TULOKSELLISUUDESTA JA KUNNAN MUUTOSKYVYSTÄ

Transkriptio

1 TULOKSELLISUUSSUOSITUKSEN KUNTAKIERROS OULU TULOKSELLISUUDESTA JA KUNNAN MUUTOSKYVYSTÄ HTT ASKO MERILÄ kehitysjohtaja, Utajärven kunta toimitusjohtaja, Utajärven Yrityspuisto Oy

2 Roolit selväksi: MISTÄ MUUTOSKYKYÄ TOIMIJOIDEN erilaisista ROOLEISTA KUNTAPELIN ROOLITUKSEN OSAPUOLET LUOTTAMUSHENKILÖSTÖ TOIMIVA JOHTO HENKILÖSTÖ

3 MUUTOSKYKYÄ TOIMIJOIDEN ROOLEISTA LUOTTAMUSHENKILÖSTÖ - Muodollisen demokratian voimalla! - Linjaa tavoitteet, PYRKII MUUTOKSEEN (esim. mahdollistaa laatujärjestelmän prosessien kuvaamisen ja uudistamisen (laatujärjestelmä, tiimiorganisaatio, BSC malli tms.) - Hyväksyy vuosittain sitoutuneesti tarvittavat resurssit ja seuraa toteutusta - Pysyy päätöksissään. (Jos luottamushenkilöstö empii/peruu=> muutos/uudistus tuhoutuu!) TOIMIVA JOHTO - Osaamisen ja asiantuntijuuden voimalla. - Velvollisuus ottaa selvää ja oikeus johtaa kuntaorganisaation toiminta tuloksiin kuntaammattilaisten erityisosaamisella. - PARAS JOHTAJA valtauttaa henkilöstön etsimään parhaat tavat järjestää kunnan/kaupungin toiminta koska heillä on paras tieto ja ammattitaito kunnan toiminnan yksityiskohdista. TJ voi olla mukana keskustelemassa prosessien järjestämisestä kokonaisuuden kannalta työpistekohtaisesti esim. päällekkäisyyksien estämiseksi. HENKILÖSTÖ - Toiminnallisen demokratian voimalla - toteuttaa ja uudistaa prosesseja - Johdolta valtuudet määritellä ja kuvata tehokkaat toimintaprosessit - Jos jokin ei PALAUTTEEN tai muulla perusteella näytä toimivan, niin oikeus muuttaa ja hyväksyttää muutos. JATKUVAAN PARANTAMISEEN ON SAATU VALTUUTUS Roolit selväksi:

4 Roolit selväksi: MITÄ JOS ROOLITUS EI TOIMI? esim. LINJAUKSIA EI TEHDÄ? KUNTA ei liiku vaan PAISUU kaikkialle ja joka suuntaan!? Kukaan ei tiedä mitä/miten parantaa Vai onko tämä haluttu tulos?

5 Roolit selväksi: MUODOLLISEN DEMOKRATIAN tehtävä: Linjata kehittäminen ja suunnittelu demokraattisten periaatteiden mukaisesti Koskee valtuustoa, k-hallitusta, lautakuntia, TOIMINNALLISEN DEMOKRATIAN tehtäviä: Tiimit ja solut suunnittelevat ja toteuttavat työpaikkakohtaisesti kehittämistoimet valtuuston, kh:n ja lautakunnan tavoitteiden ja linjausten mukaisesti Oikeutus ja valtautus tekemään kehittämistoimia koskien työpaikkoja, tiimejä, soluja ja varsinkin itse työtä

6 Roolit selväksi: MUODOLLINEN DEMOKRATIA LINJAA: ETU: Kunnan luottamushenkilöelimet onnistuessaan ovat niille kuuluvassa roolissa linjaajina ja linjausten mukaisten toimien päättäjinä, resurssien antajina sekä toteutusten valvojina VAARA: ETTEIVÄT luottamushenkilöelimet LINJAA kehityksen suuntaa Toimiva johto, tiimit ja solut EIVÄT SAA TUKEA ja resursseja toteuttaa linjattuja ja päätettyjä asioita, TAI saavat VAIN liian yksityiskohtaisia ohjeita ja vaatimuksia Seurauksia vaarojen toteutumisesta: toiminnallinen demokratia ja ammattitaito eivät toimi ammattitaidon käyttäminen oman työn kehittämiseen katoaa päätökset menettävät merkitystään ja sotkeutuvat

7 Roolit selväksi: TOIMINNALLINEN DEMOKRATIA TOIMII: Tiimit ja solut saavat johdolta vallan rakentaa niin hyvät ja toimivat työprosessit ja työporukat (solut ja tiimit) kuin vain niistä henkilöresursseista mahdollista VUOROVAIKUTUS OLEELLISTA Johto luottaa, että ammattiinsa pätevät työntekijät osaavat rakentaa niin toimivan ja ajan mukana sopeutumiskykyiset työprosessit kuin siinä tilanteessa on mahdollista JOHTO SAA TIEDOT Tiimien vetäjien valinta tiimin keskuudesta (puhdas tiimiorganiasaation) Tiimien ja solujen suunnittelussa ja toteutuksessa vastataan VUOSITTAIN valtuuston valtuustokaudekseen määrittämiin tavoitteisiin PITKÄJÄNTEISESTI Tiimit vastaavat päättäjille omilla vuosisuunnitelmillaan AJANKOHTAISESTI (reagoivat nopeasti muutoksiin) KIINNI AJASSA Tiimit ja solut raportoivat hallintokunnalle toimintakertomuksella ed.vuodesta

8 Roolit selväksi: MUUTOSKYKY ON YHTEISTOIMINNAN JA YHTEISKUNNAN OSAAMISTA JONKA PERUSTA ON LUOTTAMUS Luottamus Epäluottamus Harmonia -samassa pysyminen Pinnallinen toiminta Samanmielisyys Erimielisyys Dynaamisuus -uuden etsintä ja syntyminen Pahimmillaan SOTA ( Vesa Purokuru)

9 Roolit selväksi: YHTEISTOIMINNAN (JA MUUTOSKYVYN ) EDELLYTYKSIÄ: Yhteinen visio ja suunta Yhteinen aika Yhteiset tehtävät Erityisosaaminen Autonomisuus Luottamus ( Vesa Purokuru)

10 Roolit selväksi: POLITIIKKA MUODOLLISEN DEMOKRATIAN JA MUUTOSKYVYN ONGELMA? Korostuneella kunnallisella politiikalla yleensä muutoskykyä vaikeuttava ja vähentävä vaikutus: * asioiden muuttaminen jää politiikan alle/jalkoihin * julkisuuden vuoksi oltava jopa liian erimieltä! * luotetaan omaan puolueeseen tai sen ryhmään muihin ei * luottamuksen vajausta henkilöiden välille politiikan vuoksi * osaamista voi hautautua * muutoksia ei saada lopulta toteutettua - linjaukset hentoja

11 MUUTOSKYKY RAKENTUU: MUUTOSKYKY RAKENTUU OSISTA: Ammatillisesta osaamisesta Luottamuksesta muutokseen Motivoitumisesta muutoksen tekemiseen Innovaatioiden etsimisestä Yksilöllisestä kohtaamisesta eli muutoksen tekemisestä ITSE

12 MUUTOSKYKY RAKENTUU: LUOTTAMUS MONELLA TASOLLA - Suurin tekijä monella tasolla - ONNISTUMINEN EDELLYTTÄÄ LUOTTAMISTA TEHTÄVÄÄN MUUTOKSEEN ( että seuraa aikaa ja johtaa parempaan kuitenkin...) - - kuntalaiset luottavat päättäjiin ja kunnanjohtajaan - - päättäjät luottavat toisiinsa ja kunnanjohtajaan - - kj luottaa alaisiinsa ja luottaa tehokkaaseen toimintaan ja parantamiseen - - henkilöstö luottaa toisiinsa - - henkilöstö luottaa kunnanjohtajaan ja päättäjiin Palautejärjestelmä aito kehittämisväline ilman pelkoja. HENKI ja ILMAPIIRI - Ilmaisevat luottamuksen tason

13 MUUTOSKYKY RAKENTUU: MOTIVOITUMINEN TEKEMÄÄN MUUTOS PAREMPAAN Muutokseen luottamisen jälkeen Koko organisaation motivoituminen tekemään muutos, joka johtaa parempaan asiaintilaan kuin ennen. Kunta seuraa aikaa! jos motivoitumista muutokseen ei synny niin ollaan pian tilanteessa, että sehän on niitä johtajien juttuja, ei siitä mitään hyvää ole tulossa?

14 INNOVATIIVISUUS MUUTOS EDELLYTTÄÄ UUDISTUMISTA MUUTOS ON MAHDOLLISUUS

15 MUUTOSKYKY RAKENTUU: INNOVAATIOT LUOTETTAVIA UUDISTUKSIA Muutos kaipaa luovuuden käyttöä Antaa mahdollisuuden käyttää parasta ammattitaitoa Antaa mahdollisuuden jättää pois vanhat, aina tehty näin ja jopa väärät toimintatavat Osaamisen tunnustaminen ja arvostus auttaa jaksamaan. Lupa kokea ammattiylpeyttä!

16 MUUTOSKYKY RAKENTUU: OMAKOHTAINEN MUUTOKSEN KOHTAAMINEN VASTA MUUTTAA Kun on valmis panemaan oman luovuutensa ja itsestään peliin niin saa ruokaa omalle ajattelulle ja ammatilliselle kehittymiselle Kannattaa tiedostaa ja punnita realistisesti muutoksen mahdollisuudet sekä uhat vastustanko omaa parastani? jos muutoksen tekemisen jättää aina muille, niin ei voi päästä muutoksen tai uudistamisen päälle OMAN MUUTOKSEN PELKONI VOITTAMINEN aina muutos tai uudistus EI OLE JÄRKEVÄ, jolloin demokratian prosessit toimivat ja enemmistö päättää

17 UTAJÄRVEN KUNNAN MISTÄ TULOKSELLISUUS? TULOKSELLISUUS RAKENTUU EN-SFS ISO9001:2000 LAATUJÄRJESTELMÄN OSIEN TOTEUTTAMISEN ONNISTUMISESTA: a) Johdon sitoutumisesta, asiakaskeskeisyydestä ja vastuusta b) Resurssien hallinnasta c) Palvelujen ja tuotteiden toteuttamisesta d) Mittaamisesta, analysoinnista ja parantamisesta e) Tiimiorganisaatiosta f) Lyhyen- ja pitkän aikavälin suunnittelusta (BSC)

18 Tulosta laadusta! LAATUJÄRJESTELMIEN VERTAILUA Kyvykkyys Tiedot ja taidot Pätevyys Motivaatio Asenteet Ryhmät EFQM, CAF, SLP, Six Sigma ym. Laatupolitiikka, laatutavoitteet ja laadunsuunnittelua laajempi näkökulma organisaation kehittämiseen Strateginen suunnittelu Tasapainoinen mittaristo ja vertailu Palkkaus, palkkiot ja tunnustusmenettely Henkilöstön tyytyväisyyden määrääminen Toimintaprosessit Mittareiden tason, kehityksen ja vertailujen arviointi Yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja ympäristövaikutusten vähentäminen Utajärvellä valittu ISO 9001:2000 Johtajuus, organisaatio Resurssit Prosessit Arviointi Jatkuvaparantaminen Analysointi, suunnittelu Mittaaminen, ISO laatujärjestelmä on Utajärvellä ollut johtamisen väline -prosessien määrittämiseen -prosessien muuttamiseen -henkilöstö valtautettu uudistamaan ja kehittämään perusprosesseja Prosessit

19 ISO 9000:2000 Prosessimainen toimintamalli Laadunhallintajärjestelmän jatkuva parantaminen Asiakasja sidosryhmät Asiakasja sidosryhmät Johdon vastuu Resurssien hallinta Mittaaminen, analysointi, parantaminen - - Tulokset Syötteet Tuotteen toteutus Tuotteet, Palvelut Tuotokset Lisäarvo Tietovirta

20 LAADUN OPPIMINEN Laatua oppimaan! Uudistava laatu Piilevä laatu Laadun oppiminen Yksilö, ryhmä, organisaatio Kuvassa 1 = laadun oppimisen tarpeen tiedostaminen, 2 = laadun yhdistäminen laadun kuvaamiseen, 3 = toiminnan uudistaminen laadun oppimisen kautta 4 = uudistetun toiminnan ja laadun vakiinnuttaminen (Pirkko Turjanmaa, 2005)

21 BSC malli strategisena välineenä Arviointinäkökulmat talous asiakas- prosessien- henkilöstön vaikuttavuus- aikaansaan- noskyvyn- MUUTOSKYVYN RAKENTUMINEN JOHTAMISEN ELEMENTEISTÄ: 1. Luottamuksen rakentaminen 2. Inspiroiva motivointi 3. Älyllinen stimulointi (innovointi) 4. Yksilöllinen kohtaaminen 5. Ammattitaito a Organisaation 1 b toiminta c 2 d 3 e f 4 5 TULOKSELLISUUDEN RAKENTUMINEN LAATUPOHJAISEN ORGANISAATION TOIMINNASSA: a. Johdon vastuu b. Resurssien hallinta c. Tuotteiden ja palvelujen toteuttaminen d. Mittaaminen, analysointi, parantaminen e. Tiimiorganisaatio f. Tasapainotettu mittaristo/strateginen suunnittelu

22 TULOKSELLISUUS HENKILÖSTÖN BSC OSAAMISESTA TASAPAINOTETTU MITTARISTO (BSC-balanced Score Card) täsmentää strategiaa kohti tuloksellisuutta: prosessien toimivuus henkilöstö tekee ja vaikuttaa osaamisellaan asiakaspalaute kerätään ja käytetään parantamaan talous pidetään hallinnassa (Yleensä talous hallitsee liikaa) TIIMIT JA SOLUT TEKEVÄT VUOSITTAIN BSC- SUUNNITELMANSA STRATEGIAN MUKAISTEN TULOSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN AIKAANSAAMISEKSI VALTUUSTO TEKEE TOIMIKAUDELLEEN LINJAUKSET JA TUKEE NIIDEN TOTEUTTAMISTA

23 TULOKSELLISUUDEN MITTAAMINEN JA ARVIOINTI Laatujärjestelmän systemaattisesta ylläpidosta+arvioista Sisäiset auditoinnit toiminnan arviointia ja parantamista Ulkoisia auditointeja Palautteen keräämisestä ja sen käsittelystä - kaikki palautteet ovat positiivisia. ruokaa parantamiseen Suunnittelun kaksisuuntaisesta toiminnasta - BSC-strateginen suunnitelma/tavoitteet valtuustokausittain ylhäältä alas ja vuosisuunnitelmat /-tavoitteet alhaalta ylös Tiimiorganisaation vaaliminen, vaikka uudet työntekijät eivät siitä tietäisikään mitään

24 STRATEGINEN SUUNNITTELU POHJANA TOIMINTA-AJATUS eli miksi kunta on olemassa? - laadukkaat kunnan palvelut (esim.) - alueen ja identiteetin jatkuva kehittäminen (esim.) ARVOT eli mihin uskomme ja miten käyttäydymme? - kehittämismyönteisyys (esim.) VISIO eli mikä haluamme olla? - Suomen laadukkain kunta (esim.)

25 Muutoksen rakentuminen Eri ulottuvuuksista Visio Arvot Strategia Kunnan muutoksen tasoista Ulkoiset tekijät: asukas, asiakas muut kunnat, yhteiskunta, valtio, EU, maailma,ekosysteemi Seutukunta, maakunta, lääni Kunnan koko henkilöstö Hallintokunta Vaikuttavuuden / Talousnäkökulma Prosessinäkökulma Asiakasnäkökulma Luottamushenkilöt Kuntakonserni Palvelukonsepti Palvelut Liikkeestä ajan mukana Henkilöstön / Oppimisen näkökulma Solu- ja Tiimivetäjät, Esimiehet, Työntekijä Johtoryhmä -muutoksen muoto, laajuus, nopeus, jatkuvuus vaihtelevat Moniulotteisena Monitasoisena Dynaamisena Muutos = asiaintilasta toiseen siirtyminen toiminnan vaatimusten mukaan

26 UTAJÄRVEN KUNTA, lyhyesti Sijaitsee Oulujoen keskijuoksulla 2 vesivoimalaitosta Ouluun matka-aika n min; Kajaaniin n. 90 min 3100 asukasta, vero% 19,5 (v , P-P:n maakunnan 3.alhaisin v. 2010) 1672,56 km 2 maata ja vettä 65,27 km suurin Suomessa (alueelle mahtuu n. 9 Helsinkiä) Vakihenkilöstö yht. 301(v.2000), 275(2005), 259(2008), n.140(2010 ) - SOTE -yhteistoiminta-alue 2010 alussa Oulunkaaren kuntayhtymässä, 2009 kuntapalvelutoimisto Suurimmat työnantajat Utajärven kunnan alueella: Kunta, Rokuan Kuntokeskus, Kinnusen mylly, Pipelife Finland