Julkinen Hallinnon kehittämisosasto / Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Aki Siponen. VM, Aleksanterinkatu 36 A, kokoushuone Tera

Transkriptio

1 Pöytäkirja Julkinen Hallinnon kehittämisosasto / Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Aki Siponen Valtion IT-toiminnan koordinaatioryhmä Aika klo Paikka Osallistujat VM, Aleksanterinkatu 36 A, kokoushuone Tera Leena Honka, Valtion IT-johtaja, VM, puheenjohtaja Olli Nykänen, tietohallintojohtaja, TEM Irma Peltonen, tietohallintojohtaja, OPM Risto Yrjönen, tietohallintojohtaja, MMM Kari Kujanen, tietohallintojohtaja, OM Irja Peltonen, tietopalvelupäällikkö, VM Kaarlo Korvola, tietohallintojohtaja, SM Heikki Heikkilä, tietohallintojohtaja, YM Pekka Sinkkilä, tietohallintopäällikkö, LVM Antero Taimiaho, tietohallintojohtaja, STM Jarmo Saarinen, tietotekniikkapäällikkö, UM Auni-Marja Vilavaara, hallintojohtaja, VNK Lasse Skog, tietohallintojohtaja, VM Toini Salmenkivi, projektipäällikkö, VM Olli-Pekka Rissanen, erityisasiantuntija, VM Aki Siponen, neuvotteleva virkamies, VM, sihteeri 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi esityslistan. Kari Kujanen ilmoitti, että Oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksen uudeksi johtajaksi on nimitetty Tuomo Kouhia. Irma Nieminen toivoi Kiekun tilanteen käsittelyä kohdassa Muut asiat. Irja Peltonen totesi, että VM teettää ulkopuolisella konsultilla selvityksen Kiekun tietojärjestelmähankinnasta. id Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 Kaarlo Korvola totesi SM:n tietohallintostrategian valmistuneen. Puheenjohtaja toivoi lyhyttä esittelyä aiheesta kohdassa Muut asiat. 2 (5) 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen, pidetyn kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. Pöytäkirja on jaettu kokouskutsun liitteenä. 3 TEM:n hallinnonalan ja keskeisimpien hankkeiden esittely Olli Nykänen esitteli TEM:n ja hallinnonalan tietohallinnon organisointia keskittyen siihen, minkälaiseen organisointimalliin on päädytty. Kopio esityksestä on pöytäkirjan liitteenä. Matriisiorganisaatiossa on tietohallintotehtäviä monessa yksikössä. Hallinnonalan ohjaus ja rakenteet -yksiköstä Jaana Lappi on VITKOn varajäsen. Olli Nykänen raportoi kansliapäällikölle. Nykyisen työjärjestyksen mukaan hänellä on vastuu ministeriön tietohallinnosta, ei hallinnonalasta. TEMin Konsernipalvelujen kehittämiskeskuksen kokonaisvahvuus on kuuteen ryhmään jakautuen noin 90 henkilöä, mutta heistä vain noin neljännes toimii IT-tehtävissä. TE-keskusten ja työvoimatoimistojen osalta tietohallinnon rakenteet ovat vielä muotoutumassa. Aluehallintouudistus vaikuttanee näihin rakenteisiin. TEM:llä on meneillään aluehallinnon tietohallintotoimintojen selvitys. Keskustelussa tuotiin esille seuraavia seikkoja: - Valtion aluehallinnon kehittämishankkeen suunnitelmassa yhdistetään aluehallintotoiminnot kahteen virastoon, joilla on yhteinen tietohallinto. - ICT-alueella olisi tullut muutosvaiheessa luoda yksiselitteinen projektiorganisaatio projektin läpivientiin. Valtion IT-strategian tavoitetila on vielä liian kaukana, jos olisi ollut enemmän yhteisiä palveluita valmiina, olisi muutos ollut helpompi. Lisäksi hankkeessa olisi pitänyt olla alusta alkaen mukana riittävän ICT-pätevyyden omaavia konsultteja. - TEM:n organisointihankkeesta jäi sellainen kuva, että strategiakonsulteilla oli liian vahva rooli, ICT ei ollut riittävän vahvasti mukana. Organisaation suunnitteluun kului liian pitkä aika. Tietohallinnon käytännön asioiden siirtoon jäi liian vähän kalenteriaikaa. On valitettavaa, että TEM:n organisaatiossa tietohallinto on hajautunut moneen yksikköön. Sen tulisi olla keskitetty riittävän suureksi yksiköksi. - VM:n osalta yhdistymishankkeen arviointiraportti valmistuu huhtikuun aikana. - Olisi hyvä kerätä yhteen VM:n, TEM:n ja oikeushallinnon muutoshankkeissa ICT-alueen osalta aikaan saadut tehtäväluettelot, jotta kaikille hallinnossa syntyisi yhtäläinen käsitys siitä, minkälaisia asioita muutoshankkeissa tulee tietohallinnon osalta hoitaa. 4 VALDA-dokumentinhallinta ja arkistointi tilanne

3 Toini Salmenkivi esitteli Valda-hankkeen tilanteen. Esittelymateriaali on pöytäkirjan liitteenä. 3 (5) Keskustelussa tuotiin esille seuraavia näkökohtia: - Kilpailutus vaikuttaa hyvin hoidetulta. - Alku-hankkeessa on tietohallinnon ohjausryhmässä keskusteltu, että asianhallintaa ei kannata ottaa käyttöön lääninhallituksissa vaan vasta uudessa virastossa vuoden 2010 alusta alkaen. Uusia virastoja perustavien organisaatioiden on päästävä tästä yksimielisyyteen. Valdaa ei ole mahdollista ottaa käyttöön ennen kuin virasto on toiminnassa. Pilotointia voidaan tehdä. - Hankkeen ohjaus on hoidettu hyvin kevyesti, hankkeella ei ole ohjausryhmää. Hankkeessa on kuitenkin useita VM:n hallinnonalan virastoja mukana ja tulisi olla jonkinlainen ohjauskäytäntö, ohjausryhmä, jossa saadaan virastojen näkemykset näkyviin. - Hankkeen ohjausmenettely (ei ohjausryhmää) on ollut tässä vaiheessa tietoinen valinta. Juuri tällä hetkellä hankkeessa ei ole akuuttia ohjaustarvetta. Kysymys on siitä, miten asianhallintaa ohjataan koko valtionhallinnossa. Kansallisarkiston kanssa on käyty keskusteluja ohjauksesta, jonka tulee käsittää asianhallinnan, sanasto- ja skeematyön ohjaus ja koordinointi. Keskustelut ovat kuitenkin vielä kesken. - Jos lääninhallitukset tai uusi aluehallintovirasto ottaa Valdan käyttöön vasta 2010 alusta, pitää päättää, kuka ottaa järjestelmän ensimmäisenä käyttöön 2009 keväällä. - Valittu toimintamalli on erittäin haastava. SM valitsi kokonaistoimittajamallin, jolla saatiin huomattavia alennuksia lisenssihintoihin. Valda tulee törmäämään tähän hinta-asiaan. Lisäksi virastojen tarpeet ovat niin erilaiset, että samanlainen ratkaisu ei kelpaa niille. - Virasto voi hankkia Valdan käyttöönsä Valda.asp -palveluna tai Valdapalveluina, jotka voi ostaa erikseen. - Dokumentinhallinta ja asianhallinta on virastolle iso asia. Ympäristöhallinnon asianhallintajärjestelmän vaihto tulee ajankohtaiseksi kahden vuoden sisällä, nykyinen järjestelmä on ollut käytössä vuodesta Lisäksi ympäristölupajärjestelmä tulee uusittavaksi kahden vuoden sisällä. ympäristöhallinto voisi olla enemmänkin mukana hankkeessa. - Sisällölliset asiat tulisi toimittaa Valdan määrittelyjen kommentteina 6.5 mennessä. - Valdan käyttöönottoaikataulu virastoissa tulisi suunnitella yhteisesti, jotta ei synny resurssiongelmia. - Tuottaako järjestelmä palveluita WS-rajapinnan kautta? Oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä tulee hallituksen esitys elokuussa järjestelmä sisältää mm. vireilläolotiedot. - Käyttöönottovaiheessa voi tulla arvaamattomia viivästyksiä, kun organisaatioista löytyy erilaisia lisätoiveita. - Valdaa käsitellään vielä toisen kerran ennen kesälomia, kesäkuun kokoukseen. Lisäksi toivottiin, että esitys hankkeen ohjausmallista esiteltäisiin samassa yhteydessä. - Sähköpostiselvityksen tulokset voidaan tuoda seuraavaan kokoukseen. 5 IT-palvelukeskuksen tilanne Lasse Skog esitteli IT-palvelukeskus -hankkeen (VIP) tilannetta. Keskustelussa tuotiin esille seuraavaa:

4 4 (5) 6 Muut asiat - VIP tulee osaksi Valtiokonttoria. Rekrytoitavat henkilöt palkataan Valtiokonttoriin. Syksyllä 2008 tulisi saada rekrytoitua 23 henkilöä. Haku tulisi käynnistää ennen kesälomakautta. Rekrytointi tehdään osittain hallinnosta, pienemmässä määrin työmarkkinoilta. - Ohjausmallia on käyty läpi yhdessä Valtiokonttorin kanssa (avs. Turunen, Wuolijoki). Tavoitteena on, että ohjaus toimii myös käytännön tasolla. - VK:n talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät siirtyvät VIP:n hoidettaviksi. VK pohtii vielä järjestelyjä, aikataulu on avoinna, mutta tarkoitus on saada muutos toteutettua kohtuullisen nopealla aikataululla. - Käyttöpalveluiden toteuttamisessa hyödynnetään mahdollisesti VK:n olemassa olevaa käyttöpalvelusopimusta. - Suurissa muutoshankkeissa on aina haasteita. Ne voitetaan parhaiten yhteistyössä. Hallinnonalojen ja ValtIT:n tapaamisissa on käytävä yhteistyömahdollisuuksia läpi. - Voisi olla hyvä, jos tarjottaisiin mahdollisuus osallistua hankkeisiin osaaikaisesti ja sen jälkeen mahdollisuus siirtymiseen. - Tietohallinnon resurssien riittävyydestä on suuri huoli, kun tuottavuusohjelmassa vaaditaan niistäkin vähennyksiä. Edes lausuntoihin vastaamiseen ei riitä enää resursseja. - Palvelukeskusyhteistyö on ollut hankkeen alkuvaiheessa melko alhaisen prioriteetin tehtävä. Ryhmä on asetettu, ensimmäinen tapaaminen on sovittu toukokuulle. - VM:n hallinnonalalle palvelukeskusyhteistyö on tärkeä asia. palvelukeskuksilla oltava sovittu työnjako palvelutuotannossa. - Jos palvelukeskukset toimivat toistensa alihankkijoina, palveluiden tuotantoketjut muodostuvat pitkiksi. Hallinnonalalle on tärkeää, millä tavalla asiat järjestetään. Palveluiden loppukäyttäjän tulee päästä vaikuttamaan siihen, minkälaiseksi laatu- ja kustannustaso muodostuu. - LVM:n hallinnonalalla on suunnitteilla rakennemuutos: yhdeksän virastoa yhdistetään neljäksi virastoksi. Rakennemuutoksen ajankohta voisi olla otollinen siirtymähetki palvelukeskusten palveluiden käyttöön siirtymiseen. Myös ICT-resurssointi tulee luonnollisesti muutoksessa esille. - VIP:n suunnitellulla rahoitusmallilla investoinnit saadaan poistettua vasta vuonna Ensimmäisten viiden vuoden aikana ei tehdä poistoja lainkaan. - ICT-henkilöstön osaaminen on huolenaihe. Osaamisen painopiste tulee saada käännettyä moniosaajiin. Osaamisen ja henkilöstön uudistamista tulee tehdä määrätietoisesti rekrytoinnin avulla. Haasteena on miten tekemisen osaaminen muutetaan ostamisen osaamiseksi. Hallinnonalojen ja ValtIT:n yhteistyötapaamiset - Toiveena on tavata hallinnonalan edustajia laajasti. - Ohjelmassa hallinnonalan tilannekatsaus, ValtIT-hankkeiden esittely, keskustelua VIP:n palvelujen käyttöönotosta - Ajankohdat ja paikat varmistetaan vielä sähköpostilla kaikille VITKOn jäsenille. Kiekun tietojärjestelmähankinnan tilanne - Kolmen tarjouksen loppusummat ovat suurempia kuin tilausvaltuus. Ero ei ole pieni. Tämän vuoksi VM teettää ulkopuolisen selvityksen asiasta. - Pyydetään Mikko Kangaspunta kertomaan Kiekun tilanteesta kesälomakauden jälkeen. VTV:n tunnistamistoimintojen tarkastusraportti

5 5 (5) - Käsitellään raportti ja keskustellaan siitä toukokuun tai kesäkuun kokouksessa. Lopullinen raportti julkaistaneen toukokuun puoliväliin mennessä. - Käsittelyssä ei kannata mennä yksityiskohtiin vaan keskustella uudelleenlinjauksen tarpeista. - Raportti ei kerro koko totuutta, esimerkiksi Kelan ja STM:n osalta. SM:n hallinnonalan tietohallintostrategia 7 Seuraava kokous - Päivitettiin pienellä työllä. - On jo hyväksytty. - Uusia mm. operatiivisen puolen hankkeita on jo näköpiirissä. Seuraava kokous pidetään Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo