PÖYTÄKIRJA. Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö. Laila Heinemann VALTIPA-YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS. Aika Keskiviikko klo

Transkriptio

1 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö PÖYTÄKIRJA HAREnro VM043:00/2008 Laila Heinemann VALTIPA-YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika Keskiviikko klo Paikka Kansallisarkisto, Rauhankatu 17 Osallistujat Päivi Happonen Kansallisarkisto, puheenjohtaja Pentti Vesanen VNK Mirja Nissinen UM Marjatta Lahin OM Ansa Majuri SM Aulikki Pakanen PLM Anna-Maija Marttila VM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM, Hannele Anttila MMM Johanna Hartman STM, Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Kimmo Tuominen eduskunta Pekka Kuittinen VNK, Senaattori, asiantuntijajäsen Laila Heinemann VM/VNTHY, sihteeri Vierailevat asiantuntijat: Anne Kauhanen-Simanainen, CIM Communication & Information Management Jaana Koivunen VM/VNTHY Olli Moilanen, UM, Viestintäosasto 1 Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen ja käytiin läpi lyhyt esittelykierros. 2 Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin seuraavin muutoksin: - VM/VNTHYn hankehallinta (esityslistan asia 5) päätettiin käsitellä ensimmäisenä esittelijän kiireisen aikataulun vuoksi. - MAHTIn tilannekatsauksen (esityslistan asia 6) esittelee Jaana Koivusen sijasta Anna-Maija Marttila 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin. id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (5) 4 VM/VNTHY:n hankehallinta Jaana Koivunen Valtioneuvoston tietohallintoyksiköstä Valtiovaranministeriöstä esitteli hankehallintajärjestelmää. Siitä vastaa VNTHY:n projektiryhmä. Järjestelmässä priorisoidaan yhteisiä projekteja, mutta yksikkö palvelee myös yksittäisiä ministeriöitä. Asiakirja: Esityksen kalvot liitteenä (liite 1) 5 Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tietopalvelustrategiaa esitteli konsultti Anne Kauhanen-Simanainen, CIM Communication & Information Managementistä. Hän on viimeistellyt varsinaisen strategiatekstin. Pohjustukseksi hän esitteli muutaman yleisen periaatteen. Paperin nimi muuttui työn kuluessa Valtipan strategiasta Valtioneuvoston tietopalvelustrategiaksi. Siinä on korostettu viestinnällistä merkitystä ulospäin. Samasta syystä loppuun on myös lisätty sanasto, koska terminologiaa käytetään usein sekavasti ja eri tavoin eri ammattiryhmien piirissä. Rakenteellisesti aikaisemman strategian esittely on siirretty loppuun, jotta se ei vielä liikaa huomiota uudelta asialta. Sitä voi haluttaessa vielä nykyisestäkin lyhentää. Strategian on sovittu valmistuvan toukokuun loppuun mennessä, mutta Kari Kekin haastattelu saatiin sovituksi vasta Siinä voi vielä nousta esille tärkeitä näkökulmia, jotka on syytä ottaa mukaan. Seuraavaksi olisi laadittava strategialle viestintäsuunnitelma. Anne Kauhanen-Simanainen lupasi laatia sen tueksi esittelykalvoja. Alustuksen jälkeen siirryttiin käsittelemään tekstiä kohta kohdalta. Luku 1: Valtioneuvoston tietopalvelu ja sen tehtävät Otsikko päätettiin muuttaa muotoon Tietopalvelu Valtioneuvostossa. Vastaavat muutokset tehdään myös tekstikappaleisiin. Luku 2: Valtioneuvosto tieto- ja toimintaympäristönä Kokonaisarkkitehtuuri Kysyttiin mikä on kokonaisarkkitehtuurihankkeen tilanne. Tämä selkiytynee Kari Kekin haastattelussa. Todettiin, että asia on tärkeä ja sitä on syytä korostaa, mutta tekstiä voi silti lyhentää. Todettiin, että tekstin maininta siitä että tietohallinto ja tietopalvelu ovat vain osin päällekkäisiä, kaipaa selventämistä.

3 3 (5) Tuottavuus Maija Jussilainen on laatinut siitä joskus kaaviokuvan, jonka voisi liittää tähän yhteyteen. Tätä lukua pidettiin hyvänä. Neljännen kappaleen lause - - siirtyisivät tietopalvelujen hoitamat tehtävät asiantuntijoille päätettiin kuitenkin väärinkäsitysten välttämiseksi muuttaa muotoon - - siirtyisivät tietopalvelujen hoitamat tehtävät kuormittamaan muuta organisaatiota. Tämän vaikutuksia korostamaan toivottiin konkreettisia laskelmia, jos niitä on saatavilla. Keskustelussa heitettiin myös kysymys siitä tarvitaanko Valtipan henkilöstöstrategiaa. Yhteistyö tietohallinnon ja viestinnän kanssa Todettiin että tämä on tärkeää (ei vain tärkeä parantaa). Todettiin myös, että kaikkien kolmen sektorin yhteinen yhteistyö on tärkeää, ei vain kahdenvälinen. Lisäksi lukuun 2 tehtiin pienempiä kielellisiä tarkistuksia ja korjauksia. Luku 3: Visio Avainlause Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön muutettiin pitkän keskustelun jälkeen muotoon Tieto ja osaaminen yhteiskäytössä. Samoin keskusteltiin pitkään termistä tieto- ja viestintäammattilaiset. Todettiin, että se on tulkinnanvarainen ja on joko avattava muotoon tietopalvelu- tietohallinto-, IT- ja viestintäammattilaiset tai lyhennettävä muotoon tietoammattilaiset tai tiedon ammattilaiset käytettävä termi määritellään vielä sanastossa. Termi verkostona ehdotettiin muutettavaksi muotoon yhteistyössä. Sovittiin, että Anne Kauhanen-Simanainen muotoilee vision vielä kokonaan uudelleen ja uusi versio toimitetaan kommentoitavaksi sähköpostilla. Luku 4: Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Luvun alkuun ei ollut kommentoitavaa. Tavoitteisiin ja toimenpiteisiin ehdotettiin seuraavia muutoksia: Prosessit: Määritelmä vaatii selventämistä maallikoille. Julkaisupalvelu: Toinen kappale päätettiin poistaa, koska asia on sanottu laajemmalla tasolla jo ensimmäisessä kappaleessa. Kirjastopalvelu:

4 Tehtiin pieniä tarkistuksia ja muutoksia tekstiin. Loppuun päätettiin lisätä viittaus VN käsikirjaan. Metatietopalvelu: Ryhmään lisätään eduskunta. Luku 5: Verkoston organisoituminen ja resurssit 4 (5) Ehdotettiin että strategiaan kirjattaisi, että Valtipan toimintaa tehostetaan muodostamalla sihteeristö. Asiasta keskusteltiin ja todettiin, että sille on ilmeinen tarve joka kuitenkin on vaikea käytännössä resursoida. Asia voidaan liittää alakohdan 5.1. avoimiin kysymyksiin. Nämä kysymykset ovat asioita, jotka on selvitettävä tällä strategiakaudella. Päätettiin lisätä maininta horisontaalisesta tietojohtamisesta, joka on otettu esille myös valtion tuottavuusohjelman seurantaraportissa. Todettiin että käsite troikka on avattava tässä kohtaa. Luku 6: VALTIPAn aikaisempi toiminta Sanasto: Todettiin, että lukua voi tiivistää, mutta suurta tarvetta siihen ei ole. Verkostoryhmiin lisätään pois tipahtanut asiasanastoryhmä. Todettiin, että tämä on erittäin hyvä ja tarpeellinen lisä. Päätettiin yhdistää termit informaatioarkkitehtuuri ja tietoarkkitehtuuri. Strategian markkinoimiseksi päätettiin tehdä viestintäsuunnitelma sekä laatia esittelykalvot, joita valtipalaiset voivat käyttää esitellessään asiaa omissa virastoissaan. Asiakirja: strategian luonnos liitteenä (liite 2) 6 Mahti tilannekatsaus Päätettiin ajan puutteen vuoksi siirtää seuraavaan kokoukseen, jossa sen esittelee Anna-Maija Marttila. 7 Muut mahdolliset asiat Metatietoryhmä, henkilöiden nimeämispyyntökirje

5 Tietojohtamisen verkosto 5 (5) Ryhmän kokoamisesta on tehty päätös Valtipan viime joulukuun kokouksessa. Metatietoasioita koordinoimaan on palkattu Laila Heinemann, joka on aloittanut toukokuun alussa. Työsuhde jatkuu näillä näkymin vuoden loppuun. Sovittiin, että hän valmistelee tarkemman esityksen ryhmän tehtävistä ja kokoonpanosta seuraavaan kokoukseen. Pekka Kuittinen on esittänyt tällaisen vapaamuotoisemman ryhmän perustamista. Ensimmäinen alustava tapaaminen on tulossa kesäkuun alussa. Asiasta tiedotetaan lisää myöhemmin. 8 Ilmoitusasiat Valtipan toimintasuunnitelman tilanne: Suunnitelman työstämistä jatketaan kun strategia on hyväksytty HARE -uudistamishankkeen käynnistystilaisuus Säätytalolla klo 9:00-12:00 ks esiselvityshanke HAREssa: Koordinaattorin sijainen: Maija Jussilainen on sairaslomalla saakka ja siirtyy syksyllä työskentelemään osa-aikaisena. Sijaisena toimii Laila Heinemann VM/VNTHY Troikan uusi kokoonpano: Ulla Virtasalo siirtyy puheenjohtajaksi alkaen, ja Aki Hietasen tilalle troikkaan tulee kevään 2009 puheenjohtaja. Henkilö on vielä avoinna, koska seuraavana vuorossa olevilla on erittäin hankala työtilanne juuri ensi keväänä. Seuraavan kokouksen siirto: Seuraava kokous päätettiin siirtää viikkoa aikaisemmaksi eli Syksyn kokousaikataulu: klo klo klo klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.15

6 VNTHY:n hankemalli Valtipa,

7 Tässä esityksessä VNTHY/JK

8 VNTHY:n projektipalvelut VNTHY/JK

9 VNTHY:n projektipalvelujen perustehtävät Suunnittelu ja valvonta VNTHY:n projektimallin mallin ylläpito ja kehittäminen projektien suunnittelun tuki (keskitetty hankkeiden laadunseuranta) (hankkeiden arkkitehtuuri- ja tietoturvakäsittelytarpeen arviointi ja organisointi) Projektiohjaus projektipäällikköresursointi (projektikoulutuksen järjestäminen isoissa hankkeissa) (projektisuunnittelun tuki hankkeissa) (projektiohjauksen organisointi ohjausryhmissä) Projektisalkun hallinta ja työkalut projektisalkkujen kokoaminen vuosikellojen mukaisesti aikataulujen ja resurssien synkronointi reaaliaikaisen projektisalkun hallintajärjestelmän ylläpito Raportointi kustannus- ja edistymisraportointi asiakkaille aikataulu- ja ongelmaraportointi VNTHY:n jorylle projektitietojen julkaisu VNTHY/JK

10 VNTHY:n projektipalvelut, henkilöt Mankinen Raimo tietohallintopäällikkö Isomäki Antti projektipäällikkö Andersson Erika projektiassistentti Koivunen Jaana projektipäällikkö Jääskeläinen Raija järjestelmäasiantuntija Setälä Jarkko projektipäällikkö VNTHY/JK

11 Projektitoiminnan laajuus VNTHY:ssä yksikössä n. 40 henkilöä, joista yli puolet toimii jatkuvasti yhdessä tai useammassa projektissa eri rooleissa: projektipäällikkönä projektiryhmän jäsenenä asiantuntijana ohjausryhmän puheenjohtajana tai jäsenenä VNTHY/JK

12 VNTHY:n hanhkehallinnan kehittämisestä V maaliskuussa käynnistettiin projekti VNTHY:n toimintaan sopivan projektimallin, työvälineiden ja projektien ohjausprosessin kehittäminen. Käsikirja, välineet ja henkilöstön koulutus hankittiin Spearhead Oy:ltä ja otettiin käyttöön syksyllä 2006 Samaan materiaaliin pohjautuva hankemalli otettiin tämän jälkeen käyttöön ValtIT:ssä v 2007 laadittiin MS SPS-välineellä VNTHY:n projektisalkun malli ja kehitettiin salkun ylläpito-, ohjaus- ja julkaisukäytäntöjä v 2007 syksyllä VNTHY:n projektimallia jatkokehitettiin PROprojektissa -> mallin nimeksi PRO v 2008 laaditaan palvelukuvaus VNTHY:n projektipalvelusta v 2008 käynnisteillä projektisalkun hallinnan kehittämisprojekti VNTHY/JK

13 VIP-muutos VNTHY siirtyy osaksi valtion itpalvelukeskusta (VIP) v 2009 alusta VIP tulee olemaan osa valtiokonttorin (VK) organisaatiota VNTHY:n palvelutoiminta jatkuu nykyisenlaisena toistaiseksi VK:ssa on projektimalli, jonka hyödyntäminen VIP:n toiminnassa on mahdollista. VNTHY/JK

14 VNTHY:n projektimalli VNTHY/JK

15 VNTHY:n projektiohje PowerPoint-muodossa VNTHY/JK

16 VNTHY:n projektitoiminan käsitemalli Strateginen kehitysohjelma Projektisalkku Projektisalkku Projektiaihio Projekti on priorisoitu, suunniteltu, ajoitettu, organisoitu ja ohjattu kehittämisponnistus Kehitysohjelma Kehitysohjelma Projekti Projekti Osaprojekti Osaprojekti Vaihe Vaihe Vaihe Vaihe Tehtävä Tehtävä Tehtävä Tehtävä Tehtävä Tehtävä Tehtävä Tehtävä VNTHY/JK

17 Projektin tuloksien ja tuotoksien arviointi VALMISTELU SUUNNITTELU TOTEUTUS PÄÄTTÄMINEN SEURANTA PROJEKTI- SALKUN HALLINTA Tulosten Tulosten määrittely määrittely Toteutustavan Toteutustavan valinta valinta Tulosten Tulosten arviointi arviointi Toteutuksen Toteutuksen arviointi arviointi PROJEKTIN OHJAUS Tuotoksien Tuotoksien määrittely määrittely Tuotoksien Tuotoksien arviointi arviointi Vaatimusten Vaatimusten määrittely määrittely Vaatimusten Vaatimusten tarkistus tarkistus PROJEKTIN HALLINTA Toiminta Toiminta Tietämys Tietämys Tekniikka Tekniikka = = toteuttaminen toteuttaminen VNTHY/JK

18 VNTHY:n projektimalli, perustyövälineet VNTHY/JK

19 VNTHY:n projektisalkku VNTHY/JK

20 VNTHY/JK

21 Projektisalkun hallinta VNTHY:ssä projektisalkku = MS SPS luettelo kunkin projektin vastuuhenkilö vataa projektin tietojen ajantasaisuudesta. Ylläpito MS SPS - lomakkeillaylläpitokierros tuetusti kuukausittain. projektisalkusta voidaan luoda omia persovoituja näkymiä tai yhteisiä näkymiä eri tarkoituksiin Projektisalkun versio julkaistaan kuukausittain vnthy.vn.fi-sivustolla projektisalkun tilanne käsitellään VNTHY:n joryssä 2 viikon välein salkun tilannetta ja suunnittelua käsitellään PO- (palvelujen ohjausryhmä) ja Valtti-kokouksissa. VNTHY/JK

22 vnthy.vn.fi > Projektit VNTHY/JK

23 VNTHY/JK

24 VNTHY:n projektisalkku Tilanne 9.5.: yht. 93 projektia VNTHY:n pprojektisalkku, projektin tila 8 % 42 % 50 % käynnissä Projektiaihio Projektiesitys VNTHY/JK

25 VNTHY:n projektisalkun suunnittelu VNTHY/JK

26 Joulukuu Tammikuu Marraskuu Helmikuu Lokakuu Maaliskuu Syyskuu Huhtikuu Elokuu Toukokuu Heinäkuu Kesäkuu Projektisalkkutaso VNTHY/JK Projektitaso

27 Projektisalkkuun kootaan......niitä hankkeita/projekteja, joiden läpivientiin tarvitaan VNTHY:n panosta. Ministeriöiden tavoitteita tukevat hankkeet ICT strategiset ja ohjelmalliset tavoitteet Yksittäiset toiminnan kehittämishankkeet ICT järjestelmien elinkaarihankkeet VIP-muutos VNTHY/JK

28 2008 painotuksia VNTHY:n projektisalkussa (PO ) Palvelukeskusmuutos VNTHYn toiminnan kehittäminen ja valtioneuvostotason koordinoinnin kehittäminen (VN tietohallintostrategia, TUSKA, PRO, jne.) Perusratkaisujen kehittäminen ( esim. Office, puhelin) Sisällönhallintaan liittyvien järjestelmien kehittäminen HARE MAHTI Työryhmäjärjestelmät Senaattori VNMetapalvelu (2008) Suomi.fi:n kehittämisohjelma Strategian jalkauttamissuunnitelma Laatukriteeristön jalkauttaminen Suomi.fi:n konseptin tarkennus VNTHY/JK

29 VNTHY:n projektisalkun alustavia painotuksia vuodelle2009 (PO 23.4.) Kommunikoinnin ja tiimityön kehittäminen: VATRY, Työryhmäpalvelun tuotteistus, Videokonferenssit, Pikaviestintäjärjestelmä, Internet etäkäyttö, Exchange 2007 Tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja asiankäsittelyn integraatio: MAHTI integraatiot, Hakukoneprojekti, Kansalaispalvelut, Tietoarkkitehtuurisuunnittelu, Metatietopalvelu, HARE, Senaattoripalvelut Keskitetyt kapasiteettipalvelut: Palvelinalustojen elinkaarisuunnittelu, Palvelukeskusprojektit, Käyttöpalvelukilpailutus, Varmistuspalvelu, Palvelinten virtualisointi VNTHY/JK

30 Miten projekti-idea kuvataan VNTHY:n projektisalkkuun päätöksen tekoa varten? VNTHY/JK

31 Toimeksiannon kuvaus (asiakas) pp.kk.200v Laatija

32 Toimeksiannon kuvaus; 1. Tehtävän kuvaus Tehtävänantaja, pvm Tehtävänsaaja Projektin aihe Projektin tarkoitus / tehtävä Projektin tulos Tutkittavat toteutusvaihtoehdot Projektin tuotokset Projektin rajaukset, riippuvuudet Ehdotus: Konkreettiset tavoitteet ja mittarit Muut tehtävät esiselvitykset projektisalkun omistaja /asiakasministeriö/ henkilö NNN pp.kk.200v Päätösesityksen/aihion tekijän nimi aihe projektin tehtävä yhdellä lauseella: esim. kehittää ja ottaa käyttöön uusi menetelmä tietyn asian tekemiseen projektin toivottu vaikutus toimintaan: esim. uusi palvelutuote - mitä vaihtoehtoisia ratkaisuja ja toteutuksen laajuusvaihtoehtoja tutkitaan ja selvitetään valmistelun aikana ja mukaan vertailuun - projektin tuotoksien luettelo: esim. uusi käyttöönotettu menetelmä, perehdytetty henkilöstö, ohjeistot jne. - tavoiteltavat muutokset asiakkaan toiminnassa - rajaus esim. joku tehtävä tehdään toisessa projektissa tai myöhemmin - riippuvuus esim. aikatauluriippuvuus toisesta projektista - arkkitehtuuri ja tietoturvavaikutukset - aikataulutavoitteet ja mittarit: esim. menetelmä otettu käyttöön / pvm, - taloudelliset tavoitteet ja mittarit:: esim. säästötavoite / todettu säästö - toiminnalliset tavoitteet ja mittarit:: esim. ohjeisto laadittu ja testattu / pvm, - laadulliset tavoitteet ja mittarit: - tuotoksen elinkaarisuunnitelma - palvelun tuottamisen edellytysten selvitys - kustannusten jakomalli VALTIOVARAINMINISTERIÖ 27

33 Toimeksiannon kuvaus; 2. Projektin luokitus Vaihe Laaja / kriittinen projekti Projekti Suppea projekti / perustelu Strateginen merkityksellisyys asiakkaan tai VNTHY:n strateginen muutos - taktisesti tärkeä Perustelut miksi on suppea Työmäärä / kustannukset työmäärä > 100 pvää kustannukset > työmäärä < 100 pvää - kustannukset < e - työmäärä < 50 pvää - Ei kustannuksia Kilpailutus sisältyy vaativa kilpailutus - sisältää vain valintaa -Ei sisällä tuotevalintoja Osapuolien määrä > 1 ministeriö > 1 toimittaja 1 ministeriö 1 toimittaja Vain VNTHY Tarve sopimusneuvotteluihin Vaatii uusia sopimuksia Ei vaadi uusia sopimuksia Voi vaatia muutoksia Ei mitään muutoksia Tuotoksen monimutkaisuus vaikuttaa toimintaprosesseihin oleellisesti Vaikuttaa vain vähän toimintaprosesseihin Ei vaikuta toimintaprosesseihin Sisältää pilotointia sisältää pilotointia vaatii pilotointiryhmää Ppilotointi yhden henkilön tehtävissä, voi sisältää testausta Ei pilotointia, ei testausta Tekninen testaustarve sisältää uutta teknologia vaatii testausympäristön Sisältää testausta, ei vaadi erillistä testausympäristöä Ei teknistä testausta. Tuotteistuksen osuus sisältää uutta tuotteistusta Vaikuttaa olemassa oleviin palvelu-sopimuksiin Ei vaikuta sopimuksiin. Aikataulukriittisyys aikataulusidonnaisuus muihin projekteihin Ei riipu muista projekteista Resurssien aikataulukriittisyys Ei aikataulukriittinen Resurssien osaavuus sisältää paljon opettelua ja koulutusta Sisältää koulutustarvetta Ei edellytä uuden opettelua. Toimeksianto Perustelu, miksi hanke hallintaan toimeksiantona, eikä projektina VALTIOVARAINMINISTERIÖ 28

34 Toimeksiannon kuvaus; 3.Valmistelu, budjetointi- ja aikatauluarviot Projektiesityksen valmistelu Päätösesityksen laadinta Päätösesitys Vaihtoehtojen vertailu Kustannus/hyötyanalyysi Sidosryhmäanalyysi Muuta? X X X Kuvaus vaatimuksista Budejettivuosi Investoinnit 000 Projektikust. 000 VNTHY Muut organisaatiot Projektiesityksen valmistelun aloitus Projektin asettaminen Projektin valmistuminen - aloitettava? Kuukautta ennen projektin asettamista VALTIOVARAINMINISTERIÖ 29