Tarjous pyydetään lahjakortista, siitä annettavalta alennusprosentista.

Transkriptio

1 (8) TARJOUSPYYNTÖ PALVELUSVUOSILAHJASTA 1 Hankinnan kohde ja kuvaus Hankinnan kohteena on Nurmijärven kunnan henkilöstölle palvelusvuosilahjana antama polkupyörän/kuntopyörän hankintaan tarkoitettu lahjakortti. Kunnan myöntämän lahjakortin saa 20,30 ja 40- vuotisesta työhistoriasta. Polkupyöränsaajia on vuosittain noin henkilöä. Lahjansaajien määrä on arvio, eikä sido tilaajaa. Vuosittain tarvittavien lahjakorttien määrä hankitaan kerralla. Lahjakortit luovutetaan henkilöstölle vuosittain pidettävässä tilaisuudessa. Polkupyörät/kuntopyörät lunastetaan vuoden sisällä lahjakortin päiväyksestä, sopimusliikkeelle toimitetun nimilistan mukaisesti. Polkupyörät hankitaan siten, että henkilöstölle luovutetaan lahjakortti, jonka nimellisarvo on vuonna (sisältäen alv 24 %). Lahjansaaja hankkii itse polkupyörän/kuntopyörän sopimusliikkeestä liikkeen kunnalle tarjoamista malleista. Lahjakortit hankitaan yhdeltä toimittajalta. Tarjous pyydetään lahjakortista, siitä annettavalta alennusprosentista. Lahjakortin hankintasopimus tullaan tekemään valitun toimittajan kanssa toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena. Lahjakortilla tulee saada hankittua laadukkaan naisten / miesten peruspyörän tai kuntopyörän ilman oman rahan käyttöä. Tavarantoimittaja toimittaa tilaajalle jälkikäteen tilastotiedon, kuinka monta lahjakorttia on lunastettu. Tämän kilpailutuksen sisältö ja vaatimukset on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. 1.1 Polku- ja kuntopyöriltä vaadittavat ominaisuudet ja varusteet: Kaikkien lahjakortilla saatavien polkupyörien tulee olla valmiiksi koottuja ja ajokuntoisia.

2 (8) a) Polkupyörän perusvarustus - jalkajarru - lokasuojat edessä ja takana - ketjusuoja - tavarateline - seisontatuki - lukko - soittokello - lainsäädännön mukainen heijastinvarustus b) Kuntopyörän varustus - mahdollisuus ostaa kuntopyörä valmiiksi koottuna - aika-, matka-, ja nopeusmittaus - energiankulutuksen seuranta - pulssi - magneettijarru - ohjaustangon korkeus- ja kallistussäätö - satulan korkeussäätö - siirtopyörät (vähintään edessä tai takana) - akku-/paristokäyttöinen näyttö - maksimikäyttäjäpaino vähintään 100 kg 1.2 Muut tarpeelliset tiedot ja asiakirjat Tarjoukseen on liitettävä muut tarpeelliset asiakirjat ja tiedot lisävarusteista ja selkeät tuotekuvaukset ja esitteet, joista selviää tarjotun tuotteen tekniset tiedot ja tarjouspyynnössä asetetuttujen vähimmäisvaatimusten täyttyminen. Tarjouksessa on mainittava kotiinkuljetuksen hinta Uudenmaan alueelle. Kotiinkuljetuksen maksaa lahjakortin saaja. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankintamenettely on avoin menettely. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Hilma-palvelussa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asiakirjajulkisuuden osalta hankinnasta sovelletaan lakia viranomai-

3 (8) sen toiminnasta julkisuudesta (621/1999). Tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty ja muille kuin asianosaisille, kun sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan merkinnällä ei julkinen. Tarjouksen vertailuhinta ei ole salassa pidettävä asia. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tai muusta todellisesta syystä. 3. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Kirjalliseen tarjoukseen on liitettävä täytetyt liitteet 1-3 ja palautettava tarjouksen mukana. Liitteiden muotoa tai sisältöä ei saa muuttaa. Tarjous ja kaikkien sen liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tekniset esitteet voivat olla joko suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjottavien tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan tarjouslomakkeella esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja, hinnoittelun rakenteesta, aikataulusta, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.

4 (8) 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Lahjakortin nimellishinta vuonna 2014 on 330 (sis. alv 24 % ), jota tarkastellaan vuosittain, jolloin myös tarkastetaan polku- / kuntopyörien hinnat ja mallit. Kunta maksaa myyjälle lahjakortin nimellisarvon vähennettynä tarjotulla alennusprosentilla toteutuneiden kauppojen osalta. Lahjakortin ja polku-/kuntopyörän hintaan ei hyväksytä mitään laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Tarjoushinnat ovat voimassa saakka. Hankintaa koskevat hinta- ym. tiedot pyydetään täyttämään hintaliitteeseen 3. Lahjakortilla saatavan polku-/kuntopyörän on täytettävä pyörältä vaaditut ominaisuudet ja varusteet, vapaasti toimittajalla. Tarjouslomakkeelle ei saa lisätä mitään tarpeetonta (ei esim. valuutta- tai muita hintavaraumia eikä muitakaan ehtoja). Liite on liitettävä tarjoukseen ja tarjouslomake on allekirjoitettava asianmukaisesti. 5. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa alkaen toistaiseksi voimassa olevana. Sopimus voidaan irtisanoa 3 kuukauden irtisanomisajalla mutta aikaisintaan alkaen. 6. Takuuehdot ja -huolto 7. Huolto Takuuehdot sekä takuun piiriin kuuluvat osat ja osa-alueet on ilmoitettava tarjouksessa rajoituksineen. Tarjouksessa on mainittava huollon sijainti. 8. Valmistusmaa Tarjouksessa on ilmoitettava polkupyörän valmistusmaa.

5 (8) 9. Toimitusehto ja ajankohta Koska lahjakortin saaja tutustuu ja valitsee itse polkupyörän tai kuntopyörän, edellytetään tarjoajalta, että tarjoajan toimipiste sijaitsee enintään 50 kilometrin päässä Nurmijärven keskustasta () tai vaihtoehtoisesti tarjoajalla on käytössään sopimuskauden ajan näyttelytila, jossa on nähtävillä tarjotut tuotteet. Toimitusehto on vapaasti toimittajalla/esittelytilassa. Toimittaja vastaa polku-/kuntopyörän kokoamista ja ajokuntoon saattamisesta. Lahjakortit luovutetaan henkilöstölle vuosittain, vuonna 2014 marraskuussa, pidettävässä tilaisuudessa. Lahjakortin voimassaoloaika on (1) vuosi lahjakortin päiväyksestä. Polku-/kuntopyörät lunastetaan sopimusliikkeelle toimitetun nimilistan mukaisesti. 10. Toimittajan reklamaatiomenettely Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. 11. Maksuehdot, laskutus ja toimituksen viivästyminen Maksuehto on 21 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus-, käsittely- tai muita maksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta, jos myyjällä on siihen valmiudet. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan seudulliselle talouspalvelukeskukselle/ Kuntapro Oy.lle. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajalle. 12. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta kä-

6 (8) sittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Valitun toimittajan on esitettävä tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Asiakirjat on lueteltu liitteessä 1 (Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus) Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia (Liite 2 Tarjouspyynnön mukaisuus) Hankinnan ratkaisuperuste ja tarjousten vertailuperusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, vertaillaan. Hankinnan ratkaisuperuste on halvin hinta, jolla tarkoitetaan lahjakortista tarjottua alennusprosenttia. Suurimman alennuksen tarjonnut tarjous voittaa. 13. Alihankinta Toimittaja vastaa alihankintana tuotetuista palveluista ja tuotteista kuten omistaan. pidättää oikeuden hyväksyä alihank-

7 (8) kijat. 14. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 15. Hankintapäätökset sopimukset, sopimusten syntyminen Nurmijärven kunnan tekee kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen sopimus laaditaan sen jälkeen, kun lainmukainen oikaisuvaatimusodotusaika hankintapäätöksen tiedoksisaannista on kulunut. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusija-järjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 16. Hankinnan muut ehdot pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 17. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 18. Lisätiedot ja tarjouspyyntöä koskevat kysymykset

8 (8) Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja antavat: Sofia Kangas tai hankintapalvelukeskus@nurmijarvi.fi 19. Tarjouksen voimassaolo ja jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa saakka. Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo 16 mennessä :, : Kuoreen tarjoustunnus: Palveluvuosilahja / /2014 Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. 20. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Liite 2 Tarjouspyynnön mukaisuus Liite 3 Hintaliite Liite 4 Sopimusluonnos Kari Ylitie hankintajohtaja