketasoiseksi seurantamittaristoksi, Apotti Dashboardiksi. Yksittäinen mittari Tavoite (voi muuttua!) Toteuma Ennuste loppuun Vauhdin muutokset

30 Issue Management Suuressa hankkeessa on oleellista, että ongelmat ja haasteet saadaan tarvittaessa nopeasti eskaloitua johtamistasolta toiselle. Juuri tällä hetkellä olemme yhtenäistämässä ongelmien ja riskienhallintaa eri tasoilla yhteen tietovarastoon, josta voidaan ottaa sopivia läpileikkauksia Impact Program level Issues Risks Main project level Challenges Project and Team level Probability 5 = 50% 10 =100% Eskalaatiomahdollisuudet viikoittain

31 PMO:n merkitys Apotin PMO Vahvistaa projektipäälliköiden osaamista ja kapasiteettia project managementin osa-alueella Vastaa hanketason suunnitelmista, seurannasta ja raportoinnista Vastaa projektinhallinnan työkaluista, prosesseista ja dokumenttipohjista Suuressa hankkeessa hanke- ja projektijohtoa tukeva PMOfunktio on välttämättömyys

32 Missä kohtaa voi olla ketterä, missä ei?

33 Mitä on ketteryys? Agile manifesto: Yksilöitä ja vuorovaikutusta > prosesseja ja työkaluja Toimivaa sovellusta > kokonaisvaltaista dokumentaatiota Asiakasyhteistyötä > sopimusneuvotteluja Muutokseen reagoimista > suunnitelman noudattamista

34 Mitkä asiat vaikuttavat menetelmän valintaan? Hankeorganisaation jäsenten osaaminen vaihtelee todella paljon Asiakkaat toisaalta esittävät uusia vaatimuksia tiuhaan Voidaanko Apotissa sitten olla ketteriä? Apotti järjestelmä on keskeinen potilasturvallisuuden kannalta. Myös taloustietoa kulkee paljon. Sote-toimijoiden kulttuuri melko järjestelmällinen, hierarkinen, suunnitelmallinen Hanke on suuri, hankeorganisaation koko 300+ Boehm, Turner, Balancing Agility And Discipline, ISBN-13:

35 Apotissa ketteryyttä edesauttaa Epic Foundation System satoja valmiita työnkulkuja, tuhansia valmiita sisältöelementtejä Toiminnan asiantuntijat ja järjestelmän toteuttajat mahdollisimman lähelle toisiaan: Apotti-asiantuntijat, aihealueasiantuntijat ja nimetyt asiantuntijat vahvasti mukana hankeorganisaatiossa ja lähellä toteuttajia Apotilla omat sovelluskehittäjät fyysisesti paikalla ja lähellä

36 Missä voimme olla ketteriä? Näissä emme voi olla ketteriä: Järjestelmän käyttöönotot: Tämän tyyppistä järjestelmää ei voi ottaa käyttöön toiminnallisuus kerrallaan tai käyttäjä kerrallaan. Toimivin ratkaisu on korvata jonkun kokonaisen organisaation vanhat järjestelmät kerralla Migraatio- ja konversiot Koulutukset Integraatioiden toteutusta ja testausta on myös hankalaa tehdä ainakaan kovin ketterästi, koska näihin on aina pakko varata myös 3. osapuolien työpanosta tarvitaan selkeä aikataulusuunnitelma, joka on sidottu scopeen Melko ketterää: Järjestelmään rakennettavien työnkulkujen tavoitetilan määrittely Direction sessioissa ja toteutuksen validointi Adoption sessioissa Työnkulkujen rakentaminen loppuun rinnan testauksen kanssa Erittäin ketterää: Validoi 2 vko Määrittele Työnkulkuja täydentävän Sisällön määrittely ja rakentaminen Toteuta

37 Yhteenveto

38 Yhteenveto Projektijohtamisen näkökulmasta iso ja haastava hanke Rekrytointivaiheessa auttoi hyvä projektinhallinta Käytössä by-the-book projektinhallinta ei kuitenkaan rakettitiedettä Ketterä pitää olla, siellä missä mahdollista

39 Seuraa Apottia

40