JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa

Transkriptio

1 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa Versio: Julkaistu: Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto Verkkolaskun määritelmä Sähköpostilasku ei ole verkkolasku Soveltamisala Termit ja määritelmät Kootut suositukset Miten mukaan verkkolaskun käyttöön Pienet organisaatiot Keskisuuret organisaatiot Suuret organisaatiot Verkkolaskuosoitteisto Sopimukset Verkkolaskun edistämistoimenpiteitä Tarjouspyynnöt/tilaukset Aktiivinen seuranta ja toiminta Verkkolaskujen aktiivinen markkinointi ja tiedottaminen Tekniset toimenpiteet Sopimuskäytäntöjen yksinkertaistaminen Yhteisten sähköistä laskutusta koskevien mallien, ohjeiden ja laskusuositusten käyttö implementoinnin tukena ja yhteentoimivuuden varmistajana Yhteisten järjestelmä/palvelukilpailutusta koskevien mallien, dokumenttipohjien ja ohjeiden käyttö kilpailutuksen tukena Laskumallit Verkkolaskuratkaisujen tietoturva Laskujen sähköistä allekirjoitusta ei Suomessa käytetä Opastavat tiedot Liitteet /11

2 1 Johdanto Asiakirja sisältää suositukset julkishallinnon verkkolaskun käytöstä. Julkishallinnon tietojärjestelmän tai palvelun tulee kyetä lähettämään ja vastaanottamaan joko Finvoice - tai TEAPPS-sanomakuvauksen mukainen verkkolasku. Julkishallinto suosittaa avoimia ja vakiintuneita sanomakuvauksia, joita kaikki välittäjät voivat käyttää. Suosituksen avulla halutaan tehostaa julkishallinnon toimintoja lisäämällä verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista. Verkkolasku on keskeinen osa sähköistä taloushallintoa ja paperittomuutta. Yleisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen osuus kaikkien Suomessa lähetettävien laskujen osuudesta kasvaa nopeasti. Tähän tavoitteeseen pyritään yhdenmukaistamalla ja yksinkertaistamalla laskujen käsittelyrutiineja ja käyttämällä vain yleisesti käytössä olevia toimintamalleja. Verkkolaskujen käytön tavoitteena julkishallinnossa on taloushallinnon tehokkuuden ja luotettavuuden lisääminen nopeammalla ja automatisoidulla laskujen käsittelyllä. Käyttämällä yhdenmukaisia toimintamalleja eri yksiköt voivat suunnitella ja kehittää omat toimintonsa hyödyntämällä jo muualla saatuja käyttökokemuksia ja parhaita käytäntöjä ja samalla varmistaa ratkaisujen yhteentoimivuus. Suositusta laadittaessa on otettu huomioon myös yksityissektorilla saatuja käyttökokemuksia verkkolaskuista ja pyritty mahdollisimman pitkälle yhdenmukaisiin toimintatapoihin kummallakin sektorilla. Verkkolasku on Suomessa ollut käytössä niin pitkään, että parhaita käytäntöjä voidaan käyttää suositusten perusteluina. Suurimmat hyödyt verkkolaskujen käytöstä saadaan, jos verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä tarkistetaan myyntilaskutuksen ja -laskujen käsittelyprosessit kokonaisuudessaan. Samoin otettaessa käyttöön verkkolaskujen vastaanotto, tarkistetaan laskun käsittelyn vaiheet kriittisesti. Sähköinen taloushallinto ja verkkolasku antavat uusia mahdollisuuksia taloushallinnon prosessien uudistamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksyjätasojen määrää voidaan vähentää ja laskun tarkastusta automatisoida. Lasku on monessa prosessissa vain yksi osa hankintaketjua. Sähköinen hankintajärjestelmän käyttö tuo lisää prosessisäästöjä. Jo tilaukset voidaan tiliöidä ja hyväksyä ja lasku tarkastaa täysin automaattisesti näitä tietoja käyttäen. Sähköinen hankintajärjestelmä parantaa ja aikaistaa myös kassanseurantaa. Sähköisillä tuoteluetteloilla poistetaan virheet hinnoissa ja voidaan tukea käyttäjää mm. tuotekuvin. Tässä dokumentissa keskitytään kuitenkin ainoastaan verkkolaskun käyttöön. Tämä suositus korvaa vanhan JHS 155-suosituksen ( ). 1.1 Verkkolaskun määritelmä Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskun vastaanottajana voi olla organisaatio tai kuluttaja. Verkkolaskun tunnusomainen piirre on automaattisuus. Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun kierrätystä, hyväksyntää ja muuta käsittelyä sekä myyjän että ostajan toiminnoissa. (Tieken verkkolaskufoorumin määritelmä). Verkkolaskuina voidaan lähettää tavara- ja palvelulaskuja. Sanomaa voidaan käyttää myös 2/11

3 verkkokauppojen, kassajärjestelmien, korttitapahtumien sekä perintä- ja rahoituspalveluiden sähköiseen liittämiseen julkishallinnon taloushallintopalveluihin. Laskulla voidaan välittää myös konsernin tai organisaation sisäisten tapahtumien veloituksia. Verkkolaskulla voi olla myös erillisiä sähköisessä muodossa olevia liitetiedostoja. Liitteiden välittäminen edellyttää kuitenkin sitä, että välittäjä ja vastaanottajan järjestelmä pystyvät käsittelemään liitetiedostoja. Verkkolaskun käsittely tehdään sähköisesti, eikä siitä ilman erityistä tarvetta tulosteta paperikopioita. Laskusta pitää kuitenkin olla valmius tulostaa kopio paperille, esimerkiksi viranomainen voi joissain tapauksissa vaatia sellaista. Verkkolasku säilytetään sähköisessä arkistossa. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan kaikkia laskuja, jotka kulkevat eri muodoissa sähköisesti. Näitä ovat EDIlaskut, verkkolaskut ja skannatut laskut (ks. Termit ja määritelmät). 1.2 Sähköpostilasku ei ole verkkolasku Sähköpostilaskulla tarkoitetaan sähköpostiviestinä tai sen liitteenä lähetettävää laskua. Sähköpostiin liittyy merkittäviä tietoturva-, roskaposti-, virus- ja muita teknisiä ongelmia, minkä vuoksi laskutusta sähköpostitse ei suositella. Sähköinen lasku tulee voida lukea organisaation vastaanottavaan sovellukseen konekielisessä muodossa, mikä on vaikeaa toteuttaa sähköpostilaskuille. Sähköpostilaskuosoitteille ei myöskään ole luotu yhdenmukaista käytäntöä. Julkishallinto ei lähetä eikä ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei vastaanoteta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi suosituksen muotoinen laskusanoma. 2 Soveltamisala Tämä suositus ohjeistaa julkishallinnon toimijoita verkkolaskujen käyttöönotossa ja käytössä. Suosituksessa otetaan kantaa myös taloushallinnon toimintoihin. Julkishallinto myöntää toiminta-avustuksia yksityisille organisaatioille. Avustusten käytön edellyttämän julkisen valvonnan toteuttamiseksi suositellaan myös näissä organisaatioissa suosituksen soveltamista. Suositus esittää näkemyksen parhaasta julkishallinnon verkkolaskukäytännöstä. Laskuja käsittelevä yksikkö voi uudistaa käytössä olevia työmenetelmiään vähitellen sen mukaan kun sen kehityshankkeet edistyvät. Kun yksikkö kehittää työmenetelmiään ja prosessejaan, se saa tästä suosituksesta ohjeita kehitystyötä varten yhdenmukaisten toimintatapojen noudattamiseksi eri organisaatioissa. Lisäksi laskutuksen erityispiirteet on otettava kehitystyössä huomioon, mikä voi johtaa suosituksessa esitettyjen toimintatapojen soveltamiseen parhaan ratkaisun toteuttamiseksi. Tämä julkishallinnon suositus on laadittu siten, että sitä voidaan soveltaen käyttää myös yksityissektorin taloushallinnon toiminnoissa. 3 Termit ja määritelmät BIC-tunnus (Bank Identifier Code). Tunnus yksilöi maailmanlaajuisesti pankin. Pituus on 8 tai 11 merkkiä. eprocurement Sähköinen hankinta. 3/11

4 E-lasku E-lasku on sähköisessä muodossa oleva verkkolasku, jonka voi vastaanottaa verkkopankkiin. E-lasku on pankkien yhdessä kehittämä ratkaisu. EDI-lasku EDI (Electronic Data Interchange) on rakenteinen tiedon esitystapa, jota käytetään organisaatioiden välisten tietojärjestelmien kommunikointiin. EDI-lasku perustuu usein EDIFACT-kielioppiin eli syntaksiin, jota kehittää YK:n Euroopan Talouskomission alainen UN/CEFACTin (Centre for Trade Facilitation and Electronic Business). Finvoice Finanssialan Keskusliiton verkkolaskumääritys. IBAN (International Bank Account Number) tilinumeroiden kansainvälinen esittämistapa. IBAN muodostetaan suomalaisesta tilinumerosta lisäämällä alkuun Suomen ISO-standardin mukainen maakoodi FI sekä 2- merkkinen tarkiste. Suomalainen IBAN on aina pituudeltaan 18 merkkiä. Julkishallinto Suomessa julkishallinto koostuu valtion ylimmistä elimistä, aluehallinnosta ja paikallishallinnosta (valtio, kunnat ja kuntayhtymät). JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Konversio Tiedostomuunnos esitystavasta toiseen (yleisemmin muunnos). Kuittaus (tietoliikennetaso) Vastaanoton kuittaus, joka vahvistaa yhteen erään liittyvät kaikki verkkolaskut vastaanotetuiksi. Operaattori Käytetään myös nimitystä verkkolaskuoperaattori. Lista operaattoreista löytyy Verkkolaskufoorumin sivulta Ks. liite 4 Perustililuettelo Perustililuettelo on tililuettelon standardointihankkeessa vuosina vahvistettu tililuettelo. SEPA SEPA on lyhenne sanoista Single Euro Payments Area, yhtenäinen euromaksualue. Sähköpostilasku Sähköpostiviestinä tai sen liitteenä (esim. PDF-muodossa) lähetetty lasku. Ei ole verkkolasku. Sähköinen allekirjoitus Digitaalinen allekirjoitus eli sähköinen allekirjoitus on sähköiseen viestiin tehty PKI-allekirjoitus (Public Key Infrastructure), joka varmentaa tietyn viestin sisällön ja allekirjoittajan henkilöllisyyden. Mikäli viestiä muutetaan, allekirjoitus ei enää täsmää. Sähköinen lasku Laajempi käsite, joka sisältää verkkolaskun lisäksi EDI-laskun, skannatun laskun ja sähköpostilaskun. TEAPPS TEAPPS on Tieto-yhtiön (entinen TietoEnator) luoma XML-teknologiaan perustuva esitystapa laskusanomasta. 4/11

5 TYVI Tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä. TYVI -järjestelmä tarjoaa yrityksille yhdenmukaisen tavan ilmoittaa tietoja sähköisesti viranomaisille ja viranomaistehtäviä hoitaville tahoille. Verkkolaskuformaatti Verkkolaskun yksilöivä esitystapa, esim. Finvoice 1.3 Verkkolaskuinfrastruktuuri Käsite kattaa laitteistot (verkot ja tietokoneet) ja ohjelmistot (tietoliikenne- ja muut verkkolaskuissa käytettävät ohjelmat). Verkkolaskuosoite Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jota käytetään verkkolaskun välittämisessä vastaanottajalle. Verkkolaskuosoitteisto TIEKEn ylläpitämä osoitteisto, josta näkee mitkä yhteisöt lähettävät ja vastaanottavat verkkolaskuja. Verkkolaskuosoitteisto löytyy Verkkolaskufoorumin sivuilta. Välittäjä Verkkolaskuja välittävä organisaatio, Suomessa operaattori tai pankki. Välittäjän tunnus Verkkolaskuja välittävän organisaation tunnus. Suomessa käytetään OVT-tunnusta (verkkolaskuoperaattorit) sekä BIC-tunnusta (pankit). Lisää verkkolaskuun liittyviä käsitteitä löytyy verkosta, katso liite 4. 4 Kootut suositukset Tähän kappaleeseen on koottu dokumentissa esitetyt suositukset. Tarkemmat perustelut löytyvät tekstistä jäljempänä tai liitteistä. Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tulee kyetä lähettämään organisaatioille ja kuluttajille verkkolaskuja sekä vastaanottamaan verkkolaskuja. Verkkolaskuja suositellaan käytettäväksi julkishallinnossa, koska niiden avulla voidaan saavuttaa merkittäviä prosessisäästöjä. Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolaskujen käytön suurimmat hyödyt tulevat laskun vastaanottajalle. Manuaaliset laskun käsittelyvaiheet ovat työllistäviä ja niitä voidaan automatisoida sähköisen käsittelyn avulla. Laskujen lähettäjän kannalta verkkolaskutus on ennen kaikkea hyvää asiakaspalvelua. Yhä useammat laskujen vastaanottajaorganisaatiot jopa vaativat verkkolaskuja, joten tähän pitää olla valmius. Verkkolaskun käyttö vähentää kuitenkin myös laskujen tuottamiseen tarvittavaa käsittelytyötä ja pienentää lähettämisen kuluja. Liitteessä 6 on esitetty yksityiskohtaisia perusteluja verkkolaskun käytölle. Verkkolaskujen lähettämisessä ja vastaanottamisessa käytetään välittäjiä pankkeja ja verkkolaskuoperaattoreita. Julkishallinnon organisaatioille ei suositella laskujen toimittamista ilman välittäjää, koska se edellyttää laskuttajalta laajempaa panostamista omiin järjestelmiin, tietoliikenteeseen sekä osaamiseen ja kokonaiskustannukset tässä vaihtoehdossa nousevat usein huomaamatta suuriksi. Julkishallinto ei lähetä eikä ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei vastaanoteta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi suosituksen muotoinen laskusanoma. Sähköpostiin liittyy merkittäviä tietoturva-, roskaposti-, virus- ja muita teknisiä ongelmia, minkä vuoksi sähköpostilaskutusta ei suositella. 5/11

6 Julkishallinto pitää tarkoituksenmukaisena, että Suomessa siirrytään mahdollisimman pian yhden eurooppalaisen tai kansainvälisen avoimen standardin mukaisen verkkolaskusanoman käyttöön. Jos julkishallinnon organisaatiolla on valmius verkkolaskujen vastaanottoon, suositellaan silloin, että se vaatii verkkolaskuja. Jos organisaatiolla on mahdollisuus verkkolaskujen lähetykseen, suositellaan laskujen lähettämistä kaikille verkkolaskuosoitteensa julkistaneille vastaanottajille verkkolaskuina. Tehdessään päätöksen omasta toimintatavastaan julkishallinnon organisaation tulee tehdä tarpeelliset vertailut ja taloudelliset laskelmat eri vaihtoehdoista. Verkkolaskujen käytön lisäksi suositellaan sähköisen taloushallinnon omaksumista sen koko laajuudessa. Esimerkiksi laskujen sähköisellä arkistoinnilla saavutetaan merkittäviä prosessihyötyjä. Julkishallinto vaikuttaa osaltaan siihen, että tieto verkkolaskusta leviää yleisesti. Tiedon levittäminen myös kuluttajasektorille on erittäin tärkeää. Verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä otetaan käyttöön myös sitä edistäviä toimenpiteitä. Tällaisia ovat esimerkiksi aktiivinen markkinointi ja käytäntöjen mallintaminen. Toimenpiteitä on käsitelty luvussa 6. Kuluttajalaskutuksessa pitää pyrkiä ottamaan huomioon erityisryhmät, jolloin esimerkiksi käyttöliittymät rakennetaan esteettömiksi. Vaikka kaikki asiakkaat eivät vastaanota verkkolaskuja, tulee laskutuksessa käyttää kuitenkin lähettäjälle sähköistä prosessia, jossa laskut välitetään joko verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. Sähköistämällä myyntilaskutus kokonaisuudessaan laskuttaja saavuttaa prosessihyödyt ja säästöt. Julkishallinto pyrkii aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytännöt olisivat asiakkaille ja toimittajille yksinkertaisia. Käytettäväksi suositellaan yhteisiä malleja ja ratkaisuja helpottamaan verkkolaskujen käyttöönoton implementointia ja varmistamaan ratkaisujen yhteentoimivuus. Tätä voidaan edistää esimerkiksi tuotteistamalla taloushallinnon järjestelmän verkkolaskujen lähetys/vastaanotto. Järjestelmäintegrointien tulisi olla mahdollisimman sujuvia ja näkymättömiä. Luottamukselliset liitteet pitää lähettää erillään verkkolaskusta. Mikäli mahdollista tulee nämä liitteet lähettää kuitenkin sähköisesti, jos toimittajan ja vastaanottajan järjestelmäratkaisut mahdollistavat sen. Luottamukselliset aineistot voidaan myös toimittaa niille määrättyyn eri osoitteeseen kuin muut verkkolaskut. Verkkolaskujen vastaanottamisesta lähetetään kuittaukset. 5 Miten mukaan verkkolaskun käyttöön Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottoon tarvitaan tietojärjestelmä (laskutusjärjestelmä/laskujen käsittely- ja vastaanottojärjestelmä) ja välittäjä. Verkkolaskujen lähettämiseen/vastaanottoon voi käyttää myös palvelua, jolloin omaa tietojärjestelmää ei tarvita. Välittäjinä toimivat verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Verkkolaskuja voi lähettää organisaatioiden välillä periaatteessa myös ilman välittäjää, mutta suomalainen vakiintunut käytäntö perustuu verkkolaskuoperaattoreiden käyttöön. Julkishallinnon organisaatioille ei suositella laskujen toimittamista ilman välittäjää, koska se edellyttää laskuttajalta laajempaa panostamista omiin järjestelmiin, tietoliikenteeseen sekä osaamiseen ja kokonaiskustannukset tässä vaihtoehdossa nousevat usein huomaamatta suuriksi. Välittäjäpalveluja käyttämällä vanhojakin laskutusjärjestelmiä voidaan sähköistää ja tarvittava tekniikka sekä aineistomuunnokset hoitaa välittäjällä. 6/11

7 Kuva 1. Verkkolaskutus Suomessa perustuu välittäjien käyttöön. Käyttäjäorganisaatiolla asiakas voi olla yksi tai useampia välittäjiä Tehdessään päätöksen omasta toimintatavastaan julkishallinnon organisaation tulee tehdä tarpeelliset vertailut ja taloudelliset laskelmat eri vaihtoehdoistaan. Laskelmissa otetaan huomioon mm. investointikustannukset (laitteet ja ohjelmistot, koulutus), käyttökustannukset, materiaalikustannukset ja työn osuus. On huomattava, että yksiselitteisiä ohjeita ratkaisulle ei voida antaa, koska tarpeita ja tarjottavia palveluja on hyvin monenlaisia ja kaikenkokoisille toimijoille. Seuraavassa on käsitelty joitain tyypillisiä malleja organisaation kokoluokan pohjalta. 5.1 Pienet organisaatiot Pienille eli alle 10 hengen organisaatioille ja vähän laskuttaville organisaatioille sopiva vaihtoehto voi olla verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto palvelun välityksellä niin, että laskut lähetetään syöttämällä tiedot verkkolomakkeelle. Ostolaskut saapuvat samaa kanavaa pitkin odottamaan maksamista. Tässä vaihtoehdossa tarjotaan palveluna tietojärjestelmä ja aineistojen välitys. Ratkaisu on yleensä edullinen ja soveltuu pienten laskumäärien käsittelyyn ja satunnaiseen laskuttamiseen. Tämä ratkaisu vaatii kuitenkin usein laskujen kaksinkertaisen kirjaamisen, erikseen laskutukseen ja kirjanpitoon/myyntireskontraan. Jos palvelu ei tarjoa kirjanpitolain ja talousarvioasetuksen tarkoittamaa arkistoa, pitää tosite siirtää arkistoon tai tulostaa paperille. Taloushallinnon rutiineista huolehtiva tilitoimisto tai verkkolaskujen välittäjät tarjoavat kokonaispalvelua ja välineet laskujen vastaanottoon, lähetykseen, kierrätykseen ja hyväksyntään. Verkkolaskupalveluissa voi olla myös tilitoimistopalveluja tukevia ratkaisuja, esim. laskukopion lähetys tilitoimistolle. 7/11

8 Verkkolomakkeen käyttö edellyttää palvelun tilaamista ja sopimusta palvelun tarjoajan kanssa sekä mahdollisesti välittävän organisaation kanssa. Palvelun tarjoaja tuntee vaadittavan sopimuskäytännön. 5.2 Keskisuuret organisaatiot Keskisuurissa organisaatioissa voidaan käyttää omaa laskutussovellusta, joka tuottaa verkkolaskuja. Taloushallinnon palvelukeskusta tai tilitoimistoa käyttävät organisaatiot voivat saada verkkolaskut käyttöön tilitoimiston palvelujen kautta. Osa taloushallinnon sovelluksista on vuokrattavissa ASP-palveluna (sovellusvuokraus). Ratkaisuja voi tarjota tilitoimisto tai ohjelmistotoimittaja ja näillä palveluilla yleensä on valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Ostolaskujen vastaanottoon käytetään yleensä laskujen käsittely- ja kierrätyssovellusta. Näitä ei toistaiseksi keskikokoisissa organisaatioissa ole aina käytössä. Verkkolaskuratkaisun valinta riippuu laskujen volyymistä ja käytettävissä olevista järjestelmistä. 5.3 Suuret organisaatiot Suurilla organisaatioilla on usein suuret laskuvolyymit sekä tarve käyttää monipuolisia palveluja, jotka taipuvat käytössä oleviin ohjelmistoihin. Tällöin voidaan tarvita mm. muunnos- eli konversiopalveluita, jotka muuntavat laskutusohjelmiston tuottaman standarditiedoston nk. inhouse-tiedoston tiedot verkkolaskuformaattiin. Erilaisia laskutusohjelmia voi yhdelläkin organisaatiolla olla useita. Luonnollisesti myös suuri organisaatio voi lähettää vain vähän laskuja. Tämä huomioidaan suunnitelmissa ja ratkaisuvalinnoissa. Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää, että organisaatio sopii välittäjän kanssa laskujen vastaanottamisesta sähköisesti. Välittävä operaattori tekee laskun vastaanottajalle tarvittavat muutokset aineistoon. Helpoimmillaan kyse on laskujen vastaanotto-osoitteen muuttamisesta verkkolaskuosoitteeksi ja sen tiedottamisesta laskuttaville yrityksille. Järjestelmämuutosten aiheuttamat kustannukset voivat olla korkeita. Lisäksi kuluja tuovat esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriin luotava tietoliikenneyhteys sekä laskukohtaiset lähetys- ja vastaanottokulut. Sopimus tehdään organisaation ja välittäjän välille. 5.4 Verkkolaskuosoitteisto Laskujen sähköistämisprojektin yhteydessä tuotannon aloituksen yhteydessä käyttäjäorganisaatio testaa valitun asiakkaan/toimittajan kanssa verkkolaskujen välittämisen tekniikan toimivuutta. Tästä sovitaan osapuolten kesken. Sen jälkeen verkkolaskuja käyttävät yritykset Suomessa ja niiden verkkolaskuosoitteet löytyvät verkkolaskuosoitteistosta (sekä lähetys että vastaanotto) eikä siitä tarvitse erikseen sopia (Jotkut organisaatiot eivät ole antaneet lupaa julkaista tietojaan osoitteistossa.) ks. Liite 4. Verkkolaskuosoitteisto on kansallinen palvelu, joka tarjoaa tietoa verkkolaskuja lähettävistä ja/tai vastaanottavista yrityksistä. Osoitteiston tavoitteena on helpottaa ja edistää verkkolaskutuksen käyttöönottoa tuomalla esille verkkolaskua käyttäviä kauppakumppaneita ja verkkolaskutuksen yleisyyttä. Myös kansainvälisiä osoitteistopalveluja on suunnitteilla. 8/11

9 5.5 Sopimukset Verkkolaskuja lähetetään ja vastaanotetaan verkkolaskupalveluita tarjoavien operaattoreiden ja pankkien välityksellä. Verkkolaskujen lähetys tai vastaanotto edellyttää, että organisaatio solmii sopimuksen verkkolaskupalveluita tarjoavan operaattorin tai pankin kanssa. Sopimuskäytäntö nostaa verkkolaskujen käytön luotettavuutta (eheys ja autentikointi), koska lähettäjä ja vastaanottaja on aina tunnistettu. Laskut jäävät palvelun tarjoajien arkistoihin ja varmistuksille, jolloin epäselvissä tapauksissa voidaan näitä tietoja käyttää hyväksi jopa pitkänkin ajan kuluttua. Joissain tapauksissa sopimuskäytäntö on ollut varsin monipolvista. Verkkolaskujen välittäjät ovat pyrkineet tätä palveluillaan yksinkertaistamaan. Julkishallinto pyrkii vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytäntö on käyttäjäorganisaatioille helppoa. 6 Verkkolaskun edistämistoimenpiteitä Suositeltavaa on, että verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä otetaan käyttöön myös sitä edistäviä toimenpiteitä. Joitakin tällaisia toimenpiteitä on mainittu esimerkinomaisesti tässä kappaleessa. 6.1 Tarjouspyynnöt/tilaukset Tarjouspyynnöissä voidaan edellyttää verkkolaskun käyttöä, jos organisaatiolla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Tilauksella voidaan välittää tieto verkkolaskujen vastaanottomahdollisuudesta. 6.2 Aktiivinen seuranta ja toiminta Verkkolaskuosoitteiston aktiivinen seuranta sen tarkistamiseen, että kaikki mahdolliset toimijat on pyydetty mukaan verkkolaskujen lähettäjiksi/vastaanottajiksi. Verkkolaskun käyttöön on myös rakennettu automaatiota, jossa vastaanottava ohjelmisto aktiivisesti vertaa verkkolaskuosoitteistoa ja toimittajatietoja. 6.3 Verkkolaskujen aktiivinen markkinointi ja tiedottaminen Verkkolaskujen käyttömahdollisuudesta voidaan tiedottaa asiakkaille eri tavoin. Verkkolaskuja voidaan markkinoida esim. asiakaskirjeellä Asiasta tiedottaminen myös toimijoiden nettisivuilla palvelujen yhteydessä Yleinen tiedottaminen lehdistölle kun organisaatio aloittaa verkkolaskutusta - yleisesti aina kun palvelusta tiedotetaan lehdissä esim. päivähoitopaikkojen haun yhteydessä, tonttien haun yhteydessä, jne. Paperilaskulle ja muille asiakaskirjeille voidaan lisätä tieto verkkolaskumahdollisuudesta Paperilaskun liitteenä voidaan lähettää tietoa verkkolaskusta Verkkolaskumahdollisuutta voidaan markkinoida muussa tiedotuksessa, esimerkiksi asiakaslehdissä Asiakaspalvelutilanteissa tuodaan esiin verkkolaskuttaminen vaihtoehtona Tilauksen yhteydessä/tilauksella annetaan verkkolaskuosoite Välittäjillä on myös käytettävissä aktivointipalveluja, joissa välittäjä on yhteydessä ja aktivoi nykyiset toimittajat lähettämään verkkolaskuja paperilaskujen sijaan. 6.4 Tekniset toimenpiteet Skannauspalvelujen toimittaja voi tuottaa palvelua, jossa automaattisesti tutkitaan laskuttajan mahdollisuus lähettää verkkolaskuja ja lähetetään pyyntö tästä palvelusta. 9/11

10 6.5 Sopimuskäytäntöjen yksinkertaistaminen Pyritään aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytännöt olisivat asiakkaille ja toimittajille yksinkertaisia. 6.6 Yhteisten sähköistä laskutusta koskevien mallien, ohjeiden ja laskusuositusten käyttö implementoinnin tukena ja yhteentoimivuuden varmistajana Käytetään yhteisiä malleja ja ratkaisuja helpottamaan verkkolaskujen käytön implementointia ja varmistamaan ratkaisujen yhteentoimivuus. 6.7 Yhteisten järjestelmä/palvelukilpailutusta koskevien mallien, dokumenttipohjien ja ohjeiden käyttö kilpailutuksen tukena Tuotetaan apuvälineitä verkkolaskuratkaisun kilpailuttamiseen ja hankintaan. 7 Laskumallit Valtionhallinnossa on käytössä laskupohja (kielinä suomi, ruotsi, englanti ja suomi/englanti), joka otetaan käyttöön virastojen myyntilaskujen sähköistämisen yhteydessä. Laskun ulkoasu on samanlainen verkkolaskun (yritykset ja kuluttajat) ja paperilaskun vastaanottajille. Lisäksi virastojen sähköiset arkistoversiot ovat ulkoasultaan samanlaisia kuin vastaanottajilla. Laskulla olevat kenttien nimet määritellään aina laskutyyppikohtaisesti, joten laskun ulkoasu soveltuu hyvin moninaiseen ja eri tyyppiseen laskutukseen. Poikkeustapauksissa virastolla on mahdollisuus käyttää valtion ulkoasusta poikkeavaa pohjaa (layout tehdään tällöin yhteistyössä viraston ja toimittajan kanssa), jos tämä peruspohja ei täytä organisaation vaatimuksia. Kunnassa on suositeltavaa käyttää vain yhtä laskupohjamallia kaikissa laskutuksissa, mikä vähentää työtä käyttäjäorganisaatioissa ja nopeuttaa verkkolaskun käyttöönottoa. 8 Verkkolaskuratkaisujen tietoturva Verkkolaskuratkaisuilta tulee edellyttää korkeaa tietoturvaa ja laskutietojen säilymistä luottamuksellisena. Suomessa verkkolaskupalveluiden palveluntarjoajat vastaavat kukin osaltaan omasta toiminnastaan ja verkostona toiminnan turvallisuudesta. Laskun lähettäjän/vastaanottajan ja välittäjän välinen tietoyhteys pitäisi olla salattua. Kun aineisto on toimitettu välittäjälle, turvaratkaisut ovat välittäjän ja välittäjäverkoston vastuulla. Palveluntarjoajan kelpoisuudesta voidaan varmistua esimerkiksi auditoinnilla. Tietoturva perustuu osapuolien keskinäisiin sopimuksiin. Sopimukset tehdään laskutukseen osallistuvien kesken seuraavasti: Laskun lähettäjä ja sen välittäjä (palveluoperaattori tai pankki) Laskun vastaanottaja ja sen välittäjä (palveluoperaattori tai pankki). Lisäksi välittäjien välillä on olemassa keskinäiset sopimukset, joilla taataan verkoston toimivuus. Tietoturvan toteutumisen lähtökohta on laskutustapahtumiin osallistuvien osapuolien luotettava tunnistaminen. Suomalaisessa käytännössä verkkolaskupalveluihin erikoistuneet palveluntarjoajat tarjoavat tähän menettelyt, koska yhteydet tapahtuvat heidän kauttaan ja he ovat vastuussa asiakkaidensa tunnistamisesta. Menettelyt eri maissa poikkeavat jossain määrin toisistaan. Suomessa palveluoperaattorit käyttävät enimmäkseen operaattorin ja asiakkaan välistä turvallista tietoliikenneyhteyttä (VPN-yhteys) käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jossain tapauksissa käytetään suojaamatonta yhteyttä. Sitä tulee välttää. Pankit edellyttävät pankkiyhteyksissä tietoliikenteen suojausta, jolloin myös sanoman eheys tarkistetaan. Luotettavan tunnistuksen menettelytavat ovat tällä hetkellä laajasti kehittämiskohteena. 10/11

11 Verkkolaskujen välitys on salaukseltaan huomattavasti korkeammalla tasolla kuin sähköpostiviestit. Sähköpostissa useimpien salausmenetelmien käyttö on sen sijaan hankalaa. Joihinkin laskuihin saatetaan lisätä luottamuksellista aineistoa liitteeksi (esim. terveydenhuollossa). Laskun jakaminen yleiseen ja luottamukselliseen osaan on vastaanottosovelluksessa usein vaikeaa. Mikäli mahdollista tulee nämä liitteet lähettää kuitenkin sähköisesti, jos toimittajan ja vastaanottajan järjestelmäratkaisuissa tietosuojakysymys on otettu huomioon siten, että se ei heikennä tietosuojaa. Luottamukselliset aineistot voidaan myös toimittaa niille määrättyyn eri osoitteeseen kuin muut verkkolaskut tai tarjota erillisen portaalin avulla. 8.1 Laskujen sähköistä allekirjoitusta ei Suomessa käytetä Suomessa ei laskuille vaadita sähköistä allekirjoitusta! Monissa Euroopan maassa vaaditaan tietoturvan varmistamiseksi sähköiselle laskulle sähköinen allekirjoitus. Pääsäännön mukaan rajat ylittävissä laskuissa noudatetaan lähettäjämaan lainsäädäntöä eli Suomesta lähetettäviä verkkolaskuja ei tarvitse sähköisesti allekirjoittaa. Jos laskun vastaanottaja vaatii sähköistä allekirjoitusta ja lähettävä järjestelmä ei sitä toteuta, voidaan laskun kaksoiskappale lähettää paperilla. 9 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh , sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi JHS-järjestelmän verkkosivut: Liitteet Liite 1 Verkkolaskujen käyttöä tukevat järjestelmät Liite 2 SEPA Liite 3 Kirjanpidon automatisointi Liite 4 Verkkolaskutusta käsitteleviä linkkejä Suomessa Liite 5 Sähköinen laskutus muissa maissa Liite 6 Hyödyt verkkolaskun käytöstä 11/11