ALUEELLISTEN TILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMISOHJE

Transkriptio

1 ALUEELLISTEN TILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMISOHJE

2 2 Versionhallinta Versio Tehnyt Hyväksynyt 0.1 Pia Järvinen- Hiekkanen Pvm Muutoksen lyhyt kuvaus Peruspohja käyttöönottajaraadille kommentoitavaksi. Osa materiaalista Juhana Suurnäkin tekemästä kick-off-ohjeesta Käyttöönottajaraati Käyttöönottajaraadin kommentit huomioitu ja valmis julkaistavaksi Ohje: Kohderyhmä: KanTa-palvelujen käyttöönottoa koordinoivat alueorganisaatiot ja toimijat. Tämä alueellisten tilaisuuksien järjestämisohje on tarkoitettu viitteelliseksi taustatiedoksi asioista, joista kannattaa järjestää tilaisuus.

3 3 Sisältö Yleistä, johdanto... 4 Tilaisuudet ovat eri tyyppisiä... 4 Kick-off-tilaisuus... 4 Toteutusvaiheen alueellinen tilaisuus... 4 Vakiintumisvaiheen alueellinen tilaisuus... 5 Alueelliseen tilaisuuteen osallistujat... 5 Liitteet Liite Nimi 1 Alueellisen tilaisuuden kutsupohja 1.0.pdf 2 KunTo ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma_v.1.0.pdf 3

4 4 Yleistä, johdanto Kanta-palvelujen ja ereseptin käyttöönotto on iso ja paljon kustannuksia aiheuttava hanke. Se koskettaa sekä kuntapäättäjiä, terveydenhuollon työntekijöitä, terveydenhuollon tiedonhallinnassa työskenteleviä, tietojärjestelmätoimittajia että apteekkeja. Siksi on järkevää järjestää alueellisia tilaisuuksia, jossa hankkeeseen liittyviä asioita ja toimintakuvioita esitellään mahdollisimman kattavalle joukolle osallistujia. Tärkeä osa tilaisuuksia on mahdollisuus esittää kysymyksiä suoraan vastuullisille tahoille. Tilaisuudet ovat luonnostaankin eri kokoisia ja sen sisältö määrittelee myös osallistujien määrää ja ammattiskaalaa. Tilaisuuksia on mahdollista järjestään myös esim. sairaanhoitopiirin tai terveydenhuollon organisaation normaaliin koulutuskalenteriin liittyvänä tilaisuutena. Viestinnän ja koulutuksen raja on häilyvä. Tilaisuudet ovat eri tyyppisiä Kick-off-tilaisuus Alkuvaiheessa järjestetään kick-off-tyyppinen tilaisuus, jossa käynnistetään liittymishanke ja aloitetaan tai vahvistetaan yhteistyötä. Tavoitteena on tutustuminen ja suunnittelun käynnistäminen alueellisena kokonaisuutena. Tilaisuus on valmisteltava hyvin, eli ainakin jonkinlainen toteutussuunnitelma pitää olla valmiina. Valmistelu tehdään pienellä joukolla, mukaan lukien apteekin edustaja. - ereseptin käyttöönoton tavoite: o Mikä on ereseptin käyttöönoton tavoite, motiivi, ajuri tms. alueellanne? o Miksi eresepti otetaan käyttöön? o Tarkemmat viestit esimerkiksi käyttöönoton viestintäsuunnitelmasta (KunTo ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma_v.1.0.pdf) Potilasturvallisuus paranee, kun oleellinen tieto löytyy nopeasti ja helposti. Hoidon kustannustehokkuus paranee päällekkäisten tutkimus- ja hoitotoimenpiteiden välttäminen onnistuu helpommin. Henkilökunnan kannalta? Potilaan kannalta? Laki vaatii - Alueen apteekkien tervehdys - Kansallinen tilanne ja eteneminen KunTo ja/tai STM:n edustaja - Alueen tilanne ja etenemissuunnitelma projektipäällikkö o Aluetta kuvaavia lukuja (org, järjestelmät, työas., väestö ) - Organisaation kiinnittäminen o Sovitaan ainakin paikallisten vastuulliset o Eri työryhmien perustaminen (toimintamallit, tekniikka, koulutus, yms. - Mahdolliset tutustumiskäynnit muihin organisaatioihin - Yhteenveto, jatkotoimenpiteet, seuraava tapaaminen Toteutusvaiheen alueellinen tilaisuus Kun aluehanke on toiminut jonkin aikaa ja on varsinaisen toteutuksen käynnistämisen aika, suunnitelmista ja aikatauluista kannattaa tiedottaa alueellisessa tilaisuudessa. Tavoitteena yhteistyön syventäminen ja yhdessä tekemisen käynnistäminen. - KunTon tervehdys - Alueen suunnitelma, miten edetään projektipäälliköt o Tavoitteet alueittain, toiminnoittain

5 5 o Paikallisten liittyjien suunnitelmat o Apteekit o Aikataulut - ( motivaatioluento esim. joku ulkopuolinen hengenkohottaja) - Suunnittelun/tekemisen käynnistäminen työryhmittäin konkreettinen tehtävä! - (Yhdessä oloa) Vakiintumisvaiheen alueellinen tilaisuus Aluehankkeen vakiinnutettua toimintaansa tulee tarve tiedottaa etenemisestä ja esimerkiksi perustella valittuja toimintoja tai hankintoja. Tilaisuuksia voi olla säännöllisin välein aina silloin kun on jotakin konkreettista kerrottavaa. - KunTon tervehdys, jos tarpeen - Alueen suunnitelma, miten edetään projektipäälliköt o Toteutumat ja suunnitelmat alueittain, toiminnoittain o Paikallisten liittyjien toteumat ja suunnitelmat o Apteekit o Aikataulut - (Yhdessäoloa) Alueelliseen tilaisuuteen osallistujat Tilaisuuden luonteesta riippuu suuresti, keitä kutsutaan. Nyrkkisääntönä: mitä enemmän halutaan vaikuttaa asioihin ja jakaa tietoa suurelle joukolle, sitä laajapohjaisempi vieraslista. Kutsuun kannattaa liittää myös lyhyt tiedote, joka on varsinkin medialle tarkoitettua taustatietoa tilaisuuden tarkoituksesta. - Kuntapäättäjät - Sosiaali- ja terveyspalvelujen johtajat - Alueen apteekit, myös sairaala-apteekki - Terveydenhuollon palvelunantajat = liittyvät organisaatiot alueella. o Toimeenpanovaltainen edustaja, esim. johtava ylilääkäri, ylihoitaja o Paikallisprojektin toteutuksesta vastaava, esim. projektipäällikkö o Koulutusvastaava o Myös yksityiset terveydenhuollon organisaatiot ja säätiöt - Alueellinen toimija = alueellinen hankeorganisaatio - KunTo - STM:n tai Kelan edustajat osallistuvat mahdollisuuksiensa mukaan erikseen pyydettäessä - Alueen terveydenhuolto-oppilaitokset, jos halutaan välittää alueen tilanne myös oppilaitoksille - Tietojärjestelmätoimittajat - Tiedotusvälineiden edustajia - Muut asiaan liittyvät tahot, esim. liikelaitokset ja osakeyhtiöt