Kumppanuus Monitilaympäristö

Transkriptio

1 Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti Erikoisnumero 2012 Tilatiedot Toimitila-asiantuntija Kumppanuus Monitilaympäristö Strateginen toimitilajohtaminen Lisäarvo Konseptointi Asiantuntijapalvelut Muuntojoustavuus Toimitilastrategia Teemana CREM > Mitä CREM tarkoittaa Senaatti-kiinteistöille ja sen asiakkaille? s. 10 > Paketoidut asiantuntijapalvelut tukevat muutoksessa s. 15 > CREM käytännössä: Trafi s. 18, Suomen Akatemia s. 22

2 Tavoitteena joustavat ja ketterät työympäristöt 4 13 Tietoa tilajohtamisen avuksi 15 Asiantuntijapalvelut muutoksen tukena 27 sisältö Senaatti-kiinteistöjen Kaj Hedvall ja Aulis Kohvakka kirkastavat pelisääntöjä. Trafi kehittää liikenneturvallisuutta modernissa ympäristössä. Suomen Akatemiassa on avaruutta ajatella. 2 kontrahti crem

3 Raimo Sailas: Talous seilaa sumussa. CREM ja Yritysmaailma 4 Termin avaus 7 Senaatti-kiinteistöt 10 Tilajohtaminen 13 Asiantuntijapalvelut 15 Käytäntö: Trafi 18 Suomen Akatemia 22 Oikeushallinnon toimitilaja työympäristökonsepti 24 Toimintaympäristö 27 Kansainvälinen ympäristö 30 Tulevaisuuden tilat 32 kontrahti Kontrahti on Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti, joka ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Seuraava lehti ilmestyy maaliskuussa Tilaukset ja osoitteenmuutokset: katri.tulander@senaatti.fi Päätoimittaja: Outi Tarkka Puhelin Toimituskunta: Jari Auer, Marjatta Erwe, Karl Gädda, Tuomo Hahl, Kaj Hedvall, Petri Porkka ja Satu Simpanen-Ahlgren. Toimitus: Legendium Oy, puhelin Toimituspäällikkö: Marjo Tiirikka Ulkoasu: Markku Jokinen Repro: Faktor Oy Paino: Libris Oy Paperi: Galerie Art Silk 115/150 g/m 2 Senaatti-kiinteistöt, Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, Helsinki Valtakunnallinen vaihde fax Sähköpostiosoitteemme: etunimi.sukunimi@senaatti.fi Senaatti-kiinteistöt on liikelaitos, joka valtion sisäisenä toimitila-asiantuntijana tuottaa ja tarjoaa tiloja ja niihin liittyviä palveluja ensisijaisesti valtionhallinnolle. Toiminta perustuu yhteiskuntavastuulliseen liiketoimintaan, hyvään palveluun, pitkäaikaisiin asiakkuuksiin ja kumppanuuteen. Toimitilojen vuokraus, investoinnit sekä kiinteistöjen ja palvelujen kehittäminen muodostavat liiketoiminnan perustan. pääkirjoitus Yhteistyötä ylläpitäen ja rakentaen Sisältöilmaisultaan monivivahteinen otsikko viittaa vuoden 2011 alussa voimaan tulleeseen lainmuutokseen, joka määritteli Senaatti-kiinteistöjen aseman valtion in-house-yksikkönä. Muutos vahvistaa rooliamme toimia valtion keskitettynä toimitila-asiantuntijaorganisaationa. Toimialamme terminologiassa toimitilaorganisaatiota, joka palvelee sitä konsernia, johon se itsekin kuuluu, kutsutaan CREM-yksiköksi (corporate real estate). CREM-organisaation keskeiseen palveluideologiaan kuuluu, että se hakee kaikessa tekemisessään asiakkaidensa kanssa konsernin yhteistä hyvää. CREM-yksikkö voi toimia organisaatiomalliltaan erillisenä yhtiönä, tulosyksikkönä tai vastaavana, mutta toimintamallinsa ja hinnoitteluperiaatteensa se hakee markkinoilta. Näin varmistetaan tilavaihtoehtojen vertailukelpoisuus ja pidetään oikea määrä terveesti hinnoiteltuja tiloja käytössä. Ilmainen tai alihinnoiteltu resurssi johtaa aina tuhlaukseen, mutta myös alimitoitettuun ylläpitoon ja peruskorjausvelkaan. Yhteinen konsernin kannalta paras ratkaisu löytyy, kun kaikki osapuolet siihen yksissä tuumin pyrkivät. On kuitenkin helpompaa sanoa, että ollaan samalla puolella pöytää tai yhteisessä veneessä kuin toteuttaa sitä käytännössä. Olemme tästä Senaattikiinteistöissä syvästi tietoisia. Nyt valtioiden velkakriisin painaessa päälle ja talouden mittarien heikentyessä joutuu yhteisten, parhaiden ratkaisujen toteuttaminen tosi testiin. Edessä olevat säästötoimet ja rakenteelliset ratkaisut heijastuvat myös tilankäyttöön. Joudumme yhdessä hakemaan pelisääntöjä muun muassa tilatehokkuutta parantaviin hankkeisiin, vuokrasopimusten purkuun, muuttoihin ja kiinteistöjen alaskirjauksiin. Näihin tekemisiin olemme valmentaneet henkilökuntaamme. Olemme tietoisia, että yhteisen ymmärryksen luominen asiakkaiden ja meidän välille tässä uudessa tilanteessa edellyttää tiivistä tiedonvaihtoa, mutta ennen kaikkea onnistuneita tekoja. Kenttätyössä ja yhteisissä tapaamisissa haluamme korostaa ratkaisuhakuisuutta, jossa yhteinen luovuus ja ideat varmistaisivat parhaan win-wintuloksen veronmaksaja mukaan lukien. Tämä Kontrahdin erikoisnumero on tehty antamaan esimerkkejä onnistuneista yhteisistä hankkeista sekä lisäämään tietoa siitä tahtotilasta, johon uudessa in-house-asemassamme valtion toimitila-asiantuntijana pyrimme. Aulis Kohvakka toimitusjohtaja kontrahti crem 3

4 Tavoitteena joustavat ja ketterät työympäristöt Elisan toimitilapalveluiden (CREM) tavoitteena on tuoda joustavuutta yrityksen omiin vuokrasopimuksiin, rakennusteknisiin muutostarpeisiin ja ostettaviin tilasidonnaisiin palveluihin. CREM (Corporate Real Estate Management) on myös kiinteä osa Elisan liiketoiminnan kehittämistä. Teksti Olli Manninen Kuvat Hanna Linnakko» Elisan CREM-toimintamalli perus tuu kolmeen pääkohtaan: tilojen omistamiseen, palveluiden johtamis tapaan sekä tilojen käyttöön ja käytettävyyteen», kertoo Elisan toimitilapalvelujen johtaja Jari Salo. Toimitilojen osalta Elisa on muuttunut kiinteistöjen omistajasta tilojen vuokraajaksi. Palveluista Elisa ostaa ulkopuolelta kaiken toimitiloihin liittyvän osaamisen lukuunottamatta kolmesta henkilöstä koostuvaa toimitilajohtoa. Työympäristön kehittämisessä Elisa on omaksunut monitilaympäristö-konseptin, jota voidaan mukauttaa jatkuvasti yrityksessä ja liiketoimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin.»joustavuus on keskeinen tavoite kiinteistö- ja toimitilapalveluita kehitettäessä, sillä yritysten ja toimialojen muutokset ovat nykyisin hyvin nopeita, ja niihin on pystyttävä vastaamaan yhtä ripeästi. Joustavuuden merkitys korostuu, kun yritysten organisaatiorakenteet, toimintatavat ja henkilömäärät muuttuvat ja niiden myötä myös tilatarpeet», Salo sanoo. Kotipesä muuntuu työnteon vaatimusten mukaan Elisassa neljä vuotta sitten aloitettu monitilaympäristön sisäänajo on edennyt suotuisasti tilojen käyttäjien kanssa tehdyn kehittämistyön ansiosta. Elisan 4 kontrahti crem

5 miten crem toimii yritysmaailmassa? CREM (Corporate Real Estate Management) on strategista ja kokonaisvaltaista yritysten ja yhteisöjen toimitilojen, tilankäytön ja lisäpalvelujen johtamista. Epämuodolliset kohtaamistilat lisäävät tiedon tehokkaampaa jakamista. on saada koko henkilöstö alusta alkaen mukaan muutosprosessiin.»työympäristöjen kehittäminen onnistuu, kun käyttäjäorganisaation toiminnat ja prosessit tunnetaan hyvin ja käyttäjät saadaan mukaan projektiin. Nämä muutosagentit ovat tärkeässä asemassa viestimään eteenpäin uudesta tavasta toimia ja varmistavat myös osaltaan, että muutokset viedään käytäntöön», Salo sanoo. Työympäristön kolme ulottuvuutta Salon mukaan useissa yrityksissä työympäristö ymmärretään edelleen vain fyysisenä tilana.»joissakin yrityksissä pohditaan jo fyysisen ja virtuaalisen työympäristön muodostamaa kokonaisuutta, vaikka todellisuudessa työympäristön psykososiaalinen ulottuvuus usein ratkaisee, saadaanko työympäristöstä kaikki haluttu hyöty irti.» Työympäristön psykososiaalisia tekijöitä ovat esimerkiksi yhteisiin tavoitteisiin ja arvoihin liittyvät kysymykset sekä työn palautteeseen, muutokseen tai stressiin liittyvät asiat.»on myös hyvä pohtia työn turvallisuuteen, luottamukseen, hyvinvointiin ja rauhaan vaikuttavia tekijöitä.» Salon mukaan työympäristön kehittäminen edellyttää toimitilapalvelujen, ICT infra-palveluiden, HR:n yhteistyötä ja viestinnän tukea.»olennainen rooli työympäristömme kehittämisessä on myös Elisan asiakkailla. Ratkomme asiakkaidemme haasteita ja muokkaamme samalla omaa toimin- monitilaympäristö,»kotipesä», muuntuu joustavasti ja ketterästi uusiin ja erilaisiin työnteon vaatimuksiin.»sadan ihmisen muutto saman kampuksen sisällä kestää noin pari tuntia. Yksittäisten tiimien tai henkilöiden muutto mitataan minuuteissa», Salo sanoo. Elisan monitilaympäristö tarjoaa nykyisellään joustavasti tiloja erilaisiin työnteon tilanteisiin. Työtiloja voidaan jatkuvasti muokata lisääntyvän ryhmä- ja projektityön tarpeisiin, mikä vahvistaa samalla liiketoiminnan innovointia. Epämuodolliset kohtaamistilat lisäävät tiedon tehokkaampaa jakamista ja vähentävät turhia kokouksia. Yksilöiden ja ryhmien välisiin neuvotteluihin ja etäneuvotteluihin on luotu omat tilansa, unohtamatta keskittymistä vaativaa yksilötyötä. Salon mukaan menestyksekkään työympäristöstrategian edellytyksenä»haluan rohkaista Senaattikiinteistöjä haastamaan Elisan kaltaiset yhteistyökumppaninsa mukaan työympäristöjen muutoshankkeisiin», Jari Salo sanoo. kontrahti crem 5

6 takulttuuriamme. Joustavan vuorovaikutuksen avulla autamme asiakkaitamme ja samalla itseämme ajantasaisen, tehokkaan ja ketterän työympäristön luomisessa.» Elisan Kaarlenkadun uusi monitilaympäristö tarjoaa joustavat mahdollisuudet tiimien väliseen vuorovaikutukseen sekä erilaisiin työnteon tilanteisiin. Elisalaisten lisäksi Kaarlenkadulla työskentelevät Elisan tytär- ja osakkuusyhtiöiden Elisa Linksin, Appelsiinin ja Videran työntekijät. Johdon tuki ja yhteistyö ratkaisevaa Työympäristön kehittämisellä on Elisassa vahva johdon tuki. Muutosten vaikutuksia mitataan säännöllisesti Elisa-tasoisella tuloskortilla. Henkilöstön työtyytyväisyys testataan neljä kertaa vuodessa. Samalla saadaan myös palautteet tilojen ja ICTtyökalujen toimivuudesta. Hän kannustaa Senaatti-kiinteistöjen kaltaista asiantuntijaorganisaatiota tiiviimpään yhteistyöhön valtion ICT-palveluiden ja käyttäjien HR-osastojen kanssa.»näin syntyisi vahva työympäristöjen kehittämisvoima. Tulette hämmästymään, kun yhteistyö alkaa toimia. Tilojen käyttäjäorganisaatioiden toiminnan kehittymisen lisäksi syntyy todella merkittäviä tilakustannussäästöjä», Salo sanoo. Salo innostaa Senaatti-kiinteistöjä haastamaan Elisan kaltaiset yhteistyökumppaninsa mukaan työympäristöjen muutoshankkeisiin.»meillä on Elisassa jo monen vuoden kokemus liikkuvan työn ratkaisujen ja oman työympäristön kehittämisestä. Autamme mielellämme, ja olemme valmiita jakamaan kokemuksiamme omista hyviksi havaituista käytännöistä», Salo lupaa. 6 kontrahti crem

7 CREM luo lisäarvoa organisaation ydintoiminnalle CREM laajentaa kiinteistöjohtamisen näkökulmaa kustannussäästöistä organisaation ydintoimintaa tukeviin tilaratkaisuihin ja tilankäyttöön liittyviin palveluihin. Teksti Pirjo Kupila Kuvat Matti Immonen Shutterstock Mikään liiketoiminta ei pärjää ilman tiloja. Jopa torikauppias tarvitsee vettä ja sähköä tai ainakin maaläntin toiminnalleen. Tässä CREM-yksiköt tulevat apuun tarjoamalla toimintaedellytykset yrityksille ja yhteisöille. CREMissä (Corporate Real Estate Management) eli strategisessa kiinteistöjohtamisessa toimitilat ja niiden käyttö nähdään organisaation keskeisinä resursseina ja niitä pyritään johtamaan niin, että ne tuottavat lisäarvoa yrityksen tai yhteisön ydintoiminnalle. Tekniikan tohtori Anna-Liisa Sarasojaa (ent. Lindholm) kiehtovat CREMissä monipuolisuus ja isot kokonaisuudet.»cremissä toimitiloja ja niiden käyttöä arvioidaan monesta näkökulmasta. Kiinteistöalan tehtävistä CREMissä yhdistyvät tekniikka, talous, ihmiset ja juridiikka. Ne kaikki pitää hallita ja niiden välille on löydettävä tasapaino», hän perustelee. Aalto-yliopistossa opettavana tutkijana työskentelevä Sarasoja on yksi maailman paristakymmenestä CREM-tutkijasta. Hän väitteli kiinteistöjohtamisen lisäarvon tunnistamisesta ja mittaamisesta vuonna Väitöstyö oli ensimmäisiä tutkimuksia, jossa kiinteistöjohtamista lähestyttiin kokonaisuutena ja mallinnettiin sen hyötyjä organisaatioille. Sarasojan mukaan lisäarvo tarkoittaa jotain ylimääräistä, perustason ylittävää hyötyä yrityksen tai yhteisön ydintoiminnalle. Anna-Liisa Sarasoja sanoo, että CREMyksikön tehtävänä on tuottaa yrityksen tai yhteisön ydintoimintaa tukevia tiloja ja niihin liittyviä palveluja. Näitä ekstrahyötyjä tuottavia lisäarvotoimintoja ja -ratkaisuja Sarasoja kutsuu kiinteistöjohtamisen menestystekijöiksi. Niitä ovat muun muas sa toimitilojen sijaintiin, omistamiseen, suunnitteluun, tilaratkaisuihin, sisäympäristöön ja ylläpitoon liittyvät valinnat ja taloudelliset ratkaisut. Kiinteistöjohtamisen lisäarvotoiminnoilla vähennetään muun muassa toimitilakustannuksia, lisätään työn tehokkuutta, kiinteistöjen ympäristötehokkuutta, edistetään innovatiivisuutta, joustavuutta ja työhyvinvointia. kontrahti crem 7

8 Vaikutukset näkyvät tuottavuuden ja toiminnan kasvuna sekä laadukkaampina palveluina. Ympäristötehokkuudesta realiteetti Sarasojan lisäarvomalli perustuu empiiriseen dataan. Hän tutustui väitöskirjaansa varten lähes 40 yrityksen kiinteistöstrategiaan ja haastatteli kiinteistöjohtajia ympäri maailmaa. Vielä 2000-luvun puolivälissä ympäristötehokkuudesta ei puhuttu niin voimallisesti, että se olisi päätynyt mukaan Sarasojan malliin. Nyt ympäristötehokkuus on jo kiinteistöjohtamisen realiteetti eikä mikään tuulen huuhtoma trendi.»ympäristötehokkuus on kiitollinen lisäarvokanava, koska sitä voidaan mitata helpommin kuin esimerkiksi uusien työympäristö- ja tilaratkaisujen vaikutusta työn tuottavuuteen. Lisäksi kiinteistöjohtamisella voidaan vaikuttaa merkittävästi yritysten hiilijälkeen», Sarasoja selittää.»toimistotaloissa toimitilojen ympäristövaikutus voi olla prosenttia koko yrityksen ympäristövaikutuksista. Tutkimusten mukaan jo pienet käyttötottumusten muutokset kiinteistöissä vähen- tävät organisaation hiilidioksidipäästöjä kolmanneksella», hän jatkaa. Ympäristötehokkuuden lisääminen hyödyttää organisaatiota monella tapaa: kiinteistön ylläpitokulut pienenevät ja yrityksen imago paranee työntekijöiden ja sidosryhmien keskuudessa. Säästötoimenpiteiden vaikutuksesta jopa kiinteistön sisäilman laatu voi parantua, mikä puolestaan lisää työn tehokkuutta.»isot kansainväliset yritykset osaavat vaatia toimitiloilleen ympäristöluokituksia ja -sertifikaatteja. Moni yritys on jo ilmoit tanut, etteivät ne sijoitu muihin kuin Leed- tai Breeam-sertifioituihin rakennuksiin», Sarasoja sanoo. Mittaamisen tuskaa Sarasojaa harmittaa se, että kiinteistöjohtamisessa tyydytään vieläkin usein pelkkään kustannusjahtiin.»kiinteistökustannusten osuus ison yrityksen toiminnasta on korkeintaan viisi prosenttia. Jos siitä nipistetään puoli prosenttia, niin se ei vaikuta juuri mitään. Yksikään organisaatio ei ole olemassa vain sitä varten, että se säästää kaikessa missä voi. Ylenmääräisellä kustannusten Tekniikan tohtori Anna-Liisa Saras ojan mukaan CREM voi julkisella sektorilla tarkoittaa runsaampia palveluja asiakkaille, puhtaampaa ympäristöä ja ylipäätään parempaa yhteiskuntaa. jahtaamisella eliminoidaan muut kiinteistöjohtamisen hyödyt», hän muistuttaa. Sarasojan mukaan kiinteistöjohtamisen ongelma on se, että toimitilojen osuutta yrityksen tai yhteisön toimintaan on vaikea osoittaa.»miten osoitetaan yrityksen imagoa tukevien toimitilojen vaikutus myyntiin tai työympäristöuudistuksen vaikutus yrityksen uuteen tuote- tai palveluinnovaatioon?»»monet toimitiloihin liittyvät uudistukset joudutaan myymään ylimmälle johdolle kustannussäästöjen avulla, kun muitakaan mittareita ei ole», hän jatkaa. Tästä hyvä esimerkki on työympäristön muutos koppikonttorista monitilaympäristöksi. Sitä perustellaan usein johdolle tilankäytön tehostamisesta syntyvillä kustannussäästöillä, vaikka perimmäisenä tavoitteena olisi parantaa työn tehokkuutta ja tukea innovaatioiden syntyä työyhteisössä. 8 kontrahti crem

9 Pääoman arvon kasvattaminen on relevantti lisäarvo silloin, kun yritys omistaa toimitilat itse. Kiinteistöön sitoutuneista pääomista on huolehdittava. Suomessa 60 prosenttia yrityksistä omistaa toimitilansa, kun käyttäjäomistajien osuus USA:ssa on vain 30 prosenttia.»suomen maaseutu on riski kiinteistösijoittajalle, kun taas kaikki pääkaupunkiseudun toimistotalot voisivat periaatteessa olla sijoittajien omistuksessa», Sarasoja toteaa. Kulukuri kangistaa Sarasojan mukaan kiinteistöjohtamisen asiantuntijuutta on ymmärtää organisaation ydintoiminta, kääntää se kiinteistökielelle ja löytää parhaat keinot toimintaa tukevien tilojen ja palvelujen tuottamiseksi. Siksi CREMiä tarvitaan yhtä hyvin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.»julkisella sektorilla CREMin perimmäinen tavoite on kuitenkin laajempi kuin omistajan lisäarvon maksimointi (shareholder value). Julkisella sektorilla lopullisen hyödyn kiinteistöjohtamisesta korjaavat sidosryhmät (stakeholder value). Se voi tarkoittaa enemmän ja laadukkaampia palveluja asiakkaille, puhtaampaa ympäristöä tai ylipäänsä parempaa yhteiskuntaa», hän sanoo. Kulukuri on leimannut toimintaa julkisella sektorilla ehkä vieläkin tiukemmin kuin yrityksissä. Säästöt ja leikkurit ovat pysyneet julkisen sektorin agendalla silloinkin, kun taloudessa on mennyt hyvin. Sarasojan mielestä julkisen sektorin toimijoiden pitäisi hyödyntää enemmän kiinteistöjohtamista ja tarttua kustannusten uhallakin rohkeammin erilaisiin toimitila- ja työympäristöratkaisuihin.»kustannussäästöt saataisiin silti kasaan muiden lisäarvokanavien, kuten työn tehokkuuden, työtyytyväisyyden, työhyvinvoinnin ja ympäristötehokkuuden kautta, ja lopputulos olisi parempi niin palvelun tuottajien kuin käyttäjien kannalta», hän uskoo. CREM pähkinänkuoressa CREM (Corporate Real Estate Management) on strategista ja kokonaisvaltaista yritysten ja yhteisöjen toimitilojen, tilankäytön ja lisäpalvelujen johtamista. CREM-yksikkö ei vain minimoi kustannuksia, vaan tuottaa kiinteistöjohtamisen keinoin monenlaista lisäarvoa käyttäjäyhteisöilleen. CREM-yksikkö osaa ennakoida ja yhdistää toimitilaratkaisuissa yrityksen tai yhteisön sosiaaliset ja taloudelliset tarpeet. CREMin keinoin edistetään käyttäjäyhteisöjen imagoa, innovatiivisuutta, joustavuutta, työtehoa, työhyvinvointia sekä lisätään kiinteistöjen ympäristötehokuutta ja kiinteistöihin sidottujen pääomien arvon kasvua ja vähennetään kiinteistökustannuksia. CREMin vaikutukset näkyvät yrityksen ja yhteisöjen tuottavuuden ja toiminnan kasvuna tai laadukkaampina palveluina. CREM-menestystekijät Julkisen organisaation perimmäisten tavoitteiden tukeminen Palveluja veronmaksajille, parempi yhteiskunta (Stakeholder value) Enemmän palveluja Laadukkaampia palveluja Kasvustrategia Tuottavuusstrategia Resurssien tehokkaampi käyttö Kustannusrakenteen parantaminen crem-lisäarvostrategiat Työntekijöiden ja palveluprosessien tehokkuuden lisääminen tilaratkaisuilla ja palveluilla. Työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyden lisääminen työympäristöllä ja palveluilla. Joustavuuden lisääminen (tekninen, fyysinen, sopimuksellinen). Kiinteistöihin liittyvien kustannusten hallinta. Kiinteistöjen ympäristötehokkuuden lisääminen. Kiinteistöihin sidottujen pääomien arvon kasvu. Innovatiivisuuden tukeminen työympäristöllä ja palveluilla. Markkinoinnin ja myynnin edistäminen kiinteistöjen ja tilojen kautta. Lähde: Anna-Liisa Sarasoja Toiminnot ja ratkaisut, jotka tuovat lisäarvoa ydintoiminnalle ja tukevat organisaation tavoitteita (= CREM-menestystekijät) kontrahti crem 9

10 Vielä vahvempi asiantuntija 10 kontrahti crem

11 Senaatti-kiinteistöt on toiminut sekä vuokranantajana että asiantuntijaorganisaationa. Nyt se ottaa entistä kokonaisvaltaisemman asiantuntijavastuun asiakkaidensa toimitilaratkaisuista. Teksti Vesa Ville Mattila Kuvat Jari Härkönen Senaatti-kiinteistöt toteuttaa parhaillaan suurinta strategista uudistustaan sitten liikelaitoksena aloittamisen jälkeen. Kyseessä on irtiotto perinteisestä vuokranantajan roolista CREM-toimijaksi. CREM (Corporate Real Estate Management) tarkoittaa strategista kiinteistöjohtamista ja toimitila-asiantuntijuutta. Senaatti-kiinteistöjen ja sen asiakkaiden arjessa se konkretisoituu kehityksenä kohti todellista strategista kumppanuutta. Kaikille kannattavia ratkaisuja Tyypillisesti CREM-toiminta vaikuttaa kahdella tasolla. Se hakee parhaita kiinteistöratkaisuja niin kokonaisuuden kuin jonkin osaston tai yksikön kannalta. Lisäksi näiden ratkaisujen tulee olla liiketaloudellisesti kannattavia. Senaatti-kiinteistöjen rooli omistajan ja käyttäjien intressien yhdistäjänä näkyi selvästi jo valtion toimitilastrategiassa. Käytännössä valtiohallinnon tilahallintaprojekti on ollut askel kohti CREMtoimintaa. Jatkossa Senaatti-kiinteistöt aikoo edelleen tehostaa valtion kiinteistötoimintaa ja alentaa sen kustannuksia. Asiakkailleen se tarjoaa tietoaineistoa, menetelmiä ja apuvälineitä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.»tulevaisuuden Senaatti-kiinteistöt on monipuoliseen tilanhallintaan erikoistunut asiantuntijaorganisaatio, joka tuottaa palveluita valtion virastoille ja laitoksille», kiteyttää Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtaja Aulis Kohvakka.»Oikeastaan olemme pitkään toimineet tällä tavalla. Nyt vain lisäämme läpinäkyvyyttä ja kirkastamme pelisääntöjä. Tavoitteenamme on tuottaa lisäarvoa asiakkaidemme ydintoiminnalle ja asiantuntijuuden avulla saada toimitilojen hyödyntämätön potentiaali käyttöön.» Yhteistyö syvenee joka tasolla Mutta miten Senaatti-kiinteistöjen CREM-rooli vaikuttaa sen asiakkaisiin?»emme enää pelkästään suunnittele ja toteuta optimaalisia ratkaisuja annettuihin tarpeisiin, vaan osallistumme jo näiden ja tulevien tarpeiden kartoitukseen. Mietimme yhdessä asiakkaan kanssa, millainen on kyseisen organisaation kannalta paras työympäristö», toteaa johtaja Kaj Hedvall. Ylimmällä hallinnon tasolla neuvotellut linjaukset eivät riitä, vaan yhteistyön täytyy toimia käytännössä ja syventyä joka tasolla. Myös muun muassa kiinteistöhuoltohenkilöstö kytkeytyy kokonaisuuteen. Hehän edustavat Senaatti-kiinteistöjä asiakkaan arjessa. Kaj Hedvall ja Aulis Kohvakka kertovat, että Senaatti-kiinteistöjen toimiminen CREM-yksikkönä konkretisoituu todellisena kumppanuutena asiakkaiden kanssa. Senaatti-kiinteistöt tuo tilalle viraston ja valtion kokonaisedun mukaiset ratkaisut.»crem-rooliin sisältyy enemmän kuin vain toimitilapalvelujen hallinta. Keskitetyn osaamisen kautta asiakkaille syntyy kokonaisetuja esimerkiksi entistä parempana energiaosaamisena. Sen ansios ta asiak kaiden henkilökunta voi entistä paremmin keskittyä ydinosaamiseensa», Hedvall muistuttaa. Kumppanuus pitää ansaita Mikään ihan uusi saati Senaatti-kiinteistöjen keksintö CREM ei ole. Itse asiassa yritysmaailmassa toimii lukuisia CREMyksiköitä. Tyypillisestä yrityksen CREMyksiköstä Senaatti-kiinteistöt eroaa lähinnä asiakaskuntansa moninaisuuden vuoksi. Kaikille asiakkailleen Senaatti-kiinteistöjen pitää pystyä osoittamaan tehokkuutensa ja tuottavuutensa ansaita olemassaolonsa oikeutus ja asemansa.»sisäistä palveluyksikköä ei kannata ylläpitää, ellei se toimi yhtä tehokkaasti kuin vastaavat yritykset markkinoilla. Senaatti-kiinteistöjen tulee tuottaa kilpailukykyisesti laadultaan erinomaisia tiloja. Se taas edellyttää meiltä jatkuvaa mittarointia suhteessa ympäröivään maailmaan», Kohvakka korostaa. Tehokkuuden parantamiseksi Senaatti-kiinteistöjen täytyy tuntea asiakkaidensa ydintoiminta, tilankäytön nykytila, ennakoida tulevia tarpeita ja tarjota tietoa tulevaisuuden toimitilojen mahdollisuuksista. Osaamista on keskitetty Siirtyminen tuotteiden ja palveluiden myynnistä ratkaisujen myyntiin heittää haasteen henkilöstön osaamiselle. kontrahti crem 11

12 Yhteistyö asiakkaan kanssa syvenee joka tasolla. CREM-tehtävästään Senaatti-kiinteistöt aikoo silti selvitä ilman uusia rekrytointeja.»pyrimme nostamaan sisäistä liikkuvuutta ja suorituskykyä ja luomaan sellaisia palvelumäärittelyjä, että ne voidaan siirtää konseptoituina palveluntuottajille», Kohvakka selittää. Uudessa organisaatiossaan Senaattikiinteistöjen alue- ja prosessitoiminnot on keskitetty yhden johdon alle. Sen ansiosta valtakunnallinen osaamispotentiaali saadaan helposti hyödynnettyä erityisasiantuntemusta vaativissa tehtävissä. Senaattikiinteistöihin on myös muodostettu energia- ja sisäympäristötiimien kaltaisia pysyviä asiantuntijatiimejä. Tulosta täytyy tehdä Uuden ulottuvuuden kokonaisuuteen tuo ajatusmalli valtiokonsernista.»ennen saatoimme miettiä tuloksellisuutta ja suorituskykyä vain omasta näkökulmastamme. Nyt Senaatti-kiinteistöjen liiketoimintamallissa puhutaan valtion toimitilakustannuksista. Kokonaisuutta arvioidaan jatkossa valtiokonsernitasolla», Hedvall sanoo.»toisaalta tilat ja kiinteistöt eivät ole ilmaisia tuotannontekijöitä. Tämä täytyy pitää mielessä tulevaisuudenkin taloustilanteessa», Kohvakka korostaa.»meidän tulee tehdä tulosta, jotta voimme ylläpitää ja peruskorjata kiinteistöjä, joskus myös investoida uusiin hankkeisiin. Toimintamme volyymi kuitenkin tuo asiakkaille skaalaetuina rahallista hyötyä. Hinnan, laadun ja suorituskyvyn summaksi saadaan asiakastyytyväisyys jota sitäkin Senaatti-kiinteistöt säännöllisesti mittaa.» Muutoksia ja mahdollisuuksia Senaatti-kiinteistöjen seuraava askel kohti täysimittaista CREM-toimintaa on tilatietojen perusteellinen hyödyntäminen. Uusia tilajärjestelyitä pohdittaessa pöydälle otetaan arvioitavaksi kaikki mahdollisuudet. Pidemmälle tähyillessä Kohvakka pohtii talouden murroksen vaikutuksia.»muutosten määrää on vaikea ennakoida tällaisessa turbulenssitilanteessa. Luvassa lienee uusia haasteita, mutta myös mahdollisuuksia innovaatioihin.» Vielä kauaskantoisemmissa pohdinnoissa pitää miettiä, miten ihminen haluaa tulevaisuudessa tehdä töitä. Mitä ICT-ratkaisujen jatkuva kehittyminen vaatii toimitiloilta ja miten se vaikuttaa tarvittavien toimitilojen määrään? Kuinka energiatehokkuus ja hiilijalanjälki korostuvat jatkossa julkisella sektorilla?»monet muutokset tapahtuvat nopeasti ja me olemme mukana kaikkien hallinnonalojen muutoksissa kertomassa vaihtoehdoista ja mahdollisuuksista», Hedvall linjaa. 12 kontrahti crem

13 Tietoa tilajohtamisen avuksi Hallinnon tilahallinta-projektissa (HTH) valtion kaikki tilatiedot kootaan yhteiseen tietopalveluun johtamisen työkaluksi. Hanke on nyt edennyt vaiheeseen, jossa järjestelmään koottuja tilatietoja päästään soveltamaan päätöksenteossa. Teksti Maarit Seeling Kuva Marko Oja Talouspoliittisen ministerivaliokunnan aloitteesta valtiovarainministeriö käynnisti muutama vuosi sitten HTH-projektin, jolla luodaan perusta valtion tilahallinnalle. Suurin osa ministeriöistä on jo tehnyt Senaatti-kiinteistöjen kanssa sopimuksen tietopalvelun käytöstä. Palvelusopimuksissa määritellään muun muassa palveluiden laajuus ja hinnoittelu.»toimitilat ovat virastoille resurssi, jota käsitellään budjetti- ja tulosneuvotteluissa. Ministeriöt ja valtiovarainministeriö saavat tietopalvelun avulla kokonaiskuvan tilankäytöstä sekä vertailukelpoisia tunnuslukuja eri hallinnonaloilta ja virastoista», budjettineuvos Helena Tarkka valtiovarainministeriöstä toteaa. Järkevämpi tilankäyttö näkyy hänen mukaansa paitsi virastojen toiminnan tuloksellisuudessa ja»tilojen avulla voidaan tukea myös ministeriöiden ja virastojen muuta kehittämistä», sanoo budjettineuvos Helena Tarkka. taloudessa, myös henkilöstön työhyvinvoinnissa.»toimitilojen käytöllä voidaan lisäksi vaikuttaa muun muassa veden- ja energiankulutukseen ja sitä kautta ympäristön tilaan. Hallinnon tilahallintapalvelu helpottaa tila-asioiden käsittelyä huomattavasti, koska se kokoaa sopimustietoa, neliötietoa, käyttäjätietoa ja pohjakuvia yhteiseen sähköiseen ja helppokäyttöiseen välineeseen. Se on iso askel tiedolla johtamisessa», Tarkka huomauttaa. Tilajärjestelyillä miljoonasäästöjä Tilankäyttöään tehostamalla valtio voi säästää vuosittain miljoonia euroja. Kun kaikki tiedot tiloista ovat samassa järjestelmässä ja mittarit yhtenäiset, pystyvät hallinnonalat ja koko valtio tarkastelemaan tilatarpeitaan kokonaisuutena. Tunnuslukujen seuranta, vertailujen ja analyysien teko sekä tilankäytön suunnittelu on näin helpompaa. Myös yhteistyömahdollisuudet paranevat, mikä puolestaan tuo joustavuutta tilojen käyttöön. HTH-projektin toteutuksessa hyödynnetään Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalveluita. Vuoteen 2015 ulottuvan tavoitesuunnitelman mukaisesti toimitilojen uudelleenjärjestelyillä saavutetaan vähintään yli neliömetrin tilasäästöt. Tavoitteena on parantaa toimitilojen tilatehokkuutta nykyisestä noin 30 neliömetristä/hlö jopa alle valtion toimitilastrategian 25 neliömetrin/hlö. Valtiokonsernin tasolla uudelleenjärjestelyt tuovat vähintään 4,5 miljoonan euron vuotuiset säästöt. Säästöt ovat yksi kontrahti crem 13

14 keino turvata perustoimintojen rahoitus. Tarkka toteaa, että valtiovarainministeriölle on tärkeää pitää huolta myös veronmaksajien eduista. Tukena muutospaineissa Ministeriöt ovat Tarkan mukaan avainasemassa virastojen ja laitosten tilankäytön seurannassa ja hyvien käytäntöjen levittämisessä. Ministeriöt sijaitsevat pääosin historiallisissa rakennuksissa, joilla on myös suojeluarvoja. Niissäkin on ryhdytty hyödyntämään monitilaratkaisuja, joilla tilankäyttöä voidaan tiivistää ja luoda mahdollisuuksia tilojen muuntelulle.»tilojen avulla voidaan tukea myös ministeriöiden ja virastojen muuta kehittämistä. Toiminnan kehittämispaineitahan ministeriöille ja virastoille tulee nyt runsaasti. Kansainvälinen taloustilanne, valtiontalouden kestävyysvaje, ilmastonmuutos ja energiansäästötavoitteet vaikuttavat toimintaympäristöön. Henkilöstön eläköityminen ja toiminnan sähköistäminen taas luovat sisäisiä muutospaineita», Tarkka pohtii. info HTH-tietopalvelun avulla saadaan: tilakustannukset hallintaan faktatietoa budjetointia varten apua säästökohteiden löytymiseen kaikkien toimistojen tilat vertailukelpoisiksi paremmin ennakoitua sopimustilanteen ja tulevaisuuden muutokset. Lisätietoja: Senaatti.fi > Palvelut > Valtion tilahallinta -hallintapalvelu (HTH) VTT suunnannäyttäjä VTT on jo pitkään käyttänyt valtion tilahallinnan tietopalvelujärjestelmän eri versioita ja ollut mukana niiden kehittämisessä. Viime lokakuussa VTT sopi Senaatti-kiinteistöjen kanssa toimivansa myös muiden valtionhallinnon toimijoiden tukena palvelun käyttöönottamisessa. Tietopalvelun järjestelmänä käytetään Rapal Oy:n Optimaze.netiä. VTT:n kiinteistösuunnittelija Vappu Westerberg-Saksi kehuu järjestelmän monipuolisuutta ja joustavuutta. Hän kuitenkin muistuttaa, että palvelun käyttöönotto ja ylläpito vaatii aina työpanosta talon sisällä. VTT:n kiinteistösuunnittelija Vappu Westerberg-Saksi kehuu tilahallintajärjestelmää monipuoliseksi ja joustavaksi.»järjestelmään on syötettävä tarpeeksi pohjatietoja. Samoin jonkun on päivitettävä muutokset, kun ihmiset vaikkapa muuttavat toimipaikasta toiseen. Tämä on todella hyvä työkalu, kunhan tietyt peruskriteerit täytetään. Sopivia hakuja ja suodattimia käyttämällä saa raportille suoraan kaiken haluamansa», Westerberg-Saksi toteaa. VTT:llä on järjestelmässä paitsi kaikki sen toimitilat pohjapiirustuksineen ja kustannustietoineen, myös henkilöiden sijainnit.»ihmisten löytäminen vaivattomasti on toki vain järjestelmän tuottama lisäbonus. Suurimman hyödyn saamme kustannusten seurannasta. Teemme joka kuukausi toteutuneiden kulujen mukaisen talousajon jokaiselle kustannuspaikallemme. Näin meillä on aina käytettävissämme ajantasaista tietoa siitä, paljonko tietyn rakennuksen osan käyttäminen ja ylläpitäminen meille maksaa.» VTT on hyödyntänyt tietoja muun muassa muutoissa.»saamme järjestelmästä ihan osoitteittain ja tiloittain esiin paljonko tiloista luopumisella tai toisiin tiloihin muuttamalla säästettäisiin, ja mikä on esimerkiksi tilojen käyttöasteprosentti. VTT:llä tämä onkin johdon apuväline», Westerberg-Saksi sanoo. 14 kontrahti crem

15 avaimet toimiviin ratkaisuihin Asiantuntijapalvelut muutoksen tukena Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalvelut tukevat virastoja raa asta kustannusjahdista kunnianhimoiseen työympäristön kehittämiseen imago- ja ympäristötavoitteita unohtamatta. Teksti Pirjo Kupila Kuvat Jari Härkönen Senaatti-kiinteistöt haastaa itsensä asiantuntijapalvelujen tuottamisessa. Se lupaa osalle palveluistaan tulos- ja toimitustakuun tai asiakas ei maksa mitään. Asiakaslupaukseen sisältyy vähintään 15 prosentin tilansäästö. Vuokrakulujen vähentäminen tarkoittaa yleensä muutoksia työympäristössä, jossa henkilöstö työskentelee. Asiakkaidensa työympäristömuutokset Senaattikiinteistöt lupaa ratkaista vaarantamatta henkilöstön työtyytyväisyyttä.»asiakaslupauksen taustalla ovat valtion säästötavoitteet, joiden saavuttamisessa haluamme auttaa asiakkaitamme», sanoo Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalveluiden kehittämisestä vastaava toimitilaratkaisut-ryhmän päällikkö Kasper Fabritius. suuksia ovat tilanhallinta- ja ympäristöpalvelut sekä toimitilajohtaminen. Helppokäyttöisiä palveluja Senaatti-kiinteistöillä on meneillään puolensataa kehityshanketta, joissa asiantuntijapalvelut ovat mukana tavalla tai toisella. Niistä useampi kuin joka toinen sijoittuu pääkaupunkiseudulle, jossa on puolet Senaatti-kiinteistöjen hallinnoimista toimitiloista. Kehityshankkeiden taustalla ovat yleensä virastojen muutostarpeet: tilankäytön tehostaminen, tuottavuuden parantaminen tai imago- ja ympäristötavoitteiden saavuttaminen. Syynä voi olla myös virastojen yhdistyminen tai muu organisaatiomuutos.»tuottavuusohjelman ja finanssikriisin takia yleisimpänä muutosajurina ovat Asiantuntijapalvelut ovat keskeisellä sijalla, kun Senaatti-kiinteistöt lunastaa rooliaan valtionhallinnon toimitila-asiantuntijana. Sen vuoksi Senaatti-kiinteistöt on viime vuosina tuotteistanut voimakkaasti asiantuntijapalvelujaan ja testannut uusia palvelukonsepteja.»palvelujen sisältöä ja hinnoittelua pyritään vakioimaan eri asiakasryhmien tarpeiden pohjalta, koska asiakkaiden on helpompi ymmärtää ja ostaa tuotteistettuja palvelukokonaisuuksia. Samalla palveluille taataan yhtenäinen laatu kaikkialla Suomessa», Fabritius perustelee. Pisimmällä palvelujen tuotteistamisessa ollaan työympäristön kehittämisessä, josta on myös eniten käytännön kokemusta. Toimitilakartoitusta ja tilojen edelleenvuokrausta Senaatti-kiinteistöt on tehnyt myös pitkään. Uudempia palvelukokonaikontrahti crem 15

16 kustannussäästöt, mutta joukossa on myös hyvin kunnianhimoisia kehitystavoitteita kuten Tekesillä, joka lähti tavoittelemaan Euroopan parasta työympäristöä», kertoo työympäristöpalveluiden tuotteistamisesta vastaava johtava asiantuntija Päivi Hietanen. Senaatti-kiinteistöissä asiantuntijapalvelujen kehittämiseen ja tuottamiseen osallistuu päätoimisesti 15 henkilöä. Palvelut tuotetaan ulkopuolisten konsulttien ja puitekumppaneiden avulla. Etenkin työympäristöhankkeissa tarvitaan monialaista osaamista: tilasuunnittelijoiden ohella muutosjohtamisen, brändäyksen, työhyvinvoinnin ja ympäristöalan ammattilaisia.»meidän tehtävämme on kartoittaa asiakkaan tarpeet, löytää markkinoilta osaajat ja johtaa projekteja. Asiakkaalle se näkyy palvelujen käytön helppoutena», Hietanen selittää. Ympäristötehokkuus tuo säästöjä Fabritiuksen ja Hietasen mielestä parhaita työympäristön uudistamishankkeita ovat sellaiset, joissa tekijät joutuvat venymään. He haastavatkin virastoja uudistamaan rohkeasti toimintaansa ja tilakulttuuriaan vastaamaan tietotyön muuttuvia tarpeita.»organisaatiossa, jossa tehdään liikkuvaa ja monipaikkaista työtä, ei välttämättä tarvita omaa työpöytää joka työntekijälle», Fabritius huomauttaa. Yksi kiinteistöjohtamisen megatrendeistä on ympäristötehokkuus. Hietanen toivookin, etteivät virastot unohtaisi kestävää kehitystä kustannusjahdissaan.»organisaation toiminnan ja tilankäytön ohjaaminen ympäristönäkökulmasta vähentää ennen pitkää pysyvästi matkustamista, energia- ja materiaalikuluja sekä jätteen määrää», hän muistuttaa. Fabritius sanoo, että seuraavaksi tuotteistetaan vuokrasopimuksen»häntäpalvelut». Sillä hän viittaa pitkiin vuokrasopimuksiin, jotka estävät uudistushakuisia virastoja järkeistämästä tila- ja toimintakulttuuriaan. Jatkossa Senaatti-kiinteistöt etsii korvaavan käyttäjän tällaisilta virastoilta kesken sopimuskauden vapautuviin tiloihin. Senaatti-kiinteistöjen Kasper Fabritius ja Päivi Hietanen ovat olleet mukana konseptoimassa asiantuntijapalveluja. Uusimpia ovat tilanhallintaja ympäristöpalvelut sekä toimitilajohtaminen. Senaatti-kiinteistöjen paketoimat asiantuntijapalvelut: Työympäristön kehittäminen Tilankäyttöä tehostava projekti Työympäristön kehittämisprojekti Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit Tilanhankinta ja vuokraus Toimitilakartoitus Edelleenvuokraus Yksityisrahoitus Projektinjohto Green Lease -vuokrasopimukset Strateginen toimitilajohtaminen Muutosjohtamisen tuki Toimitilastrategian laadinta Toimitilasalkun hallinta Tilanhallinta ja ympäristö Tietojärjestelmä ja raportointi Tilatietojen hallinnointi Energia- ja ympäristöluokitukset Hiilijalanjälki ja energiankulutus Ympäristöjärjestelmät, kuten Green Office 16 kontrahti crem

17

18 crem käytännössä Konseptoinnilla raamit tilan käytölle Trafi toimi aiemmin viidessä eri kiinteistössä. Senaatti-kiinteistöjen avulla Trafille kehitettiin pääkonttorin työympäristökonsepti, ja tilahaun avulla löydettiin uudet tilat edelleenvuokraamalla. Valtakunnallinen suunnitteluohjeisto linjaa tilankäytön tavoitteet koko toimipisteverkossa. Teksti Marjo Tiirikka Kuvat Jari Härkönen Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi syntyi vuonna 2010, kun Merenkulkulaitoksen meriturvallisuustoiminnot, Ilmailuhallinto, Rautatievirasto ja Ajoneuvohallintokeskus yhdistettiin. Virasto toimi aluksi viidessä eri osoitteessa pääkaupunkiseudulla. Trafilla on lisäksi toimipisteitä yhdeksällä paikkakunnalla. Virastojen yhdistymisen myötä 516 työntekijää haluttiin keskittää saman katon alle. Senaatti-kiinteistöt toteutti virastojen yhdistymistä tukevan työympäristökehittämisen prosessin yhteistyössä konsulttitoimisto Workspace Oy:n kanssa. Työympäristökonsepti toimi pääkonttorin tilahaun ja arkkitehti- ja sisustussuunnittelun lähtökohtana. Senaatti-kiinteistöt lähti etsimään sopivaa yhteistä toimitilaa virastouudistuksen johtoryhmän valtuuttamana avaimet käteen -periaatteella. Yhtenä vaatimuksena olivat tilat hyvien liikenneyhteyksien varrelta.»halusimme mahdollisuudet avotilaan, tiimitiloihin ja erillishuoneisiin. Toivoimme myös julkisten ja suljettujen tilojen selkeää erottamista toisistaan sekä yhteneväisiä työpistekokonaisuuksia», osastonjohtaja Matti Luopa Trafista kertoo. Trafin toimitilaryhmä kiersi Senaattikiinteistöjen ehdottamat tilat ja pisteytti ne. Koska omista vapaina olleista tiloista ei löytynyt sopivia, päädyttiin lopulta kahden erillisen ja eri omistajan omistaman kiinteistön edelleenvuokraukseen Kumpulantiellä. Kiinteistöihin liittyviä lankoja pitää käsissä kiinteistömanageri. Ekologisuus näkyy Pääkonttorin sisustussuunnittelusta vastannut sisustusarkkitehti Carola Rytsölä loi tilalle käytännöllisyyteen, kestävyyteen ja kauneuteen perustuvan Trafiilmeen. Pintojen ja kalusteiden päävärinä on pistaasinvihreä. Räikeitä värejä haluttiin kyllästymispelon vuoksi välttää, ja muutenkin ajattomuus ajoi ratkaisuissa trendikkyyden edelle.»halusimme nykyaikaiset, avarat ja muuntojoustavat tilat sekä tähän soveltuvia ratkaisuja kuten lasiseiniä. Satsasimme erityisesti av- ja videotekniikkaan, jonka avulla voimme olla yhteydessä aluetoimistoihin ja kansainvälisiin toimijoihin», yksikönpäällikkö Simo Karlsson kertoo. Trafi on WWF:n mukainen Green Office. Ekologista jalanjälkeä on pienennetty tilaratkaisuissa muun muassa hyödyntämällä ja kierrättämällä vanhoja 18 kontrahti crem

19 Senaatti-kiinteistöt kilpailutti kaikki käyttäjäpalvelut Trafille. Kuvissa postituskeskus, henkilöstöravintola sekä vastaanottoaula.

20 Muuntojoustavat tilat eläytyvät hyvin henkilömäärän ja tarpeiden mukaan. kalusteita ja materiaaleja mahdollisuuksien mukaan. Alakerran muovimatto on tehty kierrätyskumista. Myös tekstiilit ovat pääosin energiatehokkaasti tuotettuja teknisiä kankaita ja kestäviä luonnonkuituja. Valaistuksessa on käytetty energiaystävällisiä led-valoja.»vihreä ajattelu on viety pitkälle: pahvimukitkin ovat nyt hävinneet», Karlsson toteaa. Asiakaspalvelu uuteen aikaan Senaatti-kiinteistöt tuotti Trafille kaikki käyttäjäpalvelut: siivous-, ravintola-, turvallisuus-, aula-, vahtimestari- ja postinkäsittelypalvelut. Postituspalvelun erikoisuuteen kuuluu erilaisten hakemusten skannaaminen. Asiakaspalvelu oli aiemmin toteutettu kaikissa virastoissa eri tavalla. Uudessa mallissa asiakasta on vastassa aulapalvelu, joka toimii samalla rekisteröitymispalveluna. Vaikka aulapalvelu on ulkoistettu, työntekijät ovat oppineet nopeasti talon toimintatavat ja osaavat neuvoa asiakasta eteenpäin.»aulapalvelun työntekijät ottavat hakemuksia vastaan ja luovuttavat maksullisia päätöksiä asiakkaille. Tulevaisuudessa aulaan tulee itsepalveluun perustuva infopiste, josta asiakas voi etsiä lisätietoja info Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin tilat Alkutilanne: Virastolla pääkaupunkiseudulla työntekijöitä viidessä eri osoitteessa. Palvelut Senaatti-kiinteistöiltä: Asiantuntijapalvelut: Virastojen yhdistymistä tukeva työympäristökonsepti Helsingin pääkonttoria varten. Sen tulokset toimivat lähtötietoina tilahaulle ja pääkonttorin arkkitehti- ja sisustussuunnittelulle. Projektijohdosta vastasi Senaatti-kiinteistöt. Trafin valtakunnallinen Toimitilojen suunnitteluohjeisto linjaa tilavyöhykkeet, asiakaspalvelumallin, työpisteratkaisut ja visuaalisen ilmeen kaikkiin Trafin toimipisteisiin. Käyttäjäpalvelut: Siivous-, ravintola-, turvallisuus-, aula-, vahtimestari- ja postinkäsittelypalvelut. Lopputilanne: Monitilaympäristö: toimivat ja yhtenäiset tilat yli 500 työntekijälle. 20 kontrahti crem

21 ja jossa hän voi täyttää tietokoneella hakemuksia», Luopa kertoo. Uusi organisaatiomuutos sujui sutjakkaasti Huhtikuussa Kumpulantielle muuttaneen Trafin väki ennätti työskennellä uusissa tiloissa puolisen vuotta ennen seuraavaa organisaatiomuutosta. Vuoden vaihteessa toteutuneen liikennehallinnon uudistuksen tavoitteena oli saattaa loppuun liikennejärjestelmäajattelu. Entisestä liikennemuotoajattelusta haluttiin päästä kokonaan eroon.»katsomme liikenneasioita kokonaisuutena, emme liikennemuotojen kautta. Jos lennät koneella, matkaan liittyy väkisin muitakin ajoneuvoja kuten linja-auto tai henkilöauto», Matti Luopa selventää. Uudistuksessa muuntojoustavat tilat osoittautuivat toimiviksi ja eläytyivät hyvin henkilömäärän ja tarpeiden mukaan. Paikan vaihto toiselle onnistui kätevästi: työpisteestä otettiin mukaan ainoastaan oma työtuoli, tavaralaatikko ja pääte.»neuvotteluhuoneet ja työpisteet on fiksattu paikoilleen. Muutoin kävisi helposti niin, että neuvotteluhuoneista tehtäisiin työhuoneita. Työympäristön konseptointi antaa raamit koko toiminnalle. Se tuki meillä myös rakennusprojektia ja palvelukonseptia», Simo Karlsson kertoo. Pääkonttorin työympäristökonseptin lisäksi Trafille luotiin valtakunnallinen suunnitteluohjeisto. Se linjaa tilavyöhykkeet, asiakaspalvelumallin, työpisteratkaisut ja visuaalisen ilmeen kaikkiin Trafin toimipisteisiin eri puolella Suomea. Trafi-ilmeellä halutaan viestittää avoimuutta, ympäristöystävällisyyttä ja yhtenäisyyttä, kertovat osastonjohtaja Matti Luopa (vas.) ja yksikönpäällikkö Simo Karlsson. kontrahti crem 21

22 crem käytännössä Tieteen rahoitusta mielekkäässä ympäristössä Trafin tilalle Haka 6:een muutti Suomen Akatemia, joka löysi osoitteen Senaatti-kiinteistöjen tilanhakupalvelulla. Tilat muokkautuivat sopiviksi työympäristökehittämisellä, ja tavoitteena oli hakea myös tehokkuutta ja säästöjä. Teksti Marjo Tiirikka Kuvat Outi Törmälä Suomen Akatemian viidessä kerroksessa sijainneet sokkeloiset tilat Helsingin Sörnäisten Kurvissa ovat vaihtuneet kahden kerroksen valoisiin ja avariin tiloihin Hakaniemenranta 6:een. Kurvin levoton ympäristö ei välttämättä ollut kaikkein edustuksellisinta ja turvallisinta seutua varsinkaan, kun ottaa huomioon Akatemian noin 1000 ulkomaista vierasta vuodessa.»kyllähän eloisa miljöö toisaalta kertoo suomalaisesta realismista, ja me rahoitamme kaikkien elämänalojen tiedettä», hymähtää ylijohtaja Ossi Malmberg Suomen Akatemiasta. Ratkaisevampi syy muutostarpeelle olivat kuitenkin liian väljiksi käyneet tilat.»ennen tutkimushakemukset tulivat paperisina, joten tilaa vieviä paperipinoja oli nurkatkin täynnä. Prosessit sähköistettiin 2000-luvulla, jonka jälkeen hakemukset siirtyivät biteiksi palvelimelle. Samalla tilatarpeemme pieneni puoleen.» Vuokrasopimuskin oli päättymässä, ja ennen mittavaa peruskorjausta oli hyvä aika etsiä toimitiloja toisaalta. Vanhoissa tiloissa oli havaittu myös sisäilmaongelmia, jotka rasittivat työntekijöitä. Kriteerit esiin Senaatti-kiinteistöt teki mittavan toimitilakartoituksen asiakkaan tarpeiden mukaan. Tärkeimmiksi kriteereiksi nousivat pienemmät tilat ja sijainti hyvien liikenneyhteyksien varrella. Toiveena oli myös päästä monen käyt täjän taloon. Valoa tulvii sisään suurista ikkunoista. Yhteiset tilat lisäävät kohtaamisia. Senaatti-kiinteistöjen laaja markkinointikartoitus sisälsi 30 kohdetta, joista 6 seuloitui lähempään tarkasteluun ja vertailuun.»senaatti-kiinteistöjen asiantuntijat osasivat tutkia vaihtoehtoja monesta näkökulmasta ja antaa hyviä neuvoja. Koska emme itse ole kiinteistöalan ammattilaisia, apu oli tarpeen», Malmberg kiittelee. Pisimmän korren vertailussa veti Hakaniemenranta, vaikka se ei ollut edullisin ratkaisu. Toisaalta muuntojoustavien tilojen ansiosta Akatemia pystyi ottamaan alivuokralaisen, Itämerta tutkivan eurooppalaisen yhteenliittymän.»tilat sijaitsevat hyvällä paikalla lähellä keskustaa. Ulkomaiset arvioijat pääsevät tänne lentokentältä 20 minuutis- sa. Bussit ja metro helpottavat useimpien työmatkaliikennettä.» Tieteellistä yhteisöllisyyttä Tilojen löydyttyä työympäristöä alettiin Senaatti-kiinteistöjen avustuksella muokata 155:lle tiederahoituksesta päättävälle tiedeasiantuntijalle. Sisustussuunnitelmassa huomioitiin yrityskuva valitsemalla muun muassa graafisen ilmeen mukaisia värejä huonekaluihin.»tähtäämme uudistumiseen ja nuorekkuuteen, ja sitä kalusteratkaisutkin tukevat. Halusimme pikemminkin kevyehköä ja modernia kuin vanhaa ja pönäkkää. Tämä toteutui sisustuksessa mielestäni oikein hyvin.» 22 kontrahti crem

23 info Alkutilanne: Liian väljät tilat levottomassa ympäristössä. Vuokrasopimus yksityisellä vuokranantajalla oli päättymässä. Palvelut Senaatti-kiinteistöiltä: Asiantuntijapalvelut: tilanhaku, toimitilakartoitus ja työympäristökehittäminen. Käyttäjäpalvelut: turvallisuus-, siivous-, postinjakelu- ja aulapalvelut. Lopputilanne: Kustannustehokkaat ja viihtyisät tilat. Tilojen ja palvelujen yhteiskäyttöä lisättiin. Synergiaetua muiden talon käyttä jien kanssa (viestintä ja asiakassuhteet). Sisustusratkaisut tukevat nuorekasta ja modernia ilmettä. Ylijohtaja Ossi Malmberg uskoo, että hyvät tilat vaikuttavat positiivisesti työviihtyvyyteen ja samalla tuottavuuteen. Molempien kerrosten keskiosassa on kahvitila, jossa eri yksiköiden työntekijät kohtaavat toisensa.»tieto kulkee hyvin ja koemme yhteisöllisyyttä aivan eri tavalla kuin aiemmin.» Synergiaetu tuo lisäarvoa Hakaniemenranta 6:ssa on myös Opetushallituksen ja suomalaisten kansainvälistä liikkuvuutta edistävän Cimon tilat. Akatemia havittelee molempien kanssa tiiviimpää yhteistyötä.»nyt tiedon ja osaamisen kampuksen luominen on vihdoin mahdollista», Malmberg iloitsee. Malmberg kertoo käytännön esimerkin Akatemian järjestämästä lukiolaisten Viksu-tiedekilpailusta, jonka voittaja saa palkinnoksi yliopistopaikan.»tarvitsemme Opetushallituksen tukea, jotta saamme kilpailulle julkisuutta ja opettajat kannustamaan oppilaitaan. Uskon, että Cimon kanssa puolestaan pääsemme yhdessä hyviin tuloksiin tutkijoiden liikkuvuuden lisäämisessä ja tieteen kansainvälistämisessä.» Tavoitteet täyttyvät Senaatti-kiinteistöt on tuottanut Akatemialle käyttäjäpalvelut, kuten turvallisuus-, siivous-, postinjakelu- ja aulapalvelut. Aikaisempi oma ravintola on vaihtunut kaikkien yhteiseen ravintolaan. Näyttää vahvasti siltä, että Suomen Akatemia on saanut henkilöstöstrategiansa mukaiset terveelliset, toimivat ja viihtyisät tilat. Myös taloudelliset säästötavoitteet ovat täyttymässä.»tavoittelimme muutoksella 0,5 miljoonan euron säästöä vuokra- ja kiinteistökustannuksissa ja tämä saavutetaan», Ossi Malmberg kertoo. Tilakustannuksissa säästetään 0,5 miljoonaa euroa. kontrahti crem 23

24 crem käytännössä Valtakunnallinen konseptointi on fiksu tapa säästää Oikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonseptilla tavoitellaan parempaa asiakkaiden palvelukokemusta, säästöä tilakustannuksissa, sujuvampaa sisäistä yhteistyötä ja parempaa työssä jaksamista. Konseptin syvennetty versio valmistui marraskuussa. Teksti Marjo Tiirikka Kuva Maija Kärkinen Oikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonseptia sovelletaan yli 300:aan tuomioistuimen, ulosoton, oikeusavun ja edunvalvonnan sekä syyttäjänviraston toimipisteeseen. Linjauksia ja niihin liittyviä ohjeita hyödynnetään tilamuutoshankkeissa ja mahdollisuuksien mukaan nykyisten tilaja toimintaratkaisujen kehittämisessä. Konseptin varsinaisina käytännön pilotteina toimivat Joensuun uudishanke sekä useampi olemassa oleva kiinteistö. Jo sitä ennen palautetta linjauksiin haetaan valtakunnallisella palautekyselyllä.»toimitila- ja työympäristökonsepti on tehty ydintoimintojemme ehdoilla, ja taustana on ollut ajatus vähemmällä enemmän. Konsepti on hyvä apuväline toimintamme kehittämiselle», kehityshanketta johtanut ylijohtaja Kari Kiesiläinen oikeusministeriöstä toteaa. Oikeusministeriön, Senaatti-kiinteistöjen ja konsulttien yhteistyönä luoman konseptin syntyminen vaati laajaa taustatyötä ja monien kuulemista. Esimerkiksi istuntosalikokonaisuutta kehitettäessä huomioitiin 20 käyttäjä- ja sidosryhmää. Lisäksi porauduttiin kahdeksaan istuntotyyppiin ja näiden prosessien eri vaiheisiin.»hanke ei ollut tila- vaan työympäristöhanke. Asiakaspalvelun, istuntosalien ja henkilöstön työtilojen osalta konsepti ottaa kantaa paitsi fyysisiin tiloihin ja kalusteisiin myös toimintatapoihin, informaatio- ja kommunikaatiovälineisiin sekä tavoitemielikuvaan. Aikaa ja vaivaa säästyy kaikilta, kun asioita ei joka kerta tarvitse pohtia ja määritellä uudelleen», kertoo projektipäällikkönä toiminut Pasi Kaitila Workspace Oy:sta. Muuntojoustavuutta istuntosaleihin Oikeustalojen toiminnan kannalta keskeisimpiä ja taloudellisesti kalleimpia tiloja ovat istuntosalit. Salien käyttöasteen kohottamiseksi kustannustehokkuutta lähdettiin hakemaan niiden muuntojoustavuutta ja monikäyttöisyyttä parantamalla. Salien suunnittelun pohjana on tutkittua tietoa niiden käytöstä. Salitarvetta analysoitiin käsiteltävien juttujen määrällä, johon huomioitiin myös prosessin muuttujat kuten esimerkiksi käsittelyjen peruuntumiset. Salimäärän oikean mitoituksen tueksi luotiin laskentakaava. Ainoastaan isoissa saleissa on jatkossa kiinteä kalustus, johon päädyttiin turvallisuussyistä. Pienemmissä saleissa tuolien ja pöytien järjestystä voidaan muuttaa irtokalusteiden ansiosta, ja joissakin tapauksissa kahdesta pienestä voidaan yhdistää yksi suurempi istuntosali. Konsepti linjaa asiakaspalvelun, istuntosalit sekä henkilöstön työtilat. 24 kontrahti crem

25 Yhteistyö on CREMkumppanuutta Oikeussalien käytön tehostaminen vaatii myös sähköisesti ja reaaliaikaisesti toimivan tilavarausjärjestelmän. Tarkoituksena on muutenkin liittää moderni teknologia saumattomasti oikeustalojen toimintaan, tiloihin ja kalusteisiin. Luonnollisesti myös käyttäjien on sitouduttava salien käyttöasteen kohottamiseen, ja tämä vaatiikin määrätietoista otetta käräjäoikeuksissa. Kaikkiin saleihin ja jopa neuvottelutiloihin on toiveena saada etäkuulemisen mahdollisuus videoyhteyksineen tilojen käyttömahdollisuuksien lisäämiseksi. Oikeusministeriö ja Senaatti-kiinteistöt solmivat vuoden 2010 joulukuussa yhteistyösopimuksen valtakunnallisen oikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonseptin syventämisestä ja käytöstä.»yhteistyösopimus on konkreettinen osoitus valtion toimitilajohtamista palvelevasta toiminnasta. Sopimus kertoo aidosta kumppanuudesta ja yhteistyön tiivistämisestä. Konseptin yhteisomistus velvoittaa käytännössä molemmat osapuolet kehittämiseen, ylläpitämiseen ja linjausten toteutumiseen paikallistasolla», sanoo konseptin tuottajana ja asiantuntijana toiminut Anne Sundqvist Senaatti-kiinteistöistä. Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit ja niihin liittyvät suunnitteluohjeet ovat viime vuosina yleistyneet valtionhallinnossa. Valtakunnallisia konsepteja on oikeushallinnon lisäksi poliisihallinnolla, Maanmittauslaitoksella, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilla sekä verohallinnolla.»valtakunnallisiin konsepteihin liittyvä yhteistyömalli Senaatti-kiinteistöjen kanssa sopii asiakkuuksille, joilla on samansisältöistä toimintaa useilla paikkakunnilla ympäri Suomea», sanoo johtava asiantuntija Anne Sundqvist. Senaatti-kiinteistöt valtakunnallisten toimitilaja työympäristökonseptien asiantuntijana Valtiotoimijoiden valtakunnallisten toimitilaja työympäristökonseptien hyödyt: kiteyttävät toiminnan tulevaisuuden tarpeet toimitiloille ja konkretisoivat ratkaisut suunnitteluohjeeksi laajaa toteutusta varten, palvelevat tulosohjausta, jonka tavoitteena on muun muassa saada aikaan mahdollisimman vaikuttavaa ja taloudellisesti tehokasta julkista toimintaa ja julkisten varojen käyttöä, käytäntöön vietynä tuottavat mittakaavaetuja kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuuden ja helppouden sekä kustannusten pienenemisen ja ajansäästön. Lisäksi konseptien määritysten avittamana muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille ja loppuasiakkaat hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa. Lue lisää: > Palvelut > Toimitila- ja työympäristökonseptit kontrahti crem 25

26 Vaikka konsepti säästää kaikilta aikaa, vaivaa ja rahaa, sitä tulee jatkuvasti kehittää ja päivittää kokemusten ja muutostilanteiden perusteella. Videoyhteys halutaan myös talonsisäiseksi, jotta talossa voidaan kuulla esimerkiksi pelkäävää tai lapsitodistajaa. Vyöhyke erottaa julkisen ja yksityisen Jatkossa kaikkien oikeushallinnon toimijoiden asiakaspalvelutoiminnot keskitetään yhdelle alueelle kiinteistössä. Ratkaisu selkeyttää asiakaskokemusta ja varmistaa tieto-, omaisuus- ja erityisesti henkilöturvallisuuden toteutumista.»tavoitteemme on, että asiakas kokee olonsa tervetulleeksi ja turvalliseksi. Tätä ei voi luoda vain tiloilla ja visuaalisilla elementeillä, vaan työntekijöiden asenteella ja käytökselläkin on tärkeä merkityksensä», Kaitila kertoo. Turvatarkastus järjestetään vain istuntosaleihin mentäessä, mikä on huomioitu palvelutiloissa siten, että asiakkaat kohdataan erillisissä, turvallisissa palveluhuoneissa. Tarvittaessa turvatarkastus on mahdollista järjestää kaikille talossa kävijöille. Tilojen sisäänkäynnit on aiemmista toimintatavoista poiketen konseptoitu kolmella eri tavalla. Yleisen sisäänkäynnin lisäksi pelkääville osapuolille ja lapsille on oma sisäänkäynti, samoin pidätetyille. Henkilöstöllä on omansa. Näin osapuolet eivät vahingossakaan joudu törmäämään toisiinsa. Monitilaympäristö sisältää erilaisia tiloja Puolelle oikeushallinnon työntekijöistä konsepti linjaa monitilaympäristön, johon nimensä mukaisesti kuuluu monipuolinen valikoima työtiloja erilaisia työn tekemisen tilanteita, työtehtäviä ja -profiileja varten.»työpisteet on sijoitettu pääsääntöisesti tai kokonaan tiimitiloihin. Tiimitilan läheisyydessä on riittävä määrä tukitiloja, kuten pieniä neuvottelutiloja ja vetäytymistiloja. Näissä voidaan tehdä syväkeskittymistä vaativaa työtä, käydä neuvotteluita ja soittaa puheluita», Kaitila kertoo.»tavoitteena on että yhteistyö, vuorovaikutus ja yhteisöllisyys lisääntyvät», hän kiteyttää. info Oikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonsepti Alkutilanne: Oikeusministeriön hallinnonalalla on yli 300 tuomioistuimen, ulosoton, oikeusavun, edunvalvonnan ja syyttäjän toimipistettä. Oikeuslaitoksen toimitilakustannukset olivat vuonna 2010 yli 50 miljoonaa euroa. Kuluerä on toiseksi suurin henkilöstömenojen jälkeen. Tavoitteet Vapautetaan tiloihin sidottuja kustannuksia varsinaiseen toimintaan. Asiakaspalvelu: Asiakaskokemusta parannetaan. Yksiköiden välistä yhteistyötä kehitetään. Palvelun toimintatapoja ja kulttuuria kehitetään. Istuntosalit: Muunneltavuutta ja joustavuutta lisätään. Käyttäjäkokemusta parannetaan. Henkilöstön työtilat: Tilankäyttöä tehostetaan. Sisäisiä toimintatapoja ja kulttuuria kehitetään. Työhyvinvointi, työvire, terveellisyys, turvallisuus ja viihtyisyys: Tulee varmistaa, että tilat tarjoavat kaikille turvallisen ja viihtyisän ympäristön. Palvelut Senaatti-kiinteistöiltä: Valtakunnallisen toimitila- ja työympäristökonseptin kehittäminen ja jalkautus, strategialähtöiseen työympäristökehittämiseen liittyvä mittakaavaetuja tavoitteleva asiantuntijapalvelu ylimmälle johdolle. Lopputilanne: Konsepti linjaa ja ohjeistaa toimintatapoja ja tiloja valtakunnallisesti. Istuntosaleista tulee monikäyttöisiä ja niiden käyttöaste nousee. Keskitetyt asiakaspalvelutilat, parantunut turvallisuus ja asiakaskokemus. Työskentelytiloista puolet monitilaympäristöä. Jari Härkönen 26 kontrahti crem

27 talous ja toimintaympäristö Talous seilaa Maailman ja erityisesti euroalueen talous seilaa sakeassa sumussa, mikä hankaloittaa huomattavasti navigointia kohti tulevaisuutta. Yksi asia on kuitenkin varma: mitään taloudellisesti hyvää ei nykytilanteesta seuraa. Teksti Vesa Ville Mattila Kuvat Matti Immonen ainutlaatuisen turbulentissa tilanteessa, jossa tilanteet voivat vaihdella»olemme dramaattisesti aamusta iltaan», sanoo 40 vuotta valtiovarainministeriössä talouden tilaa seurannut valtiosihteeri Raimo Sailas. Pahimpana tulevaisuuden skenaariona valtiovarainministeriössä pidetään Euroopan laajuista tai vielä globaalimpaa rahoituskriisiä. Ennusmerkkejä tälle tielle löytyy niin euroalueen kriisistä, Yhdysvaltojen kehnosta talouskehityksestä kuin Ison-Britannian pahasta velkaantumisesta. Parhaimmassa skenaariossa kartalle piirtyy pitkä hitaan kasvun aika. Kävi niin tai näin, Eurooppa ja Yhdysvallat näyttävät olevan samassa vuotavassa veneessä. Enää ei voi elvyttää Mutta onhan tämä koettu aiemminkin vai onko? Vuonna 2008 Lehman Brothersin konkurssista kehkeytyi pankkikriisi. Tällä kertaa kysymys on ennen kaikkea ylivelkaantuneiden valtioiden kriisistä, joka heijastuu myös rahoitussektorille. Keskinäisen epäluottamuksen kasvaessa pankit eivät enää hanakasti lainaa toisilleen.»mikäli lainaustoiminta tyrehtyy kokonaan, kaikki taloudellinen toiminta hyytyy nopeasti. Kolme vuotta sitten tällainen taloudellinen katastrofi oli enää hiuskarvan varassa. Kansainvälisen yhteistyön ansiosta tilanne kuitenkin saatiin hallintaan», Sailas toteaa. Nyt valitettavasti tilanne näyttää numeroiden valossa paljon vaikeammalta kuin aikaisemmin. Valtioiden velaksi hankkimat elvytysvarat ovat loppuneet, eikä pelivaraa uuteen elvytyskierrokseen enää löydy. Luottamuksen lunnaat Sailas muistuttaa, että ennen nykyisen talouskriisin puhkeamista ja sen aikana on rikottu roppakaupalla yhteisesti sovittuja asioita ja pelisääntöjä.»ainoastaan Suomi ja Luxemburg ovat pitäneet kiinni euron luomiseen johtaneessa Maastrichtin sopimuksessa määritellyistä julkisen velan ja lainanoton maksimimäärästä. Yhtäkään sopimuksen rikkonutta maata ei ole rangaistu. Lisäksi jäsenvaltioita rahoitetaan vastoin Maastrichtin sopimusta. Myös Euroopan keskuspankki (EKP) rikkoo perussääntöjään ostaessaan valtioiden velkakirjoja ei tosin suoraan valtioilta, vaan jälkimarkkinoilta. Sailaksen mielestä kysymys on oikeastaan rahan painamisesta. Valtiosihteeri Raimo Sailaksen mukaan säästöjä haetaan henkilöstökuluista, tilankäytöstä sekä hankintojen ja tukitoimintojen yhdistämisestä. kontrahti crem 27

28 talous ja toimintaympäristö»tällaisten toimien seurauksena on syntynyt suuri luottamuspula. Markkinat eivät syystäkään hevin usko, että entistä tiukempi säännöstö ja sen valvonta onnistuisi. Ja kuinka esimerkiksi EKP pystyy palauttamaan toiminnalleen ehdottaman tärkeän luottamuksen?» Järki käteen Suomessa Vaikka tulevaisuuden taloustilanteen ennustaminen on paljolti hämärän peitossa, yhdestä asiasta Sailas on vuorenvarma.»mitään taloudellisesti hyvää nykyisestä tilanteesta ei voi seurata euroalueelle.» Suomeen Sailas peräänkuuluttaa kansainvälisistä rahoitusmarkkinoista riippumattomia toimenpiteitä, jotka joka tapauksessa ovat taloudellisesti järkeviä. Tärkeimmäksi nousee työurien pidentäminen. Kymmenen vuoden kuluttua on työikäisiä suomalaisia vähemmän kuin tänä päivänä. Trendi siis kääntyy. Tämä pienentää vuosittain bruttokansantuotetta (BKT) puolen prosentin verran. Samalla tuottavuuden kasvu hidastuu.»nämä kehityskulut toteutuvat ilman mitään kansainvälisen taloustilanteen katastrofiajattelua», Sailas korostaa.»on siis turha kuvitella, että valtion velat saataisiin kuitattua nopealla BKT:n kasvulla. Päinvastoin: julkisen talouden problematiikka kärjistyy. Lisäksi luvassa on veronkorotuksia ja leikkauksia, mitkä heikentävät kotitalouksien ostovoimaa.» Tehokkuus ja tuottavuus kunniaan Toinen taloudellisesti tärkeä toimenpide on lisätä valtionhallinnon tehokkuutta ja 28 kontrahti crem

29 »Asiakkaat odottavat Senaatti-kiinteistöiltä innovointia, ideointia ja vaihtoehtoja saadakseen toimitilakuluilleen parhaan vastineen», sanoo valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Tomi Hytönen. Kolme T:tä ja toimitilahallinta»aiemmin Suomi onnistui talouden elvytyksessä esimerkiksi pitämällä rakennusalaa käynnissä. Nytkin meillä riittäisi muun muassa homekoulujen korjauksia, mutta rahasta tekee tiukkaa», arvioi valtiosihteeri Raimo Sailas. Taloustilanne, työtilavaatimukset ja tieto vaikuttavat entistä enemmän toimitilahallintaan. Pitkäjänteisyyden rinnalla korostuvat kyky ennakoida ja mukautua muutoksiin. Tilakustannukset ovat valtiolla toiseksi suurin menoerä palkkojen jälkeen. Muutostilanteissa niissäkin pitää pystyä säästämään. Kiristyvän taloustilanteen tuoman tilankäytön tehostamistarpeen lisäksi valtion toimitilahallinnalta vaaditaan esimerkillisyyttä talousrikollisuuden ja harmaan talouden torjunnassa sekä ympäristöasioissa. Työtilojen puolestaan pitää olla toimivia, turvallisia, tietoteknisesti ajanmukaisia ja kestävää kehitystä tukevia. Ratkaisukeskeisyys edellyttää pelisilmää tuottavuutta. Siihen jo valmistaudutaan laajentamalla näkökulmaa yksittäisistä hallintoyksiköistä valtiokonserniin.»kehitys ei kuitenkaan tapahdu nopeasti vaan vähitellen. Osana valtiohallinnon tehostamistoimia pohdimme nykymuotoisten ministeriöiden lakkauttamista ja niiden toimintojen yhdistämistä yhtenäiseksi valtioneuvostoksi», Sailas sanoo. Henkilöstökulujen vähenemisen lisäksi säästöjä saataisiin tehostamalla tilankäyttöä sekä yhdistämällä hankintoja ja tukitoimintoja. Asiakkaat haluavat innovointia, ideointia ja vaihtoehtoja, jotta he saisivat toimintamenoilleen parhaan mahdollisen vastineen.»kun Senaatti-kiinteistöjen työsarka laajenee tilakeskeisyydestä ratkaisukeskeisyyteen, se tarvitsee pelisilmää: faktoja, aktiivisuutta, kykyä ennakoida, mahdollisuutta mukautua nopeasti toiminnan ja henkilöstön muutoksiin sekä hyviä viestinnällisiä valmiuksia», arvioi valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies ja Senaattikiinteistöjen hallituksen jäsen Tomi Hytönen. Hytönen korostaa, että Senaatti-kiinteistöjen tulee toimia liiketaloudellisesti kannattavasti pystyäkseen palvelemaan asiakkaitaan parhaalla tavalla. Palvelutoiminnassa sen täytyy myös entistä selkeämmin ansaita asiantuntemuksella arvonsa asiakkaiden silmissä.»valtiokonsernin sisäisten palveluiden hankinnassa asiakkaat ovat vaativia jopa vaativampia kuin ostaessaan palveluja markkinoilta.» kontrahti crem 29

30 kansainvälinen työympäristö Moderni työympäristö edistää myös liiketoimintaa Toimitilamarkkinoiden muutoksiin ja hajautuvan työn haasteisiin erikoistunut professori Michael Joroff on yllättynyt, että työympäristöt ovat uudistuneet ennakoitua hitaammin nykyajan haasteisiin. oteksti Olli Manninen Kuva Getty Images rganisaatioissa ja toimialoissa on tietysti valtavia eroja. Nuoret, ketterät toimialat ja organisaatiot ovat voineet lähteä puhtaalta pöydältä rakentamaan uudenlaisia työympäristöjä, joissa fyysisten ja virtuaalisten työtilojen yhdistäminen on luontevaa. Hitaammin muuttuvissa organisaatioissa työympäristöihin liittyviä kysymyksiä on käsitelty lähinnä keinoina vähentää kustannuksia pohtimatta tarvetta samalla uudistaa työtapoja ja työkulttuuria», Michael Joroff sanoo. Yritykset ja muut organisaatiot ovat muokanneet toimintaansa kustannustehokkaammaksi, virtaviivaistaneet liiketoimintansa prosesseja, muokanneet fyysisiä toimitilojaan ja pyrkineet uudistamaan työskentelyn lähtökohtia. Silti ne pitävät työympäristöön liittyviä muutospaineita pitkälti vain kysymyksinä fyysisten toimitilojen toimivuudesta. Työympäristöjään uudistavissa edelläkävijäorganisaatioissa on sen sijaan ymmärretty, ettei työympäristöjen kehittämisessä ole kyse vain keinoista säästää työkustannuksissa.»moderneissa, globaalisti hajautuneissa organisaatioissa tehokas tiimityöskentely edellyttää fyysisten ja virtuaalisten työtilojen älykästä hyödyntämistä, jossa ICT-teknologian tarjoamilla työkaluilla on keskeinen rooli tehokkaan vuorovaikutuksen luomiseksi. Työtilojen kehittämisessä ei ole kyse joko tai-tilanteesta, vaan erilaisista mahdollisuuksista yhdistää fyysiset ja virtuaaliset työympäristöt tukemaan työntekijöiden suosimia tapoja hoitaa päivittäiset askareensa», Joroff sanoo. Muutama vuosi sitten hän ennakoi, että perinteiset kiinteistö- ja toimitilamarkkinat olisivat tulleet nykyisessä muodossaan tiensä päähän jo tällä vuosikymmenellä. Vaikka näin ei ole tapahtunut, hän uskoo kiinteistö- ja toimitilajohtamiseen liittyvien tehtävien asteittain sulautuvan osaksi yleisemmin liiketoiminnan kehittämistä. CREM ei ole enää erillistä kiinteistöjen tai toimitilojen managerointia, vaan tukee osaltaan nykyajan toiminnallisten ja joustavien työtilojen kehittämistä. Uusi sukupolvi haluaa joustoa ja valinnan vapautta Michael Joroff toimii MIT:ssa yliopistonlehtorina (Massachusetts Institute of Technology). Työympäristöjen kehittämistä edistävät Joroffin mukaan useat työelämän megatrendit, jotka vaikuttavat osaltaan myös kilpailuun parhaista työntekijöistä.»työmarkkinoille tuleva uusi sukupolvi on tottunut ryhmätyöhön ja toimimaan sekä fyysisessä että virtuaalisessa maailmassa. Heistä on luontevaa työskennellä molemmissa ympäristöissä ja vaihtaa päivän mittaan työympäristöstä toiseen. He ovat omaksuneet tavan tehdä töitä missä ja milloin vain ja edellyttävät, että heidän työnantajansa mahdollistaa tämän», Joroff sanoo. Työskentelyn joustavuutta vaaditaan myös erilaisissa asiantuntijaryhmissä, jotka kootaan tietyn projektin ympärille. Mitä erikoistuneemmista ja kansainvälisemmistä tiimeistä on kyse, sitä keskeisemmäksi haasteeksi nousee kysymys tiimin jäsenten tavoitettavuudesta.»osa tiimin jäsenistä on fyysisesti läsnä, toiset osallistuvat kokouksiin läsnä- 30 kontrahti crem

31 olotyökalujen avulla. Fyysisten ja virtuaalisten kokousten rajat ylittävä työskentely pakottaa miettimään, miten kokoukset viedään läpi ja johdetaan tehokkaasti», Joroff sanoo. Kestävän kehityksen haasteet tulevat Joroffin mukaan esiin myös kehitettäessä uusia työympäristöjä.»kestävän kehityksen kysymykset eivät liity vain energiaa säästävien tai hiilineutraalien toimitilojen suunnitteluun vaan laajemmin käytössä olevien resurs sien järkevään käyttöön. Se tarkoittaa myös työntekijöiden ajankäyttöön, työmotivaatioon ja hyvinvointiin liittyviä kysymyksiä», Joroff sanoo. Työntekijät arvostavat myös entistä tasa-arvoisempaa kohtelua työpaikoillaan. Se edellyttää organisaatiolta läpinäkyvää toimintakulttuuria, jossa kaikilla työntekijöillä on oikeus saada tietoa liiketoiminnan kannalta keskeisistä tiedoista ja mahdollisuutta vaikuttaa omien työkalujen tai -tapojen valintaan.»hierarkkisten organisaatiorakenteiden sijasta ollaan matkalla kohti matalia organisaatiorakenteita, joissa ei ole liiallista kontrollia tai mikrojohtamista.» Kulttuuri muuttuu hitaasti Joroff arvioi työympäristöjen kehittämiseen liittyvien uudistusten läpiviennin eri organisaatioissa olevan siksi niin hidasta, koska kysymys on kulttuurin murroksesta, eikä tällaisia muutoksia saada aikaan hetkessä.»vaikka bisnesyksiköt ovat jatkuvassa muutospaineessa niiden liiketoimintaympäristöstä tulevien haasteiden vuoksi ja uudistuvat joustavasti koko ajan, ei organisaatiossa välttämättä nähdä muutospaineita työympäristöjen kehittämiseen. Mitä hajautuneemmasta työyhteisöstä on kyse, sen työläämpää uusia työympäristöjen kehittämiseen liittyviä innovaatioita on saada läpi», Joroff uskoo. Kun työympäristöihin liittyvät kysymykset nähdään osana liiketoiminnan kehittämistä ja kilpailukykyä, saadaan aikaan synergiahyötyjä, jotka osaltaan mahdollistavat liiketoiminnan kasvun ja vahvistavat työtyytyväisyyttä.»googlen tai Pixarin kaltaiset yritykset ovat onnistuneesti kehittäneet työympäristöjään. Näillä yrityksillä on fyysinen kotipesä, jossa on joustavasti muuntuvia työtiloja. Sen lisäksi työntekijät voivat valintojensa mukaan työskennellä muualla. Työntekijöitä kannustetaan etsimään uudenlaisia tapoja työntekoon, ja heitä palkitaan uusien työtapojen kehittämisestä eri tavoin», Joroff sanoo. Vähittäiskaupan tavassa hyödyntää liiketilaa voi löytyä myös ideoita asiantuntijaorganisaatioiden työtilojen kehittämiseen.»vähittäiskauppa hyödyntää tehokkaasti mediaa toimitiloissaan lisäten kaupassa käynnin elämyksellisyyttä ja vahvistaen näin asiakastyytyväisyyttä. Lyhytaikaiset pop-up storet ovat tehokas keino markkinoida uusia tuotteita tai palveluja», Joroff sanoo. kontrahti crem 31

32 Tietotyöläinen rikkoo kahleensa Tulevaisuuden työympäristöt järjestyvät työn sisällön eivätkä organisaatioiden hierarkian tai tehtävänimikkeiden perusteella. Oman työhuoneen sijasta moderni tietotyöläinen hyödyntää eri työvaiheita ja -tilanteita parhaiten tukevaa työympäristöä. Teksti Pirjo Kupila Kuvitus Juha Helasto Onko projektimme edennyt......suunnitelmien mukaan? Tietotyö on ajamassa kulmahuonehierarkiaan perustuvien koppikonttorien ja johtamismallin yli. Nykyään työ järjestyy yhä useammin erilaisten projektien ja tavoitteiden ympärille ja sitä tehdään yhdessä monenlaisilla resursseilla, joista vain osa on organisaation sisäisiä. Avoimissa innovaatioprosesseissa pyritään hyödyntämään myös asiakkaiden, kumppaneiden ja jopa kilpailijoiden resursseja. Toisaalta tietotyö on digitaalisen langattoman kommunikaation ansiosta menettänyt paikkasidonnaisuutensa. Työtä voidaan tehdä melkein missä ja milloin tahansa: työmatkoilla, kotona, kahvilassa tai kesämökillä.»jos toimitilat halutaan nähdä tietotyön resursseina, tyhjän käytävän ympärille sulkeutuneet koppikonttorit vastaavat huonosti uusiin kommunikaatio- ja vuorovaikutustarpeisiin», sanoo arkkitehti, professori Jarmo Suominen Aalto-yliopiston muotoilun laitokselta. Tila tehtävän mukaan Suominen vetää parhaillaan tutkimushanketta, jossa selvitetään millaiset ympäristöt tukevat tietotyöläisen onnistumista niin fyysisissä, virtuaalisissa kuin sosiaalisissa työn tekemisen tilanteissa. Hän sanoo, että työympäristöjen on tuettava niissä tehtävää toimintaa ja toimijoita. Kyse ei ole pelkästään tilojen fyysisestä, vaan myös toiminnallisesta ja sosiaalisesta arkkitehtuurista.»samalla tavalla, kun työ järjestyy uudelleen erilaisten teemojen ja projektien ympärille, henkilökohtaiset työhuo- neet muuttuvat projektikohtaisiksi työtiloiksi, joissa projektit etenevät, mutta tekijät vaihtuvat tilanteen mukaan», hän selittää. Muodollisen ja vapaamuotoisen sosiaalisen kanssakäymisen ja yhdessä tekemisen lisäksi työpaikalla tarvitaan tiloja myös keskittymiseen ja yksityisyyteen.»omaa fyysistä tilaakin tarvitaan yhä, vaikka se onkin osin muuttunut virtuaaliseksi tilaksi sosiaalisessa mediassa ja 32 kontrahti crem

33 VTT on vähentänyt kiinteistömassansa puoleen. muissa verkkopalveluissa», Suominen huomauttaa. Tilahanke ei riitä Arviolta alle puolet tietotyöstä tehdään enää toimistossa. VTT:ssä henkilökohtaiset jakkarat ovat käytössä vieläkin harvemmin, ja silti joka puolella on olevinaan ahdasta.»niin kauan kuin organisaatio on henkilökohtaisten nimettyjen työpisteiden loukussa, mitkään tilat eivät sille riitä», VTT:n kiinteistöjohtaja Jyrki Kalavainen huokaa. VTT on kymmenessä vuodessa vähentänyt kiinteistömassansa puoleen neliöstä, ja lisää leikkauksia on tulossa. Tutkimuslaitos on uudistamassa työn tekemisen tapojaan, mikä johtaa myös siihen, että joistakin tiloista tullaan luopumaan vuokrasopimusten päättyessä. Kalavainen tähdentää, että kysymys on kuitenkin kaikesta muusta kuin tilahankkeesta.»useimmiten työympäristön kehittämisessä ajaudutaan ensimmäiseksi miettimään fyysisiä ratkaisuja. Tiloilla ei kuitenkaan muuteta organisaation käyttäytymistä, olivatpa ne millaisia hyvänsä», hän muistuttaa. Pelisäännöt uusiksi Kalavaisen vuosia muhittama ja Kalifornian Piilaaksosta vauhtia saanut idea uusista työn tekemisen tavoista konkretisoitui vuonna 2010, kun VTT aloitti viisivuotisen työympäristön kehittämishankkeen. Vetoapua tutkimuslaitos hankki Sun Microsystemsin entisiltä työntekijöiltä. Hanke lähtee liikkuvan ja hajautetusti eri aikavyöhykkeillä tehtävän tutkimustyön tarpeista. Sen perimmäisenä tavoitteena on lisätä työn tuottavuutta ja tukea organisaation kansainvälistymistä. VTT:n olisi kyettävä tarjoamaan parhaimmillaan neljälle eri sukupolvelle ja eri kulttuureista tuleville ihmisille innostavat ja viihtyisät työolosuhteet. Sitä ei aiota tehdä tuputtamalla kaikille samaa työn tekemisen mallia. Samalla organisaation pitäisi huolehtia myös yhteisön koossa pitämisestä. Itse asiassa hajautetun työn tavoitteena on törmäyttää ihmisiä toisiinsa entistä useammin ja helpommin. Kalavaisen mukaan yksi perustavanlaatuisista kysymyksistä on, tehdäänkö organisaatiossa työaikaa vai tulosta. Sen vuoksi HR-toiminnoilla ovat ratkaiseva rooli sovittaessa monipaikkaisen ja hajautetun tietotyön pelisäännöistä ja johtamisesta.»toinen tärkeä peluri ovat ICT-toiminnot. Virtuaalisen työympäristön täytyy mahdollistaa liikkuvan työn tekeminen tasapuolisesti kaikille ja kaikkialla. Vasta kontrahti crem 33