Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön!

Transkriptio

1 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön!

2 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Valtioneuvoston tietopalvelustrategia TIIVISTELMÄ Valtioneuvoston tietopalveluvisio vuodelle 2015 on: Tieto ja osaaminen yhteiskäytössä Valtioneuvostossa, kansalaisilla ja muilla asiakkailla ja sidosryhmillä on käytettävissään toiminnassa tarvittava tieto nopeasti, luotettavasti ja sopivassa muodossa. Tietopalvelutoiminta valtioneuvostossa kattaa ministeriöiden tiedon hallinnan ja asiakirjahallinnon kokonaisuudessaan. Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyöhön (VALTIPA) osallistuvat ministeriöt, eduskunta, tasavallan presidentin kanslia, oikeuskanslerin virasto ja Kansallisarkisto. Verkostossa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät, yhteensä noin 200 tiedon hallinnan ammattilaista. Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! Valtioneuvoston tietopalvelutoimintaa kehitetään vuosina entistä selvemmin yhteispalveluksi kokonaisarkkitehtuuri- ja konserniajattelun pohjalta. Ministeriöiden tietopalvelut tuottavat yhteistyössä tietohallinnon ja viestinnän kanssa aineistoistaan valtioneuvoston yhteiskäyttöön palveluja, jotka perustuvat yhteiseen tietoarkkitehtuuriin, sisältöjen hallintaan ja sujuviin informaatioprosesseihin. Strategiset tavoitteet koskevat tietojohtamista, aktiivista osallistumista toiminnan kehittämiseen, prosessien sekä yhteispalvelujen ja tietojärjestelmien yhteen toimivuuden kehittämistä. Tietojohtamisen merkitystä tietopalvelujen ja tietoarkkitehtuurin ohjauksessa tehdään tunnetuksi järjestämällä tietojohtamisen seminaari yhteistyössä tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Perehdytään ryhmätyövälineiden ja uusien tietotyökalujen mahdollisuuksiin tiedon jakamisessa ja muodostamisessa. Tietopalvelut osallistuvat aktiivisesti organisaatioiden toiminnan kehittämiseen ja yhteistyötä lisätään tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Tiedon laatua, saatavuutta ja käytettävyyttä kehitetään toimintaprosesseissa. Tavoitteena ovat yhtenäisistä lähtökohdista määritellyt tieto- ja asiakirjaprosessit. Säädösvalmistelun tietotukea kehitetään saatujen kokemusten pohjalta. Analysoidaan, kuvataan ja määritellään valtioneuvoston yhteisten toimintaprosessien informaatioprosessit ja osallistutaan hankkeisiin, joissa tätä työtä tehdään. Määritellään yhteisten järjestelmien tietosisältöjen laatukriteerit sekä työnjako ja toimintamalli, jolla niihin päästään.

3 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Toimenpiteitä tiedon yhteiskäyttöisyyden parantamiseksi ovat informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin luominen ja päivittäminen yhdessä tietohallinnon kanssa yhteisten palvelujen ja tietojärjestelmien pelisääntöjen muodostaminen, valtioneuvoston metatietopalvelun perustaminen, yhteisten hakujärjestelmien kehittäminen, Kysy tietopalvelusta helpdeskin tarveselvitys, kirjastopalvelujen ja niiden tietoaineistojen yhteiskäyttöisyyden edistäminen VNLibkirjastotietokannan avulla sekä valtioneuvoston julkaisupalvelun ja prosessien kehittäminen yhdessä julkaisuvastaavien kanssa mm. hyödyntäen Kansalliskirjaston palveluja. VALTIPA:n toiminta perustuu linjaorganisaation ja verkostomaisen organisaation yhteen sovittamiseen. Tietopalvelujen tehtävät hoidetaan osittain kussakin ministeriössä, osittain verkostomaisena yhteistyönä muiden tietopalvelujen kanssa. Ministeriöiden tietopalvelut tuottavat valtioneuvoston yhteispalvelut, joista kaikki hyötyvät. Lisäksi ministeriöiden tietopalvelut koordinoivat oman hallinnonalansa tietopalvelutoimintaa, yhteisiä käytäntöjä ja standardeja. Verkostomaiselle toiminnalle tulee saada selvästi ilmaistu hyväksyntä ministeriöiden johdossa. Toimenkuvauksiin tulee sisällyttää valtioneuvostotasoiset tehtävät. Ministeriön tehtävistä pitäisi olla mahdollisuus päästä hoitamaan valtioneuvoston yhteisiä tehtäviä. Valtioneuvoston kanslian tietopalvelussa on hoidettu osittain koordinointitehtäviä ja valtiovarainministeriöön sijoitetussa valtioneuvoston tietohallintoyksikössä (VNTHY) on ollut VALTIPAverkoston koordinointi. Kun VNTHY siirtyy osaksi valtion IT-palvelukeskusta (VIP), on selvitettävä, miten tiedon hallinnan ja VALTIPA-verkoston koordinointi jatkossa organisoidaan. Yhteisten palvelujen ja tietoarkkitehtuurin kehittäminen vaatii jatkossa paljon työtä. Tietojärjestelmien yhteen toimivuuteen tarvitaan yhteisiä metatietomalleja ja käytäntöjä, yhteisiä sopimuksia ja suosituksia. Standardit ja toimintatavat tulisi ulottaa koko valtionhallintoon, jopa kuntiin. On selvitettävä, millä tavoin voimavarat saadaan jatkossa riittämään yhteisiin tehtäviin. Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! Sisällönhallinta yhteen toimivuus tietoarkkitehtuuri, yhteiset informaatioprosessit, standardit, metatietomallit, sanastot, käytännöt OPM LVM VNK UM PLM TEM STM VM OM KA YM SM OKV Yhteistyössä: VALTIPA/ Tietopalvelut Tietohallinto Viestintä MMM TPK Eduskunta Yhteispalvelut ja järjestelmät Metatietopalvelu Julkaisupalvelu VNLib Senaattori EU-tiedonhallinta EUTORI, HARE, PTJ Asianhallintajärjestelmät Yhteiset hakujärjestelmät Sähköinen arkistointi Kysy tietopalvelusta Help Desk Kansalaisten verkkopalvelut

4 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Sisällys TIIVISTELMÄ... 2 Sisällys Tietopalvelu valtioneuvostossa Valtioneuvosto tieto- ja toimintaympäristönä Valtioneuvoston tietopalveluvisio Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön!... 9 Strategiset tavoitteet ja toimenpiteet Verkoston organisoituminen ja resurssit Valtioneuvoston tietopalvelun organisoituminen VALTIPA:n verkostoryhmät Resurssit Taustaa: VALTIPA:n aikaisempi toiminta v Sanasto Lähteitä... 22

5 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) 1. Tietopalvelu valtioneuvostossa Tietopalvelu valtioneuvostossa kattaa ministeriöiden tiedon hallinnan ja asiakirjahallinnon kokonaisuudessaan. Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyöhön (VALTIPA) osallistuvat ministeriöt, eduskunta, tasavallan presidentin kanslia, oikeuskanslerin virasto ja Kansallisarkisto. VALTIPA -yhteistyöryhmän tehtävänä on valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja prosessien kehittäminen, ylläpitäminen, ulkoisten tietojen hankkiminen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistaminen ja tiedon aktiivinen tarjoaminen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. Tietopalvelut kehittävät tiedon ja sisältöjen hallintaa ja käytettävyyttä yhteistyössä tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Luotettavan, ajantasaisen tiedon saatavuus kaikissa tilanteissa on välttämätöntä yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamiseksi. 1 Valtioneuvoston tietopalvelu muodostuu ministeriöiden ja muiden yhteistyöosapuolien tietoasiantuntijoiden verkostosta ja tietoaineistoista, joista ministeriöiden tietopalvelut tuottavat yhteiskäyttöisiä palveluja. VALTIPA -verkostossa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät: arkistonhoitajat, kirjaajat, kirjastonhoitajat, informaatikot, tietopalvelusihteerit, tietopalvelupäälliköt ja tietoasiantuntijat, yhteensä noin 200 tietopalvelun ammattilaista. Valtioneuvoston tietopalvelun asiakkaita ovat eduskunta, hallitus, ministeriöiden virkamiehet, eri hallinnonalat ja muu valtionhallinto. Hallinnon ulkopuolisia asiakkaita ovat kansalaiset, yritykset, tutkijat, opiskelijat ja tiedotusvälineet. 2. Valtioneuvosto tieto- ja toimintaympäristönä Hyvä hallinto ja päätöksenteko perustuvat kykyyn hyödyntää tietoa, asiantuntemusta ja osaamista sekä toimia näiden pohjalta. Tiedon hyödyntäminen edellyttää vuorovaikutusta ja tiedon jakamista muiden kanssa, yli organisaatio- ja ammattirajojen. Valtioneuvostossa tulisi hyödyntää laajasti koko yhteiskunnan ja elinkeinoelämän tietoa ja osaamista. Tämä antaa pohjan myös yhteiskunnallisille ja sosiaalis-taloudellisille innovaatioille. Innovaatioita ja uusia toimintatapoja tarvitaan tuottavuuden ja työelämän laadun samanaikaiseen parantamiseen 2 sekä monimutkaisten yhteiskunnallisten, taloudellisten ja ympäristöongelmien ratkaisemiseen. Julkiset palvelut, alueellistaminen ja tuottavuus ovat hallinnon kehittämisessä huomion kohteena. Julkishallinnossa on meneillään ja edessään rakenteellisia ja organisaatiomuutoksia. Palveluissa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon tulee olla laadukasta, helposti ja joustavasti saatavissa riippumatta organisaatiorakenteista ja niiden muutoksista. Tämä edellyttää hyvää tiedon johtamista, tiedon rakenteiden, prosessien ja yhteen toimivuuden kehittämistä. Näiden avulla voidaan tukea hallinnon uudistamista ja ylläpitää toiminnan jatkuvuutta ja palvelutasoa myös muutostilanteissa. 1 Valtioneuvoston periaatepäätös Yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamisen (YETT) strategia. 2 Työelämän kehittämisohjelma (Tykes )

6 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Pääministeri Matti Vanhasen II hallituksen hallitusohjelman mukaan sähköisten palveluiden ja tuotteiden tarjontaa ja yhteen toimivuutta lisätään ja mahdollistetaan julkishallinnon tieto- ja viestintäjärjestelmissä avointen rajapintojen käyttöä kilpailuneutraalilla tavalla. Tietopalvelut pyrkivät tuottamaan aineistoistaan sähköisiä yhteispalveluja ja edistämään tietojärjestelmien semanttista yhteen toimivuutta hallittujen informaatioprosessien, yhteisten sanastojen ja yhtenäisten metatietokäytäntöjen avulla. Tietojohtaminen valtiokonsernissa Valtionhallinnossa on vahvistunut konserniajattelu, johon pohjautuen koko valtionhallintoa ml. virastot ja laitokset tarkastellaan ja kehitetään yhtenä kokonaisuutena. Valtion konserniohjausmallissa tavoitteena on yhtenäisesti toimiva valtiokonserni. Valtioneuvosto laajassa, ministeriöiden kokonaisuutta tarkoittavassa merkityksessä on valtiokonsernia johtava osa. Valtiokonsernissa tarvitaan yhteen toimivien kokonaisuuksien kehittämistä ja johtamista. Tällöin myös tietojohtamisen tarve kasvaa. Tietojohtamisen piiriin kuuluvat valtioneuvoston tietostrategian laatiminen ja valtioneuvoston poikkihallinnollisten ydinprosessien ja niihin kytkeytyvien informaatioprosessien kuvaaminen ja vastuiden määrittely. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke esitti näitä loppuraportissaan vuonna Vanhasen I-hallituksen tietoyhteiskuntaohjelman ministeriryhmän päätöksen mukaan tämä työ tulisi kytkeä muuhun toiminnanohjaukseen. Asian edelleen vieminen on annettu valtiovarainministeriön vastuulle. Ministeriryhmän päätökset odottavat osittain vielä toteuttamista. Tässä kokonaisuudessa ministeriöiden tietopalvelut tuottavat valtioneuvostolle yhteispalveluja joustavana VALTIPA -verkostona. Tietopalvelujen lisäarvo päätöksenteolle ja asioiden valmistelulle muodostuu niiden sisältö- ja substanssiosaamisesta, jolloin niiden on tärkeää toimia ydintoimintojen yhteydessä. Verkostomaiseen toimintaan sisältyy oman organisaation palvelu, hallinnonalan tietopalvelujen koordinointi ja osallistuminen konsernin yhteispalvelujen tuotantoon. Tietoarkkitehtuuri osana kokonaisarkkitehtuuria Yhteen toimivuuden parantamisen työvälineeksi on valtioneuvostossa kehitetty kokonaisarkkitehtuuriajattelua. Vaativana tavoitteena on kuvata, kuinka organisaation palvelut, prosessit, organisaatioyksiköt ja ihmiset sekä tieto- ja viestintäteknologiaratkaisut toimivat kokonaisuutena. Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla yhtenäistetään toiminnan kehittämistä ja tieto- ja viestintäteknologian hyödyntämistä. Horisontaalisen kokonaisnäkemyksen pohjalta julkisten palvelujen kehittämistyössä pystytään ottamaan paremmin huomioon strategiset tavoitteet: asiakaslähtöisyys, kestävä kehitys ja palvelutuotannon tehostaminen. Kokonaisarkkitehtuurissa on toiminnan taso, tiedon taso sekä tietojärjestelmien ja tekniikan taso. Tietopalvelujen asiantuntemus ja rooli on tiedon tasolla eli tietoarkkitehtuurissa: sanastojen kehittämisessä, metatietojen yhtenäistämisessä ja sisältöjen hallinnassa eli semanttisessa yhteen toimivuudessa. Tavoitteena on tiedon siirtyminen 3 Sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojen yhteiskäyttöön valtioneuvostossa. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke (2005). HARE VM165:00/2003.

7 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) sujuvasti järjestelmästä toiseen ja valtioneuvoston ydintoimintaa tukevat informaatioprosessit. Myös kansalaisten oikeudet saada tietoa valmisteilla olevista asioista on otettava huomioon. Valtioneuvoston tietovarannot tulee kaiken kaikkiaan saada tehokkaaseen hyötykäyttöön. Tietopalvelu ja tuottavuustavoitteet Tuottavuusvaatimukset koskevat myös tietopalveluita, joiden odotetaan selviävän entistä vähemmällä henkilöstöllä. Tietopalvelut parantavat organisaatioiden tuottavuutta tehostamalla niiden tiedon hallintaa ja huolehtimalla tiedon laadusta. Tiedon löytämistä helpottamalla ja nopeuttamalla tietopalvelut vähentävät sitä työaikaa, joka asiantuntijoilta kuluu tiedon etsimiseen. Tietopalvelut tukevat henkilökunnan osaamista ja ammattitaidon kehittämistä. Tietopalvelujen tuottavuus perustuu verkostomaiseen toimintaan, asiantuntemuksen jakamiseen, aineistojen yhteishankintoihin, yhteispalvelujen kehittämiseen ja valtioneuvoston tietovarantojen yhteiskäytön edistämiseen. Kuten muuallakin valtionhallinnossa myös tietopalveluissa henkilöstö vaihtuu ja todennäköisesti vähenee lähivuosina. Se tarkoittaa sitä, että palveluja on tuotettava nykyistä vähäisemmällä henkilömäärällä. Tällöin on tarkkaan harkittava, mitä palveluja tiedosta tarvitaan ja tuotetaan, mitä tuotetaan itse, mitä on saatavissa ulkopuolelta, mitä muutetaan itsepalveluksi ja mitä voidaan ja tulee tuottaa uudella tavalla. Tietopalvelujen resurssien riittävyyden kannalta on ydinkysymys, miten työnjako ministeriöiden sisällä organisoidaan, esim. työnjako tietohallinnon, viestinnän, sihteerien, virastopalvelujen ja tietopalvelun kesken. Valtioneuvoston yhteispalvelut tehostavat tietoresurssien käyttöä ja tuottavat niille lisäarvoa. Tietopalvelujen kokemus on, että nykyisellä tavalla organisoidut resurssit eivät riitä sekä yhteisiin, omiin että järjestelmiin liittyviin kehitys- ja ylläpitotehtäviin. Jotta yhteisiä palveluja ja tietojärjestelmiä voidaan kehittää ja ylläpitää, on kunkin tietojärjestelmän sisällön hallinnan periaatteet ja vastuut kirjattava ja hankittava niitä koskeva päätös ministeriöstä. Se merkitsee myös ministeriön vastuuta tarvittavien resurssien järjestämistä. Kehityshankkeiden tueksi tarvitaan yhteistyön lisäksi koordinointia. Jos organisaatioista katoaisi tietopalveluosaaminen, siirtyisivät tietopalvelujen hoitamat tehtävät kuormittamaan muuta organisaatiota, jolla ei kuitenkaan ole niihin tarvittavaa osaamista. Tiedon hallinta on valtionhallinnon toiminnalle ja johtamiselle välttämätöntä. Tiedon etsintään käytettävän ajan lisääntyminen muutamalla tunnilla viikossa henkeä kohti merkitsisi keskikokoisessakin organisaatiossa huomattavaa henkilötyövuosien lisäystä. Sitäkin merkittävämpi on tietopalvelujen vaikutus organisaatiossa käytettävien tiedonlähteiden laatuun, luotettavuuteen ja monipuolisuuteen. Kun tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi henkilöstöä siirretään tehtävästä toiseen, esim. muista yksiköistä tietopalveluun, on varmistettava, että tietopalveluosaaminen ei heikkene. Osaamiseen on kiinnitettävä huomiota myös uuden henkilöstön rekrytoinnissa.

8 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Tietopalvelun, tietohallinnon ja viestinnän yhteistyötä tarvitaan Tietopalvelujen, tietohallinnon ja viestinnän välinen vuorovaikutus, tiedon kulku ja yhteistyö on tärkeää. Vaikka toiminnat on eri ministeriöissä ja valtioneuvostotasolla organisoitu eri tavoin eikä yhteistä käsitystä ole niiden keskinäisestä suhteesta, tulisi yhteistyössä päästä yhteisiin tavoitteisiin ja suunnitelmiin. Esimerkiksi tietojärjestelmien yhteen toimivuus, sisällön hallinta, verkkojulkaisemisen prosessit ja verkkopalvelut ovat kehittämiskohteita, joissa tarvitaan monipuolista asiantuntemusta ja tiivistä yhteistyötä. Sisällönhallinnassa on kyse toimintaprosessien, tiedon ja tietojärjestelmien yhteen toimivuudesta. Tähän tarvitaan yhteistä tietoarkkitehtuuria eli yhteisiä sanastoja, luokituksia ja yhtenäisiä metatietoja. Teknologia puolestaan tarjoaa aiempaa parempia ratkaisuja tietojärjestelmien integrointiin, tiedon hallintaan ja vuorovaikutukseen. Sisällönhallinta yhteistyökohteena Toiminta(prosessit) Tietohallinto Tietopalvelu Sisällönhallinta Tietohallintoa on sekä valtion että valtioneuvoston tasolla organisoitu uudestaan. Valtion IT -palvelukeskus aloittaa toimintansa vuoden 2009 alusta lukien ja valtioneuvoston tietohallintoyksikkö (VNTHY) siirtyy sen osaksi. Valtion IT -palvelukeskus ja VNTHY sen osana on muuttumassa nettobudjetoiduksi yksiköksi, joka tuottaa maksullisia palveluja tilauksen mukaisesti. Potentiaalisia tilaajia ovat VNTHY:n tapauksessa ministeriöt ja mm. tietopalvelut ministeriöiden edustajina. Uusi organisointimalli vaatii selventämään tietopalvelujen ja sisällönhallinnan koordinointia ja organisointitapaa valtioneuvostossa. 3. Valtioneuvoston tietopalveluvisio 2015 Valtioneuvoston tietopalveluvisio ja tavoitetila vuodelle 2015 on: Tieto ja osaaminen yhteiskäytössä. Valtioneuvostossa, kansalaisilla ja muilla asiakkailla ja sidosryhmillä on käytettävissään toiminnassa tarvittava tieto nopeasti, luotettavasti ja sopivassa muodossa.

9 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) 4. Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! Valtioneuvoston tietopalvelua kehitetään strategiakautena entistä selvemmin valtioneuvoston toimintaa tukeviksi yhteispalveluiksi. Kriittinen menestystekijä on johdon tilaus. Tämän saaminen perustuu tietopalvelun asiantuntemukseen ja hyvään vuorovaikutukseen asiakkaiden kanssa sekä siten ansaittuun luottamukseen. Lisäarvo ydintoiminnalle muodostuu siitä, miten tietopalvelujen työ pystytään kytkemään toimintaprosesseihin. Säädösvalmistelun tietotuki on esimerkki käyntiin lähteneestä toimintatavasta, jota tulee rohkeasti jatkaa. Muita menestystekijöitä ovat yhteistyö ja osaamisen jakaminen, tiedon hallinnan korkea laatu, työnjaon selkeys ja joustava toimintatapa. VALTIPA on osaltaan tietojohtamisen asiantuntija- ja vastuutaho ja pyrkii edistämään sitä etenkin tiedon jakamisen ja hyödyntämisen näkökulmasta. Tietojohtamisen merkitys kasvaa kehitettäessä tietoarkkitehtuuria, tietojärjestelmien yhteen toimivuutta ja yhteispalveluja. Ajankohtaista tietojohtamisessa on ryhmätyövälineiden käyttöön otto siten, että ne edistävät yhteistoimintaa ja tiedon jakamista. Sisällönhallinta kuuluu valtioneuvoston tietopalvelujen ja niiden yhteistyöverkoston VALTIPA:n toiminta-alueeseen. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke teki loppuraportissaan 10 kehittämisehdotusta 4. Vanhasen I- hallituksen tietoyhteiskuntaohjelman ministeriryhmä antoi valtiovarainministeriön vastuulle viedä kehittämisehdotuksia eteenpäin yhdessä valtioneuvoston kanslian ja muiden ministeriöiden kanssa. VALTIPA -yhteistyönä on osittain toteutettu kaksi em. kehittämisehdotuksista: valtioneuvoston yhteiset metatiedot -hanke ja kansainvälisen tiedon käsittelyn tehostamisen hanke. Hankkeiden työn perustalta on vielä kehitettävä toimivat metatietopalvelut yhteistyössä tietohallinnon kanssa sekä kansainvälisen tiedon parempi saatavuus käytännössä. Valtioneuvoston yhteisten toimintaprosessien ja niihin liittyvien informaatioprosessien analysointi sekä valtioneuvoston yhteinen tietostrategia odottavat yhä toteuttamistaan. Valtioneuvoston poikkihallinnollisten prosessien tunnistaminen tehtiin SILAVA-hankkeessa. 5 Valtioneuvoston tietostrategian tekemiselle ei ole löytynyt riittävää johtotason auktoriteettia, joka käynnistäisi työn. VALTIPA pitää tietostrategian tekemistä edelleen tarpeellisena. 4 Sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojen yhteiskäyttöön valtioneuvostossa. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke (2005). HARE VM165:00/ Yllä mainitun loppuraportin liite 6: Valtioneuvoston toimintaprosessien kehittäminen ja sisällönhallinta. Valtioneuvoston controller Tuomas Pöystin muistio.

10 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Strategiset tavoitteet ja toimenpiteet Valtioneuvoston tietopalvelua kehitetään entistä selvemmin yhteispalveluksi kokonaisarkkitehtuuri- ja konserniajattelun pohjalta. Valtioneuvoston tietopalvelun strategiset tavoitteet vuosille koskevat tietojohtamista, aktiivista osallistumista toiminnan kehittämiseen, prosessien sekä yhteispalvelujen ja tietojärjestelmien yhteen toimivuuden kehittämistä. 1) Tietojohtaminen: Valtioneuvoston tietojohtamisen näkökulman merkitys tietopalvelujen ja tietoarkkitehtuurin ohjauksessa nostetaan esille ja tehdään tunnetuksi johdolle. Korostetaan tiedon jakamisen ja hyödyntämisen näkökulmaa. Järjestetään valtioneuvoston johdolle tietojohtamisen seminaari yhteistyössä tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Tietopalveluissa perehdytään ryhmätyövälineisiin ja niiden vaikutuksiin asiakirjahallinnon kannalta sekä uusiin tietotyökaluihin ja niiden hyödyntämismahdollisuuksiin tiedon jakamisessa ja muodostamisessa. 2) Toiminnan kehittäminen: Tietopalvelut osallistuvat aktiivisesti organisaatioiden toiminnan kehittämiseen omalla asiantuntemuksellaan. Toiminnan kehittämisen, tietopalvelun ja tietohallinnon välistä yhteistyötä lisätään. Yhteistyötä viestinnän kanssa tehdään etenkin verkkojulkaisemisen kehittämisessä. Tietopalvelut kehittävät asiakastuntemustaan sekä tiedon hallinnan ja uusien tietotyön välineiden osaamistaan. Tietopalvelut tukevat aktiivisesti tiedon käyttöä mm. esittelemällä ja arvioimalla uusimpia tiedon jakamista ja yhteisöllistä tiedon muodostusta edistäviä palveluja ja tietotyökaluja (esim. Web 2.0 työkalut, sosiaalinen media). Näitä hyödynnetään Senaattorin ja ministeriöiden intranettien tuottamisessa. Huolehditaan siitä, että hanke- ja työryhmissä ja niiden kokoonpanoissa otetaan huomioon toiminnan kehittämisen, tietohallinnon, tietopalvelun ja viestinnän näkökulmat. 3) Prosessit ja arkkitehtuuri: Valtioneuvoston informaatio- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri luodaan ja päivitetään yhdessä tietohallinnon kanssa. Kehitetään tiedon laatua, saatavuutta ja käytettävyyttä toimintaprosesseissa. Tavoitteena ovat yhtenäisistä lähtökohdista määritellyt tieto- ja asiakirjaprosessit. Toiminnan ja asiakirjahallinnon prosesseista tulee voida tuottaa suoraan päätöksenteossa ja kansalaispalveluissa hyödynnettävää tietoa. Säädösvalmistelun tietotukea kehitetään edelleen saatujen kokemusten pohjalta. Kiinnitetään huomiota tarpeiden ja tuen kohtaamiseen prosessin eri vaiheissa. Tutkitaan yhteistoiminnallisten työtapojen mahdollisuuksia tietotuen kehittämisessä ja kohennetaan tietoammattilaisten ja palvelujen näkyvyyttä organisaatioissa. Analysoidaan, kuvataan ja määritellään informaatioprosessit, jotka kytkeytyvät valtioneuvoston yhteisiin toimintaprosesseihin ml. niiden osaprosessit (esimerkiksi lausuntoprosessi). Kuvaukset laaditaan niin, että ne palvelevat informaatioprosessien automatisointia ja toiminnan kehittämistä. Tietopalvelut osallistuvat Valtioneuvoston hanketyön tuki HARE:n uudistaminen projektiin, jossa kuvataan hanketyön informaatioprosessit.

11 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Asianhallintaprosesseissa määritellään, mikä on primaarijärjestelmä, jonne tiedot tallennetaan ja sekundaarijärjestelmät, jonne tieto siirretään (haetaan tai kopioidaan). Järjestelmien yhteiset metatiedot ja integrointiteknologia tulee myös määritellä. Keskeisiä tietojärjestelmiä ovat työryhmätyön tukijärjestelmä, ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmät, EUTORI, HARE, PTJ, valtioneuvoston intranet Senaattori ja eduskunnan järjestelmät sekä viestinnän järjestelmät (ministeriöiden internet-sivut). Määritellään yhteisten järjestelmien tietosisältöjen laatukriteerit sekä työnjako ja toimintamalli, jolla niihin päästään. Informaatioprosessien kuvaus- ja määrittelyhankkeita varten muodostetaan vastuuryhmä, jossa ovat mukana asiakirjahallinnon eri näkökulmat (asiakirjahallinto, kirjaajat, arkistonhoitajat, yhteisten tietojärjestelmien pääkäyttäjät). 4) Yhteispalvelut ja yhteen toimivuus: Kehitetään valtioneuvoston yhteispalveluja ja tietojärjestelmien semanttista yhteen toimivuutta, yhteisiä tietorakenteita ja selvennetään rajapintoja. Pelisäännöt yhteisille järjestelmille VALTIPA käynnistää hankkeen yhteisten palvelujen ja tietojärjestelmien pelisääntöjen muodostamiseksi ja selventämiseksi. Jokaisen yhteisen tietojärjestelmän sisällönhallinnan periaatteista ja vastuista tehdään kirjalliset sopimukset ministeriöiden kesken. Valtioneuvoston metatietopalvelu Asetetaan metatietoryhmä, jonka kokoonpanossa on edustus ministeriöistä, eduskunnasta, Kansallisarkistosta ja Kansalliskirjastosta. VALTIPA ja metatietoryhmä suunnittelevat yhteistyössä VNTHY:n kanssa metatietopalvelun, joka edistää yhteisten metatietoelementtien ja arvojoukkojen käyttöönottamista tietojärjestelmissä. Tavoitteena on, että valtioneuvoston, ministeriöiden ja eduskunnan yhteisesti käyttämissä järjestelmissä käytetään yhteisesti määriteltyjä metatietoja, jotka ovat tietojärjestelmien semanttisen yhteen toimivuuden perusta. Metatiedoilla on keskeinen merkitys kokonaisarkkitehtuurissa osana tietoarkkitehtuuria. VALTIPA tarjoaa asiantuntemustaan valtioneuvoston tietoarkkitehtuurityöhön, etenkin sanastojen kehittämiseen ja metatietojen yhtenäistämiseen. Osana tietoarkkitehtuurityötä tulee selventää asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin arkkitehtuuri. Tietoaineistojen yhteiskäyttö Tiedonhallinnan yhtenäistämiseksi kehitetään yhteisiä hakujärjestelmiä. Selvitetään ministeriöiden mahdollisuutta nähdä ja käyttää käyttöoikeuksien puitteissa toistensa asiakirjallisia tietoja.

12 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Kysy tietopalvelusta helpdesk Selvitetään valtioneuvoston yhteisen Kysy tietopalvelusta - helpdeskin tarve ja miten se voitaisiin organisoida ja toteuttaa. Aktiivinen asiakaspalvelu pakottaa tietopalvelua kehittymään asiakaslähtöiseksi. Valtioneuvoston kirjastopalvelu Ministeriöiden kirjasto- ja tietopalvelujen tehtäviä ovat painettujen ja sähköisten julkaisujen ja muiden tietoaineistojen uutuusseuranta, hankinta, tallentaminen ja välittäminen käyttäjille, virastojen tuottamien julkaisujen järjestäminen ja niiden saatavuudesta huolehtiminen, ministeriön ja valtioneuvoston toimintojen kannalta tärkeiden tiedonlähteiden hallinta, tiedon haku, tiedonlähteiden itsenäiskäytön opastus ja tuki sekä palveluista tiedottaminen. Tehtävät vaihtelevat ministeriöittäin. Valtioneuvoston kirjastot palvelevat ministeriöitä ja niiden virkamiehiä. Senaattori tarjoaa yhteisen näkymän ministeriöiden kirjastopalveluihin. Valtioneuvoston kirjastojen palvelut pyritään kiinnittämään sekä yhteisiin että ministeriöiden ydinprosesseihin. Kirjastot tukevat säädösvalmistelua tekemällä tiedonhakuja ja hankkimalla tietoaineistoja prosessin eri vaiheisiin. Tavoitteena on valtioneuvoston toimintaa tukeva, ajanmukainen, oikein mitoitettu ja tehokas kirjastopalvelu, joka muodostuu yhteisestä kirjastojärjestelmästä, hajautetuista tietoaineistoista ja asiantuntijaverkostosta. Valtioneuvoston kirjastojen tekemät sähköisten aineistojen yhteishankinnat ja aineistojen yhteiskäyttö on taloudellisesti järkevää. Kukin ministeriö hankkii oman toimialansa relevantin aineiston. Eri hallinnonalojen tietoaineistojen ja asiantuntemuksen pohjalta muodostetaan yhteispalveluja valtioneuvoston käyttöön. Toimenpiteet kirjastopalvelun yhteiskäyttöisyyden edistämiseksi: Kaikki ministeriöt tulevat VNLib kirjastotietokantaan mukaan, jolloin se tuo kattavasti yhteiskäyttöön ministeriöissä olevat aineistot. Yhteinen järjestelmä vähentää päällekkäisiä hankintoja. Eduskunnan kirjaston kanssa tehdään yhteistyötä. Laaditaan valtioneuvoston kirjastojen palvelustrategia, jossa määritellään ja kootaan yhteen ministeriöiden kirjastopalveluiden painopistealueet, hankintapolitiikka, kokoelmapoliittiset suuntaviivat ja palvelupolitiikka (toimintatavat, lainauskäytännöt, palvelusopimukset jne.). Siten selkeytetään ja yhtenäistetään VNLibin toimintaa sekä mahdollistetaan muiden ministeriöiden liittyminen siihen. Senaattorissa on jo nyt käytettävissä VNLib käsikirja yhteisesti sovituista asioista ja pelisäännöistä. Kirjastopalveluja ja niiden merkitystä markkinoidaan ottaen huomioon asiakkaiden Google tietoympäristö ja digitaaliseen ympäristöön lapsesta asti kasvaneiden tottumukset ja toimintatavat.

13 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Valtioneuvoston julkaisupalvelu ja -prosessit Valtioneuvoston sähköisten julkaisujen saatavuuden parantamiseksi hyödynnetään Kansalliskirjaston palveluja ja selvitetään valtioneuvoston yhteisen julkaisupalvelun tarve ja toteutustapa. Toimintatapojen, kuten ministeriöiden julkaisujen kuvailu- ja metatietokäytäntöjen yhtenäistämiseksi tiivistetään yhteistyötä tietopalvelujen ja julkaisuvastaavien välillä. Kuvailutietojen yhtenäistämisessä voidaan käyttää hyväksi mm. VNLibluettelointisuosituksia. Yhteistyö kirjasto- ja julkaisuammattilaisten välillä selkeyttää sähköisen aineiston säilyttämiseen liittyvää toimintaa Kansalliskirjaston kanssa. Julkaisemisen tarpeet tulee ottaa huomioon kuvattaessa ja määriteltäessä informaatioprosesseja. Toiminnan ja asiakirjahallinnon prosesseista tulisi pystyä tuottamaan suoraan tietoa verkkoviestintää ja kansalaispalveluja varten. 5. Verkoston organisoituminen ja resurssit Tietopalvelut on organisoitu ministeriöissä eri tavoin. Osassa ministeriöitä on keskitetty tietopalvelu, osassa erikseen kirjasto-tietopalvelu ja asiakirjahallinto (kirjaamo, arkisto). Myös tietohallinnon ja tietopalvelun keskinäinen organisointi vaihtelee ministeriöittäin, vaikka tietohallinnon ja tietopalvelujen tehtävät ovat eri ministeriöissä samanlaisia. Ei ole selvästi osoitettavissa, mikä on paras organisoinnin tapa, mutta yhteistyön ja vuorovaikutuksen lisääminen eri toimintojen välillä on joka tapauksessa tarpeen. Tavoitteena on parhaiden käytäntöjen omaksuminen. Tietopalvelun asiantuntemuksen hyödyntäminen yli ministeriörajojen on tärkeää. VALTIPA:n toiminta perustuu linjaorganisaation ja verkostomaisen organisaation yhteen sovittamiseen. Tietopalvelujen tehtävät hoidetaan osittain kussakin ministeriössä, osittain verkostomaisena yhteistyönä muiden tietopalvelujen kanssa. Kummassakin tapauksessa on kysymys virkatehtävien hoitamisesta. Ministeriöiden tietopalvelut tuottavat valtioneuvoston yhteispalvelut, joista kaikki hyötyvät. Lisäksi ministeriöiden tietopalvelut koordinoivat oman hallinnonalansa tietopalvelutoimintaa, yhteisiä käytäntöjä ja standardeja. Tietopalvelujen verkostomaiselle toiminnalle tulee saada selvästi ilmaistu hyväksyntä ministeriöiden johdossa. Ministeriöiden tietopalveluhenkilöstön toimenkuvauksiin tulee sisällyttää valtioneuvostotasoiset tehtävät. Tietopalvelutehtävissä toimivien on tärkeää ottaa tämä esille kehityskeskusteluissa. Tehtävien vaihtoa tulisi suosia: pitäisi olla mahdollista siirtyä ministeriötasoisista tehtävistä hoitamaan valtioneuvoston yhteisiä tehtäviä Valtioneuvoston tietopalvelun organisoituminen Valtioneuvoston tietopalvelu on hoidettu ministeriöiden välisenä yhteistoimintana VALTIPA-verkoston puitteissa. Valtioneuvoston yhteisten järjestelmien kehittäminen on vastuutettu valtioneuvoston kansliaan ja valtiovarainministeriöön. Valtiovarainministeriöön sijoitetussa valtioneuvoston tietohallintoyksikössä (VNTHY) on ollut

14 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) VALTIPA-verkoston koordinointi. Valtioneuvoston arkisto siirtyi osaksi Kansallisarkistoa vuoden 2008 alussa. Tietohallintoa on sekä valtion että valtioneuvoston tasolla organisoitu uudestaan. Kun VNTHY siirtyy osaksi IT-palvelukeskusta, on syytä selventää tietopalvelujen asema. Strategiakaudella selvitettäviä kysymyksiä ovat: - Miten tiedon ja sisällönhallinnan koordinointi ja ohjaus järjestetään valtioneuvostossa? - Onko tarkoituksenmukaista, että valtioneuvoston tietopalvelujen koordinointi on nettobudjetoidussa, tilaaja-tuottajamallin mukaisesti toimivassa palveluyksikössä? - Onko koordinaatio palvelu, jonka ministeriöt/valtipa-verkosto tilaavat (VAL- TIPA:n puheenjohtajatroikka 6 tilaajan edustajana)? Miten koordinaatiopalvelu tässä tapauksessa tilataan? - Onko valtioneuvoston tietopalvelun organisointi nykyisellä tavalla verkostomaisena yhteistyönä riittävä organisoinnin tapa vai tulisiko toiminnan tehostamiseksi muodostaa esimerkiksi tietopalvelujen sihteeristö? - Valtiokonsernitason tietopalvelutoiminnan tehostamisen mahdollisuudet. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman väliarvioinnin mukaan horisontaalisten hankkeiden kokonaisvaltaista omistajuutta ja kehittämisvastuita ei ole tällä hetkellä selkeästi määritelty valtionhallinnossa 7. Konserniohjaus, kokonaisarkkitehtuuri ja tietoarkkitehtuurin kehittäminen sen osana vaativat erityistä huomiota. Standardit ja yhteiset toimintatavat tulisi ulottaa koko valtionhallintoon, jopa kunnat kattaviksi. Tietojen ja tietojärjestelmien yhteen toimivuudessa metatiedoilla on keskeinen rooli. On selvennettävä valtioneuvoston tietopalvelun rooli yhteisten metatietojen hallinnassa, välineet yhteen toimivuuteen pääsemiseksi, yhteisten sopimusten ja suositusten riittävyys ja kenellä on valtuudet antaa niitä. Yhtenä vaihtoehtona ovat ministeriöiden väliset sopimukset ja yhteispalvelujen tuottaminen verkostona. Senaattoriin liittyvä tietoaineistojen hankintayhteistyö on esimerkki mallin toteuttamisesta. Eräiden ministeriöiden yhteinen asianhallintahanke (MAHTI) on toinen esimerkki. Linnan kirjasto on esimerkki toimivasta yhteistyöstä kahden ministeriön kesken sopimuspohjalta. Edelleen arkistojen seulontatyö voidaan tehdä sopimuspohjaisesti. Kansallisarkiston toimesta on tällainen hanke lähdössä liikkeelle VALTIPA:n verkostoryhmät VALTIPAssa on useita ammattikuntakohtaisia verkostoryhmiä, joiden toiminta on verkostomaisen toiminnan luonteen mukaisesti itseohjautuvaa. Ryhmiä voidaan yhdistää ja organisoida uudelleen (esim. kirjaajat + arkistoryhmä + asiakirjahallinnon ryhmä, yhteys myös HARE- ja EUTORI-pääkäyttäjäryhmiin). Hanke- ja tehtäväkohtaisia ryhmiä muodostetaan tietyn ongelman ratkaisemiseksi. Näihin ryhmiin tulee ottaa mukaan myös tietohallinnon ja viestinnän edustajia hank- 6 VALTIPA -yhteistyöryhmän valmisteluelin, joka on koostunut istuvasta, edellisestä ja tulevasta puheenjohtajasta ja verkoston koordinaattorista. 7 Valtionhallinnon tuottavuusohjelman väliarviointiraportti PricewaterhouseCoopers Oy

15 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) 5.3. Resurssit keen sisällöstä riippuen. Ajankohtaista on muodostaa asiakirjahallinnollinen laajapohjainen ryhmä tavoitteena saada aikaan yhdenmukaiset toimintakäytännöt asiakirjahallinnossa. Tietoympäristöryhmän ydintehtävänä on toimintaympäristötiedon työvälineiden kehittäminen painopisteenä yhteishankinnat. Ryhmän tehtäviin kuuluu tietoaineistojen arviointi ja hankinta, tietoaineistojen markkinointi ja niistä tiedottaminen sekä tietoaineistojen käytön ja käytettävyyden evaluointi, tilannekuvatoiminta ja lehdistöseuranta. Työryhmän toiminnalla turvataan laadukkaan ja ajantasaisen perusaineiston hankinta ja käyttö valtioneuvostossa. Ryhmän on tärkeää toimia yhteistyössä ministeriöiden viestintäyksikköjen ja valtioneuvoston ennakointiverkoston kanssa. Valtioneuvoston tietopalvelun voimavarat ovat ministeriöiden, eduskunnan, tasavallan presidentin kanslian, oikeuskanslerinviraston ja Kansallisarkiston tietopalveluissa, tietoasiantuntemuksessa ja tietoaineistoissa. Verkostomaisella toiminnalla muodostettavat yhteispalvelut luovat huomattavaa lisäarvoa ja hyödyttävät koko valtioneuvostoa. Vuosittain tarvitaan rahoitus VALTIPA-verkoston koordinointiin, Senaattorin yhteishankintoihin ja hankkeisiin liittyvien asiantuntijapalvelujen hankintaan ja toteuttamiseen. Jokaisessa ministeriössä on sisällytettävä tietopalveluhenkilöstön työkuvauksiin osallistuminen valtioneuvoston yhteisiin tietopalvelutehtäviin, kiertävään VALTIPA:n puheenjohtajatroikkaan sekä verkostoryhmien ja käynnistettävien hankkeiden vetämiseen. Yhteisiin tietojärjestelmiin liittyvät tehtävät sovitaan ja kirjataan järjestelmäkohtaisesti. Hankkeisiin sisältyvät tehtävät ja kustannukset budjetoidaan erikseen. 6. Taustaa: VALTIPA:n aikaisempi toiminta v VALTIPA-verkosto on tehnyt vuosittaisen toimintasuunnitelman, joka toteuttaa strategiaa ja toimintakertomuksen, jossa on arvioitu strategian ja toimintasuunnitelman toteutumista. VALTIPA-yhteistyöryhmän pöytäkirjat on tallennettu HARE:en ja verkostoryhmien asiakirjat Senaattoriin, VALTIPA:n sivustolle, jota on käytetty myös muuhun verkoston sisäiseen tiedottamiseen. VALTIPA (valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä) on ministeriöiden, eduskunnan, Tasavallan presidentin kanslian, oikeuskanslerinviraston ja Kansallisarkiston tietopalveluammattilaisten verkosto. Verkoston toiminta-ajatuksena on laadukkaiden tietopalvelujen avulla huolehtia yhteistyössä siitä, että valtioneuvosto ja eduskunta saavat tarvitsemansa tiedon nopeasti ja luotettavasti käyttöönsä. Samaa tietoa tarvitsevat yhä enemmän myös kansalaiset, yritykset ja sidosryhmät. VALTIPA-yhteistyöryhmä on toiminut vuodesta 1993 lähtien. VALTIPA:n päämääränä on ollut tietovarantojen tehokas yhteiskäyttö ja sujuvat tieto- ja viestintäprosessit. Verkosto on pyrkinyt kehittämään tietopalvelun, viestinnän ja tietohallinnon ammattilaisten yhteistyötä ja valtioneuvostotasoista verkostoitumista.

16 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) VALTIPA-verkoston strategian tehtävät koskivat: Hankkeet vuosina informaatioprosessien kehittämistä - kansainvälisen tiedon yhteiskäyttöisyyden tehostamista - hyvän tiedonhallintatavan omaksumista osaksi tieto- ja viestintäkulttuuria - semanttista yhteen toimivuutta ja informaatioarkkitehtuuria - metatietojen yhtenäistämistä ja yhteisiä käytäntöjä - informaation käyttö- ja pääsyoikeuksien, jakelun ja julkistamisen periaatteita - tiedon seurannan kehittämistä - verkkopalvelujen ja tietotuen käyttäjälähtöistä kehittämistä sekä - verkoston kehittämistä resurssina ja tulevaisuuspääomana. VALTIPA:n strategian sisältöön vaikutti suuresti VALTIPA:n aloitteesta asetettu Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke 8. Vanhasen I-hallituksen tietoyhteiskuntaohjelman ministeriryhmä antoi valtiovarainministeriölle tehtäväksi käynnistää valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan ja informaatioprosessien kehittäminen osana valtion prosessien kehittämistä SILAVA - hankkeen loppuraportin pohjalta. Tähän työhön tuli kiinteästi kytkeä VNK ja muut ministeriöt. Ministeriryhmä katsoi, että valmistelutyön pohjalta tulee esittää joko erillisen esikunnan muodostamista tai valmistella muu ehdotus siitä, miten toiminta jatkossa vastuutetaan. Osa hankkeen kehittämisehdotuksista oli tietopalvelujen toteutettavissa, osa edellytti toiminnan ohjauksesta vastaavien panosta. Strategiakaudella toteutettiin em. kehittämisehdotuksiin liittyvinä hankkeet Säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen 9, Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet 10 ja Kansainvälisen tiedon käytön tehostaminen 11 Verkostoryhmät VALTIPA-verkostolle on asetettu VALTIPA-yhteistyöryhmä, joka on koostunut etupäässä ministeriöiden, eduskunnan ja Kansallisarkiston tietopalvelupäälliköistä. Yhteistyöryhmän puheenjohtajuus on kiertänyt osallistujaorganisaatioiden kesken puolivuosittain, valmisteluelimenä on ollut troikka, joka on koostunut istuvasta, edellisestä ja tulevasta puheenjohtajasta ja verkoston koordinaattorista. Verkostoon on kuulunut ammatti- ja tehtäväkohtaisia verkostoryhmiä (arkistonhoitajien ryhmä, asiakirjahallinnon ryhmä, kirjaajien ryhmä, kirjastoryhmä, asiasanastoryhmä, tietoympäristöryhmä ja säädösvalmistelun tietotukiryhmä) sekä valtioneuvoston yhteisten tietojärjestelmien pääkäyttäjäryhmät (EUTORI-tietopalvelupääkäyttäjät, HARE-pääkäyttäjät, Senaattori-ryhmät, VNLib-pääkäyttäjät). Verkostoryhmät ovat toteuttaneet työtään myös perustamalla pienryhmiä tiettyjä määriteltyjä tehtäviä var- 8 Sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojen yhteiskäyttöön valtioneuvostossa. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hanke (2005). HARE VM165:00/ HARE VM 044:00/ HARE VM003:00/ HARE UM013:00/2006.

17 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) ten. Muun muassa arkistonhoitajien ryhmän puitteissa on toiminut pienryhmä, joka on päivittänyt valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, - muodot ja -ajat julkaisua. 12. VALTIPA:n keskeisiä sidosryhmiä ovat olleet tietohallinnon ja viestinnän ryhmät. 12 Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, - muodot ja ajat. Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 27/1999.

18 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Sanasto Hyvä tiedonhallintatapa Lainsäädäntö edellyttää viranomaisilta hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvä tiedonhallintatapa turvaa kansalaisten pääsyn julkisiin tietoihin ja tuottaa laadukasta tietoa päätöksenteon ja tutkimuksen tueksi. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Hyvää tiedonhallintatapaa voidaan tarkastella julkisuuden, asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen näkökulmista. 13 Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla yhtenäistetään toiminnan kehittämistä ja tieto- ja viestintäteknologian hyödyntämistä. Kokonaisarkkitehtuurissa kuvataan kuinka organisaation palvelut, prosessit, organisaatioyksiköt ja ihmiset sekä tieto- ja viestintäteknologiaratkaisut toimivat kokonaisuutena. Horisontaalisen kokonaisnäkemyksen pohjalta esim. julkisten palvelujen kehittämistyössä pystytään ottamaan paremmin huomioon strategiset tavoitteet: asiakaslähtöisyys, kestävä kehitys ja palvelutuotannon tehostaminen. Toiminnan rakenteet ja tieto- ja viestintäteknologiset ratkaisut kyetään suunnittelemaan tasapainoisesti teknologian mahdollisuudet ja ratkaisujen koko elinkaari huomioiden. Metatieto Metatieto (metadata) on tietoa tiedosta. Metatieto voi olla dokumenttia tai sen sisältöä kuvailevaa, rakenteista tai kontekstitietoa. Metatieto voi olla ihmisen tai koneen tallentamaa ja ihmisen tai koneen luettavaksi tarkoitettua. Metatieto ohjaa ja dokumentoi tiedon käsittelyä ja hallintaa. Semanttinen yhteen toimivuus ks. Yhteen toimivuus Sisällönhallinta Sisällönhallinta (content management) tarkoittaa ihmisten kesken organisaatioissa ja organisaatioiden välillä jaettavien tietosisältöjen hallintaa. Usein sisältö on tallennettuna dokumentteihin, mutta tarkastelun kohteena voivat olla myös dokumenttien osat tai dokumentteihin liitettävät metatiedot. Sisällönhallintaan kuuluvat kaikki toimenpiteet, joilla suunnitellusti ja systemaattisesti luodaan, organisoidaan, tallennetaan, käsitellään, käytetään, jaetaan ja tuhotaan tietosisältöjä. Sisällönhallintaan kuuluvat myös toimenpiteet, joiden tarkoituksena on kehittää sisällönhallinnan ratkaisuja jossain ympäristössä Ks. esim. Kansallisarkiston esite Hyvään tiedonhallintapaan 14 Nurmeksela R., Virtanen M., Lehtinen A., Järvenpää M. ja Salminen Airi (2006). Suomalaisen lainsäädäntötyön tiedonhallinta. Eduskunnan kanslian julkaisu 2/2006.

19 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Tiedon johtaminen/tietojohtaminen Tiedon johtamisen tai tietojohtamisen (knowledge management) avulla organisaatio tehostaa omien tavoitteidensa mukaista tiedon (tietämyksen) muodostamista, jakamista, rikastamista ja hyödyntämistä. Taustana on monialainen lähestymistapa organisaation tiedon käyttöön, tietoprosesseihin, -järjestelmiin ja tiedon soveltamiseen. Tiedon johtamisessa ovat ajankohtaisia innovaatioita ja tiedon jakamista edistävät teknologiat ja käytännöt sekä yhteisölliset toimintatavat. Tiedon johtaminen yhdistetään usein muutoksen ja monimutkaisten toimintaympäristöjen johtamiseen. Tietoammattilaiset Tietoammattilaiset ovat tiedon tuotannon, hallinnan, suunnittelun, järjestämisen, hankinnan ja välityksen ammattilaisia ja asiantuntijoita. Vastaavasti kuin tieto, voidaan tietoammattilaisuus ymmärtää eri yhteyksissä eri tavoin. Ks. myös tietotyö. Tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri jäsentää tietosisällöt ja niiden keskinäiset suhteet sekä haku- ja käyttömahdollisuudet tiedon käyttäjälle, tuottajalle ja ylläpitäjälle. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuriajattelussa tietoarkkitehtuurin muodostavat keskeinen tietopääoma ja varannot. Tietoarkkitehtuurin suunnittelun tavoitteina on mm. tehostaa tiedon hallintaa ja uudelleen käyttöä. Tietoarkkitehtuurin osatekijöitä ovat yhteiset sanastot, käsitteistöt ja prosessit. Ks. myös kokonaisarkkitehtuuri. Tietohallinto Tietohallinto (Information management) muodostaa informaation hallinnan teknisen perustan. Se on ohjaustoimintoja, joiden tarkoituksena on kehittää, ylläpitää ja varmistaa organisaation tietojenkäsittelyä, tietovarantoja ja tietojärjestelmien yhteen toimivuutta, tietotekniikan ja tietotekniikkapalvelujen hankintaa ja tarjontaa sekä tietotoimintojen turvallisuutta ja taloudellisuutta 15. Tietopalvelu Valtioneuvostossa on tietopalvelun käsitteeseen sisällytetty organisaation tiedon hallinta ja asiakirjahallinto kokonaisuudessaan. Tietopalvelu tarjoaa tai organisoi tiedon asiakkaan käyttöön: hankkii, muokkaa, tallentaa ja välittää tietoa sekä huolehtii organisaation tietovarannoista. Tietostrategia Tietostrategia on organisaation linjaus siitä, mihin suuntaan ja miten tietoa johdetaan. Tietostrategiassa määritellään, miten toimintaa parannetaan tietotoimintojen ja prosessien avulla. Tietotoiminnat ja prosessit kattavat koko tiedon elinkaaren sen hankinnasta ja jalostamisesta tiedon välittämiseen ja säilyttämiseen asti. Tietostrategia ohjaa - tietopääoman hyödyntämistä ja johtamista organisaatiossa 15 ATK-sanakirja

20 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) - yhteisten ja osastojen omien toimintojen ja niitä tukevien tietoprosessien ja järjestelmien kehittämistä sekä - henkilöstön työtapoja. Tietotyö Tietointensiiviselle työlle tunnusomaista ovat tiedon vastaanottamiseen, käsittelyyn ja uuden tiedon tuottamiseen liittyvät työn vaatimukset. Tietointensiivistä työtä tehdään usein tieto- ja viestintäteknologian avulla ja työlle ominaista on osaamisen suuri merkitys yksittäisten työntekijöiden, työryhmien ja työorganisaatioiden tasolla. 16 VALTIPA VALTIPA (valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä) on ministeriöiden, eduskunnan Tasavallan presidentin kanslian, Oikeuskanslerinviraston ja Kansallisarkiston tietopalveluammattilaisten verkosto. Verkoston toiminta-ajatuksena on laadukkaiden tietopalvelujen avulla huolehtia yhteistyössä siitä, että valtioneuvosto ja eduskunta saavat tarvitsemansa tiedon nopeasti ja luotettavasti käyttöönsä. Samaa tietoa tarvitsevat yhä enemmän myös kansalaiset, yritykset ja sidosryhmät. Yhteen toimivuus Tieto- ja viestintätekniikan laajamittainen hyödyntäminen julkisten palvelujen tuotannossa edellyttää yhteen toimivuuden parantamista. Yhteen toimivuus on European Interoperability Framework (EIF) viitekehyksen mukaan tieto- ja tietoliikennejärjestelmien (ICT) sekä toimintaprosessien kykyä tukea tiedonsiirtoa sekä informaation ja tiedon jakamista. Yhteen toimivuudessa on kolme tasoa: tekninen, semanttinen ja organisatorinen. Teknisellä yhteen toimivuudella tarkoitetaan tietojärjestelmien ja verkkojen liittämistä toisiinsa avoimien rajapintojen ja väliohjelmistojen avulla sekä sopimista yhteisistä tiedonsiirto- ja esitysformaateista, teknisen tason standardeista ja käytännöistä. Esimerkkejä yhdessä sovittavista teknisen tason kysymyksistä ovat mm. merkistöt, tiedostojen pakkausmenetelmät, hakemistopalvelut ja tietoturvapalvelut. Semanttinen yhteen toimivuus liittyy siihen, miten tietojärjestelmät pystyvät yhdistelemään eri lähteistä vastaanottamaansa informaatiota ja käsittelemään sitä tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Tietojärjestelmän on pystyttävä tulkitsemaan vastaanottamaansa informaatiota, vaikka kyseistä informaatiota ei alun perin olisikaan tuotettu juuri tätä tietojärjestelmää varten eli informaation mukana on siirrettävä myös tietoa siitä, mitä kyseinen informaatio merkitsee. Semanttiseen yhteen toimivuuden tasoon liittyvät mm. metatieto, yhteiset sanastot ja tiedon mallintamisen menetelmät. Organisatorisella yhteen toimivuudella tarkoitetaan organisaatioiden toimintaprosessien määrittelyä ja kuvaamista sekä yhteistyön ja informaation vaihdon tekemistä mahdolliseksi sellaisten hallinnon organisaatioiden välillä, joiden rakenne ja toimintaprosessit poikkeavat toisistaan. Organisatorisen yhteen toimivuuden aluetta ovat myös 16 Ks. esim. Sitra/Työterveyslaitos (2000) Tietointensiivinen työ -kärkihanke. Suunnitteluvaiheen loppuraportti.

21 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) palvelujen asettaminen käyttöön, niiden helppo saavutettavuus ja käytettävyys sekä käyttäjän tarpeisiin soveltuminen.

22 VALTIONEUVOSTON TIETOPALVELUSTRATEGIA (22) Lähteitä Kansainvälisen tiedon käytön tehostaminen. HARE UM013:00/2006. Kansallisarkiston esite Hyvään tiedonhallintapaan Nurmeksela R., Virtanen M., Lehtinen A., Järvenpää M. ja Salminen Airi (2006). Suomalaisen lainsäädäntötyön tiedonhallinta. Eduskunnan kanslian julkaisu 2/2006. Pääministeri Matti Vanhasen II hallituksen ohjelma Sitra/Työterveyslaitos (2000) Tietointensiivinen työ -kärkihanke. Suunnitteluvaiheen loppuraportti. Sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojen yhteiskäyttöön valtioneuvostossa. Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hankkeen loppuraportti ja loppuraportin liite 6: Valtioneuvoston toimintaprosessien kehittäminen ja sisällönhallinta valtioneuvoston controller Tuomas Pöystin muistio. VM:n työryhmämuistioita 4/2005. HARE VM165:00/2003. Julkaistu Säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen. HARE VM044:00/2005. Työelämän kehittämisohjelma (Tykes ). Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisestä Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä Valtioneuvoston periaatepäätös Yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamisen (YETT) strategia. Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, - muodot ja ajat. Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 27/1999. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman väliarviointiraportti PricewaterhouseCoopers Oy. Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet. HARE VM003:00/2007.