Kaustisen kunnan elintarvikemäärärahat ovat yhteensä noin sopimuskaudella yhteensä noin

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ ELINTARVIKKEIDEN HANKINNASTA Kaustisen kunta pyytää tarjoustanne eri kulutusyksiköissä käytettävistä oheisten tarjouslomakkeiden mukaisista elintarvikkeista hankintakaudelle optiovuosi. 1. HANKINNAN KUVAUS Kaustisen kunnan alueella on tällä hetkellä yhteensä viisi tuotanto- tai/ja palvelukeittiötä, jotka tilaavat elintarvikkeita. Aterioita tarjotaan yhteensä noin kpl / vuosi. (Liitteessä 1 on eriteltynä kunkin asianosaisen toimijan suoritemäärät ja keittiöt osoitteineen). Kaustisen kunnan elintarvikemäärärahat ovat yhteensä noin sopimuskaudella yhteensä noin / vuosi, Tarjouspyynnöt saa osoitteesta Tarjoukset tulee tehdä oheisille liitteinä oleville tarjouspyyntölomakkeille. Tarjoukset, joita ei ole tehty em. tavalla, jäävät käsittelyn ulkopuolelle. 2. HANKINTAMENETTELY, -ILMOITTAMINEN JA ASIAKIRJAJULKISUUS Hankinta toteutetaan avoimena hankintana. Hankinnasta ilmoitetaan Hilma-tietokannassa, Perhonjokilaakso-lehdessä ja Kaustisen kunnan nettisivuilla Tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjousasiakirjat ovat julkisia. Tiedon pyytäjälle ne luovutetaan seuraavasti: Asianosainen tarjouksentekijä saa asiakirjat nähtäväkseen jo päätöksen jälkeen (Julkisuuslain 11 ). Mikäli asiakirjat sisältävät liike- ja ammattisalaisuuksia, poistetaan ne näytettävistä asiakirjoista. Muu kuin asianosainen (mm. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat nähtäväkseen vasta, kun hankintasopimus on tehty. (Julkisuuslain 7 :n 2. momentti). 3. TARJOUSTEN KÄSITTELY Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei käsitellä, vaan kirjekuori palautetaan tarjouksentekijälle avaamattomana. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten ei-julkisessa avaustilaisuudessa. Tarjoajien ja tarjousten arviointi sekä vertailu toteutetaan arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjouksen tarjouspyyntömukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu.

2 3.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee osoittaa taloudelliset edellytykset tavaran toimittamiseen tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti, (liite 2). Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset : tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä. (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa internet -osoitteesta todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista. vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset). todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. 3.2 Tarjouksen tarjouspyyntömukaisuuden tarkistaminen Tarjousten tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tämä edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa, ja että kaikki pyydetyt tiedot on annettu pyydetyssä muodossa Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu Valinta tehdään käyttäen seuraavia periaatteita ja painotuksia. Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä: 1. Tuotteiden nettohinta, yhteensä 40 pistettä edullisin tarjous muiden tuotteiden alennusprosentti hintojen tarkistussuunnitelma 2. Toimitusehdot, yhteensä 15 pistettä toimitusmaksujen suuruus pientoimituslisät pientoimituksen raja euroina kustannukset tukkupakkauksien purkamisesta puuttuvan tuotteen korvaaminen vastaavalla tuotteella samassa toimituksessa samaan hintaan. 3. Maksuehdot, yhteensä 6 pistettä 4. Ekologinen kestävyys, yhteensä 37 pistettä lyhyt toimitusketju tuoreus ympäristönäkökohtien huomioiminen ympäristö- ja laatujärjestelmä 5. Sähköisen tilausjärjestelmän ja laskutuksen käyttömahdollisuus, yhteensä 2 pistettä. Useita toimittajia voidaan mahdollisesti hyväksyä hankintasopimuksen piiriin, jotta käytettävi s- sä olisi riittävä tuotevalikoima. 2

3 Tavarantoimittajaksi hyväksyminen ei vielä takaa tilauksia. Kunnan toimipisteet ratkaisevat kussakin yksittäisessä tapauksessa toimittajan omien tarpeidensa, tuotteiden soveltuvuuden, määrärahojen ja muiden tarjouspyynnössä mainittujen valintakriteerien pohjalta. 4. HINNAT JA HINTOJEN VOIMASSAOLO 1. Kiinteä nettohinta ajalle verottomana tarjouspyynnön liitelomakkeissa oleville tuotteille. Tarjouksesta tulee ilmetä ko. hankintakauden hinnantarkistussuunnitelma, mikäli hinta ei ole kiinteä. 2. Mahdolliset hintamuutokset tulee ilmoittaa kahta kuukautta ennen niiden voimaan tuloa. 3. Mikäli tarjouksessa olevaa tuotetta ei ole saatavilla kaikkina aikoina, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa vastaava tuote. 4. Tarjouksessa ilmoitettujen alennusprosenttien on oltava voimassa koko sopimuskauden saakka. 5. TOIMITUSEHTO Tarjouksessa on ilmoitettava toimituksesta aiheutuvat kuljetuskustannukset ja mahdolliset pientoimituslisät sekä kustannukset tukkupakkauksien purkamisesta. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmetä toimitustiheys ja tuotekohtainen tilausaika toimituksille. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle, mikäli tilattua tuotetta ei ole saatavilla. Selvitys puuttuvan tuotteen korvaamisesta tulee antaa tarjouksessa. 6. LASKUISTA JA MAKSUISTA Kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu, suoritetaan maksu maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta. Laskua koskevat huomautukset on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli on saanut tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 14 pv netto. Laskutus- ja käsittelylisiä / -maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuskausi on vähintään 14 pv. Ei kassa-alennuksia. Laskuista tulee ilmetä tuotteen nimi, tarjottu kilohinta alv 0 %, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana ja arvonlisäverot eriteltynä. Tarjouksessa tulee olla lisäksi selvitys sähköisen asioinnin mahdollisuudesta. 3

4 7. OSATARJOUKSET JA HANKINNAN JAKAMINEN Osatarjoukset otetaan huomioon. Kunta voi jakaa hankinnat usealle toimittajalle. Tarjouksessa ei saa olla ehtoja, joilla tarjouksentekijä rajoittaisi hankintojen / tilausten jakamista usealle toimittajalle. 8. HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Sopimuskausi on ajalla optiovuosi. Sopimusasiakirjoja ovat hankintapäätös, tarjouspyyntö liitteineen, toimittajan tarjous liitteineen ja sopimus. Kunta pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset osittain tai kokonaan. Hyväksytyn hankintasopimuksen irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta. Kunta pidättää oikeuden olosuhteiden muuttuessa kilpailuttaa hintoja kesken sopimuskauden. 9. HANKINNAN MUUT EHDOT Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä, julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin ja kunnan hankintaohjeita. Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Kunta pidättää oikeuden tehdä tarvittaessa pieniä hankintoja myös muilta kuin sopimustoimittajilta. 10. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään saakka. 12. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Kirjalliset samansisältöiset tarjoukset suljetussa kuoressa ja liitteet tulee toimittaa perjantaihin klo mennessä neljänä (4) kappaleena. Sähköisesti jätettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Kuoreen on merkittävä tarjoustunnus: Elintarvikehankinta. Toimitusosoite on: Kaustisen kunta, PL 10, KAUSTINEN YHTEISTYÖTERVEISIN Kaustisella, Kirsi Kinnunen Sivistysjohtaja Kalle Pokela Sosiaalijohtaja 4

5 KEITTIÖT, OSOITTEET JA SUORITEMÄÄRÄT LIITE 1 Nimi ja osoite Suoritemääräarvio / annoksia / vuosi Määrärahaarvio / vuosi 1. Kaustisen Keskuskoulu 1-6 Pelimannintie 1, KAUSTINEN 2. Puumalan koulu Kouluntie 60, KAUSTINEN 3. Järvelän koulu Rantatie 51, KAUSTINEN 4. Köyhäjoen koulu Halsuantie 369, KAUSTINEN Kohdat 1-4, Kaustisen sivistystoimi, yhteensä Palvelutalo, Kaustisen perusturva Pappilantie 4, Kaustinen YHTEENSÄ LIITE 2 5

6 KELPOISUUSVERTAILU Tiedot ennak onpidätysrekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta Tilinpäätös ja toimintakertomus edelliseltä tilikaudelta Kuvastot ja hinnastot Yhteyshenkilöt (Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti) 6

7 LIITE 3 Maksuaika (vähintään 14 pv ) pv on??ei ole? Viivästyskorko oltava enintään lain mukainen on??ei ole? Hinnasto XML-muodossa on??ei ole? Laskutus: Käytössä sähköinen järjestelmä on??ei ole? (Sähköinen verkkolaskutus/ tilauksesta-maksuun - prosessi ) Tarjouksen voimassaoloaika (vähintään saakka) Kuljetusmaksu / toimituskerta: Pientoimituksen alaraja / : Pientoimitusmaksu: Tukkupakkauksien purkaminen ( mahdollinen / ei-mahdollinen / hinta ): Tarjouksen allekirjoitus Tarjouksentekijä Päiväys Allekirjoitus Nimen selvennys 7