Kemi n kaupunki/liikuntapalvelut TARJOUSPYYNTÖ TERVAHALLIN VALVONNASTA

Transkriptio

1 Kemi n kaupunki/liikuntapalvelut TARJOUSPYYNTÖ TERVAHALLIN VALVONNASTA

2 1 TARJOUSPYYNTÖ Matti Molander Nuoriso- ja liikuntajohtaja Kemin kaupungin liikuntapalvelut 1. TERVAHALLIN VALVONTA AJALLE Kemin kaupungin liikuntapalvelut pyytää tarjouksia Tervahallin valvontapalveluista ajalle: Palveluntuottajalta edellytetään valvontaan valmistavien toimenpiteiden, tapahtumaaikaisen valvonnan ja tapahtuman loppumisen jälkeisten palvelujen tuottamista hyvien asiakaspalvelutapojen mukaisesti. Palveluntuottaja ja paikalla oleva valvoja vastaavat valvonta-aikana Tervahallin turvallisuudesta ja järjestyksestä. Lisäksi valvojan on osattava kertoa perustiedot Tervahallista ja sen toiminnoista, valvojan on osattava kertoa ja neuvoa vuorojen jakamisen periaatteista, vuorovarausten tekemisestä, vuorovarausten muutoksista, ja valvojan on kyettävä toimimaan myös muutoin hyvän asiakaspalvelun edellyttämällä tavalla. Tarkemmat valvontaan liittyvät tehtäväkuvaukset on määritelty liitteessä 1. VALVONTAPALVELUIDEN AJANKOHDAT Ostettavien valvontapalvelujen pääsääntöinen aika on: - maanantai-perjantai klo lauantai -sunnuntai klo Lauantaisin ja sunnuntaisin voi olla varauksia/tapahtumia myös klo välisenä aikana, joihin palveluntuottajan tulee järjestää valvontapalvelu. Kyseisistä ajoista ilmoitetaan palveluntuottajaile erikseen viimeistään 5 vrk ennen kyseistä tapahtumaa ja valvontapalvelun tarvetta. Kyseiset valvontapalvelut laskutetaan tilaajalta keskiarvotuntihinnan mukaisesti. Keskiarvotuntihinta lasketaan jakamalla tarjouksen kokonaishinta tarjouspyynnön mukaisen ajanjakson : (ma-pe klo ja la-su klo ), pois lukien alla mainitut ajankohdat, tuntimäärällä. Tarioaian on ilmoitettava tariou_ ksessaan myös keskiarvotuntihinta. Tervahalli on suljettu sopimuskauden aikana seuraavina ajankohtina, jolloin valvontapalvelua ei tarvita: - Itsenäisyyspäivä Joulu Uudenvuodenaatto ja -päivä Loppiainen Pääsiäinen

3 2 - Vapunaatto ja vappu Helatorstai Kesä Itsenäisyyspäivä Joulu Uudenvuodenaatto VALVONTAPALVELUUN JA SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 1. Valvojan on oltava läsnä Tervahallissa valvonta -aikana. Otteluiden, turnausten ja muiden myönnettyjen tilaisuuksien mahdollinen valvonta -aika voi poiketa edellä mainituista. Valvottava aika määräytyy liikuntapalvelujen myöntämien Tervahallin käyttövuorojen mukaisesti. Tilaaja ilmoittaa palveluntuottajille mahdollisista muutoksista heti tiedon saatuaan. Korvaus valvontapalveluiden suorittamisesta maksetaan toteutuneiden valvontatuntien mukaisesti. 2. Edellytämme palveluntuottajalta valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan mahdollisesti esittämiin muutoksiin. Mikäli Tervahallin kiinteistössä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta muuttuu ao. kiinteistössä sopimuskauden aikana, tai Tervahallin oper_ ointi siirtyy liikuntapalveluilta pois toiselle osapuolelle, tilaaialla on oikeus irtisanoa palvelusopimus tältä osin irtisanomisaian puitteissa. 3. Tilaajalla on oikeus taloudelliseen hyvitykseen, mikäli palveluntuottaja ei noudata solmittua valvontapalvelusopimusta. Taloudellinen hyvitys määräytyy sopimuksen noudattamatta jättämisestä ko. ajankohtien mukaisesti, niistä aiheutuvista välittömistä ja välillisistä kuluista sekä muista mahdollisista lisäkuluista, mitä sopimuksen noudattamatta jättäminen tilaajalle aiheuttaa. Mikäli sopimusrikkeet ovat toistuvia tai yksittäinen sopimusrike on tilaajan näkökulmasta niin vakava, että se edellyttää sopimuksen purkamista ja uuden palveluntuottajan järjestämistä sopimusajaksi, palveluntuottaja vastaa kyseisistä tilaajalle aiheutuvista kustannuksista. Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Vakuutuksesta on toimitettava kopio tilaaialle ennen valvontatehtävän aloittamista. 4. Palveluntuottaja vastaa palvelun tuottamisesta vastaavista henkilöistä ja riittävästä henkilöstömäärästä sekä heidän osaamisestaan, jotta Tervahallin valvonta voidaan hoitaa tehokkaasti ja turvallisesti. Palveluntuottaian on velvollinen omalla kustannuksellaan kehittämään valvoiien osaamista tilaaian esittämien vaatimusten mukaisesti. Osaamisen kehittämisen vaatimukset kirjataan varsinaiseen sopimukseen. Kyseiset henkilöt ja heidän yhteystietonsa liitetään varsinaiseen sopimukseen, joka tehdään erikseen palvelu ntuottajan kanssa.

4 3 5. Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmannelle osapuolelle, on siitä ilmoitettava tarjouksessa sekä ehdotetut alihankkijat. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Kemin kaupungin liikuntapalvelut voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä alihankkijoita. 6. Palveluntuottaja nimeää tarjoukseen vastuullisen esimiehen ja yhteyshenkilön, joka vastaa Tervahallin valvonnassa työskentelevistä henkilöistä ja joka toimii yhteyshenkilönä tilaajalle. Kyseinen henkilö ja hänen yhteystietonsa on mainittava tarjouksessa. 7. Kemin kaupungin liikuntapalvelut maksaa laskua vastaan ostamansa Tervahallin valvontapalvelun. Maksun edellytyksenä on, että osallistujalistat on palautettu tilaajalle (kävijämäärät on laskettu yhteen ). Maksu maksetaan toteutuneiden valvontatuntien mukaisesti, joista on osoitettava laskun yhteydessä kirjallinen raportti. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja lasku tulee kohdistaa palvelun tilanneeseen hallintokuntaan. Laskutus-, ymv. lisiä ei hyväksytä. Maksut maksetaan laskun perusteella. Verkkolasku erääntyy maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. 8. Tervahallin valvonnassa noudatetaan tämän tarjouspyynnön sekä tämän tarjouspyynnön liitteessä 1 mainittujen "Tehtävät Tervahallin valvonnassa" ehtoja sekä Tervahallin pelastussuunnitelmaa, joka annetaan palveluntuottajalle sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. 9. Palveluntuottajan on perehdytettävä ja opastettava Tervahallin valvontaa suorittavat henkilöt tehtäviinsä sekä edellä mainittuihin suunnitelmiin. Palveluntuottajan nimeämä esimies ja Kemin kaupungin liikuntapalvelut vastaavat perehdytyksestä ja opastuksesta. 10. Palveluntuottajan tulee toimittaa liikuntatoimistoon jokaisen kuukauden 2. päivään mennessä Kemin kaupungin liikuntapalvelujen ostaman harjoitusajan käytöstä seuraavat edellisen kuukauden suoritetiedot: - Toteutuneiden harjoitusvuorojen määrä - Käyttötuntien määrä - Käyntien määrä - Kilpailujen /otteluiden /tapahtumien määrä 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja ei vastaa tarjouksen jättämisestä aiheutuvista kustannuksista tarjouksen jättäjälle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. 3. TARJOUKSEN HINTA Tarjouksen hinta ilmoitetaan arvonlisäverottomana (alv 0 %) kokonaishintana kahden desimaalin tarkkuudella tarjouspyynnössä mainitulle ajanjaksolle: , pl.

5 4 kohdassa 1 mainitut ajankohdat. Hinta on kiinteä ia se on voimassa solmittavan sopimuskauden alan. Tarioaian on ilmoitettava tariouksessaan myös keskiarvotuntihinta. 4. SOPIMUSKAUSI JA SOPIMUSEHDOT Sopimuskausi alkaa varsinaisessa sopimuksessa mainitun ajankohdan mukaisesti ja kun sopimukset on allekirjoitettu sopijaosapuolten välillä. Sopimuskauden arvioitu aloitusajankohta on Sopimuksessa tullaan noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut ), ellei tarjouspyynnössä, varsinaisessa sopimuksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa ole toisin mainittu. Kemin kaupungin liikuntapalvelut voi irtisanoa tai purkaa sopimuksen, mikäli palveluntuottaja ei jostain syystä pysty tarjoamaan sopimuksessa sovittuja palveluja tai ei hoida niitä sopimuksen edellyttämällä tavalla. Sopimuksen irtisanomisaika on Kemin kaupungin liikuntapalveluitten osalta yksi (1) kuukausi. Palveluntuottajan osalta sopimuksen irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta. 5. HANKI NTASOPIMUSAS laki RJOJ EN PÄTEVYYSJÄRJ ESTYS 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) 4. Tarjous 6. HANKINTAAN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee lähettää sähköpostitse viimeistään , klo mennessä osoitteeseen matti.molander a@kemi.fi Tilaaia ei vastaa myöhässä tulleisiin kysymyksiin. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja otsikko : Tervahalli lisätieto tarjouspyyntöön. Esitetyistä kysymyksistä (kysymyksen esittäjä anonyyminä ) ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään sähköisesti osoitteessa: Samassa yhteydessä voidaan ilmoittaa myös muista mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön liittyen. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 7. TARJOUKSEN MUOTOSEIKAT Tarjous on laadittava seuraavan ohjeistuksen mukaisesti: - Tarjouksessa on oltava kansilehti, jossa on otsikkona: Tervahallin valvontapalveluiden tarjous ja tarjouksen jättävän organisaation nimi sekä yhteystiedot

6 5 - Tarjouksessa on oltava kappalekohtaiset otsikot ja sivunumerointi, mikäli tarjouksessa on useampi kuin yksi sivu. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA YHTEYSTIEDOT perillä viimeistään klo mennessä osoit- Sitova tarjous liitteineen on oltava teessa: Kemin liikuntapalvelut Valtakatu Kemi Suljetussa kirjekuoressa on oltava tarjouksen jättäjän osoitetiedot sekä merkintä "Tarjous: Tervahallin valvonta". Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tarjouksessa on mainittava tarjouksen jättäjän yhteystiedoissa sähkäpostiosoite, johon lähetetään ilmoitus hankintapäätäksestä. 9. TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten vertailuperusteena on tarjouksen arvonlisäveroton (alv 0 %) kokonaishinta kahden desimaalin tarkkuudella. Tarjouskilpailun voittaa se tarjoaja, jonka tarjous on hinnaltaan halvin. Mikäli tilaaja saa kaksi, tai useampia, samanhintaista tarjousta, tarjouskilpailun voittaja ratkaistaan arvalla. 10. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Kemissä Matti Molander Nuoriso - ja liikuntajohtaja LIITTEET Tehtävät Tervahallin valvonnassa JYSE 2014 palvelut