TYÖNJAKO/TALOUSPALVELUT

Transkriptio

1 Talouspalveluiden prosessikuvaukset ja vastuunjakotaulukot TYÖNJAKO/TALOUSPALVELUT Aikataulutus: muuttunut Ostolaskut Edelliseen kauteen tositepäivätään kaikki seur. kk 10 pv:n saapuneet ao.kk:ta koskevat laskut, sen jälkeen tulevat seuraavalla kk:lle Myyntilaskut Edelliseen kauteen tositepäivätään kaikki seur. kk 10 pv:n tehdyt myyntilaskut ao.kk:ta koskevat myyntilaskut, sen jälkeen tulevat seuraavalla kk:lle Muistio- ja korjaustositteet Edelliseen kauteen tositepäivätään kaikki seur. kk 10 pv:n saapuneet ao.kk:ta muistio- ja korjaustositteet, sen jälkeen tulevat seuraavalla kk:lle 1. Laskutus ja reskontrat Ostoreskontra Hankintaprosessin kautta tilaus/hankinta Toimittajarekisterin ylläpito - toimittajan ennakkoperintärekisteröinnin voimassaolon tarkistus Sähköisen tai paperilaskun vastaanotto, paperilaskun skannaus Laskujen reititys asiakohtaisten mallien mukaan Laskun vastaanotto, tiliöinti ja hyväksyminen Laskukierrosta huolehtiminen - laiminlyödyt/keskeytyneiden seuranta - loma-aikojen hyväksyjien sijaisten määrittely - poissaolo- ja sijaismerkintä/vastaanottajat ja hyväksyjät - virheellisesti reitittyjen siirto Kaikki ostolaskut käsitellän Rondossa Ostolaskujen arkistointi Arkistoyhdyshenkilön määrittely paperiarkistoitaville Siirto Rondosta ostoreskontraan Ostolaskuissa hetu ja osoite maks. ostolaskuun Laskutus ja myyntireskontra Ohjeistaa ja aikatauluttaa laskutukset tietojen ylläpito - viivästyskorot lisätään seuraavaan laskuun, niillä ohjelmilla joilla se onnistuu (ei Efficalla) kunta määritellä kuka tekee seurantaa kunnassa jos toistuvaa ohjeistus kpt:lle Ii; Helena Sipola Pj: Seija Turpeinen Uj: Anita Markkola Laskutusaineiston tuottaminen: Yleislaskutus: ohjelmana Pro Economica Laskutusmääräyksen laatiminen Toistuvaislaskutukset - asiakas-ja laskutustiedot kerran laskumääräyksellä Laskumääräys-lomakkeelle, lisäksi päiväys, allekirjoitus, puhelinnro ja nimenselvennys - ilmoitus laskuttajalle ennen jokaista laskutusta, mahdolliset muutokset ja myös ilmoitus, että saa laskuttaa entisillä perusteilla, tehdään joka kuukausi Kertalaskutus - asiakas-ja laskutustiedot kuhunkin laskutukseen laskumääräyksellä Laskun teko alusta loppuun, tarkoittaa ketjuna laskun tietojen syöttö, laskun lähetys, siirrot reskontaraan ja kirjanpitoon sekä suoraveloitusaineistojen läh. Aravalainat: Muut kunnat kptstossa, Pudasjärvi asuntotsto Pj:llä ProEconomica yleislaskutus mahdolliset pääomittamiset kunta/kaupunki, laskutus kuntap.toimisto todistukset verottajalle Päivähoitolaskut: Pudasjärvi: ohjelmana TietoEnator sos.effica Muut: ProConsonalla LUONNOS (5)

2 Tietojen syöttö ja maksupäätökset sekä laskutiedosto laskujen lähetys, Saavutetaan massaetu laskutusputkelle siirrot reskontaraan ja kirjanpitoon, Effica siirron tekee peruskunta ja Proeconomicaan kuntapalvelutsto Kansalaisopisto: Ii käyttää Hellewi-ohjelmaa Pudasjärvi tekee yleislaskutuksella Pudasjärvi käyttää Kuha- ohjelmaa Vaala siirtymässä Hellewi-ohjelmaan (laskutus ao:sta) ellei niin yleislaskutuksella kpstosta Rakennusluvat: Iissä laskutetaan, muut postiennakolla Vuokralaskutus - Proeconomicalla Vaala - Kihalla Utajärvi Pudasjärven eko-laskutus Pudasjärven tontinvuokralaskutus Vaala Liikelaitosten laskutus (muut) Lämpö- ja vesilaskutus: ohjelmana Logican Komartek Utajärvi käyttä vesilaskutukseen Komartek ja lämpö yleislask. Sopimusten laadinta Laskutukset sopimusten mukaan Loppukatselmusasiakirjojen toimitus laskuttajalle Laskun teko alusta loppuun, tarkoittaa ketjuna laskun tietojen syöttö, laskun lähetys, siirrot reskontaraan ja kirjanpitoon sekä suoraveloitusaineistojen läh. Lukemakortit asiakkaille Lukemamäärien syöttäminen järjestelmään Tasauslaskutuset Omistajan vaihdostietojen vastaanotto Omistajavaihdossopimusten teko ja allekirjoitus Omistajavaihdossopimusten tiedostus laskusttajalle Loppulukemin vastaanotto ja laskutus Ympäristöpalvelut: käyttää Proedconomican yleislaskutusta Laskumääräys-lomakkeelle, lisäksi päiväys, Laskutusmääräyksen laatiminen allekirjoitus, puhelinnro ja nimenselvennys Ilmoittaa laskumuutokset Hyvistyslaskuksen perusteet ja uuden laskun laskumääräyksellä Hyvityslaskun ja uuden laskun teko Sisäinen laskutus; ei ole käytössä sop.allekirj.hetkellä - mahdollisesta käytöönotosta neuvotellaan erikseen MYYNTIRESKONTRAN HOITO Maksusuunnnitelman reunaehdot Maksusuunnitelmat mm. maksuaikapyynnöt kunnittaisen ohjeen mukaan, jos jää kuntaan niin miten tieto siirtyy kuntapalvelutoimistoon Maksujen selvittely - viitteiden vastaanotto - ylisuoritusten käsittely (palautus/seur.laskun väh.) - virheiden korjaus Alla oleviin kunnittain ohje: Maksamattomien laskujen siirto perintään raporttien tuottaminen Sovitaan kuntakohtaisesti toimittako kptsto raportit vai ottaako kunta itse saatavien Ehdotus asiakkaan merkitseminen myyntikieltoon mm. vuokrat ja vesi Asiakkaan merkitseminen myyntikieltoon Ehdotus maksamattomien laskujen luottatappioksi kirjaamisesta Päätös luottotappiokirjauksesta Myyntireskontran täsmäytys kirjanpitoon Perintäkirjeet Perintäsopimukset Nyt P-j ja U-j Intrum Justitia; Ii ja Vaala Lindorff 2. Kirjanpito, talousarvio ja tilinpäätös Perustietojen avaus Osasto- ja kustannuspaikkakartta LUONNOS (5)

3 - kunta määrittelee perusteet ja kenellä on oikeus avata/pyytää avaamista - osasto- ja kustannuspaikan avaus ja poisto Tilikartta - kunta määrittelee perusteet ja kenellä on oikeus avata/pyytää avaamista - tilien avaus ja poisto Tunnisteet - kunta määrittelee perusteet ja kenellä on oikeus avata/pyytää avaamista - tunnisteiden avaus ja poisto Kirjanpito Pankkitositteiden kirjaus Muistiotositteiden kirjaus Korjaustositteet ym.laadittavat tositteet (perustie to) Jaksotettavat laskut mm. vakuutusmaksut, ohjelmien ylläpito, leasing-laskut, jäsenmaksut (mm. Sk), -ohjeistus kunnasta - kirjaus kptsto Alv-tilitysten teko Sisäisten ja vyörytyserien jakoperusteet Tekee sisäisten erän ja vyörytyserin kirjaukset käsin tai koneella Tekee varastoinventaariot Koko kirjanpidon täsmäytykset Määrätilastointi kuntapalvelutoimiston laskutuksia varten mm. tosite- ja vientimäärät Kuntapalvelutoimisto laatii yhtenäisen lomakepohjan Muistiotositteisiin varsinaisen tiedon lisäksi päivämäärä, allekirjoitus, nimen selvennys ja puhelinnumero Tilinpäätös/Konsernitilinpäätös: Ohjeistaa asiakkaita (peruskuntia/tyttäriä) tilinpäätösprosessissa Tilinpäätösohjeistus hallintokunnille mm. aikataulutus -- aikataulutus määritellään yhdessä tilaajan kanssa Tilinpäätösohjeistus tytäryhtiölle mm. aikataulutus -- määritelläänkö tässä yhteisesti ohjeet ja aikataulutus Koostaa liitetiedot - järjestelmästä tulevat kpt ja muu peruskunta Kirjoittaa tilinpäätöksen (toimintakertomuksen) tekstiosat Laatii tilinpäätöslaskelmat - työjako:järjestelmästä tulevat kptsto, muu aineisto peruskunta Erilaiset tilitykset joiden tieto on kunnissa mm. maitotuki - kunta ohjeistaa konsernitilipäätöstä - kptsto ohjeistaa tyttäriä raportoinnista Tilastot: neljännesvuositilastot, erilaiset määrätilastot (esim Stakes) taloustilasto Taloustilasto: Tilastointiperusteiden avaus Proeconomicaan Suoriteluvut toimittaa Numerotiedot toimittaa Yhteenveto ja tarkistus Tilaston lähettää Tilastokeskusksen kyselyyn vastaa Jäsenkuntien sote yta:n kustannusten jakautuminen tilastoluokittain (pvhoito) Soten suoritetilasto Neljännesvuositilastot - numero-osa - mahdollinen arviointi - tilaston lähettää THL:n tilastot (pvhoito) Soten suoritetilasto Talousraportointi Määritellään yhteisesti,mitä tuottaa kp-tsto ja mitä kunta; tilinpäätösmalliin sivuittain Määritellään yhteisesti,mitä tuottaa kp-tsto ja mitä kunta; tilinpäätösmalliin sivuittain Sivistystoimen taulukko 41 kunnasta;muut kptstosta Seutukunnan soten vastuulla, päivähoito kunnasta Vaala joutuu toimittamaan neljä kertaa Seutukunnan soten vastuulla, päivähoito kunnasta LUONNOS (5)

4 tulossa web-raportointi ja Proeconomicasta Toimittaa laskentatiedot asiakkaille raportointimalleja taloussihteeiltä -sovitaan raporttimalleista, toimittamisesta ym. Arvioi tavoitteiden toteutumaa ja analysoi laskentatietoja Pysyvät vastaavat (Käyttöomaisuus) - poistosuunnitelma - Omaisuuden myyntipäätökset ja tiliönnit - Omaisuuden romutuspäätös ja tiliöinnit - lisäykset KOM:n investontiosan kautta, tarkistaa kuuluuuko ao invesointeihin vai onko käyttötalouteen, päätös mihin poistoryhmään kuuluu ja mikä poistosuunitelma (uusi vai peruskorjauksissa sopetetaanko kohteen jälkellä olevaan poistoaikaan) - uusien lisäysten kirjaaminen KOM-järjestelmään - poistojen laskenta suunnitelman mukaan - myyntien ja romutusten kirjaus Budjetointi budjettiluvut ohjelmaan, talousarviokirjan kokoaminen - budjettipohja-lomake - lukujen keruu - lukujen syöttö koneelle - yhteenvedot ja raportoinnit Kustannuslaskenta Arvonlisäveroasiantuntemus Hanke-/projektiseuranta - tilikartat, tunnisteet; perusteet sovitaan yhdessä - kirjanpidon hoitaa kptsto - raportit - talouden seuranta, vastuutus projektihenkilö - maksatushakemukset tekee projektihenkilö - avainlistan teko (Te-keskuksen antama) - kaikista projekti- ja makstuspäätösistä kopio kptsto:lle Vastuiden ja vakuuksien seuranta 3. Maksuliikenne ja maksuvalmiussuunnitelma Käteiskassat - käteiskassaperiaatteet (sijainti, määrä ja laatu) - käteiskassan hoitajien nimeäminen - käteiskassojen tilitykset järjestelmästä kirjanpitoon - rahojen vienti pankkiin - tilitysten ja kassatositteiden vienti kirjanpidon liitteiksi - käteiskassan varmennus ja tarkistus Pankkimaksuliikenne - pankkitilin avaus ja lopetus - rahansiirto-oikeuksien ja ohjeiden antaminen ; kts. Maksusuunn. - ohjeistus milloin käytetään pikasiirtoa - rahasiirrot tehdään annettujen ohjeiden mukaisesti - varsinaisen maksuliikenteen hoito - maksatuslistojen ja rahasiirtojen hyväksyntä kunta määrittelee hyväksyjän ja hänen sijaisensa kunta määrittelee hyväksyjän ja hänen sijaisensa Ii; Helena Sipola Pj: Seija Turpeinen Uj: Tarja Haapapuro Ii; Helena Sipola ja liikelaitoksen osalta? Pj: Seija Turpeinen Uj: Tarja Haapapuro - maksatuslistojen aukottomuuden tarkistus " puuttuvat tositenumerot" Koulujen pankkitilit - päättää tilien avauksesta ja alussa toteaa ja hyväksyy nykyiset - nimeää tilien käyttäjät - ohjeistaa kouluja LUONNOS (5)

5 - tiliote- ja tositetietojen kerääminen ja tilöinti - tositteiden kirjaus kirjanpitoon Maksuvalmiussuunnittelu eli kassanhallinta Tekee maksuvalmiussuunnitelman Investointien aikataulu Poikkeukselliset meno- ja tuloerät esim. kiinteistönmyynti Arvioi ja tallentaa myyntireskontran tulotiedot Ylläpitää ottolainrekisteriä takaisinmaksuaikatauluineen Arvioi ja tallentaa ostoreskontran ja palkkojen menoennusteet Arvioi ja tallentaa kuukausittaiset verotuloennusteet Selvittää ja tallentaa valtionosuuksien kk-tiedot Seuraa maksuvalmiutta ja tekee ehdotuksen lainanotosta ja sijoituksista Päättää lainanottoaikataulusta Kilpailuttaa lainat Päättää lainanotosta Päättää sijoituksista 4. Käyttäjien hallinta Päätös antaa käyttöoikeus ohjelmistoon Käyttäjien lisäys ja poisto Käyttöoikeuksien yleinen hallinta Pääkäyttäjän tehtävät ProEconomica kirjanpito ja sisäinen laskenta myyntireskontra ostoreskontra budjetointi käyttöomaisuus konserni Rondon 5. Talousjohdon palvelut Talousanalyysit Talouden suunnittelu Päätösesitykset Sisäinen valvonta - ohjeiston yhtenäistäminen tarpeen 6. Immateriaalioikeudet (aineettomat oikeudet) Rekisterinpitäjä / omistaja Rekistereiden arkistointi Tietojen luovuttaminen lupa kunnasta Sovellusten hankinta Sovellusten ylläpito Sovellusten omistus Sovellustuki Sovellusten asennus / päivittäminen IT Sovellusten kilpailuttaminen/uusien järjestelmien ostaminen Sovelluksien koulutus Sovellusten liittymät Prosessien jatkokehittely 7. Arkistointi Kunta määrittelee kunnan arkistovastaavan sovitaan miten toimitetaan ja mihin paperiarkistoitvat sähköinen arkistointi vaati kehitystä ja sopimista, tavoitteena samanlaiset kansiot LUONNOS (5)