MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti

Transkriptio

1 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti Vastaa projektisuunnitelmasta: Hannu Järvinen Päivämäärä:

2 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 2 (18) VERSIOHISTORIA Versionumero Pvm Ohjeen muokkaaja Tehdyt muutokset Hannu Järvinen alustava Hannu Järvinen Korjattu ohjausryhmä Hannu Järvinen Medbit sisäiseen katselmointiin Hannu Järvinen Ohjausryhmään Hannu Järvinen Hyväksyntä

3 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 3 (18) Sisällys 1 Määrittelyt Johdanto ja tausta Projektin tavoitteet Strateginen tavoite Projektin tavoite Projektin tuotos Projektin rajaukset Projektin reunaehdot Riippuvuudet Organisaatio Ohjausryhmä Tiedonhallinnan muutostiimi psykiatriassa Ohjausryhmä, Medbit Projektiryhmä Medbitin projektipäällikkö Turun kaupunki projektipäällikkö Sidosryhmät Toteutussuunnitelma Toteutusvaiheet Resurssisuunnitelma Aikataulu Riskien hallinta Projektin muutoksenhallinta Kustannussuunnitelma Projektin kustannusarvio Kustannusseuranta Ohjaussuunnitelma Kokouskäytännöt Tiedottaminen ja viestintä Valvonta ja raportointi Mittaus ja seuranta Projektin päättäminen Hyväksymissuunnitelma ja kriteerit Projektin päättämissuunnitelma Liitteet Riskikartoitus liite2 Tiedotussuunnitelma liite1

4 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 4 (18) 1 Määrittelyt PROJEKTIN KÄYNNISTYSTIEDOT Medbitin projektin yksilöivä numero/muutosehdotuksen no Sopimusnumero, jonka liitteenä tämä suunnitelma on ja jossa on sovittu tässä projektin toimittamisesta Medbitin johtoryhmän päätös ja päätöspäivä, jolloin on saatu Medbitin jory:n lupa aloittaa projektin suunnittelu Projektin ohjausryhmän kokouksen päivämäärä, jolloin on projektin virallinen aloitus. Projektisuunnitelma katselmoitu Medbitin mallin mukaan : MB-558 : MP : _Medbitjory_poytakirja_tra.doc : : : Johdanto ja tausta Projektin lähtökohtana on ollut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hallituksen vuonna 2010 käynnistämä tilatarveselvitys. Laaditusta selvityksestä pyydettiin vuonna 2012 lausuntoja kunnilta. Turun kaupunki totesi lausunnossaan, että toiminnalliset vaihtoehdot ja niistä johdetut toimitilaratkaisuvaihtoehdot tulee selvittää yhteistyössä Turun kaupungin kanssa. Tämän johdosta päättivät sairaanhoitopiirin hallitus ja Turun sosiaali- ja terveyslautakunta käynnistää yhteisen tilatarveselvityksen. Työn tuloksena on syntynyt asiaesittelyssä mainittu raportti Varsinais-Suomen psykiatrian tila- ja organisaatiorakenne, toiminnallinen suunnitelma tilatarvesuunnittelun pohjaksi, jonka pohjalta työskentelyä on päätetty jatkaa. Toiminnallisen suunnitelman laatinut työryhmä katsoi, että psykiatrisen erikoissairaanhoidon palvelut tulisi tuottaa koko sairaanhoitopiirin alueella yhtenä kokonaisuutena. Näin voitaisiin työryhmän näkemyksen mukaan parantaa psykiatristen palveluiden laatua ja kustannustehokkuutta sekä vähentää sairaansijojen määrää ja kehittää uusia toimintamalleja avohoitopalveluihin yhteistyössä peruspalvelutason kanssa. Työryhmän näkemyksen mukaan osa palveluista (kaikki sairaalahoito ja sairausryhmien mukaan erikoistuneet poliklinikat) tulisi tuottaa keskitetysti Turkuun sijoittuvassa rakennuksessa hyödyntämällä joustavia tilaratkaisuja. Keskittämisellä voidaan purkaa päällekkäisyyksiä ja jäykkiä lähetekäytäntöjä, varmistaa riittävä erikoisosaaminen ja kehittää toiminnallisia, diagnoosipohjaisia hoitolinjoja palvelemaan kaikkia ikäryhmiä.

5 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 5 (18) 3 Projektin tavoitteet 3.1 Strateginen tavoite Psykiatrisen erikoissairaanhoidon palvelut tulisi tuottaa koko sairaanhoitopiirin alueella yhtenä kokonaisuutena. Näin voitaisiin parantaa psykiatristen palveluiden laatua ja kustannustehokkuutta sekä vähentää sairaansijojen määrää ja kehittää uusia toimintamalleja avohoitopalveluihin yhteistyössä peruspalvelutason kanssa. ICT projektin tavoite on tuottaa palvelut kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. 3.2 Projektin tavoite Ensimmäisessä vaiheessa projektia Turunmaan sairaalan Psykiatrian yksiköt fuusioidaan myös VSSHP:n psykiatriaan. Seuraavassa vaiheessa fuusioidaan Turun kaupungin psykiatria. Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projektin tavoitteena on sovittaa kustannustehokaasti tietojärjestelmät ja infrastruktuuri tukemaan Turun kaupungin ja VSSHP:n Psykiatrian tulosalueen toimintaa. 3.3 Projektin tuotos Psykiatrin fuusion tiedon hallinnan projekti tulee tuottamaan yhdistyvälle psykiatrian erikoissairaanhoidolle toimivat ICT ratkaisut. Toimivat tietoliikenneverkot, palvelimet, levytilan- ja työasemienhallinta. Toimivat kuituyhteydet, LAN-kytkimet ja WLAN-tukiasemat. Palveleva HelpDesk. Toimiva taloushallinto ja raportointi VSSHP:n käytäntöjen mukaan. Koulutettu henkilöstö. Medbit toteuttaa koulutukset Uranus Potilastietojärjestelmään ja muihin VSSHP:n käyttämiin sovelluksiin. Medbit kouluttaa yksiköiden pääkäyttäjät, lääkärit, erityistyöntekijät ja sihteerit koulutussuunnitelman mukaan. Yksiköiden pääkäyttäjät kouluttavat muut hoitotyön ammattilaiset. Alueellinen kertomusintegraatio on käytössä. Liitännäisjärjestelmien integraatiot. Musti, Altti, Laboratorio, Kuvantaminen Työasemien siirron VSSHP:n käyttöympäristöön ja hallinta. Uudet työasemat ja muut atk-laitteet hankittu ja asennettu suunnitelman mukaan Fujitsun kanssa. 4 Projektin rajaukset Effectorin ja PSOP:n kilpailutus ei kuulu tähän projektiin vaan tehdään erillisenä projektina. Tässä projektissa ei huomioida Alueellinen kertomusintegraatiota, vaan se kuuluu Uranus MB-774 projektiin ja etenee Uranuksen käyttöönoton mukana. Vuokrasopimukseen kuuluvat tarvittavat kuituyhteydet rakennusten välillä sekä rakennusten sisällä tarvittavat laitetilat sekä valokuitu- ja kuparikaapeloinnin kerrosten, kytkentäkaappien ja huoneiden välillä. VSSHP maksaa muutostyöt tilojen käyttötarkoituksen muuttuessa. VSSHP maksaa verkkoihin liittyvät lisätyöt jotka eivät kuulu sopimukseen, MP

6 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 6 (18) 5 Projektin reunaehdot Turun kaupungin virallinen päätös fuusiosta pitää olla marraskuussa Turun toimipisteiden sijoituspaikat, nimet ja resurssit ja henkilöstö pitää olla tiedossa, jotta toimipisteet voidaan rakentaa Uranus potilastietojärjestelmään. Henkilöstön tarkat tiedot tulee olla tiedossa käyttöoikeuksien hallintaa sekä koulutusta varten. Pääosa koulutuksesta toteutetaan VDI yhteydellä. Tämä edellyttää, että Turun siirtyvä henkilöstö on viety VSSHP:n AD-järjestelmään. Yksiköiden tarkat sijoitustiedot ja niiden tuleva toiminta tulee toimittaa projektin käyttöön tietoliikenneverkkojen toiminnan takaamiseksi. Jos tietyssä rakennuksessa toimii sekä VSSHP:n että Turun kaupungin yksiköitä, Medbit ja Turun ITpalvelut sopivat yhteistyössä projektin (MB-558) aikana toimintamallit laitteiston, tilojen ja kaapeloinnin osalta niin, että molempien organisaatioiden palvelut ovat saatavilla ja erotettavissa toisistaan. Alueellinen kertomusintegraatio osio toimitetaan Uranus versioon, julkaisupäivä on Testaus on tehtävä viimeistään tammikuun aikana. Käyttöönotto tapahtuu normaalisti Uranuksen versionvaihdon yhteydessä erillisessä Uranus projektissa (MB-774). VSSHP hankkii työasemat, tulostimet, monitoimilaitteet, viivakoodinlukijat, skannerit, puhelimet ja ranneketulostimet. Työasemat oltava asennettavissa alkaen. Koulutusten mahdollistamiseksi pitää Turun kaupungin ATK-luokkaan pystyä rakentamaan rinnakkainen verkko VSSHP:n ympäristöön. Yhteydet toimittaa projektin (MB-558) aikana Medbit yhteistyössä Turun kaupungin IT-yksikön kanssa. VSSHP:n omien nykyisten toimipisteiden siirroista Turun kaupungin tiloihin tai muihin uusin osoitettaviin tiloihin, on näihin liittyvistä lisätöistä sovittava erikseen Medbitin kanssa. Siiroista aiheutuvat kulut maksaa Psykiatrina tulosalue. 6 Riippuvuudet MB-774, Uranus versio sisältää Alueellinen kertomusintegraatio osion, joka vaaditaan Pegaos tietojen katseluun. Turku toimittaa tarvittavat tiedot henkilöistä, verkoihin liittyvistä asioista ja siirrettävän datan yksilöimisestä oikeaan henkilöön.

7 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 7 (18) 7 Organisaatio Omistaja Timo Vähämurto, VSSHP Ohjaus ja linjaukset ict Tiedonhallinnan muutostiimi psykiatrian fuusiossa Pirkko Kortekangas, VSSHP Timo Vähämurto, VSSHP Heli Lähteenmäki, VSSHP Jari-Pekka Tuominen, VSSHP Jyrki Heikkilä, Turun kaupunki Marjaana Siirala, Turun kaupunki Helenius Tarja, Turun kaupunki Minna Salakoski, Turun kaupunki Antti Perälä, Turun kaupunki Tarja Rasi, Medbit Mervi Ruonamo, Medbit Hannu Järvinen, Medbit Ohjaus Tuotos ja toteutus Ohjausryhmä Medbit Projektiryhmä Yrjö Koivusalo, VSSHP Timo Vähämurto, VSSHP Tarja Rasi, Medbit Mervi Ruonamo, Medbit Petri Palmén, Medbit Hannu Järvinen, Medbit Terhi suvanne, Turun kaupunki, Mari Kaukomies, VSSHP Mikko Nieminen, VSSHP Reija Leinonen (ydintiimi), Medbit Petri Varjolampi (käyttöpalvelut), Medbit Hannu Ketola (IT-osasto) Turun kaupunki

8 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 8 (18) 7.1 Ohjausryhmä Tiedonhallinnan muutostiimi psykiatriassa Pirkko Kortekangas, VSSHP Heli Lähteenmäki, VSSHP Jari-Pekka Tuominen, VSSHP Timo Vähämurto, projektijohtaja VSSHP Jyrki Heikkilä, Turun kaupunki Marjaana Siirala, Turun kaupunki Tarja Helenius, Turun kaupunki Minna Salakoski, Turun kaupunki Antti Perälä, Turun kaupunki Tarja Rasi, palvelujohtaja Medbit Oy Mervi Ruonamo, palvelupäällikkö Medbit Oy Hannu Järvinen, projektipäällikkö Medbit Oy Projektin ohjausvastuu VSSHP:n osalta, Vastaa psykiatrian muutostarpeiden toteutumisesta Vastaa psykiatrian muutostarpeiden toteutumisesta Lakimies, Vastaa psykiatrian muutostarpeiden toteutumisesta Vastaa koko Psykiatrian fuusion projektista Asiantuntija Turun kaupungin osalta, vastaa Turun vaatimusten toteutumisesta Asiantuntija Turun kaupungin osalta, vastaa Turun vaatimusten toteutumisesta Asiantuntija Turun kaupungin osalta, vastaa Turun vaatimusten toteutumisesta Asiantuntija Turun kaupungin osalta, vastaa Turun vaatimusten toteutumisesta Lakimies, Turun kaupungin osalta, vastaa Turun vaatimusten toteutumisesta Vastaa ohjausryhmässä projektin ohjauksesta Medbitin toimintamallin mukaisesti Vastaa projektista Medbitin tuottaman palvelun mallin toteutumisesta 7.2 Ohjausryhmä, Medbit Yrjö Koivusalo, VSSHP Timo Vähämurto, projektijohtaja VSSHP Tarja Rasi, Medbit Mervi Ruonamo, Medbit Petri Palmén, Medbit Projektin omistaja, ohjausryhmän puheenjohtaja Vastaa koko Psykiatrian fuusion projektista Vastaa ohjausryhmässä projektin ohjauksesta Medbitin toimintamallin mukaisesti Vastaa projektista Medbitin tuottaman palvelun mallin toteutumisesta Medbitin tekninen asiantuntija Projektin ohjausryhmä päättää ja hyväksyy projektia koskevat asiat kunkin jäsenen oman toimivallan puitteissa. Projektin ohjausryhmän tehtävä on tukea projektipäällikköä ja ohjata projektin etenemistä sekä varmistaa projektin toimintaedellytykset. Projektin ohjausryhmä käynnistää projektin, hyväksyy projektisuunnitelman ja vaihetuotokset sekä lopputuloksen.

9 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 9 (18) 7.3 Projektiryhmä Hannu Järvinen, projektipäällikkö Medbit Oy Terhi Suvanne, Turun kaupunki Hyvinvointitoimiala erikoissairaanhoito Mari Kaukomies, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Mikko Nieminen, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Reija Leinonen, järjestelmäasiantuntija Medbit/ydintiimi Petri Varjolampi, järjestelmäasiantuntija Medbit/Käyttöpalvelut Hannu Ketola, IT-osasto, projektipäällikkö Turun kaupunki - Toimii projektin vetäjänä, ICTprojektin kokonaisvastuu - työn organisointi - vastaa Medbitin töistä - sidosryhmien koordinointi ja kommunikointi - ohjausryhmälle raportointi ja tiedottaminen Vastaa Pegasoksen toiminnallisuuksien selvittelystä ja toimintamalleista, osaltaan koulutuksesta Vastaa Uranuksen toiminnallisuuksien selvittelystä ja toimintamalleista, osaltaan koulutuksesta Vastaa Uranuksen toiminnallisuuksien selvittelystä ja toimintamalleista, osaltaan koulutuksesta Toimii Uranus asiantuntijana Asiantuntija: verkot, työasemat, migraatiot, VDI, ym. Tekninen asiantuntijasiantuntija Turun kaupungin osalta Projektin töiden suunnittelemisesta ja toteutuksesta vastaa projektiryhmä, joka koostuu asiantuntijoista. Projektiryhmän jäsenet osallistuvat projektin suunnitteluun oman vastuualueensa mukaan ja tekevät heille projektisuunnitelmassa nimettyjä tehtäviä ja osallistuvat projektikokouksiin säännöllisesti. Projektiryhmän tehtävä on tukea projektipäällikköjä he raportoivat viikoittain heidän vastuullaan olevien töiden etenemisestä ja käytetystä työajasta Medbitin projektipäällikkö Toimii koko projektin vetäjänä Valvoo omassa organisaatiossaan projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamista Vastaa tehtävien etenemisestä tavoitteiden mukaisesti omassa organisaatiossa Vastaa Medbitin vastuulla olevista hankinnoista ja käytännön järjestelyistä Vastaa Medbitin oman toiminnan muutosten toteutumisesta suunnitelman mukaisesti Laatii projektisuunnitelman yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Laatii tehtävien toimeksiannot, valvoo suoritusta ja hyväksyy lopputulokset Toimii projektiryhmän kokousten puheenjohtajana Suorittaa laatu-, aikataulu- ja kustannusseurantaa Laatii ja vastaa projektin tilanneraporteista yhdessä muiden projektipäälliköin kanssa Kutsuu koolle ohjausryhmän ja valmistelee ohjausryhmän kokoukset yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa, osallistuu ohjausryhmän kokouksiin esittelijänä. Valmistelee projektin päätökset yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Vastaa loppuraportin tuottamisesta ja kokoaa sen yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Hoitaa projektin sisäistä tiedottamista Vastaa projektin päätyttyä asiakastyytyväisyyskyselyn tekemisestä Medbitin käytännön mukaan

10 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 10 (18) Turun kaupunki projektipäällikkö Vastaa projektin käytännön johtamisesta Hannu Ketola Turun kaupungin puolella ja seuraa tehtävien etenemistä tavoitteiden mukaisesti. Valvoo omassa organisaatiossaan projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamista Vastaa tehtävien etenemisestä tavoitteiden mukaisesti omassa organisaatiossa Vastaa asiakkaan vastuulla olevista hankinnoista ja käytännön järjestelyistä Vastaa oman organisaationsa toiminnan muutosten toteutumisesta suunnitelman mukaisesti Laatii projektisuunnitelman yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Suorittaa laatu-, aikataulu- ja kustannusseurantaa omassa organisaatiossaan Laatii projektin tilanneraportit yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Osallistuu projektin ohjausryhmän kokouksiin esittelijänä ja valmistelee osaltaan projektin päätökset Kokoaa loppuraportin yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa Hoitaa projektin sisäistä tiedottamista omassa organisaatiossaan 7.4 Sidosryhmät Tässä projektissa on tunnistettu yhteyshenkilöitä ja sidosryhmiä, jotka ovat projektin vaikutuspiirissä. Heillä on aina intressi seurata projektin etenemistä ja on tarpeen tiedottaa heille projektin etenemisestä. Sidosryhmien yhteyshenkilöt ovat henkilöitä, joiden kanssa kommunikoidaan ja heidän tehtävänsä on välittää tietoa projektista sille taholle, joiden yhteyshenkilönä he toimivat. (Sidosryhmät Liite1) Projektipäällikkö vastaa sidosryhmä viestinnästä. Sisäiset sidosryhmät Konesalitiimi o Tietoliikenne verkot Päätelaitetiimi o Työasemat hankinnat Palvelintiimi o Tarvittavien tiedostojen siirto ja levytilat Palvelupiste o Mikroverkkotunnukset o VRK-kortit Ydintiimi o Uranuksen konfigurointi Sovellustuki o Uranus konfigurointi o Koulutus Talous- ja Tietovarastointi o Tilastointi o Talous Potilashoidon tukitiimi o Integraatiot Hallinnon ja logistiikan sovellukset

11 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 11 (18) o HR-järjestelmät Ulkoiset sidosryhmät Fujitsu o Työasema asennukset Turun kaupunki o Hyvinvointitoimiala o IT-osasto Turun psykiatrian käyttäjät 8 Toteutussuunnitelma 8.1 Toteutusvaiheet Tänään Alkaa to Nelj. 3, Projektin Valmisteluvaihe 2016 to pe Käyttöönotto to pe Toteutus pe pe Nelj. 1, 2017 Pro- jek- Valmis pe Projektin ohry to Projektin aloituspv Vaihe 1: Valmistelu ja suunnittelu Projektin määrittely Sopimusneuvottelut Toimitussopimus Projektisuunnitelma Turun kaupungin osalta Tietoliikenneverkon suunnittelu Sisäkytkentätöiden suunnittelu Uranus yksiköiden suunnittelu Käyttöoikeuksien suunnittelu Uranus Profiilien suunnittelu Koulutussuunnittelu Uranus ja Pegasos toimintojen kuvaus Prosessikuvaukset Uranus ja Pegasos järjestelmistä Työasemien ja oheislaitteiden hankinnan suunnittelu Turunmaan sairaalan osalta

12 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 12 (18) Uranus yksiköiden suunnittelu Uranus Profiilien suunnittelu Vaiheen lopputulokset: Keskeisten toimintojen suunnittelu aloitettu. Kuvataan Uranuksen ja Pegasoksen eroavuudet ja tehdään keskeisistä prosesseista kuvaukset. Näiden perusteella aloitetaan koulutussuunnitelman koostaminen. Saatu tarvittavat tiedot liittyen Toimipisteisiin, toimintoihin ja henkilöstöön liittyen. Tietoliikenneverkkojen ja sisäkytkentätöiden suunnittelu aloitettu. Kartoitettu muutostarpeet Uranuksen näkökulmasta uusiin siirtyviin toimipisteisiin. Työasemien esittely Turun kaupungille ja tarpeiden määrittely. Turunmaan osalta aloitettu suunnittelu. Vaiheen lopputulosten hyväksymiskriteerit ja hyväksyjätaho: Katselmoidun projektisuunnitelman hyväksyy projektin ohjausryhmä. Toimitussopimuksen hyväksyvät allekirjoitusoikeudet omaavat asiakkaan ja toimittajan edustaja. Uranus ja Pegasos toimintojen kuvaus ja Prosessikuvaukset Uranus ja Pegasos järjestelmistä Dokumentit toimitettu Tiedonhallinnan muutostiimille ja Työvaliokunnalle. Koulutussuunnitelma toimitettu Tiedonhallinnan muutostiimille ja Työvaliokunnalle. Ohjausryhmä hyväksynyt koulutussuunnitelman ja verkkosuunnitelman. Seuraavat dokumentit tuotetaan tässä vaiheessa: Projektisuunnitelma versio 1.0 Toimitussopimus Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti koulutussuunnitelma Psykiatrian uusi tulostin Psykiatrian uusi työasema Kaupunginsairaala kuituverkko Tietoliikennekuvaus Konsultaatiot (prosessikuvaus) Lähetteen kulku (prosessikuvaus) Näkyvyys nyt ja jälkeen (prosessikuvaus) Päivystyspotilas ennen ja jälkeen (prosessikuvaus) Yhteiset toimintakuvaukset suunnittelu 1 (toimintojen kuvaus Uranus/Pegasos) Yhteiset toimintakuvaukset suunnittelu 2 (toimintojen kuvaus Uranus/Pegasos) Yhteiset toimintakuvaukset suunnittelu 3 (toimintojen kuvaus Uranus/Pegasos) Yhteiset toimintakuvaukset suunnittelu 4 (toimintojen kuvaus Uranus/Pegasos) Yhteiset toimintakuvaukset suunnittelu 5 (toimintojen kuvaus Uranus/Pegasos) vaiheen aloitus: vaiheen lopetus: vaiheen työmäärä: toteuma:15 htp suunnitelma: 14 htp toteuma projektinhallinta: 42htp suunnitelma vaiheen kustannukset: Vaihe 2: Toteutus

13 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 13 (18) Muutostyöt Turun kaupungin osalta Tietoliikenneverkkotyöt Sisäkytkentätyöt Uranus yksiköiden perustaminen ja konfigurointi Käyttöoikeudet ja VRK korttien toimitus Työasemien hankinta ja asennus Verkkojen testaus Työasemien testaus Koulutus Käyttöönotto Käyttöönoton jälkeinen käyttötuki Turunmaan sairaalan osalta Uranus yksiköiden perustaminen ja konfigurointi Vaiheen lopputulokset: Tietoliikenneverkko konfiguroitu. Turun kaupungin Toimipisteet perustettu ja niihin liittyvät muut Oberoniin liittyvät työt tehty. Turun käyttäjille luotu mikroverkkotunnukset ja VRK-kortit aktivoitu VSSHP:n ympäristöön. Työasemat tilattu ja Fujitsu asentanut työasemat. Turunmaan toimipisteet konfiguroitu VSSHP:n ympäristöön. Tietoliikenne verkkojen toimivuus testattu toimiviksi. Pääkäyttäjät ja käyttäjät on koulutettu. Työasemat jaettu toimipisteisiin. Käytön jälkeinen tuki on käytettävissä Turun psykiatrian yksiköissä. Vaiheen lopputulosten hyväksymiskriteerit ja hyväksyjätaho: Tiedonhallinnan muutostiimi ja Ohjausryhmä hyväksyy Testaussuunnitelman ja -raportin. Seuraavat dokumentit tuotetaan tässä vaiheessa: Verkkon testaussuunnitelma Verkon testausraportti Työasemien testaussuunnitelma Työasemien testausraportti vaiheen aloitus: vaiheen lopetus: vaiheen työmäärä: toteuma:5htp suunnitelma: 60htp projektin hallinta suunnitelma: 60htp vaiheen kustannukset: Vaihe 3: Projektin päättäminen Projektin lopetukseen liittyvät tehtävät Vaiheen lopputulokset: Analysoidaan projektin tuotos ja tehdään tarvittavat muutostyöt. Vaiheen lopputulosten hyväksymiskriteerit ja hyväksyjätaho: Tiedonhallinnan muutostiimi ja Ohjausryhmä hyväksyvät loppuraportin ja antavat luvan päättää projekti.

14 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 14 (18) Seuraavat dokumentit tuotetaan tässä vaiheessa: Projektin loppuraportti vaiheen aloitus: vaiheen lopetus: vaiheen työmäärä: suunnitelma: 9htp Projektin hallinta 45 htp vaiheen kustannukset: Resurssisuunnitelma Projektipäälliköt: Hannu Järvinen, Projektipäällikkö/Medbit Hannu Ketola, Projektipäällikkö, Turun kaupungin IT-yksikkö Medbit asiantuntijat: Mikko Koivunen, verkkojen suunnittelu Petri Varjolampi, verkkoasiantuntija Santeri Hallikainen, verkkoasiantuntija Tarmo Tuomi, Uranus asiantuntija Leena Välimäki, Uranus asiantuntija Teija Kuparinen, Uranus käyttöoikeudet asiantuntija Susanna Ranta, VSSHP:n psykiatrian sovellustuki Tiina Kaski, VSSHP:n psykiatrian sovellustuki Tiina Lempiäinen, Oberon muutokset Magnus Blomqvist, Oberon muutokset Kristiina Knuts, Oberon muutokset Tarja Rounamo, Uranus kouluttaja Sirpa Suikkanen, Uranus kouluttaja Sanna Mäki, Palvelupiste, käyttöoikeudet Outi Ketola, Palvelupiste, käyttöoikeudet Kaj-Markus Rantala, päätelaitetiimi, työasemat ja oheislaitteet Liisa Nordman, integraatiot Sami Lehto, potilashoidon tuki Tarvittaessa henkilöitä Talous- ja tietovarastointi -tiimistä, Hallinnon ja logistiikan sovellukset -tiimistä VSSHP asiantuntijat: Mikko Nieminen, Uranus toimintojen kuvaus ja koulutus Mari, Kaukomies, Uranus toimintojen kuvaus ja koulutus Turun kaupungin asiantuntija: Terhi Suvanne, Pegasos toimintojen kuvaus Fujitsun asiantuntijat: Marja-Leena Kontio, työasemahankinnan suunnittelu Sari Knuutila, työasemahankinnan suunnittelu Nicklas Arvela, työasemahankinnan suunnittelu ja toteutus

15 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 15 (18) 8.3 Aikataulu Vaihe 1: Valmistelu ja Suunnittelu Vaihe 2: Projektin toteutus Vaihe 3: Projektin päättäminen Riskien hallinta Projektissa käytetään Medbitin sovittua käytäntöä. Projektipäällikkö on vastuussa riskien kartoituksesta ja projektin riskienhallinnasta. Riskienhallinnassa tunnistetaan mahdolliset riskit ja arvioidaan niiden vaikuttavuus ja todennäköisyys asteikolla 1-5, joiden perusteella saadaan riski-indeksi. Riskienhallintaan kuuluu myös ennakolta varautuminen ja seurausten kartoitus, jokaisella riskille osoitetaan vastuuhenkilö, jolla on velvollisuus ennakolta suunnitella hänelle osoitettujen riskien minimointia. Projektin alussa tehdään ensimmäinen versio projektin riskilistasta, joka on projektisuunnitelman liitteenä (Liite2). Projektipäällikkö seuraa projektin riskien tilanne ja trendiä ja ne tarkistetaan ja päivitetään projektitiimin ja ohjausryhmän kokouksissa. 10 Projektin muutoksenhallinta Medbitin Projektipäällikkö on vastuussa projektin muutoshallinnasta. Muutospyyntö toimitetaan kirjallisena ja se voi tulla joko asiakkaalta, toimittajalta tai projektin sidosryhmältä, tai se voidaan tunnistaa projektin sisäisesti. Projektipäällikkö on vastuussa muutoksen analysoimisesta yhdessä asiantuntijoiden kanssa ja tuottaa muutospyynnöstä työmäärän ja kustannusarvion. Kaikki muutospyynnöt käsitellään projektin ohjausryhmässä, jossa ne hyväksytään tai hylätään perustuen sen aiheuttamaan kustannukseen ja aikatauluun.

16 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 16 (18) 11 Kustannussuunnitelma 11.1 Projektin kustannusarvio Medbit työ laskutetaan toteutuneen mukaan ja on arvioitu seuraavasti: Tehtävä Tiimi/Henkilö htpv à hinta hinta sis. mm projektin suunnittelun, Projektipäällikkö (ICT:n osuus) , seurannan ja rapor- toinnin sekä kustannusseurannan ja muut hallintaan liittyvät työt 1102,5h 12 htp/kk pääkäyttäjäkoulutus: sis. koulutussuunnittelun ja Sovellustuki/Tarja Rounamo 14 62, toteutuksen Käyttöoikeuksien hallinta: käyttäjätunnusten luonti 350:lle käyttäjälle Oberon muutostyöt (organisaatiorakenne, resurssit, varauspohjat Tekniset työt (oletus Uranus): Levytila, Tietoliikenneverkot, Työasemahallinta Puhelinjärjestelmät, ym. Järjestelmäasiantuntija ja sovellusasiantuntija Ydintiimi/Järjestelmäasiantuntija Sovellustuki/sovellusasiantuntija 20 62, , Käyttöpalvelut/ Järjestelmäasiantuntija 10 62, Tietovarastointi, ja tilastointi: Talous- ja tietovarastoin- 5 62, mm raportit, ym. ti/järjestelmäasiantuntija Taloushallinnon järjestelmäti/järjestelmäasiantuntija Talous- ja tietovarastoin- 5 62, Yleishallinnon järjestelmät: Hallinnon- ja logistiikansovelluk- 5 62, HR järjestelmät set/järjestelmäasiantuntija Muut hoidon järjestelmät Järjestelmäasiantuntija 5 62, yht Kustannusseuranta Projektin kustannukset raportoidaan ja seurataan ohjausryhmän kokouksissa Medbitin käytäntöjen mukaisesti. Medbitin projektipäällikkö on vastuussa kustannusten raportoimisesta ja niiden oikeellisuudesta.

17 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 17 (18) 12 Ohjaussuunnitelma 12.1 Kokouskäytännöt Projektin kokoukset ovat projektiryhmän kokouksia, rajatun työryhmän työkokouksia tai projektin ohjausryhmän kokouksia. Projektiryhmä kokoontuu viikoittain ja sen kutsuu koolle Medbitin projektipäällikkö, Kokouksien puheenjohtajan ja sihteerinä toimi Medbitin projektipäällikkö. Projektiryhmän kokouksista tehdään muistio. Projektin työkokouksiin ottavat osaa vain kyseisen tehtävän parissa työskentelevät. Kokoukset pidetään työn vaatimalla aikataululla. Ohjausryhmä kokoontuu projektin aikana sovittaessa. Ohjausryhmän kutsuu koolle Medbitin projektipäällikkö. Ohjausryhmän on tarpeen kokoontua ainakin projektina alussa, vaihetuotteiden hyväksymiseksi projektin aikana sekä projektin lopuksi projektin päättämiseksi. Muut ohjausryhmän kokoukset sovitaan tarvittaessa. Projektipäälliköt valmistelevat yhdessä johtoryhmän esityslistan ja kokousmateriaalin sekä toimittavat ne osallistujille hyvissä ajoin ennen kokousta. Ohjausryhmän kokouksesta tehdään pöytäkirja. Kokousmuistiot ja muut kokousmateriaalit säilytetään projektin työalueella, joka sijaitsee Medbitin hallinnoimalla palvelimella, työalue on yhdistetty Medbitin projektien seurantajärjestelmään Tiedottaminen ja viestintä Projektiorganisaatio käyttää viestintään sähköpostia, puhelinta ja projektin työtilaa. Projektin etenemisestä viestitään sidosryhmille, projektin ohjausryhmälle sekä tarvittavin osin projektin kaikille toimijoille. Medbitin projektipäällikkö vastaa sidosryhmäviestinnästä. Projektista tehdään viestintäsuunnitelma( Liite1) 12.3 Valvonta ja raportointi Ohjausryhmä luo edellytykset projektin toiminnalle ja valvoo projektin etenemistä siten, että se saavuttaa sille projektisuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Projektipäälliköt raportoivat projektin ohjausryhmälle projektin aikataulua, sisältöä ja kustannuksia koskevia asioita vähintään kerran kuukaudessa esimerkiksi ohjausryhmän kokouksissa. Projektipäälliköt toimittavat johtoryhmälle ennen ohjausryhmän kokouksia projektin tilanneraportin, jonka sisältö on seuraava: Projektin tilanneyhteenveto Seuraavat tehtävät/vaiheet Projektin kustannukset Projektin aikataulu Projektin riskikartoitus muut tarvittavat asiat esim. projektin avoimet asiat jotka pitää huomioida. Projektipäälliköt seuraavat projektin edistymistä valvomalla projektin tehtävien toteutusta aikataulussa sekä projektiin käytettävää työmäärää vertaamalla sitä suunnitteluun. Projektin etenemistä seurataan projektin projektikokouksissa viikoittain.

18 MB-558 Psykiatrian fuusion tiedon hallinnan projekti 18 (18) 12.4 Mittaus ja seuranta Laadun varmistus toteutetaan noudattamalla tässä projektisuunnitelmassa kuvattua Medbitin projektimallia. Projektin etenemistä mitataan vertaamalla toteutumaa suunniteltuun mm aikataulun, työmäärän ja kustannusten osalta. Projektin onnistumisen mittareina käytetään projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamista, aikataulussa pysymistä, kustannusten hallintaa ja asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksi, joka tehdään projektin päätyttyä ohjaus-, projekti- ja asiantuntijaryhmälle. 13 Projektin päättäminen 13.1 Hyväksymissuunnitelma ja kriteerit Projekti voidaan päättää kun kaikki projektisuunnitelmassa sovitut tehtävät on saatu valmiiksi ja projektin vaiheiden lopputulokset on ohjausryhmä hyväksynyt Projektin päättämissuunnitelma Projektipäälliköt esittävät projektin loppuraportin projektin johtoryhmälle, joka hyväksyy loppuraportissa esitetyt tulokset ja antaa luvan päättä projektin. Projektin päättämisestä tulee olla merkintä ohjausryhmän pöytäkirjassa. Projektin päätyttyä tulee siinä kertynyt dokumentaatio siirtää palvelutuotannolle ja tehdä Medbitissä sovitut projektin päättämiseen liittyvät työt. Medbitin projektipäällikkö vastaa Medbitin sovitun käytännön mukaan asiakastyytyväisyyskyselyn lähettämisestä asiakkaalle ja muille sovituille ryhmille.