JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta LUONNOS

Transkriptio

1 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa Versio: 0.8 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto Verkkolaskun määritelmä Sähköpostilasku ei ole verkkolasku Soveltamisala Termit ja määritelmät Suositukset Verkkolaskun hyödyt Hyödyt julkishallinnolle laskun vastaanottajana Hyödyt julkishallinnolle laskun lähettäjänä Hyödyt julkishallinnon asiakkaalle Miten mukaan verkkolaskun käyttöön Pienet organisaatiot Keskisuuret organisaatiot Suuret organisaatiot Verkkolaskuosoitteisto Sopimukset Verkkolaskun edistämistoimenpiteitä Tarjouspyynnöt/tilaukset Aktiivinen seuranta ja toiminta Verkkolaskujen aktiivinen markkinointi ja tiedottaminen Julkishallinnon organisaatioiden käyttöön lista julkishallinnon verkkolaskuja lähettävistä toimittajista Tekniset toimenpiteet Sopimuskäytäntöjen yksinkertaistaminen Yhteisten sähköistä laskutusta koskevien mallien, ohjeiden ja laskusuositusten käyttö implementoinnin tukena ja yhteentoimivuuden varmistajana Yhteisten järjestelmä/palvelukilpailutusta koskevien mallien, dokumenttipohjien ja ohjeiden käyttö kilpailutuksen tukena Laskumallit Verkkolaskuratkaisujen tietoturva Laskujen sähköistä allekirjoitusta ei Suomessa käytetä Verkkolaskun käytön tulevaisuuden näkymät Opastavat tiedot Liitteet Liite 1 Verkkolaskujen käyttöä tukevat järjestelmät /24

2 12.2 Liite 2 SEPA Liite 3 Kirjanpidon automatisointi Liite 4 Verkkolaskutusta käsitteleviä linkkejä Suomessa Liite 5 Sähköinen laskutus muissa maissa Johdanto Asiakirja sisältää suositukset julkisen sektorin verkkolaskun käytöstä. Julkishallinnon tietojärjestelmän tai palvelun tulee kyetä lähettämään ja vastaanottamaan joko Finvoice - tai TEAPPS-sanomakuvauksen mukainen verkkolasku. Julkishallinto suosittaa avoimia ja vakiintuneita sanomakuvauksia, joita kaikki välittäjät voivat käyttää. Suosituksen avulla halutaan tehostaa julkishallinnon toimintoja lisäämällä verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista. Yleisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen osuus kaikkien Suomessa lähetettävien laskujen osuudesta kasvaa nopeasti. Tähän tavoitteeseen pyritään yhdenmukaistamalla ja yksinkertaistamalla laskujen käsittelyrutiineja ja käyttämällä vain yleisesti käytössä olevia toimintamalleja. Verkkolaskujen käytön tavoitteena julkishallinnossa on taloushallinnon tehokkuuden ja luotettavuuden lisääminen nopeammalla ja automatisoidulla laskujen käsittelyllä. Käyttämällä yhdenmukaisia toimintamalleja eri yksiköt voivat suunnitella ja kehittää omat toimintonsa hyödyntämällä jo muualla saatuja käyttökokemuksia ja parhaita käytäntöjä ja samalla varmistaa ratkaisujen yhteentoimivuus. Suositusta laadittaessa on otettu huomioon myös yksityissektorilla saatuja käyttökokemuksia verkkolaskuista ja pyritty mahdollisimman pitkälle yhdenmukaisiin toimintatapoihin kummallakin sektorilla. Verkkolasku on Suomessa ollut käytössä niin pitkään, että parhaita käytäntöjä voidaan käyttää suositusten perusteluina. Suurimmat hyödyt verkkolaskujen käytöstä saadaan, jos verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä tarkistetaan myyntilaskutuksen ja -laskujen käsittelyprosessit kokonaisuudessaan. Samoin otettaessa käyttöön verkkolaskujen vastaanotto, tarkistetaan laskun käsittelyn vaiheet kriittisesti. Sähköinen taloushallinto ja verkkolasku antavat uusia mahdollisuuksia taloushallinnon prosessien uudistamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksyjien määrää voidaan vähentää ja laskun tarkastusta automatisoida. Lasku on monessa prosessissa vain yksi osa hankintaketjua. Sähköinen hankintajärjestelmän käyttö tuo lisää prosessisäästöjä. Jo tilaukset voidaan tiliöidä ja hyväksyä ja lasku tarkastaa täysin automaattisesti näitä tietoja käyttäen. Sähköinen hankintajärjestelmä parantaa ja aikaistaa myös kassanseurantaa. Sähköisillä tuoteluetteloilla poistetaan virheet hinnoissa ja voidaan tukea käyttäjää mm. tuotekuvin. Tässä dokumentissa keskitytään kuitenkin ainoastaan verkkolaskun käyttöön. 1.1 Verkkolaskun määritelmä Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskun vastaanottajana voi olla organisaatio tai kuluttaja. Verkkolaskun tunnusomainen piirre on automaattisuus. Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun kierrätystä, hyväksyntää ja muuta käsittelyä sekä myyjän että ostajan toiminnoissa. 2/24

3 Verkkolaskuina voidaan lähettää tavara- ja palvelulaskuja. Sanomaa voidaan käyttää myös verkkokauppojen, kassajärjestelmien, korttitapahtumien sekä perintä- ja rahoituspalveluiden sähköiseen liittämiseen julkishallinnon taloushallintopalveluihin. Laskulla voidaan välittää myös konsernin tai organisaation sisäisten tapahtumien veloituksia. Verkkolaskulla voi olla myös erillisiä sähköisessä muodossa olevia liitetiedostoja. Liitteiden välittäminen edellyttää kuitenkin sitä, että välittäjä ja vastaanottajan järjestelmä pystyvät käsittelemään liitetiedostoja. Verkkolaskun käsittely tehdään sähköisesti, eikä siitä ilman erityistä tarvetta tulosteta paperikopioita. Laskusta pitää kuitenkin olla valmius tulostaa kopio paperille, esimerkiksi viranomainen voi joissain tapauksissa vaatia sellaista. Verkkolasku säilytetään sähköisessä arkistossa. 1.2 Sähköpostilasku ei ole verkkolasku Sähköpostilaskulla tarkoitetaan sähköpostiviestinä tai sen liitteenä lähetettävää laskua. Sähköpostiin liittyy merkittäviä tietoturva-, roskaposti-, virus- ja muita teknisiä ongelmia, minkä vuoksi laskutusta sähköpostitse ei suositella. Sähköinen lasku tulee voida lukea organisaation vastaanottavaan sovellukseen konekielisessä muodossa, mikä on vaikeaa toteuttaa sähköpostilaskuille. Sähköpostilaskuosoitteille ei myöskään ole luotu yhdenmukaista käytäntöä. Julkishallinto ei lähetä eikä ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei vastaanoteta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi suosituksen muotoinen laskusanoma. 2 Soveltamisala Tämä suositus ohjeistaa julkisen hallinnon toimijoita verkkolaskujen käyttöönotossa ja käytössä. Suosituksessa otetaan kantaa myös taloushallinnon toimintoihin. Julkishallinto myöntää toiminta-avustuksia yksityisille organisaatioille. Avustusten käytön edellyttämän julkisen valvonnan toteuttamiseksi suositellaan myös näissä organisaatioissa suosituksen soveltamista. Suositus esittää näkemyksen parhaasta julkishallinnon verkkolaskukäytännöstä. Laskuja käsittelevä yksikkö voi uudistaa käytössä olevia työmenetelmiään vähitellen sen mukaan kun sen kehityshankkeet edistyvät. Kun yksikkö kehittää työmenetelmiään ja prosessejaan, se saa tästä suosituksesta ohjeita kehitystyötä varten yhdenmukaisten toimintatapojen noudattamiseksi eri organisaatioissa. Lisäksi laskutuksen erityispiirteet on otettava kehitystyössä huomioon, mikä voi johtaa suosituksessa esitettyjen toimintatapojen soveltamiseen parhaan ratkaisun toteuttamiseksi. Tämä julkishallinnon suositus on laadittu siten, että sitä voidaan soveltaen käyttää myös yksityissektorin taloushallinnon toiminnoissa. 3 Termit ja määritelmät BIC-tunnus (Bank Identifier Code). Tunnus yksilöi maailmanlaajuisesti pankin. Pituus on 8 tai 11 merkkiä. eprocurement Sähköinen hankinta. 3/24

4 E-lasku E-lasku on sähköisessä muodossa oleva lasku, jonka voi vastaanottaa verkkopankkiin. E-lasku on pankkien yhdessä kehittämä ratkaisu. Finvoice Finanssialan keskusliiton verkkolaskumääritys. IBAN (International Bank Account Number) tilinumeroiden kansainvälinen esittämistapa. IBAN muodostetaan suomalaisesta tilinumerosta lisäämällä alkuun Suomen ISO-standardin mukainen maakoodi FI sekä 2- merkkinen tarkiste. Suomalainen IBAN on aina pituudeltaan 18 merkkiä. Julkishallinto Suomessa julkishallinto koostuu valtion ylimmistä elimistä, aluehallinnosta ja paikallishallinnosta (valtio, kunnat ja kuntayhtymät). JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Konversio Tiedostomuunnos esitystavasta toiseen (yleisemmin muunnos). Kuittaus (tietoliikennetaso) Vastaanoton kuittaus, joka vahvistaa yhteen erään liittyvät kaikki verkkolaskut vastaanotetuiksi. Operaattori Käytetään myös nimitystä verkkolaskuoperaattori. Lista operaattoreista löytyy Verkkolaskufoorumin sivulta Ks. liite 4 SEPA SEPA on lyhenne sanoista Single Euro Payments Area, yhtenäinen euromaksualue. Sähköpostilasku Sähköpostiviestinä tai sen liitteenä (esim. PDF-muodossa) lähetetty lasku. Ei ole verkkolasku. Sähköinen allekirjoitus Digitaalinen allekirjoitus eli sähköinen allekirjoitus on sähköiseen viestiin tehty PKI-allekirjoitus (Public Key Infrastructure), joka varmentaa tietyn viestin sisällön ja allekirjoittajan henkilöllisyyden. Mikäli viestiä muutetaan, allekirjoitus ei enää täsmää. Sähköinen lasku Laajempi käsite, joka sisältää verkkolaskun lisäksi EDI-laskun, skannatun laskun ja sähköpostilaskun. TYVI Tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä. Verkkolaskuformaatti Verkkolaskun yksilöivä esitystapa, esim. Finvoice 1.3 Verkkolaskuinfrastruktuuri Käsite kattaa laitteistot (verkot ja tietokoneet) ja ohjelmistot (tietoliikenne- ja muut verkkolaskuissa käytettävät ohjelmat). Verkkolaskuosoite Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jota käytetään verkkolaskun välittämisessä vastaanottajalle. 4/24

5 Verkkolaskuosoitteisto TIEKEn ylläpitämä osoitteisto, josta näkee mitkä yhteisöt lähettävät ja vastaanottavat verkkolaskuja. Verkkolaskuosoitteisto löytyy Verkkolaskufoorumin sivuilta. Välittäjä Verkkolaskuja välittävä organisaatio, Suomessa operaattori tai pankki. Välittäjän tunnus Verkkolaskuja välittävän organisaation tunnus. Suomessa käytetään OVT-tunnusta (verkkolaskuoperaattorit) sekä BIC-tunnusta (pankit). Lisää verkkolaskuun liittyviä käsitteitä löytyy verkosta, katso liite 4. 4 Suositukset Tähän kappaleeseen on koottu dokumentissa esitetyt suositukset. Tarkemmat perustelut löytyvät tekstistä jäljempänä. Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tulee kyetä lähettämään organisaatioille ja kuluttajille verkkolaskuja sekä vastaanottamaan verkkolaskuja. Verkkolaskujen lähettämisessä ja vastaanottamisessa käytetään välittäjiä pankkeja ja verkkolaskuoperaattoreita. Julkishallinnon organisaatioille ei suositella laskujen toimittamista ilman välittäjää, koska se edellyttää laskuttajalta laajempaa panostamista omiin järjestelmiin, tietoliikenteeseen sekä osaamiseen ja kokonaiskustannukset tässä vaihtoehdossa nousevat usein huomaamatta suuriksi. Verkkolasku Suomessa Asiakas Asiakas Asiakas Välittäjä Välittäjä Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Välittäjä Välittäjä Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Kuva 1. Verkkolasku Suomessa 5/24

6 Julkishallinto ei lähetä eikä ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei vastaanoteta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi suosituksen muotoinen laskusanoma. Julkishallinto pitää tarkoituksenmukaisena, että Suomessa siirrytään mahdollisimman pian yhden avoimen standardin mukaisen eurooppalaiseen tai kansainväliseen verkkolaskusanoman käyttöön. Luvussa 9 käsitellään verkkolaskun tulevaisuuden näkymiä. Jos julkishallinnon organisaatiolla on valmius verkkolaskujen vastaanottoon, suositellaan silloin, että se vaatii verkkolaskuja. Jos organisaatiolla on mahdollisuus verkkolaskujen lähetykseen, suositellaan laskujen lähettämistä kaikille verkkolaskuosoitteensa julkistaneille vastaanottajille verkkolaskuina. Tehdessään päätöksen omasta toimintatavastaan julkishallinnon organisaation tulee tehdä tarpeelliset vertailut ja taloudelliset laskelmat eri vaihtoehdoista. Verkkolaskujen käytön lisäksi suositellaan sähköisen taloushallinnon omaksumista sen koko laajuudessa. Esimerkiksi laskujen sähköisellä arkistoinnilla saavutetaan merkittäviä prosessihyötyjä. Julkishallinto vaikuttaa osaltaan siihen, että tieto verkkolaskusta leviää yleisesti. Tiedon levittäminen myös kuluttajasektorille on erittäin tärkeää. Verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä otetaan käyttöön myös sitä edistäviä toimenpiteitä. Tällaisia ovat esimerkiksi aktiivinen markkinointi ja käytäntöjen mallintaminen. Toimenpiteitä on käsitelty luvussa 5. Vaikka kaikki asiakkaat eivät vastaanota verkkolaskuja, tulee laskutuksessa käyttää kuitenkin lähettäjälle sähköistä prosessia, jossa laskut välitetään joko verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. Sähköistämällä myyntilaskutus kokonaisuudessaan laskuttaja saavuttaa prosessihyödyt ja säästöt. Julkishallinto pyrkii aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytännöt olisivat asiakkaille ja toimittajille yksinkertaisia. Käytettäväksi suositellaan yhteisiä malleja ja ratkaisuja helpottamaan verkkolaskujen käyttöönoton implementointia ja varmistamaan ratkaisujen yhteentoimivuus. Tätä voidaan edistää esimerkiksi tuotteistamalla taloushallinnon järjestelmän verkkolaskujen lähetys/vastaanotto. Järjestelmäintegrointien tulisi olla mahdollisimman sujuvia ja näkymättömiä. Luottamukselliset liitteet pitää lähettää erillään verkkolaskusta. Mikäli mahdollista tulee nämä liitteet lähettää kuitenkin sähköisesti, jos toimittajan ja vastaanottajan järjestelmäratkaisut mahdollistavat sen. Käyttämällä vastaanottajan järjestelmässä toimittajakohtaisia oletustiliöintejä saadaan ostotapahtuma kirjanpitoon ja esimerkiksi kassasuunnittelua varten välittömästi verkkolaskun vastaanoton yhteydessä. Verkkolaskujen vastaanottamisesta lähetetään kuittaukset. Jos laskun vastaanottaja vaatii sähköistä allekirjoitusta, voidaan laskun kaksoiskappale lähettää paperilla. 5 Verkkolaskun hyödyt Verkkolaskun hyödyt ovat samanlaisia julkishallinnolle ja yrityksille sekä niiden toimiessa laskujen lähettäjinä että vastaanottajina. Hyödyt ovat sitä suuremmat, mitä paremmin verkkolasku integroituu muihin sitä hyödyntäviin tai sen tuottaviin järjestelmiin, esimerkiksi taloushallintoon tai operatiiviseen järjestelmään. Verkkolasku on usein ensimmäinen askel kohti laajempaa kauppatapahtumien sähköistämistä ja tukee kirjanpidon automatisointia. Verkkolaskutus on ympäristöystävällinen tapa välittää laskuja. 6/24

7 5.1 Hyödyt julkishallinnolle laskun vastaanottajana Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolaskujen käytön suurimmat hyödyt tulevat laskun vastaanottajalle. Manuaaliset laskun käsittelyvaiheet ovat työllistäviä ja niitä voidaan automatisoida sähköisen käsittelyn avulla. Vastaanottaja tarvitsee ohjelmiston, joka voi käsitellä sähköisiä laskuja (yleensä ostolaskujen käsittelyjärjestelmä), jotta hyödyt esimerkiksi kirjanpidon syötön automatisoinnista voidaan saavuttaa. Verkkolaskua käyttöönotettaessa kannattaa laskun käsittelyn vaiheita myös tarkastella kriittisesti ja pyrkiä poistamaan turhia käsittelyvaiheita. Tässä voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi ostolaskujen analysointia esimerkiksi koon, toimittajien, määrän jne. suhteen. Hyödyt: ei manuaalista laskunsyöttöä ei paperilaskujen skannausta virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa) lisäarvopalveluiden tuottaminen (automaattikontrollit) nopea laskun kierrätys helpottaa arkistointia helpottaa arkistojen käyttöä taloudenohjaus pysyy paremmin ajantasaisena kirjanpidon automatisointi laskun tietojen avulla hankintatoimen laskuissa voidaan automatisointia viedä pitkälle, esimerkiksi tarkastaa lasku tilauksen tai sopimuksen tietoihin. Valtionhallinnossa on laskettu, että yhden paperimuodossa saapuvan ostolaskun käsittelykustannus on manuaalisesti 30 euroa. Sähköistämällä ostolaskujen käsittely päästään 8-10 euroon, kun samalla muutetaan prosessit tukemaan verkkolaskun käsittelyä. Valtio vastaanottaa 2,7 miljoonaa ostolaskua vuodessa, joista kaikki laskut käsitellään jo sähköisesti. Kuntasektori vastaanottaa noin 10 miljoonaa laskua vuodessa (v. 2008), joista noin 75% käsitellään sähköisesti. Kuntasektorilla voidaan verkkolaskuilla saavuttaa huomattavia säästöjä. 5.2 Hyödyt julkishallinnolle laskun lähettäjänä Laskujen lähettäjän kannalta verkkolaskutus on ennen kaikkea hyvää asiakaspalvelua. Yhä useammat laskujen vastaanottajaorganisaatiot jopa vaativat verkkolaskuja. Verkkolaskun käyttö vähentää kuitenkin myös laskujen tuottamiseen tarvittavaa käsittelytyötä ja pienentää lähettämisen kuluja. Laskut voidaan arkistoida sähköisesti, mikä helpottaa niiden löytymistä ja pienentää arkistoinnin vaatimaa tilaa ja kustannuksia. Lasku on nopeammin ja turvallisemmin asiakkaalla ja sen käsittelyssä tapahtuu asiakkaalla vähemmän virheitä, jolloin maksunsaanti nopeutuu. Laskutuksen tilaa on myös helpompi seurata, kun tiedot ovat sähköisesti saatavilla. Kirjekuoria ja laskupaperia ei tarvita, jolloin materiaalikustannukset vähenevät. Hyödyt: nopea laskun välitys materiaalikustannukset vähenevät kasvattaa asiakastyytyväisyyttä manuaaliset työvaiheet vähenevät sähköinen arkistointimahdollisuus virheelliset maksusuoritukset vähenevät laskujen lähettämisen ulkoistamismahdollisuus. 7/24

8 5.3 Hyödyt julkishallinnon asiakkaalle Merkittävä osa julkishallinnon laskuista lähetetään kuluttajille. Vaikka kuluttaja ei yleisesti ottaen saakaan vastaavia prosessihyötyjä kuin organisaatiot, myös hänelle hyvin toimiva verkkolasku, e-lasku, on etu. Verkkolaskulla kuluttaja voi vähentää postin määrää, koska paperilaskun sijaan voi verkkopankkiin tai muuhun palveluun vastaanottaa verkkolaskun, jossa on samat tiedot kuin paperisessa laskussa. Kuluttaja voi tarkastella tietokonenäytöllään verkkolaskua, halutessaan tallentaa sen omalle koneelleen ja tarvittaessa tulostaa paperille. Palveluissa voi myös arkistoida laskuja sähköisenä. Pankit tarjoavat kuluttajille e-laskun automaattista maksamista, joka on suositeltava vaihtoehto suoraveloituspalvelulle (kts. linkkisivu). Edut ja hyödyt kuluttajalle: laskut ovat käytettävissä www-selaimella paikkariippumattomasti käytön helppous laskut saadaan suoraan verkkopankkiin, jolloin maksu on tehtävissä samassa palvelussa laskut voidaan maksaa annetuilla tiedoilla ilman tietojen syöttämistä laskujen arkistointi sähköisesti. 6 Miten mukaan verkkolaskun käyttöön Verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottoon tarvitaan tietojärjestelmä (laskutusjärjestelmä/laskujen käsittely- ja vastaanottojärjestelmä) ja välittäjä. Verkkolaskujen lähettämiseen/vastaanottoon voi käyttää myös palvelua, jolloin omaa tietojärjestelmää ei tarvita. Välittäjinä toimivat verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Verkkolaskuja voi lähettää organisaatioiden välillä periaatteessa myös ilman välittäjää, mutta suomalainen vakiintunut käytäntö perustuu verkkolaskuoperaattoreiden käyttöön. Julkishallinnon organisaatioille ei suositella laskujen toimittamista ilman välittäjää, koska se edellyttää laskuttajalta laajempaa panostamista omiin järjestelmiin, tietoliikenteeseen sekä osaamiseen ja kokonaiskustannukset tässä vaihtoehdossa nousevat usein huomaamatta suuriksi. Välittäjäpalveluja käyttämällä vanhojakin laskutusjärjestelmiä voidaan sähköistää ja tarvittava tekniikka sekä aineistomuunnokset hoitaa välittäjällä. Tehdessään päätöksen omasta toimintatavastaan julkishallinnon organisaation tulee tehdä tarpeelliset vertailut ja taloudelliset laskelmat eri vaihtoehdoistaan. Laskelmissa otetaan huomioon mm. investointikustannukset (laitteet ja ohjelmistot, koulutus), käyttökustannukset, materiaalikustannukset ja työn osuus. On huomattava, että yksiselitteisiä ohjeita ratkaisulle ei voida antaa, koska tarpeita ja tarjottavia palveluja on hyvin monenlaisia ja kaikenkokoisille toimijoille. Seuraavassa on käsitelty joitain tyypillisiä malleja organisaation kokoluokan pohjalta. 6.1 Pienet organisaatiot Pienille eli alle 10 hengen organisaatioille ja vähän laskuttaville organisaatioille sopiva vaihtoehto voi olla verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto palvelun välityksellä niin, että laskut lähetetään syöttämällä tiedot verkkolomakkeelle. Yrittäjän ostolaskut saapuvat samaa kanavaa pitkin odottamaan maksamista. Tässä vaihtoehdossa tarjotaan palveluna tietojärjestelmä ja aineistojen välitys. Ratkaisu on yleensä edullinen ja soveltuu pienten laskumäärien käsittelyyn ja satunnaiseen laskuttamiseen. Tämä ratkaisu vaatii kuitenkin usein laskujen kaksinkertaisen kirjaamisen, erikseen laskutukseen ja kirjanpitoon/myyntireskontraan. Jos palvelu ei tarjoa kirjanpitolain tarkoittamaa arkistoa, pitää tosite siirtää arkistoon tai tulostaa paperille. Taloushallinnon rutiineista huolehtiva tilitoimisto tai verkkolaskujen välittäjät tarjoavat kokonaispalvelua ja välineet laskujen vastaanottoon, lähetykseen, kierrätykseen ja hyväksyntään. Palveluissa voi olla myös tilitoimistopalveluja tukevia ratkaisuja, esim. laskukopion lähetys tilitoimistolle. Verkkolomakkeen käyttö edellyttää palvelun tilaamista ja sopimusta palvelun tarjoajan kanssa sekä 8/24

9 mahdollisesti välittävän organisaation kanssa. Palvelun tarjoaja tuntee vaadittavan sopimuskäytännön. 6.2 Keskisuuret organisaatiot Palvelukeskusta tai tilitoimistoa käyttävät organisaatiot voivat saada verkkolaskut käyttöön tilitoimiston palvelujen kautta. Osa taloushallinnon sovelluksista on vuokrattavissa ASP-palveluna (sovellusvuokraus). Ratkaisuja voi tarjota tilitoimisto tai ohjelmistotoimittaja ja näillä palveluilla yleensä on valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Jos taloushallinto hoidetaan kokonaisuudessaan omassa organisaatiossa, pitää laskutusohjelmiston pystyä lähettämään sähköisiä laskusanomia. Tämän ominaisuuden voi varmistaa ohjelmiston toimittajalta. Ostolaskujen vastaanottoon käytetään yleensä laskujen käsittely- ja kierrätyssovellusta. Näitä ei toistaiseksi keskikokoisissa organisaatioissa ole aina käytössä. Verkkolaskuratkaisun valinta riippuu laskujen volyymistä ja käytettävissä olevista järjestelmistä. 6.3 Suuret organisaatiot Suurilla organisaatioilla on usein suuret laskuvolyymit sekä tarve käyttää monipuolisia palveluja, jotka taipuvat käytössä oleviin ohjelmistoihin. Tällöin voidaan tarvita mm. muunnos- eli konversiopalveluita, jotka muuntavat laskutusohjelmiston tuottaman standarditiedoston nk. inhouse-tiedoston tiedot verkkolaskuformaattiin. Erilaisia laskutusohjelmia voi yhdelläkin organisaatiolla olla useita. Luonnollisesti myös suuri organisaatio voi lähettää vain vähän laskuja. Tämä huomioidaan suunnitelmissa ja ratkaisuvalinnoissa. Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää, että organisaatio sopii välittäjän kanssa laskujen vastaanottamisesta sähköisesti. Välittävä operaattori tekee laskun vastaanottajalle tarvittavat muutokset aineistoon. Helpoimmillaan kyse on laskujen vastaanotto-osoitteen muuttamisesta verkkolaskuosoitteeksi ja sen tiedottamisesta laskuttaville yrityksille. Järjestelmämuutosten aiheuttamat kustannukset voivat olla korkeita. Lisäksi kuluja tuovat esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriin luotava tietoliikenneyhteys sekä laskukohtaiset lähetys- ja vastaanottokulut. Sopimus tehdään organisaation ja välittäjän välille. 6.4 Verkkolaskuosoitteisto Laskujen sähköistämisprojektin yhteydessä tuotannon aloituksen yhteydessä käyttäjäorganisaatio testaa valitun asiakkaan/toimittajan kanssa verkkolaskujen välittämisen tekniikan toimivuutta. Tästä sovitaan osapuolten kesken. Sen jälkeen verkkolaskuja käyttävät yritykset Suomessa ja niiden verkkolaskuosoitteet löytyvät verkkolaskuosoitteistosta (sekä lähetys että vastaanotto) eikä siitä tarvitse erikseen sopia. (Jotkut organisaatiot eivät ole antaneet lupaa julkaista tietojaan osoitteistossa.) kts. Liite 4 Verkkolaskuosoitteisto on kansallinen palvelu, joka tarjoaa tietoa verkkolaskuja lähettävistä ja/tai vastaanottavista yrityksistä. Osoitteiston tavoitteena on helpottaa ja edistää verkkolaskutuksen käyttöönottoa tuomalla esille verkkolaskua käyttäviä kauppakumppaneita ja verkkolaskutuksen yleisyyttä. Myös kansainvälisiä osoitteistopalveluja on suunnitteilla. 9/24

10 6.5 Sopimukset JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Verkkolaskuja lähetetään ja vastaanotetaan verkkolaskupalveluita tarjoavien operaattoreiden ja pankkien välityksellä. Verkkolaskujen lähetys tai vastaanotto edellyttää, että organisaatio solmii sopimuksen verkkolaskupalveluita tarjoavan operaattorin tai pankin kanssa. Sopimuskäytäntö nostaa verkkolaskujen käytön luotettavuutta (eheys ja autentikointi), koska lähettäjä ja vastaanottaja on aina tunnistettu. Laskut jäävät palvelun tarjoajien arkistoihin ja varmistuksille, jolloin epäselvissä tapauksissa voidaan näitä tietoja käyttää hyväksi jopa pitkänkin ajan kuluttua. Joissain tapauksissa sopimuskäytäntö on ollut varsin monipolvista. Verkkolaskujen välittäjät ovat pyrkineet tätä palveluillaan yksinkertaistamaan. Julkishallinto pyrkii vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytäntö on käyttäjäorganisaatioille helppoa. 7 Verkkolaskun edistämistoimenpiteitä Suositeltavaa on, että verkkolaskujen käyttöön siirryttäessä otetaan käyttöön myös sitä edistäviä toimenpiteitä. Joitakin tällaisia toimenpiteitä on mainittu esimerkin omaisesti tässä kappaleessa. 7.1 Tarjouspyynnöt/tilaukset Tarjouspyynnöissä voidaan edellyttää verkkolaskun käyttöä, jos organisaatiolla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Tilauksella voidaan välittää tieto verkkolaskujen vastaanottomahdollisuudesta. 7.2 Aktiivinen seuranta ja toiminta Verkkolaskuosoitteiston aktiivinen seuranta sen tarkistamiseen, että kaikki mahdolliset toimijat on pyydetty mukaan verkkolaskujen lähettäjiksi/vastaanottajiksi. Verkkolaskun käyttöön on myös rakennettu automaatiota, jossa vastaanottava ohjelmisto aktiivisesti vertaa osoitteistoa ja toimittajatietoja. 7.3 Verkkolaskujen aktiivinen markkinointi ja tiedottaminen Verkkolaskujen käyttömahdollisuudesta voidaan tiedottaa asiakkaille eri tavoin. Verkkolaskuja voidaan markkinoida esim. asiakaskirjeellä Paperilaskulle ja muille asiakaskirjeille voidaan lisätä tieto verkkolaskumahdollisuudesta Paperilaskun liitteenä voidaan lähettää tietoa verkkolaskusta Verkkolaskumahdollisuutta voidaan markkinoida muussa tiedotuksessa, esimerkiksi asiakaslehdissä Asiakaspalvelutilanteissa tuodaan esiin verkkolaskuttaminen vaihtoehtona Tilauksen yhteydessä/tilauksella annetaan verkkolaskuosoite Välittäjillä on myös käytettävissä aktivointipalveluja, joissa välittäjä on yhteydessä ja aktivoi nykyiset toimittajat lähettämään verkkolaskuja paperilaskujen sijaan. 7.4 Julkishallinnon organisaatioiden käyttöön lista julkishallinnon verkkolaskuja lähettävistä toimittajista Tuotetaan julkishallinnon sisällä lista tai sivusto verkkolaskuja lähettävistä toimittajista. 7.5 Tekniset toimenpiteet Skannauspalvelujen toimittaja voi tuottaa palvelua, jossa automaattisesti tutkitaan laskuttajan mahdollisuus lähettää verkkolaskuja ja lähetetään pyyntö tästä palvelusta. 10/24

11 7.6 Sopimuskäytäntöjen yksinkertaistaminen Pyritään aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytännöt olisivat asiakkaille ja toimittajille yksinkertaisia. 7.7 Yhteisten sähköistä laskutusta koskevien mallien, ohjeiden ja laskusuositusten käyttö implementoinnin tukena ja yhteentoimivuuden varmistajana Käytetään yhteisiä malleja ja ratkaisuja helpottamaan verkkolaskujen käytön implementointia ja varmistamaan ratkaisujen yhteentoimivuus. 7.8 Yhteisten järjestelmä/palvelukilpailutusta koskevien mallien, dokumenttipohjien ja ohjeiden käyttö kilpailutuksen tukena Tuotetaan apuvälineitä verkkolaskuratkaisun kilpailuttamiseen ja hankintaan. 8 Laskumallit Valtionhallinnossa on käytössä laskupohja (kielinä suomi, ruotsi, englanti ja suomi/englanti), joka otetaan käyttöön virastojen myyntilaskujen sähköistämisen yhteydessä. Laskun ulkoasu on samanlainen verkkolaskun (yritykset ja kuluttajat) ja paperilaskun vastaanottajille. Lisäksi virastojen sähköiset arkistoversiot ovat ulkoasultaan samanlaisia kuin vastaanottajilla. Laskulla olevat kenttien nimet määritellään aina laskutyyppikohtaisesti, joten laskun ulkoasu soveltuu hyvin moninaiseen ja erityyppiseen laskutukseen. Poikkeustapauksissa virastolla on mahdollisuus käyttää valtion ulkoasusta poikkeavaa pohjaa (layout tehdään tällöin yhteistyössä viraston ja toimittajan kanssa), jos tämä peruspohja ei täytä organisaation vaatimuksia. Kunnille suositellaan myös yhden laskumallisuosituksen käyttämistä, mikä vähentää työtä käyttäjäorganisaatioissa ja nopeuttaa verkkolaskun käyttöönottoa. 9 Verkkolaskuratkaisujen tietoturva Verkkolaskuratkaisuilta tulee edellyttää korkeaa tietoturvaa ja laskutietojen säilymistä luottamuksellisena. Suomessa verkkolaskupalveluiden palveluntarjoajat vastaavat kukin osaltaan omasta toiminnastaan ja verkostona toiminnan turvallisuudesta. Laskun lähettäjän/vastaanottajan ja välittäjän välinen tietoyhteys pitäisi olla salattua. Kun aineisto on toimitettu välittäjälle, turvaratkaisut ovat välittäjän ja välittäjäverkoston vastuulla. Palveluntarjoajan kelpoisuudesta voidaan varmistua esimerkiksi auditoinnilla. Tietoturva perustuu osapuolien keskinäisiin sopimuksiin. Sopimukset tehdään laskutukseen osallistuvien kesken seuraavasti: Laskun lähettäjä ja sen välittäjä (palveluoperaattori tai pankki) Laskun vastaanottaja ja sen välittäjä (palveluoperaattori tai pankki). Lisäksi välittäjien välillä on olemassa keskinäiset sopimukset, joilla taataan verkoston toimivuus. Tietoturvan toteutumisen lähtökohta on laskutustapahtumiin osallistuvien osapuolien luotettava tunnistaminen. Verkkolaskupalveluihin erikoistuneet palveluntarjoajat Suomessa, samoin kuin muissa maissa, käyttävät tähän jossain määrin toisistaan poikkeavia menetelmiä. Suomessa palveluoperaattorit käyttävät joko operaattorin ja asiakkaan välistä turvallista tietoliikenneyhteyttä (VPN-yhteys) tai jossain tapauksissa suojaamatonta yhteyttä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jälkimmäistä tapaa tulee välttää luottamuksellisuuden takaamiseksi. Pankit edellyttävät pankkiyhteyksissä tietoliikenteen suojausta, jolloin 11/24

12 myös sanoman eheys tarkistetaan. JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Verkkolaskujen välitys on salaukseltaan huomattavasti korkeammalla tasolla kuin sähköpostiviestit. Sähköpostissa useimpien salausmenetelmien käyttö on sen sijaan hyvin hankalaa. Joihinkin laskuihin saatetaan lisätä luottamuksellista aineistoa liitteeksi (esim. terveydenhuollossa). Laskun jakaminen yleiseen ja luottamukselliseen osaan on vastaanottosovelluksessa usein vaikeaa. Mikäli mahdollista tulee nämä liitteet lähettää kuitenkin sähköisesti, jos toimittajan ja vastaanottajan järjestelmäratkaisut mahdollistavat sen. Luottamukselliset aineistot voidaan myös toimittaa niille määrättyyn eri osoitteeseen kuin muut verkkolaskut. 9.1 Laskujen sähköistä allekirjoitusta ei Suomessa käytetä Suomessa ei laskuille vaadita sähköistä allekirjoitusta! Monissa Euroopan maassa vaaditaan tietoturvan varmistamiseksi sähköiselle laskulle sähköinen allekirjoitus. Pääsäännön mukaan rajat ylittävissä laskuissa noudatetaan lähettäjämaan lainsäädäntöä eli Suomesta lähetettäviä verkkolaskuja ei tarvitse sähköisesti allekirjoittaa. Jos laskun vastaanottaja vaatii sähköistä allekirjoitusta, voidaan laskun kaksoiskappale lähettää paperilla. 10 Verkkolaskun käytön tulevaisuuden näkymät Julkishallinto pitää tarkoituksenmukaisena, että Suomessa siirrytään mahdollisimman pian yhden avoimen standardin mukaisen eurooppalaiseen tai kansainväliseen verkkolaskusanoman käyttöön. Julkishallinto pyrkii aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että sopimuskäytännöt olisivat asiakkaille ja toimittajille yksinkertaisia. Mallisopimuksia voidaan käyttää hyväksi. Pienyrityksillä ei vieläkään ole riittävästi tietoa verkkolaskuista. Jotta verkkolaskujen käyttö olisi mahdollisimman laajaa, pitää pienyritykset saada mukaan lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja. Julkishallinto vaikuttaa osaltaan siihen, että tieto verkkolaskuista leviää yleisesti. Järjestelmätoimittajilta vaaditaan laskutuksessa verkkolaskujen lähettämisen ja ostolaskujen vastaanotossa laskujen kierrätysjärjestelmän integroinnin rakentamista taloushallinnon ohjelmistoihin. Integrointien tulisi olla mahdollisimman sujuvia ja käyttäjille näkymättömiä. Julkishallinnolla on paljon kuluttajille suunnattua laskutuksia. Sen vuoksi tiedon levittäminen myös kuluttajasektorille on erittäin tärkeää. Verkkolaskun (einvoice) kansainvälistyminen tai eurooppalaistuminen, rajojen yli lähetettävät laskut ja muut kauppatapahtumat, on komission mukaan tärkeätä ratkaista. Koska verkkolaskutuksen infrastruktuurit ovat erilaisia eri maissa, tämä on toistaiseksi varsin haasteellista. Näissä EU-tason hankkeissa on kuitenkin suomalaisenkin julkishallinnon suositeltavaa olla vaikuttamassa ja julkishallinnon edustajia onkin mukana useissa EU-projekteissa, joissa näitä asioita pyritään edistämään. Kun kansainvälisesti, erityisesti Euroopan Unionissa, pystytään laajasti sopimaan yhteisistä käytännöistä, tämä suositus tarkistetaan vastaavasti. 11 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh (09) 16001, sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi 12/24

13 JHS-järjestelmän verkkosivut: 12 Liitteet 12.1 Liite 1 Verkkolaskujen käyttöä tukevat järjestelmät 12.2 Liite 2 SEPA 12.3 Liite 3 Kirjanpidon automatisointi 12.4 Liite 4 Verkkolaskutusta käsitteleviä linkkejä Suomessa 12.5 Liite 5 Sähköinen laskutus muissa maissa 13/24

14 Liite 1 1 Verkkolaskutusta tukevat järjestelmät 1.1 Sähköinen taloushallinto Suomen kirjanpitolain menetelmäsäädökset uudistettiin Uudistus koettiin tärkeäksi mm. seuraavista syistä: laskentatoimen tehokkuuden lisääminen konekielisen tiedonsiirron voimakas lisääntyminen arkistomenetelmien kehittyminen organisaatioiden kansainvälistyminen tehokkuutta ja luotettavuutta lisäävien tarkastusmenetelmien kehittyminen ja taloudellisuus. Verkkolaskutuksen kehittäminen on pääsääntöisesti tehty 2000-luvulla ja myös muut ratkaisut ovat edelleen kehittyneet. Tehokkaiden järjestelmien ja menetelmien käyttömahdollisuus taloushallinnossa pohjaa hyvään lainsäädäntöön. Organisaation taloushallintoon kuuluu monia tehtäviä osto- ja myyntilaskutuksen lisäksi: maksuliikenne, kassanhoito, palkanlaskenta, kirjanpito, työnantaja- ja veroilmoitusten laadinta. Sähköistä tietojenvälitystä taloushallinnossa tukee myös sähköisille transaktioille perustuva TYVI-palvelu sähköisessä viranomaisasioinnissa. Verkkolaskujen käytön lisäksi suositellaan sähköisen taloushallinnon omaksumista sen koko laajuudessa. Esimerkiksi laskujen sähköisellä arkistoinnilla saavutetaan merkittäviä prosessihyötyjä. 1.2 Tulostuspalvelut Laskuttaja voi lähettää paperilla toimitettavat laskut tulostuspalveluun. Laskuttaja toimittaa sähköisen laskuaineiston palvelutarjoajalle, joka tulostaa ja postittaa laskut vastaanottajille. Yleensä palvelua käytetään myyntilaskujen sähköistämisen yhteydessä siten, että koko laskuaineisto toimitetaan sähköisesti laskujen välittäjälle, joka välittää eteenpäin sekä verkkolaskut että tulostuspalvelussa tulostetut laskut. 1.3 Skannaus Laskujen skannaus (digitointi) on siirtymävaiheen ratkaisu verkkolaskulle. Jos toimittajalla ei ole mahdollista vielä lähettää verkkolaskuja, voidaan tositteet skannata järjestelmään laskujen sähköisen käsittelyn mahdollistamiseksi. Laskut voidaan skannata joko itse tai paperilaskujen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan skannauspalvelulle. Palvelun tarjoaja vastaanottaa laskut, esikäsittelee ne ja muodostaa laskuista kuvat skannaamalla. Kuvista voidaan poimia laskujen perustiedot optisen tulkinnan avulla. Kuvat ja tulkittu data lähetetään asiakkaalle edelleen käsiteltäväksi asiakkaan omissa järjestelmissä. Skannaamalla saadaan myös paperilaskut suoraan laskujen kierrätysjärjestelmään, jolloin koko ostolaskujen käsittelyprosessi on mahdollista sähköistää. Mikäli koko ostolaskuaineisto halutaan sähköiseksi, skannaaminen on toistaiseksi välttämätöntä. Valtiolla suositellaan itse skannaamisen sijasta skannauspalvelun käyttöä. 1.4 Maksuliikenne Suomi on yksi edistyksellisimmistä maista pankkiteknisessä kehityksessä. Suomalaiset pankit ovat kehittäneet uusiin teknologioihin perustuvia pankkipalveluita. Suomalaisesta maksuliikenteestä 96 % on konekielistä. Monissa maissa EU-alueella pankkien konttoriverkostolla on tärkeä asema, sillä merkittävä osa 14/24

15 maksuista hoidetaan edelleen paperipohjaisina konttorissa. Suomalaiset maksuliikenteen pankkipalvelut hyödyntävät enemmän tietotekniikan ja tietoliikenteen kehitystä. Sähköinen maksuliikenne on merkittävästi lisännyt sähköisen tiedonsiirron käyttöä taloushallinnossa ja samalla lisännyt luottamusta ja tottumusta sähköisiin transaktioihin. Maksuliikenteen infrastruktuuria käytetään hyväksi myös laskujen välittämisessä pankkeihin ja pankeista. 1.5 Sähköinen hankintajärjestelmä Julkishallinnon tehostaessa hankintatoimeaan on tilausten hallinnon sähköistäminen yksi toimintatapa tämän saavuttamiseksi. Hankintojen hallintaan voidaan hankkia sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan ja välitetään sähköisesti tarjouspyyntöjä, tilauksia, tilausvahvistuksia, tuoteluetteloja ja tilauksiin liittyviä laskuja. Tilaaminen voidaan tehdä sähköisesti ja tilaukseen liittyvä sähköinen lasku voidaan tarkistaa automaattisesti tilausvahvistukseen tai tilaukseen. Valtionhallintoon on hankittu keskitetysti sähköinen tilaustenhallintaratkaisu, jonka käyttäjiksi valtion virastot liittyvät. 15/24

16 Liite 2 SEPA (Single Euro Payments Area) SEPA on lyhenne sanoista Single Euro Payments Area, yhtenäinen euromaksualue. Tavoitteena on laajentaa maksuliikenteen kotimarkkina-alue käsittämään EU-alue, ETA-maat Islanti, Norja ja Liechtenstein sekä Sveitsi. Myös maksujenvälityksen lainsäädäntöä yhtenäistetään EU-alueella. Yhtenäinen lainsäädäntö säätelee myös maksujenvälityksen nopeutta, joka tulee olemaan tulevaisuudessa sama koko EU-alueella. Yhtenäinen euromaksualue hyödyttää eurooppalaisia kuluttajia ja yrityksiä. SEPAn myötä tilinumerokäytäntö muuttuu. Käyttöön tulee tilinumeroiden kansainvälinen esittämistapa IBAN (International Bank Account Number) ja maksut välitetään nimenomaan IBAN-muotoisen tilinumeron perusteella. Lisäksi tarvitaan saajan pankin BIC - koodi (SWIFT-osoite). Sekä tilinumeron uusi esittämistapa että saajan pankin BIC koodi on huomioitava myös laskulla ja tilisiirtolomakkeessa. IBANin käyttäminen on ollut pakollista rajat ylittävissä maksuissa jo alkaen alueella, jonka muodostavat EU-maat ja ETA -maat Islanti, Norja ja Liechtenstein. Myös useimmat muut Euroopan maat ovat ottaneet IBANin käyttöön. IBAN-tilinumeron tunnistaa numerosarjan alussa olevasta kaksikirjaimisesta maatunnuksesta. IBANin pituus vaihtelee maittain. Esimerkiksi Suomessa IBAN on FI-alkuinen, 18 merkkiä pitkä, Espanjassa 24 merkkiä pitkä ja Saksassa 22 merkkiä pitkä. Esimerkki suomalaisesta IBAN tilinumerosta: FI BIC - koodi (SWIFT -osoite) on pankin osoite, jonka avulla pankki tunnistetaan. BIC/SWIFT - koodin pituus on joko 8 tai 11 merkkiä, joista kuusi ensimmäistä merkkiä on aina kirjaimia ja loput kirjaimia ja/tai numeroita. Mikäli toisessa EU-maassa olevan laskuttajan IBAN ja BIC puuttuu laskulta, pitää ne kysyä maksun saajalta/laskuttajalta. Pankki ei voi antaa tietoja muiden pankkien asiakkaiden IBAN-tilinumeroista tai muiden pankkien BICeistä. IBANin ja BICin käyttäminen on alkanut jo yleistyä myös kotimaan maksamisessa, mutta toistaiseksi on vielä mahdollista käyttää myös kotimaista tilinumeroa. Kotimaisissa maksuissa siirrytään kokonaan IBANin ja BICin käyttöön osana yhtenäisen euromaksualueen muodostamista vuoden 2010 loppuun mennessä. 16/24

17 Liite 3 2 Kirjanpidon automatisointi Verkkolaskun tiedoilla voidaan automatisoida kirjanpitomerkintöjen laatimista ostajan kirjanpitoon toimittajan perustiedoissa olevan oletustiliöinnin perusteella. Kirjanpitomerkintään voivat vaikuttaa myös muut tiedot, kuten laskun arvonlisäverotiedot sekä myyjän Y-tunnus/VAT IDtunnus. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitomerkintää voidaan muuttaa tilikauden aikana siihen asti kunnes tilinpäätös yhteisön hallituksen tai vastaavan kokouksessa esitetään vahvistettavaksi. Mikäli kirjanpitomerkintää oikaistaan kaksi kalenterikuukautta liiketapahtuman sattumiskuukauden jälkeen, on käytettävä korjausmerkintää. Julkishallinnossa on erityisiä säännöksiä, jotka rajoittavat korjausmerkinnän käyttöä. Myyjän tekemien ostajan oletustilien käyttöä voidaan soveltaa liiketoimintaa harjoittavien organisaatioiden kirjanpidossa silloin kun nämä käyttävät perustililuetteloa. Yhteisökohtaisen tiliöinnin (sisäinen laskenta) lähettäminen verkkolaskun mukana ei ole suositeltavaa, eikä sellaisen tiliöinnin hallinta ole mielekästä myyjän taloushallinnossa. Vastaanottajan järjestelmiin tallennettuja toimittajakohtaisia oletustiliöintejä käyttämällä ostotapahtuma saadaan kirjanpitoon ja esimerkiksi kassasuunnittelua varten välittömästi verkkolaskun vastaanoton yhteydessä. Verkkolaskujen tiedot laajentavat kirjanpidon raportointia, kun laskulla olevia tietoja voidaan käyttää hyväksi (esimerkiksi tuotenimikettä/tuotetunnusta). Verkkolaskun toimituspäivämäärätietojen avulla verkkolaskutapahtuma voidaan jaksottaa automaattisesti eri raportointijaksoille ja tilikausille. Toimituspäivätietoihin voidaan merkitä esimerkiksi: vuokrakauden alku- ja päättymispäivämäärä ylläpitosopimuksen alku- ja päättymispäivämäärä korkoveloituksen alku- ja päättymispäivämäärä vakuutusmaksukauden alku- ja päättymispäivämäärä. Yhteisön taloushallinnossa suositellaan määriteltäväksi alarajat laskun määrille, joita ei jaksoteta siirtyvänä eränä eikä käyttöomaisuushankintana. 2.1 Kirjausketju (audit trail) verkkolaskutuksessa Kirjanpitolaki / Kirjausketju Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta 3 luvun 1 :ssä tarkoitettuun tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. Järjestelmästä lähtevä myyntilasku saa juoksevan tositenumeron ja järjestelmään saapuva ostolasku saa tositenumeron. Tositenumero muodostaa audit trailin kirjanpitomerkintään myyjän päivä- ja pääkirjassa ja pääkirja edelleen tuloslaskelmaan ja taseeseen. Kirjaukset osakirjanpidoista pääkirjanpitoon voidaan tehdä yhdistelminä. Täsmäytykset täydentävät audit trailia. 17/24

18 Laskulta löytyy lisäksi laskuttajan laskunumero, millä lasku voidaan erityistapauksissa löytää laskuttajan kirjanpidosta. Viitenumero automatisoi maksua ja kohdistaa sen oikeaan laskuun. Muunnoksella eli konversioilla muutetaan laskusanoman esitystapaa eli formaattia, ei sisältöä. Tietosisällön pitää täyttää verkkolaskufoorumin mukainen minimitietosisältö, jotta lasku voidaan ylipäänsä toimittaa. Useimmiten laskulla on enemmän tietoja kuin minimi. Kirjausketjua voidaan edelleen toteuttaa hyvillä haku- ja porautumismenetelmillä ja sähköisen arkiston käytöllä. Poikkeustapauksissa voidaan myös tietoliikenteen synnyttämiä lokeja käyttää hyväksi. Hyvän kirjanpitotavan kehittymisen kannalta on suositeltavaa, että koneellinen kirjausketju toteutetaan tositenumeron ja pääkirjatilin lisäksi myös muilla tositteessa ja kirjanpitomerkinnässä olevilla tiedoilla, kuten myyjän tai ostajan nimellä, niiden kaupparekisteri- ja liikeyhteisötunnuksella (1), tositteen päiväyksellä tai tositteen loppusummalla. Hyvän kirjanpitotavan kehittymisen kannalta pidetään kuitenkin suositeltavana, että koneellisella tietovälineellä säilytettäviin arkistoihin liitetään liiketapahtumien käsittelyyn ja tositemerkintöihin liittyvät käsittelymerkinnät (käyttäjäleimat), jotka osoittavat, miten liiketapahtuma on muodostunut, ketkä liiketapahtumaan liittyvät käsittelyt ovat tehneet ja milloin nämä toimenpiteet on suoritettu. (Lähde: Kirjanpitolautakunnan yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä). (1) nykyisin Y-tunnus 2.2 Verkkolaskujen kirjanpitoarkistointi Kirjanpitolain (1339/1997) ja valtion talousarvioasetuksen (1243/1992) mukaan tositteet on arkistoitava vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, minkä aikana tilikausi on päättynyt. Kuntien soveltaman kirjanpitolain mukaan säilytysaika on sama. Kirjanpitokirjat on arkistoitava 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tosite- ja kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää samalla tietovälineellä. Tällöin säilytysaika määräytyy pisintä arkistointia vaativan säännöksen mukaan. Jos tietovälineellä on EU:n tilityksiin liittyviä tositteita, voi tällaisen tietovälineen arkistointiaika olla enemmänkin kuin mitä Suomen lainsäädäntö määrää. Mikäli tositteiden tai kirjanpitokirjojen säilytysaikana tietojärjestelmää, sen tietokantaa tai verkkolaskun teknistä standardia muutetaan, on taloushallinnossa varmistettava laskutietojen muuttumattomuus konvertoimalla tiedot uuden toimintaympäristön mukaiseksi tai tiedoista on laadittava tiff-, pdf- tai vastaavassa muodossa olevat kuvatiedostot, joita voidaan käsitellä jäljellä olevana säädösten ja suositusten edellyttämänä arkistointiaikana. Verkkolaskut ovat kirjanpitolain ja talousarvioasetuksen tarkoittamia tositteita ja laskuluettelot (päiväkirjat) kirjanpitokirjoja. Kirjanpitolautakunnan vuonna 2000 antamassa yleisohjeessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä on esitetty tarkennuksia ja suosituksia sähköisen kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. 2.3 Laskun datan arkistointi Mikäli laskun mukana lähetetään laskun kuvatiedosto, on kuva arkistoitava tosite. Tällöin datamuodossa olevaa laskusanomaa ei tarvitse arkistoida. Laskudata suositellaan arkistoitavaksi XML-muodossa siten, että tietojen avulla voidaan muodostaa laskun kuva koko arkistointiajan. Laskun kuvan layout voi arkistointiaikana muuttua selainten tai muiden tietojärjestelmäominaisuuksien muuttuessa, mutta kaikki laskutiedot on voitava näyttää muuttumattomana. 18/24

19 Verkkolaskusta on arkistoitava kaikki sellaiset tiedot, joiden avulla laskun kuva voidaan tuottaa laskun layout-suosituksen mukaisesti. Verkkolaskusanoman arkistointi ei ole välttämätöntä sen jälkeen kun verkkolaskun tiedot on tallennettu taloushallinnon tietojärjestelmään ja tiedoista on tehty varmistus, mikäli tiedot on säilytetty kirjanpitolain (tai vastaavien julkishallinnossa tositteiden säilyttämisestä annettujen ohjeiden) edellyttämällä tavalla. Verkkolaskusta arkistoidaan XML-muodossa olevan laskutiedon lisäksi tiff- tai pdf-muodossa oleva kuva, mikäli kuva sisältää tietoja, joita XML-muotoisessa laskussa ei ole. Tällaiseksi tiedoksi ei katsota lisätietotms. yleistietoja, mikäli tietoa ei ole määrätty lainsäädännössä pakolliseksi. Arkistoiduista laskutiedoista laaditun laskun kuvan tulee sisältää säännösten tositteelta edellyttämät vähimmäistiedot. Laskun tiedot on voitava tarvittaessa tulostaa paperille. 2.4 Laskuluettelon (päiväkirjan) arkistointi Laskuluettelon (myyntilaskut, ostolaskut) ollessa kirjanpitolain tarkoittama kirjanpitokirja, on siihen merkittävä seuraavat tiedot: laskun tositenumero laskun päivämäärä asiakkaan/toimittajan nimi laskun arvonlisäveroton summa laskun loppusumma Laskuluettelon tulostusjärjestys on tositelaji laskun tositenumero. Mikäli tositenumero on tositelajiriippumaton, tulostusjärjestys on laskun tositenumeron mukainen. Laskuluettelo suositellaan muodostettavan yhdenmukaisena sisältäen kaikki laskut niiden laskukanavasta riippumatta. 2.5 Asiajärjestyksessä olevien laskutapahtumien (pääkirjan) arkistointi Kaikista laskuista (myyntilaskut, ostolaskut) niiden laskukanavasta riippumatta on laadittava kirjanpitolain tarkoittama asiajärjestyksessä oleva kirjanpitokirja. Siihen on merkittävä seuraavat tiedot: laskun tositenumero laskun päivämäärä tai siitä tehdyn kirjanpitotapahtuman päivämäärä asiakkaan/toimittajan nimi laskun arvonlisäveroton summa laskun loppusumma Laskuluettelon tulostusjärjestys on pääkirjatili tositelaji laskun tositenumero. 19/24

20 Pääkirjaan suositellaan tulostettavaksi pääkirjatilin saldo jokaisen luetteloidun tapahtuman jälkeen. Laskuluettelosta voidaan tehdä pääkirjanpitoa varten yhteenveto, joka siirretään yhteenvetotositteena pääkirjaan. Tällainen yhteenveto on tehtävä kalenterikuukausittain tai sitä lyhyemmältä aikajaksolta. 2.6 Arkistointipaikka ja aika Verkkolaskut on arkistoitava siten, että laskujen muuttumattomuus voidaan todeta. Tämä voidaan toteuttaa kirjanpitolain edellyttämällä tavalla joko käyttämällä arkistointiin tietovälineitä, joille voidaan kirjoittaa vain yhden kerran tai käyttämällä tarkistetta, joka lasketaan laskun tiedoista ja joka uudelleen laskemalla varmentaa muuttumattomuuden. Tarkiste voidaan laskea verkkolaskun tiedoista tai verkkolaskusta tehdystä kuvatiedostosta. Kirjanpitovelvollisen on tehtävä pysyvä arkisto tilikauden laskuista viimeistään silloin kun yhteisön hallitus tai sitä vastaava elin päättää tilinpäätöksen esittämisestä vahvistettavaksi. Pysyvä arkisto on tehtävä kahtena kappaleena. Valtiolla pysyvä säilytys tehdään kalenterikuukausittain. 2.7 EU:n arkistointivaatimukset Euroopan Unionin myöntämän tukirahoituksen tms. syyn takia laskujen arkistoinnissa on noudatettava EU:n mahdollisesti asettamia erityisiä säännöksiä. Säännöksissä voidaan edellyttää koko hankkeen tositeaineiston säilyttämistä tietyn ajan viimeisen maksatuksen tekemisestä. Koska verkkolaskua ei kirjanpitolain eikä arvonlisäverolain takia ole tulostettava paperille, säilytetään verkkolaskut sähköisessä muodossa ja ne on tulostettava paperille vasta tilityksen laatimista ja tarkastamista varten. EU on antanut arvonlisäverodirektiivin, jossa se on mahdollistanut sähköisen laskun käytön. Siksi sähköisessä muodossa olevien laskujen kahdenkertainen arkistointi sähköisenä ja paperilla ei ole mielekästä. Tilitysten tarkastamista varten tehtävä erityinen paperitulostus voidaan toteuttaa, mikäli laskuun on sisällytetty erityinen tieto EU-hankkeesta. Tieto voi olla kirjanpidon EU projektin tunnus. Omaa numerosarjaa EU tositteille ei suositella. 2.8 Laskujen kontrolleista Tehokkaan järjestelmän hyödyt voidaan hukata suurelta osin sillä, että kontrollimenetelmiä ei käyttöönoton yhteydessä uusita. Tositteisiin vaadittavien asiatarkastus- ja hyväksymismerkintöjen tarpeellisuutta ei ole juurikaan pohdittu organisaatioissa. Hyvin tehty tietojärjestelmä on aina luotettavampi kuin manuaalinen järjestelmä. Kirjanpitolaissa ei ole mitään säännöksiä liiketapahtumiin liitettävistä tarkastus- ja hyväksymismerkinnöistä. Organisaation ulkopuolelta saataviin ostolaskuihin, tiliotteisiin ja käteiskuitteihin ei tarvitse tehdä mitään merkintöjä. Kirjanpitolain mukaan itse laadittu tosite on varmennettava, mikä tarkoittaa tositteen laatijan tunnistavan merkinnän tekemistä tositteeseen. Myyjän tekemät asiakkaille luovutetut myyntilaskut sekä käteis- ja luottomyyntitositteet varmennetaan sisällyttämällä kirjanpitoon kaksoiskappale tai tositteen tietosisällön sisältämä kopio. Nämä tositteet voivat olla koneellisia. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä) Valtiohallinnon tilivirastojen tulojen ja menojen käsittelystä on säädetty talousarvioasetuksessa ( /254). Tietojärjestelmien kontrollit perustuvat paljolti täsmäytyksiin ja kuittauksiin. Kun aineistoja luodaan ja siirretään toiseen järjestelmään, täsmäytyksillä ja kuittaussanomilla varmistetaan, että aineisto on siirtynyt täydellisenä ja oikeana. Lähetyksen kuittaussanomassa kerrotaan vastaanotettujen hyväksyttyjen tapahtumien (tässä tapauksessa laskujen) yhteiskappalemäärä. Kuittaussanomassa on ilmoitus (lähetyserän) lähetyksen onnistumisesta. 20/24